(VwV Haushaltssystematik Kommunen VwV KomHSys)

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1 Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Zuordnungsvorschriften zum Produktrahmen und Kontenrahmen sowie Muster für das neue Haushalts- und Rechnungswesen der Kommunen im Freistaat Sachsen (VwV Haushaltssystematik Kommunen VwV KomHSys) Vom Aufgrund 128, 129 in Verbindung mit 127 Abs. 2 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen (SächsGemO) in der Fassung vom 18. März 2003 (SächsGVBl. S. 55, 159), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 7. November 2007 (SächsGVBl. S. 478, 485), wird im Benehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen folgende Verwaltungsvorschrift erlassen: Inhaltsübersicht: I. Kommunale Haushaltssystematik II. Verbindlichkeit von Produktrahmen und Kontenrahmen 1. Produktrahmen a) Gliederung des Produktrahmens und Verbindlichkeit b) Besonderheiten des Produktbereiches 61 c) Besonderheiten der Produktbereiche 71 bis 76 d) Gestaltung der kommunalen Produktpläne e) Erfüllung von besonderen Statistikpflichten f) Zulässige Abweichungen 2. Kontenrahmen a) Systematik des Kontenrahmens b) Gliederung des Kontenrahmens c) Verbindliche Festlegungen im Kontenrahmen d) Bereichsabgrenzung (Anlage 5) e) Führung der Finanzrechnung III. Anwendung der Systematik IV. Abgrenzung von Zahlungen nach Bereichen (Anlage 5) a) Verbindliche Bereichsabgrenzungen b) Zusätzliche Hinweise zur Bereichsabgrenzung C c) Zusätzliche Hinweise zur Bereichsabgrenzung D

2 V. Verbindlichkeit von Mustern a) Verbindliche Muster b) Hinweise zu den Mustern VI. Inkrafttreten Anlagen Anlage 1: Produktrahmen und finanzstatistische Merkmale Anlage 2: Verbindliche Produktuntergruppen Anlage 3: Kontenrahmen Anlage 4: Finanzstatistische Merkmale für den Kontenrahmen Anlage 5: Bereichsabgrenzungen für den Kontenrahmen Anlage 6: Muster zur Haushaltswirtschaft der Kommunen I. Kommunale Haushaltssystematik 1. Die kommunale Haushaltssystematik umfasst den Produktrahmen und die darin enthaltenen finanzstatistischen Merkmale (Anlage 1), die verbindlichen Produktuntergruppen (Anlage 2), den Kontenrahmen (Anlage 3), die finanzstatistischen Merkmale zum Kontenrahmen (Anlage 4), die Bereichsabgrenzungen für den Kontenrahmen (Anlage 5) sowie die verbindlich anzuwendenden Muster (Anlage 6) für den Haushaltsplan, die Buchführung und Haushaltsbewirtschaftung sowie den Jahresabschluss. 2. Finanzstatistische Merkmale umfassen die verbindliche Gliederung des Kontenrahmens und des Produktrahmens sowie die Zuordnung von Sachverhalten und Geschäftsvorfällen zu den Gliederungseinheiten. 3. Die kommunale Haushaltssystematik ist im Interesse einer Vergleichbarkeit der öffentlichen Haushalte mit der Haushaltssystematik des Bundes und der Länder abgestimmt. Dadurch werden auch die Auswertung der Finanzstatistik und die Koordinierung der Finanzplanungen im öffentlichen Bereich gewährleistet. Produktrahmen und Kontenrahmen stellen jeweils Rahmenpläne für alle kommunalen Gebietskörperschaften dar. Diese können je nach örtlichen Bedürfnissen weiter unterteilt werden. Die Einheitlichkeit des Systems ermöglicht außerdem die automatisierte Verarbeitung der Finanzdaten nach einheitlichen Programmen. 2

