Anleitung Software-Plattform Auditoren

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis Darstellung der Schritte zur Eingabe eines Auditberichts 1 Einleitung Anmeldung und Menüstruktur Menüpunkt Auditberichte Suchen von Auditberichten Eingegebene Auditberichte bearbeiten Bearbeitung von Abweichungen Änderung der geprüften Produktionsart vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft) Löschung von Standorten (Geltungsbereiche) aus einem bestehenden Auditbericht vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft und Futtermittelwirtschaft) Änderung einer Bewertung Menüpunkt Standorte Suche von Standorten Anzahl Audits pro Auditor Anonymisierte Darstellung von Audits Menüpunkt Auditierung Suche und Auswahl von Standorten Optional: Änderung der geprüften Produktionsart (Bereich Landwirtschaft) Eingabe Auditdatum Auswahl der Checkliste Eingabe der Auditberichtsdaten Eingabe der Zusatzinformationen Eingabe der Auditergebnisse Ergebnis des Auditberichts Eingabe der Abweichung Zusammenfassung Seite 2 von 17

3 Darstellung der Schritte zur Eingabe eines Auditberichts Zusätzliche Möglichkeiten im Bereich Futtermittelwirtschaft Zusätzliche Möglichkeiten im Bereich Landwirtschaft/ Erzeugung Suche des auditierten Standorts Zusätzlichen Standort über weiteren Standort hinzufügen auswählen Zusätzlichen Standort über weiteren Standort hinzufügen auswählen Über das Setzen/Entfernen von Häkchen, gesuchte Standorte zur Auditierung hinzufügen/entfernen Über das Setzen/Entfernen von Häkchen, gesuchte Standorte zur Auditierung hinzufügen/entfernen Im ausgewählten Standort im nächsten Schritt die überprüfte Produktionsart ggf. ändern Eingabe des Auditdatums Auswahl der Checkliste Eingabe der Auditberichtsdaten Eingabe der Zusatzinformationen Eingabe der Checklisten Anzeige des Auditergebnisses Anzeige der Zusammenfassung Speichern durch Klicken des Weiter Buttons Druckmöglichkeit Seite 3 von 17

4 1 Einleitung Diese Anleitung soll Interessierten helfen, sich in der Menüstruktur der Rolle Auditor in der Software-Plattform zurecht zu finden. 2 Anmeldung und Menüstruktur Die Software-Plattform erreichen Sie unter Abb. 1: Anmeldemaske Bitte geben Sie Ihre User-ID (Benutzername) und Ihr Passwort ein und klicken Sie OK. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von QS oder über Ihre Zertifizierungsstelle. Auf der folgenden Seite sehen Sie im linken Bildbereich die zur Verfügung stehenden Menüfunktionen (siehe Abbildung 2). User-ID und Passwort eingeben Abb. 2: Menüansicht Folgende Funktionen stehen Ihnen als zugelassener Auditor für das QS-System zur Verfügung: Menüleiste: : Hier finden Sie die -Daten sowie die eingegebenen Berichte. Audit-Berichte : Hier finden Sie die ein- und freigegebenen Berichte abhängig von Ihrer Zulassungsstufe. Standorte : Hier finden Sie alle Standorte Ihrer Zertifizierungsstelle abhängig von Ihrer Zulassungsstufe. Kurzberichte unabhängige Kontrollen : Hier werden Ihnen alle vereinbarten Korrekturmaßnahmen angezeigt. Auditierung : Hier haben Sie die Möglichkeit, Auditberichte einzugeben. zur Verfügung stehende Menüfunktionen Seite 4 von 17

5 HINWEIS ZUR HANDHABUNG: Das % -Zeichen fungiert bei der Suche als Platzhalter für mehrere Zeichen, der Unterstrich _ für ein Zeichen. Dies gilt bei allen Suchmasken. Beispiel: Suche MÜLLER - nur Standorte mit exakt dem Namen Müller werden angezeigt. Suche %MÜLLER% - alle Standorte werden angezeigt, die im Namen Müller enthalten haben (z. B. Müller-Lüdenscheid oder Bergmüller). Nutzung des %- Zeichens als Platzhalter 3 Menüpunkt Auditberichte Abb.3: Menüpunkt Auditberichte Menüpunkt Auditberichte enthält alle einund freigegebenen Auditberichte Im Menüpunkt Audit-Berichte finden Sie bereits von Ihnen eingegebene und freigegebene Audit-Berichte sowie Audit-Berichte von mit gleicher Zulassungsstufe Ihrer Zertifizierungsstelle (siehe Abbildung 3). 3.1 Suchen von Audit-Berichten Zur Suche dieser Auditberichte steht Ihnen folgende Filterfunktion zur Verfügung. Das Ordnersymbol ermöglicht Ihnen eine detailliertere Suche (z.b. nach Standortname oder Postleitzahl). Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte das grüne Symbol Aktualisieren. Ihre Treffermenge wird im Tabellenbereich Audit-Berichte angezeigt. 3.2 Eingegebene Auditberichte bearbeiten Durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol am Zeilenanfang des ausgewählten Auditberichtes können Sie einen entsprechenden Datensatz öffnen und, solange der Auditbericht im Zustand eingegeben ist, ggf. bearbeiten. Eingegebenen Auditbericht bearbeiten, indem Sie ihn über das Bearbeitungssymbol öffnen. Seite 5 von 17

