Benutzeranleitung zur SOGo Groupware der Technischen Fakultät. Universität Bielefeld

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1 Benutzeranleitung zur SOGo Groupware der Technischen Fakultät Universität Bielefeld Diese Benutzeranleitung wird durch die Rechnerbetriebsgruppe der Technischen Fakultät an der Universität Bielefeld herausgegeben. Verfasser: Michael Johannfunke Kontakt: Stand: Version:

2 Inhaltsverzeichnis 1. SOGo Übersicht SOGo Einstellungen Einstellungen: Allgemein Einstellungen: Kalender Einstellungen: Kontakte Einstellungen: Einstellungen: IMAP-Konten Einstellungen: Abwesenheit Einstellungen: Weiterleitung SOGo Kalender Kalender und Termine einrichten Kalenderfreigabe an authentifizierte TechFak User und Gruppen Freigegebene Kalender, Räume oder Ressourcen abonnieren Raum- und Ressourcen-Buchung im CITEC und CoR-Lab SOGo Adressbuch SOGo SOGo Einbindung in Thunderbird Kalender mit Thunderbird synchronisieren Adressbuch mit Thunderbird synchronisieren SOGo Einbindung in Mac und ios SOGo Einbindung in Android

3 1. SOGo Übersicht Die SOGo Groupware der Technischen Fakultät wird über erreicht. Es müssen zur vollen Funktionalität zwingend Popups erlaubt werden. Nach dem Login öffnet sich der Kalender, welcher als Standardansicht nach dem Login eingestellt ist. In der obersten dunklen Menüleiste befinden sich die ersten drei Links zu den Modulen: Kalender, Adressbuch und . Des weiteren gibt es über den Punkt Einstellungen die Möglichkeit Einstellungen zu allen Modulen festzulegen. Ganz rechts kann man sich wieder aus dem SOGo abmelden. 3-20

4 2. SOGo Einstellungen 2.1. Einstellungen: Allgemein Auf diesem ersten Karteireiter Allgemein lassen sich z.b. die Sprache, Zeitzone und -formate, sowie das vorgegebene Modul welches nach dem Login angezeigt werden soll, einstellen Einstellungen: Kalender Hier gibt es die Möglichkeit den ersten Tag der Woche oder Tagesanfang und -ende, wie es in der Kalenderansicht dargestellt werden soll, einzustellen. Beim Standardkalender gibt es die Möglichkeit einen Kalender auszuwählen in dem immer alle Termine eingetragen werden, es sei denn man ändert dies beim Anlegen des Termins. Man kann auch Gewählter Kalender auswählen, dann wird der Termin immer in dem Kalender angelegt, der gerade auf der linken Seite in der Kalenderliste angewählt ist. Termine werden standardmäßig immer öffentlich angelegt. Man hat 4-20

5 zudem die Wahl zwischen Vertraulichen und Privaten Terminen. In der Standardeinstellung hat dies allerdings keine Auswirkung auf die Sichtbarkeit, da die Kalender für niemanden freigegeben sind. Erst bei Freigabe durch den Benutzer an einen anderen Benutzer oder eine Gruppe kann eine gezielte Einstellung der Sichtbarkeit der einzelnen Einstufungen für den jeweiligen Benutzer vorgenommen werden. Des weiteren können eigene Kategorien mit Namen und Farben festgelegt werden die bei der Terminerstellung ausgewählt werden können Einstellungen: Kontakte Hier können eigene Kategorien für Kontakte angelegt werden Einstellungen: Unter dem Punkt empfehlen wir die Nachrichten verfassen in Option auf Reintext stehen zu lassen und auch entfernte eingebettete Bilder nicht anzeigen zu lassen. Des weiteren lassen sich hier Filter einstellen, die z.b. Mails in Ordner sortieren, auch wenn der Webmailer nicht geöffnet ist. Mittels der hier einstellbaren Labels können Mails entsprechend gelabelt/markiert werden, um sie z.b. später danach zu sortieren. 5-20

