"trimco-urlaub & Abwesenheiten" - Datenbank Version 2.01 (WFD 2.20)

Transkript

1 "trimco-urlaub & Abwesenheiten" - Datenbank Version 2.01 (WFD 2.20) Ziel / Aufgabenstellung: Vereinfachung der Arbeitsabläufe bzgl. der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie der zugehörigen Buchungen. Mittels der Anwendung steuern und bearbeiten Sie Ihre Urlaubs-, Urlaubskorrektur- und Abwesenheitsanträge über die integrierte flexibel anpassbare Workflowsteuerung des Prozessmoduls "trimco -Workflowdesigner". Die integrierte Workflowsteuerung ermöglicht Ihnen eine unternehmensspezifische Anpassung der Erstellungs-, Genehmigungs- und Durchführungsprozesse. Alle Arbeitsschritte werden gemäß Ihren Vorgaben revisionssicher protokolliert.

2 Bearbeitung Alle Mitarbeiter haben grundsätzlich die Möglichkeit ihre Urlaubsanträge und ihre Belege für Abwesenheiten zu erstellen und diese auch im Nachhinein zu bearbeiten bzw. einzusehen. Grundsätzlich sind Mitarbeiter der Personalabteilung berechtigt, alle Dokumente einzusehen bzw. zu bearbeiten. Vorgesetzte können die Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter einsehen, genehmigen und ggf. bearbeiten.

3 Bild 1: 1. Neue Dokumente erstellen und die Bearbeitung der Dokumente: (Bild 1) a) Unterhalb des Menüpunkts "Erstelle" können Sie folgende neue Dokumenten erstellen: - Urlaubsantrag - Urlaubs-Korrekturgutschrift (nur für Personalabteilung) - Korrekturbeleg Zeiterfassung - Ganztägige Abwesenheit - Seminar / Dienstreise. Mit der Erstellung sind die Dokumente zur Bearbeitung geöffnet. An dieser Stelle können Sie die notwendigen Daten auswählen, eintragen und weitere Bearbeitungsschritte auswählen (Speichern, Beenden, Einreichen, Genehmigen,...). b) Alternativ dazu können Sie bestehende Dokumente auch über die vorhandenen Ansichten öffnen (Doppelklick auf das jeweilige Dokument). Sind Sie dazu berechtigt, können Sie das Dokument auch an dieser Stelle bearbeiten bzw. ggf. weiterleiten. c) Über den Bereich "Buchungsüberblicke (Pers.)" können Mitarbeiter der Personalabteilung die Urlaubsantrags-Überblicke und Belegbuchungen einsehen, buchen und die Belege als 'gebucht' markieren. In den Ansichten werden nur noch zu bearbeitende Belege angezeigt. Der Buchungsüberblick für die Urlaubsanträge wird über den Menüpunkt "Erstelle Buchungsüberblick" unterhalb der "Urlaubsanträge" erstellt. Sind Urlaubsanträge im gleichen Moment bereits in Bearbeitung durch einen anderen Mitarbeiter, so wird dem Benutzer ein Hinweis ausgegeben. Die Bearbeitung ist erst möglich, nachdem der andere Mitarbeiter das Dokument wieder geschlossen hat.

4 Bild 2a: 2. Ansichten und Sortierungen: Über das Menü können verschiedene Ansichten als Übersicht über die enthaltenen Dokumente geöffnet werden. Diese sind nach unterschiedlichen Kriterien (siehe Bezeichnung der Ansicht) sortiert. (Bild 2a) Bild 2b: Zur besseren Übersichtlichkeit können die Einträge in einigen Ansichten auch nach bestimmten Kategorien zusammengeklappt werden. Klicken Sie dazu in der Ansicht auf das kleine Dreieck vor dem Kategorieeintrag. Möchten Sie das Dokument öffnen, klicken Sie das Dokument bitte doppelt. Archiv-Bereich: Im Archiv-Bereich (Bild 2b) gibt es verschiedene Ansichten, in denen Dokumente dargestellt werden, die entweder Urlaubsdaten betreffen, die älter als die vom aktuellen Jahr sind, oder die Buchungsüberblicke enthalten, welche bereits gebucht worden. In den Standardansichten außerhalb des Archivbereichs werden nur die Urlaubsdaten des aktuellen oder nächsten Jahres sowie offene Buchungsbelege angezeigt. Zum Archivbereich gelangen Sie über den Punkt "Archiv" im Hauptmenü. Zurück zu den Standardansichten bzw. dem Hauptbereich gelangen Sie durch Anklicken des Punkts "Zurück" im Archiv-Menu.

