compart PDF/A-Unterstützung für Compart Produkte PDF/A White Paper White Paper März 2006

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1 PDF/A White Paper PDF/A-Unterstützung für Compart Produkte White Paper compart Compart Systemhaus GmbH Otto-Lilienthal-Str Böblingen Tel

2 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte II Copyright 2006, Böblingen Otto-Lilienthal-Str. 38 Tel Fax: Auflage () Compart ist ein eingetragenes Warenzeichen der. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie oder in elektronisch verarbeiteter Form) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen vorbehalten. Das vorliegende Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Obwohl bei der Zusammenstellung der Informationen mit großer Sorgfalt vorgegangen wurde, können fehlerhafte Angaben nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für Hinweise auf eventuelle Fehler oder Ungenauigkeiten sind wir dankbar.

3 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte III Vorwort Das White Paper informiert über PDF/A im Allgemeinen, beschreibt die PDF/A- Unterstützung für die Compart Produkte und das PDF/A-Validierungsprofil. Weiterführende Literatur PDF Reference Third Edition Adobe Portable Document Format Version 1.4 ISO/PRF Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) Warenzeichen Alle eingetragenen Warenzeichen anderer Hersteller werden anerkannt und sind geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber.

4 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte IV Inhaltverzeichnis Vorwort... III Weiterführende Literatur... III Warenzeichen... III Inhaltverzeichnis...IV Tabellenverzeichnis...V 1. PDF/A Allgemeine Informationen PDF/A und Untergruppen Compart Produkte und PDF/A PDF/A-1b Standard PDF/A-1b mit Compart Validierung von PDF-Dateien Adobe und die ISO-Norm...10

5 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte V Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Hauptmerkmale des Standards PDF/A-1b...5 Tabelle 2: Einzelmerkmale des Standards PDF/A-1b...6 Tabelle 3: PDF/A-1b XMP-Metadaten...8

6 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 1 1. PDF/A Allgemeine Informationen Im September 2005 hat die Internationale Organisation für Standardisierungen (I- SO) einen neuen Standard zur Archivierung elektronischer Dokumente verabschiedet. Der vollständige Titel der ISO-Norm lautet: ISO , Document management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Der Grund für den neuen Standard: Es gab bei den so genannten CI-Formaten (Coded Information) kein Dokumentenformat, das in Bezug auf seine Spezifikationen und Verbreitung für eine Langzeitarchivierung von Ausgangsdokumenten geeignet erschien. CI-Formate sind in der Lage, alle sichtbaren Inhalte wie Texte, Bilddaten, Vektorgrafiken, Schriften sowie Farbräume in kodierter Form zu beschreiben. Im Unterschied zu den Rasterformaten wie TIFF, JPEG oder GIF sind z. B. Texte in den CI-Formaten nicht in ein Rastermuster aufgelöst, sondern als kodierte Texte enthalten, über die auch noch nach Textbestandteilen gesucht werden kann. Das ist bei Dokumenten im TIFF-Format, das wegen seiner großen Verbreitung und Unterstützung bisher meistens in den Archiven benutzt wurde, nicht möglich. Beim Rendern von Ausgangsdokumenten in Rasterformate geht jede Textinformation verloren, da der Text in Pixelmuster aufgelöst wird. PDF dagegen war von Adobe ausdrücklich nur als Austauschformat entwickelt worden dazu geschaffen, Dokumente von einer Plattform leicht auf eine andere zu übertragen. Eine Kompatibilität über mehr als zwei PDF-Versionen war jedoch nicht garantiert. Daher konnte man nicht davon ausgehen, dass in PDF umgewandelte Dokumente nach mehreren Jahren mit den dann aktuellen PDF-Viewern wie dem Adobe Acrobat Reader angezeigt werden konnten. Andererseits war PDF wegen seiner großen Verbreitung von den CI-Formaten am ehesten dazu geeignet, durch zusätzliche Standardisierungen auch als Langzeitarchivformat tauglich zu sein. Vor diesem Hintergrund haben sich Mitte 2002 die Organisationen AIIM und NPES zusammen mit Adobe auf Betreiben einiger staatlicher Einrichtungen und Firmen darauf geeinigt, in einem Gremium auf Grundlage von PDF einen für diesen Zweck geeigneten Standard zu definieren. Das Ergebnis dieser Bemühungen ist PDF/A.

