Ablaufbeschreibung für Abrechnungen bilden, stornieren und Gutschriften erzeugen

Transkript

1 Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung für en bilden, stornieren und Gutschriften erzeugen Dauner Str. 12, D Mönchengladbach, Tel , Fax -15,

2 1. Inhalt 1. Inhalt Verwendbar für: Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Systemeinstellungen In den Systemeinstellungen die einzelnen Kriterien für en einstellen Konfiguration / Vorbereitungen In den Filialdaten die einzelnen Nummernkreise einstellen Stammdatenpflege Einstellungen sdaten Kunden / Fahrer / Lieferanten Anwendung en bilden Kriterienauswahl für Kundenrechnungen bilden und Ihre Bedeutung...12 Kriterienauswahl für Fahrerabrechnungen bilden und Ihre Bedeutung Rechnungen / Zahlungsavise drucken Stornierung einer gebuchten Rechnung / eines gebuchten Zahlungsavis Über den Menüpunkt DATEN/BELEGE Über den Menüpunkt DATEN/OFFENE POSTEN Bearbeiten einer stornierten Rechnung / eines stornierten Zahlungsavis Löschen einer Kundenrechnung / eines Zahlungsavis Erstellen einer Gutschrift Manuell Automatisch

3 2. Verwendbar für: Alle Lavid-F.I.S. Versionen 3. Aufgabe Wie sieht die Vorgehensweise bei der Erstellung, Bearbeitung, Drucken von Kundenrechnungen/Zahlungsavisen, Stornierung und der Erstellung einer Gutschrift aus? 4. Voraussetzungen / Entscheidungen Benötigte Module: - Modul Einstellungen - Modul Daten - Modul Benutzerrechte: - Benutzerrechte für Belege - Benutzerrechte für Fahrten - Benutzerrechte für offene Posten Konfiguration / Vorbereitungen: Die Systemeinstellungen / en müssen gesetzt werden. - Formulare müssen richtig eingestellt sein, in den Filialdaten müssen die Nummernkreise vergeben werden. Stammdaten: - Die sdaten der Kunden und Fahrer müssen eingepflegt sein

4 5. Systemeinstellungen 5.1. In den Systemeinstellungen die einzelnen Kriterien für en einstellen Öffnen Sie das Menü System/Einstellungen Klicken Sie doppelt auf Fahrerabrechnungen Feld Fahrerabrechnung anhand Touren Auf Avis Zusatzleistungen mit Fahrten ausweisen Prozentuale Abzüge auch auf Zusatzleistungen Separate Gutschriften und Rechnungen bilden und diese im Zahlungsavis zusammenfassen anhand Zielfahrtdatum Diese Option ist auch unter dem Punkt KUNDENABRECHNUNGEN verfügbar. Beschreibung Fahrerabrechnungen werden anhand von Touren und nicht anhand von Fahrten gebildet. Markieren dieses Feldes bewirkt, dass Zusatzleistungen mit der jeweiligen Fahrt ausgewiesen werden, ansonsten werden Zusatzleistungen separat aufgeführt. Prozentuale Abzüge werden auch auf Zusatzleistungen wie z.b. Maut usw. berechnet. Ansonsten werden die prozentualen Abzüge nur beim Fahrtpreis berechnet. Es werden separate Rechnungen en gebildet und in einem Zahlungsavis zusammengefasst. Für die Eingrenzung wird nicht das Startfahrtdatum sonder das Zielfahrtdatum genommen. D.h. eine Fahrt die vom geht wird erst im Monat 07 abgerechnet. Ist der Haken nicht aktiviert, würde die Fahrt im Monat 06 abgerechnet

