Grundlagen der digitalen Archivierung

Transkript

1 Grundlagen der digitalen Archivierung Mag. Susanne Fröhlich (Österreichisches Staatsarchiv)

2 Digitale Archivierung - Agenda Einführung und Definition OAIS-Modell Fragestellungen / Rahmenbedingungen Hilfsmittel Zusammenfassung 2

3 Digitale Archivierung - Agenda 3

4 Digitale Archivierung =????? Digitale Daten plus Transportcontainer X auf Server ablegen = Digitales Archiv 4

5 Digitale Archivierung - Annahme I Digitale (Langzeit)Archivierung = Datenspeicherung / Einlagerung Backup-Erzeugung Preservation / Migration Digitalisierung 5

6 Digitale Archivierung - Abgrenzung Digitale (Langzeit)archivierung = Die Übernahme (Speicherung, Einlagerung), dauerhafte Aufbewahrung und Erhaltung der Verfügbarkeit (Lesbarkeit) digitaler Daten unter Rücksicht auf Originalität, Authentizität und Datensicherheit Digitalisierung = Überführung analoger Materialien in digitale Formate zu deren Sicherung, Reproduktion oder Verbreitung 6

7 Digitale Archivierung - Abgrenzung Digitale (Langzeit)archivierung Daten sind in der Regel digital born stammen aus Data-Management-Lifecycle-Systemen gelten rechtlich als Original (= Unikat ) dürfen nie verloren gehen (Sicherung durch mehrfach redundante Speicherung notwendig) Digitalisierung Daten ursprünglich analog werden erst durch Umwandlung digital stammen oft aus Datenbanken bzw. sind Projektergebnisse gelten rechtlich nicht als Original (= Kopie ) könnten u.u. verloren gehen (analoge Vorlage bleibt erhalten und kann bei Bedarf reproduziert werden) 7

8 Digitale Archivierung - Annahme II Digitale Archivierung......spart Kosten...spart Personal bzw. ersetzt Archivare durch Techniker...reduziert Standorte/Archive...ist eine rein technische Angelegenheit...kürzt, beschleunigt, automatisiert Prozesse...ersetzt alle bisherigen Softwareprodukte (DMS, AIS )...ist sicherer als herkömmliche Archivierung...vereinfacht die Benutzung frei nach: Peter Sandner, Hessisches Staatsarchiv. 10 FAQ s - Argumente zu Bedarf und Notwendigkeiten der digitalen Archivierung. Vortrag, Ludwigsburg

9 Digitale Archivierung - Realität Digitale Archivierung......ist dauerhafte Aufgabe...bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv...erfolgt zusätzlich zur klassischen Archivierung...ist eine archivfachliche Aufgabe...beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten...benötigt intensive fachliche Voranalysen innerhalb der Organisation...erfordert allenfalls Änderungen der Rahmenbedingungen...bedingt Wartung, Support und Weiterentwicklung 9

10 Digitale Archivierung - Definition Digitale Archive......bewerkstelligen Übernahme (Speicherung, Einlagerung) und dauerhafte Aufbewahrung (Migration, Preservation) digitaler Daten...dienen der langfristigen Erhaltung der Verfügbarkeit (Lesbarkeit) und Benutzung (Suche) von digitalen Daten...garantieren Nachvollziehbarkeit, Rechtsicherung und Kontinuität...nehmen Rücksicht auf Originalität, Authentizität und Datensicherheit 10

11 Digitale Archivierung - Definition Digitale Archivierung hat keine......standardlösung - jedes digitale Archiv ist individuell...taxativen Checklisten...fixen Vorgaben zu Software, Hardware und Tools Aber Digitale Archivierung hat......referenzmodelle...rahmenbedingungen...standards und Normen...Homepages, Literatur, Communities 11

12 Digitale Archivierung - Agenda 12

13 Digitale Archivierung - OAIS-Modell Open Archival Information System Reference Model Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu machen. Es erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten. Zitat: nestor-materialien 16, Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System - Deutsche Übersetzung. Hrsg. nestor-arbeitsgruppe OAIS- Übersetzung / Terminologie. Frankfurt am Main,

14 Digitale Archivierung - Was ist OAIS? Ursprung in der digitalen Datenhaltung der NASA Diskussionen/Notwendigkeit zur Archivierung seit den 1960er Jahren; keine konkrete Umsetzung bis Anfang 1990er Jahre Ab US- und 17 internationale Workshops, Ausarbeitung gemeinsamer Formulierungen und Anforderungen zur digitalen Archivierung Erste Norm 2003 als: ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems - Open Archival Information System - Reference Model (Blue Book) In Europa ab Ende 1990er Jahren; Einrichtung diverser (EU)-Arbeitsgruppen (u.a. NESTOR - Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit Digitaler Ressourcen) 2012 Veröffentlichung ISO 14721:2012 (Magenta Book) 14

15 Digitale Archivierung - Was bietet OAIS? OAIS bietet......einen Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig sind...die Konzepte, die es auch nicht-archivischen Organisationen ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken...einen Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive...einen Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und techniken...eine Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information...einen Rahmen, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.b. physische Datenträger) abzudecken...konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs 15

16 Digitale Archivierung - Was kann OAIS? Das Referenzmodell spricht sämtliche Funktionen in der digitalen Langzeiterhaltung an: => Übernahme, Archivspeicher, Datenverwaltung, Zugriff und Auslieferung Es behandelt......die Migration digitaler Information auf neue Datenträger und in neue Formate,...die zur Repräsentation der Information verwendeten Datenmodelle,...die Bedeutung der Software bei der Informationserhaltung...sowie den Austausch digitaler Information zwischen Archiven. Es bestimmt......sowohl interne als auch externe Schnittstellen zu den einzelnen Funktionen des Archivs sowie eine Reihe von übergeordneten Diensten zu diesen Schnittstellen. Es definiert......eine Mindestmenge von Verantwortlichkeiten für ein Archiv, damit es ein OAIS genannt werden kann Es beschreibt......ein Maximalarchiv durch eine breite Palette an nützlichen Begriffen und Konzepten. 16

17 Digitale Archivierung - Was bietet OAIS nicht? OAIS bietet kein(e)......bestimmtes Design und auch keine bestimmte Art der Umsetzung vor. Tatsächliche Umsetzungen können Funktionen unterschiedlich gruppieren, maximieren, minimieren oder herausbrechen....vorschläge zu allgemeinen Prinzipien wie Dokumentation, Transparenz, Messbarkeit, Angemessenheit...konkreten Angaben zu nicht-funktionalen Anforderungen wie Zuverlässigkeit, Änderbarkeit, Übertragbarkeit...Zusammenhänge zwischen abstrakten (Policy) und konkreten (Praxis) Einheiten....Umsetzungsbeispiele, Best-Practices bzw. Checklisten (ab Version 2012) 17

18 Digitale Archivierung - OAIS Prozess 18

19 Digitale Archivierung - OAIS Modell Überblick 19

20 Digitale Archivierung - OAIS-Modell

21 Digitale Archivierung - OAIS-Modell

22 Archivierungszyklus analog 22

23 Archivierungszyklus vs. OAIS-Modell 23

24 Archivierungszyklus digital 24

25 Digitale Archivierung - Fazit OAIS-Modell Vorteile: Referenzmodell / Handlungsrahmen Allgemeine Terminologie Modular, Schnittstellen Nachteile: Vorarchivischer Bereich fehlt (Datenproduktion, Bewertung, Skartierung) Keine organisatorischen Vorgaben Keine konkreten Umsetzungsbeispiele ( Checklisten ) 25

26 Digitale Archivierung - Agenda 26

27 Digitale Archivierung - Planung = Fragestellungen / Rahmenbedingungen => rechtliche Notwendigkeit, DLM, Datensicherung, Benutzung etc. => Dimensionierung der Daten Was? => welche Daten/Formate Wielange? => Dauer der Datenhaltung Wie? Womit? => unter welchen Voraussetzungen => mit welchen technischen Mitteln 27

28 Was - Digital Archivieren? = Welche - Daten habe ich? Akten / Urkunden Bücher Findmittel Digitalisate (Bilder, Fotos, Karten) Datenbanken / Fachanwendungen Dokumentenmanagementsysteme / AIS Webseiten Audio-, Videodaten => Metadaten und/oder Content? 28

