PDF/A Document Lifecycle Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG

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1 PDF/A Document Lifecycle Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG

2 PDF Tools AG Facts Sheet Gründung Marktleistung Positionierung Kunden ISO PDF/A Competence Center 2002 als Spin-off der GLANCE AG Software Engineering Seit 1994 im Markt für PDF Werkzeuge Hersteller von Software-Komponenten und Lösungen rund um das PDF-Format, aber auch TIFF, JPEG und weitere Fokussiert auf High-Performance, High-Volume und High-Quality Software (3-Heights ) für Serveranwendungen insbesondere Konversion von Dateiformaten, Anzeige und Druck, Verarbeitung, Prüfung uvm. OEM, Integratoren, IT-Abteilungen über 4000 in 60 Ländern Die Experten der PDF Tools AG sind Delegierte der Schweizerischen Normenvereinigung (SNV), stimmberechtigtes Mitglied in der ISO Working Group 171 (PDF/A, PDF/UA, PDF/VT und PDF 1.7, PDF 2.0) Mit-Initiantin und Gründungsmitglied des PDF/A Competence Centers mit heute über 100 Mitgliedern wie Adobe, Kofax, Nuance, T- Systems 2

3 Inhalt Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Dokumente Warum spielt das Dokumentenformat eine Rolle? Anforderungen an das Dokumentenformat für die Archivierung Die PDF Standards im Überblick PDF 1.7 PDF/A Digitale Signaturen und PDF/A Ausgangslage Was ist eine Digitale Signatur Was ist eine Elektronische Signatur Anwendungsszenarien Posteingang und Scanning, Fax, s Office und SharePoint Archivmigration, Massensignatur Postausgang und Druckdatenströme Projekterfahrungen 3

4 Fall 1: Nicht eingebettete Schriften 4

5 Fall 2: Unterschiede in der Darstellung 5

6 Fall 3: Nicht durchsuchbarer Text 6

7 Das Dokumentenformat spielt doch eine Rolle! Archivsysteme speichern Objekte Relationen Metadaten Kommentare Möglichst viele Informationen sollten im Dokument gespeichert sein Der Lebenszyklus der Systeme ist deutlich kürzer als der Lebenszyklus der aufzubewahrenden Dokumente Eingebettete Metadaten und Signaturen Zusammenführen von Dokumenten zu Akten (Dossiers) Archivsysteme sollen Prozesse unterstützen Das Finden von Akten Den Schutz vor unberechtigtem Zugriff Protokollierung der Zugriffe 7

8 PDF/A Das Standard Archivformat PDF/A ist ein ISO Standard Die ISO Norm definiert ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A. Das Format bietet einen Mechanismus, der elektronische Dokumente auf solche Weise darstellt, dass das visuelle Erscheinungsbild über lange Zeit erhalten bleibt, unabhängig von Werkzeugenund Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion. Der Standard wird in Teilen veröffentlicht: PDF/A-1 (2005) basiert auf PDF 1.4 (Adobe) PDF/A-2 (2011) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000) PDF/A-3 (2012) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000) PDF/A Whitepaper: 8

9 Aufbau der PDF-Standards 9

10 XMP Metadaten Was ist XMP? Erweiterbares Format zur Speicherung von Metadaten basierend auf XML Ist unabhängig vom Dokumentenformat (PDF, JPEG, TIFF, etc.) Wird in das Dokument eingebettet Wo wird es eingesetzt? In der Archivierung Für die Steuerung von Arbeitsprozessen Für den Dokumentenaustausch Für Suchmaschinen Was sind die Vorteile? XMP wird zum ISO Standard für Dokumenten-Metadaten 10

11 Was ist ein gültiges PDF? PDF Validator 11

12 Was heisst PDF/A Konformität? 12

13 Fehler in der Wiedergabe (bei gleichzeitiger Konformität) Orginal-Datei Konvertierte Datei 13

14 Digitale Signaturen: Ausgangslage Suisse ID Gesetzes- Konformität Standards Zertifizierung SNV, ISO Digitale Signatur Dokumenten- Formate PDF, XML Kunden Dig. Geschäfte Archivierung Rechtssicherheit Signatur- Technologien 14 14

15 Was ist eine Digitale Signatur? Eine Digitale Signatur ist ein kryptologisches Verfahren, eine Elektronische Signatur zu erstellen. Zum Erstellen einer Digitalen Signatur wird der private Schlüssel eines Zertifikates verwendet. Zum Validieren einer Digitalen Signatur wird der öffentliche Schlüssel dieses Zertifikats benötigt. Es gibt folgende Typen von Digitalen Signaturen: Document Signature -> Benutzersignaturen, sichtbar Modification Detection and Prevention Signature (MDP) ->Autorensignaturen, unsichtbar Usage Rights Signature (UR3) -> v.a. für Acrobat Reader Extensions, unsichtbar 15 15

16 Was ist eine Elektronische Signatur? Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur: Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder die logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen. Elektronische Signatur ist ein juristischer Begriff, welcher in verschiedenen Ländern und Sprachen eine andere Bedeutung hat. In der Schweiz und Deutschland wird zwischen folgenden drei Stufen unterschieden: Allgemeine/einfache elektronischen Signatur Fortgeschrittene elektronische Signatur Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) Samples (Sicherheit)\Bundesgesetz Elektronische Sig.pdf -> stellt Integrität sicher -> stellt Authentizität sicher -> sichere Infrastruktur 16 16

17 PDF/A und digitale Signatur Eingebettete Signaturen Der Standard spezifiziert elektronische Signaturen als Teil der Dokumentenstruktur. Das hat die folgenden Vorteile: Teilbereiche des Dokuments können bei Bedarf von verschiedenen Personen signiert werden. Es kann mehrfach signiert werden, z.b. in Signatur-Workflow-Anwendungen (Zahlungsverkehr) oder Nach-Signaturen in Archiven. Ein signiertes PDF/A Dokument bleibt PDF/A konform. Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen nach dem Schweizerischen Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) und dem deutschen Signaturgesetz sind konform zum PDF/A Standard. Signaturen für die Langzeitarchivierung Der Standard erlaubt die Verwendung von speziellen digitalen Signaturen für die Archivierung (z.b. ETSI, ArchiSig usw.) 17 17

18 Posteingang und Scanning 18

19 Office und SharePoint

20 Archivierung Artikel: Die Langzeitaufbewahrung von s, DOK Magazin vom 13. Dezember 2011) 20

21 Webseiten Archivierung 21

22 Massensignaturen

23 Archivmigration 23

24 Projekterfahrungen 7 Jahre PDF/A Projekterfahrung Viele Branchen: Banken, Versicherungen, ÖV, Industrie Breite Anwendungen: Scanning und Digital Born Documents Typische Fragen Wo brauche ich PDF/A? An welcher Stelle im Prozess wandle ich nach PDF/A um? Wie stelle ich sicher, dass nur PDF/A konforme Dokumente ins Archiv gelangen? Wie passe ich digitale Signaturen in den Arbeitsprozess ein? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bezüglich Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft muss ich beachten? Empfehlung Bei Einführungsprojekten genügend Budget für Beratungsdienste bereitstellen. Die Erfahrung zeigt, dass damit in den Umsetzungsphasen einige Kosten vermieden werden. 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Ansprechperson für Fragen: Ulrich Altorfer Head of Sales EMEA Tel.: