Liebe Papierakte, sag zum Abschied leise Servus!
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- Angelika Straub
- vor 8 Jahren
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2 Liebe Papierakte, sag zum Abschied leise Servus! Warum es jetzt einfach wie noch nie ist, Personalakten digital zu führen. Yvonne Neuhold Personalreferentin Christian Seifert Produktmanager HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
3 Liebe Papierakte, sag zum Abschied leise Servus! Problemstellung vieler Personalabteilungen Checkliste: Einführung Digitale Personalakte Best Practice Beispiele Fragerunde Vorstellung HS Digitale Personalakte Womit Digitale Personalakten punkten Basis für noch viel mehr Kurzvorstellung HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
4 Zeitmangel bremst Herausforderungen* Steigerung Arbeitgeberattraktivität Führungskräfteentwicklung Talent Management Umgang mit der demografischen Entwicklung Vergütung und Anreizstrukturen Change Management Arbeit mit der Papierakte Informationssuche für Auskünfte an Mitarbeiter und Führungskräfte Auswertungen für Personalleitung / Geschäftsführung Pflege der Personalakten (Drucken, Abheften, Ausleihen, ) *) Kienbaum: HR Trendstudie 2014, Wichtigste Aufgaben für HR HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
5 Blitz-Umfrage Welchen Status hat die Digitale Personalakte (DP) in Ihrem Unternehmen? Bereits im Einsatz, sind zufrieden Bereits im Einsatz, sind unzufrieden Einführung ist geplant Einführung noch nicht entschieden Einführung nicht vorgesehen HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
6 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten Auflistung der Dokumentenarten in den Akten Negativ-Liste: Was kann entfernt werden? Künftige Ordnerstruktur Archivierungsfristen Hochrechnung: Anzahl der Dokumente HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
7 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten 2. Festlegung der Rechtestruktur Welche Rollen nutzen die Digitale Personalakte (Lohnabrechner, Personalreferent, ) Wer darf was? HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
8 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten 2. Festlegung der Rechtestruktur 3. Verschlagwortung der Dokumente Welche Schlagworte werden benötigt? Ziel: Dokumente schnell finden und gesetzeskonform aufbewahren. HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
9 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten 2. Festlegung der Rechtestruktur 3. Verschlagwortung der Dokumente 4. Technische Voraussetzungen Scanner Scanvolumen Anforderungen an digitale Dokumente HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
10 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten 2. Festlegung der Rechtestruktur 3. Verschlagwortung der Dokumente 4. Technische Voraussetzungen 5. Scannen der bestehenden Akten Make or Buy? Scannen Vorkategorisieren Enteisen/Entheften HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
11 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten 2. Festlegung der Rechtestruktur 3. Verschlagwortung der Dokumente 4. Technische Voraussetzungen 5. Scannen der bestehenden Akten 6. Abbildung der Arbeitsprozesse in der Linie Wer scannt im Tagesgeschäft? Datensicherung Dokumente vernichten? HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
12 In sieben Schritten zur Digitalen Personalakte 1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten 2. Festlegung der Rechtestruktur 3. Verschlagwortung der Dokumente 4. Technische Voraussetzungen 5. Scannen der bestehenden Akten 6. Abbildung der Arbeitsprozesse in der Linie 7. Verfahrensdokumentation als Voraussetzung für die Revisionssicherheit System beschreiben und dokumentieren Zugriffsrechte und IKS dokumentieren BR informieren! HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
13 Beckhoff Automation GmbH, Verl Mitarbeiter, Lohnabrechnung Inhouse Zwei HR Mitarbeiterinnen Ablage von Dokumenten dauert zu lange Tiefe Integration in Lohnabrechnung Initiale Digitalisierung mit Scan-Dienstleister Kontakt zum Hersteller, Planung Einführung DP Schlanke Lösung trotz großem Funktionsumfang HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
14 Kreuzfahrtberater GmbH, Ahrensburg 50 Mitarbeiter, schnelles Wachstum Steigender Aufwand durch Dokumente Geschäftsführung will Effizienz und zieht Notbremse 2 Tage für Schulung und Einrichtung, aus einer Hand! Digitalisierung mit Scan-Dienstleister Kontakt zum Hersteller, Planung Einführung DP Schnelle Amortisation dank Software zur Miete HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
15 Anwenderberichte auf hamburger-software.de HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
16 Kostenloser Ratgeber Digitale Personalakte HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
17 Fragerunde Nutzen Sie gerne die Chat-Funktion! HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
18 Einblick in die HS Digitale Personalakte HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
19 Wo Digitale Personalakten punkten Effizienzgewinn Zeitgleicher Zugriff Zugriff für Führungskräfte Datensicherheit Ordnung in den Akten Mobilität Statistiken Auflösung Papierarchiv HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
20 Digitale Personalakte als Basis für noch viel mehr Bewerbermanagement Freigabeprozesse von Dokumenten Tiefe Integration in Personalmanagement Stellenmanagement Personalentwicklung Entgeltabrechnung HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
21 Das Unternehmen im Überblick Produkte Software und Service seit 36 Jahren für: Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung & Personalmanagement Zielgruppe Kleine & mittlere Unternehmen (KMU) aller Branchen Bestandskunden Kernmarkt Deutschland + Österreich Vertrieb Direkt aus Hamburg Indirekt über Partner HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
22 Software & Service aus einer Hand HS ist schnell, direkt und unkompliziert erreichbar: 99% Kundenzufriedenheit 50 Support-Experten im eigenen Haus Kompetenz durch stetige Aus- und Weiterbildung Wartezeiten von weniger als 30 Sekunden Antworten, die alle Kunden verstehen Na ja es läuft einfach. Und wenn es doch mal eine Frage gibt, dann gibt es ja die HS Profiline. Dörte Theoboldt, Lohnbuchhaltung, Ohnsorg-Theater GmbH HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
23 Fragerunde / Kontakt Haben Sie Fragen oder Anregungen? Interessieren Sie sich für unsere Lösungen? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf! (040) HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
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