Effizienz im Vor-Ort-Service

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1 Bedienungsanleitung: XOR Work Mate SatWORK Integrierte Auftragsabwicklung & Disposition November 2011 Disposition & Auftragsabwicklung Effizienz im Vor-Ort-Service

2 Versionskontrolle Version/ Datum Verfasser Anpassung / Ergänzung 0.1 OPE Entwurf des Dokuments Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx

3 Rechte Der Inhalt dieses Dokuments ist Eigentum der XOR AG. Es darf ohne schriftliche Genehmigung von XOR AG weder ganz noch teilweise dupliziert, an Dritte weitergegeben oder anderweitig veröffentlicht werden. Der Kunde erhält das das Recht, diese Dokumentation im Zusammenhang mit der Nutzung von SatWork-Software zu verwenden und für den eigenen Gebrauch Kopien herzustellen. XOR und/oder deren Lizenzgeber bleiben Inhaber sämtlicher mit der Leistungserbringung in Zusammenhang stehender Immaterialgüterrechte und der einhergehenden Unterlagen und Dokumentation. Die Nutzungsrechte des Kunden an SatWork-Software ergeben sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag. Alle Angaben Datenblättern und technischen Unterlagen von XOR stehen unter dem Vorbehalt technischer Änderungen und Verbesserungen. Ansprechpartner Dieses Dokument wurde durch die XOR AG erstellt. Für alle Fragen bezüglich des Inhaltes dieses Dokumentes wenden Sie sich bitte an: XOR AG Soodstrasse 53 CH-8134 Adliswil Tel.: +41 (44) Fax: +41 (44) Web: Adliswil, November Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx

4 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Beschreibung Allgemeine Leistungen & Funktionen Systemanforderungen Bedienung Übersicht Hauptmenü Kundenverwaltung Neuer Kunde erfassen / bearbeiten Kunden Objekt Kunden Aufträge Kontakt verwalten Person verwalten Auftragsverwaltung Auftrag erfassen / bearbeiten Objektverwaltung Terminverwaltung Anruflisten Datensychronisation starten Einstellungsmenü Support Setup Admin Login Eingehender Anruf Installation / Update Software Problembehebung Kontaktadressen Support Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx i

5 1 Einführung 1.1 Beschreibung Der XOR Work Mate unterstützt Sie bei der täglichen Büroarbeit. Mit demxor Work Mate können diese Arbeiten jederzeit mobile ausgeführt werden. 1.2 Allgemeine Leistungen & Funktionen Der Work Mate bietet mobile Unterstützung für die folgenden Hauptfunktionen: - Auftragserfassung - Rapporterfassung - Kundenverwaltung - Terminverwaltung 1.3 Systemanforderungen XOR WorkMate läuft auf jedem Windows Moible 6.0 oder Windows Mobile 6.5 Gerät. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 1

6 2 Bedienung 2.1 Übersicht Kommunikation Applikation minimieren Applikation beenden Titel Anzeige (Dialog) Hauptfenster für alle Fuktionen Statuszeile (Info) Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 2

7 2.2 Hauptmenü Auf dem Hauptmenü wird in alle Funktionen der Anwendung verzewigt. Kundenverwaltung Auftragsverwaltung Objekteverwaltung Terminverwaltung Anruflisten Datensynchronisation starten Einstellungsmenü Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 3

8 2.3 Kundenverwaltung Verwaltet alle Kunden und Kontakte Zeigt die Kontaktliste an Zeit alle Aufträge zu diesem Kunden an Zeit die Kundendetails an Das Suchefenster wird geöffnet um einen Kunden nach dem Namen zu suchen. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 4

9 2.3.1 Neuer Kunde erfassen / bearbeiten Wird ein neuer Kunde erfasst, so wird zur Vereinfachung eine Schnellerfassung gestartet. Mit dieser Erfassung werden die wichtigsten Daten voraberfasst. Danach können die Zusätzlichen Daten, falls notwendig erfasst werden. Die Schnellerfassung verlangt die folgenden Eingaben: - Anrede - Name - Adresse - Postleitzahl - Ort Zeigt die Kontaktverwaltung an Zeigt die Personenverwaltung an Zeigt an welche Seite aktiv ist. Durch klick kann die Seite gewechselt werden. Wechselt die Anzeige zwischen Kunde, Objek und Auftrag Speichert die Daten Bemerkung: Der Seitenwechsel kann auch durch streichen mit dem Finger auf dem Bildschirm von Links nach Rechts bzw. Rechts nach Links ausgeführt werden. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 5

10 2.3.2 Kunden Objekt Anzeige der Kunden Objekte Auswahl welche Objektgruppen nur angezeigt werden sollen Ein neuer Auftrag zu diesem Kunden mit diesem Objekt erstellen Zeigt Detailinformationen zu diesem Objekt an Kunden Aufträge Anzeige der Kunden Auftäge Ruft die Nummer im Feld Telefon an Öffnet die Auftragsmaske Zeigt die erledigten Aufträge an Zeit die Offenen Aufträge an Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 6

11 2.3.4 Kontakt verwalten Bei der Kontaktverwaltung warden Kontakte zu einer Adresse oder einer Person verwaltet. Der Kontakt wird angerufen Kontakt bearbeiten Kontakt löschen Kontakt erfassen / bearbeiten Beim Erfassen eines neuen Kontaktes wird die Schnellerfassung gestartet. Speichert die Daten Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 7

12 2.3.5 Person verwalten Eine Liste mit den Kontakten wird angezeigt um diese anzurufen. Person löschen Person bearbeiten Person erfassen / bearbeiten Beim Erfassen einer neuen Person wird die Schnellerfassung gestartet. Zeigt die Kontaktverwaltung für diese Person an. Speichert die Daten Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 8

13 2.4 Auftragsverwaltung Listet alle Aufträge auf. Wird dieses Fenster über den Kunden aufgerufen,so werden nur die Aufträge zu diesem Kunden angezeigt. Ruft die Nummer aus dem Feld Telefon an Löscht diesen Auftrag Zeigt die Auftragsdetails an Öffnet den Dialog um Arbeits- bzw. Fahrzeiten zu stoppen. Öffnet die Auswahl zum Suchen in den Aufträgen. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 9

14 2.4.1 Auftrag erfassen / bearbeiten Auftragserfassungsmaske Zeigt den Terminkalendar an Rapporterfassungsmaske Unterschrift Rechnungsdetail Zeigt die aktuelle Seite an Daten werden gespeichert Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 10

15 Auftragstermin Wechselt die Ansicht des Kalendars Bedeutung der Farben: Hintergrund Gelb Aktueller Auftrag Gründer Balken: Aufrag offen Roter Baklen: Auftrag verrechnet Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 11

16 Rapport Die Menge ändern Den Betrag ändern Eine Notiz zum Artikel hinzufügen Aritkel aus dem Rapport löschen Neuen Artikel dem Rapport hinzufügen Gestoppte Zeiten hinzufügen. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 12

17 Unterschrift Unterschrift wird gelöscht. Geht nur solange der Auftrag nicht verrechnet ist Rechnung Der Auftrag wird verrechnet und mit dem Backoffice Synchronisiert. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 13

18 2.5 Objektverwaltung Hier kann ein Auftrag direkt über ein Objekt erfasst werden Auswahlliste um eine Gruppe zu selektionieren Ein Auftrag erfassen für diesen Kunden mit diesem Objekt. Objekt Info anzeigen Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 14

