Modellierungskonventionen zur Darstellung von Prozessen

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1 Modellierungskonventionen Titel Broschüre zur Darstellung von Untertitel Prozessen Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Modellierungskonventionen zur Darstellung von Prozessen an der Universität Freiburg Stand: Abteilung D1.3 Geschäftsprozessentwicklung und Qualitätsmanagement

2 Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Modellierungskonventionen zur Darstellung von Prozessen an der Universität Freiburg Inhaltsverzeichnis 1. Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Einleitung Ordnerstruktur Prozessstruktur Prozessmodellierung Stammdatenblatt Modellierungssprache und elemente Benennung Layout Verwendung von Gateways Verständliches und übersichtliches Gesamtbild Druckformat Veröffentlichung von Prozessen Erstmalige Freigabe Erneute Freigabe Interne Nutzung von Prozessen Fragen und Kontakt... 6

3 1. Einleitung Die Modellierung von Prozessen dient der Dokumentation von Arbeitsabläufen und ist Bestandteil der Prozessentwicklung und Prozessverbesserung. Sie ist ein wichtiges Analyseinstrument und stellt die Grundlage für den Dialog und den Austausch zwischen verschiedenen Organisationseinheiten dar. Die Modellierungskonventionen zur Darstellung von Prozessen an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg haben das Ziel, eine einheitliche Darstellung der Prozesse sicherzustellen und damit für eine bessere Verständlichkeit für die Nutzer zu sorgen. Sie ermöglichen es, Prozessdiagramme hinsichtlich Notationsumfang, Benennung und Diagrammlayout einheitlich zu gestalten, einen konsistenten Modellierungsstil einzuhalten und somit die Verständlichkeit zu erhöhen. Für die Modellierung wird an der Universität Freiburg der Signavio Process Editor verwendet. Die folgenden Modellierungskonventionen gelten für alle Prozesse, die an der Universität Freiburg mit Signavio beschrieben und auf der Website und ggf. im Signavio Prozessportal veröffentlicht werden Ordnerstruktur Im Signavio Process Editor ist die Ordnerstruktur unterteilt in Gemeinsame Dokumente, die von allen Modellierern eingesehen werden können, und in Meine Dokumente. Im Ordner Gemeinsame Dokumente gibt es die zwei Unterordner Entwürfe - in Bearbeitung und Beschlossene Prozesse. Diese beiden Unterordner sind wiederum unterteilt in die Organisationseinheiten der Universität Freiburg, die Prozesse modellieren. Für jede Organisationseinheit sind weitere Ordner anhand der Bereiche einer Prozesslandkarte zu definieren, in welchen die zugehörigen Prozesse gespeichert werden. Damit sich jeder Modellierer einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen kann, sollten alle Prozesse, die zukünftig der Öffentlichkeit zugeführt werden sollen bzw. bereits sind, im Ordner Gemeinsame Dokumente abgespeichert werden. Es ist zu beachten, dass alle Informationen, die unter Meine Dokumente gespeichert werden, bei einer Übertragung der Lizenz auf einen anderen Nutzer unwiederbringlich gelöscht werden. 3. Prozessstruktur Werden Prozesse zu lang und zu unübersichtlich, sind diese für eine größere Verständlichkeit in Teilbzw. Unterprozesse zu zerlegen. Als Faustregel kann angenommen werden, dass ab einer Anzahl von zehn bis fünfzehn nacheinander zu durchlaufenden Elementen die Unterteilung eines Prozesses in verschiedene Teilprozesse sinnvoll ist. Mehr wie zwei DIN A4 Seiten sollte ein Prozess nicht umfassen. Bei der Unterteilung eines Prozesses gibt der Hauptprozess einen Überblick über die verschiedenen Teilprozesse, eine detailliertere Darstellung des Arbeitsablaufs erfolgt in den Teilprozessen. Die Teilprozesse sind gemeinsam mit dem Hauptprozess in einem Ordner abzulegen, der den Namen des Hauptprozesses trägt. 