IP Office 4.0 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch

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1 IP Office 4.0 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( )

2 2006 Avaya Inc. Alle Rechte vorbehalten. Hinweis Während redliche Bemühungen gemacht wurden, um sicherzustellen, dass die Information in diesem Dokument zur Zeit der Drucklegung vollständig und akkurat war, kann Avaya Inc. keine Haftung für irgendwelche Fehler übernehmen. Änderungen und Korrekturen an der Information in diesem Dokument können in zukünftigen Versionen eingefügt werden. Haftungsausschluss für die Dokumentation Avaya Inc. übernimmt keine Haftung für Änderungen, Zusätze oder Löschungen an der ursprünglich veröffentlichten Version dieser Dokumentation, außer wenn diese von Avaya durchgeführt wurden. Haftungsausschluss für Links Avaya Inc. übernimmt keine Verantwortung für den Inhalt oder die Zuverlässigkeit von durch Links verknüpften Websites und billigt nicht unbedingt die darin beschrieben oder angebotenen Produkte, Dienste oder Informationen. Wir können nicht garantieren, dass diese Links immer funktionieren werden, und wir haben keine Kontrolle über die Verfügbarkeit der gelinkten Seiten. Lizenz MIT DER INSTALLATION UND NUTZUNG DES PRODUKTS STIMMT DER ENDBENUTZER DEN IM FOLGENDEN DARGELEGTEN VERTRAGSBEDINGUNGEN UND DEN ALLGEMEINEN LIZENZVEREINBARUNGEN AUF DER AVAYA- WEBSITE UNTER ZU ("ALLGEMEINE LIZENZVEREINBARUNG"). WENN SIE NICHT MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN SIND, GEBEN SIE DAS PRODUKT INNERHALB VON ZEHN (10) TAGEN NACH LIEFERUNG AN DEN HÄNDLER ZURÜCK, UM EINE ERSTATTUNG ODER GUTSCHRIFT ZU ERHALTEN. Avaya gewährt dem Endbenutzer eine Lizenz im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Lizenztypen. Die anwendbare Anzahl von Lizenzen und Kapazitätseinheiten, für die eine Lizenz gewährt wird, beläuft sich auf eine Lizenz (1), sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten, die dem Endbenutzer zur Verfügung stehen, nicht eine andere Anzahl angegeben ist. "Designierter Prozessor" ist ein einzelner Standalone-Computer. "Server" ist ein designierter Prozessor, auf dem eine Softwareanwendung ausgeführt, auf die mehrere Benutzer zugreifen können. Bei "Software" handelt es sich um Computer- Programme im Objekt-Code, die ursprünglich von Avaya lizenziert sind und von Endbenutzern als Standalone-Produkte oder vorinstalliert auf Hardware verwendet werden. Bei "Hardware" handelt es sich um die standardmäßigen Hardware-Produkte, die ursprünglich von Avaya verkauft und vom Endbenutzer verwendet werden. Lizenztypen: Lizenz für designierte Systeme (DS). Der Endbenutzer darf jede Kopie der Software jeweils auf nur einem designierten Prozessor installieren und verwenden, sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten, die dem Endbenutzer vorliegen, nicht eine andere Anzahl angegeben ist. Avaya hat Anspruch darauf, dass der (die) designierte(n) Prozessor(en) durch Typ-, Seriennummer, Funktionsschlüssel, Standort oder andere spezifische Angaben identifiziert wird (werden); Diese Informationen kann der Endbenutzer Avaya auch mithilfe von elektronischen Mitteln mitteilen, die Avaya speziell zu diesem Zweck bereitstellt. Copyright Sofern nicht explizit anders angegeben, ist das Produkt durch Urheber- und andere Eigentumsrechte geschützt. Unerlaubte Vervielfältigung, Übertragung, und/oder Nutzung kann eine kriminelle sowie zivilrechtliche Verletzung unter zutreffenden Gesetzen darstellen. Komponenten anderer Hersteller Bestimmte in dem Produkt enthaltene Softwareprogramme oder Teile davon beinhalten Software, die unter Vertragsbedingungen anderer Hersteller ("Komponenten anderer Hersteller") vertrieben wird. Diese Bedingungen können die Nutzungsrechte bestimmter Teile des Produkts einschränken oder erweitern ("Bedingungen anderer Hersteller"). Avaya-Betrugsintervention Wenn Sie meinen, dass Sie das Opfer von Gebührenhinterziehung sind und technische Hilfe oder Support benötigen, wenden Sie sich an die Betrugsinterventions-Hotline unseres technischen Servicecenters ( für USA und Kanada. Vermutete Sicherheitsrisiken bei Avaya-Produkten sollten Avaya unter folgender -Adresse mitgeteilt werden: Weitere Support-Telefonnummern finden Sie auf der Support-Website von Avaya unter

3 Inhaltsverzeichnis 4400 und 6400 Telephone... 1 Über dieses Handbuch... 1 Telefone 4400 und TransTalk MDW Anrufpräsentationstasten... 2 Telefontastensymbole... 3 Display... 4 Tätigen von Anrufen... 5 Tätigen von Anrufen... 5 Verwenden des Telefonbuchs... 6 Wahlwiederholung... 6 Ansagen tätigen... 7 Hinterlassen einer Nachricht... 7 Rückruf durchführen... 8 Nachricht in Voic hinterlassen... 8 Anruf entgegennehmen... 9 Einen Anruf entgegennehmen... 9 Interne autom. Beantw Geleitete Anrufannahme Umgang mit der Nachrichtenanzeige Beantworten von Durchsagen Halten, Parken & Vermitteln Anrufe halten Parken von Anrufen Vermitteln eines Anrufs Weitere Anrufsteuerungsfunktionen Konferenzgespräche Verrechnungscodes Aufzeichnen eines Anrufs Lautsprecher Anrufe trennen Anruf stumm schalten Anrufprotokoll anzeigen Anrufe umleiten/weiterleiten Umleitung/Rufweiterleitung einschalten Rufweiterleitung Alle Anrufe senden (Nicht stören) Festlegen von Abwesenheitstext Telefonfunktionen Displaying the Date and Time Anrufinformationen anzeigen Anruf-Zeitnehmer Ändern der Lautstärke Ändern der Ruftonmelodie Hot Desking Gruppe aktivieren/deaktivieren Telefon sperren/freigeben Ändern des Anmeldecodes Nebenstellennamen ändern Telefonsprache ändern Systemdatum und -zeit ändern Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite iii IP Office Version 12 ( )

4 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Funktionen der DSS-Tasten Übersicht über die DSS-Tasten Programmieren von Funktionen unter DSS-Tasten Programmieren mithilfe des Admin-Menüs Admin-Funktionen KCode KW Admin Präs AutRR WL-A Parken APick Tbuch DPkup Anruf abweisen GDrch Frspr AAntw NBGr Parken Prog Ruft. Aus RUL UntDr Timer Uhrz Programmieren mithilfe des ProgA-Menüs Speichern von Kurzwahlenzielen unter DSS-Tasten Systemfunktionen Einführung Anklopfen Rufweiterleitung Umleitung Nicht stören Voic Der Systemadministrator Standard-Kurzwahl- und Funktionscodes Index Seite iv Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

5 4400 und 6400 Telephone Über dieses Handbuch In diesem Handbuch wird die Verwendung der Funktionen Ihres Avaya IP Office und Telefons beschrieben. Grundlegende Telefoneinstellungen und Funktionalität finden Sie in der Schnellreferenz für Ihr IP Office- Telefon. Weitere Informationen über IP Office finden Sie unter und unter Telefone 4400 und 6400 In diesem Handbuch werden die meisten Telefone der und 6400-Serie beschrieben, die mit Tasten- und Leuchtenmodus auf IP Office-Telefonsystemen betrieben werden. Hinweis Für die folgenden Telefone sind separate IP Office-Benutzerhandbücher verfügbar: 2402, 2410, 2420, 4601, 4602, 4610, 4620, 4621, 5402, 5410, 5601, 5602, 5610, 5620 und Es wird davon ausgegangen, dass an Ihrem Telefon die Standardeinstellungen vorgenommen wurden. Der Systemadministrator kann das System und/oder einzelne Nebenstellen neu programmieren, um so jeweils verschiedene Funktionen zu aktivieren. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Standard-Tasten Jedes Telefon ist standardmäßig mit 3 Anrufpräsentationstasten konfiguriert. Diese Tasten befinden sich ganz oben in der linken Spalte. Sie dienen zum Tätigen und Annehmen von Anrufen. Siehe Anrufpräsentationstasten. DSS-Tasten In diesem Handbuch wird der Zugriff auf zahlreiche Funktionen durch Drücken der Taste Menü erläutert. Viele dieser Funktionen können den DSS-Tasten Ihres Telefons zugewiesen werden. Siehe DSS-Tastenfunktionen. Hinweis Die 4406D+-Telefone haben kein -Menü. Bei diesen Telefonen können Sie entweder über den Manager eine Taste programmieren lassen (wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator) oder die Kurzwahlen verwenden. Verwenden Sie bei diesen Telefonen Kurzwahlen. Dieser Vorgang wird in Systemfunktionen beschrieben. DSS-Modul 4450 Einige Telefone sind mit einem DSS-Port zum Anschluss eines DSS-Moduls ausgestattet, das die Anzahl der verfügbaren DSS-Tasten erhöht. Das DSS-Modul 4450 kann mit 4412D+- und 4424D+-Telefonen verwendet werden. Dabei muss das Telefon an die Stromversorgung angeschlossen sein. Das DSS-Modul 4450 bietet zusätzliche Funktionen über eine Reihe von Tasten, die zum Verfolgen der Felder Nebenstellen, Benutzer oder Parken dienen, oder für andere Funktionen programmiert werden können, mit denen der Benutzer seine Anrufe effizienter verwalten kann. System- und Benutzer-Kurzwahlen Das System verfügt über eine Reihe von Funktionen, die durch das Wählen einer bestimmten Nummernfolge aktiviert werden. Diese Kurzwahlen können für das gesamte System oder nur für einen einzelnen Benutzer gelten. Detaillierte Informationen zu den verfügbaren Kurzwahlen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Einzelheiten der normalen Standard-Kurzwahlen siehe Standard-Kurzwahl- und Funktionscodes. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 1 IP Office Version 12 ( )

6 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch TransTalk MDW 9040 Das TransTalk MDW 9040-Telefon ist ein schnurloses Telefon, das im System verwendet werden kann. Es wird an einen DS-Port entweder an der Basis-Steuereinheit oder einem DS-Erweiterungsmodul angeschlossen. Beim Verwenden des Telefons muss der Benutzer es für die Verwendung im System konfigurieren, indem er die zu verwendenden Tasten zuweist. Dies geschieht durch Drücken der Taste Menü auf dem Telefon und Auswählen von Konfiguration gefolgt von Tastenzuweisung und Merlin Magix mithilfe der Pfeiltaste. Obwohl auf dem TransTalk MDW 9040 die Taste Menü vorhanden ist, ist diese Taste mit spezifischen Funktionen für dieses Telefon belegt. Aus diesem Grund muss ein Administrator bei der Verwendung dieses Telefons die Tasten für Sie programmieren. Siehe DSS-Tastenfunktionen. Die Funktionen sind auf diesen Telefonen auch über Funktionscodes zugänglich. Einzelheiten der normalen Standard-Kurzwahlen siehe Standard-Kurzwahl- und Funktionscodes. Anrufpräsentationstasten Jedes Telefon ist als Standard mit 3 Anrufpräsentationstasten konfiguriert. Der Systemadministrator kann eine Anrufpräsentationstaste durch Folgendes ändern: Eine Übertragungspräsentation Eine Übertragungspräsentationstaste entspricht dem Status und Betrieb der Anrufpräsentationstaste auf dem Telefon eines zuvor festgelegten Mitarbeiters. Sie können damit also anstelle Ihres Kollegen Anrufe heranholen, tätigen und empfangen. Eine Leitungspräsentation Sie können eine IP Office-Vermittlungsleitung (jedoch keine IP-Leitungen) zugewiesen bekommen, so dass der Leitungsstatus angezeigt wird und Sie über die Leitungspräsentationstaste Anrufe tätigen und empfangen können. Ersatzpräsentation Durch eine Anrufersatzpräsentationstaste werden Sie benachrichtigt, wenn ein zuvor festgelegter Kollege einen Anruf erhält. Der ersetzte Benutzer braucht dazu keine Anrufpräsentationstasten zu verwenden. Mit dieser Funktion können Sie also anstelle Ihres Kollegen Anrufe heranholen. Alle obigen Funktionen können nur von Ihrem Systemadministrator für Sie eingerichtet werden. Einzelheiten zur Einrichtung und Verwendung der Präsentationstasten für Übertragung, Leitung und Ersatz finden Sie im Handbuch zur Verwendung der IP Office-Tasten und Leuchten. VORSICHT Der Systemadministrator kann eine Anrufpräsentationstaste durch Folgendes ersetzen: Eine Übertragungspräsentation Eine Leitungspräsentation Ersatzpräsentation Systemfunktionen Dadurch würde die Verwendung von Funktionen wie Konferenzgespräch und Vermitteln stark eingeschränkt werden. Es wird daher nachdrücklich empfohlen, für alle Anrufpräsentationstasten die Standardeinstellungen beizubehalten. Seite 2 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

7 Telefontastensymbole Die Tasten Ihres Telefons sind entweder mit Text oder Symbolen versehen und 6400 Telephone Spkr: Bei Freisprechbetrieb leuchtet das Lämpchen über der Taste. Weitere Informationen zur Verwendung des Lautsprechers finden Sie unter Lautsprecher. Stumm: Bei Stummschaltung leuchtet oder blinkt das Lämpchen über der Taste. Siehe Anruf stumm schalten. Halten: Siehe Anruf halten. Wahlwiederholung: Siehe Wahlwiederholung. Vermitteln: Siehe Anruf vermitteln. Konf: Siehe Konferenzgespräch. Nachrichtenanzeige: Siehe Umgang mit der Nachrichtenanzeige. Menü: Wird für den Zugriff auf Funktionen benutzt. (Nicht verfügbar für das 4406D+-Telefon und das TransTalk MDW 9040.) Nächst./Vorh.: Werden zur Auswahl und Dateneingabe auf der Anzeige verwendet. (Nicht verfügbar für das 4406D+-Telefon und das TransTalk MDW 9040.) Beenden: Mit dieser Taste verlassen Sie die Verwaltungsmenüs und kehren zum normalen Telefonbetrieb zurück. (Nicht verfügbar für das 4406D+-Telefon und das TransTalk MDW 9040.) Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 3 IP Office Version 12 ( )

8 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Display B D G H N B P Telefon gesperrt: Nur interne Anrufe möglich. Siehe Telefon sperren/freigeben. Rufweiterleitung ein: Siehe Rufweiterleitung. In Gruppe: Siehe Gruppe aktivieren/deaktivieren. Gehaltene Anrufe: Zeigt die Anzahl gehaltener Anrufe. Siehe Anruf halten. Nicht stören eingeschaltet: Siehe Alle Anrufe senden (Nicht stören). Außerhalb der Bürozeiten: Dies wird angezeigt, wenn sich eine oder mehrere Gruppen im Modus "Außerhalb der Bürozeiten" befinden. Geparkte Anrufe: Zeigt die Anzahl geparkter Anrufe. Siehe Anrufe parken 01 Anrufe im Anrufprotokoll: Siehe Anrufprotokoll anzeigen. DISC CONN KONF Getrennt: Zum Beenden des Anrufs drücken Sie Verbunden: Sie führen ein Telefongespräch. Spkr. Konferenzgespräch: Sie sind Teil eines Konferenzgesprächs, das auf der linken Seite des Anzeige angezeigt wird. Siehe Konferenzgespräch. Gehalten Gehalten: Sie wurden von der verbundenen Partei auf Halten gesetzt. Durchs Durchsage: Siehe Beantworten von Durchsagen. Zeit & Datum: Siehe Anzeige von Datum und Zeit. Timer: Siehe Anruf-Zeitnehmer. Zeigt an, dass das angezeigte Objekt das zur Zeit ausgewählte Objekt ist. Drücken Sie Menü, um bis zu 12 Soft-Tasten-Funktionen anzuzeigen. Drücken Sie zum Anzeigen der Funktionen und Nächst./Vorh., und drücken Sie dann die Anzeigetaste unter einer Option, um diese Option auszuwählen. Um weitere Funktionen anzuzeigen, drücken Sie zweimal Menü. Weitere Informationen erhalten Sie unter DSS-Tastenfunktionen. Seite 4 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

9 Tätigen von Anrufen Tätigen von Anrufen Alle Telefone der und 6400-Serie können im Freisprechmodus betrieben werden, so dass Sie wählen und telefonieren können, ohne den Hörer abzunehmen. So tätigen Sie einen Anruf: 1. Nehmen Sie den Hörer ab, oder, wenn Ihr Telefon mit dieser Funktion ausgestattet ist, drücken Sie Spkr (siehe Lautsprecher). 2. Wählen Sie die gewünschte Nummer. Wenn VERRECHNUNGSCODE EINGEBEN angezeigt wird, müssen Sie einen Verrechnungscode eingeben, bevor Sie einen Anruf tätigen (siehe Verrechnungscodes). 3. Um den Anruf zu beenden, legen Sie entweder den Hörer auf oder drücken Spkr, wenn Sie die Freisprecheinrichtung benutzt haben. So führen Sie ein Gespräch mit dem Mobilteil: Wählen Sie die gewünschte Nummer. Zum Beenden des Anrufs drücken Sie die Trennen-DSS-Taste (siehe Funktionen auf DSS- Tasten programmieren) oder auf Menü und dann auf Trennen. So tätigen Sie einen Anruf mit einer Wähltaste (0-9): 1. Nehmen Sie den Hörer ab oder drücken Sie Spkr. 2. Drücken Sie eine programmierte AD-Schaltfläche und drücken Sie dann die programmierte Wähltaste (siehe Speichern von Kurzwahlzielen unter DSS-Tasten). 3. Um den Anruf zu beenden, legen Sie entweder den Hörer auf oder drücken Spkr. Zum Tätigen externer Anrufe: Zum Tätigen externer Anrufe: Wählen Sie die Nummer (gegebenenfalls mit Vorwahl). oder Verwenden Sie eine Kurzwahl. Sie können eine Liste der Kurzwahlen von Ihrem Systemadministrator erhalten. Hinweis Wenn Sie beim Wählen einen Besetztton hören, ist die Verbindung möglicherweise gesperrt. Der Systemadministrator kann bestimmte Verbindungen (z. B. kostenintensive oder internationale Rufnummern) sperren. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 5 IP Office Version 12 ( )

10 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Verwenden des Telefonbuchs Auf Ihrem Telefon kann ein Telefonbuch mit Gruppennamen, Nebenstellennamen oder Verzeichnisnamen angezeigt werden, aus dem Sie Nummern heraussuchen und dann wählen können. Wenn die Menü-Funktion unterstützt wird, erscheint Menü auf der Anzeige. Hinweis Diese Funktion gibt es in zwei Modi: Normal oder Wahlname (Standard). Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn Sie nicht sicher sind, welchen Modus Ihr Telefonsystem verwendet. So verwenden Sie das Telefonbuch: 1. Drücken Sie Menü und dann Tbuch. Sie können auch alternativ zweimal Menü drücken. Drücken Sie Weiter und dann Tbuch. 2. Drücken Sie entweder INDeX (interne Nebenstellen), Group (Sammelanschlüsse) oder Extrn (Nummern im IP Office-Telefonbuch). 3. Wenn Ihr System den Wahlnamenmodus verwendet: a. Geben Sie den Namen des gewünschten Gesprächspartners über die Buchstabentasten ein: Fängt der Name beispielsweise mit Johan an, wählen Sie Ignorieren Sie eventuelle Leerzeichen im Namen. b. Auf dem Display wird die erste Übereinstimmung mit den bisher eingegebenen Buchstaben angezeigt. Geben Sie entweder weitere Buchstaben ein oder: Drücken Sie zum Blättern durch die passenden Einträge und Nächst./Vorh. rechts und links des angezeigten Namens, um die anderen gefundenen Übereinstimmungen anzuzeigen. Wenn KEINE ÜBEREINSTIMMUNG angezeigt wird, können Sie mit Vorh. einen Schritt zurückgehen. c. Wenn der gewünschte Name angezeigt wird, drücken Sie die Anruftaste. d. Wenn der gewünschte Name nicht gefunden wird, drücken Sie zweimal auf Beenden. ODER wenn Ihr System den Normal-Modus verwendet: a. Drücken Sie die Taste mit dem Anfangsbuchstaben des gewünschten Namens. Für den Buchstaben L drücken Sie zum Beispiel dreimal die Taste 5. b. Mithilfe der Tasten und Nächst./Vorh. können Sie durch die übereinstimmenden Einträge blättern. Sie können eine andere Taste drücken, um einen anderen Anfangsbuchstaben auszuwählen. c. Wenn der gewünschte Name angezeigt wird, drücken Sie die Anruftaste. Wenn der gewünschte Name nicht gefunden wird, drücken Sie zweimal auf Beenden. Wahlwiederholung Das Telefon speichert die gewählten Nummern in einem Protokoll. Aus diesem Protokoll können Sie Nummern anzeigen und auswählen. Bei 4406D+- und TransTalk MDW 9040-Telefonen ist Wahlwiederholung möglich. Wenn Sie auf die Taste drücken, wird die zuletzt gewählte Nummer erneut gewählt. So wählen Sie eine zuvor gewählte Nummer: 1. Drücken Sie Wahlwiederholung. Es werden die letzten von Ihnen gewählten Nummern angezeigt. 2. Mithilfe der Tasten und Nächst./Vorh. können Sie durch die gespeicherten Nummern blättern. 3. Drücken Sie die Taste unterhalb einer Nummer, um diese erneut zu wählen, oder drücken Sie auf Beenden um das Display zu verlassen, ohne eine Nummer zu wählen. Seite 6 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

11 Tätigen von Anrufen Ansagen tätigen Sie können an jede Nebenstelle oder an mehreren Nebenstellen, die über geeignete Lautsprecher verfügen, Durchsagen machen. Ihre Durchsage wird nur an den Nebenstellen gehört, die gerade frei sind. 4406D+-Benutzer können über Kurzwahlen Durchsagen machen. Fragen Sie Ihren Systemadministrator nach der entsprechenden Kurzwahl. Benutzer des TransTalk MDW 9040 können Durchsagen tätigen, aber nicht empfangen. So führen Sie Durchsagen durch: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Anrufen. Geben Sie die Nebenstellen- oder Gruppennummer ein (verwenden Sie zum Löschen von Zeichen die Displaytaste oben links). 3. Drücken Sie Durchsage.. Hinterlassen einer Nachricht Wenn eine Nebenstelle, die Sie anrufen, nicht antwortet, können Sie eine Nachrichtenanzeige hinterlassen. Wenn das Telefon der Nebenstelle eine Nachrichtenanzeigeleuchte besitzt, leuchtet diese auf. Falls das Telefon der angerufenen Nebenstelle über ein Display verfügt, wird eventuell auch Ihr Name und Ihre Nummer für den Rückruf angezeigt. Die -Lampe auf Ihrem Telefon leuchtet auf, wenn Sie Nachrichten erhalten haben, siehe Umgang mit der Nachrichtenanzeige. So senden Sie eine Nachrichtenanzeige: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Anrufenund geben Sie die Nebenstellennummer ein (Sie können mit der oberen linken Anzeigetaste Ziffern löschen). 3. Drücken Sie Nchr. 4. Drücken Sie Beenden. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 7 IP Office Version 12 ( )

12 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Rückruf durchführen Wenn eine Nebenstelle besetzt ist oder nicht antwortet, können Sie einen Rückruf anfordern, anstatt eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn Sie den Rückruf eingestellt haben, klingelt Ihr Telefon, sobald die Nebenstelle das nächste Mal benutzt wird, und wenn Sie den Hörer abnehmen, wird die Nebenstelle erneut angerufen. So fordern Sie während eines Gesprächs einen Rückruf an: Wenn Ihr Anruf nicht entgegengenommen wird oder die Station besetzt ist, drücken Sie die programmierte AutRR-DSS-Taste und beenden Ihren Anrufsversuch. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Zum Suchen drücken Sie und Nächst./Vorh. und dann AutRR. Beenden Sie Ihren Anrufversuch. Sobald die von Ihnen angerufene Nebenstelle das nächste Mal benutzt wird, klingelt Ihr Telefon, und wenn Sie den Hörer abnehmen, wird die andere Nebenstelle angerufen. Ihr Telefon klingelt so oft, wie es durch die Zeitüberschreitung für keine Antwort festgelegt wurde (entweder für das System oder für das individuelle Antwortintervall, das für Ihre Benutzer-ID festgelegt wurde). Die Standardeinstellung beträgt drei Klingelzeichen. 3. Drücken Sie Beenden. So fordern Sie einen Rückruf an, ohne einen Anruf zu tätigen: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Anrufen und geben Sie die Nebenstellennummer ein (Sie können mit der oberen linken Anzeigetaste Ziffern löschen). 3. Drücken Sie Weiter und dann CallB. 4. Drücken Sie Beenden. Wenn diese Nebenstelle frei wird, wird Ihr Telefon angerufen, und wenn Sie den Hörer abnehmen, klingelt es bei der anderen Nebenstelle. Ihr Telefon klingelt so oft, wie es durch die Zeitüberschreitung für keine Antwort festgelegt wurde (entweder für das System oder für das individuelle Antwortintervall, das für Ihre Benutzer-ID festgelegt wurde). Die Standardeinstellung beträgt drei Klingelzeichen. Nachricht in Voic hinterlassen Sie können direkt in Voic eine Nachricht für eine Nebenstelle hinterlassen, ohne diese Nebenstelle anzurufen. Falls vorhanden, leuchtet an der Nebenstelle die Nachrichtenanzeige auf. Benutzer des TransTalk MDW 9040 und von 4406D+-Telefonen können über die Kurzwahlen eine Nachricht für eine Nebenstelle hinterlassen. Fragen Sie Ihren Systemadministrator nach der entsprechenden Kurzwahl. So hinterlassen Sie direkt in Voic eine Nachricht: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Anrufen und geben Sie die Nebenstellen- oder Gruppennummer ein (Sie können mit der oberen linken Anzeigetaste Ziffern löschen). 3. Drücken Sie Weiter und dann Vmail. Sie hören den Ansagetext der Mailbox und werden anschließend aufgefordert, eine Nachricht zu hinterlassen. Seite 8 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

13 Anruf entgegennehmen Einen Anruf entgegennehmen Auf Ihrem Display werden die verfügbaren Informationen über den Anrufer angezeigt. So nehmen Sie einen Anruf entgegen: Nehmen Sie den Hörer ab. Wenn Sie ein aktives Gespräche vorliegen haben, stellen Sie den anderen Anruf auf Halten. So nehmen Sie einen Anruf über den Lautsprecher entgegen: Drücken Sie Spkr. So nehmen Sie einen Anruf über die Sprechgarnitur entgegen: Drücken Sie die zu dem Anruf gehörende Anrufpräsentationstaste. Hinweise Interne Anrufe werden durch ein einfaches Rufzeichen, externe Anrufe werden durch ein doppeltes Rufzeichen angekündigt. Wenn Ihr Telefon länger klingelt, als Sie in der Konfiguration festgelegt haben (Standard: 15 Sekunden), wird automatisch die von Ihnen aktivierte Umleitungsfunktion (Voic oder Rufweiterleitung) wirksam. Interne autom. Beantw. Bei der internen automatischen Beantwortung werden Ihre internen Anrufe nach dem ersten Klingeln verbunden. Diese Funktion ist auch im Sprechgarniturmodus möglich. Hinweis TransTalk MDW 9040 hat keine interne automatische Beantwortung. So aktivieren/deaktivieren Sie die interne automatische Beantwortung: Drücken Sie die programmierte AAntw-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Drücken Sie AAntw. 3. Drücken Sie Beenden. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 9 IP Office Version 12 ( )

14 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Geleitete Anrufannahme Wenn Sie die Nummer der Nebenstelle kennen, können Sie einen Anruf entgegennehmen, der an einer anderen Nebenstelle ankommt. Benutzer des TransTalk MDW 9040 und von 4406D+-Telefonen können über die Kurzwahlen einen Anruf für eine Nebenstelle annehmen. Den entsprechenden Code erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder unter Standardkurzwahl- und Funktionscodes. So funktioniert die geleitete Anrufannahme: Drücken Sie die programmierte GelRÜ-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie Menü, wenn Sie das Telefon der Nebenstelle klingeln hören. 2. Zum Suchen drücken Sie und Nächst./Vorh.und dann GelRÜ. 3. Geben Sie die Nummer der Nebenstelle ein und wählen Sie anschließend Fertg. Hinweis DSS-Tasten können nicht zur Eingabe der Nebenstellennummer verwendet werden. Um eine geleitete Anrufannahme mit den Funktionscodes vorzunehmen, wählen Sie: *30, um einen Anruf an einer beliebigen Nebenstelle anzunehmen. *31, um einen Anruf innerhalb Ihrer Gruppe anzunehmen. *32*201#, um den Anruf für eine bestimmte Nebenstelle (z. B. 201) anzunehmen. Seite 10 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

15 Umgang mit der Nachrichtenanzeige Hold, Prk & Transfer Wenn von einer anderen Nebenstelle eine Nachricht für Sie hinterlassen wurde, oder wenn Sie eine Voic erhalten haben, leuchtet auf. Hinweis Wenn der Voic -Rückruf aktiviert ist, werden Sie vom Voic -System angerufen, wenn neue Nachrichten für Sie vorliegen, nachdem Sie das Telefon wieder benutzt haben. Bei 4406D+- und TransTalk MDW 9040-Telefonen können die Voic -Nachrichten über die Kurzwahl für Voic -Abfragen abgerufen werden. Fragen Sie Ihren Systemadministrator nach dem geeigneten Code bzw. lesen Sie den Abschnitt Voic , wenn Sie die Standard-Codes verwenden. So reagieren Sie auf eine Nachrichtenanzeige: Drücken Sie die programmierte Voice-DSS-Taste. Auf dem Display wird angezeigt, wie viele Voic -Nachrichten Sie in Ihrem Postfach haben. Wenn Sie Mitglied einer Gruppe sind, für die Nachrichten anstehen, wird auch der Gruppenname angezeigt. Zum Abrufen der Mailbox drücken Sie die Anzeigetaste. Befolgen Sie die Aufforderung und überprüfen Sie Ihre Nachrichten. oder 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Wählen Sie Nchrn. Ein über Voice gibt an, dass Sie Voic -Nachrichten erhalten haben. Ein über AList gibt an, dass eine andere Nebenstelle Ihre Nachrichtenanzeige aktiviert hat. See Hinterlassen einer Nachricht. Es kann auch darauf hinweisen, dass Sie eine Textnachricht von einem IP Office SoftConsole-Operator erhalten haben. 3. Wählen Sie die Art der Nachrichten, die Sie beantworten möchten. 4. Zum Abrufen von Nachrichtenanzeigen und Textnachrichten drücken Sie AList. Auf dem Display wird die Zeit, das Datum und die Nebenstellennummer des Anrufers angezeigt. Außerdem wird die Nachrichtennummer und die Gesamtanzahl der Nachrichten angezeigt. Mithilfe der Tasten und Nächst./Vorh. können Sie durch die gespeicherten Nachrichten blättern. Zum Löschen der angezeigten Nachrichten drücken Sie die Anzeigetaste oben rechts. 5. Um die Voic -Nachrichten zu überprüfen, wählen Sie Voice. Beantworten von Durchsagen Andere Benutzer können Sie oder die Gruppe, zu der Sie gehören, ausrufen. Sie hören die Durchsage über Ihren Lautsprecher und dann erscheint Such auf der Anzeige. Siehe Durchsagen tätigen. So nehmen Sie eine Durchsage entgegen: Drücken Sie Conf. Hinweis Benutzer des TransTalk MDW 9040 können Durchsagen tätigen, aber nicht empfangen. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 11 IP Office Version 12 ( )

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17 Halten, Parken & Vermitteln Anrufe halten Alle gehaltenen Anrufe klingeln auf Ihrem Telefon. Ein H auf Ihrem Display zeigt an, dass ein Anruf gehalten wird. So zeigen Sie gehaltene Anrufe an: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Wählen Sie HC&P (gehalten, Konferenz und geparkt). 3. Der über Halt gibt an, dass Anrufe gehalten werden. Wählen Sie Halt. 4. Wenn mehrere Anrufe gehalten werden, können Sie und Nachst./Vorh. drücken, um Einzelheiten über die unterschiedlichen gehaltenen Anrufe anzuzeigen. So löschen Sie einen gehaltenen Anruf: Drücken Sie die Taste Drop. So stellen Sie die Verbindung zu einem gehaltenen Anruf wieder her: Drücken Sie Annehm.. Parken von Anrufen Sie können einen oder mehrere Anrufe parken. Anschließend können Sie andere Anrufe tätigen oder annehmen. Sie können den geparkten Anruf auch an einer anderen Nebenstelle annehmen. Hinweis Das System kann Anrufe nur für einen kurzen Zeitraum parken, bevor sie weiterverbunden werden. Die Standardeinstellung beträgt 5 Minuten. Wenn Sie einen Anruf parken, wird ihm eine Nummer zugewiesen, basierend auf Ihrer Nebenstellennummer, gefolgt von einer 0. Wenn Sie nun einen anderen Anruf parken, erhält dieser die Nummer Ihrer Nebenstelle, gefolgt von einer 1. Wenn Sie einer anderen Nebenstelle die Nummer des geparkten Anrufs mitteilen, kann er von dort aus entgegengenommen werden (siehe unten). Benutzer des TransTalk MDW 9040 und von 4406D+-Telefonen können die Kurzwahl oder eine programmierte Taste für diesen Vorgang verwenden. So parken Sie einen Anruf: Wählen Sie *37*N#, wobei N die Parkbereichs-ID ist. So holen Sie einen Anruf zurück: Wählen Sie *38*N#, wobei N die Parkbereichs-ID ist. Einen Anruf auf einer anderen Nebenstelle parken. Wählen Sie *37*N#, wobei N die Nebenstellennummer ist, auf der der Anruf geparkt wird, und die Nachsilbe wie oben beschrieben. Teilen Sie der Person mit, dass Sie einen Anruf auf der Nebenstelle geparkt haben, und geben Sie die Parkbereichsnummer an. So holen Sie den Anruf von einer anderen Nebenstelle zurück: Wählen Sie *38*N#, wobei N die Nebenstellennummer ist, und die Nachsilbe wie oben beschrieben. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 13 IP Office Version 12 ( )

