Anleitung zur Nutzung des Aktionstools für Initiativen

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1 Anleitung zur Nutzung des Aktionstools für Initiativen Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Übersicht Veranstaltungen Neuer Eintrag Bearbeiten Veranstaltungen Anmeldungen für Jungen Neuer Eintrag Bearbeiten Export Export & Statistik Veranstalterdaten Veranstalterstatistik Jungenstatistik Aktionslandkarte Ansehen Einbinden Kommunikation Mail versenden Verwaltung Visitenkarte bearbeiten Visitenkarte ansehen Mitglieder hinzufügen Mitglieder bearbeiten Benutzerin Passwort ändern Abmelden Hilfe Hilfe / FAQs Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 1 von 15

2 1 Einleitung Veranstaltungen am jährlich stattfindenden Boys'Day werden bundesweit über die Website verwaltet. Über die Aktionslandkarte sind alle Veranstaltungen sowohl in einer geografischen als auch in einer Listenansicht abrufbar. Sie erreichen die Aktionslandkarte direkt über eine Grafik auf der Startseite oben rechts: Abb. 1 und über die Navigation Unternehmen & Organisationen > Aktionslandkarte, Die regionalen Boys'Day-Initiativen werden über eine weitere Landkarte, die Initiativenkarte, ebenfalls sowohl geografisch als auch in einer Listenansicht abgebildet. Die Initiatvenkarte erreichen Sie direkt über den Reiter Initiativen/Mitmachen ( Abb. 1) auf der Startseite, Abb. 1 Wie kommen die Veranstaltungen, die einmal jährlich am Boys'Day stattfinden, auf die Aktionslandkarte? Wie werden die regionalen Initiativen in die Karte eingepflegt? Wie werden die den Initiativen zugeordneten Veranstaltungen verwaltet? Dafür bieten wir Ihnen das Aktionstool sowohl für Veranstalter und Unternehmen 1 als auch für regionale Boys Day Initiativen 2. Mit der folgenden Anleitung möchten wir Sie durch die Benutzung des Aktionstools für Boys'Day- Initiativen führen. Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Initiative bereits über das Webformular eingetragen und sich sowohl einen Benutzernamen als auch ein Passwort eingerichtet haben. 1 auch Veranstaltungstool genannt 2 auch Initiativentool genannt 2013 Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 2 von 15

3 Der Zugang zum Aktionstool erfolgt anschließend über die Navigation Aktionstool > Login ( Abb. 1, roter Pfeil links). Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, erhalten Sie nach Mausklick auf Passwort vergessen? neue Zugangsdaten (Abb. 2). Beachten Sie, dass sie dafür die gleiche -Adresse eintragen, die Sie auch bei der Anmeldung angegeben haben. Abb. 2 2 Übersicht Mit dem Aktionstool für Initiativen haben Sie Zugriff auf folgende Funktionen: Veranstaltungseinträge vornehmen und verwalten Jungen und Gruppen anmelden Datenübersichten und Statistiken abfragen und exportieren Ausschnitte der Aktionslandkarte auf Ihrer regionalen Website darstellen Per mit Boys'Day-Beteiligten und Boys'Day-Teilnehmern kommunizieren Ihren eigenen Eintrag bearbeiten und neue Mitglieder hinzufügen Abb Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 3 von 15

4 Zunächst sehen Sie, nachdem Sie sich angemeldet haben, auf der hier abgebildeten obersten Ebene (Abb. 3) das vollständige Navigationsmenü, dem der Aufbau des Leitfadens Schritt für Schritt folgt. Weiterhin können Sie hier sowohl nach Veranstaltungen als auch nach Anmeldungen von Jungen suchen. Dazu wählen Sie unter Finden den Bereich Veranstalter oder Jungen aus, ergänzen unter Begriffe den Namen der Veranstaltung oder des Veranstalters, den Namen des Jungens oder die Postleitzahl der Veranstaltung. Nach Aktivieren der Schaltfläche Los! erhalten Sie eine Liste der Veranstaltungen oder der angemeldeten Jungen, die den von Ihnen gesuchten Begriff enthalten. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen des Aktionstools für regionale Boys'Day- Initiativen beschrieben. 3 Veranstaltungen Hier können Sie neue Veranstaltungen eintragen, bestehende Veranstaltungen bearbeiten und sich alle Veranstaltungen des Vorjahres anzeigen lassen. Alle Veranstaltungen, die nicht von Ihnen selbst sondern über die Website von Unternehmen eingetragen wurden, werden über die Postleitzahl Ihrer Initiative zugeordnet. Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf diese Veranstaltungen und können sie verwalten. Dafür benötigen wir von Ihnen einmalig eine Liste der Postleitzahlen, aus deren Bereich Sie die Veranstaltungen verwalten wollen. 3.1 Neuer Eintrag Für Unternehmen und Organisationen aus Ihrer Region, die sich diesen Service von Ihnen wünschen, können Sie eine Boys'Day-Veranstaltung eintragen, die anschließend auf der Aktionslandkarte erscheint. Dazu aktivieren Sie im Menü die Schaltfläche Neuer Eintrag, um eine Visitenkarte der Veranstaltung zu erstellen. In dem sich daraufhin öffnenden Formular (Abb. 4) machen Sie zunächst alle Angaben zum Unternehmen, das die Veranstaltung durchführt. Das Formular enthält die Bereiche Organisation, Logo und Ansprechpartner/in auf der ersten Seite des Formulars. Über die Schaltfläche Durchsuchen... im Bereich Logo können Sie der Visitenkarte Ihrer Veranstaltung ein Logo hinzufügen: 2013 Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 4 von 15

5 Abb. 4 Unter Ansprechpartner/in geben Sie die Kontaktdaten der Person aus dem Unternehmen an, die später in der Visitenkarte der Veranstaltung auf der Aktionslandkarte angezeigt wird (6). Abb. 6 Nach Aktivieren der Schaltfläche Weiter gelangen Sie auf die zweite Formularseite. Hier finden Sie die Bereiche Angaben zur Veranstaltung, Kurzbeschreibung, Veranstaltungs- Tags, Ansprechpartner/in, Freigabe und Benutzerverwaltung. Im Bereich Angaben zur Veranstaltung (Abb. ) geben Sie einen Veranstaltungstitel, die Veranstaltungsart sowie die maximale Anzahl der Jungen ein, die an der Veranstaltung teilnehmen können. Weiterhin können Sie Ihre Veranstaltung als rollstuhlgerecht kennzeichnen, geben die Veranstaltungsdauer und - sofern vorhanden - eine Veranstaltungs-Homepage ein Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 5 von 15

6 Abb Im Feld Veranstaltungsart müssen Sie sich zunächst zwischen Praxistag und Workshop entscheiden. Praxistag bedeutet einen Tag im Unternehmen/Institution zu verbringen, Workshops sind zumeist Aktionen zur Berufs- und Lebensplanung oder sozialen Kompetenzen. Danach können Sie ihre Veranstaltung als offen oder geschlossen kennzeichnen. Wenn Sie offene Veranstaltung wählen, so ist die Option online für das Anmeldeverfahren voreingestellt. Hierbei melden sich die Jungen über die Website für die jeweilige Veranstaltung an. Bei der Wahl dieses Anmeldeverfahrens können Sie dennoch zusätzlich telefonische Anmeldungen entgegennehmen, die aber gegenüber Online- Anmeldungen nachrangig behandelt werden. Einem Jungen, das sich online angemeldet hat, kann nicht abgesagt werden. Die Anzahl der noch freien Plätze wird auf der Aktionslandkarte automatisch angezeigt. Damit die Zahl der freien Plätze korrekt gezählt wird, müssen Sie die mündlich oder telefonisch entgegengenommenen Anmeldungen im Bereich Anmeldungen für Jungen (4) selbst eintragen. Wollen Sie ausschließlich telefonische Anmeldungen für die Veranstaltung zulassen, so wählen sie das entsprechende Optionsfeld aus. Für diese Veranstaltung wird auf der Aktionslandkarte anstelle der Anzahl der noch freien Plätze lediglich ein Telefonsymbol angezeigt. Ist die Veranstaltung ausgebucht, so kennzeichnen Sie die Veranstaltung im Aktionstool entsprechend mit dem Aktivieren des Häkchens Veranstaltung ist belegt (Abb. 8) 2013 Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 6 von 15

