Office 2008 für Mac. Office 2008 für Mac Tipps und Tricks. Tipps & Tricks. Tipps

Transkript

1 Office 2008 für Mac Tipps & Tricks Office 2008 für Mac Tipps und Tricks Tipps Tonaufzeichnungen in Word auf den ipod übertragen Einfach die Ansicht Notizbuch-Layout wählen. Dann das Audio-Symbol in der Toolbar anklicken, die Aufnahmelautstärke einstellen und anschließend den runden Aufnahmeknopf drücken. Während der Aufnahme eingegebene Texte werden mit der Tonaufzeichnung abgestimmt. Danach Tools auswählen > Audionachricht > Audionachricht Übertragen Jetzt lässt sich die Tondatei auf den ipod übertragen und unterwegs nutzen. Nur sichtbare Excel-Zellen auswählen Unter Ansicht > Toolbars und Menüs verwalten > Anweisungen > Bearbeiten > Sichtbare Zellen Auswählen und zur Toolbar hinzufügen. Jetzt lassen sich darüber ausschließlich sichtbare Zellen markieren. Das verhindert beim Einfügen die Übernahme nicht sichtbarer Datenmengen. Entourage unterstützt beim Erstellen von Regeln Soll eine Regel für Nachrichten erstellt werden, wählt man einfach eine Nachricht aus, auf welche die Regel angewendet werden soll. Während der Anwender die Kriterien für die Regel auswählt, ergänzt Entourage die Daten bezogen auf die ausgewählte Nachricht. Diese Regel lässt sich wiederverwenden oder bei Bedarf ändern. Datentabellen in Excel Datentabellen zeigen an, wie sich das Ergebnis einer Formel ändert, wenn sich die zugrundeliegenden Variablen ändern. Hierfür muss nach der Dateneingabe die vollständige Tabelle markiert, anschließend im Menü Daten > Tabelle ausgewählt werden. Hier lassen sich die gewünschten Zeilen- und Spalteninhalte definieren und

2 mit OK bestätigen. Excel ersetzt daraufhin die bestehenden Werte und erstellt eine neue Datentabelle. Eine Excel-Auswahl als Bild kopieren Nachdem der Anwender eine beliebige Auswahl in Excel getroffen hat, hält er Shift gedrückt und wählt das Menü Bearbeiten. Statt Kopieren erscheint nun Bild kopieren. Jetzt gibt es zwei Optionen: Bild kopieren in Bildschirmansicht oder Bild kopieren in Druckansicht. Nachdem eine Option über OK bestätigt wurde, befindet sich die Auswahl in der Zwischenablage. Nun kann der Anwender die Zieldatei öffnen und den Inhalt der Zwischenablage als Bild einfügen. Notizzettel in der Notizbuch-Ansicht in Word Mit dieser Funktion kann man individuellen Notizen bestimmte Symbole zuordnen. Unter Auswahl > Formatpalette findet der Anwender den Menüpunkt Notizzettel. Es öffnet sich ein Pop-up-Menü, aus dem das gewünschte Symbol gewählt werden kann. Nachdem die Notiz eingegeben ist, braucht der Anwender nur noch auf das Symbol zu klicken, das dann der Notiz zugeordnet wird. Schnelle Übersetzungshilfe in Word Unter den Reference Tools in der Toolbox wählt der Anwender die Option Übersetze das Dokument unter Übersetzen. Word nutzt dafür einen automatisierten webbasierten Übersetzungsservice, egal ob es sich dabei um Französisch, Spanisch oder Chinesisch handelt. Ausblenden von Entourage-Ordnern Falls nur wenige Ordner in Entourage benötigt werden, kann man diese in die Favoritenliste übernehmen und die Ordnerliste ausblenden. So vergrößert sich die Bildschirmfläche um 200 Pixel.

3 Wechsel des Excel-Standardformats Hierfür wählt der Anwender bei einem beliebigen Arbeitsblatt unter Datei die Option Speichern unter. Er gibt den Namen des Arbeitsblatts ein und wählt das Format Excel Dokumentenvorlage (.xlst). Das Kästchen neben Dateiendung hinzufügen muss frei bleiben. Anschließend muss der Ordner Anwendungen\Microsoft Office 2008\Office\Startup\Excel geöffnet und die Datei gespeichert werden. Nach einem Neustart von Excel lässt sich nun eine neue Arbeitsmappe mit denselben Formatangaben erstellen, sodass Excel das ausgewählte Format auch für ein neues Blatt nutzt, das der Arbeitsmappe hinzugefügt wird. Der neuen Arbeitsmappe müssen dieselben Formatangaben zugewiesen werden wie der Standard-Mappe zu Beginn. Diese speichert der Anwender dann im gleichen Ordner wie zuvor, nur unter einem anderen Namen. Anschließend muss Excel wieder neu gestartet werden. Suchergebnis speichern in Entourage Der Anwender kann ein Suchergebnis entweder der Ordnerliste oder der Favoritenliste hinzufügen, um später erneut darauf zurückgreifen zu können. Mehrere Seiten auf ein Blatt drucken Unter Datei > Drucken kann der Anwender das Layout für die Ausgabe definieren. Unter Seiten pro Blatt lässt sich die gewünscht Seitenanzahl wählen, die auf ein Blatt gedruckt werden soll. Tricks Individuelle Farbschemas in Powerpoint Unter dem Menüpunkt Format > Farbschemas können neue Farben kreiert werden. Diese neuen Farbschemas stehen dann nicht nur in Powerpoint, sondern auch in Word und Excel zur Verfügung.

