Archivierungs-Rahmenkonzept (UAG Archivierung)

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1 Archivierungs-Rahmenkonzept (UAG Archivierung) Konzept zur Langzeitspeicherung, Aussonderung und Archivierung der elektronische Akte Konsolidierte Ergebnisversion aus den Workshops 1-2 der UAG Archivierung (v1.0)

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Ziele Grundlagen Rechtlicher Rahmen Rechtsstaatsprinzip und Nachvollziehbarkeit des... 6 Verwaltungshandelns Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen Organisatorischer Rahmen Objektstruktur Aktenplan Steuerungsinformationen Dateiformate Elektronische Signatur Qualitätssicherung durch kontinuierliche Aussonderung von Akten Technischer Rahmen Phase I Bearbeitung Phase II Transferzeitraum Phase III Langzeitspeicherung Phase IV Archiv Vorbereitende Maßnahmen Einholung und Hinterlegung der Bewertungsentscheidungen Hinterlegung der Transferfrist Hinterlegung der Aufbewahrungsfrist Anbietung Bewertung Übergabe Revisionssichere Speicherung Datenträger Organisatorische Maßnahmen Strukturierte Speicherung

3 1. Einleitung Die Umstellung der papierbasierten auf die elektronische Aktenführung und die Einführung der IT-Gestützten Vorgangsbearbeitung verändert die Arbeitsabläufe und die Vorgehensweisen in erheblichem Maße. Mit der zunehmenden Nutzung von Dokumentenmangement- und Vorgangsbearbeitungssystemen (DMS/VBS) entstehen immer weniger Papierakten, dafür aber zunehmend mehr elektronische Akten. Analog zu den papierbasierten sind auch elektronische Dokumente aufgrund rechtlicher Vorgaben zum Teil sehr lange aufzubewahren, vor allem um Beweismittel zu sichern. Die Konservierung der elektronischen Dokumente sowie deren langfristige und nachhaltige Bereitstellung für eine Benutzung bzw. Einsichtnahme stellen die Behörden vor neue Herausforderungen. Erfolgte die Archivierung von Schriftgut seit Jahrzehnten ausschließlich papiergebunden, so ist nunmehr festzuhalten, dass nicht nur papierbasierte Unterlagen sondern auch digitale Aufzeichnungen als öffentliches Archivgut nach dem Nordrhein- Westfälischen Archivgesetz gelten. Für die historischen Überlieferungen ist die Aussonderung und dauerhafte Aufbewahrung von elektronischen Akten somit eine Schlüsselfrage, die es immer zwingender zu beantworten gilt. Bereits seit den 90iger Jahren werden digitale Informationen in Datenbanken elektronischer Fachverfahren gespeichert, die keinerlei Niederschlag mehr in Papierakten finden. Die elektronische Aktenführung entwickelte sich somit immer mehr zum Standard. Als rechtsverbindliche Akte gilt zwar teilweise weiterhin die Papierform, doch liegen vielfach ausschließlich digitale Aufzeichnungen in proprietären Formaten sowohl in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) als auch zusammenhanglos in verschiedenen Laufwerken von Dateisystemen vor. Diese zum Teil archivwürdigen Daten drohen ohne eine entsprechende Archivierungslösung der Nachwelt verloren zu gehen. Die Einführung eines in Nordrhein-Westfalen landeseinheitlichen Dokumentenmanagementsystems verstärkt den Druck zum Aufbau eines Digitalen Archivs. 3

4 2. Ziele Im Gegensatz zu papierbasierten Akten sind der Ablage elektronischer Akten in physikalischer Hinsicht kaum Grenzen gesetzt. Moderne Datenträger sind geeignet eine scheinbar beliebige Anzahl von Dokumenten zu speichern. Die Aktenaussonderung aus einem elektronischen System wird daher vielfach vernachlässigt, da sie nicht unter dem Aspekt Raumnot zu betrachten ist. Allerdings wird oftmals verkannt, dass mit zunehmender Anzahl digitaler Dokumente, eine elektronische Aktenablage unübersichtlich und unhandlich wird. Zudem verzögert sich mit einer stetig steigenden Anzahl elektronischer Dokumente nicht nur der Recherchezugriff sondern auch der Zugriff im Rahmen der Bearbeitung. Auch nicht unerwähnt bleiben sollten die monetären Folgekosten, die sich aus der Verwaltung des nicht ausgesonderten Datenbestandes ergeben. Mit dem Begriff Archivierung wird jedoch insbesondere in der Informatik häufig die längerfristige Ablage von Daten in IT-Systemen gleichgesetzt. Die oftmals jahrelange Aufbewahrungspflicht von Akten, die sich aus den 3, 2 und 13 der Aktenordnung sowie den hierzu ergangenen ergänzenden sachbezogenen Vorschriften bzw. Spezialnormen ergibt, ist jedoch unter dem Begriff Langzeitspeicherung zu subsumieren und losgelöst von dem Begriff Archivierung zu betrachten. Im Zusammenhang mit der Langzeitspeicherung werden nachfolgende Ziele verfolgt: Die Recherchierbarkeit und Lesbarkeit des Schriftgutes muss über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden. Das Schriftgut muss jederzeit verlustfrei reproduziert werden können. Die Revisionssicherheit und Authentizität muss gewahrt bleiben. Der Begriff der Archivierung hingegen definiert die dauerhafte (d.h. zeitlich unbegrenzte) Aufbewahrung durch das Landesarchiv. 4

