Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management

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1 Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management Wie darf Know-How im Unternehmen verwendet werden? Christian Rein

2 Überblick 1. Ausgangssituation und Interessenlagen 2. Einräumung von Nutzungsrechten 3. Vertraulichkeitsvereinbarungen 4. Verhältnis zwischen Nutzungsrechten und Vertraulichkeitsvereinbarungen 5. Schutz von Know-How 6. Nutzbarkeit von Residual Information 7. Datenschutzrechtliche Anforderungen 8. Fazit Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

4 Ausgangssituation und Interessenlagen Interessen der IT-Dienstleister (I) Zunehmende Vernetzung von Unternehmen und Unternehmensgruppen bietet neue Möglichkeiten der Nutzung von Know-How. Beispiele: Know-How-Sammlungen Wikis Profilseiten von Mitarbeitern Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

5 Ausgangssituation und Interessenlagen Interessen der IT-Dienstleister (II) Softwareprodukte und Beratungsleistungen sind zunehmend standardisiert. Entwicklung reiner Individualsoftware ist rückläufig. Rückgriff auf vorhandenes Know-How ist für IT-Dienstleister notwendig, um am Markt bestehen zu können. IT-Dienstleister haben ein vitales Interesse, dass ihr Know-How geheim bleibt und nicht frei am Markt erhältlich ist. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

6 Ausgangssituation und Interessenlagen Interessen der Kunden Kunden wünschen häufig ausschließliche Nutzungsrechte an Arbeitsergebnissen, um einen Wettbewerbsvorteil durch eine innovative (Software-)Lösung oder ein anderes Arbeitsergebnis zu sichern oder um ihr in Software oder anderen Arbeitsergebnissen vorhandenes Know- How zu schützen. Vertraulichkeitsverpflichtungen, die IT-Dienstleistern auferlegt werden, sichern Geheimhaltungsinteressen des Kunden zusätzlich ab. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

7 Ausgangssituation und Interessenlagen Bestehender Zielkonflikt (I) Zwischen den Interessen der Beteiligten besteht in der Regel ein Zielkonflikt. Beide Beteiligte wollen für sich (ihre Unternehmensgruppe) möglichst weitgehende Nutzungsrechte. Zudem wollen beide Beteiligte, dass die jeweils andere Partei möglichst weitgehend zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet ist. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

8 Ausgangssituation und Interessenlagen Bestehender Zielkonflikt (II) Wie lässt sich dieser Zielkonflikt auflösen und ein unternehmensinterner Know-How-Transfer (insbesondere der Aufbau einer Know-How-Sammlung) ermöglichen? Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

10 Einräumung von Nutzungsrechten Urheberrechtliche Grundlagen (I) Alle Rechte an urheberrechtsfähigen Schöpfungen stehen dem Urheber zu. Urheber ist der Schöpfer eines Werks, z.b. Autor eines Textdokuments Programmierer einer Software Fotograf eines Lichtbilds Wirken mehrere Personen zusammen, sind sie Miturheber. Ihnen stehen die Rechte gemeinsam zu. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

11 Einräumung von Nutzungsrechten Urheberrechtliche Grundlagen (II) Der Urheber ist berechtigt, einem Dritten Nutzungsrechte einzuräumen. Ist der Umfang der Nutzungsrechtseinräumung nicht ausdrücklich geregelt, bestimmt er sich nach dem Zweck der Nutzungsrechtseinräumung. Rechtsunsicherheit droht ohne ausdrückliche Regelung. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

12 Einräumung von Nutzungsrechten Urheberrechtliche Grundlagen (III) Nutzungsrechte können wie folgt ausgestaltet werden: ausschließlich nicht ausschließlich (= einfach) unbefristet befristet weltweit räumlich beschränkt inhaltlich unbeschränkt inhaltlich beschränkt unwiderruflich widerruflich übertragbar nicht übertragbar entgeltlich unentgeltlich dingliche Beschränkung schuldrechtliche Beschränkung Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

13 Einräumung von Nutzungsrechten Urheberrechtliche Grundlagen (IV) Der Urheber ist berechtigt, das von ihm geschaffene Werk zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zu verbreiten oder anderweitig zu nutzen ( 15 ff UrhG). Im Rahmen einer Know-How-Sammlung liegt eine Vervielfältigung vor. Das Vervielfältigungsrecht ist das Recht, Vervielfältigungsstücke eines Werks herzustellen, gleichviel ob vorübergehend (beachte aber 44a UrhG) oder dauerhaft und in welcher Zahl. Das hierbei verwendete Verfahren spielt keine Rolle. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

