Anleitung Software-Plattform Stammdaten Bündler Landwirtschaft/Erzeugung (inkl. Unterbündler)

Transkript

1 Stammdaten Bündler Landwirtschaft/Erzeugung (inkl. Unterbündler)

2 Inhaltsverzeichnis 1 Stammdatenpflege Login in die Software-Plattform Haben Sie ihr Passwort vergessen? Passwort ändern Stammdaten Menüpunkt Bündel Menüpunkt Bündler Reiter Bündler Reiter Ansprechpartner Reiter Bündel (siehe 3.1 Menüpunkt Bündel) Reiter Standorte... 7 Reiter Kennnummer Menüpunkt Unterbündler Unterbündler neu anlegen, ändern, löschen Menüpunkt Zuordnung Unterbündler zu Standort Menüpunkt Anzahl Standorte pro Betriebszweig (SPOTaudits) Menüpunkt Gebündelte Systempartner Menüpunkt Gebündelte Standorte Menüpunkt Anmeldung gebündelter Standorte Schritt 1: Eingabe der Unternehmensdaten Schritt 2: Eingabe der Daten des gesetzlichen Vertreters Schritt 3: Eingabe der Standortdaten Menüpunkt GLOBALG.A.P bzw. AMA-GAP-Bündel schnüren Menüpunkt Standort - Wiederanmeldung Menüpunkt Korrekturmaßnahmen Menüpunkt Ergebnisfreigabe Sozialbedingungen Menüpunkt Suche Sozialbedingungen Menüpunkt Suche nach Standorten Menüpunkt Mitteilungen Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie den "Zurück"-Button Ihres Browsers nicht verwenden sollten. Bitte beachten Sie auch, dass Sie keinen Button anklicken, bevor eine Seite nicht vollständig geladen worden ist. Den Ladestatus einer Internetseite zeigt Ihr Browser an. Hinweis: Wenn Sie einen Platzhalter benötigen, geben Sie bitte dafür ein Prozentzeichen (%) ein (z.b. beim Filtern von Name, Standortnummer etc.) Seite 2 von 19

3 1 Stammdatenpflege Als Bündler können Sie in der QS Software-Plattform: Betriebe an- und abmelden (siehe Menüpunkte 3.7 bis 3.9) Unterbündler anlegen (siehe Menüpunkt 3.3) Rückstands- und/oder Futtertelmonitoring durchführen (siehe Anleitung Rückstands- bzw. Futtertelmonitoring) Bündler/ Unterbündler (3.3) 2 Login in die Software-Plattform Datenbank Datenbank Login klicken Datenbank Login Passwort vergessen Benutzerkennung (User-ID) Passwort Benutzerkennung (User-ID) und Passwort eingeben Benutzerkennung (User-ID) eingeben Passwort eingeben 2.1 Haben Sie ihr Passwort vergessen? Passwort vergessen klicken Benutzerkennung (User-ID) eingeben Passwort vergessen? klicken Ein neues Passwort wird Ihnen per an die für den gesetzlichen Vertreter des Bündlers hinterlegte -Adresse gesandt. Seite 3 von 19

4 2.2 Passwort ändern Aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihr zugewiesenes Passwort sofort und danach regelmäßig ändern. Passwort ändern klicken Passwort ändern klicken Altes Passwort eingeben Neues Passwort eingeben Neues Passwort wiederholen Altes Passwort eingeben Neues Passwort eingeben Neues Passwort wiederholen 3 Stammdaten Menü Stammdaten Stammdaten Funktionalitäten Menü Stammdaten Seite 4 von 19

5 3.1 Menüpunkt Bündel Übersicht über Bündel Bündel klicken, und es erscheint eine Listenansicht allen angelegten Bündeln werden die angezeigten Daten exportiert (als csv-datei) klicken, und ausgewähltes Bündel öffnet sich den zugehörigen Detailangaben (im Bündel hinterlegte Betriebe) schließen 3.2 Menüpunkt Bündler Reiter Bündler Aktuelle Geschäftsanschrift des Bündlers Änderungen müssen durch QS freigegeben werden Alle Daten bitte vollständig und korrekt eintragen, da diese Daten für offizielle Dokumente und Zertifikate verwendet werden Bündler Seite 5 von 19

