Informationsmodul zur Projektzeitverarbeitung mit Integrationsmöglichkeit in Warenwirtschaftssysteme

Transkript

1 Informationsmodul zur Projektzeitverarbeitung mit Integrationsmöglichkeit in Warenwirtschaftssysteme Online-Projektzeiterfassung Tätigkeitskontrolle Projektprotokoll Kostenstellenanalyse Analyse Mitarbeiter & Projekt Projektarbeitsbericht Anbindung der Personalzeit Offene SQL-Schnittstellen

2 Inhalt Projektzeiterfassung und -verarbeitung für Dienstleistungs- und Produktionsaufträge mit Erfassungsmodule...5 TIME-INFO ON CALL - die Online-Erfassung von Anwesenheits- und Projektzeiten am PC-Arbeitsplatz.5 TIME-INFO EDIT - der Projektzeit-Editor für Anwesenheits- und Projektzeiten oder von Montagezeiten am PC-Arbeitsplatz basierend auf Uhrzeiten...5 TIME-INFO PAB - der Projekt-Arbeitsbericht für die kombinierte Nacherfassung von Anwesenheits- und Projektzeiten oder von Montagezeiten am PC-Arbeitsplatz basierend auf Uhrzeiten...6 TIME-INFO EPS - zur übersichtlichen Nacherfassung von Projekt- oder Montagezeiten auf Stundenbasis...6 PC-Terminalmodul TIME-INFO EM...7 Projekte in Planung...8 Übersicht Geplante Projekte...8 Projekte rückmelden...8 Projekte in Arbeit...9 TIME-INFO Projektübersicht...9 TIME-INFO Projektstatus...9 Projekt-Auswertungen...10 Projekt- und Kostenstelle im Detail oder kumuliert...11 Mitarbeiterbezogene Projektauswertung im Detail...11 Projektmeldungen...12 Stammdaten-Verwaltung...12 Projektstammdaten...12 Seite 3 von 11

3 Projektzeiterfassung und -verarbeitung für Dienstleistungs- und Produktionsaufträge mit Immer häufiger ist es auch im Dienstleistungsbereich notwendig, Arbeitszeiten nachzuweisen und gezielt zu dokumentieren. Sei dies im Umfeld von Projektentwicklungen, Hotline- und Service-Tätigkeiten oder auch für eine strukturierte Tätigkeitsabrechnung. Darüber hinaus befindet sich an nahezu jedem Büroarbeitsplatz ein PC mit grafischer Benutzeroberfläche und Unternehmensbereiche sind weitgehend vernetzt. Diese Struktur kann mit optimal zur Erfassung und Verarbeitung von Projektzeiten genutzt werden. Jeder Mitarbeiter kann an seinem Arbeitsplatz seine Beginn- und Endezeiten bestimmten Projekten zuordnen. Projektzeiten können wahlweise auch über Eingabeterminals, wie sie aus der BDE bekannt sind, erfaßt werden. Diverse Erfassungsmodule zur Online- bzw. Nacherfassung verfügbar. Informationen sind immer zeitaktuell verfügbar. Die Projekt-Fortschrittsübersicht erlaubt die unmittelbare Kontrolle von Zeitüberschreitungen, indem sie die aufgelaufenen Projektzeiten der Planung gegenüberstellt. Somit kann der Projektleiter zu jedem Zeitpunkt den Projektstatus kontrollieren. Differenzierte Analysefunktionen liefern Kostenstellen- und Projektanalysen auf Wochen-, Monats- oder Jahresbasis, in kumulierter Form oder im Detail auf Kostenstellen- oder Tätigkeitsebene Konfiguration beliebiger Auftragstypen aus der Warenwirtschaft zur Datenerfassung Durch modularen Aufbau jeder Bedarfsveränderung anpassbar Konfigurierbare Erfassungsfunktionen mit dem Projektarbeitsbericht Optimierte Hilfefunktionen erlauben schnelles Suchen über kontextsensitive Eingaben. Über die Verknüpfung mit der Personalzeitverarbeitung TIME-INFO PZE kann eine lückenlose Zeiterfassung und Abrechnung gewährleisten. Die Daten aus der Personalzeiterfassung können direkt an ein Lohn- & Gehaltssystem weitergegeben werden. Die Installation von kann integriert in das Warenwirtschaftspaket Apertum von Microsoft Business Solutions erfolgen. Die integrierten Personalzeitverarbeitungsmodule sind ausführlich im Dokument TIME-INFO PZE beschrieben. Seite 4 von 11