5 Zusätzlich zu den bereits im Zusammenhang mit der Langzeitspeicherung genannten Voraussetzungen ist bei der Archivierung nachstehendes Kriterium unabdingbar: Das elektronische Schriftgut muss auch außerhalb der behördeninternen Systemumgebung in der es erstellt wurde, archiviert werden können und verfügbar bleiben. Nicht unerwähnt bleiben sollte, dass aus Sicht der Sachbearbeiter eine Automatisierung der Arbeitsabläufe zur Anbietung, Aussonderung, Vernichtung und Archivierung zwingend erforderlich ist. Das technische Konzept und die Umsetzung werden von IT.NRW erstellt bzw. umgesetzt. 5

6 3. Grundlagen 3.1. Rechtlicher Rahmen Rechtsstaatsprinzip und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns Nicht nur bei papierbasierten sondern auch bei elektronischen Akten ist es von zentraler Bedeutung, dass das komplette Verwaltungshandeln nachvollziehbar bleibt. Dies kann jedoch nur dann gewährleistet werden, wenn Akten vollständig sind und alle für den Entscheidungsprozess relevanten Dokumente und Informationen nachvollziehbar vorgehalten werden. Das Prinzip der Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns ist ein unverzichtbarer Grundpfeiler behördlichen Handelns und leitet sich aus dem Rechtsstaatsprinzip des Grundgesetzes (Artikel 20 und 28), sowie der Rechenschaftspflicht der Verwaltung ab. Hierbei setzen die Verwaltungsverfahrensgesetze den normativen Rahmen Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen Die rechtlichen Grundlagen für die Anbietung, Übernahme und Archivierung von elektronischen Akten/Vorgängen und Dokumenten sind im Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen ArchivG NRW) vom 16. März 2010 (GV NW Ausgabe 2010 Nr. 11) verankert. Gem. 1 Abs. 1 Nr. 1 gilt dieses Gesetz für die Archivierung von Unterlagen des Landes Nordrhein-Westfalen. Unterlagen nach 1 ArchivG NRW sind Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. ( 2 Abs. 1 ArchivG NRW). Das Landesarchiv NRW, welches nach 3 Abs.1 ArchivG NRW eine Einrichtung des Landes im Geschäftsbereich der für das Archivwesen zuständigen obersten Landesbehörde ist, hat gem. Abs. 2 die Aufgabe, das Archivgut von Behörden, Gerichten 6

7 und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes nach Maßgabe des Archivgesetzes zu archivieren. Dementsprechend wirkt das Landesarchiv gem. 3 Abs. 4 ArchivG NRW bei der Festlegung von landesweit gültigen Austauschformaten zur Archivierung elektronischer Dokumente mit. Nach 4 Abs. 1 ArchivG NRW haben die Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen. Unabhängig davon sind alle Unterlagen spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung dem Landesarchiv anzubieten, sofern keine anderen Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen festlegen. Von dieser Verpflichtung eingeschlossen sind gem. 4 Abs. 2 ArchivG NRW auch solche Unterlagen, die 1. personenbezogene Daten enthalten, die nach einer Vorschrift des Landesoder Bundesrechts gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war, 2. einem Berufs- oder besonderem Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen. Die nach 203 Abs. 1 Nr. 1, 2, 4 oder 4a des Strafgesetzbuches geschützte Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden. Gem. 4 Abs. 3 ArchivG NRW regelt das Landesarchiv die Anbietung und Übernahme von Unterlagen im Benehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen. Gem. 4 Abs. 5 ArchivG NRW erlischt diese Anbietungs- und Ablieferungsfrist, sofern das Landesarchiv nicht innerhalb von 6 Monaten über die Übernahme der angebotenen Unterlagen entscheidet. Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind innerhalb eines Jahres zu übergeben. 7

8 Unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben umfassen die mit den Landesarchiven abzustimmenden Kriterien die Art, den Umfang und die Form der zu übermittelnden Daten und Aussagen bezüglich des Transfermediums, der Transferformate und des Transferzeitpunktes Organisatorischer Rahmen Objektstruktur Die Einhaltung einer Objektstruktur ist nicht nur aus organisatorischen Aspekten sondern auch vor dem Hintergrund der revisionssicheren Speicherung von nicht unerheblicher Bedeutung. Die Objektstruktur wird analog der papierbasierten Arbeit aufgebaut. Dementsprechend wird das Schriftgut dreistufig in Akten, Vorgängen und Dokumenten gegliedert. Die Akte als oberster Ordnungsrahmen erhält einen eigenen Aktentitel (Aktenzeichen/Aktenplaneintrag), der den Inhalt der Akte zutreffend und kurz beschreibt und nicht mit der Betreff-Beschreibung identisch sein muss. Die Akte fasst auf der Grundlage des Aktenplans thematisch verwandte Vorgänge zusammen und bildet somit den sach- und aufgabenbezogenen Rahmen für die Bearbeitung des Schriftgutes. Vorgänge fassen dementsprechend die anfallenden Dokumente zu einem Geschäftsvorfall zusammen und sollten möglichst kleinteilig definiert werden. 8

