Beste Auslese eines ERP-Systems bei einem Anlagenbauer an der Mosel

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1 Beste Auslese eines ERP-Systems bei einem Anlagenbauer an der Mosel Dr. Frank Scheer, Benedikt Schweicher und Svend Lassen Die Einführung eines ERP-Systems bedeutet für ein Unternehmen weitreichende Veränderungen vor allem dann, wenn die Auftragsabwicklung in der Vergangenheit ohne durchgängige Systemunterstützung erfolgte. Bei der Benninghoven GmbH & Co. KG stand man Anfang des Jahres 2004 vor der Frage, welches ERP-System die unternehmensspezifischen Anforderungen am besten abdeckt und wie die Geschäftsprozesse dementsprechend anzupassen sind. Für die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems wurde das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen beauftragt, dessen 3-Phasen-Konzept bei mittelständischen Unternehmen über viele Jahre erprobt und weiterentwickelt wurde. Bei der Systemauswahl fanden die im Rahmen der Organisationsanalyse erhobenen projektfertigerspezifischen Anforderungen eine besondere Berücksichtigung. Auf die Anforderungen wird in diesem Artikel schwerpunktmäßig eingegangen. Unter dem Motto "Best Practice ERP - effizient, produktiv, innovativ" bieten die Aachener PPS- Tage in einer Kombination aus Fachtagung und Fachmesse Raum für intensive Wissensvermittlung und lebendigen Erfahrungsaustausch zu den Themen ERP/PPS, SCM, CRM, E-Business und Warenwirtschaft. Die Fachtagung ist mit zahlreichen interessanten Vorträgen aus Industrie und Wissenschaft die Informations-Plattform für IT-Entscheider. Practice Beispiele vermitteln den Tagungsteilnehmern wertvolle Informationen und Erfahrungen aus aktuellen Projekten. Auf der begleitenden Fachausstellung präsentieren mehr als 45 namhafte Anbieter ihre innovativen Software-Lösungen. Mosel und Wein, das sind Begriffe, die schon seit gut 2000 Jahren zusammengehören. Aber an der Mosel werden längst nicht nur hervorragende Weine angebaut. Während im Kleinklima des Flusstals die Trauben bei mäßiger Wärme und genügender Feuchte reifen, entstehen in Mülheim hochkomplexe Anlagen zur Asphaltherstellung. Die Benninghoven GmbH & Co. KG mit ihrem Hauptsitz in Mülheim an der Mosel stellt als Projektfertiger hauptsächlich Asphalt-Mischanlagen für den bituminösen Straßenbau her. Zu den weiteren Produkten des Unternehmens gehören Brenner, Computersteuerungen, Recycling-Anlagen, Bitumentank- Systeme, Recycling-Granulatoren, Bitumen-Modifizier-Anlagen, Gussasphalt-Maschinen, Sandtrocknungs-Anlagen, Kalt-Asphalt-Mischanlagen und Stahlkonstruktionen (siehe Abbildung 1). Abbildung 1 Asphalt-Mischanlagen der Firma Benninghoven Benninghoven beschäftigt insgesamt ca. 450 Mitarbeiter, davon etwa 320 Mitarbeiter am Standort Mülheim. Eine weitere Fertigungsstätte befindet sich im nahe gelegenen Wittlich. 1

2 Des Weiteren verfügt Benninghoven über zwei inländische Vertriebs- und Servicestandorte in Berlin und Hilden sowie über mehrere Niederlassungen und Tochtergesellschaften im Ausland. Das Unternehmen Benninghoven hat in den letzten Jahren ein stetiges Wachstum im Produktsortiment und bei den Umsätzen erlebt. Einmal eingespielte Abläufe wurden jedoch über den Zeitverlauf beibehalten. Neue organisatorische Anforderungen meisterte Benninghoven mit einfachen und kurzfristig zu realisierenden Lösungen. Infolge der gewachsenen Organisationsstrukturen stießen die Mitarbeiter mehr und mehr an ihre Belastungsgrenze bei der Auftragsabwicklung. Die Aufträge wurden zudem ohne durchgängige Systemunterstützung bearbeitet. Im Einkauf kam ein Enterprise Resource Planning (ERP-) Altsystem in rudimentärer Form zum Einsatz. Für die Konstruktion hatte Benninghoven erst kürzlich damit begonnen, das Engineering bzw. Product Data Management (EDM-/PDM-) System Compass zu implementieren. In vielen anderen Abteilungen wurden die Prozesse der Auftragsabwicklung durch Individualsoftware und Microsoft Office-Produkte als Insellösungen unterstützt. Die Zusammenarbeit der Abteilungen und Werke war ohne durchgängige Systemunterstützung mit einem hohen Aufwand verbunden. Ein Überblick über die Prozesse war nur unvollständig und nicht zeitnah möglich. Diese und weitere Gründe haben dazu geführt, ein Projekt zur Auswahl und Einführung eines integrieren ERP-Systems in Zusammenarbeit mit dem FIR zu starten. Das Projektvorgehen war entsprechend des 3-Phasen-Konzepts des FIR in die Phasen Organisationsanalyse, Vorauswahl und Endauswahl gegliedert (siehe Abbildung 2). Abbildung 2 3-Phasen-Konzept des FIR zur Bewertung und Auswahl von betrieblichen Anwendungssystemen Organisationsanalyse Mit der Projektphase der Organisationsanalyse wurden bei Benninghoven zwei primäre Zielsetzungen verfolgt. Zum einen sollten aus den Geschäftsprozessen und der Organisation die 2

3 Anforderungen an das ERP-System abgeleitet werden. Zum anderen war es das Ziel, organisatorische Verbesserungen im Zusammenhang eines durchgängigen ERP-Systems im Vorfeld der Systemeinführung vorzubereiten. In der Ist-Analyse bei Benninghoven wurden die Produkt- und Produktionsstrukturen, die Aufbauorganisation bzw. Abteilungen, die Ablauforganisation bzw. Geschäftsprozesse sowie die vorhandenen Anwendungssysteme untersucht. Die thematische Breite resultierte aus der Absicht, alle auswahlrelevanten Merkmale und Zusammenhänge im Unternehmen zu beleuchten. Darauf aufbauend sollten Schwerpunkte für die Soll-Konzeption und Systemauswahl herausgearbeitet werden. Bei Benninghoven als klassischem Anlagenbauunternehmen standen fünf Ansatzpunkte im Fokus der Soll-Konzeption. Dazu gehörten: Produktstruktur und Stücklisten Nummernsysteme und Klassifizierung Projektmanagement und -terminierung Reorganisation ausgewählter Geschäftsprozesse Fertigungsplanung und Disposition Bezogen auf die Produktstruktur bedeutete dies, die Strukturebenen der Asphaltmischanlagen, z. B. Produktlinie, Ausführung, Serie, Anlagentyp, Komponenten u. a., zu definieren und für die Abbildung in Stücklisten, Kundenangeboten und -aufträgen vorzubereiten. Eine Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Konzepte der beiden Standorte Mülheim und Wittlich zusammenzuführen. Da die Standorte Mülheim und Wittlich bei der Konstruktion und Fertigung der Anlagen sehr eng zusammenarbeiten, waren ebenso die Artikel- und Zeichnungsnummern, Sachmerkmale und Dokumentenverwaltung zu standardisieren. Das Thema Projektmanagement bei Kundenaufrägen war in seinem übergreifenden Charakter für Benninghoven neu. In den Abteilungen Vertrieb, technisches Büro, Fertigung, Versand und Montage existierten verschiedene Terminübersichten. Ein zusammenhängender Projektplan aus Phasen, Baugruppen, Meilensteinen, Abhängigkeiten u. a. zur Abbildung in einem Projektmanagement-Modul des ERP-Systems wurde im