Finanzcontrolling an der Technischen Universität Graz

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1 Finanzcontrolling an der Technischen Universität Graz Dipl.-Ing. Herbert Pichler

2 Wie kam es zur Einführung von SAP? Neues Universitätsgesetz (UG 2002) Alle 21 Universitäten 1.Jänner 2004 Körperschaften des öffentlichen Rechts Jahresabschluss (öhgb) neue Anforderungen an MIS Projekt uni.verse Standardsoftware SAP R/3 2/27

3 SAP R/3 System 6 Monate Uni-Master-System Rechnungswesen (FI, FI-AA, FM) (CO) Projektsystem (PS) Beschaffung (MM) Vertrieb (SD) Berichtswesen (BW) Projekt uni.verse ReOrg 3/27

4 Agenda Ausgangssituation BusinessPlanner Umsetzung Auswertungen 4/27

5 Ausgangssituation IST: SAP Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Kostenmäßige Erfassung der Projekte SOLL: Liquiditätsplanung mittels BusinessPlanner der BA-CA Plan/Ist Vergleiche Berichtswesen 5/27

6 Was soll verbessert werden? Finanzplanung Steuerbarkeit der Liquidität Überschuss Einnahmen Ausgaben Zeit Bedarf Finanzbedarf/-überschuss OHNE Planung Finanzbedarf/-überschuss MIT Planung 6/27

7 Anforderungen der TU Graz an den BusinessPlanner Strukturen der TUG abbilden Drittmittel- vs. Globalbereich Fakultäten / Institute Datenimport aus SAP Berichtswesen 7/27

8 Agenda Ausgangssituation BusinessPlanner Umsetzung Auswertungen 8/27

9 Die Planbereiche des BusinessPlanners Planbereiche Positionen des Planbereichs Kostenstellen 9/27

10 Struktur der Erfolgsrechnung auf Kostenstellenebene Erfolgsrechnung Globalbereich Drittmittelbereich Gleiche Struktur Kostenstellen Global Drittmittel Kostenstellen 10/27

11 Logisches Konzept des BusinessPlanners Erfolgsrechnung Erlöse Material Aufwand Ergebnis Aktiva Forderungen Zugang + Forderungen Zahlung - z.b.: Zahlung 60 Tage Forderungen Stand Passiva Verbindlichkeiten Zugang + Verbindlichkeiten Zahlung - z.b.: Zahlung 30 Tage Verbindlichkeiten Stand Finanzplan (Direkte CF-Ermittlung) EZ Forderungen AZ Verbindlichkeiten Kennzahlen 11/27

12 Datenimport des BusinessPlanners Mittels Excel SAP Saldenliste Export MS Excel Sheet Import BusinessPlanner Mittels ODBC Zuordnungsliste SAP Saldenliste ODBC - Verbindung Zuordnungsliste BusinessPlanner 12/27

13 Datenimport mit Kostenstellen (Excel) MS Excel Sheet Import BusinessPlanner Kostenstellenpositionen Export SAP Saldenliste: KostenstellenNr KontoNr S1,..,S12 Zuordnungsliste: KontoNr Position Kostenstellenliste: KostenstellenNr Pfad zu den Zuordnungslisten Planbereich Dimension 13/27

14 Funktionalität des BusinessPlanners Planbereiche Abbildung der Kostenstellen Datenimport Hochrechnung Grafische Darstellungen Kennzahlen Berichte (Jahres-, Quartalsabschlüsse, PIV, ) 14/27

15 Agenda Ausgangssituation BusinessPlanner Umsetzung Auswertungen 15/27

16 Unterteilung der Organisationseinheiten nach Finanzmittelherkunft Gesamt Globalbereich Drittmittelbereich 16/27

17 Schema des Datenimportes Saldenliste: FiPos, KoSt, S1, S2,,S12 TEXT-Datei Import Kostenstellenliste: KostenstellenNr Pfad zu den Zuordnungslisten Dimension Export SAP Buchungssätze: KostenstellenNr, AuftragsNr, KontoNr, Betrag, FiPos, Buchungsdatum Zuordnungsliste: FiPos, Position, Planbereich 17/27

18 Vernetzung des BusinessPlanners an der TU Graz SAP-CO SAP-FM Plan Ist SAP-FI Datenaufbereitung Erfolgsrechnung & Bilanzstruktur der TU Graz Kostenstellenplan der TU Graz Kennzahlen Finanzplan CashFlow Berichte PLAN-IST-Vergleiche Grafiken 18/27

19 Agenda Ausgangssituation BusinessPlanner Umsetzung Auswertungen 19/27

20 BusinessPlanner im Budgetplanungsprozess (November/Dezember) bisher neu Bedarfs- und Istanalyse Bedarfs- und Istanalyse Abstimmung des Budgets Budget NICHT OK Abstimmung des Budgets Budget NICHT OK Planung mit BusinessPlanner Budget OK Budget OK Abschluss Abschluss 20/27

21 Finanzplan im BusinessPlanner Daten wurden verändert! 21/27

22 Cash Flow im BusinessPlanner Daten wurden verändert! 22/27

23 Auswertungen mit dem BusinessPlanner Gewinn- und Verlustrechung, Bilanz Cash Flow, Finanzplan, Kennzahlen PLAN-, IST- und Vorjahreswerte Grafische Darstellung beliebiger Positionen Zusammenführen der Kostenstellen Export in MS Excel Berichte 23/27

24 Grafikspeicher Div. Layouts Planwerte Istwerte Vorjahreswerte Beliebiger Positionen Daten wurden verändert! 24/27

25 Berichtswesen an der TU Graz SAP-CO BusinessPlanner Globalbudget Kostenberichte Global Organisationseinheiten Fakultäten Gesamt TU Liquiditätsbericht Global Gesamt TU Bilanz/ Erfolgsrechnung Global Gesamt TU Drittmittelbereich Projektberichte Kosten/Erlöse Organisationseinheiten Fakultäten Gesamt TU Liquiditätsberichte Drittmittelbereich OE/ Fakultäten/ Gesamt TU Bilanz Drittmittelbereich OE/Fakultäten/ Gesamt TU 25/27

26 Beispielbericht (Plan-Ist-Vergleich mit Vorjahr für Jänner 2006) Plan Ist VJ Abweichungen Daten wurden verändert! 26/27

27 Finanzcontrolling an der Technischen Universität Graz Dipl.-Ing. Herbert Pichler