4. Prozessmodellierung 4.1 Stammdatenblatt Wichtige Informationen zu einem Prozess werden über das Stammdatenblatt erfasst, ohne dabei jedoch den Prozess im Detail zu modellieren. Das Stammdatenblatt beinhaltet vielmehr die wesentlichen Merkmale eines Prozesses: Das Ziel, den Auslöser und das Ergebnis eines Prozesses, aber auch die benötigten und erstellten Dokumente. Die Prozessstruktur (Haupt- und Teilprozesse) können ebenfalls notiert werden. Weitere Informationen, die in dem Stammdatenblatt aufzuführen sind, sind die Prozessbeteiligten, der federführende Bereich und ein/e Prozessverantwortliche/r. Die Prozessbeteiligten sind diejenigen Personen, die Aufgaben in dem Prozess wahrnehmen. Beim federführenden Bereich handelt es sich um diejenige Stelle, die im laufenden Betrieb dafür Sorge trägt, dass der Prozessablauf reibungslos funktioniert und nicht zum Stocken kommt. Dem Prozessverantwortlichen kommt eine tragende Rolle während der Prozessentwicklung zu. Er/Sie ist Abt. D1.3 1 Stand:

4 zentrale Anlaufstelle für das Prozessmanagement und sammelt und koordiniert die relevanten Informationen und ist auch bei der turnusmäßigen Überprüfung eines Prozesses Ansprechpartner für das Prozessmanagement. Das Stammdatenblatt ist mit der ersten Prozessmodellierung auszufüllen und während der Prozessentwicklung fortzuführen. Die Vorlage dazu befindet sich im Signavio Signavio Process Editor auf der Ebene der Ordner Gemeinsame Dokumente und Meine Dokumente Modellierungssprache und elemente Zur Beschreibung der Prozesse wird an der Universität Freiburg die Modellierungssprache BPMN (Business Process Modeling Notation) in der Version 2.0 verwendet. Verstöße gegen die BPMN- Notation sollten nur modelliert werden, wenn ein Festhalten an der BPMN-Notation sich negativ auf die Verständlichkeit des Prozesses auswirken würde. BPMN besitzt einen Umfang von über 100 Elementen, von denen jedoch nur ein geringer Umfang an leicht verständlichen Symbolen zum Einsatz kommt. Die/der Modellierer/in sollte möglichst die im Editor unter Freiburger Basiselemente definierten Elemente verwenden. Bei Bedarf können im Einzelfall auch weitere BPMN-Elemente hinzugefügt werden. Es sollte jedoch stets darauf geachtet werden, dass die Prozesse möglichst schlicht gehalten werden, sodass sie auch ohne tiefere BPMN- Kenntnisse gelesen und verstanden werden können. Die am häufigsten verwendeten Elemente sind: Piktogramm, über das der zu einem Eintrag in Service A-Z gehörende Prozess aufgerufen werden kann. Lanes repräsentieren Rollen und Zuständigkeiten und zeigen auf einen Blick, welche Tätigkeiten in welcher Organisationseinheit durchgeführt werden. Ein Prozess wird durch ein klar definiertes Startereignis ausgelöst. Zwischenereignisse können modelliert werden, wenn ein wichtiger Prozessschritt erreicht ist. Weiterhin werden Zwischenereignisse auch modelliert, wenn beispielsweise eine Nachricht eintrifft, durch welche die Prozessausführung fortgeführt wird oder ein bestimmter Zeitraum verstrichen bzw. ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist. Ein Prozess endet mit einem Endereignis. Mit Erreichen des Endereignisses ist auch das Prozessergebnis erzielt. Eine Task bzw. eine Aktivität stellt eine einzelne Tätigkeit dar und repräsentiert die Aufgabe, die zu erledigen ist. Aktivitäten können in unterschiedlichen Detailgraden modelliert werden. Oft ist es sinnvoll, mehrere Aktivitäten in einem Unterprozess zusammen zu fassen, um den gesamten Prozessablauf übersichtlicher zu gestalten. Die Ausführungsreihenfolge der Tätigkeiten wird durch den Sequenzfluss definiert. Das exklusive Gateway (XOR-Gateway) wird zur Modellierung von Fallunterscheidungen benutzt und stellt eine Entweder-Oder-Verknüpfung dar. Dieses Gateway ist durch eine Frage gekennzeichnet, deren Beantwortung den weiteren Weg in einem Prozessdiagramm festlegt. Der Prozessfluss geht dabei an nur einem ausgehenden Sequenzfluss weiter. Ein durch ein Gateway aufgespaltener Sequenzfluss wird durch ein Gateway, welches nicht beschriftet ist, wieder zusammengeführt. Erst wenn dieses Gateway durch einen eingehenden Sequenzfluss erreicht wird, wird der Prozess fortgeführt. Abt. D1.3 2 Stand:

5 Das parallele Gateway (UND-Verknüpfung) kennzeichnet Tätigkeiten, die gleichzeitig ausgeführt werden. Nach dem schließenden Gateway folgende Aktivitäten können erst erledigt werden, wenn alle parallelen Tätigkeiten abgeschlossen sind. Mit Hilfe eines inklusiven Gateways (OR-Gateway) wird der Sequenzfluss in Abhängigkeit von den Verzweigungsbedingungen auf einen, mehrere oder alle Pfade aufgeteilt. Bei einer Zusammenführung wird auf alle eingehenden aktiven Pfade gewartet. Die Ausführung einer Aktivität liegt prinzipiell in der Zuständigkeit einer einzelnen Organisationseinheit oder einer Person. Diese ist unter Umständen auf Informationen oder die Mithilfe anderer Personen angewiesen. Dies kann im Prozessablauf durch den zusätzlichen Beteiligten dargestellt werden. Das Datenobjekt repräsentiert Informationen, die durch den Prozess fließen. Dabei kann es sich beispielsweise um Dokumente, Vorlagen, Vermerke und Briefe handeln, die im Prozessverlauf bearbeitet und weitergereicht werden. Durch eine Textanmerkung kann jedes Objekt in einem Prozessdiagramm mit einem Kommentar versehen werden, der zusätzliche Hinweise und Informationen enthält Benennung Prozesse und Teilprozesse: Jeder Prozess benötigt einen eindeutigen Namen, der den dargestellten Prozess widerspiegelt. Der Prozessname sollte aus zwei zusammengesetzten Hauptwörtern bestehen, zum Beispiel Berufungsverhandlung, Spendenverbuchung, Raumüberlassung. Bei der Verwendung von Teilprozessen sind diese in der Form Objekt und Infinitiv und mit Bezug zum Hauptprozess zu formulieren, zum Beispiel Aufwandsspende buchen oder Flächen zur Nutzung vorbereiten. Prozessdiagramm: Über jedem Diagramm ist ein Textfeld einzufügen, das neben dem Prozessnamen zusätzlich die/den Prozessverantwortliche/n, den federführenden Bereich, die/den Modellierer/in und das Datum der letzten Bearbeitung enthält. Bei der Verwendung von Teilprozessen ist unter dem Prozessnamen zunächst der Name des Gesamtprozesses und durch Kommata getrennt der Name des Teilprozesses aufzuführen, zum Beispiel: Unterhalb des Diagramms sind die in dem Diagramm verwendeten Abkürzungen aufzuführen. Lanes und zusätzlich Beteiligte: Bei der Benennung der Lanes ist darauf zu achten, dass die im Organigramm verwendeten Bezeichnungen und Abkürzungen der Organisationseinheiten verwendet werden, zum Beispiel D4.1 (und nicht KGM). Sind in einer Organisationseinheit verschiedene Funktionen vereint, so ist die in einem Prozess benötigte