7 Jungen: Abb Als weiteres Anmeldeverfahren können Sie Sonderform wählen, wenn sich die Jungen über die Website des Unternehmens anmelden sollen oder ausschließlich über ein Bewerbungsverfahren an der Veranstaltung teilnehmen können. Hinweise darauf und Links können in der Kurzbeschreibung aufgenommen werden. 3. Stehen die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung bereits im Vorfeld fest, so kennzeichnen Sie Ihre Veranstaltung als geschlossene Veranstaltung. Auf der Aktionslandkarte wird die Veranstaltung dann als "Ausgebucht" gekennzeichnet und es wird keine Möglichkeit zur Anmeldung geboten. 4. Unter Kurzbeschreibung geben Sie einen aussagekräftigen Text ein, der die Veranstaltung möglichst anschaulich beschreibt. Sofern vorhanden, können Sie Ihrer Kurzbeschreibung über die Schaltfläche Durchsuchen... ein Bild im Format JPG oder GIF mit der maximalen Größe von 300 x 300 Pixel hinzufügen. 5. Im Bereich Ansprechpartner/in (Abb. ) haben Sie die Option, Ihre Initiative als Kontakt für die Veranstaltung auszuwählen. Lassen Sie das Kontrollkästchen leer, so werden die Kontaktdaten des Veranstalters auf der Aktionslandkarte angezeigt, die Sie auf der ersten Formularseite unter Organisation und Ansprechpartner/in eingetragen haben. Abb Unter Freigabe (Abb. ) können Sie die Optionen die Visitenkate der Veranstaltung später freischalten und den Veranstalter per benachrichtigen über die Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren. Wollen Sie erst einmal Veranstaltungen sammeln, können Sie die Freischaltung auch später in der Listenansicht der Veranstaltungen per Mausklick erledigen. Ist die -Benachrichtigung aktiviert, so erhält der Veranstalter bei jeder Online-Anmeldung eine automatisch ausgelöste mit den Daten des angemeldeten Jungen. Abb Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 7 von 15

8 7. Im Bereich Benutzerverwaltung (Abb. 11) können Sie dem Veranstalter durch Eingabe eines Benutzernamens und Passworts einen Zugang zum Aktionstool für Unternehmen und Organisationen (auch Veranstaltungs-Tool) verschaffen. Damit erhält der Veranstalter die Möglichkeit, seine Veranstaltung selbst zu verwalten. Achtung: Eingaben in diesen Feldern löst eine automatische -Benachrichtigung an den Veranstalter aus. Abb. 11 Am Ende der zweiten Seite des Formulars können Sie den Eintrag über die Schaltfläche Fertigstellen speichern oder über Zurück zur ersten Formularseite zurückgehen, falls Sie Angaben ändern wollen. Wenn Sie die Schaltfläche Fertigstellen aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit, diesem Veranstalter eine weitere Veranstaltung hinzuzufügen (Abb. 12). Dazu klicken Sie auf den Text weitere Veranstaltung hinzufügen, woraufhin sich erneut die zweite Formularseite öffnet, in der Sie alle Angaben zu einer weiteren Veranstaltung machen können. Abb Bearbeiten Alle bereits eingegeben Daten können Sie nachträglich ändern. Wenn Sie den zweiten Menüpunkt Bearbeiten aktivieren, öffnet sich eine Liste aller Veranstaltungen, die in dem Ihrer Initiative zugeordneten Postleitzahlbereich eingetragen sind (Abb. 3). Abb. 13 Abb. 14 Abb. 15 Abb. 16 Abb. 17 Abb. 5 Abb. 19 Abb. 20 Sie können hier (von links nach rechts) 2013 Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 8 von 15

9 anhand des Symbols in der Spalte Tool (Abb. ) sehen, ob der Veranstalter seine Veranstaltung selbst verwaltet (Sie haben dem Veranstalter im Bereich Benutzerverwaltung einen Benutzernamen und ein Passwort eingetragen), Veranstalterdaten ändern, indem Sie auf den Namen in der Spalte Organisation klicken, Veranstaltungsdaten ändern, indem Sie auf den Namen in der Spalte Veranstaltung klicken, die Gesamtanzahl der verfügbaren Plätze sehen, die Anzahl der noch freien Plätze sehen, den Ort der Veranstaltung, sehen, ob die Veranstaltung bereits für die Veröffentlichung auf der Aktionslandkarte freigegeben wurde, unter Art sehen, ob es eine offene Veranstaltung ist (Abb. ), eine Veranstaltung nur mit telefonischer Anmeldung ist (Abb. 6) oder eine geschlossene Veranstaltung ist (Abb. 17), die Vorschau der Visitenkarte der Veranstaltung auf der Website ansehen (Abb. 5) die Veranstaltung löschen (Abb. 19), dem Veranstalter eine weitere Veranstaltung hinzufügen (Abb. 20). Wenn Sie das Symbol für offene Veranstaltung (Abb. 15) anklicken, erhalten Sie eine Liste der für diese Veranstaltung angemeldeten Jungen. Im Beispiel sind für die "Musterveranstaltung" zwei Jungen angemeldet (Abb. ): Abb. 21 Sie können hier (von links nach rechts) Name und Vorname des Jungens sehen und durch Aktivierung des Namens Änderungen im Anmeldeformular vornehmen und ggf. die Anmeldung bestätigen, in der Spalte Anzahl sehen, ob es sich um eine Einzel- oder Gruppenanmeldung handelt, den Namen des Veranstalters, den Ort sowie den Veranstaltungstitel sehen, im Feld Status sehen, ob die Anmeldung bereits bestätigt wurde und, falls nicht, können Sie durch Aktivierung des rot gekennzeichneten Links den Bestätigungsdialog direkt aufrufen (Abb. ). Den Jungen Den Jungen Abb Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 9 von 15