14 Einräumung von Nutzungsrechten Haftung im Unternehmen Ist in einem Unternehmen von einem Arbeitnehmer oder Beauftragten ein urheberrechtlich geschütztes Recht widerrechtlich verletzt worden, stehen dem Verletzten (i.d.r. dem Urheber) Ansprüche auch gegen den Inhaber des Unternehmens zu ( 99 UrhG). Dies kann beim Aufbau von Know-How-Sammlungen durch Mitarbeiter der Fall sein, sofern keine ausreichenden Nutzungsrechte vorhanden sind. Schranken des Urheberrechts und gesetzliche Schranken werden abhängig vom Einzelfall häufig nicht einschlägig sein. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

15 Einräumung von Nutzungsrechten Entwicklungen in Arbeitsverhältnissen (I) Urheberrechtliche Vorschriften gelten gemäß 43 UrhG auch im Arbeitsverhältnis. Nach allgemeinen arbeitsvertraglichen Grundsätzen stehen die Nutzungsrechte an Schöpfungen des Arbeitnehmers dem Arbeitgeber zu, wenn sie innerhalb des Arbeitsverhältnisses entstanden sind und der Arbeitgeber diese benötigt. Dies gilt wohl auch für eine unternehmensinterne Know-How- Sammlung. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

16 Einräumung von Nutzungsrechten Entwicklungen in Arbeitsverhältnissen (II) Sonderregelung für Software sind in 69b UrhG vorhanden. Nach dieser Vorschrift ist der Arbeitgeber zur Ausübung aller vermögensrechtlichen Befugnisse an Software berechtigt, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses entstanden ist. Die Regelung gilt nicht (auch nicht entsprechend) bei Software- Entwicklungen durch freie Mitarbeiter. Ausdrückliche vertragliche Vereinbarungen sind daher notwendig. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

17 Einräumung von Nutzungsrechten Vertragliche Gestaltungsmöglichkeiten (I) Unterscheidung zwischen Individualentwicklungen und Standardprodukten ist sinnvoll. An Standardprodukten erhält der Kunde in jedem Fall nur einfache Nutzungsrechte. Der IT-Dienstleister darf die eigenen Standardprodukte beliebig auch in Know-How-Sammlungen nutzen. An Individualentwicklungen werden dem Kunden mitunter ausschließliche Nutzungsrechte eingeräumt werden. Eine vertragliche Regelung ist notwendig, um die Individualentwicklungen in Know-How-Sammlungen verwenden zu dürfen. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

18 Einräumung von Nutzungsrechten Vertragliche Gestaltungsmöglichkeiten (II) Beispiel für eine unterschiedliche Zuordnung: Software in Objektcode, einschließlich Softwaredokumentation, die vom IT-Dienstleister als Software-Standardkomponenten vertrieben und dem Kunden auf der Grundlage des Vertrags zur Nutzung überlassen werden ("Arbeitsergebnisse I"). Software in Objektcode und Quellcode, Softwaredokumentation einschließlich Quellcodedokumentationen, und sonstige Arbeitsergebnisse, insbesondere ( ), die vom IT-Dienstleister individuell auf der Grundlage der Bedürfnisse des Kunden im Rahmen eines Projekts erstellt werden ("Arbeitsergebnisse II"). Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

19 Einräumung von Nutzungsrechten Vertragliche Gestaltungsmöglichkeiten (III) Beispiel (Fortsetzung): An Arbeitsergebnissen I stehen dem Kunden unwiderrufliche, zeitlich, räumlich und gegenständlich unbeschränkte, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare, einfache Nutzungsrechte zu. An Arbeitsergebnissen II stehen dem Kunden unwiderrufliche, zeitlich, räumlich und gegenständlich unbeschränkte, ausschließliche Nutzungsrechte zu. Diese Rechte umfassen insbesondere ( ) sowie sämtliche urheberrechtlichen Verwertungsrechte, vor allem die Rechte zur Vervielfältigung, Verbreitung, Bearbeitung, Vermietung und Verleihung, Digitalisierung, Online-Zurverfügungstellung und zur öffentlichen Wiedergabe der Arbeitsergebnisse. ( ) Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