6 2.5. Einstellungen: IMAP-Konten In den ersten drei Feldern lässt sich ein eigener Name, die Mailadresse und eine Adresse für Antworten an festlegen. Als Beispiel kann bei der Mailadresse der CITEC Alias statt die TechFak Adresse eingetragen werden. Des weiteren besteht die Möglichkeit eine Signatur zu hinterlegen die immer automatisch am Ende einer Mail eingefügt wird. Der Umgang mit Empfangs- bzw. Lesebestätigungen wie sie mancher anfordert kann hier global jeder für sich regeln. Im SOGo Webmail besteht die Möglichkeit weitere externe Mailaccounts über IMAP einzubinden. Dazu fügt man ein neues -Konto über das + Feld ein und gibt dem Konto einen Namen. Dann lassen sich rechts die Einstellungen zum externen Anbieter eingeben. Bitte immer wenn möglich eine verschlüsselte SSL Verbindung zum externen IMAP-Konto einrichten. Um den Uni Bielefeld Mailaccount einzubinden müssen z.b. folgende Einstellungen dort eingetragen werden: Servername: imap.uni-bielefeld.de Port: 993 Verschlüsselung: SSL Benutzername: HRZ-Benutzername@uni-bielefeld.de 6-20

7 2.6. Einstellungen: Abwesenheit Mit der SOGo-Schnittstelle bietet sich die Möglichkeit selber eine Abwesenheitsnachricht z.b. während Urlaub oder Krankheit einzustellen Einstellungen: Weiterleitung Weiterleitungen sind in unseren Service deaktiviert, weil die Universität Bielefeld eine Weiterleitung an externe Anbieter untersagt. 7-20

8 3. SOGo Kalender 3.1. Kalender und Termine einrichten Jeder Benutzer hat automatisch einen Persönlichen Kalender. Mittels der in der Abbildung markierten Linkliste über dem Persönlichen Kalender in der Kalenderliste lassen sich weitere Kalender neu anlegen, von extern abonnieren, intern abonnieren oder löschen. In der obersten markierten Menüliste lassen sich neue Termine und Aufgaben anlegen sowie selbsterklärend in den Kalenderansichten navigieren. Durch einen Rechtsklick in der Kalenderliste öffnet sich ein Kontextmenü über welches verschiedene Aktionen ausgeführt werden können. Es besteht hier die Möglichkeit Kalender zu exportieren oder Termine zu importieren, Kalender neu anzulegen oder zu löschen, Einstellungen wie Farbe und Name zu ändern und die Verwaltung der Benutzerrechte zur Freigabe eines Kalenders. Die Einstellungen eines Kalenders öffnen sich auch durch einen Doppelklick auf selbigen. 8-20

9 Kalendereinstellungen In den Einstellungen eines Kalenders lässt sich der Name und die Farbe festlegen. Des weiteren kann man auswählen was angezeigt werden soll und welche Benachrichtigungen bei welchen Ereignissen verschickt werden sollen. Auf dem zweiten Tab Links zu diesem Kalender werden die Freigabe-Links zu CalDAV und WebDAV für interne und externe Freigaben angezeigt. Termine anlegen und bearbeiten Beim anlegen eines neuen Termins öffnet sich nebenstehendes Fenster. Hier können alle relevanten Details zum Termin eingestellt werden. Über den Punkt Kalender lässt sich der Kalender auswählen in dem der Termin erstellt werden soll. Über den Menüpunkt Teilnehmer einladen können interne Teilnehmer eingeladen werden und gleichzeitig sieht man deren Verfügbarkeit, sofern Sie ihren Persönlichen Kalender benutzen und die Verfügbarkeit anzeigen lassen. Der Punkt Datenschutz ist für freigegebene Kalender relevant. Es gibt darunter die drei Kategorien: Öffentlich, Vertraulich und Privat. Anhand dieser drei Möglichkeiten kann man hinterher bei den Benutzerrechten zur Freigabe an andere Benutzer einstellen, welche Termine der drei Kategorien gesehen und verändert werden dürfen. Als Beispiel gibt man seinen Persönlichen Kalender für seine Arbeitsgruppe frei. Private und Vertrauliche Termine dürfen nicht eingesehen werden, aber die öffentlichen Termine dürfen mit Datum und Uhrzeit von den Arbeitsgruppenkollegen eingesehen werden. So sieht jeder wann man in einem Termin ist und kennt seine Verfügbarkeit. 9-20