3 II. Verbindlichkeit von Produktrahmen und Kontenrahmen 1. Produktrahmen a) Der Produktrahmen mit den darin enthaltenen finanzstatistischen Merkmalen (Anlage 1) ist in Produktbereiche und in Produktgruppen und Produktuntergruppen untergliedert. Die Gliederung der Produktbereiche und Produktgruppen ist verbindlich. Die Produktgruppennummern sind dreistellig und insoweit verbindlich. Die ersten beiden Ziffern kennzeichnen den Produktbereich, die ersten drei Ziffern die Produktgruppe. Darüber hinaus sind einzelne Produktuntergruppen verbindlich vorgeschrieben (Anlage 2). b) Der Produktbereich 61 ist mit den entsprechenden Produktgruppen ausschließlich der allgemeinen Finanzwirtschaft vorbehalten. c) Die Produktbereiche 71 bis 76 mit den entsprechenden Produktgruppen sind ausschließlich außergewöhnlichen Schadensereignissen vorbehalten. Diese Produktbereiche dürfen nur auf Grundlage eines Erlasses des Staatsministeriums des Innern verwendet werden. d) Unterhalb der Produktgruppen und der verbindlich festgelegten Produktuntergruppen können einzelne Produktuntergruppen (5 Ziffern), Produkte (6 Ziffern) und gegebenenfalls Leistungen gebildet werden. Deren Gliederung ist nicht verbindlich vorgegeben, sondern bleibt der Kommune in eigener Verantwortung überlassen. Die im Produktrahmen enthaltenen fünfstelligen Ziffern für die einzelnen Produkte stellen lediglich ein Angebot und keine verbindliche Vorgabe dar. e) Im Produktrahmen mit den darin enthaltenen finanzstatistischen Merkmalen sind auf der Ebene der nicht verbindlich vorgegebenen Produktuntergruppen und Produkte die Anforderungen der Statistiken der Sozialhilfe, der Asylbewerberleistungsstatistik, Statistik der Kriegsopferfürsorge und der Jugendhilfe berücksichtigt. Damit können diese statistischen Anforderungen gegebenenfalls direkt aus dem Produktplan heraus erfüllt werden. f) Bei der Bezeichnung der einzelnen Positionen kann vom Wortlaut des Produktrahmens abgewichen werden, wenn dadurch der Inhalt treffender beschrieben werden kann. 3

4 2. Kontenrahmen a) Der Kontenrahmen für den Freistaat Sachsen entspricht dem von der Innenministerkonferenz am 21. November 2003 beschlossenen Kontenrahmen II/2, der eine Spaltung der Ergebnisrechnung in ein ordentliches und in ein außerordentliches Ergebnis vorsieht. b) Der Kontenrahmen (Anlage 3) ist in zehn Kontenklassen eingeteilt. Diese sind in Kontengruppen und Kontenarten unterteilt. Die Kontenklassen der Finanzrechung dürfen nur dann direkt bebucht werden, wenn die für die Finanzrechnung die Methode nach Buchstabe e Doppelbuchst. aa gewählt wird. Ansonsten dienen die in den Kontenklassen 6 und 7 angegebenen Kontengruppen, -arten und Konten als statistische Zusatzmerkmale im Buchungssatz nach der Methode gemäß Buchstabe e Doppelbuchst. bb oder der direkten derivativen Ermittlung nach der Methode gemäß Buchstabe e Doppelbuchst. cc. c) Die in den Kontenklassen 0 bis 2 festgelegten Kontenarten und in den Kontenklassen 3 bis 7 festgelegten Konten sind verbindlich vorgeschrieben und stellen damit Mindestanforderungen dar. Die statistischen Berichtspflichten sind auf dieser Grundlage zu erfüllen. Sind bei Konten nur drei Ziffern angegeben, so bezieht sich die vierte Ziffer auf die Bereichsabgrenzung. Weiteren Kontengruppen und Kontenarten dürfen in diesen Ebenen nicht hinzugefügt werden. Bei der Integration der finanzstatistischen Merkmale in den Kontenrahmen wurden die Regelungen aus der Änderung des Finanz- und Personalstatistikgesetzes (FPStatG) vom 25. Juli 2005 (BGBl. I S. 39) beachtet. Zudem folgt die verbindliche Festsetzung in den Kontenklassen der Bilanz den neuen Anforderungen aus der Verordnung (EG) Nr. 501/2004 des Europäischen Parlaments des Rates über die vierteljährlichen Finanzkonten des Staates für finanzielle Transaktionen sowie für Forderungen und Verbindlichkeiten vom 10. März 2004, Abl EU Nr. L 81 S. 1. 4

