MyVolley Manager. Anleitung für RVZ Vereine. Regionaler Volleyballverband Zürich (RVZ) für

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1 MyVolley Manager für Regionaler Volleyballverband Zürich (RVZ) Anleitung für RVZ Vereine Version 3.0 / 26. September 2006

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Login Hauptbildschirm Vereinskontakte verwalten (Funktionäre und Schiedsrichter) Vereinskontakte bearbeiten Neuen Vereinkontakt erstellen Suchen nach bestehenden Personen-Datensätzen Erfassen eines neuen Adressdatensatzes Teams verwalten Team bearbeiten Teamadressen verwalten (Hauptverantwortliche angeben) Neues Team erfassen Hallen verwalten und angeben Hallen zu Favoriten hinzufügen Hallensuche mittels Suchformular Hallenfavoriten entfernen Neue Halle erfassen Schlusskontrolle Anmeldung Spielterminerfassung nach Spielplansitzung Spielplan bearbeiten Erfassung der Favoritenhallen Datum, Zeit und Halle erfassen Bearbeitung speichern Bearbeitung definitiv abschliessen Spielplan anzeigen Resultatmeldung MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

3 1. Einleitung Dieses Dokument soll dem Neueinsteiger bei der Verwaltung der Vereinsdaten auf MyVolley helfen. Vorerst ist sie auf die Meisterschaftsanmeldung und die Erfassung der Spieltermine nach der Spielplansitzung (welche kurz bevorsteht) ausgerichtet und wird später ergänzt werden. Voraussetzungen zur Administration via Internet sind eine Computer mit Internetanschluss. Je schneller dieser ist, desto zügiger kann gearbeitet werden. Es ist egal, ob Sie zu Hause sind oder im Büro Sie haben jederzeit Zugang zur Applikation. 2. Login Um die Applikation zu starten, öffnen Sie bitte auf Ihrem PC einen Internet-Browser (Microsoft IE, Mozilla Firefox, Netscape, Opera, usw.) und geben Sie in der Adresszeile folgende URL ein: Es erscheint die Login-Maske: Bitte geben Sie in die Felder "Benutzernamen" und "Passwort" die Daten ein, die Sie von Swiss Volley oder Ihrem Regional- Verband erhalten haben. Wenn Sie das Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf "Passwort vergessen" und fahren Sie gemäss Anweisungen fort. Nachdem Sie Ihre Angaben eingegeben haben klicken Sie auf den Login-Button oder drücken Sie die <ENTER>-Taste. 3. Hauptbildschirm Es erscheint der Hauptbildschirm, der unterteilt ist in zwei Bereiche: Links die Navigation sowie im rechten grösseren Teil der Anzeigebereich. Um einen Navigationspunkt zu aktivieren, klicken Sie entweder auf den Navigationstitel oder im Falle von verschachtelten Navigationsrubriken auf das Plus-Zeichen hinter dem Navigationstitel (Die zweite Navigationsstufe öffnet sich daraufhin). MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

4 4. Vereinskontakte verwalten (Funktionäre und Schiedsrichter) Klicken Sie auf den Navigationspunkt "Vereinskontakte", um Ihre Vereinskontakte anzusehen, zu bearbeiten, zu löschen oder neue Kontakte zu erstellen. Evtl. sind zum Zeitpunkt Ihres ersten Einloggens vom System bereits automatisch einige Kontakte hinzugefügt worden. Jeder Kontakt bekommt eine Funktion zugewiesen. Es können auch mehrere Funktionen pro Person erfasst werden. Für jede Funktion muss ein Kontakt erstellt werden. Wenn also dieselbe Person zwei Funktionen auf sich vereint, muss sie hier auch zweimal eingetragen werden. Swiss Volley Region Zürich möchte von Ihnen zur Saisonanmeldung mindestens diese Funktionäre hier erfasst haben: Präsident Hauptverantwortlicher Spielplanverwalter Alle Schiedsrichter, welche für Ihren Verein pfeifen Nachwuchsverantwortlicher Andere Funktionäre dürfen natürlich gerne eingegeben werden. Sie dienen dem Sekretariat des RVZ zu einer rascheren und gezielteren Korrespondenz mit Ihrem Verein. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

5 4.1 Vereinskontakte bearbeiten Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten wollen, klicken Sie auf das Stift-Icon ( ) hinter dem Funktionär. Es erscheint eine Eingabe-Maske, in welcher Sie die Änderungen an der Person vornehmen können. (ACHTUNG: Änderungen in diesem Formular haben zur Folge, dass Ihre Eingaben durch Swiss Volley überprüft werden, da pro Person in diesem System nur noch ein Datensatz besteht, sei dies bei Swiss Volley, dem RVZ oder als Beachspieler!). Die Funktion eines Kontaktes kann mittels oberstem Dropdown eingestellt werden. Mit Klick auf das Disketten-Icon können Sie Ihre Angaben speichern. Das Formular bleibt geöffnet. Mit Klick auf das Icon speichern Sie Ihre Angaben und schliessen das Formular. Mit Klick auf das Icon verlassen Sie das Formular ohne die Änderungen zu sichern. 4.2 Neuen Vereinkontakt erstellen Einen neuen Vereinkontakt erstellen Sie, indem Sie auf das Icon oberhalb der Kontakte klicken. Es erscheint eine Abfrage, ob Sie die Adresse im Swiss Volley Zentralverzeichnis suchen und verwenden wollen, oder ob Sie die Person ganz neu erfassen wollen. Zu 98% existiert die gewünschte Person schon in unserer Datenbank! Bitte suchen Sie zuerst gründlich nach der Person. Alle neu erfassten Personen werden von Swiss Volley auf Doppelgänger geprüft. Wir sind sehr bestrebt darin, dass nur 1 Datensatz pro Person in der Datenbank liegt. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

6 4.2.1 Suchen nach bestehenden Personen-Datensätzen Klicken Sie auf die Lupe um nach einem bestehenden Datensatz zu suchen. Es wird ein neues Fenster aufgehen, in welchem das Suchformular erscheint. Sollte bei Ihnen kein neues Fenster aufgehen, achten Sie bitte auf Angaben Ihres Browsers. Evtl. müssen Sie den PopUp-Blocker des Browsers so einstellen, dass von der Seite myvolley.volleyball.ch PopUp-Fenster erlaubt sind. In diesem Abschnitt können Sie nach Namen und/oder Vornamen suchen. Hier können Sie nach der Swiss Volley Nummer suchen, falls diese bekannt ist Diese Suche ermöglicht eine Volltextsuche in beinahe allen Feldern des Datensatzes. Wenn Sie Ihre Suchkriterien eingegeben haben, klicken Sie auf den Suchen-Button Es erscheint eine Liste aller Datensätze, die auf Ihr Suchkriterium zutreffen: Markieren Sie den Datensatz, der auf Ihre gewünschte Person zutrifft (Aus Datenschutzgründen können wir nicht mehr Merkmale anzeigen) und klicken Sie anschliessen auf den Button "Übernehmen" um den Datensatz auszuwählen. Sie erhalten nun das Adressenformular, in welchem Sie Ihrem Kontakt die gewünschte Funktion eingeben können. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

7 Wählen Sie die gewünschte Funktion aus der Dropdown-Liste aus und ergänzen/korrigieren Sie allenfalls die Adressangaben. Namen und Vornahmen sollten nur in ganz wenigen Fällen geändert werden (z.b. Hochzeit) Anschliessend können Sie auf das "Speichern und Schliessen" Symbol klicken und der Kontakt erscheint neu unter Ihren Vereinkontakten. Ihre Änderungen am Datensatz sind vorerst provisorisch und werden von Swiss Volley geprüft Erfassen eines neuen Adressdatensatzes Wenn Sie trotz Suche die gewünschte Adresse nicht in unserer Datenbank gefunden haben können Sie einen neuen Datensatz erstellen. Klicken Sie dazu auf den Neu-Button in der Auswahl-Abfrage. Es erscheint eine leere Adress-Maske. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

8 Füllen Sie in einem ersten Schritt alle zwingend erforderlichen Felder aus. Für die Orts- und PLZ- Eingabe empfehlen wir, mittels Lupe nach den korrekten Daten zu suchen. Klicken Sie anschliessen auf den "weiter"-button. In der obersten Zeile wird angedeutet, dass diese Adresse eine neue Swiss Volley Nummer erhalten hat. Nun müssen Sie der Adresse nur noch eine Funktion zuweisen, ggf. noch Ihre Angaben ergänzen oder korrigieren und mit dem Button "Speichern und Schliessen" die Neuerfassung abschliessen. Diese wird von Swiss Volley geprüft und falls keine Doppeleinträge für diese Adresse gefunden wurden, bestätigt. Dennoch sehen Sie die Adresse bereits unter Ihren Vereinkontakten und könne mit Ihr Arbeiten MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

9 5. Teams verwalten Unter dem Navigationspunkt "Teams" finden Sie je nach Berechtigungen verschiedene Unterrubrik- Punkte. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Anzeigen" um eine Übersicht über Ihre Teams zu erhalten. Bei einigen Vereinen sind bereits die Teams vollständig erfasst und müssen nur noch kontrolliert werden. Andere vereine müssen alle Teams neu erstellen. Wie dies geschieht wird in den folgenden Abschnitten erklärt. Die Links "Spielplan bearbeiten" und "Spielplan anzeigen" werden erst in einer späteren Phase der Saison aktiv werden. In der Tabelle "Bestehende Teams" erhalten Sie eine Übersicht über die bereits im System vorhandenen Teams Ihres Vereines. Um Teamangaben zu editieren oder ein Team zu löschen klicken Sie auf den Link "Team bearbeiten". Um einen Teamverantwortlichen zu erfassen oder zu editieren, klicken Sie auf den Link "Adressen" Um ein neues Team, das in der Liste fehlt zu erfassen, klicken Sie auf den Link "Neues Team" 5.1 Team bearbeiten Wenn in Ihrem Verein NLA-, NLB- oder 1.Liga-Mannschaften spielen, werden diese durch einen von Swiss Volley erstellten Benutzer verwaltet und erscheinen nicht auf Ihrer Liste! Bitte erfassen Sie diese Teams nicht neu sondern überlassen Sie das dem jeweiligen Benutzer von Swiss Volley! Wenn Sie auf den Link "Team bearbeiten" hinter dem gewünschten Team geklickt haben, erscheint unterhalb der Liste ein Bearbeitungs-Formular: Hier können Sie das Geschlecht, die Kategorie/Liga sowie den Teamnamen verändern. Der Teamnamen ist der Namen, mit welchem das Team in den Resultatlisten, Tabellen usw. aufgeführt wird. Es ist NICHT notwendig, den Teamnamen mit der Liga zu ergänzen. Dies passiert durch das System automatisch! Falls Sie planen, mit diesem Team am Swiss Cup teilzunehmen, markieren Sie bitte das Kästchen "nimmt teil" Wenn Sie das Team löschen wollen, klicken Sie auf den Button "Team löschen". ACHTUNG: Wenn Sie ein Team löschen und wieder neu erfassen, verlieren Sie alle History-Einträge der vergangenen Jahre. Löschen Sie also nur äusserst vorsichtig Teams! MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

10 5.2 Teamadressen verwalten (Hauptverantwortliche angeben) Wenn Sie in der Teamübersicht hinter einem Team auf den Link "Adressen" klicken, können Sie den Teamverantwortlichen erfassen. Evtl. hat das System für Sie schon einen Eintrag erfasst, den Sie löschen oder bearbeiten können. In diesem Beispiel existiert noch kein Teamverantwortlicher für das JA3 Frauen-Team. Durch Klick auf das Neu-Icon bei "Neuen Kontakt hinzufügen" können Sie nun analog zu den Vereinskontakten eine neue Adresse als Teamverantwortlichen auswählen. Die Adresse erscheint danach in dieser Ansicht. 5.3 Neues Team erfassen Um ein neues Team Ihrer Liste hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf den Link "Neues Team" unterhalb der Liste der bestehenden Teams für Ihren Verein. Es erscheint eine Maske, in welchem Sie das Geschlecht, die Ligazugehörigkeit sowie den Teamnamen bestimmen können. Defaultwert für den Teamname ist der Vereinsname und dieser kann auch gut so belassen werden. Geben Sie bitte noch an, ob das Team am Swiss Cup teilnehmen will und klicken Sie danach auf den Button "Team erstellen". Das Team erscheint nun in der Liste Ihrer bestehenden Teams und kann mit einem Teamverantwortlichen durch Klick auf den Link "Adressen" ergänzt werden. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

11 6. Hallen verwalten und angeben Sie können für Ihren Verein Favoritenhallen angeben. Diese werde Ihnen später bei der Spielplanbearbeitung als Hallenauswahl für Spielansetzungen angezeigt werden. Um eine Halle zu Ihren Favoriten hinzuzugeben, klicken Sie bitte auf den Link "Favoriten". Fall Sie eine neue Halle eingeben möchten, die noch nicht in unserer Datenbank existiert, klicken Sie auf den Link "Neu". 6.1 Hallen zu Favoriten hinzufügen Wenn Sie auf den Navigationspunkt "Favoriten" geklickt haben, erscheint die Übersicht der Hallenauswahl. Diese ist in 3 Teilabschnitte gegliedert: Suchformular für Hallensuche Favoriteneinträge als Listenansicht Liste aller erfassten Hallen zum Durchblättern und auswählen In diesem Screenshot wurde für den Verein noch keine Favoritenhallen ausgewählt. Diese können Sie nun auf zwei Arten auswählen: a) über die Suchmaske suchen Sie z.b. mit Angabe der Postleitzahl nach einer bereits erfassten Halle b) Sie durchblättern die Liste unten an der Seite und klicken einfach auf die Halle, die Sie den Favoriten hinzufügen möchten Hallensuche mittels Suchformular In diesem Beispiel wurde in das Formularfeld "Ort" Uster eingegeben. Beachten Sie, dass Gross-/Kleinschreibung hier nicht relevant ist. Als Suchresultate erscheinen die erfassten Hallen von Uster. Falls Ihre Halle unten den Suchresultaten auftritt, können Sie sie durch Klick auf die Halle zu den Favoriten hinzufügen. Falls Ihre Halle fehlt, können Sie sie mit dem Navigationspunkt "Neu" neu erfassen und anschliessen hier wieder auswählen. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

12 6.1.2 Hallenfavoriten entfernen Um eine Halle aus der Favoritenliste zu entfernen, genügt ein Klick auf die Halle selber. Sie verschwindet anschliessend aus der Favoritenliste. 6.2 Neue Halle erfassen Sollte Ihre Halle nicht in der Suche unter dem Navigationspunkt "Favoriten" aufgetaucht sein, können Sie unter dem Navigationspunkt "Neu" einen neuen Halleneintrag eingeben. Es erscheint eine Maske zur Erfassung der neuen Halle. Bitte geben Sie den Hallennamen ein. Alle anderen Angaben sind optional. Im Sinne einer möglichst vollständigen Information bitten wir Sie aber auch mindestens die Plz und den Ort, noch besser die gesamte Anschrift einzutragen. Bei dem Dropdown "Hallen-Homologation" können Sie den Wert "Keine" eintragen, denn die homologierten Hallen wurden alle bereits erfasst. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

13 7. Schlusskontrolle Anmeldung Sie sollten prüfen, dass folgende Angaben alle für Ihren Verein angegeben wurden. 1. Erfassen von Präsident, Spielplanverantwortlicher, Nachwuchsverantwortlicher und allen Schiedsrichtern unter den Vereinskontakten. Zudem muss zwingend ein Hauptverantwortlicher erfasst sein (das sind in diesem Moment Sie selber) 2. Alle Teams (ab 2. Liga) erscheinen auf der Teamliste der bestehenden Teams und haben unter "Adresse" einen Teamverantwortlichen eingetragen 3. Sie haben Ihre Favoritenhallen ausgewählt. Sind alle diese Angaben gemacht, haben Sie die ersten Schritte in MyVolley erfolgreich abgeschlossen. Der RVZ dankt Ihnen für Ihr Engagement! MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

14 8. Spielterminerfassung nach Spielplansitzung Nachdem an der Spielplansitzung für jedes Spiel das Datum, die Anspielzeit und die Halle vereinbart wurden, muss jede Mannschaft ihre Heimspiele im MyVolley eintragen (d.h. das Heimspielformular wird nicht mehr von der RVZ Geschäftsstelle abgetippt). Klicken Sie auf den Menüpunkt "Teams > Anzeigen", um die Liste der Teams Ihres Vereins zu erhalten. In der Tabelle "Bestehende Teams" erhalten Sie eine Übersicht über die Teams Ihres Vereines, so wie Sie von Ihnen anlässlich der Mannschaftsanmeldung erfasst wurden. Um den Spielplan eines Teams zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link "Spielplan bearbeiten" in der Zeile des gewünschten Teams. Die Details werden unterhalb der Teamliste eingeblendet. 8.1 Spielplan bearbeiten Erfassung der Favoritenhallen Nach dem Klicken auf Spielplan bearbeiten kann die folgende Meldung auftreten: In diesem Fall müssen Sie zuerst noch die Hallen Ihres Vereins in Ihre Favoriten aufnehmen: Siehe Kapitel 6 Hallen verwalten und angeben. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

15 8.1.2 Datum, Zeit und Halle erfassen Die Anspielzeit wird in der Zeile Datum/Anspielzeit erfasst. Das Datum wird unter Anderes Datum eingegeben ( anderes Datum, weil der RVZ keinen Spieltag vorgibt). Die Halle wird aus der Liste der erfassten Favoriten ausgewählt Bearbeitung speichern Um die bisher gemachten Einträge zu speichern klicken Sie bitte zuunterst auf der Seite auf den Speichern -Knopf. Sie können später die restlichen Einträge machen Bearbeitung definitiv abschliessen Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, müssen Sie Erfassung zuunterst auf der Seite definitiv abschliessen. Achtung: Danach können Sie keine Änderungen mehr vornehmen! 8.2 Spielplan anzeigen Zu jedem Team kann aus der Liste der bestehenden Teams der Spielplan mit einem Klick auf Spielplan anzeigen abgerufen werden. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

16 Der Spielplan sieht wie folgt aus: Fahren Sie mit der Maus über die Symbole neben den Teamnamen, um die Kontaktangaben des Teamverantwortlichen anzuzeigen Sie können den Spielplan direkt ins MS Excel oder MS Word übertragen, indem Sie unter dem Spielplan auf das Excel oder Word Symbol klicken. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17

17 9. Resultatmeldung Die Vereine müssen für Ihre Mannschaften die Resultate selber online erfassen. Dabei erfasst sowohl ein Resultatmelder (oder auch Sie als Hauptverantwortlicher) des Heim- als auch des Gastteams das Resultat in MyVolley. Dabei gibt es folgendes zu beachten: Dies muss spätestens 3 Tage nach Spielende geschehen! Ein Resultat gilt als korrekt, wenn beide Mannschaften das gleiche Resultat angegeben haben. Andererseits wird das Resultat durch den RVZ überprüft und erst anschliessend akzeptiert. Um Resultate zu erfassen, klicken Sie unter dem Menüpunkt "Resultate" auf "Erfassen" in der linken Navigation. Sie sehen die pendenten Resultaterfassungen für Ihren Verein. Wenn die Meldung "Zurzeit keine Spiele vorhanden!" erscheint, sind keine Resultatmeldungen geschuldet! Falls Spiele zum Erfassen erscheinen, klicken Sie auf "erfassen" um eine neue Resultateingabe zu machen. Es erscheint eine Maske zur Resultateingabe für dieses Spiel: Sie sehen in der Status-Anzeige die bisherigen Meldungen für dieses Spiel als auch den Status des Spielresultats. Bitte geben Sie im Resultatteil die Satzangaben ein und klicken Sie auf Speichern. Der Spielbericht ist für alle optional und muss nicht ausgefüllt werden. Solange nicht beide Mannschaften das gleiche Resultat eingegeben haben, erscheint das Spiel immer noch zum erfassen. Somit haben Sie die Kontrolle, ob Ihr Gegner das Resultat bereits erfasst hat oder nicht. MyVolley_Anleitung_Verein_v3.doc Version 3.0 / 26. September /17