MITTEILUNG DER ANALYSERESULTATE DER FASNK LABORE

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1 Föderalagentur für die Sicherheit der Nahrungsmittelkette Kontrollverwaltung Verfahren MITTEILUNG DER ANALYSERESULTATE DER FASNK LABORE Version 03 Angewendet ab Verwaltungsverantwortlicher Laborverwaltung Empfänger Direktion und Mitarbeiter der Laborverwaltung Labore FASNK Labore Name Funktion / Dienst Datum Unterschrift Verfasser : Überprüfer : Michaël Vleminckx Verantwortlicher Verteilerzentrale (dispatching) von Melle Veerle Landsheere Verantwortliche Foodlims 2010/05/06 Unterz. 2010/05/11 Unterz. Überprüfer : Gutgeheißen von : Luc Bollen Verantwortlicher Dienst Qualität, Sicherheit und Milieu Geert De Poorter Generaldirektor Laborverwaltung 2010/05/17 Unterz. 2010/05/18 Unterz. LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-1/7

2 Inventar der Neuüberprüfungen Abänderung von/datum* Michaël Vleminckx 2009/10/29 Annick Moerman: Michaël Vleminckx 2010/05/03 Grund und Art der Neuüberprüfung Diese Version ersetzt das alte Verfahren 2007/42/LAB/NL/DISPATCH/P0011 Anpassung template: Bericht BO Änderung der Meldepflicht 5.2 Textabschnitt /Bedeutung der Neuüberprüfung Vollständiger Text. * Maximalabstand zwischen dem heutigen Datum und der letzten Überprüfung darf keine 5 Jahre überschreiten. Die Änderungen im Vergleich zur vorherigen Version sind durch die Aktivierung der Funktion Word,,suivi de modifications (Änderungen nachverfolgen) gekennzeichnet. - Neuer Text: rot - Entfernter Text: blau oder durchgestrichen Außer für die großen Veränderungen, wie oben angegeben in der Tabelle Die Dokumente befinden sich auf dem Zentralserver der Laborverwaltung. Diese Version ist die Version, die in Kraft ist. Kopien können beim Sekretariat der Laborverwaltung angefragt werden. LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-2/7

3 MITTEILUNG DER ANALYSERESULTATE DER FASNK LABORE INHALTSVERZEICHNIS 1 ZIEL ANWENDUNGSBEREICH LEGALE UND NORMATIVE DOKUMENTE DEFINITIONEN UND ABKÜRZUNGEN MITTEILUNG DER ANALYSERESULTATE DER FASNK-LABORE FORM DER TESTBERICHTE MITTEILUNG DER ANALYSERESULTATE konforme Resultate Nicht konforme Resultate ALLGEMEINE BEMERKUNGEN REFERENZEN : VERFAHREN, INSTRUKTIONEN, DOKUMENTE, FORMULARE ODER ANHÄNGENDE LISTEN VERFAHREN / FORMULARE ANDERE... 7 LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-3/7

4 MITTEILUNG DER ANALYSERESULTATE DER FASNK LABORE 1 Ziel Dieses Dokument ist bestimmt für interne Labore. Es informiert sie, wie mit der Einführung von Foodlims über die Analyseresultate Bericht erstattet wird. 2 Anwendungsbereich Dieses Verfahren umfasst die Mitteilung von Analyseresultaten der internen FASNK Labore. 3 Legale und normative Dokumente Null 4 Definitionen und Abkürzungen PKE AFSCA/FASNK UNE Foodlims Provinziale Kontrolleinheit Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire/ Föderalagentur für die Sicherheit der Nahrungsmittelkette Nationale Untersuchungseinheit FOOD- Laboratory Information Management System (Datenbank für die Verwaltung aller Daten und Tätigkeiten der Labore) LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-4/7

