PDF/A - Der neue Standard für die Archivierung elektronischer Dokumente

Transkript

1 PDF/A - Der neue Standard für die Archivierung elektronischer Dokumente 6./7. Dezember, Karlsruhe Karlsruher Archivtage 2007 der GMDS Mitglied des Vorstands PDF/A Competence Center intarsys consulting GmbH 1

2 intarsys intarsys consulting GmbH seit 1996 im Bereich Output Management und elektronische Dokumente Sitz: Karlsruhe Produkte EForm Server Output Management Broker, elektr. Formular-Ver/ Entsorgung PDF/A Live! (Client + Server) PDF Plattform CABAReT Stage (Viewer, Editor, Formular-Designer, Java API) PDF/A Validierung/Korrektur/Erzeugung Sign Live! (Client + Server) von einfacher über biometrischer bis zu qualifizierten Signatur von Dokumenten Server, Client, Java API jpod (Java PDF Bibliothek, Open Source) 2

3 Aufbewahrungspflichten Gesetzgeber schreibt Aufbewahrung und entsprechende Dauern vor, aber keine Vorgabe für technisches Format! Keine Format-Migrationen während der Archivierungsdauer Lebensversicherungen Rentenakten Darlehensakten Rechnungen Anlagendokumentation Produktdokumentationen Archivare Bibliotheken Jahre 100 3

4 PDF/A - Hintergrund Mai 2002: Initiative aus AIIM (Association for Information and Image Management) und NPES (National Printing Equipment Association) sowie der US Court Administration für Schaffung eines Standardformats für elektronisch archivierte Dokumente Oktober 2002: Kick-Off zusammen mit Firmenvertretern von Adobe Systems, Surety Inc., EMC, Merck, Appligent, Library of Congress (später noch EDS, Glaxo Smith Kline, Xerox, Honeywell etc.) 4

5 PDF/A - Hintergrund ISO Joint Working Group JWG5 wurde gebildet aus Vertretern von ISO/TC42 Photography, ISO/TC46 Information and Documentation und ISO/TC130 Graphic Technology September 2005: Verabschiedung des Standards ISO

6 PDF/A - Die ISO-Standardisierung ISO PDF/A ISO PDF/A Part 1 ISO a PDF/A Part 1 Level A Sep/Dez 2005 ISO b PDF/A Part 1 Level B ISO PDF/A Part 2!"#$%"&#!'"&() *#&"+&%+)!"# $%&&'($,-./0) :3..1;012)<1./ Offizieller Titel der ISO-Norm Document Management Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) )*+,-./01-2/23.-./ */8+1 9*+,-./01:86.1:*7-201:*716*/3(0.7-1 ;7.<.7=208*/141 =>.0)9?) ><.1*:1?)@1$AB1C?)@DE($F1!"#$%&'()"()&*+,"'$#(-(.&/,0$()"(1%*2%"/()"#()&*+,"'$#( 6

7 PDF/A - Die ISO-Standardisierung... definiert ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, das einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion. (aus ISO ) Die ISO stellt lediglich eine Einschränkung der zugrunde liegenden Spezifikation von PDF 1.4 dar Ein Verständnis der ISO ohne die PDF 1.4 Reference und der damit verbundenen Dokumente (z.b. XMP Reference, Fonts) ist nicht möglich 7

8 PDF/A - Die ISO-Standardisierung PDF 1.4 ist eine dauerhaft öffentlich verfügbar gemachte Spezifikation einer Firma (Adobe Systems Inc.) Fortschreibung der Spezifikation ( ) wird auf Basis von PDF 1.7 (künftig ISO32000) erfolgen Technical Corrigendum 2007 erschienen 8

9 PDF/A - Restriktionen (1) Abgeschlossenheit (self-containment) Einbettung aller Fonts (Beachtung der Lizenzrechte) Keine externen Referenzen (Links, etc.) Keine eingebetteten Dateien, die nur mit entsprechenden Programmen bearbeitet werden können (Ton, Filme etc.) Ablage von Nutzinformationen wie z.b. Formularfelder oder Signaturen oder Dokumentzustände 9

10 PDF/A - Restriktionen (2) Ausgabegeräteunabhängigkeit (deviceindependence) Keine gerätespezifischen Farbprofile Einbettung aller Farbräume Selbstbeschreibung (self-describing) Metadaten zur Beschreibung des Dokuments selbst (z.b. Autor, Erstellungsdatum, Zweck, Schlüsselwörter etc.) müssen dem XMP- Framework (extensible Metadata Platform) entsprechen 10

11 PDF/A - Restriktionen (3) Transparenz (transparency) Mit einfachen Mitteln muss die PDF/A-Datei zu analysieren und zu interpretieren sein ( Texteditor) Keine Kompression (bezieht sich auf PDF- Strukturen, nicht auf eingebettete Bilder!) Keine Binärinhalte wie Sound oder Movies (d.h. Verzicht auf externe proprietäre Anwendungen zur Interpretation) 11