5 Feld Beschreibung Nur dem Kunden berechnete Fahrten abrechnen Die Fahrerabrechnung wird erst durchgeführt wenn die Kundenabrechnung erfolgt ist. Nur abrechnen, wenn Beleg vorhanden Die Fahrt wird nur berechnet wenn der Hacken Beleg vorhanden in der Fahrtendisposition gesetzt wurde. 6. Konfiguration / Vorbereitungen 6.1. In den Filialdaten die einzelnen Nummernkreise einstellen Öffnen Sie das Menü EINSTELLUNGEN/FILIALEN und wechseln Sie auf das Register NUMMERNKREISE. Im Register NUMMERNKREISE können Sie festlegen, wie die Nummern für verschiedene Bereiche aufgebaut und vergeben werden. Nummernkreis Verwendung Fahrten-Auftragsnummer Stellt die Fahrten- Auftragsnummer aus der Fahrtendisposition dar. Die Nummer wird als Frachtbriefnummer unter DATEN / FAHRTEN vergeben. Tournummer Definiert die Tournummer im Programmpunkt DATEN / TOUREN. Lieferscheinnummer Definiert die Lieferscheinnummer im Programmpunkt DATEN / BELEGE / LIEFERSCHEINE

6 Nummernkreis Verwendung Rücknahmenummer Definiert die Nummern, wenn Waren als Rücknahme zurückkommen und diese mit Nummern versehen werden. Diese Nummer ist nicht relevant für Lavid-F.I.S. Logistik. Retournummer Definiert die Nummern, wenn Waren als Retoure zurückkommen und diese mit Nummern versehen werden. Diese Nummer ist nicht relevant für Lavid-F.I.S. Logistik. Rechnungsnummer Definiert die Rechnungsnummer im Programmpunkt DATEN / BELEGE / RECHNUNGEN. Interne snummer Definiert für Pro Forma Rechnungen, die weder in die Zahlungsverfolgung gelangen noch im Rechnungsausgangsbuch geführt werden im DATEN / BELEGE / INTERNE RECHNUNGEN. Gutschriftsnummer Definiert die Gutschriftsnummer im Programmpunkt DATEN / BELEGE / GUTSCHRIFTEN. Zahlungsavisnummer Definiert die Zahlungsavisnummer im Programmpunkt DATEN / BELEGE / ZAHLUNGSAVISE. Eingangsrechnungsnummer Definiert die Eingangsrechnungsnummer im Programmpunkt DATEN / BELEGE / EINGANGSRECHNUNG. Eingangsgutschriftnummer Definiert die Nummer von Kunden die Gutschriften für Fahren senden DATEN / BELEGE / EINGANGSGUTSCHRIFTEN. Vertreterabrechnungsnummer Definiert die Vertreterabrechnungsnummer im Programmpunkt DATEN / BELEGE / VERTRETERABRECHNUNG. Wareneingangsnummer Definiert die Nummer für Wareneingänge. Warenausgangsnummer Diese Nummer ist nicht relevant für F.I.S. Logistik. Definiert die Nummer für Warenausgänge. Diese Nummer ist nicht relevant für Lavid-F.I.S. Logistik. Kundennummer Definiert die Kundennummer im Programmpunkt DATEN / KONTAKTE / KUNDEN. Lieferantennummer Definiert die Lieferanten im Programmpunkt DATEN / KONTAKTE / KUNDEN. Fahrernummer Definiert die Fahrernummer im Programmpunkt DATEN / KONTAKTE / KUNDEN. Bearbeiternummer Definiert die Bearbeiternummer im Programmpunkt DATEN / KONTAKTE / KUNDEN. Fibukonto Debitoren Fibukonto Kreditoren Definiert die Fibukontonummer für Debitoren (Kunden) für eine evtl. angeschlossene Finanzbuchhaltung im Programmpunkt DATEN / KONTAKTE / KUNDEN. Definiert die Fibukontonummer für Kreditoren (Lieferanten, Fahrer) für eine evtl. angeschlossene Finanzbuchhaltung im Programmpunkt DATEN / KONTAKTE / FAHRER bzw. LIEFERANTEN. Artikelnummer Definiert die Artikelnummer im Programmpunkt DATEN / ARTIKEL. Projektnummer Definiert die Projektnummer im Programmpunkt DATEN / PROJEKTE. Möchten Sie, dass die Projektnummer identisch ist mit der Auftragsnummer, so wählen Sie im Feld Anlegen mit die Auftragsart Auftrag aus, was bewirkt dass bei Anlage eines Auftrages auch das Projekt erzeugt wird. Markieren Sie das Feld Nummer beim Kopieren übernehmen, um die Auftragsnummer als Projektnummer zu übernehmen. Eine Nummernkreisdefinition besteht immer aus mindestens 2 Feldern: Dem Aufbau und der laufenden Nummer: Das Feld Lfd. Nummer enthält die letzte vergebene Nummer. Legen Sie nun z.b. ein neues Angebot an und das Feld enthält eine 150, so wird diese Nummer um 1 erhöht auf 151. Diese 151 wird dann - 6 -

