Anleitung Software-Plattform Freigebende Personen

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Anmeldung und Menüstruktur Menüpunkt Auditberichte Suchen von Auditberichten Auditberichte freigeben Änderung der geprüften Produktionsart vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft) Löschung von Standorten (Geltungsbereiche) aus einem bestehenden Auditbericht vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft) Änderung einer Bewertung Bearbeitung von Abweichungen Menüpunkt Standorte Menüpunkt Unternehmen (QS-Inspektion) Menüpunkt Anmeldung QS-Inspektion Menüpunkt Kurzberichte zur neutralen Kontrolle Menüpunkt Auditierung Seite 2 von 13

3 1 Einleitung Diese Anleitung soll Interessierten helfen, sich in der Menüstruktur der Rolle Freigebende Person in der Software-Plattform zurecht zu finden. 2 Anmeldung und Menüstruktur Die QS Software-Plattform erreichen Sie unter Abb. 1: Anmeldemaske Bitte geben Sie Ihre User-ID (Benutzername) und Ihr Passwort ein und klicken Sie O.K. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von QS oder über Ihre Zertifizierungsstelle. User-ID und Passwort eingeben Auf der folgenden Seite sehen Sie im linken Bildbereich die zur Verfügung stehenden Menüfunktionen (siehe Abbildung 2). Abb. 2: Menüansicht Folgende Funktionen stehen Ihnen als freigebende Person zur Verfügung: Menüleiste: Auditoren : Hier finden Sie alle zugelassenen Auditoren Ihre Zertifizierungsstelle. Zertifizierungsstellen : Hier finden Sie die Stammdaten Ihrer Zertifizierungsstelle. Audit-Berichte : Hier finden Sie die ein- und freigegebenen Berichte Ihrer Zertifizierungsstelle. Anmeldung QS-Inspektion :Hier können Sie Kleinsterzeuger und fahrbare Mahl- zur Verfügung stehende Menüfunktionen Seite 3 von 13

4 und Mischanlagen anmelden. Unternehmen (QS-Inspektion) : Hier finden Sie alle über Ihre Zertifizierungsstelle angemeldeten Kleinsterzeuger und fahrbaren Mahl- und Mischanlagen. Standorte : Hier finden Sie alle Standorte, die Ihrer Zertifizierungsstelle zugeordnet sind. Kurzberichte unabhängigen Kontrolle : Hier werden Ihnen alle vereinbarten Korrekturmaßnahmen angezeigt. Auditierung : Sofern Sie eine Zulassung als Auditor für QS haben, können Sie hier Auditberichte eingeben. HINWEIS ZUR HANDHABUNG: Das % -Zeichen fungiert bei der Suche als Platzhalter für mehrere Zeichen, der Unterstrich _ für ein Zeichen. Dies gilt bei allen Suchmasken. Beispiel: Suche MÜLLER - nur Standorte mit exakt dem Namen Müller werden angezeigt. Suche %MÜLLER% - alle Standorte werden angezeigt, die im Namen Müller enthalten haben (z. B. Müller-Lüdenscheid oder Bergmüller). Nutzung des %- Zeichens als Platzhalter Abb. 3: Menüpunkt Audit-Berichte 3 Menüpunkt Audit-Berichte Abb. 3: Menüpunkt Audit-Berichte Menü Auditberichte enthält alle einund freigegebenen Auditberichte Schalter Aktualisieren anklicken Im Menüpunkt Auditberichte finden Sie alle eingegebenen Auditberichte Ihrer Auditoren sowie alle bereits freigegebenen Auditberichte (siehe Abbildung 3). 3.1 Suchen von Auditberichten Zur Suche dieser Auditberichte steht Ihnen im oberen Bildabschnitt folgende Filterfunktion zur Verfügung. Das Ordnersymbol ermöglicht Ihnen eine detailliertere Suche (z.b. nach Standortname oder Postleitzahl). Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte den Schalter Aktualisieren. Seite 4 von 13