6 Abb.4: Auditberichte bearbeiten Bearbeitung von Abweichungen Wenn Sie Abweichungen eines Audits im Auditbericht als behoben kennzeichnen wollen, rufen Sie sich den entsprechenden Auditbericht über die Suchmaske auf. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (siehe oben), gehen Sie zum Reiter Abweichungen und klicken Sie am Zeilenanfang der ersten Spalte auf den grauen Punkt. Nun öffnet sich die Detailansicht der Abweichung und Sie können die Umsetzung der Korrekturmaßnahme erläutern (Pflichtfeld) sowie das Behebungs-Datum eintragen (siehe Abbildung 5). Abb. 5: Bearbeitung von Abweichungen Abweichung bearbeiten, indem der jeweilige Checkpunkt über das Informationssymbol geöffnet wird. Eingabe der Umsetzung der Korrekturmaßnahme und des Behebungsdatums Detailansicht Änderung der geprüften Produktionsart vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft) Im Falle, dass die geprüfte Produktionsart geändert werden muss, klicken Sie bitte im geöffneten Auditbericht auf den Button Änderung geprüfte Produktionsart. Sie können die Änderung dann direkt im Feld geprüfte Produktionsart vornehmen (siehe Abbildung 6). In dieses Feld ist der Code der Produktionsart einzutragen. Die Änderung der überprüften Produktionsart ist nur im Bereich Landwirtschaft/Erzeugung möglich. Eine Liste der Produktionsarten finden Sie auf unserer Homepage im Bereich Zertifizierung unseres Downloadbereichs unter Änderungen der geprüften Produktionssart direkt im entsprechenden Feld vornehmen Seite 6 von 17

7 Abb.6: Geprüfte Produktionsart ändern Sollte die Änderung der Produktionsart dazu führen, dass weitere Bewertungen in der Checkliste notwendig sind, werden diese zusätzlichen Checklistenpunkte im nächsten Schritt angezeigt. Entfallen Checkpunkte, so werden diese ohne weitere Nachfrage gelöscht Löschung von Standorten (Geltungsbereiche) aus einem bestehenden Auditbericht vor Freigabe (Bereich Landwirtschaft und Futtermittelwirtschaft) Evtl. zusätzliche Checkpunkte, die durch die Änderung erforderlich werden, erscheinen. Um einen Standort (Geltungsbereich) aus einem eingegebenen, noch nicht freigegebenem Auditbericht zu löschen, rufen Sie wie oben beschrieben den Auditbericht des betreffenden Standortes auf und öffnen den Bericht über das Bearbeitungssymbol. Hier öffnen Sie den Reiter geprüfte Standorte (siehe Abbildung 7). Abb. 7: Geprüfte Standorte öffnen Reiter geprüfte Standorte im entsprechenden Auditbericht öffnen Über das Papierkorb-Zeichnen in der ersten Spalte öffnen Sie die Ansicht wie in Abbildung 6 dargestellt. Durch Betätigung des Papierkorb-Zeichens rechts oben (siehe Abbildung 8) entfernen Sie den Standort (Geltungsbereich) aus dem Auditbericht. Hier werden dann ggfs. auch die entsprechenden Checklistenpunkte ohne weitere Nachfrage gelöscht. Abb. 8: Löschen des Standortes (Geltungsbereichs Seite 7 von 17

