Bedienungsanweisung. Dokumentation. Beladungsverwaltung. Freigabe.

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1 Bedienungsanweisung MELAtrace Dokumentation. Beladungsverwaltung. Freigabe. ab Version 3.6 Sehr geehrte Frau Doktor, sehr geehrter Herr Doktor! Wir danken Ihnen für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Kauf dieses MELAG Produktes entgegengebracht haben. Wir sind ein inhabergeführtes Familienunternehmen und konzentrieren uns seit der Gründung im Jahr 1951 konsequent auf Produkte für die Praxishygiene. Durch ständiges Streben nach Qualität, höchster Funktions-Sicherheit und Innovationen gelang uns der Aufstieg zum Weltmarktführer im Bereich der Instrumentenaufbereitung und Hygiene. Sie verlangen zu Recht von uns optimale Produkt-Qualität und Produkt-Zuverlässigkeit. Mit der konsequenten Realisierung unserer Leitsätze competence in hygiene und Quality made in Germany garantieren wir Ihnen, diese Forderungen zu erfüllen. Unser zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem wird u.a. in jährlichen mehrtägigen Audits nach ISO und ISO 9001 durch die Zertifizierungsstelle BSI überwacht. Hierdurch ist gewährleistet, dass MELAG Produkte nach strengen Qualitätskriterien gefertigt und geprüft werden! Die Geschäftsführung und das gesamte MELAG-Team.

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeine Hinweise Bitte lesen Sie diese Bedienungsanweisung, bevor Sie mit der Installation und Anwendung dieses Programmes beginnen. Bitte lesen Sie auch alle Sicherheitshinweise aufmerksam. Bewahren Sie die Bedienungsanweisung sorgfältig auf. Sie ist Teil des Produktes. Anwendergruppe Diese Bedienungsanweisung richtet sich an Ärztinnen und Ärzte, Arzthelferinnen/Arzthelfer und den Service. Zu dieser Anweisung Verwendete Symbole Symbol Erklärung Weist auf eine gefährliche Situation hin, deren Nichtbeachtung zu einer Beschädigung der Gerätesoftware, zu Datenverlust oder Netzwerkproblemen führen kann. Weist auf wichtige Informationen hin. Auszeichnungsregeln Symbol Freigabe Autoklav Reinigen siehe Kapitel 2 [F11] Erklärung Menübefehle werden durch kursiven Fettdruck gekennzeichnet. Freigabe Autoklav bezeichnet z.b. das Menü Freigabe Autoklav. Menübefehle in Dialogfenstern sind ebenfalls fett gedruckt. Wörter oder Wortgruppen, die auf dem Display des Gerätes angezeigt werden, sind als Displaytext gekennzeichnet. Verweis auf einen anderen Textabschnitt oder eine Abbildung innerhalb dieser Anweisung. Tasten auf der Tastatur werden in Großbuchstaben in eckigen Klammern dargestellt.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Installation und Lizenzierung... 5 Systemvoraussetzungen... 5 Hardware... 5 Software... 5 Installation... 5 Lizenzierung... 5 Kapitel 2 Programmoberfläche... 6 Einleitung... 6 Anmelden... 6 Abmelden... 6 Hauptfunktionen... 7 Hauptmenü... 7 Kopfzeile... 7 Menüleiste... 7 MELAview Protokollarchiv... 8 Administrator-Einstellungen... 8 Hilfe-Center... 8 Legende... 8 Kapitel 3 Beladungsdefinition... 9 Beladung eines Reinigungs- und Desinfektionsgerätes (MELAtherm)... 9 RDG-Beladung zusammenstellen... 9 Beladungselemente entfernen Chargen-Bezeichnung eintragen Beladung eines Autoklaven Beladung des Autoklaven zusammenstellen Beladungselemente entfernen Chargen-Bezeichnung eintragen Eine freigegebene Charge aus einem anderen RDG oder eine manuelle Aufbereitung zuweisen Siegelprotokolle zuweisen Zusammenfassung der Autoklav-Beladung Kapitel 4 Freigabeprozess Freigabe einer MELAtherm-Charge Freigabeoptionen (nur für MELAtherm) Freigabe einer Charge aus einem anderen Reinigungs- und Desinfektionsgerät (RDG) Erstellen eines Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls Etikettendruck Freigabe einer Sterilisationscharge Indikatorabfrage Freigabeoptionen Erstellen eines Aufbereitungsprotokolls Kapitel 5 Etikettendruck Druckereinstellungen... 30

4 Inhaltsverzeichnis Testdruck Etikettendruck sofort nach Chargenfreigabe Mögliche Optionen Lagerdauer Etiketten drucken Etikettendruck zu einem späteren Zeitpunkt Kapitel 6 MELAview Protokollarchiv Empfang eines Programmprotokolls aus MELAview Freigabe einer RDG-/Sterilisationscharge aus MELAview Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Beladungsverwaltung Beladungselemente Standardchargen Sterilcontainer Begründungen Benutzerverwaltung Praxis Benutzer Authentifizierung Auto-Logout Weitere Einstellungen Beladung/Freigabe Datenbank-Einstellungen Datenbank sichern/wiederherstellen Kapitel 8 Hilfe-Center... 49

5 Kapitel 1 Installation und Lizenzierung Kapitel 1 Installation und Lizenzierung Systemvoraussetzungen Hardware Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 oder 7 SP1, Windows Vista SP2, Windows Server 2012, Windows Server 2008 SP2 mindestens 1 GHz (x86) bzw. 1,4 GHz (x64) Prozessor, empfohlen 2 GHz Multi-Core-Prozessor mindestens 1 GB RAM, empfohlen 4 GB RAM mindestens 7 GB freier Festplattenspeicher für die Installation DVD-ROM-Laufwerk oder ein USB-Speichermedium Internetverbindung (erforderlich für die Microsoft.NET Framework 3.5 Installation unter Windows 8) Label-Printer MELAprint 60 für den Etikettendruck (optional) Barcode-Scanner mit Code128 Unterstützung (optional) Software MELAview 3 Dokumentationssoftware Microsoft.NET Framework 3.5 und 4.5 HINWEIS Es darf nur ein SQL Server 2005 oder höher auf dem Computer installiert sein. Installation Auf der DVD ist eine Installationsdatei enthalten, die MELAtrace und MELAview zusammen installiert. Abhängig von der Software, die bereits auf dem Praxis-Computer vorhanden sind, werden gegebenenfalls noch folgende zusätzliche Komponenten installiert. Microsoft.NET Framework (wird bei der Installation von MELAview installiert, wenn noch kein.net Framework auf dem Computer installiert ist) Microsoft SQL Server 2012 (wird mit MELAtrace installiert, sofern noch kein SQL Server auf dem Computer installiert ist) Bitte beachten Sie für die Installation von MELAtrace folgende Hinweise: Wenn Sie ein Notebook verwenden, betreiben Sie dieses während der Installation nur mit Netzteil. Windows darf während der Installation nicht im abgesicherten Modus ausgeführt werden. Prüfen Sie, ob Sie auf dem Computer Administratorrechte haben. Stellen Sie während der Installation eine Internetverbindung zum Computer her. Schließen Sie vor der Installation alle offenen Programme. Um die Installation von der DVD zu starten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Legen Sie die DVD in das DVD-ROM-Laufwerk ein. 2. Starten Sie die entsprechende Installationsdatei. Es öffnet sich der Installationsassistent. 3. Wählen Sie Ihre Sprache und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 4. Folgen Sie während der Installation den Anweisungen. Lizenzierung Für MELAtrace und MELAview 3 ist eine Lizenzierung erforderlich. Detaillierte Hinweise zum Vorgehen finden Sie in den Installationshinweisen, die der DVD beiliegen. 5