5 d) Zu den Bereichsabgrenzungen (Anlage 5) sind folgende Hinweise zu beachten: aa) Zahlungsbereiche werden durch die Bereichsabgrenzung A erfasst; bb) die Schuldenstatistik ist durch die Bereichsabgrenzung B für bestimmte Positionen in die Kontensystematik eingeordnet; cc) soweit nicht anders vorgesehen, ist die Abgrenzung nach A und B auf der vierten Stelle umzusetzen; dd) teilweise ist zudem die Abgrenzung nach Beständen erforderlich. Diese wird durch die Bereichsabgrenzung C als fünfstellige und D als sechsstellige Ziffer ausgewiesen; ee) mit der Bereichsabgrenzung D werden zusätzlich ordentliche Tilgung, außerordentliche Tilgung und Umschuldung erfasst. Die Abgrenzungspositionen der einzelnen Bereiche und die finanzstatistischen Zuordnungen sind unter Nummer 6 sowie in der Anlage 5 dargestellt und verbindlich. e) Die Finanzrechnung darf nicht retrograd und saldiert aus den Salden der Ergebnisrechnung ermittelt werden, sondern ist alternativ nach einer der drei folgenden Methoden zu führen: aa) Die Finanzrechnung wird originär bebucht. Die Zahlungskonten werden in den doppischen Verbund integriert und im Kontenplan anstelle des Kontos Bank oder Kasse geführt. bb) Die Finanzrechnung wird statistisch mitbebucht. Die Zahlungen werden gegen die Bank oder Kasse gebucht. Die Information über die Finanzposition wird dem Buchungssatz DV-technisch durch ein statistisches Zusatzmerkmal entsprechend der relevanten Zahlungskonten mitgegeben. cc) Die Einzahlungen und Auszahlungen werden zahlungsartenscharf direkt aus dem Buchungsstoff der Ergebnis- und Bilanzkonten abgeleitet. Dazu werden aus den entsprechenden betroffenen Konten die zahlungswirksamen Vorgänge hergeleitet und die exakten Werte berechnet. 5

6 III. Anwendung der Systematik 1. Die Erträge und Aufwendungen sowie die Ein- und Auszahlungen sind sowohl nach dem Produktrahmen als auch nach dem Kontenrahmen zu ordnen. 2. Das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen, das Eigenkapital, die Sonderposten, die Rückstellungen, die Verbindlichkeiten und die Rechnungsabgrenzungsposten sind nach dem Kontenrahmen zu ordnen. Ist eine Zuordnung nicht eindeutig möglich, so ist sie nach dem Schwerpunkt vorzunehmen. 3. Für verwaltungsinterne Zwecke können weitere Produktgruppen und Kontenarten eingerichtet werden, soweit der verbindliche Produktrahmen und der verbindliche Kontenrahmen noch keine Untergliederung vorsehen. Werden weitere Produktgruppen oder Kontenarten eingerichtet, muss die Kommune jeweils eine Zuordnung zum Produkt- und Kontenrahmen gewährleisten. 4. Die verwaltungsintern Produktgruppen und Kontenarten müssen der Übersicht gemäß 4 Abs. 5 der Sächsischen Kommunalhaushaltsverordnung-Doppik vom [einsetzen: Datum der Ausfertigung der Verordnung] SächsGVBl. S. [einsetzen Seitenzahl] zuordenbar sein. 5. Der Produktrahmen mit seinen finanzstatistischen Merkmalen sowie der Kontenrahmen mit seinen finanzstatistischen Merkmalen enthalten einige Beispiele für mögliche Untergliederungen; diese sind jedoch mit Ausnahme der in Anlage 2 genannten Produktuntergruppen unverbindlich. Die finanzstatistischen Berichtspflichten sind zu erfüllen. IV. Abgrenzungen von Zahlungen nach Bereichen 1. Für den Nachweis des Zahlungsverkehrs sind bei bestimmten Konten Bereiche nach der Bereichsabgrenzung zu bilden, um die Herkunft, den Empfänger, die Laufzeit oder die Währung zu kennzeichnen. Die Bereichsabgrenzungen werden nach den Bereichen A bis D unterschieden und sind verbindlich gemäß Anlage 5 anzuwenden. 2. Für die Bereichsabgrenzung C sind folgende zusätzliche Hinweise zu beachten: a) In der Vermögensrechnung (Bilanz) sind die Forderungen und Schulden nach der Restlaufzeit zu erfassen. In der Finanzrechung gilt die Gliederung der 6