8 Löschen über das Papierkorb-Symbol Änderung einer Bewertung Im Falle, dass eine Bewertung geändert werden muss, gehen Sie im geöffneten Auditbericht zum Reiter Auditergebnisse und öffnen Sie durch Klicken des grauen Punkts am Zeilenanfang die zu bearbeitende Bewertung. Nun kann die Änderung vorgenommen werden. Um die Änderung zu speichern, klicken Sie OK. 4 Menüpunkt Standorte Änderung einer eingegebenen Bewertung im Reiter Auditergebnisse Im Menüpunkt Standorte finden Sie alle Standorte, die Sie gemäß Ihrer Zulassungsstufe auditieren können. 4.1 Suche von Standorten Zur Suche dieser Standorte stehen Ihnen unterschiedliche Filterfunktionen zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte das grüne Symbol Aktualisieren. Die Treffermenge wird Ihnen im Tabellenbereich Standorte angezeigt (siehe Abbildung 9). Aktualisieren HINWEIS: Sollten Sie den Standort eines Bündlers suchen, entfernen Sie bitte das Häkchen Nur Hauptunternehmen. Anzeige aller zugeordneten Standorte Abb. 9: Suche von Standorten Seite 8 von 17

9 Öffnen der Detailansicht Um die Detailansicht zu öffnen, klicken Sie auf das graue Informationssymbol am Zeilenanfang. Abb. 10: Öffnen der Detailansicht Öffnen der Standort- Detailansicht über das Informationssymbol In der Detailansicht finden Sie die Stammdaten des Standorts, die Unternehmensdaten sowie die Auditberichte. Letztere Können Sie wiederum in der Detailansicht öffnen. 4.2 Anzahl Audits pro Auditor Unter dem Menüpukt Standorte finden Sie auch die Anzahl an Audits, die Sie als Auditor an einem Standort durchgeführt haben (siehe Abbildung 11). Systemaudits dürfen an einem Standort maximal drei Mal hintereinander von Ihnen ausgeführt werden. Spätestens nach dem dritten aufeinanderfolgenden Systemaudit muss ein anderer Auditor eingesetzt werden. Anzahl Audits pro Auditor Abb. 11 Anzahl Audits Haben Sie als Auditor an dem Standort zwei Folgeaudits durchgeführt, erscheint das Feld Seite 9 von 17

10 Anzahl Audits gelblich hinterlegt. Dies soll darauf hinweisen, dass nur noch ein Audit an diesem Standort möglich ist. Nach dem dritten Folgeaudit ist das Feld rot hinterlegt. Dies bedeutet, dass Sie das folgende Audit nicht mehr durchführen dürfen. 4.3 Anonymisierte Darstellung von Audits Über das Anklicken des Bearbeitungsymbols können Sie den jeweiligen Standort öffnen. Unter dem Reiter Audit-Berichte erhalten Sie eine Übersicht über alle bisher am Standort durchgeführten Audits. Sind die vorherigen Audits von einer anderen Zertifizierungsstelle durchgeführt worden, sind die entsprechenden Daten anonymisiert (siehe Abbildung 12). Es ist nicht erkennbar welche Zertifizierungsstelle bzw. welcher Auditor die Audits durchgeführt hat. Anders die Auditergebnisse. Der Auditbericht kann über das Anklicken des Bearbeitungssymbols geöffnet werden. Sie können nun Auditergebnis, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen einsehen und erhalten so einen Überblick, wie der Standort vorher bewertet wurde. Anonymisierte Darstellung von Audits Bearbeitungssymbol Abb. 12 Anonymisierte Darstellung von Audits 5 Menüpunkt Auditierung Seite 10 von 17

11 Unter dem Menüpunkt Auditierung finden Sie nun die zwei Bereiche, in denen Sie Ihre Auditberichte eingeben können: Auditierung (Audits ab ): Hier werden alle Audits mit einem Auditdatum ab dem sowie alle Audits der Stufen Futtermittelwirtschaft und Landwirtschaft/Erzeugung eingegeben. Auditierung (Audits S/Z, V, GH, LEH, KE, FMM, TT bis ): Hier werden alle Audits mit einem Auditdatum bis mit Ausnahme der Audits aus den Stufen Futtermittelwirtschaft und Landwirtschaft/Erzeugung eingegeben. Abb. 13 Bereiche für Auditberichte 5.1 Suche und Auswahl von Standorten Nachdem Sie die entsprechende Kategorie für die Eingabe Ihres Berichtes gewählt haben, können Sie mit der zur Verfügung stehenden Suchmaske den Standort suchen, der von Ihnen auditiert wurde und dem der Auditbericht zugeordnet werden soll. Es besteht auch die Möglichkeit nach mehreren Standortnummern oder QS-IDs gleichzeitig suchen, indem Sie die einzelnen Nummern durch ein Semikolon trennen. Die Treffermenge wir Ihnen im Tabellenbereich Standorte angezeigt. Abb. 14: Suche von Standorten Suche nach dem auditierten Standort Suchergebnis im unteren Maskenbereich Bitte klicken Sie auf Weiter und wählen Sie im nächsten Schritt den entsprechenden Standort aus. Durch Enfernen und Setzen eines Häkchens in der ersten Spalte des entsprechenden Standorts können Sie den jeweiligen Standort für die Seite 11 von 17

