TRENDANALYSE DIE VERANSTALTUNGSWIRTSCHAFT Prof. Dr. Jerzy Jaworski Melanie Wunsch

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1 TRENDANALYSE DIE VERANSTALTUNGSWIRTSCHAFT 2012 Prof. Dr. Jerzy Jaworski Melanie Wunsch

2 Ziel und Vorgang der Untersuchung Ziel der vorliegenden Untersuchung ist es, Trends, Entwicklungen und Herausforderungen für das Jahr 2012 aufzudecken. Hierzu wurden im Zeitraum vom 09. Juni bis zum 08. Juli Kongress- und Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Event-Locations in ganz Deutschland zur Teilnahme via Online-Fragebogen eingeladen. Insgesamt nahmen 127 Veranstaltungshäuser an der Befragung teil, was einer Rücklaufquote von 31 % entspricht. In der Umfrage gaben die Teilnehmer ihre fachliche Einschätzung zu Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche. Die Untersuchung befasst sich neben zeitlosen Themen mit konkreten Fragen zu aktuellen Inhalten. Insgesamt gliedert sich der Fragebogen in elf Teile. Im Folgenden werden diese kurz vorgestellt. 1. Profil der Veranstaltungshäuser 2. Der Veranstaltungscharakter 3. Das Marketing 4. Die Lokalität 5. Der Standort 6. Dienstleistungen 7. Die Technik 8. Motive der Teilnahme an Veranstaltungen 9. Das Finanzmanagement 10. Green Meetings 11. Herausforderungen In Ratingfragen konnten die Teilnehmer auf einer Skala von 1 bis 5 ihre Zustimmung bzw. ihre Ablehnung zu einem Thema einstufen. Die Zahl 1 stellt jeweils die vollkommene Zustimmung, die Zahl 5 die uneingeschränkte Ablehnung dar. In der folgenden Ergebnisvorstellung wird der Mittelwert aller Einstufungen gegeben. Neben Ratingfragen wurden Multiple-Choice und Single-Choice Fragen eingesetzt. Die jeweiligen Antworten werden in Form einer prozentualen Häufigkeit dargestellt. Desweiteren werden Auswertungen jener Ratingfragen, die keinem Fragenblock angehören, ebenfalls prozentual dargestellt. 2

3 _ 1 Profil der Veranstaltungshäuserr ein Kongresshaus / Veranstaltungszentrum eine Event-Location ein Tagungshotel Sie sind... 0% 20% 40% 60% 80% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Wie viele Veranstaltungen pro Haus statt... bis 20 Teilnehmer? 21 bis 100 Teilnehmer? 101 bis 250 Teilnehmer? Jahr finden in Ihrem über 251 Teilnehmer? keine bis zu 5 6 bis 20 mehr als 21 Die Mehrheit der Befragten gehört mit 73% einem Kongresshaus / Veranstaltungszentrum an. An zweiter Stelle folgen mit 28% Experten einer Event-Location und an dritter Stelle mit 15 % Experten eines Tagungshotels. Der Großteil der Befragten zählt zu den größeren Veranstaltungshäusern. Kleinere Veranstaltungen bis zu 100 Teilnehmern werden von den befragten Veranstaltungshäusern etwa genauso häufig veranstaltet wie größere Veranstaltungen mit über 100 Teilnehmern. 3

4 _ 2 Der Veranstaltungscharakter 50% 45% Die Dauer der Veranstaltungen wird... Wie schätzen Sie die zukünftige Anzahl an Veranstaltungen ein 40% 35% über 251 TN? 30% 25% 101 bis 250 TN? 20% 15% 21 bis 100 TN? 10% 5% bis 20 TN? 0% stark steigen stark sinken 1 1,5 2 stark steigend 2,5 3 3,5 konstant bleibend 4

5 _ Kongresse & Konferenzen Seminare Sport- und Kulturevents Meetings Wie schätzen Sie die Entwicklung folgender Veranstaltungsformen ein? Festivitäten Messen & Ausstellungen 1 1,5 2 2,5 3 3,5 stark konstant steigend bleibend Die Mehrheit der Befragten erwartet für das Jahr 2012 keine gravierenden Veränderungen in Bezug auf die Dauer der Veranstaltungen. Die Anzahl an Veranstaltungen wird nach Aussage der Experten generell leicht steigen. Alle Veranstaltungsformen werden nach Ansicht der Befragten tendenziell steigen am stärksten schwächsten Messen und Ausstellungen. Kongresse und Konferenzen, am 5

6 _ 3 Das Marketing Welche Kommunikationsinstrumente werden Sie verstärkt nuzten, um potenzielle Kunden auf sich aufmerksam zu machen? Welche Märkte werden für die Marketingaktivitäten Ihres Hauses an Bedeutung gewinnen? eigenes Internet-Angebot Tagungsportal telefonische Kontaktaufnahme online Werbung Social-Media Anzeigen in Printmedien Messeauftritte Kontaktaufnahme per Post regional (< 50 km) überregional ( km) national international 1 1,5 2 immer 2,5 3 3,5 4 konstant bleibend 1 2 stark steigend konstant stark bleibend sinkend Im Bereich Kommunikationsinstrumente wird der Großteil der Befragten im Jahr 2012 verstärkt ein eigenes Internet-Angebot nutzen, um potenzielle Kunden auf sich aufmerksam zu machen. Auch Tagungsportale im Internet, eine telefonische Kontaktaufnahme, online Werbung und Social-Media möchten die Experten verstärkt einsetzen. In Bezug auf Marketingaktivitäten werden die regionalen Märkte für die Veranstaltungshäuser am stärksten an Bedeutung gewinnen. Knapp dahinter folgt an zweiter Stelle der überregionale Markt und an dritter Stelle der nationale. Der internationale Markt wird dahingegen bei den 6

7 _ befragten Veranstaltungshäusern etwas an Bedeutung verlieren. Ob die Bedeutung des internationalen Marketings tatsächlich sinken wird, ist allerdings fraglich. Die Meinungen der Experten gingen hier stark auseinander. Es ist anzunehmen, dass das internationale Marketing für manche Veranstaltungshäuser nicht von Relevanz ist und dass sich die Befragten daher für eine sinkende Bedeutung entschieden haben. 4 Die Lokalität Wie wichtig schätzen Sie folgende Gesichtspunkte bei der Wahl eines Veranstaltungshauses ein? Atmosphäre und Ambiente Funktionalität des Gebäudes Image barrierefreie Einrichtung architektonische Attraktivität 1 sehr 1,5 2 wichtig 2,5 3 3,5 mittelmäßig von Bedeutung 7

8 _ Wie wichtig schätzen Sie folgenden Raumbedarf für Großveranstaltungen im Jahr 2012 ein? multivariables Mobiliar Raum für gastronomische Versorgung großzügiges Foyer Ausstellungsflächen Räume mit Tageslicht Vorlesungs- und Konferenzräume Besprechungszimmer freie Fläche Pressezentrum unkonventionelle Raumformen 1 sehr wichtig 1,5 2 2,5 3 3,5 4 mittelmäßig von Bedeutung Für die Wahl eines Veranstaltungshauses im Jahr 2012 sind die Atmosphäre und das Ambiente die wichtigsten Entscheidungsfaktoren nach Meinung der Befragten. Auch die Funktionalität des Gebäudes sowie das Image werden entscheidendee Gesichtspunkte bei der Wahl des Veranstaltungshauses darstellen. 85% der Befragten sehen eine barrierefreie Einrichtung als entscheidendenn Faktor. Für den Raumbedarf von Großveranstaltungen wird dem multivariablen Mobiliar (z.b. flexible Bestuhlung) die größte Bedeutung beigemessen. Die geringste Bedeutung haben laut Expertenmeinung unkonventionelle Raumformen. Allerdings gehen hier die Meinungen stark auseinander. Während 10% unkonventionellen Raumformen überhaupt keine Bedeutung beimessen, sehen immerhin 6% diese als sehr wichtig an. 8

9 _ 5 Der Standort Wie schätzen Sie die zukünftige Bedeutung folgender Standortfaktoren ein? Präferenz der kurzen Wege ICE- / IC- Anbindung gute Verkehrsanbindung innerhalb des Ortes internationale Flughafenanbindung periphere Lage 1 1,5 2 2,5 sehr wichtig 3 3,5 Stadtimage Unterbringung aller Teilnehmer in nur einem Hotel Hotelkapazitäten in unterschiedlichen Kategorien geographische Lage, Naturlandschaft, Klima unterschiedliche Gastronomieangebote Kultur-, Sport- und Freizeitangebote Stadtgröße Einkaufsmöglichkeiten mittelmäßig von Bedeutung 1 Welche Bedeutung werden Ihrer Meinung nach folgende Qualitätsfakoren in Bezug auf den Standort haben? sehr wichtig 1,5 2 2,5 3 3,5 mittelmäßig von Bedeutung Der wichtigste Standortfaktor wird gemäß der Befragung der kurze Weg zwischen Flughafen, Stadtmitte, Hotel etc. und Veranstaltungshaus darstellen. Ebenso als wichtig sieht der Großteil eine ICE- / IC-Anbindung sowie eine gute Verkehrsanbindung innerhalb des Ortes (ÖPNV) an. Für den Standort eines Veranstaltungshauses wird des Weiteren das Stadtimage von hoher Bedeutung sein. Die Unterbringung aller Teilnehmer in nur einem Hotel sowie Hotelkapazitäten in unterschiedlichen Kategorien sind ebenfalls bedeutende Qualitätsfaktoren in Bezug auf den Standort. 9

10 _ 6 Dienstleistungen Wie schätzen Sie die künftige Bedeutung folgender Dienstleistungsangebote während der Planungsphase einer Veranstaltung ein? Bereitstellung Raumpläne Hausbesichtigung Technikmanagement One-Face-Communication Konzeption Pauschal-Angebote Hotelbuchungen Werbemaßnahmen 24h Betreuung Erstellung einer Internetseite Teilnehmermanagement Finanzmanagement Abstractverwaltung 1 1,5 sehr wichtig 2 2,5 3 3,5 4 mittelmäßig von Bedeutung 10

11 _ Wie schätzen Sie die künftige Bedeutung folgender Dienstleistungsangebote während einer Veranstaltung ein? Catering Betreuung Rahmenprogramm Parkplatz-Service durchg. Registrierungscounter Ticketing vor Ort VIP-Betreuung Help-Desk Empfangsdienst Security touristische Beratung Shuttleservice Presse-Betreuung Sanitätsdienst Hosts- und Hostessen Concierge-Service 1 sehr wichtig 1,5 2 2,5 3 3,5 mittelmäßig von Bedeutung 4 11

12 _ Wie schätzen Sie die künftige Bedeutung folgender Dienstleistungsangebotee nach einer Veranstaltung ein? konsequentes CRM Follow-Up Gespräche Erfolgsmanagement & Dokumentation Versand Dankschreiben Berichterstattung & Veröffentlichung d. Kongressvorträge Herausgabe von CDs 1 1,5 2 2,5 3 3,5 sehr wichtig mittelmäßig von Bedeutung Nahezu alle der genannten Dienstleistungsangebote werden von den Befragten als wichtig für das Jahr 2012 eingestuft Als sehr wichtig erachten die Experten während der Planungsphase die Bereitstellung detaillierter Raumpläne sowie die Möglichkeit einer Hausbesichtigung. Als weniger wichtig erachten die Befragten die Abstractverwaltung. Die wichtigste Dienstleistung 2012 während einer Veranstaltung ist nach Meinung der Experten mit Abstand das Catering, die unbedeutendste der Concierge-Service. Nach einer Veranstaltung sind ein konsequentes Customer Relationship Management (CRM) sowie Follow-Up Gespräche nach Expertenmeinung 2012 wichtig. 12

13 _ 7 Die Technik Kommunikationsmittel audiovisuelle Medien Beschallung Videoübertragungen Wie wird sich die Bedeutung folgender technischer Ausstattung weiterentwickeln? 35% 30% 25% Stimmen Sie der Aussage zu, dass Live- durch Veranstaltungen vermehrt Technologien wie z.b. Videokonferezen, Live- Streaming, Online-Seminare etc. ersetzt werden? Lichtdesign 20% Audiotechnik verstellbare Bühnen interaktive Displays Dolmetsscheranlagen 1 1,5 2 stark steigend 2,5 3 3,5 konstant bleibend 15% 10% 5% 0% ja, voll und ganz nein, überhaupt nicht In Bezug auf Technik werden nach Meinung der Befragten vor allem Kommunikationsmittel (IT, W-LAN, Telefon, Fax etc.) sowie audiovisuelle Medien (Beamer, Laptop, Projektoren etc.) stark an Bedeutung gewinnen. Die Frage Stimmen Sie der Aussage zu, dasss Live-Veranstaltungen vermehrt durch Technologien wie z.b. Videokonferenzen, Live-Streaming, Online-Seminare etc. ersetzt werden? beantwortet der Großteil der Befragten eher mit nein. Im Durchschnitt sehen Veranstaltungshäuser in Technologien wie Live-Streaming keine Konkurrenz zu Live-Veranstaltungen. 13

14 _ 8 Motive der Teilnahme an Veranstaltungen Wie wird sich die Bedeutung folgender Motive für die Teilnahme an Veranstaltungen entwickeln? Networking Leute aus der Branche treffen Beobachten neuester Entwicklungen Möglichkeit der Weiterbildung spannendes Erlebnis spannende Location 1 1,5 stark steigend 2 2,5 3 3,5 konstant bleibend Das gewichtigste Motiv für die Teilnahme an einer Veranstaltung 2012 ist nach Expertenmeinung das Networking. Von wachsender Bedeutung ist ebenso das Motiv, Leute aus der Branche zu treffen sowie die Möglichkeit, neueste Entwicklungen zu beobachten. Erst dahinter folgt das Motiv der Weiterbildung. Auf den letzten Rängen, dennoch wachsend, sehen die Befragten ein spannendes Erlebnis und eine spannende Location. 14

15 _ 9 Das Finanzmanagement 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Die verfügbaren Budgets für Veranstaltungen werden 2012 Ihrer Einschätzung nach... stark steigen stark sinken technische Ausstattung Catering Anreise Raum- / Infrastrukturkosten Unterkunft Rahmenprogramm Wie werden sich folgende Preise Ihrer Einschätzung nach im kommendenn Jahr entwickeln? 1 1,5 2 stark steigend 2,5 3 3,5 konstant bleibend Die verfügbaren Budgets für Veranstaltungenn werden nach Expertenmeinungen 2012 konstant bleiben. Keiner der Befragten glaubt, dass es weder stark steigen, noch stark sinken wird. Generell glauben die Befragten, dass die Preise im Bereich Veranstaltung tendenziell steigen werden. Auffallend ist hier, dass die Meinungen der Befragten sehr nahe beieinander liegen. Am stärksten werden nach Expertenmeinung die Preise für die technische Ausstattung steigen. 15

16 _ 10 Green Meetings Was verbindenn Sie mit dem Thema "Green Meetings und Events"? Verzicht Kostentreiber kurzfristige Modeerscheinung Effizienzfaktor schwierig umzusetzen Innovationsmotor Wettbewerbsvorteil zukunftsträchtig 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 16

17 _ 45% 40% 35% Inwieweit wird der Green Meeting - Gedanke die Gestaltung von Veranstaltungen beeinflussen? Wie wird sich die Bedeutung folgender Maßnahmen in Bezug auf Nachhaltigkeit bei der Gestaltung von Veranstaltungen entwickeln? digitale Information Räume mit Tageslicht 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% voll und ganz umweltfreundliche Anreise umweltfreundliche Technologien Dämmung und weitere Energiesparmaßnahmen Nutzung regenerativer Energien Biocatering Nutzung Recyclingpapier überhaupt nicht 1 1,5 2 2,5 3 3,5 stark steigend konstant bleibend 17

18 _ Gibt es ökologische Richtlinien innerhalb Ihres Unternehmens? 45% 40% 35% 30% Welche Bedeutung messen Sie der Zertifizierung von Veranstaltungsstätten in Bezug auf Nachhaltigkeit bei? in Planung 30% nein 31% ja 39% 25% 20% 15% 10% 5% 0% sehr wichtig ohne jegliche Bedeutung 18

19 _ Kennen Sie folgende Zertifizierungen? Sind Sie mit einer der genannten Zertifizierungen ausgezeichnet? EMAS Global Compact OEKOPROFIT ISO (Umweltmanagement) ISO (nachhaltiges Event- Management) EVVC - Green Globe Zertifikat EMAS ISO (Umweltmanagement) ISO (nachhaltiges Event- Management) Global Compact mit einer anderen Zertifizierung OEKOPROFIT EVVC - Green Globe Zertifikat 0% 50% 100% 0% 5% 10% 15% Mit dem Thema Green Meetings und Events verbindet der Großteil der Befragten positive Aspekte. Immerhin knapp ein Drittel sieht darin allerdings Schwierigkeiten in der Umsetzung. Knapp drei Viertel stufen Green Meetings und Events als ein zukunftsträchtiges Thema ein. 64 % der Befragten glauben, dass der Green Meeting-Gedanke die Gestaltung von Veranstaltungen beeinflussen wird. In Bezug auf Nachhaltigkeit wird nach Expertenmeinung verstärkt digitale Information (papierlos) eingesetzt werden. Auch Räume mit Tageslicht und eine umweltfreundliche Anreise (Kongressticket der Deutschen Bahn, CO 2 Fußabdruck, Emissionsausgleich etc.) werden an Bedeutung gewinnen. 19

20 In 39% der befragten Veranstaltungshäuser liegen ökologische Richtlinien vor. In 30% sind Richtlinien in Planung. Nur 31% der befragten Häuser verfügen über keine ökologischen Richtlinien und planen auch nicht deren Einführung. Drei Viertel der Befragten misst der Zertifizierung von Veranstaltungshäusern in Bezug auf Nachhaltigkeit eine eher wichtige Bedeutung bei. 3% stufen sie sogar als sehr wichtig ein. 10% misst ihr allerdings kaum oder überhaupt keine Bedeutung bei. Die bekannteste Zertifizierung unter den Befragten ist das EVVC- Green Globe Zertifikat. 11 % sind mit dieser Zertifizierung ausgezeichnet. Bereits an zweiter Stelle der Bekanntheit liegt die ISO Norm für nachhaltiges Event-Management, deren Einführung für das Jahr 2012 geplant ist. Insgesamt sind 22 % aller befragten Veranstaltungshäuser mit einer Nachhaltigkeits-Zertifizierung ausgezeichnet. 20

21 _ 11 Herausforderungen eingeschränktes Budget Zeitknappheit hohe Erwartungen an eine originelle Gestaltung verstärkte Individualisierung aufwendige Organisationn Ersatz durch neue Technologienn Ziele werden nicht eindeutig definiert Desinteresse der Teilnehmer Welche Faktoren sehen Sie als Herausforderung für die Veranstaltungswirtschaft im Jahr 2012? 1 1,5 2 2,5 3 3,5 stark konstant steigend bleibend 21

22 _ 50% Sind Sie der Meinung, dass die Komplexität der Veranstaltungen tendenziell steigt? Ist das Niveau Ihrer Kunden in Bezug auf Professionalität und Veranstaltungs-Know- How tendenziell steigend? 45% 45% 40% 40% 35% 35% 30% 30% 25% 25% 20% 20% 15% 15% 10% 10% 5% 5% 0% ja, voll und ganz nein, es sinkt 0% ja, voll und ganz nein, es sinkt 22

23 _ 60% Ist das Anspruchsniveau Ihrer Kunden tendenziell steigend? Wie viel Prozent Ihrer Veranstaltungen verlaufen Ihrer Einschätzung nach einwandfrei? 50% % 40% % 30% % 20% 10% 0% ja, voll und ganz nein, es sinkt % bis 20 % 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Für das Jahr 2012 sehen die befragten Veranstaltungshäuser steigende Herausforderungen auf sich zukommen. Die größten Herausforderungen sehen die Experten im eingeschränkten Budget, der Zeitknappheit und in den hohen Erwartungen an eine originelle Gestaltung. Der Frage: Sind Sie der Meinung, dass die Komplexität der Veranstaltungen tendenziell steigt? beantwortenn 95% eher mit ja als mit nein. Die steigende Komplexität der Veranstaltung kann daher als große Herausforderung für Veranstaltungshäuser im Jahr 2012 betrachtet werden. Auch das Niveau der Kunden in Bezug auf Professionalität und Know-How sowie der Anspruch an Veranstaltungshäuser empfinden die Befragten tendenziell als steigend. Über die Hälfte der Befragten gibt an, dass ein sehr großer Teil der von ihnen organisierten Veranstaltungen einwandfrei verläuft. Bei keinem der Befragten verlaufen weniger als 41% der Veranstaltungen ohne Probleme. 23

24 12 Zusammenfassung Im Folgenden werden die wichtigsten Kernaussagen der Umfrage zusammengefasst: Der Veranstaltungscharakter: Die Dauer von Veranstaltungen wird sich kaum verändern. Die Anzahl von Veranstaltungen wird leicht steigen. Am stärksten wird die Anzahl von Kongresse und Konferenzen steigen, am schwächsten die Anzahl von Messen und Ausstellungen. Das Marketing: Es werden verstärkt eigene Internet-Angebote genutzt werden. Regionale und überregionale Marketingaktivitäten werden verstärkt an Bedeutung gewinnen, internationales dagegen weniger. Die Lokalität: Atmosphäre und Ambiente des Veranstaltungshauses sowie Funktionalität stellen entscheidende Faktoren dar. Für den Raumbedarf von Großveranstaltungen wird multivariablem Mobiliar eine besonders große Bedeutung beigemessen. Der Standort: Der Faktor kurze Wege zwischen Flughafen, Stadtmitte, Hotel etc. und dem Veranstaltungshaus wird das entscheidendste Kriterium bei der Standortwahl darstellen. Das Stadtimage stellt einen sehr entscheidenden Standortfaktor dar. Dienstleistungen: Die wichtigsten Dienstleistungen vor einer Veranstaltung sind die Bereitstellung von Raumplänen & die Möglichkeit einer Raumbesichtigung. Während der Veranstaltung wird das Catering als sehr wichtig erachtet. Nach der Veranstaltung ist ein CRM sowie Follow-Up Gespräche von großer Bedeutung. 24

25 Technik: Kommunikationsmittel (u.a. IT, W-LAN) werden weiterhin stark an Bedeutung gewinnen. Live-Veranstaltungen werden nicht vermehrt durch Technologien ersetzt werden. Motive der Teilnahme an Veranstaltungen Das wichtigste Motiv für die Teilnahme an einer Veranstaltung wird das Networking darstellen. Das Finanzmanagement: Die verfügbaren Budgets werden relativ konstant bleiben. Die Preise werden im Bereich Veranstaltung leicht steigen. Green Meetings: Green Meetings werden mit positiven Aspekten verbunden. Der Green-Meeting Gedanke wird weiter die Gestaltung von Veranstaltungen beeinflussen. Ein Großteil der Veranstaltungshäuser verfügt über ökologische Richtlinien oder plant deren Einführung. Nachhaltigkeitszertifizierungen wird eine wichtige Bedeutung beigemessen. EVVC-Green Globe ist die bekannteste Nachhaltigkeitszertifizierung, OEKOPROFIT, Global Compact und EMAS sind weniger bekannt. In etwa jedes fünfte Veranstaltungshaus ist mit einer Zertifizierung ausgezeichnet. Herausforderungen: Eingeschränktes Budget, Zeitknappheit & hohe Erwartungen an eine originelle Gestaltung werden die größten Herausforderungen darstellen. Die Komplexität der Veranstaltungen wird steigen. Das Niveau der Kunden wird steigen. Der Anspruch an Veranstaltungshäuser wird steigen 25