System C/3. Workflow

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1 System C/3 Workflow Stand: Juli 2006

2 IntraKey consult GmbH Behrischstraße 15 D Dresden phone: +49 (0) 351 / fax: +49 (0) 351 / web: IntraKey consult GmbH Niederlassung Südwest Morgengasse 5 D Sipplingen phone: +49 (0) 7551 / fax: +49 (0) 7551 / Seite 2 Juli 2006 workflow

3 Intrakey Workflow Das Softwaremodul IK WF ist ein Erweiterungsmodul zur Zeiterfassungssoftware C/3-time. Es dient der Erfassung, Genehmigung und Verwaltung von Fehlzeit und Korrekturanträgen, Zugangsberechtigungen über entsprechende elektronische Formulare. Schematische Darstellung Mitarbeiter Vorgesetzter/ Stellvertreter kann sein Mitarbeiterjournal und Jahresfehlzeitenübersicht einsehen stellt Anträge für Fehlzeiten und Korrekturen erhält Informationen zum Status seiner Anträge prüft die Anträge der ihm unterstellten Mitarbeiter - genehmigt oder lehnt ab wird bei Abwesenheit automatisch vom Stellvertreter vertreten Antrag stellen Antrag prüfen Info über genehmigten bzw. abgelehnten Antrag Antrag genehmigen/ablehnen automatischer Eintrag ins C/3-Zeiterfassungssysten workflow Juli 2006 Seite 3

4 Konfiguration Workflow im System C/3 Die Verantwortlichkeit für die Bearbeitung von Anträgen werden im System C/3 festgelegt. Die grundsätzliche Entscheidung darüber ob Anträge bearbeitet werden dürfen, legen Sie mit dem Haken im Feld Workflow Admin fest. Sie finden es im Kartenstamm im Register Zeiterfassung. Verantwortungen vergeben Über Stammdaten/Zeiterfassung/ Verantwortung gelangen Sie in das Eingabefenster um die Hirarchie der Antragsbearbeitung festzulegen. Seite 4 Juli 2006 workflow

5 Durch einfaches Drag and Drop stellen Sie hier die gewünschte Hierarchie von Vorgesetzten und Untergeordneten zusammen. Zu beachte dabei, Sie sollten mit dem Mitarbeiter beginnen der in der Antragsbearbeitung am höchsten steht.. Alle von Ihnen angelegten Abteilungen finden Sie im gleichnahmigen Register. Durch Ziehen mit der Maus lassen sich so gleich ganze Abteilungen einem bestimmten Vorgesetzten der gleichen Abteilung zuweisen. Im Register Eigenschaften können Sie den einzelnen Vorgesetzten einen Stellvertreter sowie einen gleichberechtigten Admin zuweisen. Zu beachten ist, das der Stellvertreter im System C/3 ebenfalls als WF-Admin festgelegt ist. Diese Parameter legen fest ob ein bestimmter Vorgesetzter selbst für sich verantwortlich sein darf. Alle untergeordneten Personen bedeutet das ein Übergeordneter nicht nur die Anträge seiner ihm zugeteilten unter- geordnetet Personen bearbeiten darf, sonder auch alle anderen Mitarbeiter die in der Hirarchie der Verantwortung unter ihm liegen. workflow Juli 2006 Seite 5

6 Oberfläche konfigurieren Zur Nutzung des Moduls Workflow ist es möglich, einige anwenderspezifische Einstellungen vorzunehmen. Dazu gehören unter anderem die Art und Weise der Anmeldung sowie Hintergrundfarben und bilder. Genaueres über die Möglichkeiten zur Anmeldung entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Systemanmeldung. Dieses Konfigurationsmenu erreichen Sie in der Anmeldemaske des Workflow als Kartennummer service und Passwort errichter. Die wichtigste Einstellung ist wohl die Art der Anmeldung. Die Style-Datei beinhaltet alle grafischen Voreinstellungen zu Schriftarten, Hintergrund etc. und kann so übernommen werden. Um Missbrauch entgegen zu wirken, schaltet Workflow aus jeder Ansichts- bzw. Eingabemaske, nach einer festgelegten Zeit, in der das Programm nicht genutzt wird, in die Anmeldemaske zurück. Standardeinstellung dafür sind 180 Sekunden. Das reine Bewegen der Maus reicht nicht aus um diesen Rückfall zu verhindern. Seite 6 Juli 2006 workflow

7 Systemanmeldung Die Anwendung Workflow wird über den Internetbrowser gestartet. In die Adresszeile ist dazu: einzugeben. //servername/scripts/c3wf.dll/start Um diese Zeile nicht jedes mal von Hand einzutippen, empfiehlt sich, dafür einen Link auf dem Desktop zu erstellen. Zur Anmeldung am Workflow stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: - Kartennummer mit Personalnummer - Kartennummer mit Passwort (WFPassword) - Personalnummer mit Passwort (WFPassword) Welche davon allerdings für Sie in Betracht kommen wird bei Einführung des Workflow betrieblich geregelt und festgelegt. Beispiel: Anmeldung mit Kartennummer und Passwort Standardmäßig ist das Workflow-Paßwort bei Ihrer ersten Anmeldung leer. Nun haben Sie die Möglichkeit sich im Menupunkt Service ein Passwort anzulegen, welches dann ab sofort bei jeder Anmeldung abgefragt wird. Beachten sollten Sie dabei folgendes, haben Sie Ihr Passwort einmal vergessen kann nur der Workflow-Admin Ihr Nutzerpasswort löschen. Und Ihnen damit die Möglichkeit geben ein neues Passwort zu wählen. Ein Ändern des Passwortes ist Ihnen jederzeit in Service möglich. Hinweis: Alle Anmeldungen am Workflow werden im C/3 Logbuch protokolliert. Zum Anmelden bzw. zum Starten von Aktionen innerhalb der Workflow-Oberfläche muss in jedem Fall auf ein Symbol oder einen Button geklickt werden. Das Drücken von Enter reicht nicht aus um eine Reaktion auszulösen. Bitte Button benutzen, ENTER reicht nicht! workflow Juli 2006 Seite 7

8 Funktionsübersicht Bei der Nutzung des Workflow stehen dem Nutzer zur Zeit jene Möglichkeiten zur Auswahl, welche in untenstehender Tabelle aufgeführt sind. Einige davon sind natürlich nur der vorgesetzten Stelle vorenthalten, die auch über Anträge entscheiden darf. Datenart Besonderheiten Journalabruf Aktueller Monat Für angemeldeten Nutzer Vormonat Urlaub Jahresübersicht Für angemeldeten Nutzer Urlaubsantrag Fehlgründe Jahresübersicht Für angemeldeten Nutzer Fehlgrundantrag Buchungen Direktbuchungen aktuell am Online- Terminal Korrekturanträge (Kommen/Gehen/Bruttokorrekturen) Für angemeldeten Nutzer Antragsbearbeitung Fehlgrundanträge Nur WF-Admin Korrekturanträge Nur WF-Admin Übersicht Anwesenheitsübersicht mit integrierter Stammsatzbearbeitung und Berechtigungsvergabe Nur WF-Admin Service Passwort ändern Für angemeldeten Nutzer Seite 8 Juli 2006 workflow

9 Journalabruf Das Modul Workflow bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich jederzeit sein aktuelles Journal anzusehen. Angezeigt wird standardmäßig immer zuerst der aktuelle Monat. Durch einen Klick auf Vormonat, in der Zeile unterhalb des Journals, ist natürlich auch ein Umschalten in die Ansicht des vergangenen Monats möglich. (aktuelles Monatsjournal mit geöffnetem Menü Urlaub) Urlaub Das Register Urlaub ermöglicht Ihnen einen Überblick Ihrer Urlaubstage. Das beinhaltet Ihre bereits erhaltenen Urlaubstage genauso, wie die zur Zeit beantragten bzw. noch ausstehenden Urlaubstage. Zusätzlich zur farblichen Darstellung erhalten Sie noch eine schriftliche Zusammenfassung Ihrer Urlaubsplanung in einer Zeile unterhalb der Tabelle. Wechseln zu anderen Jahren Sie wollen einen Urlaubsantrag stellen: workflow Juli 2006 Seite 9

10 Ein Klick auf Urlaubsantrag stellen zeigt Ihnen als erstes eine Übersicht aller bereits von Ihnen eingereichten Anträge, unabhängig davon ob sie bereits vom Vorgesetzten bearbeitet wurden oder nicht. Bis zur endgültigen Genehmigung oder Ablehnung des Urlaubsantrags, haben Sie an dieser Stelle nun auch die Möglichkeit, den bisher eingereichten Urlaub zu stornieren. Stornierung bis zur endgültigen Bearbeitung möglich Sie wollen nun neuen Urlaub beantragen: Antrag abschicken Dazu füllen Sie einfach die Felder Von Datum und Bis Datum aus, und schicken den Antrag, wie in der Grafik beschrieben, ab. Dabei ist nur zu beachten das die Datumseingaben ohne Unterstützung erfolgen. Das heißt, der Punkt zwischen Tag, Monat bzw. Jahr muss von Ihnen bei der Eingabe gesetzt werden. Vornullen sind nicht zwingend erforderlich. Zur Beantragung eines einzelnen Tages ist nur das Datum des jeweiligen Tages notwendig. Seite 10 Juli 2006 workflow