6 3.2.2 Reiter Ansprechpartner Anwender Hier werden die Ansprechpartner (Anwender) des Bündlers angezeigt und verwaltet. Ansprechpartner/ Anwender Anwender neu anlegen klicken Unter Ansprechpartnertyp auf sind z.b.: klicken, um neue Anwender einzutragen. Dies Ansprechpartner Bündler Krisenmanager ggf. Unterbündler (auch über Menüpunkt Unterbündler möglich) Futterteladministrator (nur wenn relevanate Betriebe gebündelt werden) Kontaktdaten des Anwenders vollständig und korrekt eingeben speichern schließen bearbeiten löschen Reiter Bündel (siehe 3.1 Menüpunkt Bündel) Seite 6 von 19

7 3.2.4 Reiter Standorte Hier finden Sie alle Informationen zu Ihrem Bündlerstandort. Standorte Detailansicht des Bündlerstandortes klicken, und Detailansicht des Bündlerstandortes öffnet sich Standort Hier werden die Standortdaten des Bündlers angezeigt und verwaltet. Kennnummer Hier können für den Bündlerstandort interne Nummern hinterlegt werden (optional). Audit-Berichte Hier sind die für den Bündlerstandort hinterlegten Auditberichte einsehbar. Standortsperren Hier sind den Bündlerstandort betreffende Sperren Gründen und Fristen hinterlegt. Dateien Hier können Dateien hochgeladen werden (JPG, TIFF, PNG, BMP und PDF Dateien). Anwender Hier werden die Anwender des Bündlerstandortes angezeigt und verwaltet: Krisenmanager Ansprechpartner/Stellvertung des Ansprechpartners Standort Button Zertsystem bearbeiten Hier könnten Sie das Zertifizierungssystem des Bündlerstandortes ändern. Button Standort abmelden/standort anmelden Hier können Sie den Bündlerstandort ab bzw. auch wieder anmelden Reiter Kennnummer Hier können für den Bündlerstandort interne Nummern hinterlegt werden (optional). Kennnummer Seite 7 von 19

8 3.3 Menüpunkt Unterbündler Hier können Sie als Bündler so genannte Unterbündler anlegen und verwalten. Der Bündler bleibt jedoch der Vertragspartner QS. Unterbündler Unterbündler erhalten einen eigenen Datenbankzugang und können die Stammdatenpflege durchführen für die ihnen vom Bündler zugeordneten und selbst angemeldete neue Standorte ggf. das Futtertel- und/oder Rückstandsmonitoring dazu durchführen Unterbündler neu anlegen, ändern, löschen klicken Unterbündler neu anlegen Kontaktdaten des Unterbündlers vollständig und korrekt eingeben Häkchen bei Kurzbericht versenden setzen,wenn der Unterbündler eine Kopie des Kurzberichts zur unabhängigen Kontrolle für die ihm zugewiesenen Standorte erhalten soll Häkchen bei Zugriff Futtertel und/oder Zugriff Rückstandsmonitoring setzen, wenn der Unterbündler neben der Stammdatenpflege das Monitoring auch für die ihm zugeordneteten Standorte verwalten soll speichern schließen klicken, und Detailansicht des Unterbündlers öffnet sich; hier können Sie Änderungen vornehmen Unterbündler ändern können Unterbündler gelöscht werden Unterbündler löschen Seite 8 von 19

9 3.4 Menüpunkt Zuordnung Unterbündler zu Standort Zuordnung Unterbündler zu Standort Unterbündler auswählen klicken Bevor Sie klicken, Suche ggf. einschränken Filteroptionen, z. B. Prdouktiosnart(en) Filter % als Platzhalter setzen, z.b. in: Name, Standortnummer Standort(e) auswählen Häkchen vor dem Standort Hinweis: Jeder Standort kann nur einem Unterbündler zugeordnet werden. Wird ein Standort, der bereits einem Unterbündler zugeordnet sind, zu einem späteren Zeitpunkt einem anderen Unterbündler zugeordnet, so wird automatisch die Zuordnung zum ersten Unterbündler entfernt. klicken schließen Seite 9 von 19

