BUNDESNOTARKAMMER. notarieller Urkunden. Dr. Robert Mödl Bundesnotarkammer

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1 Elektronische Archivierung notarieller Urkunden Köln Köln, Dr. Robert Mödl Bundesnotarkammer

2 Überblick 1. Elektronischer Rechtsverkehr im Notariat 2. Die elektronische notarielle Urkunde 3. Das elektronische Urkundenarchiv des deutschen Notariats 4. Elektronische Uk Urkundenarchivierung i am Beispiel Österreichs 5. Fazit

3 1. Elektronischer Rechtsverkehr im Notariat Elektronisch beglaubigte Abschriften der Papierurkunden Wesentlicher Inhalt der Urkunden im XML-Format XML Vertraulicher elektronischer Versand der Dokumente und zugehöriger Strukturdaten

4 Gegenwärtig bedeutendste Anwendung: Elektronische Handelsregisteranmeldung Anmeldungen zum Handelsregister sind öffentlich zu beglaubigen. EU-Richtlinie ( SLIM-IV ): Elektronische Einreichungen i zum Handelsregister müssen möglich sein. In Deutschland: Seit dürfen Anmeldungen zum Handelsregister ausschließlich in elektronischer Form übermittelt werden ( 12 HGB). Registerinhalt und eingereichte Dokumente (z.b. Gesellschafterlisten) sind öffentlich abrufbar unter

5 Weitere Anwendungsfelder des elektronischen Rechtsverkehrs Registrierung von Vorsorgeurkunden im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer Elektronische Grundbuchanträge (beginnend 2011) Registrierung erbfolgerelevanter Urkunden im Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer (beginnend 2012) El kt i h D t t h it d Elektronischer Datenaustausch mit der Finanzverwaltung (in Vorbereitung)

6 2. Die elektronische notarielle Urkunde 39a BeurkG: Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse im Sinne des 39 können elektronisch errichtet werden. Das hierzu erstellte Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen werden. Diese soll auf einem Zertifikat fk beruhen, das auf Dauer prüfbar ist. Mit dem Zeugnis muss eine Bestätigung der Notareigenschaft durch die zuständige Stelle verbunden werden. Das Zeugnis soll Ort und Tag der Ausstellung angeben.

7 2. Die elektronische notarielle Urkunde Unterschrift = qualifizierte elektronische Signatur Dienstsiegel = Berufsträgerattribut im Signaturzertifikat N t i B NRW Notar in Bonn, NRW, Rheinische Notarkammer

8 Elektronische notarielle Urkunde Notare müssen elektronische Urkunden errichten können: Seit dem ist der Besitz der notwendigen Technik Pflicht ( 15 Abs. 4 BNotO).

9 3. Das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer Notarielle Urkunden müssen 100 Jahre aufbewahrt werden, d.h. viel länger als der jeweilige Notare amtiert. Heute: Verwahrung der Urkunden ausgeschiedener Notare durch den Amtsnachfolger oder durch das Amtsgericht. Erhebliche Schwierigkeiten und Kosten durch gestiegenes g Volumen der zu verwahrenden Urkunden. Vorschlag: Elektronisches Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer.

10 Urkundenarchivierung Einstellen sämtlicher Urkunden (100 Jahre) Elektronisches Urkundenarchiv Übernahme der Verwahrung Notarkammer Amtsnachfolger Papier- Verwahrung 30 Jahre; Erbverträge: 100 Jahre Urkundensammlung in Papierform

11 Spezifische Risikenik der elektronischen Archivierung Erstellung des elektronischen Dokuments Erstellung durch die richtige Person (Authentizität) Schutz gegen spätere Veränderungen (Integrität) Kommunikation Einstellen und Abruf von Dokumenten Datenverlust Manipulation Verletzung der Vertraulichkeit Archivierung Erhöhte Gefahr durch die Speicherung aller Urkunden an einem Ort Angriffe auf Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit der Daten Verlust der Lesbarkeit

12 Eckpunkte der Fachkonzeption Langzeitspeicherung als elektronische notarielle Urkunden Qualifizierte elektronische Signatur Transfervermerk Archivierung der Prüfprotokolle (anstelle Übersignatur) Speicherung mit begleitenden Strukturdaten Führung der notariellen Verzeichnisse (Urkundenrolle, Namensverzeichnis) in dem Urkundenarchiv Schutz der Vertraulichkeit Übermittlung in einer gesicherten Netzinfrastruktur (Notarnetz) Zugriff ausschließlich für den Aktenverwahrer (Notar, Amtsnachfolger, Notarkammer soweit sie die Aktenverwahrung nach Amtsniederlegung übernommen hat) Nutzung der asymmetrischen Kryptographie Individuelle Verschlüsselung sämtlicher Urkunden bei Übermittlung an das Archiv, Speicherung und Abruf Hardwaregebundene Entschlüsselungszertifikate