7 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte PDF/A und Untergruppen Der Standard PDF/A ist unterteilt in PDF/A-1 (Part 1) sowie PDF/A-2 (Part 2). PDF/A-1 wiederum ist unterteilt in PDF/A-1a und PDF/A-1b. Der Standard PDF/A-1b (Level B Conformance) beschreibt die Mindestanforderungen des Standard PDF/A, die an eine Langzeitarchivierung gestellt werden. PDF/A-1a und PDF/A-1b unterscheiden sich im Wesentlichen bezüglich der Textextraktion. PDF/A-1a garantiert, dass die logische Dokumentenstruktur sowie die natürliche Leseordnung erhalten bleibt. Die Textextraktion ist vor allem dann wichtig, wenn Dokumente z. B. auf einem Personal Digital Assistant (PDA) oder anderen Geräten angezeigt werden sollen 1. In diesen Fällen muss der Text auch auf eingeschränkten Bildschirmen neu angeordnet werden können (Tagged PDF). Hierin unterscheidet sich der Standard PDF/A-1b: Er garantiert zwar, dass der Text korrekt angezeigt werden kann, aber nicht, dass der Text auch lesbar bzw. verständlich ist. Compart Produkte unterstützen ausgangseitig den Standard PDF/A-1b. 1 Siehe Abschnitt 508 des US Rehabilitation Act.

8 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 3 2. Compart Produkte und PDF/A Da DocBridge Mill neben anderen Funktionalitäten auch ein vollwertiges COLD- Produkt zur Aufbereitung von Dokumentendatenströmen in archivtaugliche Einzeldokumente inklusive Indexextraktion ist, lassen sich mit dieser Funktionalität die folgenden Datenströme PDF/A-konform aufbereiten und einem beliebigen Archiv zum Import übergeben: AFP, AFP Mixed Mode, PDF, PCL, Xerox LCDS und Metacode mit DJDE, SAP ALF und OTF, ASCII- und EBCDIC-Linemode, Lotus Notes CDR, RTF, WMF und die Rasterformate TIFF, JPEG, BMP, GIF, PNG, TGA und DjVu. Der Application Renderer erlaubt darüber hinaus über einen internen Druckertreiber auch PC-Dokumente sowie Notes-Mail-Datenbanken als PDF/A-Dokumente aufzubereiten.

9 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 4 3. PDF/A-1b Standard Die Spezifikation von PDF/A beziehen sich auf PDF Version 1.4 und benennen die unter diesen Spezifikationen zusätzlich zu erfüllenden Kriterien. Meistens handelt es sich um Einschränkungen von Funktionalitäten, die zwar in PDF V1.4, aber nicht in PDF/A erlaubt sind. Da es bei PDF/A um den statischen, abbildhaften Charakter eines Dokuments geht, sind sämtliche interaktiven Elemente innerhalb eines Dokuments verboten, wie z. B. JavaScripts. Außerdem dürfen PDF/A- Dokumente geräteunabhängige Farbräume enthalten, die mit Hilfe von ICC- Profilen beschrieben werden. Nicht zulässig ist die Kombination von geräteabhängigen Farbräumen (CMYK und RGB). Weiterhin sind Passwörter tabu ebenso wie Komprimierungsmethoden, deren Verwendbarkeit lizenzrechtlich nicht zweifelsfrei unterstellt werden kann (z. B. LZW). Alle Schriften, einschließlich der 14 Standard-Schriften, müssen eingebettet werden. Hinweis: Beachten Sie, dass sämtliche Merkmale der PDF-Version 1.4 erlaubt sind, es sei denn, sie werden explizit durch PDF/A-1b eingeschränkt.