12 Auditberichtseingabe entfernen bzw. hinzufügen. Sollten Sie nicht nach allen notwendigen Standorten gesucht haben, klicken Sie in der Maske Standorte auswählen auf Weiteren Standort hinzufügen (siehe Abbildung 14). Nun haben Sie die Möglichkeit, weitere Standorte auszuwählen (z.b. bei der Bündelzertifizierungen im Bereich Futtermittelwirtschaft). Wählen Sie in der Folge den zusätzlich gewünschten Standort aus und klicken Sie auf Weiter. Der zusätzlich gewählte Standort wird nun Ihrer vorher getroffenen Auswahl hinzugefügt. Abb. 15: Hinzufügen weitere Standorte Über das Häkchen können Standorte zum Auditbericht entfernt und hinzugefügt werden. Weiteren Standort über den Button Standort hinzufügen hinzufügen. 5.2 Optional: Änderung der geprüften Produktionsart (Bereich Landwirtschaft) Nachdem die gewünschten Standorte über Weiter ausgewählt wurden, kann nur in der Stufe Landwirtschaft/Erzeugung in der nächsten Maske die geprüfte Produktionsart für jeden Standort geändert werden (siehe Abbildung 15). Die geprüfte Produktionsart kann direkt in das Feld der bestehenden Produktionsart überschrieben werden (mittels Code- Nummer). Eine Liste der Produktionsarten und deren Codes finden Sie auf unserer Homepage im Bereich Zertifizierung unseres Downloadbereichs unter Landwirtschaft: Änderung der geprüften Produktionsart Abb. 16: Geprüfte Produktionsart ändern 5.3 Eingabe Auditdatum Bitte geben Sie nun das Auditdatum ein und klicken Weiter (siehe Abbildung 16). Abb. 17: Eingabe Auditdatum Seite 12 von 17

13 Eingabe des Auditdatums 5.4 Auswahl der Checkliste In der nächsten Maske bekommen Sie die Checklistenversionen zur Auswahl angezeigt, die für den ausgewählten Standort zum angegebenen Auditdatum gültig waren. Bitte wählen Sie die entsprechende Checkliste aus, indem Sie diese mit dem Mauscursor einmal anklicken. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 5.5 Eingabe der Auditberichtsdaten In der darauf erscheinenden Maske geben Sie bitte die Berichtdaten zu dem Audit ein. Bitte denken Sie daran, die Uhrzeit des Auditbeginns und des endes einzutragen. Der Eintrag wer die Auskunftsperson des Betriebes war, ist ebenfalls eine verpflichtende Eingabe. Sofern das Audit als Kombinationsaudit zusammen mit einem anderen Standard (z.b DIN ISO) durchgeführt wurde, setzen Sie im Feld Kombinationsaudit ein Häkchen und tragen den Standard, mit dem das Audit kombiniert wurde, ein. Klicken Sie dann auf Weiter. Auswahl der Checkliste Eingabe der Auditberichtsdaten 5.6 Eingabe der Zusatzinformationen In der nun folgenden Maske sehen Sie zu jeder der angegebenen Standortnummern Zusatzinformation, die Sie bitte dort für jeden einzelnen Standort ergänzen (siehe Abbildung 17). Kombinationsaudit anhaken, sofern ein anderer Standard mit auditiert wurde Eingabe der Zusatzinformationen Abb. 18: Eingabe der Zusatzinformation Seite 13 von 17

14 5.7 Eingabe der Auditergebnisse Nun können Sie Ihren Auditbericht in die QS Software-Plattform eingeben. Bitte achten Sie darauf, dass alle B-, C-, D- und E- Bewertungen im Feld Kommentar kommentiert werden müssen. Für alle C- und D-Bewertungen ist zusätzlich die Eingabe einer Korrekturmaßnahme notwendig. Die Eingabe der Korrekturmaßnahme erfolgt in einem der nächsten Schritte. Bei einer Anforderung müssen Sie die vorgenommene Bewertung (A-E) nicht herausklicken, dies geschieht automatisch mit Klick auf die neue Bewertung. Darüber hinaus ist es möglich, einen nicht anwendbaren Bereich kapitelweise mit E zu bewerten, sofern alle Anforderungen des Kapitels eine E-Bewertung zulassen. Sollten bestimmte Anforderungen eines Kapitels nicht mit E zu beantworten sein, steht die Auswahlmöglichkeit in der Überschrift nicht zur Verfügung (siehe Abbildung 19). Eingabe der Auditberichtsergeb nisse Kommentarfeld bei B-,C-, D- und E- Berwertungen ausfüllen Abbildung 19: Bewertung der Anforderungen Seite 14 von 17