6 Kapitel 2 Programmoberfläche Kapitel 2 Programmoberfläche Einleitung MELAtrace ist eine Software für die Dokumentation, Beladungsverwaltung und Chargenfreigabe der Instrumentenaufbereitung. MELAtrace verknüpft die Aufbereitungsschritte der Reinigung und Desinfektion mit der Sterilisation, um eine übergreifende Dokumentation sicherzustellen. Die intuitive Benutzeroberfläche und das einfache Lizenzmodell garantieren höchste Sicherheit und Zufriedenheit. Anmelden Bei jedem Start von MELAtrace bzw. nach jedem Abmelden und bei Authentifizierungsvorgängen ist eine Anmeldung erforderlich. Geben Sie dazu Ihren Benutzernamen (=Benutzer-ID) und Ihr Passwort in das Anmeldefenster ein. Zugangsdaten für die erstmalige Anmeldung: Benutzername: melagadmin Passwort: melag Abmelden Um sich in MELAtrace als Benutzer abzumelden, klicken Sie auf Abmelden in der oberen Zeile links neben dem Logo. Alternativ können Sie sich auch durch Drücken der Taste [F11] abmelden. 6

7 Kapitel 2 Programmoberfläche Hauptfunktionen Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Hauptmenü des Programms Abb. 1: Hauptmenü (1) Hauptmenü (2) Kopfzeile mit Benutzerinformationen (3) Menüleiste (4) Wechsel zum MELAview Protokollarchiv (5) Einstellungen (nur für Administrator sichtbar) (6) Hilfe-Center Hauptmenü Hier finden Sie die Hauptfunktionen Beladung RDG, Freigabe RDG, Beladung Autoklav, Freigabe Autoklav, Etikettendruck MELAprint 60. Kopfzeile Hier wird der Benutzername des aktuell angemeldeten Benutzers angezeigt sowie die Restzeit bis zum automatischen Abmelden, sofern aktiviert (siehe Kapitel 7 Administrator-Einstellungen, Auto-Logout, S. 45). Menüleiste Diese Funktionen sind sowohl über die Menüleiste als auch über die entsprechende Schaltfläche im Hauptmenü aufrufbar. Beladung RDG Hier legen Sie fest, aus welchen Beladungselementen, z. B. Waschtrays, einzelnen Beladungselementen usw., sich die Beladung für das Reinigungs- und Desinfektionsgerät (MELAtherm) zusammensetzt. Freigabe RDG Hier geben Sie Programmprotokolle einer MELAtherm-Charge, eines anderen Reinigungs- und Desinfektionsgerätes frei und können sie für die spätere Beladung im Autoklav weiterverwenden. Alternativ können Sie hier auch eine Charge aus einem manuellen Aufbereitungsprozess freigeben. Beladung Autoklav Hier legen Sie fest, aus welchen Beladungselementen, z. B. Waschtrays, Sterilcontainer, einzeln verpackte Instrumente usw., sich die Beladung für den Autoklav zusammensetzt. Freigabe Autoklav Hier geben Sie Programmprotokolle von Sterilisationschargen frei bzw. haben die Möglichkeit, die Beladungselemente der Charge auch nur teilweise freizugeben. Für nicht freigegebene Beladungselemente muss eine Begründung angegeben werden. 7

8 Kapitel 2 Programmoberfläche Etikettendruck MELAprint 60 Hier können Sie nach der Freigabe einer RDG- oder Sterilisationscharge Etiketten auf dem Label-Printer MELAprint 60 drucken, um eine Rückverfolgbarkeit der Beladungselemente zu ermöglichen. MELAview Protokollarchiv MELAview kann direkt aus MELAtrace gestartet werden. Administrator-Einstellungen Die folgenden Menüpunkte sind nur für Benutzer mit Administrator-Rechten (in MELAtrace) sichtbar: Beladungsverwaltung Hier werden Beladungselemente, Standardchargen, Sterilcontainer usw. angelegt und verwaltet. Benutzerverwaltung Hier werden Benutzer angelegt und verwaltet, Informationen zur Praxis eingetragen und Einstellungen zur Authentifizierung und dem Auto-Logout, d.h. dem automatischen Abmelden eines Benutzers bei Inaktivität festgelegt. Weitere Einstellungen Hier werden Einstellungen zur Freigabe- und Datenbankverwaltung vorgenommen. Hilfe-Center Hier finden Sie hilfreiche Dokumente wie die Bedienungsanweisung und Musterbeladungen mit Beladungsbeispielen und die Lizenzierung. Legende Symbol Erklärung Es wird ein neues Element hinzugefügt/erstellt Es wird ein Element gelöscht Es wird eine Übersicht der Beladungselemente, Standardchargen usw. gedruckt Es wird ein Benutzer im Programm gesperrt Es wird ein Benutzer im Programm entsperrt Die Standardeinstellungen des Programms werden wiederhergestellt. Der Sterilcontainer ist geöffnet, es können Beladungselemente, Standardchargen usw. hinzugefügt werden. Der Sterilcontainer ist geschlossen, es können keine Beladungselemente, Standardchargen usw. hinzugefügt werden. Zu dem ausgewählten Element ist ein Bild hinterlegt. Zu dem ausgewählten Element ist ein Barcode hinterlegt. Zu dem ausgewählten Element ist ein Bild und ein Barcode hinterlegt. 8

9 Kapitel 3 Beladungsdefinition Kapitel 3 Beladungsdefinition Beladung eines Reinigungs- und Desinfektionsgerätes (MELAtherm) HINWEIS Diese Funktion kann wahlweise auch deaktiviert werden, siehe Kapitel 7 Administrator- Einstellungen, Weitere Einstellungen. Voraussetzung, damit eine Beladung für ein RDG zusammengestellt werden kann: Das Reinigungs- und Desinfektionsgerät ist in MELAview lizenziert. Unter Beladungsverwaltung wurden Beladungselemente/Standardchargen angelegt, siehe Kapitel 7 Administrator-Einstellungen. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Beladung RDG. 2. Wählen Sie ein Gerät aus der Liste aus, für das eine RDG-Beladung zusammengestellt werden soll. Dieses Fenster wird nur angezeigt, wenn mehrere RDGs in MELAview lizenziert sind. 3. Um fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich ein neues Fenster. RDG-Beladung zusammenstellen Beladungselemente 1. Um einzelne Beladungselemente auszuwählen, wählen Sie ein Element aus der Liste Beladungselemente aus. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um dieses Element der Beladung hinzuzufügen. Alternativ kann das Element der Beladungsdefinition auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch oder durch Einscannen des entsprechenden Barcodes hinzugefügt werden. 9

10 Kapitel 3 Beladungsdefinition Standardchargen 1. Um eine vordefinierte Beladung (Standardcharge) auszuwählen, wählen Sie aus der Liste Standardchargen eine Beladung aus. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählte Standardcharge der Beladung hinzuzufügen. Es kann nur eine Standardcharge hinzugefügt werden. Weitere Beladungselemente Neben der Auswahl von vordefinierten Beladungselementen und Standardchargen können Sie auch Beladungselemente zur Beladung hinzufügen, die nicht in der Datenbank hinterlegt sind. 1. Tragen Sie einen Namen eines anderen Beladungselementes in das Feld Weiteres Beladungselement hinzufügen ein. 2. Klicken Sie auf, um dieses Element der Beladung hinzuzufügen. 10

11 Kapitel 3 Beladungsdefinition HINWEIS Dieses Beladungselement ist nur für die aktuelle Beladungsdefinition verwendbar. Beladungselemente entfernen Durch Klick auf Entfernen werden die Beladungselemente bzw. Standardchargen wieder aus der Liste Beladungsdefinition gelöscht. Chargen-Bezeichnung eintragen Sie können jeder Charge bzw. Beladungsdefinition optional eine eigene Bezeichnung geben. Tragen Sie hierzu in das Feld Chargen-Bezeichnung abschließend eine optionale Beschreibung ein. Die Bezeichnung wird dann auf dem Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll angezeigt. 1. Um fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. Es wird eine Zusammenfassung angezeigt. 11