10 3.5 Menüpunkt Anzahl Standorte pro Betriebszweig (SPOTaudits) (gilt nur für Standorte Tierhaltung) Anzahl Sandorte pro Betriebszweig Hier wird die Anzahl an Standorten pro Betriebszweig angezeigt, bei denen ein zusätzliches unangek. SPOTaudit durchgeführt werden muss (falls zutreffend). 3.6 Menüpunkt Gebündelte Systempartner Hier werden die von Ihnen gebündelten Systempartner angezeigt. Zu jedem Betrieb im QS-System gibt es einen Systempartnerdatensatz (Unternehmen) einem (ggf. identischem) Standortdatensatz (Betriebstätte). Gebündelte Systempartner Bevor Sie klicken, Suche ggf. einschränken Filteroptionen, z. B. Name Detaildatensatz Systempartner (Unternehmen) klicken, und Detailansicht des Systempartners (Unternehmen) öffnet sich Systempartner Hier werden die Stammdaten des Unternehmens angezeigt und verwaltet. Ansprechpartner Hier werden die Ansprechpartner des Unternehmens angezeigt und verwaltet, z.b.: Ansprechpartner Systempartner Gesetzlicher Vertreter Systempartner Krisenmanager Seite 10 von 19

11 Kennnummer Hier können für das Unternehmen interne Nummern hinterlegt werden (optional). Standorte Hier werden die Standorte des Betriebes angezeigt und können bearbeitet werden. Wenn zu dem Unternehmen ein weiterer Standort angemeldet werden soll, klicken und Daten vollständig und korrekt eingeben oder bei identischer Standortnummer, Standortnummer und Produktionsart eingeben (alle übrigen Daten werden automatisch übernommen) speichern weiteren Standort zu einem Betrieb anmelden Beprobungsaufforderung (nur für das Rückstandsmonitoring) Hier finden Sie Angaben zu Beprobungsaufforderungen, wie z. B. die Beprobungsfrist. 3.7 Menüpunkt Gebündelte Standorte Hier werden die von Ihnen gebündelten Standorte angezeigt. Gebündelte Standorte Bevor Sie klicken, Suche ggf. einschränken Filteroptionen, z. B. Produktiosnart(en), Standortnummern, Name Filter setzen, z.b. % in Name oder Prdoktionsarten einschränken Übersicht über die gebündelten Standorte ( Filtermöglichkeiten) Daten exportieren Daten exportieren Sie können die Daten im Excel-Format exportieren und weiterbearbeiten. Um alle Standortdaten zu exportieren, müssen Sie nicht zuvor klicken. Bevor Sie Suche ggf. einschränken Filteroptionen klicken, Seite 11 von 19

12 Detailansicht klicken, und Detailansicht des Standortes öffnet sich Detailansicht gebündelter Standort Standort Hier werden die Standortdaten des gebündelten Betriebes angezeigt und verwaltet. Auswahl der Auditart (gilt nur für Standorte Tierhaltung) Für Auswahl oder Wechsel der Auditart gewünschte Auditart anhaken und speichern (s. auch Anleitung Auswahl des Audittyps für unangekündigte Audits ) Auswahl der Auditart (Tierhaltung) Anmeldung zur freiwilligen Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen (gilt nur für Standorte Obst, Gemüse, Kartoffeln) Häkchen bei Sozialbed. gewünscht oder Familienbetrieb setzen Anmeldung zur freiwilligen Inspektion Arbeitsund Sozialbedingungen (Obst, Gemüse, Kartoffeln) ein Standort Wenn Sie mehrere Standorte zur freiwilligen Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen anmelden möchten: mehrere Standorte Menüpunkt Gebündelte Standorte Standorte als Excel herunterladen In der Exceldatei in der Spalte Sozilabedingungen x setzen Seite 12 von 19

13 als.xls speichern in die Datenbank einlesen Hinweis: Bei Familienbetrieben ist nur die Einzelkennzeichnung möglich, kein Upload Kennummern Hier können für den Standort interne Nummern hinterlegt werden (optional). Auditbericht Hier sind die für den Standort hinterlegten Auditberichte einsehbar Zertifizierte Kulturen (nur für Standorte Obst, Gemüse, Kartoffeln) Hier sind die im Betrieb angebauten und zertifizierten Kuturen hinterlegt Standortsperren Hier sind den Standort betreffende Sperren Gründen und Fristen hinterlegt. Beprobungsaufforderung (nur für das Rückstandsmonitoring) Hier finden Sie Angaben zu Beprobungsaufforderungen, wie z. B. die Beprobungsfrist. Dateien Hier können Dateien hochgeladen werden (JPG, TIFF, PNG, BMP und PDF Dateien). Anwender Hier werden die Anwender des Standortes (Betriebsstätte) angezeigt und verwaltet: Krisenmanager Ansprechpartner Standort Stellvertreter des Ansprechpartners Standort Unternehmen Hier sehen Sie die Zuordnung des Standortes (Betriebsstätte) zum Unternehmen (Systempartner) schließen Seite 13 von 19

