Bericht der Verbandsvorsteherin zur Verbandsversammlung am

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1 Bericht der Verbandsvorsteherin zur Verbandsversammlung am Auf Grund neuer und weiterer Aufgaben, wie im Bereich Personenstandswesen, Support für das Fachverfahren AutiSta, für RIS und DMS musste sich die Geschäftsstelle räumlich erweitern. Für diese Aufgabe ist Frau Jäger auf der Grundlage des Beschlusses der Verbandsversammlung seit beim Verband beschäftigt, so dass die räumliche Absicherung des Arbeitsplatzes vorgenommen wurde. Leider war auf Grund begrenzter Raumkapazitäten im Haus der kommunalen Selbstverwaltung eine Anmietung weiterer Räume nicht möglich. Deshalb sind neue Räumlichkeiten in Schwerin, Ecktrift 97 bezogen worden. In diesem Objekt ist es jetzt auch möglich Seminare und Schulungen des Verbandes durchzuführen. Gleichzeitig konnte Herr Kramp als Datenschutzbeauftragter, in die Geschäftsstelle räumlich integriert werden. Vorstandsitzungen: Seit Bestehen des Verbandes wurden 30 Vorstandsitzungen durchgeführt. Aufgaben, Struktur und die Werbung bei den Kommunen für den Verband standen dabei ganz oben an in der Arbeit des Vorstandes. Dabei war anfangs auch die Klärung der Finanzierung des Verbandes in Form einer Anschubfinanzierung über das Innenministerium einer der Schwerpunkte der Vorstandsarbeit. Die Erarbeitung und Darstellung einer Mittelfristigen Finanzplanung wurde in mehreren Sitzungen diskutiert und letztendlich der Verbandsversammlung vorgestellt und durch diese beschlossen. Der Maßnahmeplan des Verbandes erforderte viel Arbeit und Mitwirkungsleistung der Vorstandsmitglieder. Dieser Maßnahmeplan bildet den Leitfaden für Aufgabenfelder denen sich der Verband insgesamt, aber insbesondere die Geschäftsstelle stellt. Parallel dazu wurden die ersten Projekte initiiert und beim Innenministerium beantragt. Beispielhaft sind die Anbindung der Mitglieder an das Dienstleistungsportal, das Formularwesen und mehrere Konzepte für die Mitgliedsverwaltungen genannt. Begleitend wurden wir in dieser Phase von Herrn Henning als externer Berater des Verbandes. Im Jahr 2006 wurde die Bereitstellung des behördlichen Datenschutzbeauftragten für unser Verwaltungen diskutiert und auf den Weg gebracht. Dies hat sich als eine Dienstleistung des Verbandes erwiesen, die eine sehr große Nachfrage und Inanspruchnahme nach sich zog. Mittlerweile sind schon 2 Personen als DSB im Verband für die Verwaltungen tätig. Als die Erwartungshaltung der Mitglieder an den Verband stieg und konkrete Wünsche, denen sich der Verband annehmen sollte, durch die Mitglieder

2 herangetragen wurden, entschloss sich die Verbandsversammlung zur Einrichtung einer Geschäftsstelle. Ich möchte heute einschätzen, dass dies eine richtige und zukunftsweisende Entscheidung unserer Mitglieder war. Weitere Schwerpunkte der Vorstandsarbeit waren und sind auch derzeit die Erörterung und Diskussion zu folgenden Themen: - Mitgliederentwicklung - Stand der einzelnen Projekte wie z.b. o Konzept Service Center o Personenstandswesen o Laufende EFRE Projekte Fundsachenregister Online Gewerbedienst o Zukünftige EFRE Projekte Online Wohngeldverfahren Online Gewerbedienst Verbesserung der Servicequalität der Bürgerbüros o Zukünftiges Finanzierungsmodell der Leistungen der behördlichen Datenschutzbeauftragten o Nutzung von Basiskomponenten des Landes und der Kommunen (Govello, Governikus) o Rahmenverträge zur Beschaffung von Ratsinformationssysteme und DMS durch unsere Mitglieder, auf der Grundlage einer Bundesweiten Ausschreibung o Anbindung der Mitglieder an das Dienstleistungsportal (DLP) des Landes o Formularmanagementsystem des Landes und Nutzung durch die Kommunen o Breitbandkoordination nach der GAK-Richtlinie Im Rahmen einer Verbandsversammlung hat die Geschäftsstelle 2009 eine Informationsveranstaltung rund um die Zukunft der Geobasisdaten und deren Nutzbarkeit über Webdienste für unsere Mitgliedsverwaltungen organisiert. Mitgliederentwicklung: Seit der letzten Verbandsversammlung am beschlossen weitere 6 Städte, Ämter und Gemeinden ihren Beitritt zum Verband. Somit gehören unserem Verband aktuell 71 Mitglieder an. Weitere Beschlüsse zum beabsichtigten Beitritt zum Verband stehen in 6 Städten, Gemeinden und Ämtern an.

