Prozessorientierte Informationssysteme im Controlling

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1 Themenschwerpunkt Controlling September 2004 Fraunhofer IML bietet Unterstützung bei Systemanalyse und -auswahl Prozessorientierte Informationssysteme im Controlling Das Controlling hat für die Erfolgskontrolle in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aufgrund der steigenden Produktkomplexität und der erhöhten Marktdynamik eine sehr große Bedeutung. So genannte ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning Systems) ermöglichen die prozessorientierte Verknüpfung und Auswertung kaufmännischer und technischer Daten für das betriebliche Controlling. Das Fraunhofer IML bietet auf dem Portal Unterstützung bei Auswahl und Einführung von ERP-Systemen an. von Dietmar Ebel* Die Aufgaben des betrieblichen Controllings sind vielschichtig und umfassen die gesamte Planung, Steuerung und Kontrolle der unternehmensinternen- und externen Abläufe und Prozesse. In vielen KMU wird Controlling ausschließlich als kurzfristig ausgerichtete Erfolgsrechnung zur Kostenkontrolle eingesetzt. Neben den kurzfristigen Erfolgsgrößen müssen aber auch entscheidungsrelevante mittel- und langfristige Informationen aus verschiedenen betrieblichen Bereichen, wie z.b. für die saisonale Kapazitätsplanung in der Produktion, bereitgestellt und ausgewertet werden. Häufig existieren aufgrund der historischen Entwicklung von Unternehmen in den jeweiligen funktionalen Bereiche (FIBU, Lager, Produktion, Personal, Tochterunternehmen, etc.) verschiedene parallele Insellösungen. Dies führt zu redundanten Datenbeständen und einer Schnittstellenproblematik, die wegen fehlender Informationen über andere Bereiche zu aufwendigen Suchprozessen und manuellen Doppeleingaben von Informationen führt. Seite - 1 -

2 Die zentralen Aufgaben des Controllings, nämlich Planung, Steuerung und Kontrolle aller betrieblichen Bereiche, können auf diese Weise nicht mehr optimal durchgeführt werden. Die Grundlage zur Verknüpfung und Analyse sämtlicher betrieblicher Daten aus allen Funktionsbereichen entlang des betrieblichen Herstellungsprozesses kann mit Hilfe von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning Systems) geschaffen werden. ERP-Systeme integrieren alle administrativen und operativen Aufgabenbereiche entlang der Wertschöpfungskette mit Hilfe einer zentralen Datenbasis. Sie sind somit zur Unterstützung von Planung, Steuerung und Kontrolle der Informations-, Material-, Personal- und Zahlungsflüsse im Unternehmen hervorragend geeignet. Bevor ein ERP-System für die Unterstützung des Controllings eingesetzt werden kann, bedarf es jedoch einer mehrstufigen Vorgehensweise zur Auswahl und Implementierung eines passenden Systems. Das große Angebot von mehreren hundert internationalen ERP-Anbietern mit einem sehr vielseitigen Leistungsspektrum und die Anschaffungsinvestitionen bedeuten für ein Unternehmen häufig ein großes Abschreckungspotenzial bei der Entscheidungsfindung. Transparente Kosten/Nutzen-Überlegungen und eine klare Auswahlstrategie mit integrierter Analyse der betrieblichen Prozesse sind deshalb von besonderer Bedeutung. Allein durch die Analyse der betrieblichen Prozesse lassen sich meist schon große Optimierungspotenziale aufzeigen, die zu einer dauerhaften Kostensenkung führen können. Die zeitnahe Erfassung und Verknüpfung von kaufmännischen und technischen Daten erlaubt schnellere Entscheidungen über Arbeitsschritte und erhöht somit die Effizienz der betrieblichen Abläufe. Die Entscheidung für ein ERP-System hat nicht nur Auswirkungen auf die Auswertungsmöglichkeiten im Controlling selbst, sondern auch auf die EDV-Struktur. Für den Auswahlprozess müssen die Systemanforderungen in einem Lasten- bzw. Pflichtenheft definiert werden. Seite - 2 -

3 Je nach Systemanforderung und ERP-Anbieter besteht die Möglichkeit, ein Standard- ERP-System en bloc anzuschaffen, oder aber bereits bestehende Programm-Module in eine relative offene ERP-Architektur mit zusätzlichen Modulen einzubinden. Das ERP- System liefert dann das Rückrad und die noch fehlenden Komponenten für die Kommunikation zwischen den einzelnen System-Modulen. Diese Systemarchitektur kann auch für KMU mit 10 bis 150 Mitarbeitern und verschiedenen Produktionsstandorten eingerichtet werden. Wichtig ist dabei immer die Ausrichtung des Informationssystems anhand der betriebsspezifischen Prozesse. Die prozessorientierte Ausrichtung erlaubt die Berücksichtigung sämtlicher betrieblicher Ressourcen in den einzelnen Bearbeitungsstufen. Doppelte Datenbestände und Schnittstellenproblematik werden vermieden. Bei entsprechender Konfiguration liefert ein ERP-System so auf Knopfdruck alle entscheidungsrelevanten betrieblichen Informationen für das Controlling. Im Zusammenhang mit der Anschaffung eines ERP-Systems ergeben sich im Controlling zwei Aufgabenblöcke. Der erste Aufgabenblock besteht zunächst darin, den finanziellen Nutzen für die Investition in ein ERP-System zu bestimmen. Da es sich um eine Investition in ein langlebiges Wirtschaftsgut handelt, sind die künftigen Erfolgswirkungen bei der Investitionsentscheidung zu berücksichtigen. Die Schwierigkeit liegt in der Abschätzung der tatsächlichen Zahlungsströme, die mit der Investition verbunden sind. In der Regel wird hierzu als Entscheidungskriterium ein reiner Kostenvergleich herangezogen, der Einsparungspotenziale in den Arbeitsprozessen und bei den Produktionskapazitäten berücksichtigt. Dynamische Berechnungsverfahren scheitern in der Regel an der mangelnden Datenbasis. Der zweite Aufgabenblock für das Controlling besteht aus der Definition der Arbeitsprozesse und der laufenden Kontrolle der betrieblichen Abläufe. Bei der Konfiguration eines neuen ERP-Systems ist darauf zu achten, dass man künftige Entwicklungspotenziale des Unternehmens und der Arbeitsprozesse berücksichtigt. Es ist somit nicht sinnvoll, eine Beschränkung auf die Abbildung des reinen IST-Zustandes vorzunehmen. Seite - 3 -

4 Der maximale Nutzen für das Controlling wird in Zukunft dann erreicht, wenn Freiheitsgrade und Anpassungsmöglichkeiten integriert werden, die man mit der alten Systemkonfiguration nicht erreichen konnte. Die zunehmende Komplexität von Produkten, Prozessen und Standortpolitik erfordern ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit im Controlling. Flexibilität im Software-Bereich ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein erfolgreiches Controlling. Ein durchgängiges ERP-System bietet die Basis für durchgängig kontrollierbare Prozesse. Marktstudie und Auswahlunterstützung Das Fraunhofer IML verfügt als herstellerneutrale Einrichtung über langjährige Erfahrungen in Auswahl- und Einführungsprojekten von Informationssystemen für KMU. Interdisziplinäre Teams schaffen gemeinsam mit den Auftraggebern branchenübergreifende und kundenspezifische Lösungen entsprechend den individuellen Anforderungen der Unternehmen. In zahlreichen Projekten am Fraunhofer IML hat sich gezeigt, dass sowohl bei Produktionsbetrieben in Deutschland, als auch bei vernetzter Produktion mit dem Ausland, die Verknüpfung von technischen und kaufmännischen Daten im Controlling eine große Bedeutung hat. Beschränkt sich das Controlling bei der Erfolgskontrolle nur auf externe Zahlungsvorgänge, wird es den Ansprüchen der modernen Produktionsstrukturen nicht mehr gerecht. Es sollten vielmehr alle internen Bereiche, insbesondere die technischen und logistischen, integriert werden. Aufbauend auf diesem Ansatz bietet das Fraunhofer IML Unterstützung bei der Auswahl und Einführung von ERP-Systemen an. Im Rahmen einer internationalen ERP- Marktstudie werden alle funktionalen Bereiche eines Unternehmens dem Leistungsspektrum der ERP-Anbieter online gegenübergestellt. Jeder interessierte Anwender kann so in Erfahrung bringen, welche teilnehmenden Systeme bezüglich seiner individuellen Anforderungen den größten Erfüllungsgrad aufweisen. Seite - 4 -

5 Mit Stand August/2004 nehmen fast 50 internationale Systeme an der ERP-Marktstudie teil. Die Unterstützung des betrieblichen Controllings mit Hilfe von prozessorientierten Informationssystemen erfordert eine gründliche Vorbereitung und lässt sich daher nicht von heute auf morgen realisieren. Mit Hilfe eines gut strukturierten Projektmanagements und aktuellen Marktinformationen über ERP-Systeme in der Auswahlphase, sowie einer kompetenten Unterstützung bei Auswahl und Implementierung können Rationalisierungspotenziale mittel- und langfristig messbar ausgeschöpft werden. Autor*: Dipl.-Kfm. Dietmar Ebel ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik (IML) in Dortmund. Seine Arbeitsschwerpunkte sind die betriebswirtschaftliche Analyse logistischer Prozesse sowie die Durchführung von Prozessanalysen und Effizienzstudien in industriellen Unternehmen. Seite - 5 -

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