12 Kapitel 3 Beladungsdefinition 2. Um die Beladungsdefinition abzuschließen, klicken Sie auf Fertig. 3. Bestätigen Sie nachfolgendes Dialogfenster mit OK. Beladung eines Autoklaven HINWEIS Diese Funktion kann wahlweise auch deaktiviert werden, siehe Kapitel 7 Administrator- Einstellungen, Weitere Einstellungen. Voraussetzung, damit eine Beladung für einen Autoklav zusammengestellt werden kann: Der Autoklav ist in MELAview lizenziert. Unter Beladungsverwaltung wurden Beladungselemente/Standardchargen/Sterilcontainer angelegt, siehe Kapitel 7 Administrator-Einstellungen 1. Wählen Sie im Hauptmenü Beladung Autoklav. 2. Wählen Sie einen Autoklav aus der Liste aus, für den eine Beladung zusammengestellt werden soll. Dieses Fenster wird nur angezeigt, wenn mehrere Autoklaven in MELAview lizenziert sind. 3. Um fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich ein neues Fenster. Beladung des Autoklaven zusammenstellen Alle Beladungselemente und Standardchargen können sowohl einem Sterilcontainer als auch einer Autoklav-Beladung zugeordnet werden. Die Sterilcontainer wiederum können einer Autoklav-Beladung zugeordnet werden. 12

13 Kapitel 3 Beladungsdefinition Beladungselemente aus MELAtherm-Chargen Voraussetzung, damit Beladungselemente aus einer MELAtherm-Charge ausgewählt werden können: Mindestens ein Beladungselement aus einer freigegebenen MELAtherm-Charge wurde für die Weiterverwendung ausgewählt. Die Vorhaltezeit ist noch nicht überschritten. 1. Um Beladungselemente aus MELAtherm-Chargen auszuwählen, wählen Sie ein Element aus der Liste Beladungselemente aus MELAtherm-Chargen aus. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein beliebiges Element der Beladung oder einem Sterilcontainer hinzuzufügen. Alternativ kann das Element der Beladungsdefinition auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch oder durch Einscannen des entsprechenden Barcodes hinzugefügt werden. Alle Beladungselemente 1. Um ein Beladungselement auszuwählen, wählen Sie ein Element aus der Liste Alle Beladungselemente aus. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um dieses Element der Beladung oder einem Sterilcontainer hinzuzufügen. Alternativ kann das Element der Beladungsdefinition auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch oder durch Einscannen des entsprechenden Barcodes hinzugefügt werden. 13

14 Kapitel 3 Beladungsdefinition Standardchargen 1. Um eine vordefinierte Beladung (Standardcharge) auszuwählen, wählen Sie aus der Liste Standardchargen eine Beladung aus. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um diese der Beladung oder einem Sterilcontainer hinzuzufügen. Es kann nur eine Standardcharge hinzugefügt werden. Alternativ kann das Element der Beladungsdefinition auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch oder durch Einscannen des entsprechenden Barcodes hinzugefügt werden. Weitere Beladungselemente Neben der Auswahl von vordefinierten Beladungselementen können Sie auch Beladungselemente hinzufügen, die nicht in MELAtrace hinterlegt sind. 1. Tragen Sie eine Bezeichnung für das Beladungselement in das Feld Weiteres Beladungselement hinzufügen ein. 2. Klicken Sie auf, um diese der Beladung hinzuzufügen. Alternativ kann das Element der Beladungsdefinition auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch oder durch Einscannen des entsprechenden Barcodes hinzugefügt werden. 14

15 Kapitel 3 Beladungsdefinition HINWEIS Dieses Beladungselement wird nicht automatisch in der Datenbank gespeichert, sondern ist nur für die aktuelle Beladung verwendbar. Sterilcontainer 1. Um einen Sterilcontainer auszuwählen, wählen Sie aus der Liste Sterilcontainer den gewünschten (leeren) Sterilcontainer aus. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um diesen Sterilcontainer der Beladung hinzuzufügen. Alternativ kann das Element der Beladungsdefinition auch durch Doppelklick bzw. Doppeltouch oder durch Einscannen des entsprechenden Barcodes hinzugefügt werden. Der Sterilcontainer wird nun in der rechten Liste Beladungsdefinition mit dem Symbol ( ) angezeigt, d.h. er ist geöffnet und kann mit Beladungselementen und/oder einer Standardcharge befüllt werden. Durch Klick auf lässt sich der Sterilcontainer schließen ( ). Der Sterilcontainer lässt sich auch durch Scannen des Barcodes öffnen und durch erneutes Scannen wieder schließen. 15

16 Kapitel 3 Beladungsdefinition Beladungselemente entfernen Durch Klick auf Entfernen werden die Beladungselemente bzw. Standardchargen wieder aus der Liste Beladungsdefinition gelöscht. Chargen-Bezeichnung eintragen Sie können jeder Autoklav-Beladung optional eine eigene Chargen-Bezeichnung im Feld Chargen- Bezeichnung geben. Die Bezeichnung wird auf dem Aufbereitungsprotokoll angezeigt. Eine freigegebene Charge aus einem anderen RDG oder eine manuelle Aufbereitung zuweisen 1. Nachdem Sie die Beladung für den Autoklav festgelegt haben, klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: In der Liste manuelle Aufbereitung/anderes RDG stehen alle freigegebenen RDG-Chargen aus anderen Reinigungs- und Desinfektionsgeräten, die innerhalb der zulässigen Vorhaltezeit (Standard: 24 Stunden) liegen. 2. Wählen Sie aus der Liste manuelle Aufbereitung/anderes RDG eine freigegebene Charge aus und klicken Sie anschließend auf Weiter. 16

17 Kapitel 3 Beladungsdefinition Siegelprotokolle zuweisen Voraussetzung, damit ein Siegelprotokoll zugewiesen werden kann: Das Siegelprotokoll wurde von einem Gerät erzeugt, das in MELAview lizenziert ist. Das Siegelprotokoll enthält mindestens einen erfolgreich abgeschlossenen Siegelvorgang. 1. Nachdem Sie die Beladung für den Autoklav festgelegt haben (siehe Kapitel 3 Beladungsdefinition), klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 2. Wählen Sie aus der Liste bis zu max. fünf Siegelprotokoll(e) aus und klicken Sie anschließend auf Weiter. HINWEIS In der Protokolldatei muss mindestens ein erfolgreicher Siegelvorgang enthalten sein. Zusammenfassung der Autoklav-Beladung Nachdem die Autoklav-Beladung zusammengestellt wurde und gegebenenfalls RDG- und Siegelprotokolle zugewiesen wurden, wird eine Zusammenfassung der Autoklav-Beladung angezeigt. 1. Um die Beladungsdefinition abzuschließen, klicken Sie auf Fertig. 17

18 Kapitel 3 Beladungsdefinition 2. Bestätigen Sie nachfolgendes Dialogfenster mit OK. 18

19 Kapitel 4 Freigabeprozess Kapitel 4 Freigabeprozess Freigabe einer MELAtherm-Charge Voraussetzung, damit eine MELAtherm-Charge freigegeben werden kann: Das Reinigungs- und Desinfektionsprogramm wurde erfolgreich beendet. Das Programmprotokoll wurde noch nicht freigegeben. Der Inhalt des Programmprotokolls wurde nicht geändert. Das Programmprotokoll ist nicht älter als 1 Stunde bzw. als die unter Einstellungen festgelegte Vorhaltezeit. Das Programmprotokoll wurde von einem Gerät erzeugt, das in MELAview lizenziert ist. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Freigabe RDG. 2. Wählen Sie den MELAtherm 10 aus und klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich folgende Liste: 19

20 Kapitel 4 Freigabeprozess 3. Wählen Sie durch Klick auf das Verzeichnis aus, in dem das Programmprotokoll des MELAtherm liegt. Je nach Suchtiefe der Ordnerebenen (siehe Kapitel 7 Administrator-Einstellungen, Weitere Einstellungen) werden das Verzeichnis und ggf. Unterverzeichnisse nach noch nicht freigegebenen Programmprotokollen durchsucht und in der Liste angezeigt. 4. Wählen Sie aus der Liste das freizugebende Programmprotokoll aus und klicken Sie auf Weiter. 5. Beantworten Sie nachfolgendes Dialogfenster mit Ja. Die freigegebene MELAtherm-Charge kann danach für die Beladungsdefinition für den Autoklav innerhalb von 24 Stunden weiterverwendet werden. Danach verfällt das Programmprotokoll. Freigabeoptionen (nur für MELAtherm) Es stehen drei Optionen zur Verfügung: Alle Beladungselemente freigeben 1. Wenn Sie alle Beladungselemente einer RDG-Charge freigeben möchten, wählen Sie Alle Beladungselemente freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 2. Wählen Sie, welche und wie viele Beladungselemente Sie für die Sterilisation weiterverwenden möchten und klicken Sie anschließend auf Weiter. Es wird eine Vorschau des Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls angezeigt, siehe Abschnitt Erstellen eines Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls. Einzelne Beladungselemente nicht freigeben Voraussetzung, damit einzelne Beladungselemente ausgewählt werden können: Unter Beladungsverwaltung wurden Begründungen angelegt, siehe Kapitel 7 Administrator- Einstellungen. Wenn Sie ein Beladungselement einer RDG-Charge nicht freigeben möchten, wählen Sie Einzelne Beladungselemente nicht freigeben und klicken anschließend auf Weiter. 20

21 Kapitel 4 Freigabeprozess Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Wählen Sie in der linken Liste Beladungselement das betreffende Beladungselement und die Anzahl aus und geben Sie in der rechten Liste Begründung mindestens einen Grund an, warum das betreffende Beladungselement nicht freigegeben wurde. 2. Wenn in der Liste der betreffende Grund nicht aufgeführt ist, tragen Sie unter sonstige Begründung einen anderen Grund ein und fügen Sie diesen durch Klick auf hinzu, siehe auch Beladungsverwaltung Begründungen. Sonstige Begründungen werden nicht in die Liste der Begründungen in der Datenbank gespeichert. 3. Verfahren Sie auf diese Weise mit allen nicht freigegebenen Beladungselementen. 4. Klicken Sie abschließend auf Weiter. Gesamte MELAtherm-Charge nicht freigeben Voraussetzung, damit einzelne Beladungselemente ausgewählt werden können: Unter Beladungsverwaltung wurden Begründungen angelegt, siehe Kapitel 7 Administrator- Einstellungen. 21

22 Kapitel 4 Freigabeprozess Wenn Sie die gesamte MELAtherm-Charge nicht freigeben möchten, wählen Sie Charge nicht freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Geben Sie in der Liste Begründung mindestens einen Grund an, warum die betreffende MELAtherm-Charge nicht freigegeben wurde. 2. Wenn in der Liste der betreffende Grund nicht aufgeführt ist, tragen Sie unter sonstige Begründung einen anderen Grund ein und fügen Sie diesen durch Klick auf auch Beladungsverwaltung Begründungen. 3. Klicken Sie abschließend auf Weiter. hinzu, siehe HINWEIS Die Zeitspanne zum Vorhalten von Programmprotokollen für eine anschließende Beladungsdefinition im Autoklav kann unter weitere Einstellungen Beladung/Freigabe geändert werden. HINWEIS Wenn das Dialogfenster eine Warnmeldung anzeigt, ziehen Sie für nähere Informationen bitte das Programmprotokoll des MELAtherm hinzu. 22

23 Kapitel 4 Freigabeprozess Freigabe einer Charge aus einem anderen Reinigungs- und Desinfektionsgerät (RDG) Eine RDG-Charge aus einem anderen RDG kann nur vollständig freigegeben und für eine Autoklav- Beladung weiterverwendet werden, d.h. hier ist es nicht möglich, nur einzelne Beladungselemente freizugeben und später für eine Autoklav-Beladung eine Auswahl an Beladungselementen weiterzuverwenden. Wenn Sie eine Fremd-RDG-Charge freigeben möchten, tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein und geben Sie, falls vorhanden, außerdem den Pfad zur Protokolldatei an. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Freigabe RDG. 2. Wählen Sie Manuelle Aufbereitung oder anderes Reinigungs- und Desinfektionsgerät (RDG) aus und klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 3. Tragen Sie eine Beschreibung ein und geben Sie, falls vorhanden, den Pfad zur Protokolldatei an. 4. Klicken Sie auf Freigeben, um den Vorgang abzuschließen. 23

24 Kapitel 4 Freigabeprozess 5. Bestätigen Sie nachfolgendes Dialogfenster mit OK. Die freigegebene RDG-Charge kann danach für die Beladungsdefinition für den Autoklav innerhalb einer festgelegten Zeit (Standard: 24 Stunden) weiterverwendet werden. Danach verfällt die Freigabe. Die Vorhaltezeit kann in den Administratoreinstellungen unter Weitere Einstellungen geändert werden. Erstellen eines Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls HINWEIS Ein Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll kann nicht für Chargen aus anderen Reinigungs- und Desinfektionsgeräten oder einer manuellen Aufbereitung erstellt werden. Nach Freigabe einer MELAtherm-Charge oder einem Teil der MELAtherm-Charge wird ein sogenanntes Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll erstellt. In diesem Protokoll werden alle Informationen eines Zyklus dokumentiert. Zunächst wird eine Vorschau erstellt. Im Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll können Sie unter Optionale Informationen außerdem folgende Elemente anzeigen lassen: Textprotokoll (MELAtherm) Es wird das Textprotokoll der zuvor freigegebenen MELAtherm-Charge im Anhang des Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls angezeigt. Grafikprotokoll (MELAtherm) Es wird das Grafikprotokoll der zuvor freigegebenen MELAtherm-Charge im Anhang des Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls angezeigt. Benutzerbild Es werden die Benutzerbilder der Personen im Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll angezeigt, die die Beladungsdefinition erstellt und die Charge freigegeben haben. 24 Inhalt der Beladungselemente Es wird die Inhaltsdefinition zu jedem Beladungselement im Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll aufgelistet.

25 Kapitel 4 Freigabeprozess Um den Ablageort des Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls zu ändern, klicken Sie auf den gewünschten Ablageordner aus. und wählen HINWEIS Standardmäßig wird das Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll in dem Verzeichnis gespeichert, das unter weitere Einstellungen Beladung/Freigabe festgelegt wurde. Nach Klick auf Protokoll erzeugen wird das Protokoll als PDF-Dokument im entsprechenden Verzeichnis abgelegt. Etikettendruck Wie Sie nach dem Erstellen des Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls Etiketten drucken, erfahren Sie in Kapitel 5 Etikettendruck. Es können nur Etiketten für Beladungselemente gedruckt werden, die nicht weiterverwendet werden für die Sterilisation. Freigabe einer Sterilisationscharge Voraussetzung, damit ein Sterilisationsprotokoll in MELAtrace freigegeben werden kann: Das Sterilisationsprogramm wurde erfolgreich beendet. Das Sterilisationsprotokoll wurde noch nicht freigegeben. Der Inhalt des Sterilisationsprotokolls wurde nicht geändert. Das Sterilisationsprotokoll ist nicht älter als 1 Stunde bzw. als die unter Einstellungen festgelegte Vorhaltezeit. Das Sterilisationsprotokoll wurde von einem Gerät erzeugt, das in MELAview lizenziert ist. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Freigabe Autoklav. 2. Wählen Sie durch Klick auf das Verzeichnis aus, in dem das entsprechende Sterilisationsprotokoll liegt. Je nach Suchtiefe werden das Verzeichnis und ggf. Unterverzeichnisse nach noch nicht freigegebenen Sterilisationsprotokollen durchsucht und in der Liste angezeigt. 3. Wählen Sie aus der Liste das freizugebende Programmprotokoll aus und klicken Sie auf Weiter. 4. Wenn Sie das gewählte Programmprotokoll freigeben möchten, beantworten Sie das nachfolgende Dialogfenster mit Ja, um den Freigabeprozess, wie im Folgenden beschrieben, durchzuführen. 25