20 Einräumung von Nutzungsrechten Gemeinschaftsentwicklungen Ausdrückliche Regelungen sind insbesondere bei Gemeinschaftsentwicklungen sinnvoll. Hier müssen sich die Parteien wechselseitig Nutzungsrechte einräumen lassen, um die Gemeinschaftsentwicklungen in einer Know-How-Sammlung nutzen zu dürfen. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

22 Vertraulichkeitsvereinbarungen (I) Vertraulichkeitsvereinbarungen auch Non Disclosure Agreements (NDAs) genannt - dienen dem Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen und können einem Know-How-Transfer entgegenstehen. Unterschiedliche Ausgestaltungen sind möglich, die dem Verpflichteten unterschiedlich starke Restriktionen auferlegen, z.b.: einseitig wechselseitig mit Vertragsstrafe ohne Vertragsstrafe befristet unbefristet Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

23 Vertraulichkeitsvereinbarungen (II) Inhaltliche Unterscheidungen: alle Informationen nur ausgewählte Informationen Beschränkung des Informationsflusses auf einzelnes Unternehmen Know-How darf innerhalb einer Unternehmensgruppe frei zirkulieren Verwendung von Informationen nur für den vertraglich vorgesehenen Zweck ("Need-to-know-Basis") Zu weit gehende (Standard-)Vertraulichkeitsvereinbarungen können unwirksam sein. Daher ist eine Beschränkung auf das erforderliche Maß erforderlich. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

24 Vertraulichkeitsvereinbarungen (III) Darüber hinaus sind (wirksame) Wettbewerbsverbote zu beachten, dass bestimmtes Know-How einzelnen Wettbewerbern des Kunden nicht zugänglich gemacht werden darf. Dies ist beim Aufbau einer Know-How-Sammlung durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

26 Verhältnis zwischen Nutzungsrechten und Vertraulichkeitsvereinbarungen (I) Verhältnis zwischen Nutzungsrechtsregelungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen ist häufig unklar. Grundsätzlich stehen beide Regelungen gleichberechtigt nebeneinander. Häufig ist nur eine Klarstellung enthalten, dass durch ein NDA oder die Überlassung von Informationen keine Nutzungsrechte eingeräumt werden. Aber: Können Vertraulichkeitsvereinbarungen an anderer Stelle eingeräumte Nutzungsrechte beschränken? Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

27 Verhältnis zwischen Nutzungsrechten und Vertraulichkeitsvereinbarungen (II) Argumentationsmöglichkeit: 1. Die Nutzungsrechtseinräumung stellt regelmäßig einen Schwerpunkt des Vertrags dar. 2. Vertraulichkeitsvereinbarungen haben lediglich eine unterstützende Funktion. 3. Aufgrund des Schwerpunkts des Vertrags gehen die Nutzungsrechtsregelungen den Vertraulichkeitsregelungen vor. Die Argumentation ist keinesfalls zwingend. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls. Rechtsunsicherheit Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

29 Schutz von Know-How (I) Es ist unklar, was Know-How ist. Häufig wird der Begriff synonym zum Begriff des Betriebs- und Geschäftsgeheimnisses verwendet. Definiert wird Know-How in der Technologietransfer-Verordnung als Gesamtheit nicht patentierter praktischer Kenntnisse, die durch Erfahrungen und Versuche gewonnen werden und die geheim, d. h. nicht allgemein bekannt und nicht leicht zugänglich sind, wesentlich, d. h. für die Produktion der Vertragsprodukte von Bedeutung und nützlich sind, und identifiziert sind, ( ). Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

30 Schutz von Know-How (II) Demgegenüber sind Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Tatsachen, die in einem Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsbetrieb stehen, nicht offenkundig, sondern nur einem begrenzten Personenkreis bekannt sind und an deren Geheimhaltung der Geschäftsinhaber ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse hat und die nach seinem bekundeten oder erkennbaren Willen auch geheim bleiben sollen. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

31 Schutz von Know-How (III) Im Einzelfall können Computerprogramme ein Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis darstellen. Häufig ist Know-How nicht urheberrechtlich geschützt, so dass insbesondere Know-How, das kein Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis darstellt (und mithin nach 17, 18 UWG strafrechtlich geschützt ist), weitgehend allein auf der Grundlage eines NDA geschützt ist. (Ursprünglich fremdes) Know-How, das nicht gesondert geschützt ist, kann in eine Know-How-Sammlung aufgenommen werden. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

33 Nutzbarkeit von Residual Information (I) Begriff der Residual Information wird nicht einheitlich verwendet. Im Wesentlichen umfasst er das in den Köpfen der mit einem Projekt befassten Mitarbeiter vorhandene Wissen, das diese bei der Erbringung ihrer Leistungen gewinnen. IT-Dienstleister haben ein Interesse daran, Residual Information nutzen zu dürfen, um ihre Mitarbeiter auch bei anderen Projekten mit einem vergleichbaren Tätigkeitsspektrum einsetzen zu können. Der Kunde hat das Interesse, dass Nutzungsrechtsregelungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen nicht unterlaufen werden. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

34 Nutzbarkeit von Residual Information (II) Daher empfiehlt sich eine vertragliche Definition des Begriffs der Residual Information, um Klarheit zu schaffen. Zu klären ist etwa, ob und in welchem Umfang schriftliche Aufzeichnungen zur Unterstützung der Gedächtnisleistungen der Mitarbeiter genutzt werden dürfen. Im Rahmen der unternehmensinternen Know-How-Sammlung dürfte eine entsprechende Regelung vorwiegend im Zusammenhang mit Mitarbeiterprofilen Bedeutung erlangen, in denen auf besondere Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter hingewiesen wird. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

35 Nutzbarkeit von Residual Information (III) Beispiel-Regelung (weitgehend auftragnehmerfreundlich): Der IT-Dienstleister ist vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen berechtigt, Know-How, Methoden und Ideen, die im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit zwischen den Parteien entwickelt oder vom Kunden offengelegt wurden und im Gedächtnis von Mitarbeitern des IT- Dienstleisters gespeichert sind, (nachfolgend "Residual Information" genannt) zu veröffentlichen, zu verbreiten oder anderweitig zu nutzen. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

36 Nutzbarkeit von Residual Information (IV) Beispiel-Regelung (Verbot der Nutzung): Know-How des Kunden, von dem der IT-Dienstleister bei der Vertragsdurchführung Kenntnis erlangt oder das der IT-Dienstleister bei der Vertragsdurchführung gewinnt, darf der IT-Dienstleister außerhalb des Projekts nicht verwenden. In diesem Fall scheidet jede unternehmensinterne Nutzung des Know-How aus. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

37 Nutzbarkeit von Residual Information (V) Weitere regelungsbedürftige Fragen: Was gilt bei einer besonderen Gedächtnisleistung einzelner Mitarbeiter? Sind Ausnahmen vorzusehen, etwa im Hinblick auf bestimmte Informationen? Wie ist das Verhältnis zu Vertraulichkeitsvereinbarungen? Wie ist das Verhältnis der Regelung zu (ausschließlich) eingeräumten Nutzungsrechten? Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

39 Datenschutzrechtliche Anforderungen (I) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit ein Gesetz dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat ( 4 Abs. 1 BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, zum Beispiel: Namen von Personen Anschriften -Adressen. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

40 Datenschutzrechtliche Anforderungen (II) Dokumente sind vor Einstellen in eine unternehmensinterne Know- How-Sammlung zu anonymisieren. Beim Aufbau von Profilseiten der Mitarbeiter sind in jedem Fall die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter betroffen. Insbesondere beim Aufbau einer Datenbank, die innerhalb einer gesamten Unternehmensgruppe zugänglich ist, sollte die Einwilligung der jeweiligen Mitarbeiter eingeholt werden (beachte aber Freiwilligkeit der Einwilligung im Arbeitsverhältnis str.). Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

42 Fazit Die Interessen von IT-Dienstleistern und Kunden lassen sich durch geeignete Vertragsgestaltung in einen angemessenen Ausgleich bringen. Hierzu ist es wesentlich, die Reichweite der Nutzungsrechte genau zu definieren und klare Abgrenzungen zu den Vertraulichkeitsvereinbarungen zu treffen. Weiterhin sollten vertrauliche und personenbezogene Daten weitgehend anonymisiert oder gelöscht werden, bevor Informationen in eine unternehmensinterne Datenbank aufgenommen werden. Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Christian Rein Rechtsanwalt CMS Hasche Sigle Schöttlestraße Stuttgart T F E christian.rein@cms-hs.com Vertraulichkeit vs. Knowledge-Management 25. Oktober

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