Questions & Answers for AAR Employees

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1 Über EthicsPoint Worin besteht die Aufgabe von EthicsPoint s innerhalb der AAR Ethics Hotline? Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint? Was ist EthicsPoint? Berichten Allgemein Wer kann die AAR Ethics Hotline kontaktieren? Kann ich für Berichte das Internet und das Telefon verwenden? Kann ich Ethics Point für Notfälle am Arbeitsplatz benutzen? Ich bin in Europa. Gibt es irgendwelche Einschränkungen, was ich an AAR Ethics Hotline berichten kann? Wenn ich einen Verstoß beobachte, sollte ich ihn nicht direkt meinem Manager, meiner Security oder meiner Personalabteilung mitteilen und diese das Problem lösen lassen? Warum soll ich über Dinge berichten, die ich weiß? Was bringt mir das? Will das Management wirklich, dass ich berichte? Kann ich den Bericht in meiner Muttersprache verfassen? Wie funktioniert das Berichtssystem? Ist das System nicht ein Beispiel für Big Brother? Sicherheit und Vertraulichkeit der Berichte Kann ich meinen Bericht anonym verfassen? Ich glaube, dass jeder Bericht von mir über einen Betriebscomputer ein Serverprotokoll generiert, mit jeder Homepage, die mein PC kontaktiert hat werde ich durch dieses Protokoll nicht als Berichtsautor identifiziert? Kann ich einen Bericht von zu Hause senden und dabei anonym bleiben? Ich befürchte, dass die Informationen, die ich an Ethics Point gebe, letztlich meine Identität verraten. Wie können Sie garantieren, dass das nicht passiert? Sind die gebührenfreie und die Sammelleitung der Hotline auch vertraulich und anonym? Was ist, wenn die Gesetze meines Landes mir einen anonymen Bericht ermögllichen, ich aber mit meinem Bericht identifiziert werden will? Wenn ich einen Bericht sende, werde ich über die Folgen informiert? Tips & Best Practice Ich weiß von einigen, dass sie sich unethisch verhalten, aber es touchiert mich nicht. Warum sollte ich darüber berichten? Ich bin nicht sicher, ob meine Beobachtungen oder Informationen wirklich einen Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien darstellen, aber ich halte es für nicht korrekt. Was soll ich machen? Was ist, wenn mein Chef oder andere Manager in einen Verstoß verwickelt sind? Werden sie nicht den Bericht bekommen und den Namen des Verfassers feststellen können? Was ist, wenn mir nach dem Versenden des Berichts noch etwas Wichtiges einfällt? Oder wenn das Unternehmen in Bezug auf meinen Bericht noch Fragen hat? Sind solche Ergänzungen zu einem Bericht so sicher wie der erste Bericht? 2013 EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 1 of 6

2 Über EthicsPoint Was is EthicsPoint? EthicsPoint ist ein selbstständiges Unternehmen, das sichere und vertrauliche Telefon- und internetbasierte Systeme zur Verfügung stellt, die von denen genutzt werden, die einen Bericht über ein Problem machen wollen, der die Unternehmensethik betrifft. AAR ist eines von vielen Unternehmen, die Ethics Point für diesen Zweck vertraglich verbunden sind, in der Annahme, dass potenzielle Berichterstatter in manchen Fällen ein Problem lieber an eine dritte, professionelle Seite berichten werden. EthicsPoint bietet nicht nur Rund-um-die Uhr-Zugang, sondern auch einen Übersetzungsdienst, durch den telefonische und Internetberichte in der Muttersprache des Berichterstatters ermöglicht werden. Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint? Das System EthicsPoint ist gedacht für Situationen, in denen sich ein Angestellter nicht wohl fühlt, wenn er für ein Problem die üblichen Kommunikationskanäle (z. B. über den Vorgesetzten, den Manager oder den örtlichen Personalleiter) nutzen würde oder wenn er den Eindruck hat, die Nutzung der normalen Kommunikations- und Berichtskanäle würde nicht zum Erfolg führen. Wir gehen davon aus, dass solche Situationen selten vorkommen. Worin besteht die Aufgabe von EthicsPoint innerhalb der AAR Ethics Hotline? Die prinzipiellen Aufgaben von EthicsPoint sind: vertrauliche telefonische und web-basierte Berichtsmöglichkeiten bieten, damit ein Berichterstatter Probleme im Geschäftsverhalten von AAR mitteilen kann; die Identität von Berichterstattern schützen, die anonym bleiben möchten; Übersetzungsdienste für Berichterstatter leisten, die nicht auf Englisch berichten wollen; Informationen zu dem Problem an bestimmte Mitarbeiter von AAR übermitteln, sodass AAR eine angemessene Untersuchung durchführen kann; AAR ermöglichen, mit einem anonymen Berichterstatter zu kommunizieren, damit dieser zusätzliche Fragen und Antworten bearbeiten bzw. weitere Informationen liefern kann, die zur Lösung des Falles beitragen. Es ist nicht die Aufgabe von EthicsPoint, das Problem zu bearbeiten, es soll dieses lediglich an bestimmte Mitarbeiter von AAR übermitteln, damit sie sich mit dem Vorgang befassen können 2013 EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 2 of 6

3 Berichten Allgemein Wer kann die AAR Ethics Hotline kontaktieren? Alle Angestellten von AAR-Partnern können die AAR Ethics Hotline kontaktieren ausgenommen zurzeit und aus regulatorischen Gründen die Angestellten in Frankreich, Belgien, Dänemark, Deutschland, den Niederlanden, Norwegen, Schweden und dem Vereinigten Königreich. Angestellte in diesen Ländern sollen ihre Berichte an ihren direkten Vorgesetzten, Manager oder Personalleiter geben Kann ich für Berichte das Internet und das Telefon verwenden? Ja. Mit EthicsPoint können Sie Ihren vertraulichen Bericht entweder per Internet oder telefonisch senden.. Kann ich EthicsPoint für Notfälle am Arbeitsplatz benutzen? Nein. Direkte Gefahren für körperliche Schäden oder Sachbeschädigungen sollten nicht an EthicsPoint weitergeleitet werden. Für Hilfen in Notfällen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren örtlichen Notfalldienst. Ich bin in Europa. Gibt es irgendwelche Einschränkungen, was ich an AAR Ethics Hotline berichten kann? Ja. Es gibt Einschränkungen für die Problemarten, die Sie mtteilen können, aufgrund von Datenschutzbestimmungen und anderen Gesetzen, die in einigen europäischen Ländern gelten. Für AAR-Angestellte von Unternehmenseinheiten innerhalb der Europäischen Union ist der Gebrauch der AAR Ethics Hotline über EthicsPoint begrenzt auf die folgenden Angelegenheiten: Buchhaltung, internes Controlling und Auditprobleme Betrug oder Fälschung von Unternehmensdokumenten oder berichten Bestechung Bitte kontaktieren Sie für alle anderen Problembereiche Ihren Vorgesetzten, Ihren Manager oder Ihren örtlichen Personalleiter. Wenn ich einen Verstoß bemerke, sollte ich diesen nicht direkt meinem Manager, meiner Security oder meiner Personalabteilung mitteilen und diese das Problem lösen lassen? Wenn Sie einen Vorgang bemerken, den Sie als einen Verstoß gegen unsere Unternehmensrichtlinien betrachten, erwarten wir, dass Sie ihn uns mitteilen. Im Idealfall sollten Sie jedes Problem direkt an Ihren direkten Vorgesetzten Manager oder örtlichen Personalleiter melden. Aber wir berücksichtigen, dass es Umstände geben kann, die Sie an diesem Vorgehen hindern können. Für solche Situationen haben wir die Partnerschaft mit EthicsPoint geschaffen. Es ist uns lieber, Sie berichten anonym, als dass Sie die Information für sich behalten EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 3 of 6

4 Warum sollte ich über Dinge berichten, die ich weiß? Was bringt mir das? Wir alle haben ein Recht auf eine positive Arbeitsatmosphäre und dazu gehört auch die Verwantwortung für ethisches Handeln und die Mitteilung an die richtigen Ansprechpartner, dass sich jemand nicht angemessen verhält. Durch gemeinsames Handeln können wir eine gesunde und produktive Umgebung sichern. Falsches Handeln im Unternehmen kann das Wohlergehen einer ganzen Firma gefährden. Will das Management wirklich, dass ich berichte? Wir wollen es auf jeden Fall. Wir brauchen Sie dafür. Sie wissen, was in unserem Unternehmen passiert Gutes und Schlechtes. Sie könnten zuerst von einer Aktivität erfahren, die Probleme verursacht. Ihr Bericht kann die potenziell negativen Folgen für das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem könnte Ihr positiver Vorschlag bei der Problemerkenntnis und -lösung helfen und so zur Verbesserung von Kultur und Leistung des Unternehmens beitragen. Kann ich den Bericht in meiner Muttersprache verfassen? Ja. Wie funktioniert das Berichtssystem? Wenn Sie einen Online-Bericht liefern, fordert die Seite Sie auf, die Informationen zu liefern, die für die Untersuchung eines Problems erforderlich sind. Sie können Ihren Bericht in jeder Sprache verfassen. Sie können anonym bleiben oder Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten angeben Wenn Ihr Bericht fertig ist, bekommen Sie einen Berichtsschlüssel und werden um ein Kennwort gebeten. Sie können Ihren Bericht nach fünf oder mehr Werktagen aktualisieren. Nach dieser Zeit könnten Sie von uns Rückfragen erhalten, um den Vorgang näher zu analysieren. Dann müssen Sie Ihren Berichtsschlüssel und Ihr Kennwort eingeben. Wenn Sie den Bericht telefonisch abgeben, wird Ihr Anruf auf English von einem qualifizierten EthicsPoint Call Center Specialist beantwortet. Je nach Ihrer Sprache wird der Call Center Specialist das Gespräch mit Ihnen selbst führen, es an einen sprachkundigen Kollegen übergeben oder einen Dolmetscher in das Gespräch einbeziehen. Während des Gesprächs werden Sie gefragt, ob Sie anonym bleiben möchten. Der Call Center Specialist fragt Sie nach den wichtigsten Informationen Ihres Berichts. Am Ende des Gesprächs erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und man bittet Sie um ein Kennwort. Wenn Sie später zurückrufen wollen, kann EthicsPoint durch den Berichtsschlüssel und das Kennwort Informationen aus Ihrem Bericht entnehmen. Wenn der Bericht gemacht wurde, erhalten ganz bestimmte AAR-Mitarbeiter seinen Inhalt, damit sie Konsequenzen und Untersuchungen veranlassen können. Ist das System nicht ein Beispiel für Big Brother? Das EthicsPoint System ist ein wichtiger, positiver Aspekt unserer Gesamtphilosophie und ermöglicht uns einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz. Sie werden ermutigt, sich mit ethischen Problemen zu befassen, positive Vorschläge zu machen oder ein Problem zu kommunizieren. Effektive Kommunikation ist heute am Arbeitsplatz wichtig und dies ist ein hervorragendes Instrument, diese Kommunikation zu verstärken. Wir haben sorgfältig das beste Berichtsinstrument gewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen einzuhalten und gleichzeitig eine positive Berichtsatmosphäre zu schaffen EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 4 of 6

5 Sicherheit und Vertraulichkeit der Berichte Kann ich meinen Bericht anonym verfassen? Ja, ausgenommen, Sie arbeiten in einem Land, das anonyme Berichte verbietet. Ich glaube, dass jeder Bericht von mir über einen Betriebscomputer ein Serverprotokoll generiert, mit jeder Homepage, die mein PC kontaktiert hat werde ich durch dieses Protokoll nicht als Berichtsautor identifiziert? EthicsPoint generiert oder hält keine internen Verbindungslogs mit IP-Adressen, es gibt also keine Verknüpfungsinformation Ihres PCs zu EthicsPoint. EthicisPoint ist vertraglich ausdrücklich verpflichtet, die Identität eines Berichterstatters nicht festzustellen. Wenn Sie es unangenehm finden, auf Ihrem Arbeits-PC einen Bericht zu verfassen, können Sie einen PC außerhalb Ihres Arbeitsbereichs nutzen (zum Beispiel in einem Internetcafé, bei einem Freund usw.), mit der sicheren EthicsPoint-Webseite. Viele wählen diese Möglichkeit die Statistik von EthicsPoint zeigt, dass unter 12% der Berichte während der Arbeitszeit geschrieben werden. Kann ich einen Bericht von zu Hause senden und dabei anonym bleiben? Ein Bericht von zu Hause, vom PC eines Nachbarn oder irgendeinem Internetportal ist sicheer und anonym. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Bildschirmnamen und das EthicsPoint-System blendet Internet-Adressen aus, sodass Anonymität absolut gewährleistet ist. Außerdem ist EthicsPoint vertraglich verpflichtet, die Identität eines Berichterstatters nicht festzustellen. Ich befürchte, dass die Informationen, die ich an EthicsPoint gebe, letztlich meine Identität verraten. Wie können Sie garantieren, dass das nicht passiert? Das EthicsPoint-System soll Ihre Anonymität schützen. Aber wenn Sie anonym bleiben wollen, als Berichterstatter, müssen Sie dafür sorgen, dass der Bericht Ihre Identität nicht durch einen Zufall offenbart. Sie sollten zum Beispiel keine Äußerungen machen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität ermöglichen, wie etwa Von meinem Büro neben Jan Smith., oder In meinen 33 Jahren Sind die gebührenfreie und die Sammelleitung der Hotline auch vertraulich und anonym? Ja. Sie werden gebeten, dieselben Informationen zu liefern, die Sie einen internetbasierten Bericht eingegeben hätten und ein Interviewer wird Ihre Antworten in die EthicsPoint-Homepage eingeben. Diese Berichte sind genauso sicher und vertraulich wie die Online-Berichte. Was ist, wenn die Gesetze meines Landes mir einen anonymen Bericht ermöglichen, ich aber mit meinem Bericht identifiziert werden will? Der Bericht enthält ein Feld, in dem Sie Ihre Identität offenlegen können, wenn Sie möchten. Wenn ich einen Bericht sende, werde ich über die Folgen informiert? Zum Abschluss einer Untersuchung wird AAR Sie durch EthicsPoint informieren, (1) dass die Untersuchung abgeschlossen wurde, (2) ob die berichteten Klagen oder Probleme untermauert wurden und (3) falls die Klagen zutrafen, dass angemessenes Handeln erfolgt ist oder erfolgen wird. Aber aufgrund von Vorgaben zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz erhalten Sie keine Details aus der Untersuchung oder über die getroffenen Maßnahmen, Disziplinmaßnahmen gegen einen anderen Mitarbeiter wegen Fehlverhalten eingeschlossen EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 5 of 6

6 Tips & Best Practice Ich weiß von einigen, dass sie sich unethisch verhalten, aber es touchiert mich nicht. Warum sollte ich darüber berichten? Jedes unethische Verhalten, auf welcher Ebene auch immer, schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, Sie eingeschlossen. Sie brauchen sich nur an jüngere Unternehmensskandale zu erinnern, um die katastrophalen Folgen von scheinbar harmlosem Fehlverhalten auf eigentlich gesunde Unternehmen abzuschätzen. Wenn Sie also von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen wissen, sollten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und Ihren Mitarbeitern betrachten, darüber zu berichten. Ich bin nicht sicher, ob meine Beobachtungen oder Informationen wirklich einen Vestoß gegen Unternehmensrichtlinien darstellen, aber ich halte es für nicht korrekt. Was soll ich machen? Senden Sie einen Bericht. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Formulierung Ihres Berichts helfen, sodass man ihn richtig versteht. Uns ist es lieber, Sie berichten über eine Situation, die sich als harmlos herausstellt, als dass unethisches Verhalten toleriert wird, weil Sie sich nicht sicher waren. Was ist, wenn mein chef oder andere Manager in einen Verstoß verwickelt sind? Werden sie nicht den Bericht bekommen und den Namen des Verfassers feststellen können? Das EthicsPoint-System und die Verteilung des Berichts sind so gestaltet, dass involvierte Parteien nicht benachrichtigt werden und keinen Zugriff auf die Berichte haben, in denen sie genannt werden Was ist, wenn mir nach dem Versenden des Berichts noch etwas Wichtiges einfällt? Oder wenn das Unternehmen in Bezug auf meinen Bericht noch Fragen hat? Wenn Sie einen Bericht an die EthicsPoint-Webseite oder durch das EthicsPoint Call Center übermitteln, erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und werden um ein Kennwort gebeten. Sie können später zum EthicsPoint-System zurückkehren, per Internet oder Telefon, und den Originalbericht ergänzen oder die Fragen eines Unternehmensvertreters beantworten und damit weitere Informationen liefern, die offene Fragen klären helfen. Wir empfehlen nachdrücklich, dass Sie in der Zeit auf die Seite zurückkehren, die für Fragen des Unternehmens vorgesehen ist. Damit sind Sie und das Unternehmen in einen anonymen Dialog eingetreten, in dem Probleme nicht nur identifiziert, sondern auch gelöst werden können, auch wenn sie sehr komplex sind. Sind solche Ergänzungen zu meinem Bericht so sicher wie der erste Bericht? Die gesamte EthicsPoint-Korrespondenz verläuft genauso strikt vertraulich wie der erste Bericht, stets unter dem Mantel der Anonymität EthicsPoint, Inc. All Rights Reserved Page 6 of 6