29 Welche Daten => Schriftgut/Urkunden? 29

30 Welche Daten => Bücher? 30

31 Welche Daten => Findmittel? 31

32 Welche Daten => Fotos, Scans? 32

33 Welche Daten => Formulare? 33

34 Welche Daten => Datenbanken? 34

35 Welche Daten => DLM-Systeme? 35

36 Welche Daten => Webseiten? 36

37 Welche Daten => Audiodaten? 37

38 Wielange - Digital Archivieren? abhängig von rechtlichen und / oder organisatorischen Vorgaben Kurzfristig => 0-10 Jahre => nicht archivwürdig => Sicherung/Speicherung Mittelfristig => max. 50 Jahre => archivwürdig für Produzenten => kurzfristiger Betrieb, tw. Benutzung Langfristig => < 30 Jahre - dauerhaft ( ewig ) => archivwürdiges Schriftgut => digitales Archiv inkl. Preservation/Migration, Dauerbetrieb, Administration, Benutzung, Erhaltung => impliziert löschen (= skartieren) ja/nein? 38

39 Wielange - Digital Archivieren? 39

40 Wie - Digital Archivieren? 5 Bereiche <=> Ressourcen Personal Hardware Software Betrieb & Zeitrahmen und Kosten 40

41 Wie - Digital Archivieren? => Personal Fragestellungen: Welche Leistungen können interne Mitarbeitern abdecken? Welche Leistungen müssen extern zugekauft werden? Welchen Personenkreis benötigt man für welche Umsetzungsphase? (z.b. Projektplanung, Umsetzung, laufender Betrieb, Preservation) Personenkreis: Fachmitarbeiter, Experten, Berater Techniker (Umsetzung, Betrieb, Support/Hotline) Juristen, Controller (Vergabe, Abrechnung) Administrative, Projektleitung, Projektkoordination Preservation Planner und Durchführer +...??? => Synergieeffekte?? 41

42 Wie - Digital Archivieren? => Hardware Fragestellungen (technische Ausstattung): Rechenzentrum/-zentren (Stellfläche)? Festplatten, Server, Cluster, Tape-Libraries...? Netzwerkanbindungen, Mailserver...? Sicherheitseinrichtungen (Backups)...? Speicherplatz (Festplatten, SAN,...)? Schnittstellen (zu Altsystemen, AIS, Internet,...)? Wie sehen die Datenschutz- und Datensicherheitskonzepte aus? Ergebnis/Erkenntnis: Technische Prozessabläufe planen/optimieren Speicher(platz) dimensionieren (inkl. Backupstandort!) Datenschutz- und Katastrophenkonzepte festlegen (Backups) Hardwaretausch nötig ja/nein, ab wann, durch wen... Preservation Planning ja/nein, ab wann, durch wen... 42

43 Wie - Digital Archivieren? => Software technisch Fragestellungen (inhaltlich-techn. Funktionen): Systemsoftware (Standardprodukte) oder Individualentwicklung? Open Source Tools oder kommerzielle/proprietäre Software? (z.b. für Formaterkennung, Schemaprüfung, Konvertierung, Security, Virenprüfung, Reporting, Webshop...) Welche Schnittstellen? (z.b. Ingest, Access, AIS, Internet, Mail, DLM, PVP, Datenbanken...) Welche Zusatztools, -funktionen? (z.b. Webshop, Billing...) Ergebnis/Erkenntnis: Geeignete Softwareprodukte und/oder Tools auswählen Schnittstellendefinition(en) erstellen Abläufe des Archivierungszyklus inkl. Benutzung garantieren 43

44 Wie - Digital Archivieren? => Software fachlich Fragestellungen (inhaltlich-fachl. Funktionen): Welche Archivstruktur / Tektonik wird benötigt? Welche Inhaltsinformationen (= Datenformate, Content) dürfen/müssen/sollen ins Archiv gelangen? Welche Erschließungsinformationen (deskriptive Metadaten) sind notwendig? Welche Suchmechanismen werden gebraucht (= Findmittel)? Welche Rechte-, Rollenverwaltung ist ausreichend? Welche allgemeinen Zugriffsbestimmungen müssen abgebildet werden (Schutzfristen, Benutzung Wann-Wer-Wie-Wo-Was, AGB, Hilfe...)? Welche Workflows/Prozesse/Use Cases werden benötigt? 44