3 Trotz guter Ergebnisse und Kooperationen auf Arbeitsebene, blockieren jedoch die die Landkreise, bzw. der Landkreistag immer noch den Beitritt zu unserem Verband. Mitarbeit in Gremien: Der Verband arbeitet derzeit in folgenden Gremien mit: - Gemeinsamer Lenkungsausschuss zur E-Government-Initiative Land/Kommunale Landesverbände - Lenkungsausschuss IT-EU-DLR - Unterarbeitsgruppe einheitlicher Ansprechpartner zur EU-DLR - Personenstandswesen In diesen Arbeitsgruppen/Lenkungsausschüssen wird der Verband durch Frau Juhnke und Herrn Anders vertreten. Herr Nehls vom Amt Neuburg, arbeitet für die Kommunen und den Verband in der Unterarbeitsgruppe Einheitlicher Ansprechpartner mit. Auch durch Herrn Henning werden wir in diesen Gremien punktuell unterstützt bzw. vertreten. Diese Aufgabe nehmen wir natürlich sehr gern wahr, auch wenn sehr viel Zeit darin investiert werden muss, aber wir vertreten in diesen Arbeitsgremien auch Sie. Mitglieder-und Partnertag Am fand der 1. Mitglieder- und Partnertag unseres Verbandes statt. Dieser fand einen großen Anklang. Vor mehr als 70 interessierten Teilnehmern aus den Verwaltungen in M-V konnte ich den Tag, der die Verwaltungen mit Forenbeiträgen und Ausstellerständen über aktuelle Themen und Entwicklungen aus dem Bereich egovernment informierte, eröffnen. Mit insgesamt 14 Ausstellern aus den Bereichen Softwareanbieter bis hin zum Dienstleister und 15 Foren zu den unterschiedlichsten Themen konnte der Verband den Tag zum Treffpunkt für egovernment machen. Besonders erfreulich war, dass Herr Willhelm Schmitt, Geschäftsführer des ego Saar aus dem Saarland und Herr Dirk Vogel, Projektleiter und Frau Christin Enzmann, Organisationsberaterin von KISA aus Sachsen unseren Mitglieder- und Partnertag besuchten. Begleitet wurde dieser Tag durch viele Einzelgespräche, die Eröffnung einer Datenschutzausstellung durch die DSB Frau Schröder und einen regen Informationsaustausch. Als Zeichen der guten Zusammenarbeit zwischen dem ZV ego MV und dem Innenministerium besuchte der Staatssekretär Thomas Lenz die Veranstaltung und nahm sich im Rahmen eines Ausstellerrundgangs mit dem Geschäftsführer, Herrn