12 PDF/A - Restriktionen (4) Zugreifbarkeit (accessibility) Keine Verschlüsselung Keine interne Berechtigungen (z.b. keine User- Passwords oder Druck-Schutz) obliegt dem Archivierungssystem 12

13 ... und zur weiteren Klarstellung!! Technical Workgroup des PDF/A Competence Center gibt TechNotes heraus Erläuterungen und Klarstellungen des ISO- Standards TN Namespaces TN Color TN Meta Data in PDF/A TN Digital Signatures relevant für Produkt-Hersteller rund um PDF/A und Beratung bzgl. Document Policy und Workflows 13

14 PDF/A - Vergleich PDF/A-1a und 1b Inhaltliche Struktur (Tagged PDF) Visuelle Darstellung Recherchierbarkeit Barrierefreiheit (dynamischer Umbruch) PDF/A-1a Komplexität PDF/A-1b Unterstützung durch Marktsoftware

15 und noch ein Wort zu Signaturen... PDF/A erlaubt eingebettete digitale Signaturen (als einziges standardisiertes Doku-Fomat überhaupt) eine PDF nach PDF/A -Konvertierung ist eine technische (nicht inhaltliche) Anpassung Veränderung der technischen PDF-Strukturen Veränderung des Hash-Wertes des PDF- Dokuments Eine bereits vorhandene Dokumentensignatur wird gebrochen PDF/A-Konvertierung in den Geschäftsprozessen so spät als möglich, ABER immer VOR der elektronischen Signierung 15

16 Perspektiven für Konvertierung PDF/A-Konvertierung bereits signierter PDF- Dokumente Brechen der Originalsignatur nicht zu umgehen, aber Protokollierung sämtlicher Konvertierungsschritte Re-Signieren des Änderungsprotokolls Re-Signieren des Dokuments 16

17 Der nächste Schritt: PDF/A-2 erwartet für Ende 2008/Anfang 2009 erlaubt Transparenz (bereits in PDF 1.4 definiert) nutzt/erlaubt neuere PDF-Features (Basis: PDF 1.7) JPEG2000 Ebenen UserUnits (Seitenskalierung) neu eingeführte Kommentar-Arten Unicode-Pfade für Hyperlinks strengere Anforderungen an Glyphen in eingebetteten Schriften drei Konformitätslevel: a (= accessible), b (= basic), u (Text kann nach Unicode abgebildet werden) 17

18 Fokus PDF/A-Einsatz Langfristige Archivierung von PDF- Dokumenten Verträge, Formulare, elektronisch signierte Dokumente, Handbücher, Produktdokumentation etc. Weg vom TIFF-Format Recherchierbarkeit über Textinhalte, Metadaten etc. zusätzliche Meta-Informationen können integriert werden beste Darstellungsqualität Speicheroptimal bei großen Dokumenten Ausdehnung auf gesannte Dokumente: Einbettung von Scans in PDF/A- Rahmendokumente 18

19 Bisherige Lösungen Schlechte Imagequalität vs. Dateigrößen 19

20 Bisherige Lösungen Schlechte Imagequalität vs. Dateigrößen TIFF/BMP JPEG FAX G4 23,8 MB 180 kb 60 kb 19

21 PDF/A verbesserte Kompression Bei schwarz/weissen Belegen JBIG2 - ISO/IEC Positioniert sich statt TIFF G4 Verlustfreie und verlustbehaftete Kompression möglich Eingebettet in PDF/A, verfügbar im Reader 20

22 PDF/A verbesserte Kompression Bei schwarz/weissen Belegen JBIG2 - ISO/IEC Positioniert sich statt TIFF G4 Verlustfreie und verlustbehaftete Kompression möglich Eingebettet in PDF/A, verfügbar im Reader FAX G4 JBIG2/lossless JBIG2/lossy 60 kb 46 kb 29 kb 20

23 PDF/A verbesserte Kompression Bei farbigen Belegen Sehr hohe Kompression, voller Erhalt der Lesbarkeit Erhalt der Farbigkeit und der visuellen Qualität 21

24 PDF/A verbesserte Kompression Bei farbigen Belegen Sehr hohe Kompression, voller Erhalt der Lesbarkeit Erhalt der Farbigkeit und der visuellen Qualität TIFF FAX G4 JPEG PDF/A 23,8 MB 60 kb 180 kb 65 kb 21

25 Das PDF/A Competence Center Ziele : Förderung von digitalen Dokumenten-Standards Verbandsname ist Association for Digital Document Standards e.v. Bündelung des PDF/A Know-hows der Anbieter Kompetente Informationen für Anbieter und Anwender Historie: 1. Idee im Dezember 2005 Heute > 60 Mitglieder Sitz des Verbandes: Berlin internationale Ausrichtung Mitglieder aus Europa, USA, Asien, Südamerika, Russland, Arabien Offen für Anbieter und Anwender 22

26 Kontakt 1. International PDF/A- Conference Amsterdam intarsys consulting GmbH Bahnhofplatz 8 D Karlsruhe Fon: bwild@intarsys.de - Association for Digital Document Standards e.v. c/o LuraTech Europe GmbH Kantstr. 21 D Berlin Fon +49 (0)