13 Redundanz Eckpunkte der Fachkonzeption Gespiegelte Rechenzentren mit ca. 20 km Abstand Einrichtung eines weiteren externen Backups Einbindung in notarielle Arbeitsabläufe blä Bedienung des Urkundenarchivs und des sonstigen elektronischen Rechtsverkehrs mit einheitlicher Software Schlüssiges Rollenkonzept Administration der Zugänge durch die Notarkammern Verteilte Schlüssel ( shared key ) Begrenzung der Dateiformate t TIFF und/oder PDF/A für Urkunden pkcs7 für Signaturdateien XML für Strukturdaten t

14 4. Elektronische Urkundenarchivierung am Beispiel i Österreichs Seit dem Jahr 2000 werden alle Urkunden österreichweit in einem elektronisches Archiv gespeichert erfolgte eine umfassende technische Überarbeitung. Zwischenzeitlich ist das System auch in Slowenien und der Slowakei im Einsatz.

15 abcd efgh ijklm opqr Archivieren einer Urkunde - Übersicht Notariat 1 abcd 2 efgh ijklm 1. Verschlüsselung opqr mit Archivschlüssel Qualifizierte Signatur Zusätzliche Transportsicherung mit SSL/TLS (SOAP/HTTPS) Hardware Security Module Schritte im Notariat Anbringen der qualifizierten Signatur zur s(* 7> Sicherung der Authentizität und Integrität $%}]³e $ r%&u7(/& Verschlüsselung mit Archivschlüssel zur Gewährleistung der Vertraulichkeit 2. Auftragssignatur Anbringen der Auftragssignatur zur Sicherung der Integrität sowie zur Authentifizierungs- und Internet/Notarnetz 3 Archivserver Hardware Security Module s(* 7> s(* 7> $%}]³e $ $%}]³e $ r%&u7(/& 4 r%&u7(/& 5 Prüfung 1. Prüfung qual. Auftragssignatur Signatur (Autorisierung) (Authentifizierung, Autorisierung) 2. Umschlüsselung s(* 7> ui//)ds $ r908766!f Berechtigungsprüfung Verschlüsselung der Daten während des Transports zur vertraulichen Datenübermittlung Schritte am Archivserver Authentifizierung durch Prüfung der Auftragssignatur Prüfung der qualifizierten Signatur zur Wahrung der Authentizität und Integrität Umschlüsselung der Daten (urkundenspezifischer Verschlüsselungsschlüssel)

16 Transportsicherung mit SSL/TLS (SOAP/HTTPS) s(* 7> ui//)ds $ r908766!f Laden einer Urkunde - Übersicht Archivserver Hardware Schritte am Archivserver Security Module 6 1. Archivsignatur 2. 2 Quittungssignatur i t 3. Umschlüsselung 7 098((23j lkö&$ad &(%$ =! Internet/Notarnetz Überprüfung des Ladeauftrags Anbringen der Archivsignatur für die Urkunde vom Archiv zur Gewährleistung von Authentizität und Integrität Erstellung der Quittungssignatur zur Sicherung des Antwortpaketes Verschlüsselung der Urkunde für den berechtigten Empfänger zur Gewährleistung der Vertraulichkeit 098((23j lkö&$ad &(%$ =! Notariat 8 1. Entschlüsselung l 2. Prüfung Archivsignatur 3. Prüfung qual. Signatur abcd efgh ijklm opqr Schritte im Notariat Entschlüsselung der Urkunde Prüfung der Quittungssignatur, Archivsignatur und qualifizierten Signatur zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität

17 5. Fazit Elektronische notarielle Urkunden sind bereits heute flächendeckend im Einsatz. Die Anwendungsfelder des elektronischen Rechtsverkehrs im Notariat weiten sich stetig aus. Das komplexeste Vorhaben der Bundesnotarkammer in diesem Bereich ist die elektronische Archivierung sämtlicher notarieller Urkunden über 100 Jahre.

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Dr. Robert Mödl Bundesnotarkammer Burgmauer Köln Tel.: +49 (2 21)

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