7 als neue Angebotsnummer verwendet. Im Feld Aufbau können Sie festlegen, WIE eine Nummer aussehen soll. Dies funktioniert, indem Sie eine Maske aus Platzhaltern zusammensetzen, diese werden dann durch die lfd. Nummer, das Jahr, den Monat, den Tag etc. ersetzt: Aufbau Bedeutung # Ist ein Platzhalter für die lfd. Nummer: An der Stelle, an der die # (Raute) steht, wird die vergebene lfd. Nummer eingefügt. Dabei wird die Anzahl der Stellen mit führenden Nullen auf die Anzahl der Rauten ergänzt. D.H. wenn Sie 5 Rauten (#####) als Platzhalter angeben und die lfd. Nummer auf 151 erhöht wurde, so fügt Lavid-F.I.S. diese Nummer als (auf 5 Stellen formatiert) ein. T Ist ein Platzhalter für den Tag des aktuellen Datums OHNE führende Nullen. Am würde an die Stelle, an der das T steht, 3 eingefügt. Aufbau Bedeutung TT Ist ein Platzhalter für den Tag des aktuellen Datums MIT führenden Nullen. Am würde an die Stelle, an der das TT steht, 03 eingefügt. M Ist ein Platzhalter für den Monat des aktuellen Datums OHNE führende Nullen. Am würde an die Stelle, an der das M steht, 6 eingefügt. MM Ist ein Platzhalter für den Monat des aktuellen Datums MIT führenden Nullen. Am würde an die Stelle, an der das MM steht, 06 eingefügt. YY Ist ein Platzhalter für das Jahr des aktuellen Datums auf 2 Stellen formatiert. Am würde an die Stelle, an der das YY steht, 01 eingefügt. YYYY Ist ein Platzhalter für das Jahr des aktuellen Datums auf 4 Stellen formatiert. Am würde an die Stelle, an der das YYYY steht, 2001 eingefügt. Hinweis: Platzhalter müssen groß geschrieben werden, tt statt TT wird NICHT als Platzhalter erkannt. Alle anderen Zeichen werden so belassen wie sie sind, d.h. Sie können auch Sonderzeichen in Ihre Nummernkreise mit aufnehmen. Feld / Schalter Zurücksetzen nach Nummer beim Kopieren übernehmen Nummer eindeutig Beschreibung Wenn Sie z.b. neue Rechnungen erstellen und diese wieder löschen, so wird die erzeugte Nummer wieder freigegeben und bei der nächsten Rechnungsanlage vergeben. Stellen Sie nun fest, das evtl. alte Nummern vergeben werden, so klicken Sie auf ZURÜCKSETZEN: Alle gespeicherten Nummern werden dann gelöscht und die Nummernvergabe basiert wieder ausschließlich auf den Feldern Aufbau und lfd. Nummer. In der Auswahlliste können Sie festlegen, wie oft die laufende Nummer auf 0 zurückgesetzt werden soll. Dies dient dazu, dass Sie z.b. Ticketnummern jeden Tag neu vergeben lassen können. Achten Sie in solchen Fällen bitte darauf, das der Aufbau zumindest Tagesplatzhalter enthält ( T oder TT). Ansonsten werden Nummern doppelt vergeben, was die Suche evtl. erschweren kann (Sie müssten dann noch zusätzlich das Datum eingeben). Ist dieses Feld markiert, wird die Nummer nicht nach dem angegebenen Aufbau erzeugt, sondern die vorangegangene Nummer übernommen. Wird z. B. eine Gutschrift aus einer Rechnung erzeugt, so wird die Rechnungsnummer in die Gutschriftsnummer übernommen. Existiert diese Nummer schon wird sie um 2 erhöht, dann evtl. um 3 usw. Dieses Feld bezieht sich auf Konten der Finanzbuchhaltung. Manchmal wird für mehrere Kontakte nur ein Konto verwendet. Ist der Haken gesetzt muss jeder Kontakt sein eigenes Fibukonto haben

