Zeitmanagement. Selbstlernkurs. 7 Schritte zu einem professionellen Umgang mit Ihrer Zeit

Transkript

1 Selbstlernkurs Zeitmanagement 7 Schritte zu einem professionellen Umgang mit Ihrer Zeit Ziele setzen Einstellung überprüfen Zeitdiebe eliminieren Prioritäten setzen Richtig planen Zeitplanbuch einsetzen Für Ausgleich sorgen

2 Inhalt Inhalt Ein Wort zu Beginn...4 Einschätzungshilfe...6 Schritt 1: Ziele setzen...8 Eigene Ziele finden... 9 Ziele mit anderen abstimmen...13 Ziele umsetzen...14 Eigene Rollen ansehen...15 Schritt 2: Umgang mit der Zeit analysieren...16 Zeiteinteilung abschätzen...16 Fixtermine festhalten...18 Zeitprotokoll erstellen...19 Schritt 3: Zeitdiebe eliminieren...22 Störungen vermeiden...22 Leerzeiten nutzen...23 Schlafverhalten analysieren...24 Medien sinnvoll nutzen...25 Mit alten Gewohnheiten brechen...26 Schritt 4: Prioritäten setzen...28 Aktivitäten auflisten...28 Mit Fremdbestimmung umgehen...29 Wichtiges und Dringendes unterscheiden...30 Tageszeit nutzen...32 Schritt 5: Richtig planen...35 Aufgaben terminieren...36 Arbeitsblöcke bilden...37 Leistungshöhen nutzen...37 Delegation nutzen...38 Schritt 6: Zeitplanbuch einsetzen...42 Mit Zeitplanbuch arbeiten...42 Elektronische Systeme nutzen...47 Schritt 7: Für Ausgleich sorgen...49 Die sieben Schritte zu einem besseren Zeitmanagement...51 Lernkontrolle...52 Fragen zum Verständnis...54 Umsetzungshilfe...56 Literatur...59 Stichwortverzeichnis...60 Glossar...61 TRANSFER 3

3 Schritt 3: Zeitdiebe eliminieren Schritt 3: Zeitdiebe eliminieren Mal ganz ehrlich: Ärgern Sie sich öfter über Tätigkeiten, die viel Zeit kosten, aber wenig bringen? Was können solche Zeitdiebe sein? Im Folgenden sind Beispiele aufgezählt. Kreuzen Sie an, welche auf Sie zutreffen und ergänzen Sie sie beliebig: fehlende Informationen Papierkram unnütze Post unzählige s zu viele Termine Besprechungen unerwartete Besuche ewige Telefonate Computerabstürze lange Wartezeiten Trägheit, Müdigkeit Lärm, Ablenkung fehlende Organisation Das Erkennen der Zeitdiebe ist oft der erste Schritt zur Lösung bestehender Zeitprobleme. Hindern Sie sich nicht selbst Manchmal ist man selbst sein größter Zeitdieb. Vielleicht doch noch ein längeres Privatgespräch führen, vielleicht doch noch etwas im Internet surfen, vielleicht doch noch etwas in der Kaffeeküche mit anderen erzählen. Im Einzelfall sicherlich unproblematisch, bei kontinuierlicher Anwendung nehmen Sie sich systematisch die Zeit weg. Suchen Sie in einem solchen Fall nach den Gründen: Fühlen Sie sich durch Ihre Arbeit vielleicht überfordert oder unterfordert? Brauchen Sie mehr Anregungen? Macht Ihnen die Arbeit nicht mehr so richtig Freude? Störungen vermeiden Bei Störungen gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten: Sie stellen sie ab oder Sie planen Zeit dafür ein. Viele Störungen sind vermeidbar, zumindest zu reduzieren. Sind es Personen, die stören, können diese höflich darauf hingewiesen werden, dass Ihnen der Besuch oder das Telefonat im Moment nicht recht ist. Die meisten Menschen haben dafür Verständnis. Bei unangemeldeten Besuchern ist das Verständnis vorauszusetzen. In diesem Fall ist es günstig, direkt einen geeigneten Zeitpunkt zu terminieren. Schließen Sie die Tür In vielen Büros ist es üblich, die Tür immer offen zu halten. Offene Türen verführen aber dazu, kurz mal reinzuschauen". Dies mag in vielen Fällen so gewollt sein, irgendwann sollten Sie aber auch Zeit haben für wichtige Arbeiten, bei denen Sie sich konzentrieren müssen. Zu diesen Zeiten gehört die Tür zu. TRANSFER 22