9 Dokumente stellen die unterste Ebene der eingangs genannten dreistufigen Struktur dar, und sind die Träger des eigentlichen Inhalts. In Bezug auf die Langzeitspeicherung, Aussonderung und Archivierung ist festzuhalten, dass ausschließlich Vorgänge mit den darin enthaltenen Dokumenten sowohl der Langzeitspeicherung als auch der sich anschließenden Aussonderung und Archivierung zugeführt werden. Akten hingegen verbleiben bis zu einer endgültigen Löschung im System. Den der Aussonderung und Archivierung zugeführten Vorgängen inkl. der darin enthaltenen Dokumenten wird eine Kopie des Aktencontainers beigefügt um die Zugehörigkeit der Vorgänge zu einer Akte jederzeit rekonstruieren zu können. In einem Dokumentenmanagement- / Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) werden unterschiedliche Informationsarten vorgehalten. Zum Einen werden die eigentlichen Dokumentinhalte, die ausschließlich in elektronischer Form in einem DMS/VBS liegen als Primärinformationen vorgehalten. Zum Anderen werden die beschreibenden Daten wie z.b. Aktenzeichen, Betreff etc., sowie die an einem einzelnen Dokument hängenden Prozessinformationen zusammenfassend als Metadaten vorgehalten Aktenplan Der Aktenplan bildet den hierarchisch gegliederten und systematisierten Ordnungsrahmen für die komplette Schriftgutverwaltung und stellt die Entstehungs- und Bearbeitungszusammenhänge dar. Das Aktenzeichen regelt als Ordnungskriterium die sachliche Zuordnung von Schriftstücken zu Akten. Die Bildungsregel des Aktenzeichens ergibt sich aus der Aktenordnung, die aufgrund des 2 der Geschäftsordnung für die Bezirksregierungen (Rd.Erl. des Innenministers vom 26. März SMBl. NRW.20020) erlassen wurde. Die Arbeitsgruppe empfiehlt darauf zu achten, dass das Aktenzeichen als Ordnungskriterium sich am Aufgabenbezug orientiert und nicht an der zuständigen Organisationseinheit. 9

10 Steuerungsinformationen Um den Nutzern eine komfortable und einfache Handhabung der Langzeitspeicherung und Aussonderung anbieten zu können, ist es unerlässlich, neben dem Aktenplan auch Steuerungs- und Bewertungsinformationen im System zu hinterlegen. Steuerungsinformationen: Unter dem Begriff Steuerungsinformationen sind sowohl die Transfer- als auch die Aufbewahrungsfrist, die unter Berücksichtigung der Ausführungen zu Ziffer den Übergang von Vorgängen nach erfolgter zda-verfügung in die Langfristregistratur bzw. das Archiv regeln, zu verstehen. Die Transferfrist legt eine Zeitperiode fest, innerhalb der z.d.a. verfügte Vorgänge wieder in die Bearbeitung übernommen werden können. Die Aufbewahrungsfrist bestimmt den Zeitraum, den ein Vorgang nach einer z.d.a. Verfügung noch in der Behörde aufzubewahren ist (die Transferfrist ist Bestandteil der Aufbewahrunsfrist). Sofern nach der Bedeutung des Vorgangsinhalts nicht Abweichungen geboten sind oder in Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eine andere bestimmte Aufbewahrungszeit vorgeschrieben ist, sind derzeit laut Aktenordnung der Bezirksregierungen Hauptvorgänge 30 und Sachvorgänge 5 Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen werden jedoch durch eine einheitliche Aufbewahrungsordnung für den Geschäftsbereich des Innenministeriums neu geregelt. Bewertungsinformationen: Bewertungsinformationen dagegen benennen die Aussonderungsart, die im günstigsten Fall vom Landesarchiv bereits im Vorfeld und für eine komplette Behörde festgelegt wurde. Die Aussonderungsart hat einen unmittelbaren Einfluss auf den letztendlichen Verbleib eines Vorgangs nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Nachfolgende Aussonderungsstati können als Bewertungsinformation hinterlegt werden: A = Archivwürdig Alle archivwürdigen Objekte sind für die unbefristete Aufbewahrung vorgese- 10

11 hen und müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu einem Aktenschnitt zusammengefasst an das Landesarchiv übergeben werden. V = Vernichten Das Schriftgut der Aussonderungsart V= Vernichten ist dagegen nach Fristende von der aktenführenden Stelle zu löschen B = Bewerten Mit B = Bewerten wird eine offene Entscheidung vermerkt, die auf der Grundlage eines archivfachlichen Bewertungsverfahrens vom Landesarchiv erst noch gefällt wird. Über die Aussonderungsart entscheidet allein das Landesarchiv Dateiformate Bereits unter dem Aspekt der Langzeitspeicherung ist festzustellen, dass sich die wenigsten Dateiformate für eine langfristige Nutzbarkeit innerhalb der behördlichen bzw. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eignen. Damit sowohl im Zusammenhang mit der Langzeitspeicherung als auch mit einer endgültigen Archivierung erhaltungswürdige Daten nicht nur nutzbar, sondern auch interpretierbar bleiben, setzen die Archive besonders auf Dateiformate, die folgende Kriterien weitestgehend erfüllen: Das Format ist offen standardisiert und weitgehend selbsterklärend. Es handelt sich um nicht-proprietäre oder zumindest frei verfügbare Formate. Der Verbreitungsgrad des Formates ist relativ hoch. Betrachtungsprogramme sind frei verfügbar. Das ursprüngliche Erscheinungsbild kann auf unterschiedlichen Ausgabegeräten identisch reproduziert werden. Bei der Festlegung von landesweit gültigen Austauschformaten zur Archivierung elektronischer Daten wirkt das Landesarchiv gem. 3 Abs. 4 ArchivG NRW mit. Dem vom Landesarchiv vorgeschlagenen Austauschformat wird für den Geschäftsbereich des Innenministeriums zugestimmt. Der Entwurf des Landesarchivs zum Thema Archivierungsfähig Datenformate in der elektronischen Aktenführung vom 15. April 2010 Version 0.8 zielt hinsichtlich der 11

12 Auswahl des Archivformates darauf ab, die signifikanten Dateieigenschaften des Ursprungsformats (bspw. Inhalt, Funktion und Erscheinungsbild) möglichst weitgehend abbilden zu können. Das Landesarchiv unterteilt die Ursprungsdateien entsprechend der charakteristischen Eigenschaften nach folgenden Kategorien: a) textbasierte Formate b) Bildformate c) Tabellenkalkulation d) Audio- & Videoformate Lt. Landesarchiv ist für die textbasierten, Bild- und Tabellenkalkulationsformate das Archivformat PDF/A 1b zu verwenden. Gleichzeitig wird in Bezug auf die textbasierten Formate darauf hingewiesen, dass bestimmte Eigenschaften eines Ausgangsformats in PDF/A 1b möglicherweise verboten und somit nicht adäquat reproduziert werden können, bspw. lizenzierte Schriften, variable Elemente (bspw. dynamische Formularfelder und JavaScript- Objekte), Dateianhänge, externe Referenzen und Verschlüsselungen, Multimediaelemente (Audio und Video), bestimmte Algorithmen zur Bildkompression und Transparenz (Schatten, Wasserzeichen, Hindergründe) Grundsätzlich müssen alle darstellbaren Objekte (Schriften, Vektorgraphiken, Rasterbilder etc.) in ein PDF/A eingebettet sein. Darüber hinaus sind bei der Migration nach PDF/A 1 b, welche durch den DMS - Dienstleister IT.NRW konzipiert und durchgeführt und qualitätsgesichert wird, folgende Spezifikationen so zu berücksichtigen, dass die PDF/A-Standardkonformität einer Datei nach dem ISO-Standard gewahrt bleibt Die Migration erfolgt als volltextdurchsuchbares PDF/A. Schriftarten und Zeichencodierung sind einzubetten. Die Bilddatenkompression für eingebettete Schwarzweißbilder nach CCITT-Gruppe-4 kann beibehalten werden. Ansonsten werden Bilddaten von eingebetteten Halbtonbildern (Graustufe und Farbe) ggf. entpackt und 12

13 nach ZIP neukomprimiert. Auf die Nutzung der verlustbehafteten JPEG oder JBIG Kompressionsalgorithmen wird verzichtet. Formulare und Multimediadaten werden bei der Migration verworfen. Kommentare werden bei der Migration reduziert. Die Farbraum-Darstellung erfolgt in der Regel für den Gebrauch am Monitor nach srgb (IEC :1999). Andere Farbprofile (bspw. ISO Coated) können bei Bedarf genutzt werden, sofern sie in die PDF/A-Datei eingebettet werden. Metadaten, die bereits in ein PDF eingebettet wurden und nicht XMP-konform und somit auch nicht PDF/A-konform sind, können verworfen werden. Grundsätzlich werden Metadaten und Bearbeitungsinformationen aus dem DMS nicht in ein PDF/A eingebettet, sondern separat über XDOMEA erhalten, siehe Abschnitt 5. Bereits zum jetzigen Zeitpunkt können auch in einem DMS Sprach- und Filmdokumentationen zu Beweiszwecken vorgehalten werden. Vor dem Hintergrund, dass insbesondere in Bezug auf die Kurzlebigkeit der Datenträger und der vielfältig vorhandenen Datenformate eine hybride Aktenführung nicht gewährleistet werden kann, ist auch für Audio- und Videoformate seitens des Landesarchivs ein geeignetes Archivformat zu benennen. Um die zu einem späteren Zeitpunkt erforderliche Formatkonvertierung zu erleichtern, ist bereits im Zuge der Einrichtung eines DMS darauf zu achten, dass keine Ablage von Dokumenten in Containerformaten wie z.b. *.zip, *.rar erfolgt Elektronische Signatur Elektronische Signaturen bieten die Möglichkeit, die Authentizität und Integrität digitaler Dokumente bzw. Daten zu sichern. Im Gegensatz zu papierbasierten Dokumenten kann die Beweiskraft elektronisch signierter Dokumente jedoch mit der Zeit abnehmen. Ursächlich dafür verantwortlich sind die verwendeten kryptographischen Algorithmen und Schlüssel, die im Laufe der Zeit ihre Sicherheitseignung verlieren. Da der Umgang mit der elektronischen Signatur und den aus dieser Thematik resultierenden Problemstellungen nicht als trivial anzusehen ist, erfolgt die Konzeptionie- 13

14 rung hinsichtlich des Umgangs mit der Elektronischen Signatur in einer eigens zu diesem Thema eingerichteten Unterarbeitsgruppe. Das Ergebnis bleibt diesbezüglich abzuwarten um mögliche Auswirkungen auf das Archivkonzept zu übernehmen. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass das Landesarchiv keine elektronischen Signaturen übernimmt. Die erforderlichen Übergabemodalitäten sind zum Einen in dem von IT.NRW zu erstellenden technischen Konzept zu konzeptionieren und zum Anderen mit dem Landesarchiv abzustimmen Qualitätssicherung durch kontinuierliche Aussonderung von Akten Aussonderung und damit inkludiert Langzeitspeicherung und Archivierung beschreibt die Ablage und Verlagerung von abschließend bearbeitetem Schriftgut, welches nicht mehr laufend benötigt wird. Im Allgemeinen sind hierbei analog der papierbasierten Akte nachfolgende Stufen zu beachten: Abgabe aus der Sachbearbeiter-/Zentralregistratur nach Ablauf einer Transferfrist in die Altregistratur (Langzeitspeicherung) Anbieten an das Staatsarchiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Abgabe an das Staatsarchiv (Archivierung) oder Vernichtung (löschen) Die Aussonderung stellt somit den letzten Schritt innerhalb der Schriftgutverwaltung dar, welcher aber in einem engen Zusammenhang mit der vorherigen Bearbeitung steht. Bereits beim Anlegen und Registrieren von Vorgängen ist zu beachten, dass die Nachvollziehbarkeit und lückenlose Dokumentation gewährleistet ist (vgl. Ziffer 3.1.1). Dementsprechend wird der Grundstein für die Aussonderung bereits in einem ersten Schritt bei der Anlage eines Vorgangs bzw. der Bearbeitung eines Dokumentes gelegt. 14

15 Während bei der papierbasierten Aktenführung letztlich der Platzbedarf bzw. Platzmangel zur Aussonderung zwingt, ist dieser Aspekt bei der elektronischen Akte als bedeutungslos einzustufen. Hier zählen zu einem wesentlichen Anteil die Wirtschaftlichkeit, Nutzfreundlichkeit und Übersichtlichkeit. Elektronische Dokumente können aus technischer Sicht in unendlichen Mengen einem elektronischen Vorgang zugeordnet werden. Dies führt jedoch dazu, dass elektronische Vorgänge infolge ihres Umfangs unübersichtlich und zudem die schnellen Zugriffsmöglichkeiten im Rahmen der Recherche erschwert werden. Daher ist der Aussonderung von elektronischen Vorgängen besondere Beachtung zu schenken Technischer Rahmen Bereits im Vorfeld sind neben den organisatorischen auch die technischen Rahmenbedingungen zu definieren und Vorkehrungen für einen reibungslosen Ablauf der Aussonderung zu treffen. Da IT.NRW seitens des Innenministeriums NRW als zentraler Dienstleister für das Hosting eines DMS/VBS bestimmt wurde, sollte IT.NRW auch als zentraler Dienstleister für eine entsprechende Langzeitspeicherungs- und Aussonderungskomponente benannt bzw. beauftragt werden. Dementsprechend sind die technischen Rahmenbedingungen und Abläufe durch IT.NRW zu konzeptionieren. Die technische Richtlinie des BSI und die Anforderungen des Landesarchivs sollten hierbei Berücksichtigung finden. 15

16 4. Der Lebenszyklus der Elektronischen Akte/des Vorgangs Der Lebensweg oder auch Lebenszyklus einer elektronischen Akte endet keinesfalls mit der letzten z.d.a.-verfügung, Jedoch wird unter dem Lebenszyklus einer Akte/ eines Vorgangs häufig nur die Bearbeitungs- und die Archivierungsphase gesehen. Eine weitergehende Differenzierung wird nur in den wenigsten Fällen vorgenommen und insbesondere die Aussonderung spielt nur eine untergeordnete Rolle Eine digitale Aktenführung muss aber den gesamten differenzierten Lebenszyklus einer Akte/eines Vorgangs berücksichtigen und die Grundlagen, die für einen sicheren Ablauf sorgen, bereits im Vorfeld berücksichtigen. Bei allen beteiligten Stellen besteht dahingehend Konsens, dass der Lebenszyklus einer elektronischen Akte/eines Vorgangs in vier Phasen, welche nachfolgend beschrieben werden, zu gliedern ist: Abbildung 1 - Quelle LAV NRW Phase I Bearbeitung- Der Fokus der I. Phase liegt auf der laufenden Bearbeitung von Akten, Vorgängen und Dokumenten. Bereits bei Neuanlage einer Akte und insbesondere eines Vorgangs müssen Metadaten gesetzt werden, die Steuerungsinformationen zum weiteren Verbleib bzw. zum Zeitpunkt des Übergangs in die nachfolgende Phase enthal- 16

17 ten. Das Setzen dieser Metadaten erfolgt automatisiert durch die Übernahme der im Aktenplan hinterlegten Steuerungs- (Transfer- und Aufbewahrungsfrist) und Bewertungsinformationen (Aussonderungsart). Unmittelbar nach der z.d.a-verfügung eines Vorgangs, welche manuell in einem DMS vorgenommen werden muss, geht diese/dieser, inklusiv aller zugehörigen Dokumente, in die Transferphase über. Im Zuge dieses Übergangs müssen automatisiert alle in einem Vorgang befindlichen Dokumente eingefroren (soweit nicht schon vom Nutzer durchgeführt) und somit für eine weitere Bearbeitung gesperrt werden. Um den aktiven Vorgangsbestand überschaubar zu halten, ist es zwingend erforderlich Vorgänge nach ihrer abschließenden Bearbeitung z.d.a. zu verfügen Phase II Transferzeitraum- Der Transferzeitraum bestimmt den Zeitraum, in dem ein Vorgang nach der z.d.a- Verfügung noch im aktiven Bestand eines DMS vorgehalten wird und in die Bearbeitung zurückgeholt werden kann (z.d.a.-reaktivierung). Seitens des Orga-Rahmenkonzepts wird empfohlen, den Transferzeitraum auf 12 Monate festzulegen. Während des Transferzeitraums werden die zu einem Vorgang zugehörigen Dokumente weiterhin im ursprünglichen Dateiformat vorgehalten. Mit Übergang des Vorgangs von der Phase I (Bearbeitung) in die Phase II (Transferzeitraum) beginnt die im System hinterlegte Aufbewahrungsfrist zu laufen. Gem. 13 Abs. 4 Aktenordnung beginnt die Aufbewahrungsfrist, soweit nichts anderes ausdrücklich bestimmt, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang geschlossen (z.d.a. verfügt) wird. Die Aufbewahrungsfristen werden in der Regel durch gesetzliche Vorgaben festgelegt und bestimmen die Dauer, die ein Vorgang nach entsprechender z.d.a-verfügung noch in der Behörde vorzuhalten ist. Wird eine z.d.a-verfügung während des Transferzeitraumes zurückgenommen, so wird der Vorgang wieder in die Bearbeitungsphase zurückgesetzt und für die Bearbeitung freigegeben. Die in einem Vorgang enthaltenen Dokumente behalten jedoch nach wie vor den Status eingefroren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab der erneuten z.d.a-verfügung erneut. Über die gesamte Aufbewahrungsdauer ist die Lesbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Bei einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 30 und mehr Jahren, ist je- 17

18 doch nicht davon auszugehen, dass die zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung bzw. letzten Bearbeitung erzeugten Dateiformate bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer von den genutzten Systemen unterstützt werden. Es ist daher unabdingbar, Dokumente in einem langfristig darstellbaren, nicht-proprietären NCI-Format (als Bildinformation) vorzuhalten. Nach Ablauf des Transferzeitraumes geht der Vorgang in die Phase III (Langzeitspeicherung) über. Im Zuge dieses Übergangs findet automatisiert einen Formatkonvertierung statt. Hierbei werden Primärinformationen (Dokumentinhalte) in das Format PDF/A (Version 1b) und Metadateninformationen in XDOMEA (Version 2.0) überführt. Zusätzlich muss durch die Verlagerung auf revisionssichere Speichermedien jede Form der Veränderung eins Vorgangs unterbunden werden. Ausgenommen hiervon sind z.zt. lediglich mangels Benennung eines archivfähigen Formates 1 durch das Landesarchiv - Ton- und Bilddokumente Phase III Langzeitspeicherung- Im Rahmen der Langzeitspeicherung werden Vorgänge fristgerecht bis zum Ende der Aussonderungsfrist aufbewahrt. Während dieser Zeit sind alle Vorgänge komplett recherchier- und einsehbar. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist startet automatisiert die Übergabe an die Phase IV (Archiv) Phase IV Archiv Im Zuge der Aussonderung werden alle Vorgänge mit der Aussonderungsstatus <a> oder <b> (vergl. Kapitel 4.1), dem Landesarchiv angeboten, wobei die als archivwürdig bewerteten Unterlagen innerhalb eines Jahres zu übergeben sind. Wird über die mit der Aussonderungsstatus <b> angebotenen Unterlagen seitens des Landesarchivs nicht innerhalb von 6 Monaten entschieden, entfällt die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung. Für die mit dem Aussonderungsstatus <v> versehenen Vorgänge erfolgt die vollständige Vernichtung durch die aktenführende Stelle. 1 Stand:

19 Die im Rahmen der Aussonderung erforderlichen Aussonderungsläufe sind gem. 4 Abs. 3 ArchivG NRW in Abstimmung zwischen der aktenführenden Behörde und dem Landesarchiv an festgelegten Stichtagen durchzuführen. Für den Geschäftsbereich des Innenministeriums NRW wird der Stichtag im Rahmen der technischen Konzeptionierung festgelegt. Mit dem Prozess der Aussonderung geht der Vorgang inkl. der zugehörigen Dokumente in den Verantwortungsbereich des Landesarchivs über und ist für den Nutzer ab diesem Zeitpunkt weder einseh- noch bearbeitbar. 5. Ablaufbeschreibung 5.1. Vorbereitende Maßnahmen Aktenführenden Behörde Zur Implementierung eines weitestgehend automatisierten Archivierungs- und Aussonderungsverfahrens ist es erforderlich, dass die beteiligten Behörden (Aktenführende Behörde, IT.NRW und LAV) frühzeitig vorbereitende Maßnahmen ergreifen bzw. miteinander koordinieren. Von den aktenführenden Stellen sind insbesondere nachfolgend Arbeiten durchzuführen: Einholung und Hinterlegung der Bewertungsentscheidungen Auf der Grundlage eines gültigen und stabilen Aktenplans, welcher dem Landesarchiv durch die aktenführenden Behörden zur Verfügung gestellt wird, bewertet das Landesarchiv das Behördenschriftgut und erstellt einen sogenannten Bewertungskatalog. Im Zuge der Erstellung eines derartigen Bewertungskatalogs wird dem Landesarchiv, sofern für die Feststellung der Archivwürdigkeit erforderlich, Einsicht in die Unterlagen und die dazugehörigen Hilfsmittel und ergänzenden Daten gewährt ( 4 Abs. 1 ArchivG). Diese Akteneinsicht wird analog den Regelungen der Ziffer 9 des Orga- Rahmenkonzeptes gehandhabt. Dieser Bewertungskatalog, welcher die Aussonderungsart eines Vorgangs bestimmt und dementsprechend einen Teil des Aussonderungsverfahrens beeinflusst bzw. 19

20 steuert, ist ausschließlich durch die Fachadministration einer jeden Behörde, an dem im DMS hinterlegten Aktenplan zu verankern. Weiterhin ist sicherzustellen, dass bei Neuanlage einer Akte/eines Vorgangs diese Steuerungsinformation automatisiert vom Aktenplan auf die Akte und von der Akte auf den Vorgang vererbt wird. Sofern kein Bewertungsverzeichnis des Landesarchivs vorliegt, ist systemseitig der Default-Wert <B> = Bewerten an jedem Aktenplaneintrag zu hinterlegen Hinterlegung der Transferfrist Analog der Hinterlegung der Bewertungsentscheidungen ist auch die Transferfrist am Aktenplan zu verankern. Als Wert ist hier einheitlich die von der Unterarbeitsgruppe Orga-Rahmenkonzept vorgeschlagene Zeitspanne von 12 Monaten zu hinterlegen Hinterlegung der Aufbewahrungsfrist Weiterhin ist die entweder nach der Aktenordnung oder einer Spezialnorm vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist einer Akte/eines Vorgangs am Aktenplan zu hinterlegen. IT.NRW Seitens IT.NRW ist der Aufbau einer Langzeitspeicherung und die hiermit verbundene Verlagerung der aufzubewahrenden Vorgänge aus dem aktiven und somit sichtbaren Aktenbestand, in ein Langzeitspeichermedium durchzuführen. Mit der Verlagerung der z.d.a. verfügten Vorgänge in die Langzeitspeicherung ist die Konvertierung der Primärinformationen in ein archivfähiges Dateiformat (vermutlich PDF/A 1b) verbunden. Die Konvertierung der Metainformationen hat nach XDOMEA 2.0 zu erfolgen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist organisiert IT.NRW in Abstimmung mit der aktenführenden Stelle die Übergabe der Akten an das Landesarchiv und vernichtet die Akten der Aussonderungsart v. Weitere anstehende Maßnahmen sind dem von IT.NRW zu fertigenden technischen Konzept zu entnehmen Anbietung Aussonderungsart <v> 20

21 Die mit der Aussonderungsart <v> = Vernichten gekennzeichneten Vorgänge werden automatisiert auf Anweisung der aktenführenden Stelle durch IT.NRW vernichtet. Sie sind somit von der Anbietung ausgenommen. Aussonderungsart <a> Nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen werden die mit den Aussonderungsart <a> = Archivieren versehenen Vorgänge dem Landesarchiv zusammen mit den zugehörigen Metadaten und möglicherweise vorhandenen Hybridakten zur Übernahme angeboten. Die Anbietung erfolgt einmal jährlich zu einem vom Landesarchiv noch zu benennenden Stichtag. Im Rahmen der Anbietung werden archivierungswürdige Vorgänge dem Landesarchiv schriftlich mittels einem automatisiert erstellten Anbieteverzeichnis angekündigt und gleichzeitig automatisiert in einen entsprechend eingerichteten und benannten Arbeitsgruppenarbeitskorb des Langzeitspeichermediums verschoben. Im Zuge der Anbietung werden auch möglicherweise gesetzte Objektrechte automatisiert aufgehoben. Aussonderungsart <b> Die mit der Aussonderungsart <b> = Bewerten versehenen Vorgänge werden dem Landesarchiv schriftlich mittels einem automatisiert erstelltem Anbieteverzeichnis angekündigt und gleichzeitig automatisiert in einen entsprechend eingerichteten und benannten Arbeitsgruppenarbeitskorb des Langzeitspeichermediums verschoben. Im Zuge der Anbietung werden auch evtl. gesetzte Objektrechte automatisiert aufgehoben. Das Verfügungsrecht verbleibt gem. 2 Abs. 4 Satz 2 ArchivG NRW bei der abliefernden Stelle Bewertung Die beim Landesarchiv zuständigen Mitarbeiter erhalten auf den Arbeitsgruppenarbeitskorb der Aussonderungsart <b> und die darin enthaltenen Vorgänge (inkl. Dokumente und Metadaten) ein entsprechendes Nutzerkonto mit ausschließlich Leserecht. Das Landesarchiv trifft nun bei den in Rede stehenden Vorgängen mit der Aussonderungsart <b> eine endgültige Entscheidung zu Gunsten der Aussonde- 21

