Interessenbekundung. Überlassung und Entwicklung von Software für die Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen im Studentenwerk Berlin. Datum Seite 1 von 6

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1 Interessenbekundung Überlassung und Entwicklung von Software für die Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen im Studentenwerk Berlin Datum Seite 1 von 6

2 1 Anlass des Verfahrens Dieses Papier ergänzt die Bekanntmachung zum, die im Amtsblatt für Berlin am veröffentlicht wurde. Im Rahmen eines IT-Umstellungsprojekts sucht das Studentenwerk Berlin eine Software für den Bereich studentische Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen. Das Studentenwerk Berlin ist im Auftrag des Landes Berlin für die soziale, gesundheitliche, wirtschaftliche und kulturelle Betreuung der rund Studierenden in Berlin zuständig und versteht sich als Dienstleister auf dem Campus in Berlin. Dazu arbeiten rund 800 Mitarbeiter/-innen in rund 70 Außenstellen in den Bereichen I Personal und Finanzen II Organisation und Technik III Speisebetriebe IV Bafög V Wohnwesen VI soziale Dienste Die studentische Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen ist im Studentenwerk Berlin als Bereich VIE der Abteilung VI Soziale Dienste zugeordnet. Das gesuchte Softwarepaket muss den Aufgabenbereich der Auftragsverwaltung/Vermittlung von Personal (Vermittlung von Arbeitsaufträgen und Aufbereitung der Auftragsdaten zur Lohnabrechnung) und dazugehöriger Lohnabrechnung abdecken, sowie über Schnittstellen Daten für debitorische Buchungen für Auftragnehmer (Studierende) und Auftraggeber (Arbeitgeber) für die bereits vorhandene Finanzbuchhaltung bereitstellen. Ein Fakturierungsmodul muss aus den abgerechneten Vermittlungsaufträgen Rechnungssätze erzeugen. Teilweise sollen Bearbeitungsschritte seitens Auftraggebern und Auftragnehmern über eine Internetschnittstelle durchführbar sein. Seite 2 von 6

3 2 Leistungsbeschreibung Die studentische Arbeitsvermittlung HEINZELMÄNNCHEN ist kein klassischer Arbeitnehmerüberlasser (also kein Verleiher von Arbeitskräften), sondern eine Arbeitsvermittlung, die mit einer Erlaubnis der Bundesanstalt für Arbeit aus dem Jahre nicht gewinnorientiert - studentische Arbeitskräfte vermittelt. Das seitens der Arbeitsvermittlung vermittelte Arbeitsverhältnis kommt dabei jeweils zwischen dem Arbeitgeber als Auftraggeber und den Studierenden ( Heinzelmännchen ) zustande. Neben der Vermittlungsleistung werden dabei für den Studierenden zwingend, für den Arbeitgeber nach Vereinbarung, zusätzliche Serviceleistungen erbracht und in Rechnung gestellt. Die für den studentischen Arbeitnehmer (Heinzelmännchen) erbrachten Leistungen umfassen das Vermitteln von Arbeitsangeboten verschiedener Auftrag-/Arbeitgeber, sowie die Durchführung von vorläufigen Abrechnungen dieser Arbeitsaufträge und der abschließenden (aus Sicht des Heinzelmännchens) kumulativen monatlichen Lohnsteuerabrechnung mit Übernahme der Meldung an das Finanzamt (Funktion Lohnsteuerbüro) und die Erstellung zahlreicher in diesem Zusammenhang anfallender Nachweise. Die für den Arbeitgeber durchgeführte Serviceleistung umfasst zunächst die Vermittlung einer studentischen Arbeitskraft für das seitens des Arbeitgebers abgegebene Arbeitsangebot. Darüber hinaus übernimmt die Arbeitsvermittlung des Studentenwerks Berlin zusätzlich auf Wunsch des Arbeitgebers die Durchführung der rentenversicherungsbezogenen Arbeitgeberpflichten. Diese Leistungen für den Arbeitgeber (auch Arbeitgeberservice genannt) sind: Anmeldung der studentischen Arbeitskraft (Renten- und Sozialversicherung) bei Beginn des Arbeitsverhältnisses anhand der Angaben im vom Auftraggeber erteilten Vermittlungsauftrag/erstellten Abrechnungsbelegs Erstellung einer Lohn- / Gehaltsabrechnung Erstellung von Beitragsnachweisen Führung jeweils eines Lohnkontos je student. Arbeitnehmer für diesen Arbeitgeber und Vorhaltung der entsprechenden Nachweise aus der Lohnabrechung Abmeldung der studentischen Arbeitskraft (Renten- und Sozialversicherung) bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses anhand der Angaben des Auftraggebers zum Beendigungszeitpunkt und zum beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelt Jahresentgeltmeldung zur Rentenversicherung Seite 3 von 6