5 Bild 3: Urlaubsantrag: Im Fall des Anlegens und des Bearbeitens von Urlaubsanträgen ist es nötig, die Personenund Urlaubsdaten einzugeben und im Anschluss daran auf die Schaltfläche "Urlaubsdaten neu berechnen" zu klicken. Dadurch werden die eingegeben Daten überprüft und entsprechend der Vorgaben ausgewertet. (Bild 3) Eingabeprüfung Überprüft werden verschiedene Eingaben, so z.b. dass neue Urlaubsanträge nur in chronologischer Reihenfolge erstellt/beantragt werden können oder dass zuerst immer übrige Resturlaubstage des Vorjahres abgebaut werden müssen. Wird ein Eingabefehler festgestellt, bekommt der Benutzer einen Bearbeitungshinweis, um die entsprechende Eingabe zu korrigieren. Wegen der Zuordnung des jährlichen Urlaubsanspruchs müssen Urlaube über den Jahreswechsel getrennt beantragt werden: ein erster Antrag bis zum Jahreswechsel und ein zweiter ab Neujahr. "Sonderurlaub" und "Resturlaub" Mit den Auswahloptionen "geplanter Urlaub", "Sonderurlaub" und "Resturlaub" haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zum Urlaub festzulegen. Handelt es sich um Resturlaub, wird ein weiterer Datenbereich zur Anzeige von Resturlaubsdaten eingeblendet. Im Fall von Sonderurlaub oder Resturlaub mindern die "geplanten Urlaubstage" nicht den vorhandenen Urlaubs- bzw. Resturlaubs-Anspruch. Vorhandener Resturlaub aus dem Vorjahr kann bis zum des Folgejahres genommen werden. Danach verfällt der Resturlaub. ACHTUNG: Beachten Sie die weiteren Vorgaben/Richtlinien und Voraussetzungen zur Urlaubsanspruchsermittlung im letzten Abschnitt!

6 "Urlaubstage-Korrektur bzw. -Gutschrift" Mitarbeiter der Personalabteilung können Urlaubs-Gutschriften für den jeweiligen Mitarbeiter mit Eingabe eines Grundes erfassen und zuordnen. Die jeweiligen Gutschriften werden beim nächsten Urlaubsantrag eibezogen und in der Folge als abgerufen gekennzeichnet. Wird ein Urlaubsantrag abgelehnt, werden die Gutschriften reaktiviert. Bild 4: Beantragungsprozess (Bild 4) Nachdem die Daten eingegeben und automatisch überprüft wurden, haben Sie die Möglichkeit, den Antrag an Ihre(n) Vorgesetzten zur Genehmigung weiterzuleiten bzw. einzureichen. Der/die Vorgesetzten erhalten eine benachrichtigung bzgl des eingegangen Urlaubsantrags. Direkt im Anschluss daran kann der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt werden. Gibt es mehrere eingetragene Vorgesetzte werden diese in der angegebenen Reihenfolge zur Genehmigung aufgefordert. Wird der Urlaubsantrag eine vorgegebene Zeit nicht bearbeitet, wird er zurück an den Ersteller geleitet. Dieser erhält dann eine Benachrichtigung per , dass er ggf. einen anderen Vorgesetzten eintragen und den Antrag danach erneut zur Genehmigung einreichen kann. Solange der Urlaubsantrag durch Vorgesetzte bearbeitet werden muss, kann der Mitarbeiter den Antrag zurückziehen, ggf. überarbeiten und neu einreichen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Zurückziehen zur Überarbeitung". Bild 5: Wird der Antrag komplett genehmigt, wird er zur Buchung an die Personalabteilung weitergeleitet. Die Personalabteilung (optional) als auch der Mitarbeiter werden über den genehmigten Urlaubsantrag per informiert. Bei Ablehnung wird sowohl der Mitarbeiter als auch die Personalabteilung (optional) informiert. Der Antrag gilt in diesem Fall als abgeschlossen. Die Personalabteilung kann über die Schaltfläche "Erstelle... Buchungsüberblick" einen Überblick über alle zu buchenden Urlaubsanträge erstellen. Dieser Buchungsüberblick kann nach Eingabe der Daten in das Buchungssystem als gebucht markiert werden. (Bild 5)