14 3.8 Menüpunkt Anmeldung gebündelter Standorte Hier können Sie Betriebe in drei Schritten neu anmelden Schritt 1: Eingabe der Unternehmensdaten Unternehmensdaten eingeben Anmeldung gebündelter Standorte Unternehmensdaten eingeben Unternehmensdaten bitte vollständig und korrekt eintragen, da diese Daten für offizielle Dokumente und Zertifikate verwendet werden Feld QS-ID (QS-Identifikationsnummer): Nichts eintragen, das System vergibt eine QS-ID Schritt 2: Eingabe der Daten des gesetzlichen Vertreters Daten des gesetzlichen Vertreters eingeben Daten des gesetzlichen Vertreters eingeben Daten des gesetzlichen Vertreters bitte vollständig und korrekt eintragen, da diese Daten für offizielle Dokumente verwendet werden Kontaktdaten: Telefonnummer und -Adresse sind verpflichtend Zwischenschritt nur für anerkannte Standards: Zertifizierungssystem auswählen Zertifizierungssystem auswählen Zertifizierungssystem auswählen Vorausgewählt: QS Zertifizierungssystem wählen Vorausgewählt: QS Sind Standorte nach einem von QS anerkannten Standard zertifiziert, müssen Sie das Zertifizierungssystem ändern: Ordner-Symbol klicken, Zertifizierungssystem auswählen, Zertifizierungsnummer und ggf. Zertifikatslaufzeit eingeben Seite 14 von 19

15 3.8.3 Schritt 3: Eingabe der Standortdaten Standortdaten des Unternehmens eingeben, Produktionsart und Zertifizierungsstelle auswählen Standortdaten des Betriebes eingeben Standortnummer alternativ: Standortdaten entsprechen den Unternehmensdaten klicken Produktionsart Zertifizierungsstelle Standortdaten bitte vollständig und korrekt eingeben entsprechen die Standortdaten den Unternehmensdaten Standortdaten entsprechen den Unternehmensdaten klicken Produktionsart auswählen: Ordner-Symbol klicken Zertifizierungsstelle auswählen: Ordner-Symbol klicken Standortnummer eintragen oder freilassen (abhängig vom Betriebszweig): Betriebszweig Rinderhaltung Schweinehaltung Geflügelhaltung Tiertransport Ackerbau 1, Grünlandnutzung, Feldfutterproduktion QS-Standortnummer In das Feld Standortnummer muss verpflichtend die VVVO-Nummer des Betriebes eingetragen werden (bzw. eindeutige Betriebsnummer z.b. Ackerbau oder bei ausländischen Betrieben) Produktionsart auswäheln Zertifizierungsstelle auswählen eindeutige Betriebsnummer eingeben bzw. wird generiert Obst-, Gemüse- und Kartoffelanbau Standortnummer bitte freilassen, Nummer wird automatisch generiert; sie kann später ab der 7. Stelle geändert werden Standort ist angemeldet Um den Standort abzumelden, den Standort über gebündelte Standorte aufrufen, Standort abmelden Detailansicht öffnen und (rechts oben) klicken. 1 Hinweis: Wenn Sie eine Anerkennung des QS-Audits durch einen Fremdsystemgeber, dem eine Anerkennungsvereinbarung besteht (nur dann erscheint diese Möglichkeit), wünschen, klicken Sie dies an. (Hinweis NUR FÜR ANERKANNTE STANDARDS: unter Zertifizierungsstelle ist die ZZZ- Zertifizierungsstelle Ihres Zertifizierungssystems vorausgewählt.) Seite 15 von 19