18 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Vermitteln eines Anrufs 1. Drücken Sie während eines Anrufs die Taste Transfr. Der Anruf wird gehalten. 2. Wählen Sie die Nummer, an die Sie den Anruf vermitteln möchten: Wenn die Nebenstelle nicht antwortet oder den Anruf nicht annehmen will, drücken Sie die Anruf-Leitungstaste, um zu dem ursprünglichen Gespräch zurückzukehren. Wenn die Nebenstelle antwortet und die Vermittlung annimmt, drücken Sie erneut Transfr. Bei einer Blindvermittlung hängen Sie den Anruf auf oder drücken erneut Transfr. Seite 14 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

19 Weitere Anrufsteuerungsfunktionen Konferenzgespräche Die Anzahl der Anrufer, die an einer Konferenz teilnehmen können, hängt vom jeweiligen Telefonsystem ab. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. So nehmen Sie einen anderen Anrufer in ein Gespräch oder ein Konferenzgespräch auf: 1. Drücken Sie während des aktuellen Anrufs oder Konferenzgesprächs Conf. 2. Rufen Sie die andere Person an. Falls der Anruf nicht beantwortet wird, drücken Sie entweder die Trennen-DSS-Taste oder Halten und danach Conf. Wenn der Anruf angenommen wird, drücken Sie erneut Conf. Alle gehaltenen Anrufe werden dann in die Konferenz geschaltet. So zeigen Sie Anrufe in einem Konferenzgespräch an: Während eines Konferenzgesprächs wird CONF auf Ihrem Display angezeigt. 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Wählen Sie HC&P (gehalten, Konferenz und geparkt). 3. Der über Conf zeigt ein Konferenzgespräch an. Drücken Sie Conf. 4. Um die Einzelheiten zu den verschiedenen Teilnehmern eines Konferenzgesprächs anzuzeigen, drücken Sie und Nächst./Vorh. Hinweise So entfernen Sie einen Anrufer aus einem Konferenzgespräch: Wenn das Konferenzgespräch aus nur zwei Teilnehmern besteht, führt das Drücken der Trennen-DSS-Taste zum Entfernen des anderen Anrufs gleichzeitig zum Beenden des Konferenzgesprächs. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 15 IP Office Version 12 ( )

20 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Verrechnungscodes Während eines Anrufs können Sie einen Verrechnungscode eingeben. Bei einigen Nebenstellen müssen Sie eventuell einen Verrechnungscode eingeben, bevor Sie einen Anruf tätigen. Benutzer des TransTalk MDW 9040 und von 4406D+-Telefonen müssen den Verrechnungscode über eine Kurzwahl eingeben. Fragen Sie Ihren Systemadministrator nach der entsprechenden Kurzwahl. Hinweis Eine Liste der gültigen Verrechnungscodes ist im System gespeichert. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um eine Liste der zu verwendenden Verrechnungscodes zu erhalten. So geben Sie einen Verrechnungscode ein: Dies können Sie vor einem Anruf oder während eines Anrufes tun. Wenn Sie ihn vor einem Anruf eingeben, hören Sie einen Wählton, woraufhin Sie die gewünschte Nummer wählen können. oder Drücken Sie die programmierte Kcode-DSS-Taste. 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Wählen Sie Funkt und anschließend Kcode. Es wird VERRECHNUNGSCODE EINGEBEN angezeigt. 3. Geben Sie den Verrechnungscode ein, der dem Anruf zugeordnet werden soll, und drücken Sie anschließend Eing. 4. Wenn VERRECHNUNGSCODE ERNEUT EING. angezeigt wird, wurde der Code nicht vom System erkannt. Geben Sie einen gültigen Code ein. 5. Wenn Sie bereits ein Gespräch führen, können Sie es jetzt fortsetzen. Wenn Sie den Verrechnungscode eingeben, bevor Sie den Anruf tätigen, wird im Display Wahl angezeigt und Sie hören einen Wählton. Aufzeichnen eines Anrufs Diese Funkton ist nur verfügbar, wenn Voic Pro auf Ihrem System installiert ist. Falls das Aufzeichnen von Anrufen nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um zu sehen, welches Voic -Paket Sie verwenden. Die Aufzeichnung wird standardmäßig in Ihrer Voic -Mailbox abgelegt. Dies kann jedoch von Ihrem Systemadministrator geändert werden. So zeichnen Sie einen Anruf auf: 1. Drücken Sie während eines Anrufs zweimal die Taste Menü. 2. Wählen Sie Funkt und anschließend Aufn. Seite 16 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

21 Weitere Anrufsteuerungsfunktionen Lautsprecher Über den integrierten, bidirektionalen Lautsprecher können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen, ohne den Hörer abnehmen zu müssen. Beachten Sie, dass diese Art der Verwendung für bestimmte Umgebungen (wie sehr geräuschvolle Orte) möglicherweise nicht geeignet ist. So tätigen oder nehmen Sie einen Anruf an, ohne den Hörer abzunehmen bzw. verwenden den Lautsprecher mit einer beliebigen anderen Funktion: 1. Drücken Sie Spkr. Die LED neben der Taste leuchtet auf. 2. Tätigen oder beantworten Sie den Anruf oder greifen Sie auf die ausgewählte Funktion zu. Regeln Sie die Lautstärke des Lautsprechers wie gewünscht. Vewenden Sie zur Änderung der Lautstärke die Tasten oder. Es werden die acht Einstellungen für die Lautstärke angezeigt. So wechseln Sie vom Lautsprecher zum Hörer: Nehmen Sie den Hörer ab und sprechen Sie weiter. So wechseln Sie vom Hörer zum Lautsprecher: Drücken sie Spkr und legen Sie den Hörer auf. So beenden Sie einen Lautsprecher-Anruf: Drücken Sie erneut Spkr. Anrufe trennen Mit dieser Funktion können Sie die Verbindung zu einem Anrufer trennen. Diese Funktion kann auch bei Konferenzgesprächen verwendet werden. Siehe Konferenzgespräch. Auf 4406D+-Telefonen sollte eine Taste für diese Funktion programmiert werden. Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Systemadministrator. So trennen Sie einen Anrufer: Drücken Sie die programmierte Trennen-DSS-Taste. oder Drücken Sie Menü und dann Drop. oder 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Wählen Sie Funkt und anschließend Trennen. Anruf stumm schalten Wenn Sie die Taste Mute drücken, kann der Anrufer Sie nicht mehr hören, während Sie ihn jedoch weiterhin hören können. Wenn ein Anruf stumm geschaltet ist, blinkt die Lampe oberhalb der "Mute"- Taste. Hinweis Wenn der Sprechgarnitur-Modus aktiv ist, arbeitet die "Mute"-Taste für die Sprechgarnitur. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 17 IP Office Version 12 ( )