45 Wie - Digital Archivieren? => Software fachlich Ergebnis/Erkenntnis: Strukturierte(s) Ablagesystem(e) bzw. Tektonik erstellen benötigte Datenformate eruieren/auswählen/festlegen Deskriptive Metadaten erschließen => strukturierte Daten Suchkriterien definieren (lesbar, suchbar, änderbar...) Rechte-, Rollenverwaltung festlegen (intern, extern, Fristen...) (Archiv)Fachliche Prozessabläufe definieren/optimieren Vorarchivischen Bereich (Produzenten) einbinden/informieren Allgemeine Ressourcenplanung vorlegen Notwendige organisatorische Änderungen frühzeitig eruieren, festlegen, planen und an Stakeholder kommunizieren Preservation Planning Prozesse mitdenken 45

46 Wie - Digital Archivieren? => Datenhaltung Strukturierte Daten: (=Schriftgutverwaltung / Records Management) Inhaltsinformationen (= Dateien/Content) Erschließungsinformationen (= deskriptive Metadaten) Erhaltungsinformationen (= technische Metadaten) Ergebnis/Erkenntnis: Deskriptive Metadaten auswählen => einzuhaltende Standards festlegen (DC, MODS, EAD...) => Datenaufbereitung bzw. Konvertierung durchführen => Metadatenmapping erstellen eindeutige Identifier mit signifikaten Eigenschaften festlegen einheitliche Erschließung der Metadaten Datenaufbereitung vorab notwendig / möglich für alle Archive durchführbar je besser die Datenstruktur, je einfacher das digla Vorgabe für Suchparameter (= Findmittel) 46

47 Wie - Digital Archivieren? => Metadatenmapping I 47

48 Wie - Digital Archivieren? => Metadatenmapping II 48

49 Wie - Digital Archivieren? => Metadatenmapping III 49

50 Digitale Archivierung Statement I Digitale Archivierung gilt in ihren Grundprinzipien für alle Datenformate unabhängig von ihren Ursprungssystemen und kann für jedes Archiv umgesetzt werden! Voraussetzung: Selbstevaluierung der notwendigen Anforderungen. 50

51 Wie - Digital Archivieren? => Betrieb Fragestellungen (Betriebsführung): Welche Standorte (Rechenzentrum, Server, Stellfläche, Energie, Personal...) werden benötigt? Wer übernimmt die operative Betriebsführung und Standortbetreuung? Wer führt Schulungen, Hotlinebetreuung, Support... durch? Wer ist für Wartung, Weiterentwicklung, Releasemanagement... verantwortlich? Werden Funktionen wie Logging, Reporting, etc. benötigt? Wer trägt die Kosten für die IT-Unterstützung? Ergebnis/Erkenntnis: Organisatorische Zuständigkeiten und Abläufe ( wer macht wann was ) genau festlegen Aufgaben/Leistungen der Archive und der IT eruieren und trennen Feststellung ob eigene digla-administration notwendig ja/nein Langzeitarchivierung ist unbefristet und (Betriebs)Kosten entstehen laufend 51

52 Wie - Digital Archivieren? => Sonstige Faktoren Ressourcen: Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen? Welcher Zeitrahmen ist einzuhalten (= Projektplanung => evaluieren, ausschreiben, entwickeln, betreiben, warten, benutzen...)? Welche Kosten (Erstinvestition, Anschaffung, laufend!) entstehen? Welche Standards sind einzuhalten ( Vertrauenswürdigkeit )? Ergebnis/Erkenntnis: Rechtlage klären bzw. anpassen (z.b. Eigentumsrechte der Daten, Original, Löschen, Bewerten, Datenauslagerung an Dritte...) Sukzessive Anpassung administrativer Prozesse angepasstes Zeit-, Budget- und Personalmanagement kontinuierliche Prozesserneuerungen zur Standardsicherung bedingt dauerhafte Organisationsänderung 52