Projektteam erarbeitet. Des Weiteren wurden ausgewählte Geschäftsprozesse neu konzipiert, wie z. B. die Angebots- und Auftragsbearbeitung einschließlich Projekt- und Zahlungsplanung. Den letzt genannten Themenschwerpunkt bildete die Fertigungsplanung und -disposition. Dabei ging es um die Erarbeitung eines Konzepts für die stücklistenbezogene Planung von Arbeitsplänen und Fertigungsaufträgen, Zuordnung von Arbeitsgängen zu Maschinen, Rückmeldung von Arbeitsgängen und Baugruppen sowie Zusammenfassung von Fertigungsaufträgen und Arbeitsgängen. Eine Besonderheit bei Benninghoven für das Konzept der Fertigungsplanung war es, die unterschiedlichen Gewerke, wie z. B. Stahlbau, Anlagenbau, Schaltschrankbau, Gerätebau (Brenner) und Elektromontage, durchgängig zu unterstützen. Vorauswahl Die Ist-Analyse und ebenso die im Rahmen der Soll-Konzeption erarbeiteten Konzepte lieferten die Ansatzpunkte für funktionale Anforderungen an das zukünftige ERP-System. Viele dieser Anforderungen sind im ERP-Anforderungskatalog des FIR und der Trovarit AG enthalten. FIR und Trovarit verwalten die Anforderungen zusammen mit den Angaben der ERP- 3

4 Systemanbieter des deutschen Marktes in der internetbasierten Datenbank IT-Matchmaker ( Die Funktionalitäten der ERP-Systeme werden in regelmäßigen Abständen durch das FIR überprüft. Darüber hinaus liegen Informationen zu den Anbietern vor, wie z. B. Branchenfokus, Niederlassungs- und Kundenstruktur sowie Referenzen, die ohne zusätzliche projektspezifische Marktrecherchen ausgewertet werden können. Einige dieser Anforderungen sollen, da sie für Anlagenbauer grundsätzlich von Bedeutung sind, beispielhaft dargestellt werden (siehe Tabelle 1). Bei diesen Anforderungen bestehen zudem oft funktionale Defizite der ERP-Systeme. Zu den Anforderungen gehören: Projektplanung und Multi-Projektmanagement Zahlungsplan und Konditionen Integration von Projekt- und Produktionsplanung sowie Projektsteuerung Projekt-Controlling und Mehr-/Minderkalkulation Schnittstelle zu EDM/PDM und CAD Auftragsstückliste und Ersatzteillisten Sachmerkmale und Suchmöglichkeiten Projektplanung und Multi-Projektmanagement Wie können Projekte angelegt und der Projektablauf geplant werden? Komplette Übernahme aus vergleichbaren Projekten Kopieren einzelner Strukturelemente aus vergleichbaren Projekten Verwendung von Stammprojektstrukturen Projektstrukturelemente sind frei definierbar Meilensteine sind frei definierbar Zuordnung von Projektmeilensteinen zur Projektstruktur Verknüpfung der Projektstrukturelemente zu einem Projektnetzplan Welche Möglichkeiten der Terminierung werden unterstützt? Terminierung in die Vergangenheit Kennzeichnung entsprechender Strukturelemente Mittelpunktsterminierung Multiprojektplanung Simulative Einlastung eines Projekts und Anpassung der Gesamtauftragssituation Zahlungsplan und Konditionen Welche Möglichkeiten zur Verwaltung von Zahlungs- bzw. Fakturaplänen werden geboten? Beliebige Zahlungsmeilensteine zu einem Zahlungsplan (z.b. 30% bei Auftragsbestätigung, 30% bei Versandbereitschaft, 30% bei Inbetriebnahme, 10% bei Abnahme) Verwaltung von Zahlungskonditionen je Zahlungsmeilenstein (Zahlungsziele, Skonti, Rabatte) Verknüpfung von Zahlungs- und Projektmeilensteinen Überwachung zahlungsrelevanter Ereignisse Integration von Projekt- und Produktionsplanung sowie Projektsteuerung Wie ist die Projektplanung mit untergeordneten Planungsebenen verknüpft (z.b. Produktions-, Versand-, Montageplanung)? Übergabe von Terminen aus dem Projektplan an Bestellungen, Fertigungsaufträge usw. Alle Bedarfstermine sind miteinander verknüpft (Abhängigkeiten bei Änderungen) 4

