Eine Ausgründung aus der RWTH Aachen und dem Fraunhofer IPT. Die Wurzeln der Modell Aachen UG.

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1 Interaktive Managementsysteme

2 Eine Ausgründung aus der RWTH Aachen und dem Fraunhofer IPT. Die Wurzeln der Modell Aachen UG. Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen Gegründet 1906 Größtes Institut der Produktionstechnik Europas Beheimatet den ältesten und größten Lehrstuhl für Qualitätsmanagement Deutschlands Speerspitze der angewandten Forschung Fraunhofer Institut für Produktionstechnik IPT Gegründet 1980 Weltweite Bekanntheit durch innovative Lösungen für die Industrie Prof. Dr.-Ing. Robert Schmitt Urheber der Unternehmerischen Qualität Gestalter des Unternehmerischen Qualitätsmanagements Begründer des Aachener Qualitätsmanagement-Modells

3 Unsere Mission: Interaktive Managementsysteme in Deutschland zum Standard machen. Das Leistungsprofil der Modell Aachen UG. Unser Produkt aus der Forschung... Interaktive Managementsystem-Software (Q.Wiki) als Integriertes Prozessmanagementsystem Systemintegration z.b. des Intranets und nahtlose Einbindung in bestehende Softwarelandschaft Unsere Umsetzungskompetenz Q.Wiki-Anpassung und Implementierung Inhaltliche Gestaltung und Prozessmanagement Organisatorische Einführung und Verankerung Wir begleiten Sie auf dem Weg......zu einer stabilen und dynamischen Organisation, in welcher alle organisatorischen Erfahrungen genutzt werden.

4 Prozessmanagement ist so alt wie Arbeitsteilung. Zusammenhang zwischen Arbeitsteilung und Prozessmanagement. Die zwei Gründe für Arbeitsteilung Eine Person schafft es nicht alleine Spezialisten sind effizienter Herausforderung des PM: Erfahrungsaustausch schaffen Herausforderung des PM: Schnittstellenverluste minimieren Managementsysteme können beiden Herausforderungen begegnen, wenn sie geeignet ausgestaltet sind. In diesem Vortrag wird Qualitäts- und Prozessmanagement als Synonym verwendet

5 Moderne Managementsysteme sind prozessorientiert, interaktiv und integriert. Einordnung Interaktiver Managementsysteme. Wissensmanagement Prozessmanagement Qualitätssicherung Prozessorientiertes Q.- management Arbeitssicherheit Umweltmanagement Prozessorientiertes Wissensmanagement Integrierte Managementsysteme Interaktive, integrierte Managementsysteme

6 Modernes Prozessmanagement ist dynamisch und wissensorientiert. Die Trends Dynamik und Wissensintensität. Zeitdruck Heutige Unternehmenssituation Prozesse unterliegen einer ständigen Veränderung dynamisches Prozessmanagement Zunehmend wissensintensive Prozesse wissensorientiertes Prozessmanagement Aufgabenkomplexität

7 Managementsysteme bilden die Organisation ab und werden oft nicht gelebt. Der QM-Teufelskreis. Ein Prozessmanagementsystem bildet die organisatorischen Zusammenhänge eines Unternehmens ab Heute oft starre Systeme: Papierversion HTML im Intranet Lotus Datenbank im Intranet Office Dokumente im Ordner Starre Systeme führen zum QM-Teufelskreis: Differenz zwischen Abbildung und Realität QM-System wird wenig genutzt Unzureichende Aktualisierung

8 Wikis sind kollaborativ gestaltete Internetseiten. Das Wiki-Prinzip. Web 2.0 Anwendung für Internetseiten, die nicht nur gelesen, sondern im Browser direkt geschrieben bzw. modifiziert werden können Ziel ist es die Erfahrung und den Wissensschatz der Autoren kollaborativ zu nutzen (Kollektive Intelligenz) Es existieren offene und zugriffsbeschränkte Wikis Häufige Softwaresysteme: Mediawiki, FOSwiki, X-Wiki, Confluence Verbreitung: 2009 hatte knapp jedes zweite Unternehmen Deutschlands irgendeine Form eines Wikis

9 Das Q.Wiki ist eine Symbiose aus QM-System und Wissensmanagement. Die beiden Ursprünge des Q.Wiki. QM-Systeme Unternehmensweit Kunden- und Prozessorientierung Prozessstruktur Standardisierung Basis für Verbesserung Oft starr Wenig Nutzung QM-Teufelskreis Interaktive Managementsysteme Verknüpfung der Vorteile beider Disziplinen Eliminierung der Nachteile beider Ansätze Konzentration auf organisatorisches Wissen Q.Wiki Wissensmanagement Einfache Modifikation Unbürokratisch Erfahrungstransfer Oft unstrukturiert Ausufernd, da sehr offen definiert Kontrolle Kontrolle & Kreativität Kreativität

10 Mit dem Q.Wiki haben wir die Vorbehalte gegen Wikis in den Griff bekommen. Typische Vorbehalte gegen Wikis und die Lösungen. Es gibt keine verlässliche Information Lösung der Modell Aachen UG: Unterscheidung in einen freigegebenen Stand und einen Diskussionsstand mit Freigabeworkflow Wissen wird unstrukturiert abgelegt Lösung der Modell Aachen UG: Strukturierung nach dem Aachener QM-Modell und entsprechend der Geschäftsprozess-Struktur Inhalte sind für Laien nicht änderbar Lösung der Modell Aachen UG: Einsatz hochwertiger Text- und Flussdiagrammeditoren mit höchster Usability Kein Support bei Open-Source-Lösung Lösung der Modell Aachen UG: Wir bieten auf Wunsch umfassenden technischen und inhaltlichen Support

11 Unsere unternehmerische Lösung für Sie. Das Interaktive Prozessmanagementsystem Q.Wiki. Hauptmerkmale des Q.Wiki auf einen Blick: Webbasierte Lösung keine Installation auf Einzelrechnern erforderlich Definition der Prozesslandschaft von der obersten Prozessebene bis in eine beliebig wählbare Detaillierungstiefe Dezentrale, interaktive Dokumentation mit Diagrammen, Beschreibungen, Listen und Bildern durch Wissensträger selbst Dateien können in beliebigen Formaten hinterlegt und verwaltet werden Geeignet als Basis für Zertifizierungen z.b. ISO9001, TS16949 Keine Software- oder Lizenzkosten

12 Q.Wiki Vorführung

13 Mitarbeiter, Autoren, die IT und das Unternehmen profitieren vom Q.Wiki. Nutzen und Vorteile des Q.Wiki für die Mitarbeiter als Leser Sofortiges Finden von organisatorischen Informationen, Erfahrungen und Vorgaben Eine integrierte Informations- und Navigationsplattform Inhalte sind mitarbeiternah modelliert, einfachstes Handling Nur Browser und Zugang zum Server erforderlich für die Mitarbeiter als Autoren Gestaltung und Pflege der Inhalte dezentral durch Wissensträger direkt im System Einfache und intuitive Modifikation aller Inhalte im Browser Keine s zur Abstimmung von Inhalten: optimale Abstimmungsplattform Komfortabler Freigabeworkflow und Versionsmanagement

14 Mitarbeiter, Autoren, die IT und das Unternehmen profitieren vom Q.Wiki. Nutzen und Vorteile des Q.Wiki für das Unternehmen und die Unternehmensführung Steigerung der Effizienz aller Prozesse und der Prozessdokumentation Prozesse werden stabil entsprechend Best Practice durchgeführt: höchste Prozessqualität Organisatorisches Wissen wird strukturiert gesammelt, konserviert und weiterentwickelt, auch bei Fluktuation keine Lizenzgebühren, da Open-Source-Basis für die IT Systemintegration und nahtlose Anbindung an andere Systeme Minimaler administrativer Aufwand durch Anbindung an Active Directory Geringe Systemanforderungen Support durch die Modell Aachen UG

15 Ein leeres Wiki hat keinen Wert. Der kritische technische und inhaltliche Systemwert für Mitarbeiter. Systemwert max. möglicher Systemwert höherer Nutzen mehr Nutzer Nutzen > Aufwand kritischer Systemwert für Mitarbeiter Nutzen < Aufwand weniger Nutzer geringer Nutzen Kick Off Roll Out Zeit

16 Ein Wikiansatz erfordert eigen- und fremdmotivierte Systemgestaltung. Die drei Stellhebel einer erfolgreichen Q.Wiki Evolution. Eigenmotivierte Evolution Aktualisierungen, Verbesserungen, Erfahrungswerte durch Autoren Initiale Systemwertgestaltung: Einführungsprojekt Organisierte Evolution Modifikationsaufträge aus Sitzungen heraus Pflege durch Beauftragte Durch Hierarchie angeordnete Modifikation Evolutionäre Sprünge Prozessharmonisierungs-Projekt Integration zusätzlicher Insellösungen Anbindung an andere Systeme z.b. durch Formulare im Wiki Einführung von Workflows im Wiki fremdmotiviert eigenmotiviert kritischer Systemwert max. möglicher Systemwert

17 Wir begleiten Sie bei der Einführung des Q.Wiki und darüber hinaus. Unser Vorgehen Q.Wiki-Anpassung und Implementierung Inhaltliche Gestaltung und Prozessmanagement Organisatorische Einführung und Verankerung Support und Beratung Erstellung von Lastenund Pflichtenheft Q.Wiki auf Server einrichten Rechtemanagement einrichten Design an CI des Unternehmens anpassen Funktionalitäten an Anforderungen adaptieren erforderliche Schnittstellen erarbeiten Systemintegration realisieren Templates definieren Prozesslandschaft und Prozessstruktur erarbeiten Inhalte zusammentragen, strukturieren und überführen Individuelle Konkurrenzsysteme auflösen, Prozessharmonisierung Inhalte hinsichtlich Usabilty optimieren (z.b. inkrementelle Änderbarkeit) Methodik: Eigene Systematiken auf Basis von Usability-Studien Wiki-Rolleninhaber identifizieren Autoren und Administratoren schulen Q.Wiki als Werkzeug verankern Eigeninitiative der Autoren mit Multiplikatoreffekt schaffen Struktur der organisierten Pflege schaffen Methodik: Persona- Methode, Key-User Ansatz, Kommunikogramm und Projektmarketing Supportvertrag nach Projektende optional Prozessmanagement und Beratung nach Wunsch 2 Manntage 3 Manntage 5 Manntage 5 Manntage Beratertage bei einem Unternehmen mit 350 Mitarbeitern als Anhaltswerte

18 Unsere Mission: Interaktive Managementsysteme in Deutschland zum Standard machen. Die Kontaktdaten. Prof. Dr.-Ing. Robert Schmitt Direktor des Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen Direktoriumsmitglied des Fraunhofer IPT Gesellschafter der Modell Aachen UG Tel.: +49 (241) , Fax: +49 (241) Dr.-Ing. Carsten Behrens Geschäftsführer der Modell Aachen UG Tel.: , Fax: +49 (241) Bildquelle mehrerer Bilder:

19 Das Q.Wiki ist eine leistungsfähige Plattform. Das Systempotenzial. Wertschöpfung 9. Anbindung und Integration im ERP (bidirektional) 8. Aktives Prozess-, Wissens und Aufgabenmanagement im Wiki 7. Aktive Prozessdokumentation mit aktiven Formularen und Workflows 6. Prozessdokumentation mit integriertem Intranet und Internet 5. Prozess- und Wissensdokumentation mit dezentraler Gestaltung 4. Prozessdokumentation mit Dokumentenmanagement 3. Passive Prozess- und Wissensdokumentation mit dezentraler Pflege 2. Passive Prozessdokumentation mit dezentraler Ideengebung 1. Passive Prozessdokumentation mit zentraler Pflege (s. HTML)

20 Screenshot 1.

21 Screenshot 2.

22 Screenshot 3 - Druckversion.