4 Erweiterte Zeichentools in Powerpoint Wenn man nach dem Erstellen einer beliebigen Linie die CTRL-Taste oder die rechte Maustaste drückt, öffnet sich ein kontextabhängiges Menü. Nach der Auswahl Punkte bearbeiten kann man die einzelnen Punkte anklicken. Die dann sichtbaren Bézierkurven und damit auch die Linien lassen sich über die Punkte verändern. Will der Anwender neue Punkte hinzufügen, muss er im Menü Punkte bearbeiten entweder wieder die CTRL-Taste oder die rechte Maustaste drücken. Im Kontextmenü erscheint Punkte hinzufügen. Bildschirmpräsentation von aktueller Folie öffnen Die Schaltfläche für den Start der Bildschirmpräsentation befindet sich in der unteren linken Ecke des Powerpoint-Fensters (rechts von den Schaltflächen Normalansicht und Foliensortieransicht ). Alternativ lässt sich die Bildschirmpräsentation öffnen, indem man die CTRL- oder die rechte Maustaste auf der entsprechenden Folie anklickt und anschließend aus dem Menü Bildschirmpräsentation wählt. Nachrichtenauswahl in Entourage speichern Der Anwender kann nach bestimmten Nachrichten suchen, indem er einen Ordner öffnet und die Spotlight-Suche aktiviert. Die Liste der Suchergebnisse wird weiter verfeinert, indem weitere Kriterien über die Schaltfläche Hinzufügen am Kopf der Ergebnisliste definiert werden. Das Ergebnis lässt sich anschließend über die Schaltfläche Speichern sichern. Die Ordnerliste auf der linken Seite gibt einen Überblick über alle gespeicherten Ergebnisse. Zielsuche in Excel Die Zielsuche ermöglicht Wenn-Dann -Analysen, die eine bestimmte Variable liefern. Die Funktion kann direkt aus der Toolbox gewählt werden und es erscheint folgender Dialog: Gleiche Zelle [X] an den Wert [Y] an, indem Zelle [Z] verändert

5 wird. Mit anderen Worten: Excel soll den Wert der Zelle Z so anpassen, dass der Wert in Zelle X dem einer anderen Zelle, nämlich Y, entspricht. Beschleunigung der Arbeitsgeschwindigkeit von Office 2008 Hierfür wählt man in Word den Menüpunkt Einstellungen und dort den Reiter Allgemein. Hier müssen folgende Kästchen deaktiviert sein, also die Häkchen entfernt: WYSIWYG Schriftart, Format Menüs und Zeige Projektgalerie beim Programmstart. Das verhindert zwar die Anwendung von WYSIWYG, aber dafür wird die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Office wesentlich erhöht, insbesondere bei älteren Mac-Modellen. Spezielles Layout für Titelseiten und Fotos in Powerpoint Die Einbindung von Fotos in Präsentationen wird immer wichtiger. Daher verfügt Office 2008 über spezielle Layout-Möglichkeiten für Titelseiten und Fotos. In der Elementgalerie zeigt ein Foto in der Miniaturansicht an, dass ein spezielles Layout für Titelseiten und Fotos zur Verfügung steht, um die Titelseite optisch aufzuwerten. AutoKorrektur-Option in Word Die Funktion zur Autoformatierung lässt sich mit einem Klick ausschalten. Im Menü Einstellungen muss der Anwender die Option AutoKorrektur wählen und das Kästchen für die automatische Korrektur von Rechtschreib- und Grammatikfehlern mit einem Klick deaktivieren. Einfache Bearbeitung von AutoFormen in Powerpoint Eine große Mehrzahl an AutoFormen können einfach umgestaltet werden, indem man die gelben Kästchen verwendet, die an den Ecken eines gewählten Objekts erscheinen. Wenn man auf die Schaltfläche AutoFormen klickt und dort Basisformen wählt, kann man aus der Liste beispielsweise einen Smiley wählen.

6 Indem man nun das Kästchen bewegt, kann man aus dem lächelnden ein trauriges Gesicht machen. Diese Möglichkeit zur einfachen Bearbeitung bieten viele AutoFormen. Wussten Sie schon..? 1984 brachte Microsoft die Version Word 1.0 für Mac auf den Markt. Sie wurde das beliebteste Textverarbeitungsprogramm weltweit. Die erste Version von Office für Mac wurde vor genau 20 Jahren veröffentlicht umfasste das Paket Word 4.0, Excel 2.20 sowie Powerpoint 2.01 und gewann fünf Preise, darunter die Auszeichnung InfoWorld Product of the Year gründete Microsoft die Macintosh Business Unit. Mit über 230 Experten von Mac-Produkten ist sie inzwischen eine der größten, auf Mac spezialisierten Entwicklungsgruppen außerhalb des Apple-Konzerns. Microsofts Webseite Mactopia ( bietet eine umfassende Zusammenstellung über alles, was Microsofts Mac-Sparte betrifft: Ganz nahe am Team ist der Mac Mojo Blog, es gibt außerdem Hinweise zur Hilfestellung, Produktvorschläge und viele andere Angaben. Obwohl erst im vergangenen Jahr gestartet, hat sich Mactopia bereits zum perfekten Informationszentrum für Anwender von Office für Mac entwickelt. Die Webseite Art of Office ( ist eine von der Benutzergemeinschaft initiierte Seite, um die künstlerischen Werke Einzelner sowie hilfreiche Dokumentenvorlagen, die mit Microsoft Office erstellt wurden, anderen zur Verfügung zu stellen. Jeder ist eingeladen, die Möglichkeiten zur künstlerischen Gestaltung, die Office 2008 bietet, zu erforschen und seine Ergebnisse auf der Webseite zu präsentieren.