5 Nach welchen Kriterien kann eine Projektübersicht dargestellt werden? Terminbereich Auftrag Kostenstelle Strukturelement Wie wird der Projektfortschritt abgebildet? Rückmeldungen erfolgen auf die Projektstrukturelemente Anzeige von Soll- und Ist-Stunden sowie -Terminen Statusanzeige je Bedarfsdecker (Fertigungsauftrag, Bestellung) Projekt-Controlling und Mehr-/Minderkalkulation Wie können die Projektkosten ausgewertet werden? Nach Projektstrukturelementen und Stücklistenpositionen Angabe der Kostenarten (MEK, MGK, FEK usw.) Vergleich von Budget, Soll- und Ist-Kosten sowie Projektion Fixierung verschiedener Projektstände als Soll (bei Auftrag, nach Konstruktion u.a.) Dokumentation der Ist-Kosten über den Zeitverlauf Drill-Down bis auf den Buchungssatz Wie wird eine Mehr-/Minderkalkulation über den Projektverlauf unterstützt? Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Kosten können zur Fakturierung freigegeben werden Änderungskosten werden in Abhängigkeit vom Auftragsfortschritt ermittelt Änderungskosten können zur Fakturierung freigegeben werden Schnittstelle zu EDM/PDM und CAD Welche Funktionalitäten eines EDM-/PDM-Systems werden im Standard geboten? Anhängen der Zeichnungen an die Datensätze im ERP-System Zuordnung verschiedener Dokumententypen eines EDM-/PDM-Systems zu den Datensätzen des ERP- Systems Übergabe von Identifizierungs- und Klassifizierungsdaten, z.b. Sachmerkmalsleisten, zwischen den Systemen/Modulen Öffnen einer Zeichnung aus dem ERP-System, z.b. aus der Stückliste Welche Funktionalitäten sind als Standard-Schnittstelle zu CAD-Systemen, wie z.b. Inventor, SolidWorks, AutoCAD, ProStahl 3D u.a., realisiert? Ausfüllen des Zeichnungskopfs mit Auftrags-, Kunden- und Artikeldaten Übernahme der Stückliste vom CAD-System für Stammartikel und auftragsbezogene Stücklistenpositionen Übernahme von Stücklistenpositionen aus mehreren zugeordneten CAD-Zeichnungen sowie mehreren CAD-Systemen, z.b. AutoCAD und eplan Auftragsstückliste und Ersatzteillisten Wie können unvollständige bzw. wachsende Stücklisten erstellt werden? Die Auftragsstückliste kann mit Platzhaltern für eine noch zu konstruierende Stücklistenposition aufgebaut und eingelastet werden Die Fertigmeldung für einzelne Positionen aus der Konstruktion bedingt automatisch die Anpassung der bereits freigegebenen Stückliste um die entsprechenden Bereiche Positionen können nachträglich an beliebiger Stelle in der Stückliste eingefügt werden Position ohne Teilenummer (Einmalteile, Sondermaterial) 5

6 Wie können Ersatzteile von Anlagen und Geräten verwaltet werden? Kennzeichnung von Ersatzteilen im Materialstamm oder in Stammstücklisten Bearbeitung des Ersatzteilkennzeichens in Auftragsstücklisten Verwaltung von Ersatzteilen für zugekaufte Komponenten (Stückliste vom Lieferanten) Ausgabe von Ersatzteillisten für eine Kundeninstallation Übernahme des Ersatzteilkennzeichens in die Anlagen- oder Geräteakte Bedarfsstufen für Ersatzteile gemäß der Bedeutung und des Ausfallverhaltens Auswertung des Ausfallverhaltens von Teilen und Komponenten Sachmerkmale und Suchmöglichkeiten Können Sachmerkmale und Sachmerkmalsleisten artikelgruppenbezogen im ERP-System verwaltet und zur Suche verwendet werden? Dabei ist/sind im Einzelnen: auf die Artikelgruppen bezogen unterschiedliche technische Spezifikationen zu hinterlegen. Standard- und unternehmensspezifische Sachmerkmalsleisten abzubilden. eine Suche nach Material sowohl in den Stammdaten als auch in den Stücklisten der Projekte zu unterstützen. als Suchkriterien alle Daten des Materialstamms, Auftrags und der Sachmerkmale zu verwenden. Tabelle 1 Ausgewählte projektfertigerspezifische Anforderungen an das ERP-System Die Vorauswahl wurde anhand von drei Bewertungskriterien durchgeführt. Dazu gehörten die unternehmensspezifischen Anforderungen, die Referenzen und die Anforderungen des Standard-ERP-Katalogs mit absteigender Priorität. Davon ausgenommen war die Selektion der ERP-Systemanbieter nach ihrer grundsätzlichen Eignung für Benninghoven hinsichtlich Branchenfokus, Unternehmensgröße, geforderter ERP-Systemmodule u. a. Zusammenfassung und Ausblick Im Rahmen der Endauswahl wurden schließlich die unternehmensspezifischen Anforderungen bei drei ERP-Systemen in jeweils zweitägigen Systemtests geprüft. Dabei wurden die funktionalen Unterschiede, die in der Vorauswahl festgestellt wurden, besonders deutlich. In den Systemtests hatte das Projektteam auch die Möglichkeit, ein Gefühl für die Systeme zu bekommen. Insofern spielten für die Endauswahl Softfacts wie die Komplexität des Systems, Technologie des Systems, Angaben zum Einführungsvorgehen, Marktposition und eine zu Benninghoven passende Größe des Anbieters eine nicht zu vernachlässigende Rolle. Nach den Systemtests wurden die Vertragsverhandlungen aufgenommen. Das FIR unterstützte Benninghoven bei den Verhandlungen, der Gestaltung des Einführungsprojekts, der Definition der Leistungsumfänge des ERP-Systemanbieters, der Festschreibung von Projektergebnissen und -terminen sowie der Vereinbarung von Vertragsregelungen zur Sicherung des Projekterfolgs bei der ERP-Systemeinführung. Im Rahmen der Systemeinführung gibt es nun für Benninghoven und den ERP-Systemanbieter der Wahl viel zu tun. Nach der erfolgreichen Reorganisation der Geschäftsprozesse und Systemauswahl im Jahr 2004 soll nun auch 2005 ein guter Jahrgang für das Unternehmen an der Mosel werden. Ende des Jahres möchte man die Implementierung abschließen und die Früchte der Arbeit genießen. 6

7 Informationen zu den Autoren Dr. Frank Scheer, Leiter kaufmännische Abteilungen, Benninghoven GmbH & Co. KG Kontakt: Benedikt Schweicher, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Forschungsinstitut für Rationalisierung e.v. (FIR) an der RWTH Aachen Herr Schweicher beschäftigt sich mit den Themenfeldern Produktionsmanagement und Supply Chain Management und begleitet Industrieunternehmen bei der Reorganisation und Auswahl von Standard-ERP-Systemen. Darüber hinaus ist Herr Schweicher verantwortlich für die Koordination der Aachener PPS-Tage. Kontakt: Svend Lassen, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Forschungsinstitut für Rationalisierung e.v. (FIR) an der RWTH Aachen Herr Lassen beschäftigt sich mit dem Produktionsmanagement in Netzwerken und begleitet Industrieunternehmen bei der Reorganisation und Auswahl von Standard-ERP-Systemen. Am FIR ist Herr Lassen zudem für die Practice E-Systems und alle Fragestellungen im Zusammenhang mit ERP-Systemen verantwortlich. Kontakt: 7