Funktion in Klammern der Lane-Bezeichnung hinzuzufügen, zum Beispiel D2.2 (Anlagenbuchhaltung). Haben verschiedene Funktionsbereiche einer Organisationseinheit Zuständigkeiten innerhalb eines Prozesses, so sind diese bei den jeweiligen Aktivitäten über die/den zusätzliche/n Beteiligte/n kenntlich zu machen. Beispielsweise wird die Lane dann mit D2.2 bezeichnet, die zusätzlich Beteiligten sind dann Anlagenbuchhaltung und Kasse. Bei der Bezeichnung der zusätzlich Beteiligten ist der Funktionsbezug sicherzustellen. Auf die Verwendung von Namen, zum Beispiel Herr Maier, ist zu verzichten. Abt. D1.3 3 Stand:

6 Aktivitäten und Ereignisse: Aktivitäten sind ebenso wie Teilprozesse in der Form Objekt + Infinitiv zu beschriften, zum Beispiel Anlage umbuchen. Ereignisse sind im Partizip Perfekt zu formulieren, beispielsweise Gegenstand ist umzubuchen. 4 Gateways: Eine Benennung von parallelen Gateways ist nicht notwendig. Es ist lediglich das exklusive Gateway zu beschriften, wenn eine Bedingung abgebildet wird. Die Beschriftung von exklusiven Gateways erfolgt durch die Formulierung einer (rudimentären) Frage, die mit Ja oder Nein beantwortet wird, zum Beispiel Vertragsunterlagen vollständig?. 4.4 Layout Modellierungsrichtung: Die Standardmodellierungsrichtung ist für alle Prozesse der Universität Freiburg vertikal. Farben: Die Farbwerte werden gemäß der Farbwelt für Infografik und Illustration der Uni Freiburg (Corporate Design der Uni Freiburg) gewählt. Element Pool der Uni Freiburg Tasks und Unterprozesse innerhalb des Pools Pools externer Prozessbeteiligter Tasks und Unterprozesse innerhalb des Pools HTML #DAE3EA #A7C1E3 #D5D6D2 #B2B4B3 Beschriftungen # Weitere Farben bzw. Farbabstufungen können entsprechend der Freiburger Farbwelt in Absprache mit dem Prozessmanagement ergänzt werden. Größen: Prozessdiagramme sind nach Möglichkeit in Breite und Höhe klein zu halten. Große Zwischenräume zwischen den einzelnen Modellierungselementen sind zu vermeiden. Lanes und Pools sollten so schmal wie möglich gehalten werden; die Elemente dürfen jedoch nicht über die Begrenzung hinausragen. Die Lanes sollten alle gleich lang sein. Eine Veränderung der Größe und Form der Tasks sollte vermieden werden. Sollte die Benennung nicht gekürzt werden können, kann der Task in Höhe und Breite entsprechend angeglichen werden. Die Größe von Datenobjekten kann angepasst werden. Beschriftung: Die Beschriftung aller Modellierungselemente erfolgt gemäß den Voreinstellungen in Arial und in der Schriftgröße 12. Sowohl die Beschriftungen eines Pools als auch der Lanes sind fett zu markieren. Zur besseren Lesbarkeit wird das manuelle Einfügen von Zeilenumbrüchen empfohlen. 4.5 Verwendung von Gateways Gateways werden für die Abbildung von Bedingungen und parallelen Tätigkeiten herangezogen. Rein formal wird der Sequenzfluss immer durch ein Gateway aufgespalten und auch wieder durch ein Gateway zusammengeführt, so dass in jede Aktivität und in jedes Ereignis lediglich ein Pfad ein- und auch wieder herausgeht. Für die Zusammenführung des Flusses ist dasselbe Gateway heranzuziehen wie bei der Aufspaltung des Sequenzflusses. Für eine übersichtliche Darstellung kann auf das exklusive Gateway verzichtet werden, wenn dieses der Modellierung einer Schleife dient. Eine Schleife wird dann modelliert, wenn die wiederholte Durchführung einer oder mehrerer Tätigkeiten stattfindet. In diesen Fällen können mehrere Sequenzflüsse in eine Aktivität eingehen. Abt. D1.3 4 Stand:

7 4.6 Verständliches und übersichtliches Gesamtbild Es ist grundsätzlich auf ein übersichtliches Gesamtbild des Prozesses zu achten. Dazu gehören - eine bündige Anordnung von Tasks, Beteiligten und Datenobjekten, - einheitliche und möglichst geringe Abstände zwischen den Objekten, - eine auf die Breite des Prozesses angepasste Lane- bzw. Poolgestaltung, - keine sich überschneidende Objekte, - eine Beschriftung der exklusiven Gateways, - die Zerlegung eines Prozesses in Unterprozesse ab einer Länge von ca. 15 Objekten und - eine dem Ablauf folgende vertikale Anordnung der Objekte. Dies bedeutet, dass Tasks, die nacheinander ausgeführt werden, nicht auf derselben Höhe dargestellt werden. Erreicht wird dies, indem ein Sequenzfluss von oben in eine Aktivität führt und unten wieder heraustritt Druckformat Die modellierten Prozesse können unter anderem als PDF-Dateien abgespeichert werden. Standardmäßig wird dafür der komplette Prozess im Din A4-Format abgespeichert. Um die Lesbarkeit eines Prozesses auch in diesem Format sicherzustellen, sollten nicht mehr wie Objekte untereinander abgebildet sein. Bei einem Überschreiten dieser Objektanzahl sollte ein Prozess entweder in verschiedene Teilprozesse unterteilt oder im Din A3-Format abgespeichert werden. Zudem ist darauf zu achten, dass der Prozess ins Hochformat formatiert wird. Sollen mehrere (Teil-)Prozesse in einer PDF-Datei abgespeichert werden, so sind diese alle zu markieren und als PDF zu exportieren. Die Reihenfolge der Prozesse in der PDF-Datei kann nicht festgelegt werden und ist manuell zu korrigieren. Verlinkungen zwischen den Prozessen und Teilprozessen in Signavio werden nicht exportiert und sind ebenfalls manuell in eine PDF-Datei einzupflegen. 6. Veröffentlichung von Prozessen 6.1 Erstmalige Freigabe Ist ein Prozess erstmalig modelliert, erfolgt die Erörterung und Abstimmung des Prozesses mit allen Beteiligten, bevor die Prozessfreigabe durch den Kanzler bzw. das zuständige Rektoratsmitglied erfolgt. Die Freigabe eines Prozesses durch ein Rektoratsmitglied wird durch D1.3 angestoßen, um die Einhaltung der Richtlinien und eine einheitliche Kommunikation gegenüber den freigebenden Rektoratsmitgliedern sicherzustellen. Für die Prozessfreigabe wird eine PDF-Datei des Prozesses in Signavio erzeugt und in Papierform dem zuständigen Rektoratsmitglied und dem Kanzler zur Unterschrift vorgelegt. Ein unterzeichneter Prozess wird über D1 als PDF-Datei in Service A-Z eingebunden und dort den verschiedenen Nutzern zugänglich gemacht. 6.2 Erneute Freigabe Wird ein Prozess erstmalig freigegeben, so fragt das Prozessmanagement nach ca. 6 Monaten bei dem Prozessverantwortlichen nach, wie sich die operative Durchführung des Prozesses gestaltet und nimmt gegebenenfalls Änderungen vor. Turnusmäßig wird ein Prozess spätestens nach drei Jahren überprüft, falls keine Rückmeldungen in dieser Zeit zu einem Prozess eingehen. Das Freigabeverfahren ist lediglich dann durchzuführen, wenn sich Änderungen im Ablauf oder bei den Zuständigkeiten ergeben. 6.3 Interne Nutzung von Prozessen Werden Prozesse lediglich intern benötigt, so ist nicht das komplette Freigabeverfahren durchzuführen. In diesen Fällen erfolgt lediglich eine Abstimmung mit den Beteiligten. Abt. D1.3 5 Stand:

8 7. Fragen und Kontakt Bei Fragen rund um Prozesse oder Unklarheiten bezüglich der Modellierungskonventionen und der Prozessmodellierung, kontaktieren Sie bitte das Prozessmanagement 6 Abt. D1.3 6 Stand: