Hausverwaltung & Immobilien Robbe GmbH Erzbergerstraße Lünen

Transkript

1 Hausverwaltung & Immobilien Robbe GmbH Erzbergerstraße Lünen Tel / Fax / info@hausverwaltung- robbe.de

2 Hausverwaltung & Immobilien ROBBE (v.l. Stefanie Jaskula, Tobias Robbe, Thorsten Robbe, Michael Robbe, Gisela Twardy) Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben diese Unternehmensvorstellung erstellt, um Ihnen Einblicke in unser Familienunternehmen, sowie die Aufgabengebiete und Abläufe einer Immobilienverwaltung zu geben. Da die Verwalterpflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz hervorgehen und für alle Verwaltungen gleichermaßen gelten, stellt sich die Frage, worin unterscheidet sich unsere Firma von anderen Verwaltungen, warum sind wir der richtige Partner für Sie und Ihr Objekt? Dies werden wir Ihnen auf den nachfolgenden Seiten vermitteln und freuen uns, wenn Sie mit Interesse diese Unternehmensvorstellung lesen und zu dem Entschluss kommen, dass wir der richtige Partner für Sie sind! Wir freuen uns, wenn wir uns persönlich bei Ihnen vorstellen dürfen. Tobias, Thorsten und Michael Robbe 1

3 Inhaltsverzeichnis Seite 1 - Einleitung Seite 2 - Inhaltsverzeichnis Seite Über uns Seite 5 - Unser Unternehmen Seite 6 - Unsere Kunden Seite 7 - Unsere Ansprüche und Ziele Seite Erfolg hat drei Buchstaben: T U N Unsere Aufgabenbereiche Seite 12 - Ihre Immobilie - professionell verwaltet! Seite 13 - Schlusswort 2

4 Über uns Tobias Robbe Zuständig für: WEG- Verwaltung, Technische Betreuung der Objekte, Leitung der Versammlungen Freizeitbeschäftigung: Garten, Angeln, Sport Thorsten Robbe Zuständig für: Mietverwaltung, WEG- Verwaltung, Technische Betreuung der Objekte, Buchhaltung Freizeitbeschäftigung: Joggen, Angeln, Fußball (gucken) 3

5 Michael Robbe Zuständig für: WEG- Verwaltung, Abrechnungen, Buchhaltung, Leitung von Versammlungen Freizeitbeschäftigung: Seine Hunde Oskar und Rudi, Garten, Spaziergänge, Urlaubsland Dänemark & Norwegen, Angeln Gisela Twardy Zuständig für: Buchhaltung, Erstellung von WEG- Abrechnungen Freizeitbeschäftigung: Hund Ben, Sparziergänge, Garten Stefanie Jaskula Zuständig für: Mietverwaltung, Bürokommunikation Freizeitbeschäftigung: Hund Ben, Spaziergänge, Garten 4

6 Unser Unternehmen Michael Robbe mit seiner über 30-jährigen Erfahrung im Bereich der Wohnungswirtschaft führte bereits von 1982 bis 2008 erfolgreich ein Verwaltungsunternehmen mit Sitz in Lünen-Brambauer und über Wohneinheiten im Bestand. Um sich kleiner zu setzen, verkaufte er seine Firma im Jahr 2008, und ein Umzug in neue, kleinere Büroräume in die Moltkestraße in Lünen, erfolgte. Von dort aus wurden 400 Wohneinheiten des alten Bestandes weiter verwaltet. Tobias Robbe hat sich bereits früh durch die Betreuung eigener Eigentumswohnungen und unterstützender Tätigkeit im Büro seines Vaters für die Wohnungswirtschaft interessiert. Die Entscheidung, in die Firma mit einzusteigen, wurde nach sorgfältiger Planung und Abschluss eines Fernlehrgangs des Instituts IMI zum Haus- und Grundstücks Fachverwalter (IMI), zusätzlich zur kaufmännischen Ausbildung, gefasst und umgesetzt. Mit dem Einstieg von Tobias Robbe im Jahr 2011 wurde das Unternehmen Hausverwaltung & Immobilien Robbe GmbH gegründet, welches den Altbestand an Wohnungen innerhalb von drei Jahren von 400 auf 800 Wohneinheiten verdoppelt hat. Aufgrund des schnellen Wachstums mussten im Jahr 2014 die Büroräume in der Moltkestraße aus Platzgründen aufgegeben werden und man entschied sich für einen Umzug in eine alte Stadtvilla am Ende der Lüner Fußgängerzone, in der Erzbergerstraße 2. Das neue Domizil verfügt über mehrere Büroräume auf 140 Quadratmeter, einen Besprechungsraum sowie ein eigenes Archiv. Stellplätze für die Kunden sind ebenfalls im Hofbereich vorhanden und man genießt hier die Vorzüge der zentralen Lage. Von diesem Standort aus verwalten Michael und Tobias Robbe bis heute insgesamt 1200 Wohneinheiten, verteilt auf 80 Objekte, und werden hierbei von den Mitarbeiterinnen Stefanie Jaskula sowie Gisela Twardy unterstützt. Seit November 2015 hat sich auch das dritte Familienmitglied Thorsten Robbe für die Verwaltertätigkeit entschieden. Parallel zu seiner Einarbeitung in die Wohnungswirtschaft im Tagesgeschäft, erarbeitet Thorsten Robbe sich derzeit auch die Qualifikation des Haus- und Grundstücks Fachverwalters (IMI). 5

7 Unsere Kunden Durch Objekte mit dem Ziel des Mehrgenerationenwohnens, kleinere und größere Mehrfamilienhäuser, Alt- und Neubauten, Luxuslage und Brennpunktviertel sind unsere Kunden so vielschichtig wie die Gesellschaft selbst. Der heutige Eigentümer wird immer anspruchsvoller und ist, oftmals Dank dem Internet, informierter als früher. Da es sich hierbei oft um gefährliches Halbwissen handelt, stehen wir ihnen als professioneller Partner zur Seite. Der Wohnraum unserer Kunden ist sehr persönlich und muss daher sensibel behandelt werden. Wo Menschen unter einem Dach aufeinander treffen sind Diskussionen und Streitpunkte nicht weit entfernt, umso wichtiger ist es Kompromisse und Lösungen zu entwickeln und unseren Kunden aufzuzeigen. Eine angenehme Atmosphäre und ein gutes Miteinander unter den Eigentümern steht für uns im Vordergrund und soll nicht von langfristigen und stockenden Verwaltungsprozessen eingeschränkt werden. 6

8 Unsere Ansprüche und Ziele Wir möchten mit unserer Firma eine Größenordnung von max Wohneinheiten erreichen und legen hier Augenmerk auf Qualität statt Quantität! Dies bedeutet zwangsläufig, dass wir im Vergleich zu anderen Anbietern nicht die günstigsten sind. Günstig im Vergleich zu was? ist hier die richtige Frage: Wir bieten Ihnen eine professionale Verwaltung mit einem umfangreichen Leistungspaket für Ihr Wohnungseigentum! Tägliche Öffnungszeiten ermöglichen Ihnen jederzeit den persönlichen Kontakt ohne Termin Wir haben uns den Anspruch gesetzt, dass die Fertigstellung aller Jahresabrechnungen bis Mitte Mai abgeschlossen ist. Die Eigentümerversammlungen haben bis August komplett stattgefunden. Unsere Versammlungsabläufe sind straff durchorganisiert. Infomaterialien liegen den Einladungen bereits bei oder werden im Vorfeld versandt, sodass über sämtliche Tagesordnungspunkte zielgerichtet diskutiert und abgestimmt werden kann. Um die Nachbereitung der Eigentümerversammlung und gefassten Beschlüsse abzuschließen werden am Folgetag nach der Versammlung alle (möglichen) Beschlüsse umgesetzt, sowie das Protokoll diktiert und an den Verwaltungsbeirat versandt. 7

9 Was eine Hausverwaltung tut Was Kunden einer Hausverwaltung denken, wann und wie diese arbeitet =) Aufgrund dieser überspitzten Darstellung lässt sich gut ableiten, wie einige Eigentümer über den Tätigkeitsbereich einer Verwaltung denken. Aber was ist eigentlich eine Verwaltung? Was macht eine Immobilienverwaltung den ganzen Tag? Wofür bekommt sie Geld und ist sie das Geld auch wert? 8

10 1) Das sieht der Eigentümer: Wirtschaftsplan Hausgeldabrechnung Eigentümerversammlung Rundschreiben Aushänge Besuche der Wohnanlage Individuelle Beratung/ Information Protokoll der Eigentümerversammlung 2) Das sieht ein Verwaltungsbeirat oder ein gut informierter Eigentümer: Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle Belegprüfung Vorbereitung von Eigentümerversammlungen Ortstermine Eigentümer- und Hausbewohner-Gespräche Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung Mahnwesen bei Zahlungsverzug 9

11 3) Leistungen der Hausverwaltung, die der Eigentümer normalerweise nicht sieht: Kaufmännische Leistungen Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen Überwachen von Zahlungseingängen Bearbeiten von Lastschriftbuchungen Mahnen und ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand Verwalten und disponieren von Geldmitteln auf Girokonten und Geldanlagekonten, Rechnungskontrolle Anweisen und Veranlassen von Zahlungen Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung Berechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen, Erstellen der erforderlichen Meldungen an die Bundesknappschaft, sowie Berufsgenossenschaft Berechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen Veranlassen bzw. Erstellen der Heizkostenabrechnung Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch) Technische Leistungen Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängel, Gewährleistungsansprüche) Einweisen und Einarbeiten der Hausbetreuungsperson Beschaffen von Genehmigungen Abschluss von Wartungsverträgen (Aufzug-, Heizungs-, Rolltor-, Pumpen und Feuerlöschwartung etc.) Vorbereiten und Organisieren von TÜV- Brandschutz, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.) 10

12 Bearbeiten von Schlüsselbestellungen Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (Bsp. Rohrbruch) Veranlassen von Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung Vergeben/ Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen Beauftragen von Sachverständigen Allgemeine Verwaltung Korrespondenz mit Eigentümern, Hausbewohnern und Handwerkern Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft Beraten von Eigentümern, Hausbewohnern und Hausmeistern Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen etc.) Terminabstimmung und Raumreservierung für Eigentümerversammlungen Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung Erstellen der Beschlusssammlung Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen Erteilen von Genehmigungen Kennen und Beachten einer Vielzahl von rechtlichen Bestimmungen 11

13 Ihre Immobilie professionell verwaltet! Sie als Wohnungseigentümer investieren hohe Beträge für den Erwerb und die Unterhaltung Ihrer Immobilie. Die Verwaltung dieser Vermögenswerte gehört in professionelle Hände! Wir verfügen über die notwendigen Voraussetzungen für eine wirtschaftliche, rechtssichere und werterhaltende Verwaltung Ihres Eigentums: Wir haben die kaufmännische, technische und rechtliche Kompetenz und bilden uns ständig fort, noch dazu stehen uns die Experten unseres Verbandes (Verband Nordrheinwestfälischer Immobilienverwalter) mit Rat und Tat zur Seite. Auch unterstehen wir der Berufsordnung des VNWI, welche den Abschluss einer angemessenen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung beinhaltet. Der VNWI unterhält darüber hinaus für uns als Mitglied, sowie unsere Eigentümergemeinschaften eine Vertrauensschadenversicherung, deren Bedeutung in Zeiten des elektronischen Zahlungsverkehrs zunimmt. Unsere Verwalterverträge sind transparent formuliert und konzentrieren sich auf das Wesentliche: Die konkrete Ausgestaltung des Auftrags- und Vertrauensverhältnisses zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter. Aus Gründen der Übersichtlichkeit verzichtet der Verwaltervertrag auf die Wiedergabe des Wortlauts der maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften. Die entsprechenden Paragraphen sind in Fett- und Kursivdruck gekennzeichnet und als Anlage unserem WEG Verwaltervertrag beigefügt. Nachfolgend zum Schlusswort unser Muster- Verwaltervertrag. 12

14 Schlusswort An dieser Stelle dürfen wir uns für Ihre Aufmerksamkeit bedanken und hoffen, dass der Inhalt dieser Vorstellung Ihr Interesse an unserem Unternehmen geweckt hat. Wir stehen gerne für ein persönliches Treffen in unseren Büroräumen oder in Ihrem Objekt zur Verfügung. Gerne arbeiten wir Ihnen ein individuelles Angebot für die Übernahme der Verwaltung Ihres Objekts aus, dass wir hierzu mitbringen oder Ihnen im Vorfeld zusenden. Beste Grüße, Tobias, Thorsten und Michael Robbe 13