5 Ihre Treffermenge wird im unteren Tabellenbereich Audit-Berichte angezeigt (siehe Abbildung 3). HINWEIS: Wählen Sie im Suchfeld Zustand des Auditberichtes den Eintrag Eingegeben, um sich alle Berichte anzeigen zu lassen, welche noch freigegeben werden müssen. 3.2 Auditberichte freigeben Durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol (Detaildatensatzsymbol) am Zeilenanfang der ersten Spalte des ausgewählten Auditberichtes können Sie einen entsprechenden Auditberichts-Datensatz öffnen und sich über Zusammenfassung anzeigen den kompletten Auditbericht nochmals zur Prüfung im Vier-Augen-Prinzip öffnen. Nur Auditberichte im Zustand eingegeben können noch bearbeitet werden (siehe Abbildung 4). Abb. 4: Zusammenfassung anzeigen Detaildatensatzsymbol anklicken Über Zusammenfassung anzeigen wird der gesamte Auditbericht geöffnet Nach der Prüfung des Auditbericht können Sie über Jetzt freigeben den Auditbericht freigeben (siehe Abbildung 5). Abb. 5: Auditbericht freigeben Seite 5 von 13

6 Freigabe des Auditberichts über den Button Jetzt freigeben 3.3 Änderung der geprüften Produktionsart vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft) Im Falle, dass die geprüfte Produktionsart geändert werden muss, klicken Sie bitte im geöffneten Auditbericht auf den Button Änderung geprüfte Produktionsart (siehe Abbildung 4). Sie können die Änderung dann direkt im Feld geprüfte Produktionsart vornehmen (siehe Abbildung 6). In dieses Feld ist der Code der Produktionsart einzutragen. Die Änderung der überprüften Produktionsart ist nur im Bereich Landwirtschaft/Erzeugung möglich. Eine Liste der Produktionsarten finden Sie auf unserer Homepage im Bereich Zertifizierung unseres Downloadbereichs unter f6b. Abb.6: Geprüfte Produktionsart ändern Änderungen der geprüften Produktionssart direk tim entsprechenden Feld vornehmen Sollte die Änderung der Produktionsart dazu führen, dass weitere Bewertungen in der Checkliste notwendig sind, werden diese zusätzlichen Checklistenpunkte im nächsten Schritt angezeigt. Entfallen Checkpunkte, so werden diese ohne weitere Nachfrage gelöscht. Seite 6 von 13

7 3.4 Löschung von Standorten (Geltungsbereiche) aus einem bestehenden Auditbericht vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft) Um einen Standort (Geltungsbereich) aus einem eingegebenen, noch nicht freigegebenem Auditbericht zu löschen, rufen Sie wie oben beschrieben den Auditbericht des betreffenden Standortes auf und öffnen den Bericht über das Bearbeitungs-Zeichen. Evtl. zusätzliche Checkpunkte, die durch die Änderung erforderlich werden, erscheinen. Hier öffnen Sie den Reiter geprüfte Standorte (s. Abb. 7). Abb. 7: Geprüfte Standorte öffnen Reiter geprüfte Standorte im entsprechenden Audit-Bericht öffnen Über das Papierkorb-Zeichnen in der ersten Spalte öffnen Sie die Ansicht wie in Abbildung 7 dargestellt. Durch Betätigung des Papierkorb-Zeichens rechts oben (siehe Abbildung 8) entfernen Sie den Standort (Geltungsbereich) aus dem Auditbericht. Hier werden dann ggfs. auch die entsprechenden Checklistenpunkte ohne weitere Nachfrage gelöscht. Löschen über das Papierkorb- Symbol Abb. 8: Löschen des Standortes (Geltungsbereichs) 3.5 Änderung einer Bewertung Im Falle, dass eine Bewertung geändert werden muss, gehen Sie im geöffneten Auditbericht zum Reiter Auditergebnisse und öffnen Sie durch Klicken des grauen Punkts am Zeilenanfang die zu bearbeitende Bewertung. Nun kann die Änderung vorgenommen werden. Um die Änderung zu speichern, klicken Sie OK. 3.6 Bearbeitung von Abweichungen Seite 7 von 13