4 Suchen Sie sich einen stillen Ort Wenn Sie wichtige Arbeiten haben, die Ihre ganze Konzentration erfordern und am Arbeitsplatz häufig gestört werden, können Sie sich an einen stillen Ort zurückziehen. Dies kann das Büro eines Kollegen sein, der gerade in Urlaub ist, der Besprechungsraum, vielleicht sogar die Cafeteria in besuchsarmen Zeiten. Vielleicht ist es auch möglich, einen Tag zu Hause zu arbeiten. Sprechen Sie mit Ihrem Chef. Das Problem bei den Störungen ist aber meistens nicht, die Störung abzustellen, sondern sich zu überwinden, etwas dagegen zu tun. Rationell telefonieren Das Telefon ist zu einem selbstverständlichen Hilfsmittel im Arbeitsalltag geworden. Nach Untersuchungen telefonieren 90 Prozent aller Führungskräfte mehr als eine Stunde, 40 Prozent sogar mehr als zwei Stunden pro Tag. Für viele Sachbearbeiter dürften sich ähnliche Werte ergeben. Das Telefon dürfte damit für viele Menschen das wichtigste Kommunikationsmittel überhaupt sein. Fast jeder arbeitet mit dieser nützlichen Hilfe, aber kaum jemand macht sich Gedanken, wie man dieses Hilfsmittel richtig einsetzt. Viele benutzen es spontan, fast ohne Vorbereitung, häufig ohne Planung. Und das kostet Zeit. Damit kann das Telefon eine wichtige Zeitfalle sein von vielen unbemerkt. Anrufbeantworter nutzen Ein sehr nützliches Instrument ist ein Anrufbeantworter. Die meisten Anrufbeantworter bieten die Möglichkeit einer Fernabfrage über Telefon. Nutzen Sie sie. Anrufbeantworter können auch eine Filterfunktion haben. Sie können sich erst alle eingegangenen Meldungen anhören, um dann zu entscheiden, wen Sie sofort und wen Sie später anrufen, wenn Sie mehr Zeit haben. Kommen Sie bei Gesprächen zur Sache Am Anfang vieler Gespräche steht erst ein so genanntes Warming Up". Man redet über dies und das und kommt erst allmählich zum Anlass des Gespräches. Diese Einstiegsphase kann im Einzelfall sehr wichtig sein, sie ist aber nicht immer nötig. Manchmal können Sie mit der Tür ins Haus fallen" und sparen dadurch Zeit. Leerzeiten nutzen Es gibt nicht nur berufliche Zeitdiebe. Auch wenn Sie die Tür zu Ihrem Büro zumachen, können Sie Zeit gewinnen: Um sich zu erholen, um sich fortzubilden oder einfach freie Zeit zu genießen. Wartezeiten, Fahrtzeiten, also Zeiten, in denen Sie "nichts" tun, sind Leerzeiten. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten: Sie füllen die Zeit sinnvoll oder Sie genießen einfach die Zeit. Wartezeiten vermeiden Sie gehen sicher auch nicht Punkt 12 Uhr in die Kantine, weil dann das Gedränge am größten ist. Aber auch an anderen Stellen kann man Wartezeit vermeiden, wenn man nicht gerade dann hingeht, wenn alle anderen dies auch tun. Dies gilt etwa für Kopierer, Kaffeeautomaten und die Materialausgabe. Manchmal kann eine Leerzeit sehr erholsam sein. Bei viel Stress und Betriebsamkeit ist es ganz angenehm, einmal nichts tun zu müssen. Wenn Sie die Erholung nicht brauchen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Leerzeiten mit Nützlichem zu verbinden. Hier einige Beispiele: TRANSFER 23