53 Digitale Archivierung Statement II Digitale Archivierung ist keine rein technische Lösung! Digitale Archivierung ist als Änderung der Prozessabläufe der Gesamtorganisation zu begreifen! 53

54 Womit - Digital Archivieren? Entscheidung welches System benötige ich wann, wofür und mit welcher technischen Ausstattung? Findmittelerstellung => Datenbanksystem Metadatenhaltung => Archivinformationssystem Scannen/Verfilmen => Digitalisierung(sprojekt) Schriftgutverwaltung => Datenmanagementsystem Sicherung/Speicherung => Server, Rechenzentrum Erhaltung => Preservation Planning Verbreitung/Verkauf => Homepage, Webshop <= Summe aus Allem => Langzeitarchivierung <=> Digitales Archiv 54

55 Womit - Digital Archivieren? 55

56 Digitale Archivierung - Rahmenbedingungen 56

57 Digitale Archivierung - Statement III Digitale (Langzeit)Archivierung = Summe aller notwendigen Prozesse und Strategien die der, durch technischen Wandel bedingten Alterung von digitalen Daten, langfristig vorbeugen kann! 57

58 Digitale Archivierung - Agenda 58

59 Digitale Archivierung - Hilfsmittel Kommunikation/Terminologie Standards/Normen Communities/Projekte/Initiativen Literatur / Internet 59

60 Digitale Archivierung - Kommunikation Lernen Sie OAIS => gemeinsame Sprache erleichtert interdisziplinäre Kommunikation Achten Sie auf Gesprächspartner => Techniker definieren z.b. Archiv und langfristig anders als Archivare Seien Sie lästig und hartnäckig => digital ist heute, nicht irgendwann einmal... Kommunizieren Sie IHRE Bedürfnisse => nicht die der Stakeholder, Techniker etc. Bleiben Sie standhaft => Kompromisse: ja, Abstriche aus archivischer Sicht: nein 60

61 Digitale Archivierung - Terminologie 61

62 Digitale Archivierung - Glossar Administration Archivverwaltung, allgemeines Verwaltungsmodul für digitale Archive gem. OAIS Access Datenausgabe, Benutzung AIP Archival Information Package (Eingelagertes digitales Archivpaket) AIS Archivinformationssystem Consumer Archivbenutzer im digitalen Kontext gem. OAIS Content Inhalt/Beilagen/Dokumente des digitalen Objektes (z.b. PDF, Word, Mail, Bild) Data Management Datenbankmodul zur Haltung der deskriptiven Metadaten, Erschließung digla Digitales Archiv Österreich DIP Dissemination Information Package (Ausgangsdatenpaket zur Benutzung etc.) DLM Document Lifecycle Management DMS Dokumenten-Management-System EDIAKT II Österreichischer XML-Standard für Datenpakete zur Einlagerung in digitale Archive ELAK, EiB Elektronischer Akt, ELAK im Bund Hybridakten Akten mit physischen/analogen Beilagen (gebundene Broschüren, Überformaten) Ingest Dateneinlagerung, (Schriftgut)übernahme Metadaten Deskriptive Erschließungsdaten des digitalen Objektes (Basis für Findmittel) Migration Prozess der Durchführung zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten Preservation Gesamtprozess zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten (Preservation Planning) Producer Daten-, Schriftgutproduzenten im digitalen Kontext gem. OAIS Repräsentation digitale Ausformung von Datenpaketen (insbesondere nach Preservation) SIP Submission Information Package (Eingangsdatenpaket im Ingest) Storage Datenspeicher, Server, Repository, Rechenzentrum 62

63 Internationale Standards - Metadaten Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe 2009/2010 von Jenn Riley, Devin Becker 105 Metadatenstandards plus Glossar 63

64 Internationale Standards - Metadaten ISDIAH, ISAAR (CPF), ISAD (G) oder ISO PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) Empfehlungen, Vorschläge und Best-Practices zur Implementierung von Metadaten EAD (Encoded Archival Description) Austauschformat für deskriptive Metadaten (AIS, Access) analog dazu: EAG, EAC-CPF METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) XML-Format zur Übertragung deskriptiver, administrativer und struktureller Metadaten von digitalen Objekten 64