10 3.2. Kalenderfreigabe an authentifizierte TechFak User und Gruppen In der SOGo Groupware der TechFak sind alle User und die meisten Unix-Gruppen im LDAP verfügbar. Diese kann man sich in den Adressbüchern anzeigen lassen. Eine Autovervollständigung in der Suche funktioniert erst ab 3 Buchstaben und zeigt maximal 100 Treffer an. Die Struktur der Arbeitsgruppen ist wie folgt: Um die Mitarbeiter und Hilfskräfte einzubinden sucht man immer nach ag-.... Nur Mitarbeiter oder Hilfskräfte erreicht man über die eigenen Listen Gruppenkürze-staff oder...-hiwis. Als Beispiel gibt es die Arbeitsgruppe Neuroinformatik mit ni-staff und ni-hiwis. Um einen Kalender für alle zusammen freizugeben kann man auch ag-ni auswählen. Um einen Kalender an andere Benutzer, Gruppen oder für Externe freizugeben öffnet man über einen Rechtsklick auf dem Kalender das Kontextmenü und wählt dort den Punkt Benutzerrechte. Es öffnet sich linksstehendes Fenster. Standardmäßig sind immer Alle authentifizierten Benutzer und Öffentlicher Zugang vorhanden welche nicht freigegeben sind. Um den Kalender einem neuen Benutzer freizugeben klickt man auf das markierte + und kann dann in der sich öffnenden Suchmaske nach dem Benutzernamen oder dessen Mailadresse suchen. Nach Auswahl des passenden Benutzers auf hinzufügen klicken und entweder weiter suchen zum hinzufügen von mehreren Benutzern oder auf Abgeschlossen klicken. Um als nächstes die Benutzerrechte einzustellen muss auf den neu hinzugefügten Namen ein Doppelklick erfolgen. Hier können für alle drei Terminkategorien die individuellen Rechte eingestellt werden. Zur Auswahl stehen: Keine Datum und Uhrzeit sehen Alles sehen Antworten Ändern Damit ein Benutzer auch Termine hinzufügen und löschen kann, müssen jeweils die beiden Häkchen gesetzt werden. Danach auf Speichern und die Rechte sind für den jeweiligen Benutzer, Gruppe oder für Alle gesetzt

11 Wenn ein Häkchen bei Für den Benutzer abonnieren gesetzt wird, wird dieser Kalender bei dem Benutzer oder allen Benutzern einer Gruppe automatisch in der Kalenderansicht abonniert und angezeigt. Jeder hat allerdings die Möglichkeit diesen wieder selber zu entfernen oder auszublenden. Für Alle authentifizierten Benutzer und Öffentlicher Zugang gib es diese Möglichkeit nicht Freigegebene Kalender, Räume oder Ressourcen abonnieren Über den rechts in der Abbildung gezeigten Link Einen Kalender abonnieren lassen sich im System freigegebene Kalender von Benutzern, Räumen oder Ressourcen abonnieren und in der eigenen Kalenderansicht anzeigen. Es öffnet sich ein Suchfeld in dem der Name oder die adresse des jeweiligen Benutzers eingegeben wird. Um z.b. die Belegung eines Raumes zu sehen, abonniert man seinen Kalender. In der Suchmaske tippt man Meet oder Room ein und die Autovervollständigung zeigt einem alle gefundenen Besprechungsräume an. Das gleiche geht z.b. mit Lab für Labore. Über das + klappt man z.b. den Raum CITEC auf und klickt auf den Personal Calendar. Dann auf Hinzufügen klicken und der Kalender erscheint in der eigenen Kalenderliste. Den Namen und die Farben kann jeder individuell über die Einstellungen für sich anpassen

12 3.4. Raum- und Ressourcen-Buchung im CITEC und CoR-Lab Ein Raum oder eine Ressource werden immer als Teilnehmer zu einem Termin eingeladen. Eine Ressource kann z.b. ein Roboter, ein mobiler Beamer oder dergleichen sein. Bei den Räumen gibt es die Möglichkeit Besprechungsräume und Labore zu buchen. Beides kann, falls noch nicht im System vorhanden, von der Rechnerbetriebsgruppe angelegt werden. Um einen Raum zu buchen legt man einen Termin in seinem eigenen Persönlichen Kalender oder in einem gemeinsamen Kalender an. Bei der Bearbeitung des Termins klickt man auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen. Jetzt öffnet sich nebenstehendes Fenster und dort klickt man auf Teilnehmer hinzufügen. Nun erscheint ein Suchfeld in welches der gesuchte Raum oder die gesuchte Ressource eingetippt wird. Um einen Raum oder ein Lab zu suchen kann z.b. Lab, Meet, Room oder auch CITEC- eingetippt werden, Die Autovervollständigung zeigt alle Treffer an. Diese Bezeichnungen sind immer im Namen der Räume enthalten. Bei dem Roboter nao würde man nach nao suchen und bekommt alle vorhandenen Nao's angezeigt