5 Im Zug lesen, z.b. ein gutes Buch, eine Zeitung oder den Bericht, den Sie schon immer mal lesen wollten. Im Wartezimmer das Zeitplanbuch studieren und Ziele überarbeiten. Beim Bügeln fernsehen oder auch CD bzw. Kassetten mit z.b. interessanten Vorträgen anhören. Es kann also kaum eine Leerzeit geben, die nicht sinnvoll genutzt werden kann. Lektüre für Wartezeiten sammeln Wartezeiten und Leerzeiten sind nicht zu umgehen. Sollten Sie die Zeit nicht nutzen, um sich zu erholen, können Sie sie oft gut für eine Lektürestunde nutzen. Sammeln Sie an einem Ort all die Fachartikel, Ausarbeitungen, Memos, die Sie eigentlich lesen müssten, aber wozu Sie nie Zeit finden. Nehmen Sie sie mit auf Ihre nächste Bahnoder Flugreise. Übrigens lassen sich unterwegs auch Ideen ohne Zeitstress entwickeln. Verlagern Sie Gespräche in die Pausen Kommunikation ist wichtig, über die Arbeit und über Privates. Solche Gespräche sollten aber nicht zu viel Zeit kosten, vor allem, wenn es sich vor allem um Small Talk handelt. Verlegen Sie solche Gespräche in Pausen. Gehen Sie mit Ihren Kollegen essen, unterhalten Sie sich mit ihnen auf dem Weg zur Bahn. Übrigens sind solche Pausengespräche auch eine gute Chance, mit anderen Referaten und anderen Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen. Schlafverhalten analysieren Schlaf ist als Erholungsphase lebensnotwendig. Im Durchschnitt schläft der Mensch ca. 7,5 Stunden - einige mehr, einige weniger. Seit langem ist bekannt, dass der Mensch in Zyklen von 90 Minuten schläft. So kann es sein, dass Sie wesentlich erholter sind, wenn Sie eine halbe Stunde eher als üblich aufstehen, da Sie nicht aus einer Tiefschlafphase herausgerissen wurden. Probieren Sie also aus, ob Ihnen auch eine halbe Stunde, Stunde oder gar 1,5 Stunden weniger Schlaf ausreichen. Sie sollten das aber jeweils mindestens zwei Wochen lang ausprobieren. Vielleicht gewinnen Sie auf diese Art eine halbe Stunde oder gar eine Stunde Zeit, Zeit, die Sie für Ihre Freizeitaktivitäten und für Ihren Ausgleichssport sicher gut gebrauchen können. Übrigens: Sie können weder Schlafzeiten nachholen, noch "vorschlafen". Der Körper speichert Schlaf nicht. Zu wenig Schlaf in einer Nacht holt der Körper durch tieferen Schlaf der nächsten Nacht wieder heraus, nicht durch die Länge. Ein Managertrick, um bei längeren Kongressen oder Terminen fit zu bleiben: der "Schlüsselschlaf". Setzen Sie sich entspannt auf einen Stuhl, nehmen Sie einen Schlüsselbund so in die Hand, dass er beim Öffnen auf den Boden fällt. Lassen Sie den Arm locker hängen. Nun schlafen Sie beruhigt ein. Nach wenigen Minuten - nachdem die erste entspannende Phase beendet ist - werden die Muskeln automatisch gelöst. Der Schlüssel fällt und Sie wachen auf. Dieser kurze Schlüsselschlaf ist genau richtig dosiert, um wieder frisch zu sein, aber sich noch nicht in einer Tiefschlafphase zu befinden, nach der Sie nur schwer wieder fit werden. Eine ähnliche Schnellentspannung ist mithilfe des autogenen Trainings möglich. Nähere Informationen zum Thema Entspannungstechniken finden Sie im Selbstlernkurs Stressbewältigung. TRANSFER 24

6 Medien sinnvoll nutzen Wir werden durch nichts so beeinflusst wie durch die modernen Medien. Sicher - ohne Medien zu leben, ist nahezu nicht möglich und wäre auch nicht sinnvoll. Umso notwendiger ist es, den Medienkonsum zu steuern. Ist der Medienkonsum einer Ihrer Zeitdiebe, können Sie Folgendes tun: Setzen Sie fest, wie viel Zeit Sie in der Woche den Medien widmen wollen und wie Sie die Zeit aufteilen - Fernsehen, Rundfunk, Zeitung, Zeitschriften, Internet... Schreiben Sie nun genau auf, wie viel Zeit Sie tatsächlich damit verbringen. Drosseln Sie, wenn nötig, den Konsum auf das gewünschte Maß. Sehen Sie bewusst fern. D.h. kaufen Sie sich eine gute Fernsehzeitschrift und bestimmen Sie einmal in der Woche, was und wie lange Sie sehen wollen. Nutzen Sie Ihren Videorekorder. Damit können Sie die Zeit selbst festlegen, in der Sie eine bestimmte Sendung sehen wollen und können die Werbung überspringen. Alleine dadurch sparen Sie bis zu 25%. Mit Zeitdieben umgehen 1. Nehmen Sie sich ein bis zwei der Zeitdiebe vor und überlegen Sie, welche Sie eliminieren wollen: 2. Analysieren Sie: Wer oder was stört Sie, wann, wie lange und worum geht es? 3. Was können Sie ändern? Experimentieren Sie Das haben wir schon immer so gemacht. Diesen Satz haben Sie sicher schon oft gehört. Aber denken Sie das nicht auch manchmal? Oder machen Sie sich über gewohnte Abläufe nicht auch nur selten Gedanken? Das Gegenmittel: Experimentieren Sie. Probieren Sie einmal einen neuen Weg. Vielleicht landen Sie damit einen Treffer. Vielleicht stellen Sie auch fest, dass der alte" Weg doch der bessere ist. Nur, wer experimentiert, macht Erfahrungen und nur wer Erfahrungen macht, kann beurteilen. TRANSFER 25