10 Sie haben hier weiterhin die Möglichkeit, die Anmeldung einer anderen Veranstaltung zuzuweisen (Abb. 6) oder die Anmeldung zu löschen. 3.3 Veranstaltungen 2012 Abb. 6 Sofern Sie im Vorjahr Veranstaltungen Als dritten Punkt finden Sie im Hauptmenü Veranstaltungen 2012, über den Sie alle Vorjahrsveranstaltungen in einer Liste aufrufen können (Abb. ). Hier haben Sie die Möglichkeit, Veranstaltungen des Vorjahres für das aktuelle Jahr freizuschalten. Dazu klicken Sie in der Tabelle unter Organisation den als Link erkennbaren Text an. Damit springen Sie in die Veranstaltungsvisitenkarte und können hier einmalig Anpassungen vornehmen. Abb. 24 Wenn Sie die Schaltfläche Fertigstellen am Ende des zweiseitigen Formulars aktivieren, ist die Veranstaltung damit für den kommenden Boys'Day freigeschaltet. Sie können wahlweise aber auch die Veranstaltungsdaten aktualisieren und sich erst später für die Freischaltung entscheiden. Dazu setzen Sie zu Beginn des Formulars im Kästchen Überprüfung der Organisationsdaten das Häkchen vor Ich möchte die Daten noch nicht in das aktuelle Jahr importieren (Abb. 7). Abb Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 10 von 15

11 In der Listenansicht (Abb. 24) können Sie die Veranstaltung auch löschen, wenn sie im aktuellen Jahr nicht mehr angeboten wird. 4 Anmeldungen für Jungen Hier können Sie Einzel- und Gruppenanmeldungen von Jungen vornehmen, Anmeldungen bearbeiten und sich die Anmeldedaten als Liste exportieren. 4.1 Neuer Eintrag Wenn Sie den Menüpunkt Neuer Eintrag aktivieren, erhalten sie zunächst die Auswahlmöglichkeit Einzel- oder Gruppenanmeldung (Abb. 8): Abb. 8 Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, erhalten Sie anschließend eine Listenansicht aller Veranstaltungen mit freien Plätzen (Abb. ). Sie können die Liste der Veranstaltungen über die Eingabe eines Stichworts oder Ortsnamens im Feld Suchbegriff bei Bedarf reduzieren. Abb. 27 Haben Sie die passende Veranstaltung gefunden, so wählen sie diese über den Link Auswahl aus und nehmen im sich anschließend öffnenden Formular alle Angaben zur Anmeldung vor. Haben Sie Gruppenanmeldung gewählt, geben Sie dazu die Anzahl der Jungen sowie einen Kontakt z. B. über die Schule an. Eine Bestätigung der Anmeldung per an die Jungen bzw. an die Schule wird in diesem Fall nicht versendet. 4.2 Bearbeiten Über Bearbeiten können Sie eine Listenansicht aller angemeldeten Jungen und Gruppen aufrufen. Sie haben hier die Möglichkeit, Einträge zu ändern, Anmeldungen einer anderen Veranstaltung zuzuweisen sowie Anmeldungen zu löschen. Alle Beteiligten erhalten hierüber eine automatische -Benachrichtigung. Wenn Sie die Option Anmeldung löschen über das Mülleimer-Symbol (Abb. ) gewählt haben, haben Sie die Möglichkeit keine s zu versenden bzw. sie als Jungenanmeldung zu kennzeichnen und eine entsprechende auszulösen (Abb. 28) Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 11 von 15

12 Mädchenanmeldung den Jungen Abb Export Sie können die Anmeldedaten der Jungen oder Gruppen über die Funktion Export in eine Excel-Liste exportieren. Im ersten Schritt erhalten Sie ein Fenster, in dem Sie die Datenfelder auswählen können, die Sie später in Ihrer Excelliste benötigen (Abb. ). Standardmäßig voreingestellt ist Alle. Abb. 29 Nach Aktivieren der Schaltfläche Fertigstellen, steht der Download für drei Minuten für Sie bereit (Abb. 9): Abb. 9 Die auf diese Weise erzeugte Exceldatei im CSV-Format können Sie anschließend auf Ihrer Festplatte speichern und weiterbearbeiten Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 12 von 15