26 Kapitel 4 Freigabeprozess HINWEIS Die Zeitspanne zum Vorhalten von Programmprotokollen für eine Freigabe kann unter weitere Einstellungen Beladung/Freigabe geändert werden. HINWEIS Wenn das Dialogfenster eine Warnmeldung anzeigt, ziehen Sie für nähere Informationen bitte das Programmprotokoll hinzu. Indikatorabfrage Wenn die Indikatorabfrage aktiviert ist, können Sie hier bewerten, ob die mitgeführten Indikatoren umgeschlagen sind. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Bewerten Sie, ob der mitgeführte Indikator umgeschlagen ist und klicken Sie anschließend auf Weiter. HINWEIS Die Indikatorabfrage wird nur angezeigt, wenn diese Funktion unter weitere Einstellungen Beladung/Freigabe Indikatorabfrage durchführen aktiviert ist. Andernfalls wird dieses Fenster übersprungen. 2. Um fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. 26

27 Kapitel 4 Freigabeprozess Freigabeoptionen Nach der Indikatorabfrage müssen die Beladungselemente freigegeben werden. Hier stehen drei Optionen zur Verfügung. Gesamte Sterilisationscharge freigeben Wenn Sie alle Beladungselemente einer Sterilisationscharge freigeben möchten, wählen Sie Alle Beladungselemente freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es wird sofort eine Vorschau des Aufbereitungsprotokolls angezeigt, siehe Abschnitt Erstellen eines Aufbereitungsprotokolls. Einzelne Beladungselemente nicht freigeben Voraussetzung, damit einzelne Beladungselemente ausgewählt werden können: Unter Beladungsverwaltung wurden Begründungen angelegt, siehe Kapitel 7 Administrator- Einstellungen. Wenn Sie Beladungselemente einer Sterilisationscharge nicht freigeben möchten, wählen Sie Einzelne Beladungselemente nicht freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Wählen Sie in der linken Liste Beladungselement das betreffende Beladungselement und die Anzahl aus und geben Sie in der rechten Liste Begründung mindestens einen Grund an, warum das betreffende Beladungselement nicht freigegeben wurde. 27

28 Kapitel 4 Freigabeprozess HINWEIS Es ist nicht möglich, nur einzelne Beladungselemente eines Sterilcontainers freizugeben. 2. Wenn in der Liste der betreffende Grund nicht aufgeführt ist, tragen Sie unter sonstige Begründung einen anderen Grund ein und fügen Sie diesen durch Klick auf hinzu, siehe auch Beladungsverwaltung Begründungen. Sonstige Begründungen werden nicht in die Liste der Begründungen in der Datenbank gespeichert. 3. Verfahren Sie auf diese Weise mit allen nicht feigebenen Beladungselementen. 4. Klicken Sie abschließend auf Weiter. Gesamte Sterilisationscharge nicht freigeben Voraussetzung, damit einzelne Beladungselemente ausgewählt werden können: Unter Beladungsverwaltung wurden Begründungen angelegt, siehe Kapitel 7 Administrator- Einstellungen. Wenn Sie die gesamte Sterilisationscharge nicht freigeben möchten, wählen Sie Charge nicht freigeben und klicken anschließend auf Weiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1. Geben Sie in der Liste Begründung mindestens einen Grund an, warum die betreffende Sterilisationscharge nicht freigegeben wurde. 2. Wenn in der Liste der betreffende Grund nicht aufgeführt ist, tragen Sie unter sonstige Begründung einen anderen Grund ein und fügen Sie diesen durch Klick auf auch Beladungsverwaltung Begründungen. 3. Klicken Sie abschließend auf Weiter. Erstellen eines Aufbereitungsprotokolls hinzu, siehe Nach Freigabe der Sterilisationscharge wird ein sogenanntes Aufbereitungsprotokoll erstellt. In dem Aufbereitungsprotokoll werden alle Informationen des gesamten Aufbereitungsprozesses einer Charge dokumentiert. 28

29 Kapitel 4 Freigabeprozess Zunächst wird eine Vorschau erstellt. Im Aufbereitungsprotokoll können Sie unter Optionale Informationen außerdem folgende Elemente anzeigen lassen: Textprotokoll (MELAtherm) Es wird/werden das/die Textprotokoll(e) aus allen MELAtherm-Chargen im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt, deren Beladungselemente in der Autoklav-Beladung enthalten sind. Grafikprotokoll (MELAtherm) Es wird/werden das/die Grafikprotokoll(e) aus allen MELAtherm-Chargen im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt, deren Beladungselemente in der Autoklav-Beladung enthalten sind. Textprotokoll (Sterilisation) Es wird das Textprotokoll der zuvor freigegebenen Sterilisationscharge im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt. Grafikprotokoll (Sterilisation) Es wird das Grafikprotokoll der zuvor freigegebenen Sterilisationscharge im Anhang des Aufbereitungsprotokolls angezeigt. Benutzerbild Es werden die Benutzerbilder der Personen im Aufbereitungsprotokoll angezeigt, die die Beladungsdefinition erstellt und die Charge freigegeben haben. Inhalt Es wird die Inhaltsdefinition zu jedem Beladungselement im Aufbereitungsprotokoll aufgelistet. Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll Wenn die Sterilisationscharge Beladungselemente aus einer oder mehreren freigegebenen MELAtherm- Chargen enthält, können die entsprechenden Reinigungs- und Desinfektionsprotokolle angehangen werden. Um den Ablageort des Aufbereitungsprotokolls zu ändern, klicken Sie auf gewünschten Ablageordner aus. und wählen den HINWEIS Standardmäßig wird das Aufbereitungsprotokoll in dem Verzeichnis gespeichert, das unter weitere Einstellungen Beladung/Freigabe festgelegt wurde. Nach Klick auf Aufbereitungsprotokoll erzeugen wird das angezeigte Aufbereitungsprotokoll als PDF- Dokument im entsprechenden Verzeichnis abgelegt. Wie Sie anschließend Etiketten drucken können, erfahren Sie in Kapitel 5 Etikettendruck. 29

30 Kapitel 5 Etikettendruck Kapitel 5 Etikettendruck Druckereinstellungen Voraussetzung, damit Etiketten auf dem Label-Printer gedruckt werden können: Es ist ein Label-Printer MELAprint 60 im Praxis-Netzwerk eingerichtet. Wenn Sie Etiketten auf dem Label-Printer MELAprint 60 ausgeben möchten, müssen Sie nach der Installation von MELAtrace einmalig die IP-Adresse des MELAprint 60 in MELAtrace einstellen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie das Menü Etikettendruck MELAprint 60 Druckereinstellungen. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster. 2. Wenn Sie die IP-Adresse des Label-Printers kennen, geben Sie sie in die untere Zeile bei IP- Adresse manuell eingeben ein oder suchen Sie den Label-Printer im Netzwerk durch Klick auf das Lupen-Symbol. 3. Übernehmen Sie die Einstellungen durch Klick auf die Schaltfläche Speichern. Testdruck Um zu überprüfen, ob der Label-Printer in MELAtrace erkannt wurde, können Sie durch Klick auf die Schaltfläche Testdruck ein Beispiel-Etikett ausdrucken. 30

31 Kapitel 5 Etikettendruck Etikettendruck sofort nach Chargenfreigabe HINWEIS Es können keine Etiketten für Chargen aus anderen Reinigungs- und Desinfektionsgeräten oder einer manuellen Aufbereitung gedruckt werden. Für Beladungselemente aus einer MELAtherm-Charge können nur Etiketten gedruckt werden, wenn diese nicht für die Sterilisation weiterverwendet werden. Wenn Sie die Freigabe einer MELAtherm-Charge oder eines verpackten Sterilisierprogrammes erfolgreich abgeschlossen und anschließend ein Reinigungs- und Desinfektionsprotokolls bzw. ein Aufbereitungsprotokoll erzeugt haben, können Sie im Menü Etiketten-Druck MELAprint 60 Etiketten für alle oder ausgewählte Beladungselemente drucken. Mögliche Optionen Etiketten für alle Beladungselemente drucken Es wird für jedes freigegebene Beladungselement bzw. jeden Sterilcontainer ein Etikett mit entsprechender Bezeichnung gedruckt. Die Anzahl der Etiketten kann in diesem Fall nicht geändert werden. Etiketten ausgewählter Beladungselemente/Sterilcontainer drucken Wählen Sie, für welche und wie viele freigegebene Beladungselemente/Sterilcontainer Etiketten gedruckt werden sollen. Etiketten ohne Beschriftung der Beladungselemente drucken Auf das Etikett wird nicht die Bezeichnung des freigegebenen Beladungselements/Sterilcontainers gedruckt. 31

32 Kapitel 5 Etikettendruck Lagerdauer Hier legen Sie die maximale Lagerdauer für die freigegebenen Beladungselemente fest, d.h. bis wann die Beladungselemente als steril gelten. Etiketten drucken Mit Klick auf die Schaltfläche Drucken wird der Etikettendruck ausgelöst. Etikettendruck zu einem späteren Zeitpunkt HINWEIS Bei Beladungselementen von Sterilisationschargen können nur Etiketten für Klasse-B Sterilisationsprogramme gedruckt werden. Andernfalls wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. 1. Wählen Sie im Hauptmenü Etikettendruck MELAprint Wählen Sie aus der Liste freigegebener Chargen die entsprechende MELAtherm- oder Sterilisationscharge aus. Wenn zu der Charge ein Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll bzw. ein Aufbereitungsprotokoll erzeugt wurde, wird dieses in der Vorschau angezeigt sowie Informationen über die Person, die die Charge freigegeben hat, Datum der Freigabe, verwendetes Gerät u.a. Wenn zu der ausgewählten Charge kein Protokoll gefunden wird, z. B. weil es in ein anderes Ablageverzeichnis verschoben oder umbenannt wurde, können Sie manuell durch Klick auf Aufbereitungsprotokoll öffnen das Ablageverzeichnis suchen und das Aufbereitungsprotokoll öffnen. 32

33 Kapitel 5 Etikettendruck 3. Um die gewünschte Anzahl an Etiketten und die Lagerdauer festzulegen, klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich dasselbe Dialogfenster wie bei dem sofortigen Etikettendruck nach der Chargenfreigabe (siehe Etikettendruck sofort nach Chargenfreigabe, Seite 31). 4. Klicken Sie auf Drucken, um den Druck zu starten. 33

34 Kapitel 6 MELAview Protokollarchiv Kapitel 6 MELAview Protokollarchiv Sie können direkt aus MELAtrace das Programm MELAview starten oder zwischen den Programmen wechseln. Empfang eines Programmprotokolls aus MELAview Voraussetzung, damit ein Protokoll in MELAtrace empfangen werden kann: Das Gerät (MELAtherm oder Autoklav) ist mit MELAview verbunden. Die Sofortausgabe ist im entsprechenden Gerät aktiviert. Das Programm MELAtrace wird parallel ausgeführt. Nach Programmende wird das Programmprotokoll eines Reinigungs- und Desinfektionsgerätes bzw. eines Autoklaven direkt an MELAtrace weitergegeben. Es wird ein Dialogfenster angezeigt, dass ein Protokoll empfangen wurde. Wenn Sie das Programmprotokoll mit MELAtrace freigeben möchten, beantworten Sie die entsprechende Frage im Dialogfenster mit Ja. Danach führen Sie den Freigabeprozess, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben, durch. Freigabe einer RDG-/Sterilisationscharge aus MELAview 1. Wählen Sie ein beliebiges Programmprotokoll aus der Protokoll-Liste in MELAview aus. 2. Rufen Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf das gewählte Programmprotokoll das Kontextmenü auf. Mit Protokoll in MELAtrace freigeben wird zu MELAtrace gewechselt. 34

35 Kapitel 6 MELAview Protokollarchiv Wenn Sie z. B. ein MELAtherm-Programmprotokoll ausgewählt haben, öffnet sich in MELAtrace das Menü Freigabe RDG. In der Liste wird dann nur das zuvor ausgewählte MELAtherm- Programmprotokoll angezeigt. 3. Um ein MELAtherm-Programmprotokoll freizugeben, gehen Sie, wie in Kapitel 4 Freigabeprozess, Freigabe einer MELAtherm-Charge beschrieben, vor. Um ein Programmprotokoll nach einer Sterilisation freizugeben, gehen Sie, wie in Kapitel 4 Freigabeprozess, Freigabe einer Sterilisationscharge, vor. 35

36 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Die folgenden Menüs sind nur sichtbar und editierbar, wenn Sie in MELAtrace als Administrator angemeldet sind. Beladungsverwaltung Beladungselemente Hier werden die Beladungselemente, die für die Beladungsdefinition verwendet werden, angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht. Neues Beladungselement erstellen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung Beladungselemente auf. Es wird ein neues Beladungselement angelegt. 2. Tragen Sie einen aussagekräftigen Namen in das rechte Textfeld ein. Der Haken Für Sterilisation weiterverwenden ist standardmäßig gesetzt. Daher stehen zunächst alle Beladungselemente nach einer MELAtherm-Freigabe auch zum Beladen eines Autoklaven zur Verfügung. 3. Wenn das Beladungselement nach einer MELAtherm-Freigabe nicht sterilisiert werden soll, entfernen Sie den Haken bei Für Sterilisation weiterverwenden. 36

37 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Inhalt des Beladungselements festlegen Sie können für jedes Beladungselement eine Inhaltsdefinition festlegen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt. Es öffnet sich ein neues Fenster: 2. Legen Sie in der Liste Inhalt durch Klick auf Elemente an und legen Sie die Anzahl der jeweiligen Elemente fest. Sie können jederzeit Elemente aus der Liste durch Klick auf Entfernen entfernen. Die entfernten Elemente werden dann in die Liste Zuletzt verwendete Beladungselemente verschoben. Nicht mehr benötigte bzw. nicht in anderen Beladungselementen enthaltene Elemente können aus der Liste endgültig durch Klick auf gelöscht werden. Die Liste Zuletzt verwendete Beladungselemente enthält alle Inhaltselemente, die bisher erstellt/gespeichert wurden. 3. Durch Klick auf Übernehmen wird die Inhaltsdefinition übernommen. Ein Bild hinterlegen 1. Wenn Sie ein Bild zu dem Beladungselement hinterlegen möchten, wählen Sie durch Klick auf die entsprechende Bilddatei aus einem Verzeichnis auf dem Computer aus. Die Bilder können auch durch Hineinziehen in das Einstellungsfenster hinzufügt bzw. ausgetauscht werden. 2. Durch Klick auf Speichern wird das neue Beladungselement in die Liste übernommen. 37