16 3.9 Menüpunkt GLOBALG.A.P bzw. AMA-GAP-Bündel schnüren System liefern möchten) (gilt nur für Erzeuger GLOPALG.A.P bzw. AMA-GAP-Zertifikat, die ins QS- GLOBALGAP/AMA- GAP Bündel schnüren Wenn Sie als Bündler auch GLOPALG.A.P oder AMA-GAP-Betriebe betreuen und für das QS-System anmelden möchten, dann müssen Sie folgende Vorgehensweise beachten. Standorte auswählen GLOBALGAP/AMA- GAP Standorte auswählen Häkchen setzen Zur Auswahl Häkchen vor Standort setzen (Checkbox). Eingabe Bündeldaten Bündelbezeichnung Bündelbezeichnung eingeben Bündelbezeichnung eingeben Bündel ist geschnürt QS informieren, denn Bündelfreigabe erfolgt immer durch QS! Seite 16 von 19

17 3.10 Menüpunkt Standort - Wiederanmeldung Wiederanmeldung von abgemeldeten Standorten Standorte, die in der Vergangenheit bereits von Ihnen oder einem anderen Bündler gebündelt wurden, dürfen nicht neu, sondern müssen wiederangemeldet werden. Hier können Standorte, die abgemeldet sind wieder angemeldet werden. Wiederanmeldung abgemeldeter Standorte Wiederanmeldung abgemeldeter Standorte Standortnummer und Produktionsartbereich eingeben Standortnummer und Produktionsartbereich eingeben Standortnummer des abgemeldeten Betriebes eingeben Produktionsartbereich des abgemeldeten Betriebes auswählen (Hinweis: (450) Bearbeitung ist voreingestellt) Standort auswählen Standort auswählen neue Produktionsart auswählen Produktionsart auswählen Betrieb ist angemeldet und unter gebündelte Standorte aufrufbar Seite 17 von 19

18 3.11 Menüpunkt Korrekturmaßnahmen Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Korrekturmaßnahmen, die bei den durchgeführten Audits Ihrer gebündelten Standorte vereinbart wurden. Korrekturmaßnahmen Übersicht Korrekturmaßnahmen Filter % setzen. Diesen kann man setzen in: Name, Standortnummer, PlZ... Suche einschränken (Filter setzen) aktualisieren Export im Excel Format möglich 3.12 Menüpunkt Ergebnisfreigabe Sozialbedingungen (gilt nur für Standorte Obst, Gemüse, Kartoffeln) Ergebnisse der freiwilligen Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen können vom Bündler nach vorherigem Einverstädnis durch den Erzeuger anderen Systempartnern zur Einsichtnahme freigegeben werden Ergebnisfreigabe Sozialbedingungen klicken klicken Systempartner zur Favoritenliste hinzufügen Systemparter zur Einsichtnahme auswählen Systempartner öffnen Standort(e) auswählen ausgewählte Standorte zuordnen speichern Seite 18 von 19

19 3.13 Menüpunkt Suche Sozialbedingungen (gilt nur für Standorte Obst, Gemüse, Kartoffeln) Hier können Sie anhand einer Standortnummer (Erzeuger) bzw. Name/Adresse (Sonstige) nach Standorten suchen, die für die freiwillige Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen anmegemeldet sind. Für diejenigen Standorte, die für Sie zur Ergebniseinsicht freigeschaltet sind, können Sie die Ergebnisse sehen. Suche Sozialbedingungen Hinweis: Eine Suche nach Familienbetrieben ist nicht möglich Menüpunkt Suche nach Standorten Hier können Sie anhand einer Standortnummer nach einem oder mehreren zugelassenen Standorten suchen und erhalten die Angabe, ob Sozialbedingungen erwünscht sind oder ggf. ob es sich um einen Familienbetrieb handelt. interne Suche nach Standorten 3.15 Menüpunkt Mitteilungen Mitteilungen In konkreten Gefahrensituationen, z. B. während eines Krisenfalls können Ihnen untelbar nach dem Einloggen in der QS-Datenbank gesperrte Systempartner im Menüpunkt Stammdaten/Mitteilungen angezeigt werden. Die Anzeige erfolgt systemintern durch QS. QS Qualität und Sicherheit GmbH Gf: Dr. Hermann-Josef Nienhoff Schedestraße 1-3, Bonn Tel Fax Seite 19 von 19