7 Deutschen Bundesbank: Für die Gliederung nach der Frist ist bei Forderungen und Verbindlichkeiten die ursprünglich vereinbarte Laufzeit oder Kündigungsfrist maßgebend, nicht die Restlaufzeit am Meldestichtag. Als Beginn der vereinbarten Laufzeit gilt die erste Inanspruchnahme, nicht die Zusage. b) Für die Gliederung von in Wertpapieren verbrieften Forderungen und Verbindlichkeiten ist die längste Laufzeit laut Emissionsbedingungen maßgebend, jedoch nur insoweit, als Gläubigerkündigungsrechte dem nicht entgegenstehen; siehe unten. Als Beginn der Laufzeit gilt der Beginn des in den Emissionsbedingungen festgelegten Zinslaufs. Dies ist der Beginn der laufenden Verzinsung, gegebenenfalls der Beginn der Laufzeit des ersten Zinsscheins. Diese Zuordnung nach der Frist gilt auch für den Zweiterwerb von Forderungen und Wertpapieren. Vorzeitige Rücknahmen von Schuldverschreibungen eigener Emissionen im Rahmen der Kurs- oder Marktpflege sind befristungsunschädlich. Als Kündigungsfrist ist der Zeitraum vom Tag der Kündigung bis zur Fälligkeit anzusehen. Sofern neben der Kündigungsfrist noch eine Kündigungssperrfrist vereinbart wird, ist diese bei der Einordnung zu berücksichtigen. Nach Ablauf der Zeitspanne, die sich aus der Addition von Kündigungssperrfrist und Kündigungsfrist ergibt, ist für die Fristengliederung nur noch die Kündigungsfrist maßgebend. c) Bei Forderungen und Verbindlichkeiten, die regelmäßig in Teilbeträgen, in etwa gleichen Teilbeträgen und Zeitabständen, zu tilgen sind, ist die Zuordnung nicht nach der Befristung der einzelnen Teilbeträge, sondern nach dem Zeitraum zwischen der Entstehung der Forderung oder Verbindlichkeit und der Fälligkeit des letzten Teilbetrags vorzunehmen; bei unregelmäßiger Tilgung ist für die Zuordnung die Durchschnittslaufzeit aller Raten maßgebend. d) Forderungen und Verbindlichkeiten, die durch Zahlung regelmäßiger Raten entstehen, sind nach der Durchschnittslaufzeit aller Raten einzuordnen. e) Bei Forderungen und Verbindlichkeiten, die auf Grund einer Rahmenvereinbarung begründet wurden, gilt als Befristung nicht die der Rahmenvereinbarung, sondern die für die einzelnen in Anspruch genommenen Beträge jeweils gesondert vereinbarte Laufzeit oder Kündigungsfrist. Als täglich fällig sind nur solche Forderungen und Verbindlichkeiten auszuweisen, über die jederzeit verfügt werden kann; hierzu rechnen auch die so genannten Tagesgelder und 7