5 5 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore 5.1 Form der Testberichte Für ein,,request (=Proben, die von einem Kunden stammen) druckt man immer einen Testbericht. Zusätzliche Testberichte können gedruckt werden. auf Kundenanfrage im Falle einer nicht konformen Probe auf Anfrage der Laborverwaltung Für Proben, die von Foodnet stammen, wird kein Testbericht gedruckt. Wenn dennoch ein Bericht erwünscht ist: auf Anfrage des Kontrolleurs/Inspektors im Falle einer nicht konformen Probe auf Anfrage der Laborverwaltung Im Rahmen von EMAS muss den Antragsstellern vorgeschlagen werden den Bericht in elektronischer Form zu übermitteln. 5.2 Mitteilung der Analyseresultate konforme Resultate Konforme Resultate in Foodlims werden automatisch auf elektronischem Wege an Foodnet versendet. Die Testberichte werden gedruckt und ausschließlich auf Anfrage versendet. (siehe Punkt 5.1) Nicht konforme Resultate Neben der automatischen elektronischen Berichterstattung (siehe 5.2.1), wird über nicht konforme Resultate umgehend Bericht erstattet in den spezifischen Kontaktstellen. Untenstehende Resultate werden gemäß des Verfahrens der Meldepflicht behandelt: Nicht konforme Resultate, ungeachtet der Tatsache, ob diese einen Einfluss oder keinen auf die Volksgesundheit haben (vorher erwähnte Garantien, Nicht pathogener Mikroorganismus, ); Nicht konforme Resultate, die während Analysen erhalten werden, die im Rahmen von Gegenanalysen ausgeführt werden Proben, für die das Hormongesetz von 1985 nicht anwendbar ist 1. Wenn der Verantwortliche der Abteilung die Resultate validiert und im Rahmen,,Meldepflicht angibt, werden die Daten automatisch im template LAB P 504 F 01 Meldepflicht BO, das ist auf dem Zentralserver der Labor gehalten. Der Verantwortliche der Abteilung führt eine zusätzliche Kontrolle der einkodierten Angaben in Foodlims durch. d.h. eine Kontrolle aller administrativen Angaben der Proben basierend auf der Analyseanfrage und eine Kontrolle der Analyseangaben basierend auf den rohen original Angaben (Arbeitsblätter, Chromatogramme,usw.). Besonders muss darauf geachtet werden alle Angaben korrekt miteinander zu verbinden. Die Namen von zwei Personen werden in der Datei angegeben. Den Namen der Person, die die Resultate validiert wird automatisch im template getreten 2. Die Person, die meldet, schickt umgehend per eine ausgefüllte und überprüfte Datei an: LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-5/7

6 den Generaldirektor Labor:; die Kontaktstelle Meldepflicht der betroffenen PKE : Adressen auf Intranet; an Notif.wtc@favv.be ; an den FASNK Labordirektor ; den labodirektor; fakultativ: an den Koordinator (Mikrobiologie/Chemie); fakultativ: den Verantwortlicher Qualität, Jede mit Meldung eines nicht konformen Resultates muss den Betreff enthalten :,,Mitteilung nicht-konformer Resultate. 3. Die Meldungen und s werden in elektronischer Form in einer speziellen Datei archiviert. 4. Die Statistiken: eine Übersicht wird monatlich an den Generaldirektor versendet Proben, für die das Hormongesetz von 1985 nicht anwendbar ist 1. Die Meldung wird gemäß Punkt in der Modell-Datei verfasst. Diese Datei wird per an Walter Gillis Walter.Gillis@favv.be versendet. Jede Melde eines nicht konformen Resultates muss den Betreff haben:,,mitteilung nicht konformer Resultate. 2. Die UNE bestätigt per durch ein Bestätigungsformular, dass die endgültige Validierung durchgeführt werden kann und gibt danach zusätzliche Instruktionen. 3. Die Meldungen, denen Instruktionen der UNE beiliegen, werden auf die gleiche Art und Weise archiviert wie im Punkt Proben, für die die Ermittlung von Dioxin angefragt wird 1. Monitoring Es handelt sich um Proben,die direkt von FLVVT bestimmt wurden. Ein Teil der Proben muss direkt durch das FLVVT an CART oder SGS für die quantitative Ermittlung versendet werden. Das CART oder SGS teilt danach dem FLVVT das Resultat mit. 2. Überschreitung der Aktionsgrenze (siehe M.E. vom 7 Juni 2006, der den K.E. vom 12. Februar 1999 abändert in Bezug auf den Handel und die Benutzung von Produkten bestimmt für die Tierfütterung) beim screening via CALUX im FLVVT. (monitoring oder andere). Im Falle einer Überschreitung der Aktionsgrenze sowohl von Dioxinen als auch von PCB Art Dioxin, werden zusätzliche Analysen organisiert, um die Kontaminationsprofile zu bestimmen mit dem Marker PCB, PCB Art Dioxin und Dioxin. Das FASNK Labor von Tervuren ist beauftragt mit der Koordination dieser zusätzlichen Analysen. 3. Das FLVVT teilt das Resultat per mit, wie vorgesehen im Punkt , Punkt 3, und in der internen Instruktion des Labors. Wenn die Probe noch nicht versendet wurde, muss sie vom FLVVT an das CART oder SGS versendet werden. Das CART oder SGS teilt danach dem FLVVT das Resultat mit. Das FLVVT schickt dieses Resultat per , wie beschrieben im Punkt , Punkt 3 und der internen Instruktion des Labors. Jede Melde eines nicht konformen Resultates muss den Betreff enthalten:,,mitteilung nicht konformer Resultate. 4. Die Meldungen werden auf die gleiche Art und Weise wie in Punkt archiviert. LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-6/7

7 Resultate von Gegenanalysen Nicht konforme Resultate von Gegenanalysen müssen auch immer gemeldet werden gemäß des hier oben beschriebenen Verfahrens unter Punkt , und Allgemeine Bemerkungen Im Falle eines Problems nehmen Sie Kontakt mit jemandem vom Management der Laborverwaltung auf. 7 Referenzen : Verfahren, Instruktionen, Dokumente, Formulare oder anhängende Listen 7.1 Verfahren / Formulare LAB P 504 F 01 Meldepflicht BO 7.2 Andere LAB P 504 Mitteilung der Analyseresultate der FASNK-Labore v.03-7/7