19 2.6 Terminverwaltung Verwaltet die Termine der Aufträge und der Errinerungen. Zeigt Kalender an um das Datum zu wechseln Der Wochentag kann direkt angewählt werden. Wechselt zum heutigen Datum Tage vor bzw. zurückblättern. Neuer Termin (Auftrag oder Errinerung) erfassen Kalendaransicht wechseln. Die Tage vor- bzw. zurückblättern kann auch durch wischen des Fingers von links nach rechts bzw. rechts nach links ausgeführt werden. Die Farben für die Termine sind wie folgt: Grün: Rot: Blau: Offener Auftrag (noch nicht verrechnet) Auftrag verrechnet (Rechnung erstellt) Errinerung Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 15

20 2.7 Anruflisten Liste die letzten eingehenden bzw. ausgehenden Anrufe an. Eingegangener Anruf Ausgegangener Anruf Nummer wählen Falls der Anrufer als Kunde oder Person im XOR Work Mate erfasst ist wird dieser Angezeigt Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 16

21 2.8 Datensychronisation starten Alle Daten werden mit dem Backoffice synchronisiert Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 17

22 2.9 Einstellungsmenü Zeigt das Info Fenster an Zeigt das Support Fenster an Zeigt das Setup Fenster an. Dies ist Passwort geschützt Zeigt das Fenster mit Administratoren Funktionen an. Dies ist Passwort geschützt. Sendet die Information aus dem Info Fenster an die Zentrale Support Ruft die Support Nummer von XOR AG an Startet ein Fernsupport Programm. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 18

23 2.9.2 Setup Login Daten ändern. Sucht ob ein neues Update auf dem Gerät vorhanden ist und führt dies aus. Log Daten werden an die Zentrale gesendet Admin Alle Daten werden neu von der Zentrale geladen. Dabei kann ausgewählt werden ob die DB neu erstellt werden soll. Synchronisation die hängen, können neu gestartet werden. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 19

24 2.10 Login Beim ersten Start muss das Gerät in der Zentrale angemeldet werden. Dabei sind die folgenden Daten notwendig: - Teilnehmer: Ist die Eindeutige Identifikation des Gerätes. Dieser Name muss mit dem Backoffice übereinstimmen. - XOR Dispo: Ist der Name zu welcher Dispo dieses Gerät gehört. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 20

25 2.11 Eingehender Anruf Kommt ein Anruf so versucht XOR Mate die Nummer zu erkennen und sucht in den Adressen nach dem Anrufer und zeigt diesen an. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 21

26 3 Installation / Update 3.1 Software Die Installation oder das Update der XOR Work Mate Software wird mittels einer Cab Datei ausgeführt. Diese Datei auf das Gerät kopieren und danach ausführen. Startet die Installation Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 22

27 4 Problembehebung Problem Keine Daten vorhanden Keine Verbindung GUI zusammengedrückt Nichts geht mehr Lösung Beim ersten Start werden alle Daten neu angefordert. Dies kann einige Minuten dauern bis alle Daten von der Zentrale heruntergeladen sind. Überprüfen Sie ob sie eine Internet verbindung haben. Dies können Sie z.b. mit dem Internet Explorer machen. Versuchen Sie das Progrmam zu beenden und neu zu starten. Falls dies nicht geht Neustart des Gerätes ausführen. Fürhen Sie einen Reset aus. Dies ist von Gerät zu Gerät unterschiedlich. Beim Motorola ES400 wird der Reset durch gleichzeitiges drücken der Tasten 1, 9 und Einschalttaste ausgeführt. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 23

28 5 Kontaktadressen 5.1 Support Bei technischen Problemen kann im SatWork Helpdesk ein Eintrag erstellt werden. Diesen Helpdesk finden Sie im Internet unter der folgenden Adresse: Bitte melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an. Ein solches sollten Sie mit der Installation von SatWork.dispo erhalten haben. In Notfällen kann auch die SatWork-Hotline unter der folgenden Telefonnummer benützt werden: +41 (44) Bitte beachten Sie, dass diese Hotline-Nummer nur in dringenden Notfällen verwendet werden sollte. Datei: Bedienungsanleitung_WorkMate.docx 24