8 Wenn Sie Abweichungen eines Audits im Auditbericht als behoben kennzeichnen wollen, rufen Sie sich den entsprechenden Auditbericht auf. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol am Zeilenanfang, gehen Sie zum Reiter Abweichungen und klicken Sie am Zeilenanfang auf den grauen Punkt. Nun öffnet sich die Detailansicht der Abweichung und Sie können die Umsetzung der Korrekturmaßnahme sowie das Behebungs-Datum eintragen. Abb. 9: Bearbeitung von Abweichungen Änderung einer eingegebenen Bewertung im Reiter Auditergebnisse Detailansicht Dokumentation der Umsetzung einer Korrekturmaßnahme im Reiter Abweichungen 4 Menüpunkt Standorte Unter dem Menüpunkt Standorte können Sie sich alle Standorte anzeigen lassen, die Ihrer Zertifizierungsstelle zugeordnet sind. Suche von Standorten Zur Suche dieser Standorte stehen Ihnen unterschiedliche Filterfunktionen zur Verfügung (siehe Abbildung 10). Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte das grüne Aktualisieren - Symbol. Die Treffermenge wird Ihnen im Tabellenbereich Standorte angezeigt. HINWEIS: Sollten Sie den Standort eines Bündlers suchen, entfernen Sie bitte das Häkchen Nur Hauptunternehmen. Anzeige aller zugeordneten Standorte Abb. 10: Menüpunkt Standorte Öffnen der Detailansicht Um die Detailansicht zu öffnen, klicken Sie auf den grauen Punkt am Zeilenanfang (siehe Abbildung 11). Seite 8 von 13

9 Abb. 11: Öffnen der Detailansicht Öffnen der Standort- Detailansicht über den grauen Punkt am Zeilenanfang In der Detailansicht finden Sie die Stammdaten des Standorts, die Unternehmensdaten sowie die Auditberichte. 4.1 Anzahl Audits pro Auditor Unter dem Menüpukt Standorte finden Sie auch die Anzahl an Audits, die Sie als Auditor an einem Standort durchgeführt haben (siehe Abbildung 12). Systemaudits dürfen an einem Standort maximal drei Mal hintereinander von Ihnen ausgeführt werden. Spätestens nach dem dritten aufeinanderfolgenden Systemaudit muss ein anderer Auditor eingesetzt werden. Abb. 12 Anzahl Audits Anzahl Audits pro Auditor Haben Sie als Auditor an dem Standort zwei Folgeaudits durchgeführt, erscheint das Feld Anzahl Audits gelblich hinterlegt. Dies soll darauf hinweisen, dass nur noch ein Audit an diesem Standort möglich ist. Nach dem dritten Folgeaudit ist das Feld rot hinterlegt. Seite 9 von 13

10 Dies bedeutet, dass Sie das folgende Audit nicht mehr durchführen dürfen. 4.2 Anonymisierte Darstellung von Audits Über das Anklicken des grauen Punkts am Zeilenanfang können Sie den jeweiligen Standort öffnen. Unter dem Reiter Audit-Berichte erhalten Sie eine Übersicht über alle bisher am Standort durchgeführten Audits. Sind die vorherigen Audits von einer anderen Zertifizierungsstelle durchgeführt worden, sind die entsprechenden Daten anonymisiert (siehe Abbildung 13). Es ist nicht erkennbar welche Zertifizierungsstelle bzw. welcher Auditor die Audits durchgeführt hat. Anders die Auditergebnisse. Der Auditbericht kann über das Anklicken des Bearbeitungssymbols am Zeilenanfang geöffnet werden. Sie können nun Auditergebnis, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen einsehen und erhalten so einen Überblick, wie der Standort vorher bewertet wurde. Abb. 13 Anonymisierte Darstellung von Audits Anonymisierte Darstellung von Audits 5 Menüpunkt Unternehmen (QS-Inspektion) Unter diesem Menüpunkt können Sie alle Kleinsterzeuger und fahrbaren Mahl- und Mischanlagen sehen, die über Ihre Zertifizierungsstelle im QS-System angemeldet sind. Hinzufügen eines weiteren Standorts zu bestehendem Systemteilnehmer Im Falle, dass ein weiterer Standort (eine weitere Anlage) für ein bereits angelegtes Unternehmen hinzugefügt werden soll, rufen Sie sich bitte diesen Datensatz auf und fügen Sie über den Schalter NEU einen weiteren Standort hinzu (siehe Abbildung 12). Seite 10 von 13