22 rungsart <a> oder <v> und teilt dies der aktenführenden Stelle mit, die dann die Vorgänge mit der endgültigen Aussonderungsart versieht. Zur Vereinfachung des Verfahrens ist durch IT.NRW zu prüfen, ob dem Landesarchiv Schreibrechte ausschließlich auf das Metadatenfeld Aussonderungsart gewährt werden können. Dieses Schreibrecht bezieht sich jedoch lediglich auf Vorgänge, die sich im Arbeitskorb der Aussonderungsart <b> befinden. Die Bewertung ist gem. 4 Abs. 5 ArchivG NRW innerhalb von 6 Monaten durchzuführen. Nach Ablauf der Frist sind die nicht archivwürdigen Vorgänge, wenn keine Rechtsvorschriften oder schutzwürdige Belange Betroffener entgegenstehen, zu vernichten Übergabe Mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die mit der Aussonderungsart <a> versehenen Vorgängen bzw. nach Abschluss der Bewertung der mit der Aussonderungsart <b> versehenen Vorgänge wird der Aussonderungsprozess automatisiert im IT.NRW durchgeführt. Für die Übergabe als solche ist seitens IT.NRW ein sicherer Übertragungsweg zu wählen. Parallel hierzu erhält das Landesarchiv eine automatisiert generierte Abgabeliste, in der die als archivwürdig gekennzeichneten Vorgänge aufgelistet sind. Zeitgleich werden papierbasierte Hybridakten zur Übergabe vorbereitet. Nach erfolgter Übergabe übermittelt das Landesarchiv der aktenführenden Behörde eine Zwischenmitteilung über den Erhalt des Aussonderungspaketes und prüft im Weiteren a) die Integrität der Abgabe b) die Vollständigkeit der Abgabe entsprechend der Abgabeliste c) die qualitative Beschaffenheit der Abgabe. Etwaige Unstimmigkeiten werden seitens des Landesarchivs an die aktenführende Stelle übermittelt. Sofern zur Fehlerbeseitigung bestimmte Prozessschritte im Rahmen der Übergabe wiederholt werden müssen, ist IT.NRW entsprechend zu unterrichten. 22

23 Bei positivem Verlauf der Prüfung durch das Landesarchiv erfolgt eine Bestätigung des Landesarchivs an die aktenführende Stelle über den unversehrten und vollständigen Empfang des Aussonderungspaketes. Das Verfügungsrecht geht damit letztendlich auf das Landesarchiv über und die Daten sind aus dem System (aus der Langzeitspeicherung) unwiderruflich zu löschen. Die Löschung bzw. der Verbleib der Vorgänge im Landesarchiv ist von der aktenführenden Stelle zu dokumentieren. Das IT.NRW stellt hierzu entsprechende Listen bereit. Abbildung 2 Quelle: KBSt Konzept zur Aussonderung und Archivierung 23

24 6. Revisionssichere Speicherung Die Grundlagen der revisionssicheren Speicherung sind in drei Kategorien zu gliedern: 6.1. Datenträger Elektronische Datenträger eignen sich nach derzeitigen Erkenntnissen nur bedingt für eine dauerhafte Aufbewahrung von Vorgängen und Dokumenten. Dies liegt zum Einen in der begrenzten Haltbarkeit von diversen Speichermedien und zum Anderen in den Formaten in denen die Daten vollständig lesbar bleiben. Diese Tatsache führt dazu, dass insbesondere IT-Dienstleister die Innovationszyklen bei Speicherformaten und Speichermedien im Auge behalten müssen Organisatorische Maßnahmen Die Revisionssicherheit über die Rechtevergabe wird über das DMS gewährleistet Strukturierte Speicherung Unabdingbar ist in diesem Zusammenhang auch die strukturierte Ablage von Vorgängen und Dokumenten in einer Akte bzw. die strukturierte Ablage von Dokumenten in einem Vorgang. Die Daten müssen so abgelegt werden, dass innerhalb einer Akte/eines Vorgangs die Chronologie, sowie die Verweise von Metadaten zu Primärdaten erhalten bleiben. 24