4 Glaser, Herrn Anders und mir, Zeit, um sich direkt bei den Ausstellern über aktuelle Produkte, Techniken und Möglichkeiten im Bereich egovernment zu informieren. Abschließend lobte er das Engagement und die Arbeit des Verbandes und unterstrich die Wichtigkeit einer Organisation wie dem Verband als treibende Kraft zur Umsetzung und Einführung von egovernment-lösungen in Mecklenburg- Vorpommern. Breitbandkoordination: Seit Oktober 2008 ist das Breitbandkoordinationsbüro beim Zweckverband angesiedelt. Es koordiniert die Umsetzung der GAK Richtlinie zur Breitbandförderung und unterstützt die Kommunen in allen Belangen der Richtlinie. Um Richtlinienkonform zu arbeiten ist es erforderlich, dass die Vorgaben und Kriterien eingehalten werden. Dies ist oft ein zeitaufwendiger Prozess. Dennoch konnten mittlerweile 49 Kommunen einen Zuwendungsbescheid für den Ausbau der Breitbandversorgung erhalten konnten. Die Staatskanzlei koordiniert derzeit die Erstellung, bzw. Ergänzung des Breitbandatlas für MV. Dieser soll den Breitbandatlas der Bundesnetzagentur ergänzen bzw. präzisieren. Zur Umsetzung dieser Aufgabe ist die Staatskanzlei an unseren Zweckverband herangetreten. Inhaltlich und fachlich soll natürlich die Breitbandkoordinierungsstelle die Aufgabe bearbeiten. Jedoch steht derzeit nur die finanzielle Absicherung der zusätzlichen Aufgabe bis fest. Wie es ab weitergehen soll steht derzeit in den Sternen. An dieser Stelle möchte ich deutlich machen, dass wir sehr gern solche Aufgaben übernehmen, um im Interesse der Bürger, der Unternehmen, unserer Kommunen und des gesamten Landes tätig zu werden. Jedoch muss auch klar sein, wenn wir für eine Aufgabe die nicht unsere ureigenste ist, auf eine finanzielle Absicherung der Aufgabe und aller damit entstehenden Kosten bestehen, darf nicht in einigen Gemütern das Gefühl entstehen, der Verband will nur Fördermittel. Hier handeln wir nicht für unser Mitglieder bzw. die Kommunen insgesamt. Diese Aufgabe hat das Land umzusetzen. Wenn wir diese Aufgabe, sicher sehr gern, übernehmen, dann muss auch das Geld dafür bereitgestellt werden. Partnerschaften: Die Partnerschaften mit dem ego Saar und KISA wurden weiter gepflegt. Insbesondere zum Thema Personenstandswesen und elektronische Personenstandsregister fanden mit dem ego Saar sehr viele Beratungen statt. Der ego Saar baut derzeit ebenfalls eine Koordinationsstelle Breitbandversorgung auf. Um sich über die Aufgaben, Organisation und Unterstützungsleistungen für die Kommunen zu informieren, waren drei Vertreter aus Saarbrücken am dieses Jahres in der Geschäftsstelle. Zu den Themen Wohngeld, Online Gewerbedienst und weiteren gab es Zusammenkünfte mit KISA.