11 Abb. 12: Hinzufügen eines weiteren Standorts Anzeige von Kleinsterzeugern und Fahrbaren Mahl- und Mischanlagen Schalter Neu anklicken 6 Menüpunkt Anmeldung QS-Inspektion In diesem Menüpunkt können Sie neue Unternehmen von Kleinsterzeugern oder fahrbaren Mahl- und Mischanlagen anmelden. Die QS-ID wird von der QS Software- Plattform generiert. Sollte eine GLN-Nummer ( germany.de/service/pruefziffernrechner/pruefziffernlogik/index_ger.html) vorliegen, können Sie diese Nummer dort eintragen. Bei Fahrbaren Mahl- und Mischanlagen tragen Sie bitte das Kennzeichen der Anlage als QS-Standortnummer ein. Zum Anmelden weiterer Standorte (oder Anlagen) gehen Sie bitte wie in Kapitel 4 beschrieben vor. 7 Menüpunkt Kurzberichte zur unabhängigen Kontrolle Dieser Menüpunkt ermöglicht es Ihnen, die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen nachzuhalten. Dazu können Sie gezielt nach offenen Korrekturmaßnahmen mit bestimmten Behebungsfristen filtern. Auch die Einschränkung auf bestimmte Stufen oder bestimmte Produktionsarten ist möglich (siehe Abbildung 14). Anmeldung von neuen Unternehmen über Anmeldung QS-Inspektion Abb. 14: Übersicht der Korrekturmaßnahmen Dokumentation und Kontrolle von Korrekturmaßnahmen im Menü Kurzberichte zur unabhängigen Kontrolle 8 Menüpunkt Auditierung Für die Beschreibung des Menüpunkts Auditierung verweisen wir auf die Anleitung für Auditoren. Seite 11 von 13

12 9 Erklärung der einzelnen Funktionsschalter Neu: Befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. Anklicken, um einen neuen Probenehmer anzulegen, ein Labor/PNI vorzuselektieren, neue Probebegleitdaten anzulegen oder eine Beprobung zu beauftragen. Detaildatensatz-Symbol ( Controls-Feld ): Dieses Symbol befindet sich vor Datensätzen. Es besteht aus dem Stift/Papier-Symbol und dem Mülleimer-Symbol: Stift/Papier-Symbol: Um alle eingegebenen Detailinformationen angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf dieses Symbol Mülleimer-Symbol: Um einen bereits angelegten Probenehmer oder ein angelegtes Labor zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol Speichern/OK: Befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. Dieser Schalter speichert alle eingegebenen Daten und gleichzeitig wird die Eingabemaske verlassen. Die Daten werden dabei noch nicht an das Labor übertragen. Auswahl: Befindet sich links vor den auszuwählenden Datensätzen. Dieser Schalter bestätigt die Auswahl des Datensatzes. Aktualisieren: Mit diesem Schalter wird (auch ohne Eingabe von Suchbegriffen) eine Liste aller QS-zugelassenen Abnehmer angezeigt. Er befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. An Labor übertragen: Die eingegebenen Daten werden direkt an das Labor übertragen Schließen: Die Eingabemaske wird verlassen, ohne dass die eingegebenen Daten gespeichert werden. Probenehmer beauftragen: Die Eingaben werden gespeichert und der Datensatz an den Probenehmer gesendet. Rücksetzantrag senden: Betätigen Sie diesen Schalter, wenn bspw. der Auftrag zur Probenahme aus bestimmten Gründen zurückgesetzt werden muss. Weiter > : Mit diesem Schalter wechseln Sie in die nächste Maske Seite 12 von 13

13 QS Qualität und Sicherheit GmbH Geschäftsführer Dr. Hermann-Josef Nienhoff Schedestraße Bonn Tel Fax Fotos: QS Seite 13 von 13