38 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Barcode zuweisen Sie können jedem Beladungselement einen Barcode (Code128) zuweisen. Dabei können Sie einen vorhandenen Barcode einscannen oder für das jeweilige Beladungselement einen neuen Barcode generieren. 1. Wählen Sie das gewünschte Beladungselement in der Liste Bezeichnung aus. 2. Um einen Barcode zuzuweisen oder einen neuen Barcode für das jeweilige Beladungselement zu generieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Barcode. Es öffnet sich ein neues Fenster. 3. Wenn für das Beladungselement bereits ein Barcode vorhanden ist, scannen Sie ihn jetzt ein. Bei erfolgreichem Scannen wird der Barcode in dem weißen Feld angezeigt. 4. Wenn es noch keinen Barcode für das ausgewählte Beladungselement gibt, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Barcode. Der neue Barcode wird in dem weißen Feld angezeigt. 5. Schließen Sie das Fenster. Übersicht aller Beladungselemente Sie können bei Bedarf eine Übersicht mit allen Beladungselementen, die in der Datenbank gespeichert sind, ausdrucken. Wenn Sie einen Barcode-Scanner besitzen, können Sie in dem Menü Beladung RDG/ Beladung Autoklav die Beladung durch Abscannen der Barcodes der jeweiligen Beladungselemente zeitsparend zusammenstellen. 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung Beladungselemente auf die Schaltfläche. Es öffnet sich folgendes Fenster: 2. Wählen Sie die gewünschten Druckeinstellungen und klicken Sie auf Drucken. 38

39 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Risikoklasse Sie müssen für jedes Beladungselement eine Risikoklasse wählen. So werden abhängig von der jeweiligen Risikoklasse nützliche Benutzerhinweise angezeigt. Standardchargen Als Standardchargen werden Sammlungen von vorhandenen Beladungselementen bezeichnet. Diese können hier angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht werden. Wie Sie solche Sammlungen erstellen und verwalten, lesen Sie im Folgenden: Neue Standardcharge erstellen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung Standardchargen auf die Schaltfläche. Es wird eine neue Standardcharge angelegt. 2. Tragen Sie für diese Standardcharge eine aussagekräftige Bezeichnung in das Feld Bezeichnung ein. 39

40 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen 3. Ordnen Sie dieser Standardcharge die gewünschten Beladungselemente und deren Anzahl zu. 4. Durch Klick auf Speichern wird die Standardcharge in MELAtrace übernommen. Eine Standardcharge aus der Liste löschen 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung Standardcharge eine Standardcharge in der Liste aus und klicken Sie auf. Damit wird sie aus der Liste der für die Beladungsdefinition zur Verfügung stehenden Standardchargen gelöscht. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird die Standardcharge endgültig aus MELAtrace gelöscht. Barcode zuweisen siehe vorherigen Abschnitt auf Seite 38, Abschnitt Barcode zuweisen. Übersicht aller Standardchargen drucken Sie können bei Bedarf eine Übersicht aller Standardchargen, die in der Datenbank gespeichert sind, ausdrucken. Wenn Sie einen Barcode-Scanner besitzen, können Sie in dem Menü Beladung RDG/ Beladung Autoklav die Beladung durch Abscannen der Barcodes zeitsparend zusammenstellen, siehe Seite 38, Abschnitt Übersicht aller Beladungselemente. Sterilcontainer Hier werden die Sterilcontainer angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht und können in der Beladungsdefinition mit Beladungselementen gefüllt werden. Neuen Sterilcontainer anlegen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung Sterilcontainer auf die Schaltfläche. 40

41 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen 2. Es wird ein neuer Sterilcontainer angelegt. 3. Tragen Sie einen aussagekräftigen Namen in das rechte Textfeld ein. Barcode zuweisen siehe vorherigen Abschnitt auf Seite 38, Abschnitt Barcode zuweisen. Übersicht aller Sterilcontainer drucken Sie können bei Bedarf eine Übersicht aller Sterilcontainer, die in der Datenbank gespeichert sind, ausdrucken. Wenn Sie einen Barcode-Scanner besitzen, können Sie in dem Menü Beladung RDG/ Beladung Autoklav die Beladung durch Abscannen der Barcodes zeitsparend zusammenstellen, siehe Seite 38, Abschnitt Übersicht aller Beladungselemente. 41

42 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Ein Bild hinterlegen 1. Wenn Sie ein Bild zu dem Sterilcontainer hinterlegen möchten, wählen Sie durch Klick auf die entsprechende Bilddatei aus einem Verzeichnis auf dem Computer aus. Die Bilder können auch durch Hineinziehen in das Einstellungsfenster hinzufügt bzw. ausgetauscht werden. 2. Durch Klick auf Speichern wird der neue Sterilcontainer in MELAtrace übernommen. Einen Sterilcontainer aus der Liste löschen 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung Sterilcontainer einen Sterilcontainer in der Liste aus und klicken Sie auf. Damit wird dieser aus der Liste der für die Beladungsdefinition zur Verfügung stehenden Sterilcontainer gelöscht. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird der Sterilcontainer endgültig aus MELAtrace gelöscht. Begründungen Hier werden die Gründe angelegt und bearbeitet bzw. gelöscht, die angegeben werden können, wenn Beladungselemente, Sterilisationschargen oder Sterilcontainer nicht freigegeben werden sollen. HINWEIS Wenn hier keine Begründungen angelegt sind, muss dennoch in dem Fall, dass Beladungselemente nicht freigegeben werden, in dem Feld Sonstige Begründung eine Begründung manuell eingetragen werden. 42

43 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Neue Begründung erstellen 1. Klicken Sie im Menü Beladungsverwaltung Begründungen auf die Schaltfläche. Es wird eine neue Begründung angelegt. 2. Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung in das rechte Textfeld ein. 3. Legen Sie fest, ob der jeweilige Grund für einen Autoklav, ein RDG oder beides gelten soll. Die ausgewählte Begründung steht dann abhängig von dem gesetzten Haken nur bei Elementen aus MELAtherm- oder Sterilisationschargen zur Verfügung. 4. Durch Klick auf Speichern wird die neue Begründung in MELAtrace übernommen. Eine Begründung aus der Liste löschen 1. Wählen Sie im Menü Beladungsverwaltung Begründungen einen Grund in der Liste aus und klicken Sie auf. Damit wird er aus der Liste der für das nicht Freigeben einer Sterilisationscharge zur Verfügung stehenden Begründungen gelöscht. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird die Begründung endgültig aus MELAtrace gelöscht. Benutzerverwaltung Praxis In dem Menü Benutzerverwaltung Praxis werden die Kontaktdaten der Praxis aus dem Lizenzierungsformular übertragen und können nicht verändert werden. Diese Informationen erscheinen auf dem Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll und dem Aufbereitungsprotokoll. 43

44 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Lediglich Telefon- und Faxnummer, -Adresse sowie Internetadresse der Praxis und Logo können bearbeitet werden. Benutzer Hier werden die Benutzer angelegt und verwaltet, die mit MELAtrace arbeiten. Einen Benutzer anlegen 1. Klicken Sie im Menü Benutzerverwaltung Benutzer auf die Schaltfläche. Es wird ein neuer Benutzer angelegt. 2. Füllen Sie mindestens die mit einem * gekennzeichneten Felder aus. Nur dann kann der Benutzer gespeichert werden. 3. Wenn Sie optional ein Benutzerbild hinzufügen möchten, klicken Sie auf und wählen Sie eine neue Bilddatei aus einem Verzeichnis auf dem Computer aus. Benutzerbilder können im Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll sowie im Aufbereitungsprotokoll angezeigt werden. Die Bilder können auch durch Hineinziehen in das Einstellungsfenster hinzugefügt bzw. ausgetauscht werden. 4. Bestimmen Sie die Rolle des jeweiligen Benutzers. Beachten Sie, dass nur als Administrator (in MELAtrace) angemeldete Benutzer Einstellungen zur Beladungsverwaltung, Benutzerverwaltung usw. vornehmen können. Für einfache Benutzer sind diese Menüpunkte ausgeblendet. 5. Durch Klick auf Speichern wird der Benutzer in die Liste übernommen. 44