10 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte PDF/A-1b mit Compart PDF/A-1b kann zurzeit beim 1:1-Kopieren (Binärkopieren) sowie beim Verwenden von entsprechenden Stempeln nicht erzeugt werden. Wenn Dateien gemäß des Standards PDF/A-1b erstellt werden sollen, stehen zwei Modi zur Verfügung: Der strict-modus (Produktion) soll gewährleisten, dass der Standard PDF/A- 1b erreicht wird. Wenn Bedingungen nicht erfüllt werden, wird der Vorgang entweder mit einer Fehlermeldung abgebrochen oder es wird versucht, diese Bedingung matisch zu erfüllen. Der normal-modus (Prüfen) dient zur Erzeugung eines Dokuments, das den Standard PDF/A-1b erfüllt. Für die Merkmale, die nicht den Standard erfüllen, werden Meldungen ausgegeben. Die folgende Tabelle enthält die Umsetzung der wesentlichen Merkmale des Standards PDF/A-1b für die Compart Softwareprodukte. Tabelle 1: Hauptmerkmale des Standards PDF/A-1b Merkmal Beschreibung Verschlüsseln (Encrypt) Meta-Daten Schriften Farbraum Anmerkungen (Annotation) Formulare Es ist nur ein einheitlicher Farbraum zulässig. Unterstützt werden der RGB- sowie der CMYK- Farbraum. Es erfolgt jeweils eine matische Farbraumkonvertierung in den entsprechenden Zielfarbraum. Kundenfarbprofile können ggf. verwendet werden, wenn diese den notwendigen Anforderungen entsprechen. Es können nur ICC- Profile eingebunden werden, die die ICC-Spezifikationen bis Version 4 erfüllen. Datei-, Sound- und Movie-Anhang sind nicht erlaubt. Visuelle Darstellung der Formularfelder bleibt erhalten, Interaktivität wird gelöscht. Modus Meldung strict normal Abbruch Warnung Verschlüsselung des Dokumentes werden aufgehoben Abbruch Transparenzen Transparenzen sind nicht erlaubt Verschlüsseln der Dokumente ist nicht erlaubt, Passwort sowie Dokumenteneinschränkungen wie Drucken, Editieren usw. dürfen nicht gesetzt werden. Folgende Meta-Daten werden als XMP-Datensatz matisch hinzugefügt: Title, Creator, Subject, Creatortool, Producer, Createdate und Modifydate. Alle Schriften müssen eingebettet werden. Die Schriftrechte werden überprüft. Fehlermeldung Schriften konnten nicht eingebettet werden. Abbruch Warnung a) Farbraumkonvertierung wird durchgeführt. b) Kundenprofil kann nicht verwendet werden. Abbruch Warnung Dateianhang wird entfernt. Abbruch Warnung

11 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 6 Die folgende Tabelle beschreibt weitere Merkmale des Standards PDF/A-1b und deren Berücksichtigung bei der Implementierung durch Compart. Tabelle 2: Einzelmerkmale des Standards PDF/A-1b Merkmal Beschreibung Embedded Files-Eintrag im Names-Verzeichnis Encoding-Eintrag in True- Type-Symbolschrift nicht zulässig Encrypt-Eintrag im Dateiende-Abschnitt ID-Eintrag Metadaten nicht als Text eingebettet Metadaten nicht XMPkonform PDF/A verbietet EmbeddedFiles Einträge im Names -Verzeichnis des Catalog -Verzeichnis. PDF/A verbietet den Encoding -Eintrag in einer TrueType-Symbolschrift. PDF/A verbietet die Verwendung des Encrypt -Eintrags (und somit die Verwendung von Verschlüsselung). Der ID -Eintrag im Dateiende-Abschnitt muss vorhanden sein und aus zwei Hexadezimal-Zeichenfolgen bestehen. PDF/A erfordert, dass das Metadata -Verzeichnis keinen Filter -Eintrag enthält, was bedeutet, dass die Metadata -Daten als Text und somit unkomprimiert eingebettet sein müssen. PDF/A erfordert, dass die Daten im Metadata -Eintrag eines PDF-Dokumentes der XMP-Spezifikation folgen. Alternativbild vorhanden Das Bild hat ein alternatives Darstellungsbild. Geräteabhängige Prozessfarbdefinition verwendet, aber kein OutputIntent PDF/A verlangt, dass wenn DeviceGray, DeviceRGB oder DeviceCMYK verwendet werden ein Output- Intent mit einem Ausgabeprofil vorhanden sein muss. CMYK verwendet, aber OutputIntent ist nicht CMYK Alternativfarbraum verwendet CMYK, aber Output- Intent ist nicht CMYK Alternativfarbraum verwendet RGB, aber OutputIntent ist nicht RGB Grau als Farbraum verwendet, aber falsches Ausgabeprofil im OutputIntent Grau als Alternativfarbraum verwendet, aber falsches Ausgabeprofil im Output- Intent DeviceRGB Geräteabhängiger Alternativfarbraum verwendet, aber kein OutputIntent ICC-Profil Ausgabeprofil im Output- Intent fehlt Bild interpolieren DeviceCMYK darf in PDF/A Dateien nur verwendet werden, wenn der OutputIntent ein CMYK Ausgabeprofil enthält. DeviceCMYK darf in PDF/A Dateien nur verwendet werden, wenn der OutputIntent ein CMYK Ausgabeprofil enthält. Die Verwendung von DeviceRGB ist in PDF/A verboten, wenn das Ausgabeprofil im OutputIntent kein RGB-Profil ist. Die Verwendung von DeviceGray ist in PDF/A verboten, wenn der OutputIntent kein Gray, RGB oder CMYK Ausgabeprofil enthält. Die Verwendung von DeviceGray ist in PDF/A verboten, wenn der OutputIntent kein Gray-, RGB- oder CMYK-Ausgabeprofil enthält. Die Verwendung von DeviceRGB ist in PDF/A verboten, wenn das Ausgabeprofil im OutputIntent kein RGB-Profil ist. PDF/A verlangt, dass wenn DeviceGray, DeviceRGB oder DeviceCMYK verwendet werden ein OutputIntent mit einem Ausgabeprofil vorhanden sein muss. ICC Profile der Version 4 oder neuer sind in PDF/A verboten. PDF/A verlangt, dass ein OutputIntent ein Ausgabeprofil enthält. PDF/A erfordert, dass die Einstellung Bild interpolieren - sofern vorhanden - auf false gesetzt sein muss. Compart Implementierung Ausgabe Meldung * Siehe Tabelle 3: PDF/A-1b XMP- Metadaten auf Seite 8. checked* ICC-Profil ist nicht gültig, falsche Version, Version < 4