15 HINWEIS: Ihnen stehen in jedem Schritt 90 Minuten zur Eingabe der Daten zur Verfügung bevor Ihre Login-Sitzung unterbrochen wird. Sollten Ihnen diese Zeit nicht ausreichen, klicken Sie bitte während der Eingabe auf Weiter. Durch diese Aktion erkennt die Anwendung, dass Sie noch aktiv sind und die Login-Sitzung wird nicht beendet. Time-Out: 90 Minuten Vorsicht: Bitte nutzen Sie nicht die Zurück - oder Vorwärts -Funktionen des Browsers, sondern immer die entsprechenden Buttons in der QS-Anwendung! Die blauen Button der Anwendung sind jeweils nur mit einem Mausklick zu betätigen. Andernfalls kann es zu Fehlern und Datenverlusten kommen. 5.8 Ergebnis des Auditberichts Auf der nächsten Seite wird Ihnen das Ergebnis des Auditberichts angezeigt. 5.9 Eingabe der Abweichung Bitte geben Sie nun für alle C- und D- Abweichungen eine Korrekturmaßnahme sowie eine Behebungsfrist ein (siehe Abbildung 18). Abb. 20: Eingabe der Abweichung Ergebnisszusammenfassung des Auditberichts Korrekturmaßnahme und Behebungsfrist bei C- und D-Bewertungen angeben 5.10 Zusammenfassung Seite 15 von 17

16 Nun wird Ihnen eine Zusammenfassung des gesamten Auditberichts angezeigt. Vorsicht: Erst mit der Betätigung von Weiter wird der Auditbericht gespeichert. Abb. 21: Zusammenfassung Mit Weiter den Bericht abspeichern! Nach dem Abspeichern des Berichts haben Sie die Möglichkeit diesen zu drucken. Klicken Sie dazu auf das Drucker-Symbol. Zusammenfassung des Berichts drucken 6 Erklärung der einzelnen Funktionsschalter Neu: Befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. Anklicken, um einen neuen Probenehmer anzulegen, ein Labor/PNI vorzuselektieren, neue Probebegleitdaten anzulegen oder eine Beprobung zu beauftragen. Detaildatensatz-Symbol ( Controls-Feld ): Dieses Symbol befindet sich vor Datensätzen. Es besteht aus dem Stift/Papier-Symbol und dem Mülleimer-Symbol: Stift/Papier-Symbol: Um alle eingegebenen Detailinformationen angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf dieses Symbol Mülleimer-Symbol: Um einen bereits angelegten Probenehmer oder ein angelegtes Labor zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol Speichern/OK: Befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. Dieser Schalter speichert alle eingegebenen Daten und gleichzeitig wird die Eingabemaske verlassen. Die Daten werden dabei noch nicht an das Labor übertragen. Auswahl: Befindet sich links vor den auszuwählenden Datensätzen. Dieser Schalter bestätigt die Auswahl des Datensatzes. Aktualisieren: Mit diesem Schalter wird (auch ohne Eingabe von Suchbegriffen) eine Liste aller QS-zugelassenen Abnehmer angezeigt. Er befindet sich in der rechten oberen Maskenecke. An Labor übertragen: Die eingegebenen Daten werden direkt an das Labor übertragen Schließen: Die Eingabemaske wird verlassen, ohne dass die eingegebenen Daten Seite 16 von 17

17 gespeichert werden. Probenehmer beauftragen: Die Eingaben werden gespeichert und der Datensatz an den Probenehmer gesendet. Rücksetzantrag senden: Betätigen Sie diesen Schalter, wenn bspw. der Auftrag zur Probenahme aus bestimmten Gründen zurückgesetzt werden muss. Weiter > : Mit diesem Schalter wechseln Sie in die nächste Maske. QS Qualität und Sicherheit GmbH Geschäftsführer Dr. Hermann-Josef Nienhoff Schedestraße Bonn Tel Fax info@q-s.de Fotos: QS Seite 17 von 17