5 Dass solche Partnerschaften Früchte tragen und sehr wichtig sind, zeigen zwei Beispiele. 1. Beim Personenstandswesen wird es nach Lage der Dinge zwischen dem ego MV und dem ego Saar eine gemeinsame Beschaffung und Systemintegration des elektronischen Personenstandsregisters und Sicherungsregisters geben. Hierfür soll ein Kooperationsvertrag geschlossen werden. Der ego Saar erwägt das DVZ mit der Systemintegration des Registers auf der Grundlage eines Kooperationsvertrages zu beauftragen. Dieser Strategie und dem Kooperationsvertrag wird sich auch die KommWIS aus Rheinland-Pfalz anschließen. 2. Die guten Erfahrungen die wir bei der Bereitstellung des behördlichen Datenschutzbeauftragten für viele Nutzerverwaltungen gemacht haben, möchte jetzt der ego Saar nutzen und diese Dienstleistung ebenfalls anbieten. Sie sehen, nicht jeder muss das Fahrrad neu erfinden. Die Prüfung auf Anwendbarkeit anderer Erfahrungen und Projekte auf den eigenen Verantwortungsbereich, kann personelle Ressourcen und Geld sparen helfen. Personenstandswesen: Dass seit dem ein neues Personenstandsgesetz gilt und auch weitere rechtliche Grundlagen geschaffen wurden ist allen bekannt. Dabei spielt neben fachlichen Änderungen der Wegfall der Bücher eine bedeutende und herausragende Bedeutung. Ersetzt werden die Bücher zukünftig von elektronischen Personenstandsregistern und Sicherungsregister. Jedes Standesamt hat die Pflicht spätestens ab dem diese Register zu führen. Mit dem Einsatz der Register ist auch zwingend die qualifizierte Signatur einzusetzen. Mit der Umstellung auf die Registerführung für die Beurkundungsdaten handelt es sich wohl um die gravierendste Änderung in unserem Verwaltungshandeln. Hier spielt, was die Ablage und Aufbewahrung der Beurkundungsdaten betrifft, nicht mehr der Mensch, die Standesbeamten die Hauptrolle, sondern die IT. Auch wenn der Mensch natürlich die IT beherrschen und bedienen muss. Die Beschaffung und Inbetriebnahme der Register, einschließlich der elektronischen Signatur liegt nach dem Personenstandsgesetz und der Personenstandsverordnung einzig und allein bei jeder Verwaltung, jedem Standesamt. Was bisher vielen noch nicht klar war ist, dass keine Verwaltung ein Register beschaffen, bzw. kaufen, kann. Es gibt kein Registerverfahren was als fertiges Verfahren gekauft, installiert und in Betrieb genommen werden kann. Ein funktionierendes elektronisches Personenstandsregister und Sicherungsregister wird aus bis zu 8 einzelnen Softwarekomponenten bestehen die zu einer Einheit, einem Register, zu einem funktionierenden System durch Fachleute zu integrieren sind. Wir sprechen auch von einer Systemintegration aller Komponenten.

6 Diese Erkenntnis gewinnt man erst wenn man sich mit der Materie beschäftigt. Deshalb können wir alle froh sein, dass es da jemanden in unserem Land gibt, der sich im Interesse der Verwaltungen dieses Themas angenommen hat. Es ist unser Zweckverband. Regelmäßig werden wir im Vorstand über den Stand der Aktivitäten informiert. Ich kann hier darüber informieren, dass dieses Thema seit 1,5 Jahren von der Geschäftsstelle bearbeitet wird und nun nach langer Zeit der Meinungsbildung, Suche nach der besten und wirtschaftlichsten Lösung wohl ein Durchbruch zu verzeichnen ist. Stellen Sie sich vor, diesen Aufwand hätte jede Verwaltung für sich allein aufbringen müssen. Über den aktuellen Stand und zu erwartender Kosten wird Herr Anders heute noch informieren. Beauftragung eines Kriterienkataloges für das doppische Finanzwesen: Mit Hilfe von Sponsoren konnte der Zweckverband die Erstellung des Kriterienkataloges für die doppische Finanzsoftware in Auftrag geben. Dieser Auftragserteilung gingen viele Gespräche und Überzeugungsarbeit durch die Geschäftsstelle voraus. Doch nun ist es soweit. Die Firmen CIP Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen mbh, mps public solutions GmbH, INFOMA Software Consulting GmbH und H+H Datenverarbeitungsund Beratungsgesellschaft mbh unterstützen die Erstellung des Kriterienkataloges. Dieser Kriterienkatalog ist die Grundlage