7 Missverständnisse vermeiden Häufige Missverständnisse zwischen Ihnen, Ihrem Chef, Kollegen und Mitarbeitern können ein Zeitdieb sein. Der Grund liegt häufig darin, dass man sozusagen am falschen Ende spart. Eine präzise, ausreichende Information, genaue Arbeitsaufträge und Absprachen schützen vor langwierigen Analysen, was warum schief gelaufen ist, warum das immer wieder passiert, eigentlich aber nicht passieren sollte und womöglich auch, wer denn jetzt eigentlich der Schuldige ist. Solche Nachgespräche und zusätzlich Nachbesserungen können durch eine gute Vorarbeit vermieden werden. Mit alten Gewohnheiten brechen Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Zwischen Aufstehen und Schlafengehen machen wir viele Dinge fast automatisch, eben gewohnheitsmäßig. Gewohnheiten können aber für das Erreichen Ihrer Ziele deshalb zum Problem werden, weil einerseits Ziele häufig mit Änderungen im Verhalten nicht erreichbar sind, andererseits man schnell wieder in alte Gewohnheiten verfällt. Gewohnheiten sind das Ergebnis von Lernprozessen. Wie bei jedem anderen Lernprozess auch schleift sich Verhalten durch viele Wiederholungen nach und nach ein. Das ist normal und entlastet uns im Alltag. Wenn Sie sich ein Ziel setzen, überlegen Sie bitte immer auch, welche Gewohnheiten dem Erreichen des Ziels entgegenstehen. Überlegen Sie: Wie stark ist diese Gewohnheit? Wie lieb haben Sie sie gewonnen? Wie schwer fällt es Ihnen sie aufzugeben? Was könnte Sie dazu bringen sie aufzugeben. Um störende Gewohnheiten los zu werden, haben Sie drei Möglichkeiten: Ersetzen Sie eine schlechte Angewohnheit durch eine bessere, die Ihr Ziel unterstützt und die für Sie ebenso attraktiv ist. Beispiel: Sie sind ein kommunikativer Mensch und geben gerne Ihre Informationen in Gesprächen mit den Mitarbeitern weiter. Spätestens wenn Sie dieselbe Information dreimal hintereinander verschiedenen Mitarbeitern weitergegeben haben, vertun Sie Zeit. Zeit, die Sie vielleicht dringend brauchen, um an Ihren Zielen zu arbeiten. Die Alternative: Holen Sie alle Mitarbeiter zu regelmäßigen Besprechungen zusammen und informieren Sie alle Mitarbeiter auf einen Schlag. Koppeln Sie die positiven Seiten der Gewohnheit ab. Beispiel: Sie beschäftigen sich morgens gerne ausführlich mit der Post, weil Sie dabei gut einen Kaffee trinken können. Diese Arbeit kostet Ihnen aber zu viel Zeit. Verbinden Sie das Kaffeetrinken mit einer anderen Tätigkeit, die für Sie wichtiger ist. Verknüpfen Sie Gewohntes mit Neuem. Beispiel: Sie sind gewohnt, sich abends um 20 Uhr die Tageschau anzusehen. Andererseits würden Sie gerne mehr Sport treiben und kommen vor 20 Uhr nicht dazu. Treiben Sie Sport, während Sie fernsehen. Damit übertragen Sie den festen Rhythmus Ihrer Sehgewohnheit auf die sportliche Aktivität. Auf Gewohnheitsketten achten Manche Gewohnheiten lassen sich auch deshalb schlecht ändern, weil sie mit anderen Gewohnheiten verknüpft sind. Beispiel: Sie kommen morgens meist so spät zur Arbeit, dass Sie sich auf wichtige Gespräche und Besprechungen nicht mehr ausreichend vorbereiten können. Der Grund liegt woanders: Sie sind seit dem Studium gewohnt, abends lange aufzubleiben und quälen sich morgens aus dem Bett. Da hilft nur vorne anzufangen und die ganze Kette zu ändern. TRANSFER 26