7 Bild 6: Sind die Urlaubsanträge verbucht, haben die Mitarbeiter der Personalabteilung die Möglichkeit, nicht genommene Urlaubstage einzutragen und den damit geänderten Urlaubsantrag nachzubuchen. Nicht genommene Urlaubstage werden dem Urlaubsanspruch wieder gut geschrieben. (Bild 6) Grundsätzlich hat der Mitarbeiter bei Erstellung seines Urlaubsantrages die Möglichkeit, den Urlaubsantrag zu verwerfen. Dieser wird nach Anklicken der Schaltfläche automatisch aus dem System gelöscht. Wird bei der Kontrolle durch die Personalabteilung ein Fehler im genehmigten Urlaubsantrag festgestellt, kann diese den Urlaubsantrag zurücksetzen und den Mitarbeiter zur Überarbeitung zurückleiten. Dabei wird sowohl der Mitarbeiter selbst als auch die angegebenen Vorgesetzten benachrichtigt. Die Personalabteilung fügt beim Zurücksenden einen Kommentar als Fehlerbeschreibung bei. Während des Beantragungsprozesses werden die jeweiligen Statusinformationen angepaßt und im Dokument gespeichert. Eine Historie über die durchlaufenen Arbeitsschritte wird am Ende des Dokuments angezeigt. (Bild 3)

8 Bild 7: Abwesenheitsbelege: Im Fall des Anlegens und des Bearbeitens von Abwesenheitsbelegen ist es nötig, die Personen- und Abwesenheitsdaten einzugeben bzw. auszuwählen. (Bild 7+8) Bild 8:

9 Bild 9: Die eigentliche Dateneingabe für die Abwesenheitsdaten bei "Korrekturbeleg Zeiterfassung" erfolgt über ein extra Eingabe-Fenster. Dahin gelangen Sie durch Anklicken der kleinen Schaltfläche vor der Spaltenüberschrift "Uhrzeit". (Bild 9) Die Eingabe erfolgt einzeln für jeden Eintrag. Durch die Schaltflächen können Sie entweder neue Einträge anlegen oder löschen oder zwischen vorhandenen vor- oder zurückspringen. Bild 10: Prozess (Bild 10) Nachdem die Daten eingegeben wurden, muss der Abwesenheitsbeleg von den Vorgesetzten genehmigt werden. Im Fall von Erkrankungen (ganztägigen Abwesenheiten) wird der Beleg von einem Kollegen/Vorgesetzten erfasst und dem Mitarbeiter weitergeleitet. Dieser muss nach dessen Rückkehr den letzten Krankheitstag nachtragen. Danach kann Beleg eingereicht werden. Grundsätzlich können erfasste Belege durch die Personalabteilung jedoch schon eingesehen werden - ein entsprechender Status weist auf die offene Nachtragung des letzten Krankheitstages hin. Anschließend kann die Personalabteilung den entsprechenden Beleg im Buchungssystem eintragen und anschließend den Abwesenheitsbeleg über die Schaltfläche "Beleg buchen & abschließen" als gebucht markieren und abschließen. Wird bei der Kontrolle durch die Personalabteilung ein Fehler im genehmigten Abwesenheitsbeleg festgestellt, kann diese den Abwesenheitsbeleg zurücksetzen und den Mitarbeiter zur Überarbeitung zurückleiten. Dabei wird sowohl der Mitarbeiter selbst als auch die angegebenen Vorgesetzten benachrichtigt. Die Personalabteilung fügt beim Zurücksenden einen Kommentar als Fehlerbeschreibung bei. Während des Beantragungsprozesses werden die jeweiligen Statusinformationen angepasst und im Dokument gespeichert.