für die Verfahrensanbieter, dass sie eine Zertifizierung für Mecklenburg-Vorpommern beantragen und durchführen können. Dadurch sind die Verwaltung in die Lage versetzt, dass von den Anbietern von Softwarelösungen für die Doppik, ein Zertifikat für Mecklenburg-Vorpommern verlangt werden kann. Mit diesem Zertifikat soll belegt werden, dass das jeweilige Verfahren die Landesspezifischen Belange abbildet und gewährleistet. Die Vorlage des Zertifikates durch die Verfahrensanbieter soll als eine Grundlage für die Freigabe der Verfahren durch die Behördenleiter dienen. Um den Katalog zu erstellen, hat sich ein Redaktionsteam (ein sog. OKKSA Center) gebildet. Dieses hat sich am das erste Mal zusammengesetzt. In diesem Team arbeiten Mitarbeiter mit Kenntnissen aus dem Finanzbereich mit. (z.b. Kämmerer oder Mitarbeiter aus Rechnungsprüfungsämtern und Frau Sewing, als Leiterin der Arbeitsgruppe NKHR in MV) Ich möchte mich an dieser Stelle bei den Firmen und den im Redaktionsteam engagierten Verwaltungen mit Ihren Mitarbeitern recht herzlich bedanken. Umstellung der Finanzierung der DSB: Eine im Verband fest verankerte Leistung stellt die Stellung von behördlichen Datenschutzbeauftragten für die Kommunen in M-V dar. Diese Leistung wird derzeit von 34 Kommunen in Anspruch genommen und findet auch über die bisherige Nutzerzahl hinaus weitere Interessenten. Im Rahmen der Erstellung eines Konzeptes zum Aufbau eines Kompetenzcenters für die Kommunen wurde das bisherige

7 Finanzierungsmodell analysiert und auf mögliche Formen der Weiterführung überprüft. Im Ergebnis hat sich herausgestellt, dass die bisherige Verfahrensweise im Hinblick auf die Finanzierung der GDSB für die Zukunft nicht praktikabel ist. So birgt die derzeit zugrundeliegende Spitzabrechnung für das Verbandsmodell (mit Blick auf 2011 und den Wegfall der Anschubfinanzierung) einige finanzielle Gefahren, auch für die Nutzer, den Verwaltungen. Diese spiegeln sich u. a. in der Deckung von außerplanmäßigen Kosten oder wechselnder Zahlen von Nutzerkommunen wider. Unter diesen Aspekten hat die Geschäftsstelle ein Geschäftsmodell erarbeitet, welches eine Stetigkeit der monatlichen Beträge für die Nutzerkommunen gewährleistet, ohne dass bei Mehrausgaben (Tarifänderungen, allg. Preissteigerungen, Wegfall von Nutzerkommunen usw.), eine Anhebung der Beträge erfolgen muss. Bei der Erarbeitung des Finanzierungsmodells ist berücksichtigt worden, dass keine größeren Abweichungen zu den bisherigen Beträgen/Nutzer auftreten. Diesbezüglich wird ab 2010 die Leistung GDSB auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrages zwischen den Kommunen und dem Verband erfolgen. Basis für die Beiträge bildet eine Entgelttabelle die in 500er Gruppen unterteilt ist. Diese kann derzeit bei der Geschäftsstelle erfragt und zeitnah auch auf unseren Seiten im Internet eingesehen werden. Grundlage für den Leistungsinhalt bildet der aus den bisherigen Erfahrungen der Datenschützer aufbauende Leistungskatalog, welcher ebenfalls demnächst auf unseren Seiten einzusehen ist. Bei Interesse an der Leistung Inanspruchnahme GDSB wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle unter der Tel.-Nr. 0385/ Projekte: Derzeit beschäftigt sich und bearbeiten die Mitarbeiter der Geschäftsstelle ca. 19 Projekte und Themen. Hinzu kommen wie bereits erwähnt unzählige Termine für Lenkungsausschusssitzungen, Arbeitsgruppen, Gesprächen usw. Daneben muss das sogenannte Tagesgeschäft ebenfalls bewältigt werden. Von diesen Projekten und Themen werden (außer Breitband) alle durch Frau Juhnke und Herrn Anders bearbeitet. Ohne die Unterstützung von Herrn Henning, wäre die Arbeit bereits jetzt schon nicht mehr zu leisten. Ich möchte hier nur einige aktuelle Themen bzw. unmittelbar bevorstehende nennen: Online-Wohngeldverfahren Online-Gewerbedienst Fundsachenregister Egoprice Verbesserung der Servicequalität in den Frontoffices der Kommunalverwaltung Govello/Governikus usw. Ergänzend zu meinem Bericht werden Herr Henning und Herr Anders zu wichtigen Themen weitere Ausführungen vornehmen.