13 Besprechungsräume sind zu einer Zeit immer nur einfach buchbar. Labore und Ressourcen können auf Wunsch mehrfach buchbar sein. Als Beispiel gibt es zwei Nao Cases, also ist das Nao Case zweifach buchbar. Nach Auswahl eines Objektes wird dessen Verfügbarkeit blau=belegt angezeigt. In der Beispielabbildung sieht man das der ausgewählte Raum von 15 bis 17 Uhr gebucht ist. Der gewünschte Termin von 9 bis 10 Uhr, mit einen roten Strich dargestellt, ist aber noch frei. Mit einem Klick auf OK wird das Fenster geschlossen. Nun muss nur noch der Termin auf Speichern und Schließen gespeichert werden. Damit wird auch die Buchung ausgelöst. Wenn der Raum abonniert wurde sind zur ausgewählten Zeit jetzt zwei Termine eingetragen. Einmal der eigene und die Buchung des Raumes aus dem Raumkalender. Um Buchungen zu löschen oder zu verschieben muss immer der Termin gelöscht oder verschoben werden oder der Raum wird bei den Teilnehmern des Termins ausgetragen. Natürlich lassen sich zu jedem Termin mehrere Räume, Ressourcen oder auch Kollegen über Teilnehmer einladen buchen oder einladen. Wird ein Raum trotz Buchung dringend benötigt, steht in der Buchung immer wer diesen Raum gebucht hat und man kann sich an den Kollegen wenden. Wenn es noch Buchungen bei CITEC Besprechungsräumen gibt wo keine Person drin steht dann ist diese Buchung noch aus der Zeit vor SOGo und es muss die CITEC-Geschäftsstelle kontaktiert werden

14 4. SOGo Adressbuch Im Modul Adressbuch findet sich immer das eigene Persönliche Adressbuch und die vorhandenen Adressbücher der TechFak User und Gruppen im LDAP, der buchbaren CITEC und UHG Räume und der buchbaren Ressourcen. Um einige Suchergebnisse zu sehen müssen immer mindestens drei Buchstaben in die Suche eingegeben werden. Es lassen sich beliebig viele eigene Adressbücher erstellen. Diese können genau wie Kalender an andere Kollegen oder Gruppen freigegeben werden. Ebenso können diese im Thunderbird und auf mobilen Geräten eingebunden werden

15 5. SOGo Das Modul ist im Prinzip aufgebaut wie jedes andere programm. Es gibt eine listenansicht und darunter die vorschau. Oberhalb findet man alle Navigationselemente zum s schreiben und antworten. Wie Signaturen, Abwesenheitsnachrichten oder weitere konten eingerichtet werden wird im Kapitel SOGo Einstellungen erklärt

16 6. SOGo Einbindung in Thunderbird Kalender und Kontaktdaten aus Adressbüchern die im SOGo der Technischen Fakultät angelegt werden können im Thunderbird eingebunden und automatisch synchronisiert werden. Die Beschreibung in dieser Benutzeranleitung bezieht sich immer auf die aktuelle Thunderbird-Version im Netboot der Rechnerbetriebsgruppe Kalender mit Thunderbird synchronisieren Um einen Kalender im Thunderbird einzurichten benötigt man die Kalender URL. Dazu wählt man im SOGo das Kalender Modul aus und macht einen Doppelklick auf den Kalender der im Thunderbird eingerichtet werden soll. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster und man wählt den Reiter Links to this Calendar aus. Dort kann man die benötigte CalDAV URL kopieren indem man einen Rechtsklick auf CalDAV URL macht und aus dem Kontextmenü Link-Adresse kopieren anklickt. Im Thunderbird erstellt man einen neuen Kalender unter File New Calendar und wählt im Folgenden On the Network