45 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Einen Benutzer sperren Benutzer können nicht gelöscht, sondern lediglich gesperrt werden, so dass sie sich nicht mehr in MELAtrace anmelden können und keine Freigaberechte mehr besitzen. Um einen Benutzer zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Benutzerverwaltung Benutzer einen Benutzer in der Liste aus und klicken Sie auf. Anhand des Schlosses ( bzw. ) sehen Sie den aktuellen Status eines Benutzers. Passwort ändern Benutzer-Passwörter können jederzeit, jedoch nur von Administratoren geändert werden. Um ein Passwort eines Benutzers zu ändern, muss zur Authentifizierung auch ein Administrator-Passwort eingegeben werden. HINWEIS In dem Fall, dass unerwartet alle Admin-Passwörter verloren gehen sollten, wenden Sie sich bitte an MELAG. Authentifizierung Hier wird festgelegt, in welchen Situationen die Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes auch nach dem Anmelden bei Programmstart erforderlich ist. Durch Klick auf Speichern werden die Einstellungen übernommen. Wenn Sie die Einstellungen wieder auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Standard wiederherstellen. Auto-Logout Hier wird festgelegt, ob ein Benutzer bei Inaktivität nach einer bestimmten Zeit automatisch vom Programm abgemeldet werden soll. Wenn der Haken unter Auto-Logout gesetzt ist, wir der Benutzer automatisch bei Inaktivität ab abgemeldet. Außerdem stellen Sie hier ein, nach wie viel Minuten Inaktivität der Benutzer automatisch abgemeldet wird. 45

46 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Wenn Sie die Einstellungen wieder auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Standard wiederherstellen. Weitere Einstellungen Beladung/Freigabe In dem Menü weitere Einstellungen Beladung/Freigabe können folgende Einstellungen vorgenommen werden: Funktionen (de)aktivieren Die Programmfunktionen Beladung RDG und Beladung Autoklav können im Programm deaktiviert werden. Die Menüpunkte werden dann nicht mehr im Hauptmenü angezeigt, d.h. es kann keine Beladungsdefinition für ein RDG oder Autoklav erstellt werden. Indikatorabfrage durchführen Hier wird festgelegt, ob während des Freigabeprozesses nach erfolgreich beendeter Sterilisation eine Bewertung der mitgeführten Indikatoren erfolgen soll. Zeitspanne für Protokollfreigabe nach Erstellung des Programmprotokolls [in min] Dieser Wert gibt an, wie lange ein Programmprotokoll nach Programmende (MELAtherm oder Autoklav) noch in MELAtrace freigegeben werden darf. Der Wert wird in Stunden angegeben. Zeitspanne zum Vorhalten von freigegebenen RDG-Chargen [in h] Dieser Wert gibt an, wie lange ein in MELAtrace freigegebenes RDG-Programmprotokoll einer Beladung für den Autoklav zugewiesen werden kann. Der Wert wird in Stunden angegeben. Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll im Protokollverzeichnis ablegen Haken gesetzt: Die Reinigungs- und Desinfektionsprotokolle werden standardmäßig in demselben Verzeichnis wie die Programmprotokolle gespeichert. Haken nicht gesetzt: Durch Klick auf in der zweiten Zeile kann ein Pfad zu einem beliebigen Verzeichnis auf dem Computer angegeben werden. HINWEIS Damit in dem gewählten Ablageverzeichnis Aufbereitungsprotokolle gespeichert werden können, müssen für dieses Verzeichnis Schreibrechte vorhanden sein. Aufbereitungsprotokoll im Protokollverzeichnis ablegen Haken gesetzt: Die Aufbereitungsprotokolle werden standardmäßig in demselben Verzeichnis wie die Programmprotokolle gespeichert. 46

47 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Haken nicht gesetzt: Durch Klick auf in der zweiten Zeile kann ein Pfad zu einem beliebigen Verzeichnis auf dem Computer angegeben werden. HINWEIS Damit in dem gewählten Ablageverzeichnis Aufbereitungsprotokolle gespeichert werden können, müssen für dieses Verzeichnis Schreibrechte vorhanden sein. Suchtiefe für Programmprotokolldateien Die Zahl gibt an, in wie vielen Ordner-Ebenen nach Protokolldateien gesucht wird. Beispiel einer Ordnerstruktur bei MELAG Geräten: Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2 Programmprotokolldateien ausblenden Um die Übersichtlichkeit beim Auswählen der möglichen Programmprotokolle für eine Chargenfreigabe zu erhöhen, können Programmprotokolle, die nicht freigegeben werden können, nach folgenden Filtern in der Liste im Menü Freigabe RDG/Freigabe Autoklav ausgeblendet werden. Wenn freigegeben (Standard) Alle Programmprotokolle, die bereits freigegeben wurden, werden nicht mehr in der Liste angezeigt. Nach Ablauf der Zeitspanne für die Protokollfreigabe Alle Programmprotokolle, die bereits freigegeben wurden oder nicht mehr freigeben werden können, weil sie eine bestimmte Zeitspanne (Zeitspanne für Protokollfreigabe nach Erstellung des Protokolls) überschritten haben, werden in der Liste nicht mehr angezeigt. Nach einem Monat Alle Protokolle, die bereits freigegeben wurden oder älter als ein Monat sind, werden nicht mehr in der Liste angezeigt. 47

48 Kapitel 7 Administrator-Einstellungen Datenbank-Einstellungen HINWEIS Für Datenbank-Einstellungen, besonders für das Sichern bzw. Wiederherstellen der Datenbank wird dringend empfohlen, das Programm MELAtrace als Windows-Administrator auszuführen (Startmenü MELAtrace mit rechter Maustaste Als Administrator ausführen), da MELAtrace auf Systemdateien und -pfade zugreift. In der Datenbank werden alle Beladungselemente inklusive Bildern, Standardchargen, Sterilcontainern, Begründungen, Benutzern, Gerätelizenzen, Beladungsdefinitionen und freigegebenen Programmprotokollen gespeichert. Wenn Sie die Einstellungen wieder auf die Standardeinstellung zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen. Standard-Dateiname für Sicherung Hier kann ein Dateiname für die MELAtrace Sicherungsdatei vergeben werden, unter dem die Sicherungsdatei standardmäßig im Falle einer Sicherung gespeichert wird. Standard-Ordner für Sicherung Durch Klick auf kann ein beliebiges Verzeichnis auf dem Computer als Speicherort festgelegt werden. Standardmäßig ist der Backup-Ordner des Microsoft SQL Servers als Speicherort voreingestellt. 48

49 Kapitel 8 Hilfe-Center Datenbank sichern/wiederherstellen Es wird empfohlen, vor einem Software-Update von MELAtrace eine Sicherung der Datenbank anzulegen. Datenbank sichern Um die Datenbank zu sichern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wenn die Datenbank nicht in dem voreingestellten Verzeichnis gespeichert werden soll, klicken Sie auf, wählen Sie ein beliebiges Verzeichnis auf dem Computer aus und ändern Sie gegebenenfalls den Dateinamen der Sicherungsdatei. 2. Klicken Sie auf Datenbank sichern, um die Sicherung der Datenbank zu starten. Datenbank wiederherstellen/importieren Soll z. B. auf einem anderen Computer MELAtrace ausgeführt und die Datenbank dorthin übertragen werden, können Sie diese zuerst sichern und wie folgt importieren/wiederherstellen: 1. Wenn die Datenbank nicht aus dem voreingestellten Verzeichnis geladen/importiert werden soll, klicken Sie auf und wählen Sie aus dem entsprechenden Verzeichnis auf dem Computer die Sicherungsdatei aus. 2. Klicken Sie auf Datenbank wiederherstellen, um die Datenbank wiederherzustellen bzw. zu importieren. Nach dem Wiederherstellen der Datenbank wird MELAtrace neu gestartet. Kapitel 8 Hilfe-Center Im Hilfe-Center finden Sie weiterführende Informationen, z. B. diese Bedienungsanweisung oder Beispiele für Musterbeladungen für Autoklaven. Die Dokumente sind im PDF-Format hinterlegt. Daher muss ein Programm zum Öffnen von PDF- Dokumenten, z. B. der Adobe Acrobat Reader auf dem Computer installiert sein. 49