12 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 7 Tabelle 2: Einzelmerkmale des Standards PDF/A-1b Merkmal Beschreibung Compart Implementierung Ausgabe Meldung CID Systeminfo und CMap nicht kompatibel PDF/A erfordert, dass die Einträge für CIDSystemInfo und CMap in einer CID-Schrift kompatibel sind. Datenobjekt/Dateigröße Datei größer als 2GB. checked Datei ist größer als 2GB Datenobjekt enthält F - Die Verwendung des F -Eintrags ist in PDF/A nicht Eintrag zulässig. Datenobjekt enthält FDecodeParams -Eintrag Die Verwendung des FDecodeParams -Eintrags ist in PDF/A nicht zulässig. Datenobjekt enthält FFilter -Eintrag Die Verwendung des FFilter -Eintrags ist in PDF/A nicht zulässig. JavaScript nicht erlaubt JavaScripts ermöglichen zum Beispiel die Realisierung interaktiver Funktionen auf PDF-Seiten oder in Formularfeldern. JavaScript-Objekte werden entfernt. Eingebetteter PostScript- PDF/A verbietet die Verwendung von eingebettetem Operator PostScript-Operatoren. Eingebettetes PostScript- PDF/A verbietet die Verwendung von eingebettetem XObjekt PostScript. EF-Eintrag Enthält EF-Eintrag (für eingebettete Datei). Fehlender Glyph in Schriftuntergruppe Formularfeld hat keine visuelle Repräsentation Interaktives Formularfeld Info/Metadaten Kommentare PDF/A erfordert, dass eine Schriftuntergruppe alle Glyphen enthält, die in der Seitenbeschreibung verwendet werden. PDF/A erfordert, dass Formularfelder ein appearance -Verzeichnis (mit der visuellen Repräsentation des Formularfeldes) enthalten. PDF/A verlangt, dass ein interaktives Formularfeld entweder das NeedAppearances flag nicht verwendet oder dieses auf False setzt. Keine Übereinstimmung laut PDF/A von Info und Metadaten. PDF/A verbietet die Verwendung von Kommentaren des Typs FileAttachment, Sound sowie Movie. FileAttachment, Sound und Movie werden entfernt. Kommentar zeigen PDF/A verbietet, dass ein Kommentar auf nicht anzeigen gesetzt ist. Kommentar sichtbar PDF/A verbietet auf unsichtbar gesetzte Kommentare ( Invisible flag). Kommentar versteckt PDF/A verbietet auf versteckt ( hidden ) gesetzte Kommentare. Kommentar druckend PDF/A verlangt, dass alle Kommentare auf druckend gesetzt sind. LZW-Komprimierung Wegen existierender Patente und damit verbundener Lizenzaspekte ist LZW-Komprimierung in PDF/A- Dokumenten verboten. DeviceN PDF/A-1 erlaubt max. acht Farbkanäle für DeviceN. n.a. PDF/A-Eintrag PDF/A-Eintrag nicht vorhanden. Schriften nicht eingebettet PDF/A erfordert, dass alle Schriften eingebettet sind. checked Schriften werden überprüft, ob Einbetten erlaubt ist. Seitenbeschreibung verwendet ungültigen Operator Typ 2 CID Schrift, CIDto- GIDMap fehlt oder ungültig PDF/A verbietet die Verwendung von Operatoren in einer Seitenbeschreibung, die nicht in der PDF 1.4- Spezifikation definiert sind. Dies gilt selbst dann, wenn sie innerhalb eines BX...EX-Paares vorkommen. PDF/A verlangt, dass ein Typ 2 CIDFont eine Zuordnung von CIDs zu Glyph-Indices hat, oder dass der Name den Wert Identity hat.