17 Jetzt wählt man CalDAV aus und kopiert die CalDAV URL, die vorher in die Zwischenablage kopiert wurde, in das Feld Location. Zum Abschluss kann man noch einen Namen und die Farbe auswählen Adressbuch mit Thunderbird synchronisieren Im ersten Schritt wird das Add-on "SOGo Connector Thunderbird extension" aus dem Internet heruntergeladen und anschließend installiert. Über die Webseite: kann es heruntergeladen und auf dem lokalen System zwischengespeichert werden. Um "SOGo Connector Thunderbird extension" zu installieren, muss Thunderbird gestartet werden. Im Menü "Tools" wird der Untermenüpunkt "Addons" ausgewählt. Im Dialogfenster "Add-ons" wird auf die Karteikarte "Extensions" gewechselt. Neben dem Suchfeld ist eine Dropdown-Liste in der auf Install Ad-on From File... geklickt wird. Hier ist als Installationsdatei die zuvor gespeicherte Add-on-Datei "sogoconnector xpi" auszuwählen

18 Im Dialogfenster "Software Installation" wird das Add-on "sogo-connector " selektiert. Über "Install" startet der Installationsprozess. Durch Auswahl der Schaltfläche "Restart now" wird Thunderbird neu gestartet und der Installationsvorgang des Add-ons ist abgeschlossen. Ein SOGo Adressbuch kann nur in Thunderbird eingebunden werden, wenn das Add-on "SOGo Connector Thunderbird extension" installiert wurde. Die nächsten Bilder beschreiben das Einbinden eines SOGo Adressbuches am Beispiel des persönlichen SOGo Adressbuches des fiktiven Benutzers Tux. In Thunderbird werden im Menü "Address Book" die Untermenüpunkte "File -> New -> RemoteAddress Book" aufgerufen

19 Die jetzt benötigte CardDav URL eines SOGo Adressbuches lässt sich über die SOGo-Schnittstelle ermitteln. Nach erfolgreicher Anmeldung wird im Menü "Adress Book" das Adressbuch geöffnet, das in Thunderbird eingebunden werden soll. Dann wird ein beliebiger Kontakteintrag (Tux Muster) über einen Doppelklick geöffnet. Die angezeigte URL bildet die Basisadresse der CardDAV URL, die in folgenden Werten modifiziert werden muss: das Verzeichnis "/so/" wird ersetzt durch das Verzeichnis "/dav/" die URL wird nach dem ersten Verzeichnis, das auf das Verzeichnis "/Contacts/" folgt, abgeschnitten Beispiel: Die kopierte URL des Kontakteintrages von "Tux Muster" im persönlichen Adressbuch von Tux lautet: Die CardDav URL lautet demnach: Im Dialogfenster "Remote Address Book Properties" erwartet das Eingabefeld "Name" einen beliebigen Eintrag (Tux). Das Eingabefeld "URL" erwartet die gültige CardDAV URL des SOGo Adressbuchs. Im Beispiel wird die CardDAV URL des persönlichen Adressbuchs von Tux eingetragen ( Mit "OK" werden die getroffenen Einstellungen übernommen

20 Die Konfiguration ist nun beendet. Damit die Daten aus dem eingebundenen SOGo Adressbuch angezeigt werden, muss Thunderbird beendet und neu gestartet werden. Es meldet sich das Dialogfenster "Authentifizierung erforderlich" mit den auszufüllenden Eingabefeldern "Benutzername:" (tux) und "Passwort:". Wird das Häkchen im Optionsfeld "Den Passwort-Manager benutzen, um..." nicht gesetzt, fordert Thunderbird bei jedem Start die Authentifizierungsdaten erneut an. Das SOGo-Adressbuch von Tux wird jetzt in der Liste der Adressbücher in Mozilla Thunderbird unter dem Namen "Tux" angezeigt. Alle zukünftigen Änderungen innerhalb dieses Adressbuchs werden in beiden Schnittstellen (SOGo und Mozilla Thunderbird) synchron angezeigt. 7. SOGo Einbindung in Mac und ios Eine Einbindung auf Apple Geräten ist mittels der Standard Verfahren CalDAV und CardDAV problemlos möglich. Eine genauere Anleitung folgt noch. 8. SOGo Einbindung in Android Eine Einbindung auf Android Geräten ist mittels Apps die CalDAV oder CardDAV beherrschen möglich. Als Beispiel für CalDAV gibt es eine kostenpflichtige App die den Standard gut unterstützt: CalDAV-Sync. Eine genauere Anleitung folgt noch