8 Ich glaube das an den Dingen die ich Ihnen vortragen konnte zu sehen ist, dass aus einem Verband mit überschaubaren Themenspektrum ein nicht mehr wegzudenkender Akteur für egovernment geworden ist, der uns unterstützt, hilft und das Bindeglied zwischen Kommunen, kommunalen Spitzenverbänden und Land ist. Dies zeigt auch die zunehmende Mitgliederzahl. Man kann auch sagen, unser Verband ist erwachsen geworden. Jahresabschlussprüfung 2007 Im Herbst letzten Jahres wurde durch die Geschäftsstelle die Prüfung für den Jahresabschluss 2007 mit Durchführung bis Ende Dezember 2008 ausgeschrieben. Auf Grund eines günstigen Angebotes wurde durch den Landesrechnungshof die Firma Grieger Mallison aus Rostock beauftragt. Ein voller Terminkalender des Wirtschaftsprüfers führte dazu, dass die Prüfungsarbeiten erst im April dieses Jahres begonnen haben. Trotz ausführlicher Zuarbeiten durch den Verband und dessen Steuerbüro, die Firma WITAX, ist es noch zu keinem Abschluss der Prüfung gekommen, sodass wir Ihnen heute leider noch kein Ergebnis mitteilen können. Hintergrund ist, dass der zuständige Wirtschaftsprüfer eine Eröffnungsbilanz nebst allen weiterführenden Arbeiten für das Wirtschaftsjahr 2006 verlangt. Unser Geschäftsführer Herr Glaser hat gegenüber der Fa. Grieger Mallison schon eine Erklärung abgegeben, dass diese nicht erfolgt, da im Jahre 2006 noch keine Arbeiten, die zu einer Notwendigkeit einer Eröffnungsbilanz und einem Jahresabschluss führen, stattgefunden haben. Eine Antwort durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über das nun weitere Vorgehen steht noch aus. Mittlerweile zieht die Geschäftsstelle in Erwägung einen Bericht an den Landesrechnungshof zu senden, mit der Bitte die Prüfung für 2008 durch eine andere Gesellschaft vornehmen lassen zu können. Auf Grund der Vorstellung des Wirtschaftsplanes für 2010 findet im Dezember dieses Jahres noch eine Verbandsversammlung statt. Wir hoffen Ihnen bis dahin einen Abschlussbericht für 2007 vorlegen zu können. In diesem Zusammenhang möchte ich Sie auch schon jetzt bitten, sich den Dezember für ein erneutes Zusammenfinden unseres Verbandes vorzumerken. Das genaue Datum wird rechtzeitig bekannt gegeben. Ich möchte mich an dieser Stelle beim Innenministerium, insbesondere beim Staatssekretär Herrn Thomas Lenz, bei Herrn Holsten, bei Dr. Siraf und den anderen Mitarbeitern des Ministeriums, die mit den Zweckverband zusammenarbeiten recht herzlich für die Unterstützung und gute Zusammenarbeit bedanken. Herr Schönwandt hat mich angerufen. Da er verhindert ist, möchten Sie die Verbandsmitglieder grüßen und ausrichten, dass er sehr gern im Vorstand mitgearbeitet hat und den Verband und sein Vorankommen gern mitgestaltet hat.