10 Eine Historie über die durchlaufenen Arbeitsschritte wird am Ende des Dokuments angezeigt. Urlaubsanspruchsermittlung Vorgaben / Richtlinien: 1) bei unterjährigem Wechsel des Urlaubsanspruchs: - es wird ausgehend von "Eintritt" der relative Anteil a) bis zur Änderung auf Basis der Erstanspruchs und b) nach Änderung auf Basis des geänderten Anspruchs ermittelt 2) bei unterjährigem Beginn der Tätigkeit: - a) bei Beginn im ersten Halbjahr und Arbeitszeit bis mindestens zum Jahresende: voller Jahres-Anspruch - b) bei Beginn im ersten Halbjahr und Arbeitszeit nicht bis zum Jahresende: Anzahl volle Arbeitsmonate x 1/12 Jahres-Anspruch - c) bei Beginn im zweiten Halbjahr: Anzahl volle Arbeitsmonate x 1/12 Jahres-Anspruch 3) bei unterjähriger Beendung der Tätigkeit - a) bei Ende im ersten Halbjahr: Anzahl volle Arbeitsmonate x 1/12 Jahres-Anspruch ( 5 Abs. 1 BUrlG) - b) bei Ende im zweiten Halbjahr: Voller Jahres-Anspruch, wenn Arbeitszeit vor Kündigung >6 Monate - c) bei Ende im zweiten Halbjahr: Anzahl volle Arbeitsmonate x 1/12 Jahres-Anspruch, wenn Arbeitszeit vor Kündigung <=6 Monate 4) Berücksichtigung des Mindesturlaubsanspruchs von 24 Urlaubstagen (bzw. 20 UT bezogen auf 5-Wochenarbeitstage) bei 2c und 3b ( 3 BUrlG), soweit Firmenzugehörigkeit mind. 6 MOnate (bezogen auf Jahresanfang [bei 3b] bzw. Jahresende [bei 2b]) besteht 5) Behandlung von Dezimalwerten bei Urlaubstagen: - Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden ( 5 Abs. 2 BUrlG) 6) Resturlaubsberücksichtigung im Folgejahr & Verfall nach dem des jeweiligen Jahres 7) Sonderurlaubstage mindern den vorhandenen Urlaubsanspruch nicht

11 Voraussetzungen: - Ausgegangen wird für anteilige Berechnungen von einer monatsweisen Berechnung (insb. bei Vorgaben des BUrlG) - keine "automatische" Berücksichtigung von Spezialbetrachtungen wie Schwerbehinderte, Jugendliche oder bei Elternzeit u.a. - "Pausierdende Arbeitsverhältnisse" gelten als "Ausgeschieden" bis eine "Wiedereinstellung" (=Status "Aktiv") erfolgt - keine Berücksichtigung von Warte- bzw. Probezeiten - es wird von 5 Werktagen pro Woche ausgegangen, d.h. Samstage, Sonntage, Feiertage gelten bei der Berechnung nicht als Werktage - Gleichverteilung der Arbeitszeit auf die Werktage (d.h. jeder Arbeitstag ist "gleichwertig"; keine Berücksichtigung von Teilzeitregelungen mit unterschiedlichen Wochen-Arbeitstagen [z.b. 1. Woche: Mo+Do, 2. Woche: Di+Fr, o.ä.]) - ggf. nicht standardmäßig berücksichtigte Urlaubsberechnungsgrundlagen müssen als Korrektur/Gutschrift manuell eingebucht werden - Vertragliche Änderungen des Urlaubsanspruchs dürfen in den Mitarbeiter-Profildokumenten nur zum Monatsanfang erfasst werden (ggf. ist eine manuelle Korrekturgutschrift vorzunehmen), sonst Doppel- oder Falschberechnungen möglich - Monatliche Berechnungs-Betrachtungen sind auf die Monate selbst und nicht auf zb 30 Tage über Monatswechsel hinweg bezogen