65 Internationale Standards - Formaterkennung PRONOM Technische Datenbank mit vordefinierten Formaten zur Unterstützung der Migration DROID (Digital Record Object Identification) Software zur automatischen Formaterkennung beim Ingest bzw. zur Migration JHOVE (JSTOR/Harvard Object Validation Environment) Softwareframework zur Formaterkennung, Validierung und Charakterisierung digitaler Objekte 65

66 Internationale Standards Diverse Projekte PLANETS (Preservation and Long-term Access through networked Services) Services und Tools, die die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von digitalen Informationen sicherstellen MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) Europäischer Standard für elektronisches Records-Management PDF/A-Association, PDF/A-Competence Center KOST - Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (CH, DE, LI) BLSG-Arbeitsgruppe(n) des Bundes - Ausarbeitung gemeinsamer österreichischer Standards durch Bund, Länder, Städte und Gemeinden - z.b. digla-konvention, EDIAKT II Schema, Portalverbund... Langzeitarchivierung html 66

67 Normung - CCSDS The Consultative Committee for Space Data Systems => OAIS, Vertrauenswürdige Archive, etc. 67

68 Normung - ISO International Organization for Standardization => Spiegelgremien für DIN/EU/ASI; OAIS, Schriftgutverwaltung, PDF/A 68

69 Normung - nestor-kompetenznetzwerk nestor (Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital Resources in Germany) => Handbücher, Materialien, Deutsche Version OAIS, Zertifizierung, Siegel, Arbeitsgruppen 69

70 Normung - nestor-checkliste => nestor Checkliste (PDF oder Excel) 70

71 Normung DIN DIN NABD, NA => Arbeitskreise zu Ingest, PDF, Schriftgutverwaltung, Zertifizierung etc. => Terminologie, Anwendungsbereich, Kriterienkataloge, Beispiele etc. 71

72 Normung DIN :2012 Information und Dokumentation - Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive 31645:2011 Information und Dokumentation - Leitfaden zur Informationsübernahme in digitale Langzeitarchive 31646:2013 Information und Dokumentation - Anforderungen an die langfristige Handhabung persistenter Identifikatoren (Persistent Identifier, PI) 31647:2014 Information und Dokumentation - Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente 72

73 Dateninformationen Organisatorischer Rahmen Normung DIN 31644:2012, Kriterienkatalog K 1: Auswahl der Informationsobjekte und ihrer Repräsentationen K 2: Verantwortung für den Erhalt K 3: Zielgruppen K 4: Zugang K 5: Interpretierbarkeit K 6: Rechtliche und vertragliche Basis K 7: Rechtskonformität K 8: Finanzierung K 9: Personal K 10: Organisation und Prozesse K 11: Erhaltungsmaßnahmen K 12: Krisen-/Nachfolgeregelung K 13: Signifikante Eigenschaften K 14: Integrität: Aufnahmeschnittstelle K 15: Integrität: Funktionen der Archivablage K 16: Integrität: Nutzerschnittstelle 73

74 Techn. Info. Daten-, Paketinformationen Normung DIN 31644:2012, Kriterienkatalog K 17: Authentizität: Aufnahme K 18: Authentizität: Erhaltungsmaßnahmen K 19: Authentizität: Nutzung K 20: Technische Hoheit K 21: Transferpakete K 22: Transformation der Transferpakete in Archivpakete K 23: Archivpakete K 24: Interpretierbarkeit der Archivpakete K 25: Transformation der Archivpakete in Nutzungspakete K 26: Nutzungspakete K 27: Identifizierung K 28: Beschreibende Metadaten K 29: Strukturelle Metadaten K 30: Technische Metadaten K 31: Protokollierung der Langzeiterhaltungsmaßnahmen K 32: Administrative Metadaten K 33: IT-Infrastruktur K 34: Sicherheit 74