11 Fehlgründe Damit Ihnen als Mitarbeiter Fehlgründe zur Beantragung zur Auswahl stehen, müssen diese für Workflow verfügbar gemacht werden. Dies geschieht durch die Administration der C/3-Software, mit Hilfe des Register Zeiterfassung/Fehlgründe/Zuordnung. (ab C/3 Version 3.0 möglich) Ein Filtern der angezeigten Anträge auf: nur offene, nur erledigte oder alle ist über das Auswahlfeldeld Status möglich. Über das Auswahlfeld Fehlgrund lässt sich die Tabelle auf die gleiche Weise auf ausgewählte Fehlgründe beschränken. Um nun einen Fehlgrundantrag zu stellen, ist der jeweilige Grund auszuwählen, das Datum, wie schon beim Beantragen von Urlaub beschrieben, anzugeben und auf Antrag stellen zu klicken. Die Liste der eingereichten Anträge wird sofort um den gerade getätigten erweitert. Auch hier hat man, bis zur endgültigen Bearbeitung durch den Vorgesetzten, die Möglichkeit, den gestellten Antrag zu stornieren. workflow Juli 2006 Seite 11

12 Buchungen Mit Workflow habe Sie natürlich auch die Möglichkeit online Buchungen zu tätigen bzw. Korrekturanträge zu stellen. In folgendem Beispiel sehen Sie einen Antrag auf eine Ergänzung der Kommt-Buchung. übernimmt aktuelles Datum / Zeit Das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Zeit werden beim Klicken der kleinen grünen Kästchen neben den Eingabefeldern übernommen, vom aktuellen Datum abweichende Werte müssen von Hand ausgefüllt werden. Die Eingabefelder passen sich der Art des Antrages an, bzw. werden entsprechend sichtbar. Ein Text kann immer hinterlegt werden. Bei Bruttokorrekturen wird dieser Text als Kommentar mit übertragen. Seite 12 Juli 2006 workflow

13 Terminal Workflow ermöglicht selbstverständlich auch das Buchen an einem virtuellen Terminal. Hier getätigte Direktbuchungen gehen sofort in Ihre Saldoberechnung ein. zum Buchen HIER klicken An diesem virtuellen Terminal werden die gleichen Tastenbelegungen verwendet (Kommen, Gehen, Dienstgang, Saldoabfrage usw.) wie am reellen Zeiterfassungsterminal. Nur das Aktivieren des Terminals durch Ihren Transponder wird simuliert. Klick auf den virtuellen Leser- Ihre Buchung wurde erfasst. Service Sofern eine Anmeldung mit Passwort aktiviert wurde (durch Admin), hat der angemeldete Nutzer hier die Möglichkeit sein Passwort anzulegen bzw. zu ändern. Wie schon erwähnt kann ein vergessenes Passwort nur durch den WF-Admin zurückgesetzt werden. workflow Juli 2006 Seite 13

14 Antragsbearbeitung Antragsbearbeitung Fehlgründe durch WF-Admin. Nach Klick auf Bearbeiten erscheint im unteren Bereich ein Verarbeitungsdialog. Der Grund der Ablehnung ist editierbar und wird dem Mitarbeiter als Kommentar übermittelt. Über die Eingabefelder Status bzw. Fehlgrund ist auch hier ein Filtern der angezeigten Daten möglich. Eine Antragsbearbeitung der Korrekturanträge erfolgt auf die gleiche Weise wie oben dargestellt. Seite 14 Juli 2006 workflow

15 Übersicht Anwesenheitsübersicht: Klick öffnet Stammdaten Die Anwesenheitsübersicht wird aus Mengengründen in Blöcken dargestellt, je Block maximal 60 Personen. Ein Klick auf eine Person zeigt deren Kartenstammdaten. Von hier aus ist es dem WF-Admin möglich, das WF-Passwort der Person zu löschen oder deren Zutrittsberechtigungen zu ändern. workflow Juli 2006 Seite 15

16 Berechtigungen ändern Bei den zur Auswahl stehenden Berechtigungen, werden die in der C/3 Software erstellten Zutrittsberechtigungen verwendet. Änderungen werden an den Kommunikationsdienst übergeben und sofort wirksam. Seite 16 Juli 2006 workflow

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