4 1. Die grundsätzlichen Anforderungen an die Software/-entwicklung sind: 1.1 (Schnittstelle zu) Internetportal o zur Veröffentlichung freier Jobangebote, o zur Stammdateneinsicht für Studierende und Auftraggeber o zur Bearbeitung der Verfügbarkeitsverwaltung durch Studierende 1.2 Das Softwarepaket bedient die Bereiche o Auftragsverwaltung/Personalvermittlung o Lohnabrechnung o Fakturierung der Aufträge aus Personalvermittlung Diese Module sind zueinander voll integriert, Stammdaten (Personal, Arbeitgeber) werden nur einmal gepflegt. 1.3 Das Lohnabrechnungsmodul verfügt über die Möglichkeit beliebig viele Arbeitgeber (Mandanten) zu verwalten. 1.4 Das Lohnmodul ist zertifiziert (anwenderfreundliche Bedienung, hohe Rechtsund Verfahrenssicherheit und erfüllt alle Anforderungen für Plausibilitätsprüfungen und die automatisierte Steuerung der relevanten Prozesse in der Entgeltabrechnung, dem Meldeverfahren und der Datenübermittlung gemäß Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV)) 1.5 Nötige individuelle Programmanpassungen und Zusatzprogrammierungen werden vom Hersteller durchgeführt. 1.6 Folgende Softwaretechnologie muss eingesetzt werden können: Betriebssystem Windows 2000 für Terminalserver (Endgeräte sind Thin Clients), Oracle Datenbank in Standardedition als RAC in der Version 10g 2. Das Modul für die Auftragsverwaltung/Arbeitsvermittlung soll im Wesentlichen folgende Anforderungen erfüllen bzw. Arbeitsprozesse unterstützen: 2.1 Erfassung von Arbeitsangeboten (Jobs) mit (Schnittstelle zu) anonymisierter Veröffentlichung auf den Anzeigetafeln in den Filialen der Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen sowie zu anonymisierter Veröffentlichung auf den Internetseiten des Studentenwerks Berlin 2.2 Pflege dazugehöriger Stammdaten für Mitarbeiter (student. Arbeitskraft) und Auftraggeber mit jeweiliger elektronischer Stamm-/Personalakte (mit Zuordnung eingescannter Dokumente) 2.3 Verfügbarkeitsverwaltung für Mitarbeiter (student. Arbeitskraft). Bearbeitung soll auch für Mitarbeiter (student. Arbeitskraft) über (Schnittstelle zu) Internetportal zugänglich sein. 2.4 Vermittlung von durch Merkmale qualifizierten Arbeitsangeboten an studentische Arbeitskräfte mit entsprechenden Qualifikationsprofilen unter Erzeugung der nötigen Vermittlungsformulare. Seite 4 von 6