22 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Anrufprotokoll anzeigen Bei der im Ruhezustand rechts auf dem Telefondisplay angezeigten Zahl handelt es sich um die Anzahl der eingegangenen Anrufe, die im Anrufprotokoll Ihres Telefons gespeichert sind. Dies sind Anrufe, die an Ihrem Telefon eingingen (beantwortet oder unbeantwortet) und für die ein CLI verfügbar war. Das Telefon kann die 32 zuletzt durchgeführten Anrufe speichern. Mit der Wahlwiederholungsfunktion können Sie ein Protokoll der Nummern sehen, die von Ihrem Telefon aus gewählt wurden, siehe dazu auch Wahlwiederholung. Das Anrufprotokoll ist auf 4406D+- und TransTalk MDW 9040-Telefonen nicht verfügbar. So zeigen Sie das Anrufprotokoll an: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann AList. 3. Auf dem Display wird Zeit und Datum des Anrufs und die Nummer des Anrufers angezeigt. Um Einzelheiten verschiedener Anrufe anzuzeigen, drücken Sie und Nächst./Vorh.. 4. Sie können dann entweder den Anrufer zurückrufen oder den Anruf aus dem Anrufprotokoll löschen. So löschen Sie den Anruf aus dem Anrufprotokoll: Drücken Sie Entf. So rufen Sie den Anrufer zurück: Drücken Sie Anrufen. Seite 18 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

23 Anrufe umleiten/weiterleiten Umleitung/Rufweiterleitung einschalten Benutzer des TransTalk MDW 9040 und von 4406D+-Telefonen müssen diese Funktionen über Kurzwahlen aktivieren. So legen Sie die Nummern und Modi für die (sofortige) Umleitung aller Anrufe fest: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann ProgA. 3. Drücken Sie Rul. Mit der linken Displaytaste können Sie einzelne Ziffern löschen und gegebenenfalls die gewünschte Rufumleitungsnummer einstellen. 4. Drücken Sie Weiter. 5. Zum Ein- und Ausschalten von Grppe (Weiterleitung von Gruppenanrufen) und/oder Rul (Weiterleitung von persönlichen Anrufen) drücken Sie die Displaytasten. Wenn die Funktion aktiviert ist, wird ein V-Symbol über der Option angezeigt. Die Umleitung von Gruppenanrufen wird nur verwendet, wenn Alle Anrufe umleiten eingeschaltet ist und funktioniert nur für Anrufe an zirkulare oder lineare Gruppen. 6. Drücken Sie Fertig und dann Beenden. So legen Sie die Nummern und Modi für die Umleitung wenn besetzt/unbeantwortet fest: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann ProgA. 3. Drücken Sie die Taste BBst. Mit der linken Displaytaste können Sie einzelne Ziffern löschen und gegebenenfalls die gewünschte Rufumleitungsnummer einstellen. 4. Drücken Sie Weiter. 5. Um BBst (Rufweiterleitung bei Besetzt) und/oder KAntw (Rufweiterleitung bei keine Antwort) ein- oder auszuschalten, drücken Sie die Displaytasten. Wenn die Funktion aktiviert ist, wird ein V-Symbol über der Option angezeigt. 6. Drücken Sie Fertig und dann Beenden. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 19 IP Office Version 12 ( )

24 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Rufweiterleitung Sie können Ihre Anrufe an eine andere Nebenstelle weiterleiten. Während der Weiterleitung Ihrer Anrufe wird auf Ihrem Telefon oben rechts ein D angezeigt. Wenn bei der Station, an die Sie Ihre Anrufe weiterleiten, ebenfalls die Weiterleitung aktiviert ist, werden Ihre Anrufe an das endgültige Ziel weitergeleitet. So stellen Sie die Rufweiterleitung ein: Drücken Sie die programmierte WL-A-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Zum Suchen drücken Sie und Nächst./Vorh.und dann WL-A. 3. Legen Sie die für die Umleitung erforderliche Nummer fest. Drücken Sie die linke Anzeigetaste zum Löschen von Zeichen. Wenn Rul aktiviert ist, wird die Weiterleitungsnummer automatisch durch die Umleitungsnummer ersetzt. Drücken Sie Fertig. 4. Drücken Sie Beenden. So deaktivieren Sie die Rufweiterleitung: Drücken Sie die programmierte WL-A-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Zum Suchen drücken Sie und Nächst./Vorh.und dann WL-A. 3. Drücken Sie Beenden. Alle Anrufe senden (Nicht stören) Ist diese Option aktiviert, hören Ihre Anrufer entweder das Besetztzeichen oder werden an Voic umgeleitet, falls installiert. Der Systemadministrator kann eine Liste mit Ausnahmenummern für Sie aufstellen, von denen Sie weiterhin angerufen werden können, wenn 'Nicht stören' aktiviert ist. Bei 4406D+-Telefonen kann diese Funktion über eine Kurzwahl oder programmierte Taste aktiviert werden. Bei TransTalk MDW 9040 kann diese Funktion über eine Kurzwahl aktiviert werden. So aktivieren/deaktivieren Sie 'Alle Anrufe senden': Drücken Sie die programmierte RUL-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Drücken Sie und Next/Prevzum Suchen und dann RUL.Die Buchstaben A V zeigen an, dass die Funktion aktiviert ist. 3. Drücken Sie Beenden. Seite 20 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

25 Anrufe umleiten/weiterleiten Festlegen von Abwesenheitstext Sie können einen Abwesenheitstext festlegen, der dann auf dem Display Ihres Telefons angezeigt wird. Der gleiche Text wird auch auf den Displays anderer Nebenstellen angezeigt, wenn diese Sie anrufen. Durch das Festlegen eines Abwesenheitstexts werden Ihre Anrufe nicht weitergeleitet, dies erfolgt über die Funktionen 'Rufweiterleitung', 'Umleitung' oder 'Nicht stören'. Bei Telefonen und TransTalk MDW 9040 kann diese Funktion über eine Kurzwahl aktiviert werden. So legen Sie Ihren Abwesenheitstext fest: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann ProgA. 3. Drücken Sie Abwnd. 4. Wählen Sie für die Auswahl eines Abwesenheitstextes ÄNDER. 5. Wenn der gewünschte Text angezeigt wird, wählen Sie FERTG. 6. Wenn Sie zu der gewählten Meldung noch persönlichen Text hinzufügen möchten, wählen Sie BEARB, andernfalls wählen Sie KEIN. 7. Verwenden Sie zum Eingeben von persönlichem Text die Wahltasten und Rotier. Zum Beispiel drücken Sie zur Eingabe eines L, die Taste 5 und dann Rotier, bis ein L erscheint. Wird der gewünschte Text angezeigt, drücken Sie Fertg. Drücken Sie die Anzeigetaste oben links zum Löschen von Zeichen. 8. Um die Meldung anzuzeigen, wählen Sie EING. 9. Drücken Sie Beenden. So löschen Sie Ihren Abwesenheitstext: Wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang, wählen Sie jedoch Lösch, falls verfügbar. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 21 IP Office Version 12 ( )

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27 Telefonfunktionen Displaying the Date and Time Sie können auf Ihrem Telefondisplay mithilfe der Funktion Uhrz. Datum und Uhrzeit anzeigen. Hinweise Diese Funktion überschreibt allen anderen Anzeigeinformationen. Für Benutzer des TransTalk MDW 9040 ist diese Funktion nicht verfügbar. So aktivieren/deaktivieren Sie die Anzeige von Datum und Zeit: Drücken Sie die programmierte Uhrz.-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Zum Suchen drücken Sie und Nächst./Vorh.und dann Uhrz. Anrufinformationen anzeigen Sie können Informationen zu der Nummer anzeigen, über die eine andere Nebenstelle anruft. So zeigen Sie Anrufinformationen an: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Anrufen. Geben Sie die Nebenstellen- oder Gruppennummer ein (verwenden Sie zum Löschen von Zeichen die Displaytaste oben links). 3. Drücken Sie Weiter und dann Hören. 4. Drücken Sie Beenden. Anruf-Zeitnehmer Sie können einen Zeitnehmer für Anrufe ausführen. Wenn Sie den Zeitnehmer starten, bevor Sie einen Anruf tätigen, wird er auf Null gesetzt, wenn Sie wählen und wenn die Verbindung hergestellt ist. Hinweis Nach dem Beenden des Anrufs wird der Zeitnehmer ausgeschaltet. Für Benutzer des TransTalk MDW 9040 ist diese Funktion nicht verfügbar. So starten Sie den Anruf-Zeitnehmer: Drücken Sie die programmierte Timer-DSS-Taste. oder 1. Drücken Sie zweimal Menü. 2. Drücken Sie Timer. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 23 IP Office Version 12 ( )

28 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Ändern der Lautstärke Sie können die Lautstärke des Freisprechlautsprechers, des Hörers und des Klingeltons ändern. So ändern Sie die Klingeltonlautstärke: Drücken Sie bei aufliegendem Hörer auf die Lautstärketaste. So ändern Sie die Lautsprecherlautstärke: 1. Nehmen Sie den Hörer ab, um dessen Lautstärke einzustellen oder drücken Sie die Taste Spkr, um die Freisprechlautstärke einzustellen. 2. Drücken Sie jeweils auf die Enden der Taste Volume. Um die Lautstärke lauter oder leiser einzustellen, drücken Sie entweder oder. Ändern der Ruftonmelodie IP Office verwendet leicht unterscheidbare Rufsignale für verschiedene Anrufe - ein wiederholtes einzelnes Rufzeichen für interne Anrufe, ein wiederholtes doppeltes Rufzeichen für externe Anrufe und ein einzelnes Rufzeichen gefolgt von zwei kurzen Rufzeichen für Rückrufe. Diese Optionen werden von IP Office festgelegt. So ändern Sie die Ruftonmelodie: 1. Drücken Sie ohne Abnehmen des Hörers Conf. 2. Es ertönt ein Klingelsignal. Um eine andere Ruftonmelodie abzuspielen, drücken Sie erneut Conf. 3. Drücken Sie so lange auf Conf, bis Sie den gewünschten Klingelton hören. Warten Sie, bis Sie die Klingelmelodie ein zweites Mal und danach einen Signalton hören. Die Klingelmelodie ist nun gespeichert. Dies verändert Ton und Art des von dem Telefon verwendeten Klingelns. Das Rufsignal wird dennoch von IP Office gemäß Anruftyp vorgegeben. Seite 24 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0

29 Telefonfunktionen Hot Desking Mit der Hot Desking-Funktion können Sie sich bei jedem Telefon des Systems anmelden. Das Telefon übernimmt hierbei Ihre persönlichen Benutzereinstellungen, bis Sie sich wieder abmelden. Hinweise Sie können die Hot Desking-Funktion nur nutzen, wenn der Systemadministrator Sie als Hot Desking-Benutzer eingerichtet hat. Beachten Sie, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn Sie ein definiertes Passwort haben. So melden Sie sich an: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann HDesk. 3. Drücken Sie Anm. 4. Geben Sie die Nummer Ihrer Nebenstelle ein und wählen Sie anschließend Weiter. 5. Geben Sie Ihr Passwort ein und wählen Sie anschließend Fertg. So melden Sie sich ab: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann HDesk. 3. Wählen Sie Abm. Es wird KBen angezeigt. Gruppe aktivieren/deaktivieren Sie können Ihre Gruppenzugehörigkeit aktivieren oder deaktivieren. Wenn Ihre Zugehörigkeit aktiviert ist, bedeutet das, dass Sie Anrufe empfangen können. Bei 4406D+-Telefonen müssen Kurzwahlen verwendet werden. So aktivieren/deaktivieren Sie 'Alle Anrufe senden': 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie und Next/Prev zum Suchen und dann Gruppe. Das Symbol darüber zeigt an, dass die Gruppenmitgliedschaft aktiviert ist. 3. Drücken Sie Beenden. Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Seite 25 IP Office Version 12 ( )

30 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Telefon sperren/freigeben Während das Telefon gesperrt ist, zeigt es ein B an, und es können nur interne Anrufe zu anderen Nebenstellen getätigt werden. Wenn Sie versuchen, einen anderen Anruf zu tätigen, wird ANRUF GESPERRT angezeigt. So sperren Sie das Telefon bzw. geben es frei: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann ProgA. 3. Drücken Sie Sperr. 4. Um das Telefon zwischen gesperrt und freigegeben umzuschalten, drücken Sie Ändernund dann Fertg. 5. Drücken Sie Beenden. Ändern des Anmeldecodes Der Anmeldecode kann für Funktionen wie Hotdesking (siehe Hotdesking) geändert werden. So legen Sie das Passwort für Ihr Telefon fest: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann ProgA. 3. Drücken Sie Passw. 4. Geben Sie das alte Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und drücken Sie auf Fertg. 5. Geben Sie das neue Passwort ein und drücken Sie auf Fertig. 6. Drücken Sie Beenden. Nebenstellennamen ändern Wenn Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen, können Sie den Nebenstellennamen ändern, der von dem Telefonsystem gespeichert wird. Dies ändert nicht den vollständigen Namen, der innerhalb der Telefonbuchfunktion oder von der Phone Manager-Applikation verwendet wird. So ändern Sie Ihren Nebenstellennamen: 1. Drücken Sie zweimal die Taste Menü. 2. Drücken Sie Weiter und dann ProgA. 3. Drücken Sie Weiter und dann Name. 4. Geben Sie den neuen Namen ein. Zum Eingeben von Zeichen drücken Sie die Wähltasten und dann Rotier. Um beispielsweise ein L einzugeben, drücken Sie die Taste 5 und anschließend Rotier, bis das L angezeigt wird. Drücken Sie die Anzeigetaste oben links zum Löschen von Zeichen. 5. Wird der gewünschte Text angezeigt, drücken Sie Fertg. 6. Drücken Sie Beenden. Seite 26 Serien 4400 und 6400 Benutzerhandbuch Version 12 ( ) IP Office 4.0