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Rosa Waltz
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Information zur Beantragung von Urlaub und Vorarbeit über den Employee Self-Service (ESS) aufgrund der Schließung der Hochschulgebäude zwischen dem 24.12.2014

1 Information zur Beantragung von Urlaub und Vorarbeit über den Employee Self-Service (ESS) aufgrund der Schließung der Hochschulgebäude zwischen dem und dem Wie in den Vorjahren werden die Gebäude der Hochschule zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen sein. In diesem Jahr erstreckt sich der Zeitraum der Schließung der Hochschulgebäude gar vom bis zum einschließlich. Die Dienstzeitregelung für dieses Vorhaben ist nunmehr bekannt gegeben und auf der Homepage des Referats 7 ( einsehbar. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen eine Hilfestellung zur Beantragung von Urlaub oder Abbau Vorarbeit über den Employee Self- Service (ESS) geben. Nach der Eingabe Ihrer persönlichen Zugangsdaten in der Anmeldemaske der Startseite (ess-mss.fh-koeln.de), Campus ID gelangen Sie in die Gesamtübersicht des Employee Self-Service. Durch die Auswahl der Schaltfläche Abwesenheitsantrag anlegen, erreichen Sie die Eingabemaske zur Beantragung von Urlaub oder auch Abbau Vorarbeit.

2 Die nunmehr erscheinende Eingabemaske ist in ihrer Ansicht geteilt. In der oberen Hälfte des Bildschirmes erscheint standardmäßig der Teamkalender. Volker Vollzeit

3 Auf der unteren Hälfte des Bildschirmes erscheint die eigentliche Eingabemaske zur Beantragung Ihrer Abwesenheit (Details Abwesenheit). Volker Vollzeit Durch betätigen der Schaltfläche Art der Abwesenheit, öffnet sich ein Pull- Down Menü aus dem Sie die gewünschte Art der Abwesenheit auswählen können. Achten Sie nach Ihrer Wahl der Abwesenheit auch auf den jeweiligen Hinweistext der Abwesenheit, den Sie direkt unter der Schaltfläche Art der Abwesenheit unter Bezeichnung, ersehen können. Hier erhalten Sie nähere Informationen zur Art der gewählten Abwesenheit. Beispielsweise erscheint bei der Wahl der Abwesenheitsart Abbau Vorarbeit der Hinweistext: Nur zulässig für Beschäftigte mit festen Arbeitszeiten sowie ausschließlich zwischen dem , sofern kein Urlaub in Anspruch genommen wird Da die Hochschule aktuell bis einschließlich geschlossen wird, ist die Datumsangabe des Hinweistextes an dieser Stelle zu vernachlässigen. Selbstverständlich ist die Beantragung von Abbau Vorarbeit in diesem Fall, über den hinaus, möglich. Nach der Auswahl der gewünschten Abwesenheitsart, wählen Sie nun den gewünschten Zeitraum aus. Hier haben Sie die Möglichkeit durch betätigen der Schaltflächen Gültig ab und Gültig bis den gewünschten Zeitraum manuell einzugeben oder durch Anklicken des Kalendersymbols einen bestimmten Zeitraum aus dem Kalender auszuwählen.

4 Volker Vollzeit Kalenderfunktion Ihr zuständiger Genehmiger (i. d. R. Ihr direkter Vorgesetzter) wird Ihnen bereits automatisch angezeigt. Unter dem Textfeld Neuer Hinweis haben Sie die Möglichkeit eine kleine Notiz zu Ihrem Abwesenheitsantrag an Ihren Vorgesetzten/Genehmiger beizufügen. Hier können Sie bspw. eintragen: Schließung Hochschule. Das Feld Vertretung ist bei der Beantragung der Abwesenheit Urlaub zwingend zu befüllen. Sollten Sie keinen direkten Vertreter haben, so tragen Sie hier bitte keine Vertreterin oder kein Vertreter ein. Bei der Auswahl der Abwesenheit Abbau Vorarbeit ist das Feld Vertretung deaktiviert. Die Angabe einer Vertretung ist hier nicht erforderlich. Um zu prüfen, ob Ihre Eingaben richtig getätigt wurden und das System diese Daten ordnungsgemäß verarbeiten kann, betätigen Sie nach der Eingabe aller notwendigen Angaben die Schaltfläche Prüfen.

5 Volker Vollzeit Sollte die Prüfung Ihrer Abwesenheitsmitteilung (s. o.) erfolgreich sein, versenden Sie Ihren Abwesenheitsantrag an Ihren Vorgesetzten durch Anklicken der Schaltfläche Senden. Volker Vollzeit

6 Ihr Abwesenheitsantrag wurde nun erfolgreich versendet. Sollte die Prüfung Ihrer Abwesenheitsmitteilung nicht erfolgreich sein, korrigieren Sie ggf. fehlerhafte Angaben und führen die Prüfung erneut durch. Sollte weiterhin ein Fehler bestehen, stehen Ihnen die/der für Sie zuständige Personalsachbearbeiter des Referats 9 gerne zur Verfügung.

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