5 2.5 Eine vorläufige Abrechnung durchgeführter Arbeitsaufträge(Jobs) unter Steuerund Gebührenaspekten (mit Steuerprogression) durch Kopplung an Lohnarten für die studentischen Arbeitskräfte. Dabei sollen mögliche Steuern und zu zahlende Gebühren ermittelt werden. 2.6 Übertragung der Daten aus der vorläufigen Abrechnung als Lohnbewegungen an ein mitgeliefertes Lohnabrechnungsmodul für die monatliche Gehaltsabrechnung der studentischen Arbeitskräfte mit Meldung an das Finanzamt (Elster, siehe Abbildung 1). 2.7 Zusätzliche Übertragung der Daten (gemeint sind die Stammdaten der student. Arbeitskraft und Lohnbewegungen) für die Lohnabrechnung an den jeweils im abgerechneten Auftrag hinterlegten Auftraggeber, sofern Arbeitgeberservice gewünscht. Der Arbeitgeber, der Arbeitgeberservice wünscht, wird im Lohnmodul mit eigener Lohnabrechnung geführt, um dessen rentenversicherungsrechtlichen Arbeitgeberpflichten monatlich durchführen zu können (mit Meldung an Krankenkassen DAKOTA, siehe Abbildung 1). 3. Das Modul für die Lohnabrechnung soll über die üblichen Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware hinaus folgende Anforderungen erfüllen bzw. Arbeitsprozesse unterstützen: 3.1 Das Lohnabrechnungsmodul bietet für die Lohnabrechnung beliebig viele Arbeitgeber (bzw. Mandanten, entstanden aus den Auftraggebern im Auftragsverwaltung/Arbeitsvermittlungsmodul, automatisch erzeugt bei der Übertragung der ersten Lohnbewegungen für diesen Arbeitgeber). 3.2 Das Ergebnis der Lohnabrechnung für Mitarbeiter (Heinzelmännchen, bestimmte Lohnarten) kann per Schnittstelle an die FiBu übertragen werden. 3.3 Die Daten der Lohnabrechnung (Ergebnis, bestimmte Lohnarten als Summe je Arbeitgeber) können in einem mitgelieferten Fakturierungsprogramm bei Rechnungsstellung als Rechnungspositionen automatisch vorbelegt werden. 3 Frist für die Einreichung der Interessenbekundung Die Interessenbekundung ist bis zum h im verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Interessenbekundung Software Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen unter Beibringung der angeforderten Nachweise und unter Verwendung des Rückmeldeformulars bei der unten genannten Anschrift einzureichen: Studentenwerk Berlin A.d.ö.R Vergabestelle Hardenbergstr Berlin Bei dem handelt es sich nicht um die Vergabe eines öffentlichen Auftrages, d.h. der Auftraggeber behält sich vor, ggf. keinen Auftrag zu erteilen. Das Verfahren begründet keine Verpflichtungen. Eine Kostenerstattung für das ist ausgeschlossen. Seite 5 von 6

6 Abbildung 1 Modul Arbeitsvermittlung Durchgeführte Aufträge (Jobs) HMZ 1 Job 1 AG 1 Modul Lohnabrechnung Lohnabrechnung für alle Heinzelmännchen mit Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen als Arbeitgeber (ohne rentenvericherungsrechtl. AG-Pflichten) AG HZM HMZ 1 Job 1 Job 2 Job 3 Job 4 AG 2 AG 1 AG 3 Arbeitgeber Arbeitsvermittlung Heinzelmännchen Job 2 Job 3 Job 4 Finanzamt (Elster) HMZ 2 Job 5 Job 6 AG 3 AG 1 Übertragung Stammdaten Arbeitgeber, Stammdaten Heinzelmännchen je Arbeitgeber und Lohnbewegungen von allen Aufträgen je Arbeitgeber (zur Vermeidung von Doppelerfassungen) (siehe 2.7) Übertragung aller Stammdaten HZM und aller Lohnbewegungen von allen Aufträgen (siehe 2.6) HMZ 2 Job 5 Job 6 Extra Lohnabrechnung für jeden Arbeitgeber mit Arbeitgeberservice (Durchführung rentenvericherungsrechtl. AG-Pflichten je AG) AG 1 HMZ 1 Job 1 Job 3 HMZ 2 Job 6 AG 2 HMZ 1 Job 2 Kranken- Kassen (DAKOTA) AG 3 HMZ 1 Job 4 HMZ = stud. Arbeitnehmer (Heinzelmännchen ) Job = Auftrag/Jobangebot AG = Auftraggeber/Arbeitgeber HMZ 2 Job 5 Seite 6 von 6