75 Digitale Archivierung - Sonstige Communities Open Preservation Foundation (OPF) DLM-Forum der EU Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS) Archivschule Marburg (Publikationen, Transferarbeiten) Archivinitiativen: ÖStA (digla Gremien, Preservation Group), Deutsches Bundesarchiv, Schweizer Bundesarchiv, Landesarchiv Baden-Württemberg, Staatsarchive St. Gallen, Basel, Sachsen, Thüringen, Hamburg, Potsdam, München... Digitale Langzeitarchivierung des Bundes Langzeitarchivierung html Plattform Digitales Österreich VÖA-Arbeitsgruppen (Standardisierung, RM, Benutzung...) Diverse User-Groups einschlägiger Softwarehersteller...??? 75

76 Digitale Archivierung - Literatur (Auszug) Lutz Alexandra (Hrsg), Schriftgutverwaltung nach DIN ISO Ein Leitfaden zur qualitätssicheren Aktenführung. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich S., ISBN Keitel Christian, Schoger Astrid (Hrsg), Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung nach DIN Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich S., ISBN Schrimpf Sabine, Das OAIS-Modell für die Langzeitarchivierung. Anwendung der ISO in Bibliotheken und Archiven. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich S., ISBN Fröhlich Susanne, Normen und Standards der digitalen Archivierung. In: Scrinium - Zeitschrift des Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Band 68 (2014), S Wien 2014 Fröhlich Susanne, Digitale Archivierung leicht gemacht. In: Scrinium - Zeitschrift des Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Band 69 (2015) => erscheint bis Herbst 76

77 Digitale Archivierung - Agenda 77

78 Digitale Archivierung - Zusammenfassung = To-Do-Liste Fragestellungen nach allgemeine Vorgaben: Welche Datenarten, Formate sind erlaubt?... Menge/Größenordnungen (TB/GB) kommen ins Archiv?... Dateninhalte (Content und/oder Metadaten, strukturiert...)?... rechtlicher Hintergrund, organisatorischen Vorgaben?... einzuhaltenden Standards?... technischen Vorgaben (alte Systeme ablösen, Sicherheit)?... Aufbewahrungsdauer (Löschen, Migration, Preservation)?... Archivprozesse (Übernahme, Benutzung, Schutzfristen, Rechte...)?... Schnittstellen, externe Systeme (AIS)?... sonstigen Vorbedingungen? Ergebnis/Erkenntnis: Status Quo eruieren, Planen, Informieren, Umsetzen Interne und externe Organisations- und Prozessanalyse Auswahl der richtigen Dokumentations- und/oder Archivierungsart 78

79 Digitale Archivierung - Zusammenfassung Digitale Archivierung ist dauerhafte Aufgabe (v.a. bei Budgetplanung) Beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten Benötigt intensive Voranalysen innerhalb der Organisation (Schemata, Mapping, Rechte, Rollen, Reports, Workflows) Bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv (Archivare, Techniker, Administration, Call Center, Hotline...) Bedingt Änderungen der Rahmenbedingungen (neue Arbeitsabläufe/Prozesse, Organisationsänderungen, Gesetze...) Erfordert Wartung, Support, Weiterentwicklung (am Stand der Technik bleiben) Größte Herausforderung: Preservation Planning 79

80 Digitale Archivierung - Schlussbemerkungen Es muss nicht alles gleichzeitig passieren! Auch digitale Archivierung kann sich bei der Umsetzung Zeit lassen! Module und Prozesse können einzeln und schrittweise umgesetzt werden! Nicht jedes Archiv benötigt alle Komponenten! Auch bei knappen Ressourcen können gute Ergebnisse erzielt werden! Prioritäten setzen: (digitalisieren) - sichern - erschließen - (benutzen) - migrieren - benutzen! Kontakte knüpfen, Kooperationen suchen, Am Laufenden bleiben! Standards als Vorgaben und Argumentationsgrundlage verwenden! Stakeholder laufend darauf hinweisen/informieren! 80

81 Kontakte und Information Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2, A-1030 Wien Archivfachliche Funktionen/Bewertung Mag. Susanne Fröhlich Technische Funktionen/Preservation Mag. Hannes Kulovits Tel: ++43/(0)1/ Tel: ++43/(0)1/ Marketing Digitales Archiv Dr. Berthold Konrath Tel: ++43/(0)1/

82 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!! 82