13 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 8 Tabelle 2: Einzelmerkmale des Standards PDF/A-1b Merkmal Beschreibung Compart Implementierung Ausgabe Meldung PDF/A Version Ungültige PDF/A-Versionsnummer (muss 1 sein) Ungültiger WMode PDF/A erfordert, dass der WMode -Eintrag in einem CMap-Verzeichnis übereinstimmen muss mit dem WMode -Eintrag in den CMap-Daten. PDF/A-Konformität muss B Ungültiger Wert für PDF/A-Konformität (muss "B" sein sein). Schrift-Encoding PDF/A erfordert, dass TrueType-Schriften (ausgenommen Symbolschriften) einen Encoding-Eintrag mit dem Wert MacRomanEncoding oder WinAnsiEncoding verwenden. Aktionen zur Steuerung PDF/A erfordert, dass ein PDF keine anderen benannten Aktionen verwendet als NextPage, PrevPage, FirstPage und LastPage. Ebenen nicht erlaubt Verwendet Ebenen JPEG2000-Kompression Verwendet JPEG2000-Kompression nicht erlaubt Seiten-Skalierung nicht Verwendet Seiten-Skalierungsfaktor erlaubt Transferfunktion nicht erlaubt PDF/A verbietet die Verwendung einer Transferfunktion. Transparenz nicht erlaubt PDF/A verbietet die Verwendung teilweiser Transparenz checked Transparenzen werden entfernt. AA-Einträge nicht erlaubt PDF/A verbietet die Verwendung zusätzlicher Aktionen ( AA -Einträge). * Wird von Compart erfüllt. ** Hängt von der Systemumgebung ab. In der folgenden Tabelle enthält die von Compart verwendeten XMP-Metadaten. Tabelle 3: PDF/A-1b XMP-Metadaten Element XMP-Typ Beschreibung dc:title Text Titel dc:creator Text Verfasser dc:subject Text Thema dc:keywords Text Stichwörter dc:creatortool Text Erstellt mit... dc:producer Text Erzeuger dc:createdate Date Erstellungsdatum dc:modifydate Date Geändert-Datum

14 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte 9 4. Validierung von PDF-Dateien Um eine Prüfung durchzuführen, ob das erstellte PDF-Dokument den Standard PDF/A-1b erfüllt, steht zurzeit Adobe Acrobat Professional zur Verfügung. Eine Dokumentprüfung führen Sie mit dem Programm folgendermaßen durch: PDF-Dokument laden. Menü Erweitert Preflight. Preflight-Fenster wird geöffnet. "Profil Konform mit PDF/A-1b" auswählen. Preflight starten. Die Fehler werden in einem Fenster angezeigt. Bitte beachten Sie, dass nur Adobe Acrobat 7.0 Professional Version die aktuellen Profile für die Überprüfung auf PDF/A-1b enthält. Gemäß den Aussagen der callas software GmbH (sie entwickelt u. a. Software zur PDF-Validierung, dieses Modul wird auch von Adobe verwendet) wird der Standard PDF/A-1a (inkl. Strukturinformationen) zurzeit nicht unterstützt.

15 PDF/A Unterstützung für Compart Produkte Adobe und die ISO-Norm Zurzeit verwendet Adobe Acrobat für das Erzeugen und das Validieren von PDF/A-1b einen Namespace, der nicht der ISO-Norm entspricht, während Compart bei der Erzeugung von PDF/A-1b-Dateien sich an die ISO-Norm hält. Beim Validieren von Compart PDF/A-1b-Dateien wird deshalb die Fehlermeldung PDF/A Label missing ausgegeben. Der Fehler kann durch eine Programmaktualisierung von Adobe in Zukunft behoben werden.