8 Gelder mit täglicher Kündigung einschließlich der über geschäftsfreie Tage angelegten Gelder mit Fälligkeit oder Kündigungsmöglichkeit am nächsten Geschäftstag. f) Buchforderungen sind in der ihrer ursprünglichen Laufzeit entsprechenden Fristenkategorie so lange zu belassen, bis sie entweder getilgt oder aber abgeschrieben sind. So sind fällige, vom Kreditnehmer jedoch noch nicht entrichtete Tilgungsraten nicht aus dem lang- oder mittelfristigen in den kurzfristigen Bereich umzubuchen. Zu berücksichtigen sind aber vertragliche Umschuldungsvereinbarungen. Die betreffenden Forderungen sind dann ganz oder teilweise aus der Meldung herauszunehmen oder in andere Positionen umzusetzen. g) Nach Ablauf der vereinbarten Laufzeit oder Kündigungsfrist weitergeführte Buchverbindlichkeiten sind, sofern nichts anderes vereinbart wurde, den täglich fälligen Verbindlichkeiten zuzuordnen. h) Bei Prolongationen ist bei der Fristenzuordnung generell auf den Zeitraum zwischen dem Tag der Prolongationsabrede und dem darin vereinbarten neuen Fälligkeitstermin abzustellen. Jedoch kann bei einer einmaligen Prolongation vor Eintritt der Fälligkeit auf einen Wechsel der Laufzeitkategorie verzichtet werden. Bei Wertpapieren eigener Emissionen wie auch bei Buchverbindlichkeiten können vorzeitige Rückzahlungen in Form sowohl des Gläubigerkündigungsrechts als auch des Schuldnerkündigungsrechts vereinbart werden. Für die fristenmäßige Zuordnung von Verbindlichkeiten ist aber schon im Hinblick auf das generelle Vorsichtsprinzip allein das Gläubigerkündigungsrecht maßgebend. Ein Schuldnerkündigungsrecht ist dabei unbeachtlich. Im Zweifel ist bei den Forderungen eher auf eine längere und bei den Verbindlichkeiten eher auf eine kürzere Laufzeit abzustellen. Die Bestände der Forderungen und Schulden nach ursprünglichen Laufzeiten im Sinne der Bundesbank werden als zusätzliches Merkmal erfragt. 8

9 3. Für die Bereichsabgrenzung D sind folgende zusätzliche Hinweise zu beachten: a) Eine variable Verzinsung ist eine Zinsvereinbarung, deren Zinssatz abhängig von der Veränderung einer zu vereinbarenden Bezugsgröße ist. Damit steht die konkrete Höhe des anzuwendenden Zinssatzes jeweils nur für die aktuelle Zinsperiode fest. Als Bezugsgrößen können Geldmarktsätze oder auch längerfristige Zinssätze herangezogen werden. b) In Fremdwährung aufgenommene Schulden: Auf fremde Währung lautende Schulden sind in Euro umzurechnen und zwar zu dem von der Europäischen Zentralbank zum 31. Dezember oder zum Erhebungsstichtag im Bundesanzeiger oder unter im Internet veröffentlichten Referenzkurs. c) Mit der Bereichsabgrenzung D werden zusätzlich ordentliche Tilgung, außerordentliche Tilgung und Umschuldung erfasst. V. Verbindlichkeit von Mustern 1. Die Muster für die kommunale Haushalts- und Rechnungsführung werden nach der Anlage 6 verbindlich bekannt gemacht. 2. Zusätzlich sind folgende Hinweise zu beachten: Von den verbindlich bekannten gemachten Mustern für die kommunale Haushaltsund Rechnungsführung darf abgewichen werden, soweit die Verwendung technischer Hilfsmittel dies erfordert. Die geänderten Vorlagen müssen jedoch mindestens die in den Mustern vorgeschriebenen Angaben enthalten. Die Überschriften der einzelnen Übersichten sollen mit Ausnahme der Jahresangabe nicht verändert werden. VI. Inkrafttreten Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft. Dresden, den Der Staatsminister des Innern 9