13 5 Export & Statistik 5.1 Veranstalterdaten Im ersten Menüpunkt unter Export & Statistik können Sie Veranstalterdaten exportieren. Zunächst wählen Sie die Datenfelder die Sie benötigen, anschließend steht die Datei zum Download bereit und schließlich können Sie die Excelliste im CSV-Format herunterladen und weiterbearbeiten. 5.2 Veranstalterstatistik Über den Menüpunkt Veranstalterstatistik erhalten Sie Informationen darüber, wieviele Veranstaltungen und Plätze je Organisationstyp vorhanden sind (Abb. 10): Abb Jungenstatistik Im Menüpunkt Jungenstatistik finden Sie eine Übersicht der Altersstruktur der Jungen, die sich für eine Veranstaltung in Ihrem Aktionskreis angemeldet haben (Abb. 11): Abb Aktionslandkarte 6.1 Ansehen Im Bereich Aktionslandkarte können Sie sich Ausschnitte der Karte sowohl ansehen als auch in ihre eigene Website einbinden. Hier im Beispiel sehen Sie den Kartenausschnitt 2013 Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 13 von 15

14 des Landkreises Limburg-Weilburg mit 29 Veranstaltungen und 259 Plätzen (Abb. 13). Hier haben sie ebenfalls die Möglichkeit, sich eine Listenansicht ausgeben zu lassen (Abb. 12). Abb. 12 Jungen Abb Einbinden Im Menüpunkt Einbinden werden Ihnen verschiedene Quellcodes zur Verfügung gestellt. Sie können das sowohl das Formular, über das Unternehmen & Organisationen eine Veranstaltung eintragen können, einbinden, als auch das Suchformular für eine Veranstaltung. Weiterhin stehen Ihnen Quellcodes für die Stadt-/Landkreiskarte und die Bundeslandkarte jeweils mit oder ohne Frames zur Verfügung. 7 Kommunikation 7.1 Mail versenden Im Bereich Kommunikation haben Sie die Möglichkeit, Serienmails an alle Unternehmen und Organisationen, an alle Teilnehmer einschließlich Schulkontakte der Gruppenanmeldung sowie an alle Initiativenmitglieder in Ihrer Region zu versenden. Dazu tragen Sie den Text der in das Textfeld ein, wählen die gewünschte Adressatengruppe und aktivieren abschließend die Schaltfläche Absenden. Zur Kontrolle erhalten Sie selbst ebenfalls eine Kopie der versendeten Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 14 von 15

15 8 Verwaltung Im Bereich Verwaltung können Sie sowohl Ihre Initiative-Visitenkarte bearbeiten und ansehen als auch die Visitenkarten weiterer Initiativenmitglieder hinzufügen und bearbeiten. 8.1 Visitenkarte bearbeiten Wenn Sie Visitenkarte bearbeiten aktivieren, öffnet sich das Formular, in dem Sie alle Angaben zu Ihrem Initiative finden. Hier können Sie Änderungen vornehmen und sie durch Aktivieren der Schaltfläche Fertigstellen speichern. 8.2 Visitenkarte ansehen Über Visitenkarte ansehen erhalten Sie eine Vorschau der Daten, wie sie online auf zu sehen sind. 8.3 Mitglieder hinzufügen Hier können Sie Organisationen und Unternehmen als Mitglieder zu Ihrer Initiative hinzufügen. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie alle Angaben zur Organisation und Ansprechperson des neuen Mitglieds machen können. 8.4 Mitglieder bearbeiten Nach Aktivieren des Menüpunkts Mitglieder bearbeiten erhalten Sie eine Listenansicht aller Mitglieder Ihrer Initiative. Hier können sie einzelne Mitglieder aufrufen und in dem sich anschließend öffnenden Formular bearbeiten. Alle Änderungen werden über die Schaltfläche Fertigstellen gespeichert. 9 Benutzer/in 9.1 Passwort ändern Über diese Funktion können Sie Ihr Passwort ändern. 9.2 Abmelden Nach Beenden einer Sitzung mit dem Aktionstool für regionale Boys'Day-Initiativen aktivieren Sie den Menüpunkt Abmelden. So ist sichergestellt, dass niemand außer Ihnen an Ihrem Arbeitsplatzrechner Zugriff auf das Aktionstool hat. 10 Hilfe In der Hilfe finden Sie eine Liste von häufig auftretenden Fragen und Antworten zur Benutzung des Aktionstools Hilfe / FAQs Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an das Boys'Day-Team unter Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit Stand: Seite Seite 15 von 15