4 Erfassungsmodule TIME-INFO ON CALL - die Online-Erfassung von Anwesenheits- und Projektzeiten am PC-Arbeitsplatz TIME-INFO ON CALL Die Online-Erfassung bietet die Möglichkeit, alle Arbeitsgänge online einzelnen Projekten und Kostenstellen zuzuordnen. Start und Stopp eines Arbeitsgangs erfolgen auf Basis der Server- Uhrzeit oder wahlweise über manuelle Eingabe. Ideal für für Unternehmen, deren Mitarbeiter über einen PC- Arbeitsplatz verfügen und die im Laufe eines Tages Projektzeiten fortlaufend erfassen möchten. TIME-INFO EDIT - der Projektzeit-Editor für Anwesenheits- und Projektzeiten oder von Montagezeiten am PC-Arbeitsplatz basierend auf Uhrzeiten TIME-INFO EDIT Ändern von Mitarbeiter / Auftragszeiten (z.b. Montagezeiten ausserhalb der Firma) Erfassung über den exakten Zeitbereich Umfangreiche Suchfunktionen Plausibilitätsprüfung Sofortberechnung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten Seite 5 von 11

5 TIME-INFO PAB - der Projekt-Arbeitsbericht für die kombinierte Nacherfassung von Anwesenheits- und Projektzeiten oder von Montagezeiten am PC-Arbeitsplatz basierend auf Uhrzeiten TIME-INFO PAB Ändern/Nachtragen von Mitarbeiter / Auftragszeiten (z.b. Montagezeiten ausserhalb der Firma) Erfassung über den exakten Zeitbereich Umfangreiche Suchfunktionen Plausibilitätsprüfung Sofortberechnung der Arbeits- und Anwesenheitszeiten individuelle Konfigurationsmöglichkeiten TIME-INFO EPS - zur übersichtlichen Nacherfassung von Projekt- oder Montagezeiten auf Stundenbasis TIME-INFO EPS Nacherfassung von Projektzeiten auf Stundenbasis (anstatt Uhrzeit) Vereinfacht manuelle Zuordnung von Tätigkeiten / Montagezeiten auf Projekte Abwesenheitszeiten können wahlweise angezeigt werden Bei der Verwendung von Zeiterfassungsterminals werden gebuchte Kommt- / Gehtzeiten oder auch Projektzeiten vorgegeben und können nicht geändert werden. Ideal für Unternehmen, deren Mitarbeiter oft außer Haus unterwegs sind. Seite 6 von 11

6 PC-Terminalmodul TIME-INFO EM Dieses Online-Modul erlaubt das An- bzw. Abmelden eines Mitarbeiters an einem Projekt über einen PC mit MS-Windows. TIME-INFO EM Projekt an-/abmelden Anwesenheitszeiterfassung Abruf des Mitarbeiterstatus Abfrage von Resturlaub und Zeitsaldo Plausibilitätsprüfung Online-Aktualisierung Eingabe über über einen in die PC-Tastatur integrierten Barcode- oder Magnetkartenleser möglich Das Modul dient zur reinen Datenerfassung und läßt keine Änderungen von Stamm- oder Bewegungsdaten zu. Eine manuelle Korrektur von Projektzeiten kann über das Grundmodul oder den Tagesarbeitsbericht vorgenommen werden. Manipulationen an den im Terminalmodul erfaßten Zeiten sind über das Terminalmodul nicht möglich. Seite 7 von 11

7 Projekte in Planung Übersicht Geplante Projekte Projekte, deren Beginn noch nicht erfolgt ist, können in der Übersicht "Geplante Projekte" eingesehen werden. Die Arbeit an Projekten kann von zentraler Stelle durch einen berechtigten Benutzer gesperrt werden. Eingabe von Projekten in Planung mit Sollstart und Endtermin Projekt-Sperrfunktion Projektstatusanzeige Druckfunktion Projekte rückmelden Abgeschlossene Projekte werden vom berechtigten Mitarbeiter, z.b. dem Projektleiter, einzeln rückgemeldet. Auswahl einzelner Projekte Farbliche Hervorhebung von gesperrten Projekten Ausdruck möglich Seite 8 von 11

8 Projekte in Arbeit TIME-INFO Projektübersicht Die Online-Projektübersicht ermöglicht einen schnellen Überblick aller laufenden Projekte. Jede Projekt- Tätigkeit wird mit aktiver Kostenstelle angezeigt. PROJEKTUEBERSICHT Ausweisung der jeweiligen Kostenstelle Bei paralleler Arbeit Mehrfachanzeige eines Projektes unter Angabe von Mitarbeiter, Kostenstelle, Tätigkeit Soll-Endtermin-Überschreitung farblich hervorgehoben Beliebige Sortiermöglichkeit Online-Aktualisierung TIME-INFO Projektstatus ermöglicht einen sofortigen Überblick über den Projektfortschritt und prozentualen Fertigungsgrad von Projekten der letzten 12 Monate Projektstatus Schneller Überblick über den Fortschritt aller oder einzelner Projekte auf Monatsbasis. Sollvorgaben, Zusatzarbeit, Ist- Zeiten pro Monat sowie aufgelaufene Ist-Summen. Darüber hinaus wird ein Fertig-Prozentsatz errechnet. Abfrage aller, mehrerer oder einzelner Projekte oder Unterprojekte Optional: Bei Hinterlegung einer Budgetzahl - Vergleich zwischen budgetierten Kosten und kalkulatorischen Stundensätzen Seite 9 von 11

9 Projekt-Auswertungen ermöglicht die kosten- und zeitbezogene Auswertung von Projektzeiten. Dem Anwender sind in der Kombination der zur Verfügung stehenden Auswahlparameter keine Grenzen gesetzt. Unterschiedliche Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, eigene Standardlisten frei zu kombinieren. Auswertungen frei definierbar Einzel- oder kumulierte Darstellung Zeiträume frei wählbar Kosten- oder Zeitbezogene Auswertungen Tages-, Wochen-, Monats-, Quartalsauswertungen Feste Standardlisten unternehmensspezifisch definierbar Druckfunktion Die Projektauswertungen bieten ideale Möglichkeiten zur Abrechnung und Kontrolle von Projekt-, Mitarbeiter- und Kostenstellenzeiten. Sie liefern wichtige Informationen auch für zukünftige Planungen. Der Stand der aktuell verbrauchten Projektzeit ist sofort erkennbar. Die Kostenstellenauslastung ist auf einen Blick ersichtlich. Gemeinkostenzeiten, Verteilzeiten und projektbezogene Zeiten werden direkt gegenübergestellt. Zeitverluste bei der Ausführung verschiedener Tätigkeiten auf bestimmten Kostenstellen werden hervorgehoben. Die Kombination der auszuwertenden Parameter kann beliebig auf einen Zeitbereich, ein Projekt oder Kostenstellen eingeschränkt werden. Dadurch ist eine Selektion bis auf jede Einzelmeldung möglich. Projektbezogene und mitarbeiterbezogene Zeiten werden summiert und gegenübergestellt. Die Auswertung kann über eine Abrechnungsperiode aber auch nur über den kleinsten meßbaren Zeitraum durchgeführt und kontrolliert werden. Kumulierte und verdichtete Auswertungen liefern auf einen Blick das Unternehmensergebnis. Arbeitszeitmodelle werden vom System automatisch berücksichtigt. In Kombination mit TIME-INFO PZE steht das Monatsprotokoll als direkte Zuordnung der Personalkosten zur Verfügung. Seite 10 von 11

10 Projekt- und Kostenstelle im Detail oder kumuliert Mitarbeiterbezogene Projektauswertung im Detail Diese Auswertung liefert Analysen über den Verlauf der Projekttätigkeit für einzelne Mitarbeiter. Kumulierte Ansicht der individuell angefallenen Zeiten pro Projekt Detailansicht der verschiedenen Tätigkeiten bis hin zur Einzelmeldung Ausweisung von Beginn- und Endezeit Häufige Tätigkeitswechsel protokolliert und nachvollziehbar Zeitbereich, einzelne oder verschiedene Projekte und/oder Tätigkeiten wählbar Individuelle Zusammenstellung der Auswahlkriterien Seite 11 von 11

11 Projektmeldungen Alle Meldungen werden in Form eines sequentiellen Logbuches gespeichert. Plausibilitätsprüfung Anzeige möglicher Fehler Änderungen nur durch berechtigten Benutzer Festschreibung der Originaldaten Stammdaten-Verwaltung Alle Betriebs- und Mitarbeiterinformationen werden zentral in den Stammdaten hinterlegt. Bereits vorhandene Stammdaten aus anderen Anwendungen können übernommen werden. Projektstammdaten Projekte und Arbeitsgänge können zentral geplant, eingesehen und geändert werden. kann in verschiedenste Netzwerkarchitekturen integriert werden. Auf dem Datenbankserver werden alle Daten zentral verwaltet. Seite 12 von 11