8 7. Stammdatenpflege 7.1. Einstellungen sdaten Kunden / Fahrer / Lieferanten sdaten können Sie bei Ihrem Kunden / Fahrer / Lieferanten direkt hinterlegen, diese finden Sie unter DATEN / KUNDEN / Fahrer / Lieferanten im Register ABRECHNUNGSDATEN. Kunden Hier können Sie für Ihren Kunden Voreinstellungen zu den z.b. Zahlungszielen einstellen - 8 -

9 Fahrer Hier können Sie für Ihren Fahrer Voreinstellungen zu den Zahlungszielen einstellen sowie Abzüge, Zuschüsse und Kautionen verwalten. Feld Zahlungsziel Tage Skontotage Skonto in % Mahnen Mehrwertsteuer ausweisen Verbuchen mit MwSt-Satz Währung Beschreibung Zahlungsbedingungen. Diese können unter EINSTELLUNGEN/ZAHLUNGSBEDINGUNGEN festgelegt werden. In wie vielen Tagen spätestens gezahlt werden muss. An wie vielen Tagen Skonto in Anspruch genommen werden kann. Wie viel Prozent Skonto gewährt wird Ist dieses Feld markiert, wird der Kontakt in Mahnvorschlagslisten geführt. Diese Einstellung kann im Programmpunkt DATEN / OFFENE POSTEN / MAHNEN manuell geändert werden. Ist dieses Feld markiert, wird dem Kontakt die Mehrwertsteuer berechnet, ansonsten nicht. Wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen (EGund Drittländer mit 0% MwSt), können sie hier den Mehrwertsteuersatz auswählen, der die für diesen Fall entsprechenden Steuerschlüssel bzw. Finanzbuchhaltungskonten enthält. Gibt die Währung an, die in den Belegen des Kontaktes ausgegeben wird. Diese können unter EINSTELLUNGEN / WÄHRUNGEN bearbeitet werden

10 Feld Beschreibung sintervall Auswahl in welchen Abständen dem Kontakt Rechnungen ausgestellt werden. Tarif Weisen Sie dem Fahrer hier den Tarif zu, über den dieser abgerechnet werden soll. Wird nur in Lavid-F.I.S. LOGISTIK in den Touren verwendet. Abrechnen über Auswahl eines anderen Fahrers (z.b. Subunternehmers), über den abgerechnet werden soll. % Prozentsatz, zu dem über den anderen Fahrer abgerechnet wird. Fahreranteil in % Höhe des Fahreranteils in Prozent. Umsatz gutschreiben Wird dieses Häkchen gesetzt, bedeutet dies, dass die Summen der Fahrten auf dem Zahlungsavis ausgewiesen werden und das Zahlungsavis in die offenen Posten übernommen wird. Fahrer schickt Rechnung Wird dieses Häkchen gesetzt, wird die Rechnung / das Zahlungsavis nicht in den Offenen Posten gebucht. Fahrer erhält Rechnung Wird dieses Häkchen gesetzt, wird eine separate Rechnung über die Abzüge, Zuschüsse und Kaution gebildet. Stundensatz EK Stundensatz Einkaufspreis mit entsprechender Währung. Stundensatz VK Stundensatz Verkaufspreis mit entsprechender Währung. Km - Preis Höhe des Preises pro Kilometer mit entsprechender Währung. Wird nicht verwendet, wenn dem Fahrer für einen speziellen Fahrzeugtyp ein Preis oder ein Tarif zugeordnet wurde. Abzüge / Zuschüsse / Kautionen Feld Beschreibung Erzeugt eine neue Position. Entfernt die markierte Position. Anzeigen Kopieren Datum Typ Bezeichnung Betrag Prozent MwSt Fibukonto Mit Fahrten Auswahl welche Abzüge, Zuschüsse oder Kautionen angezeigt werden sollen. Kopiert Abzüge, Zuschüsse oder Kautionen aus oder in einen anderen Fahrer. Auswahl des Datums. Auswahl des Typs, ist es ein Abzug, ein Zuschuss oder eine Kaution. Geben Sie hier eine genaue Bezeichnung ein. Absoluter Wert des Betrages. Bei der prozentualen entfällt dieser Wert. Prozentsatz vom Fahrer erzeugten Umsatz. Entfällt bei Eingabe des absoluten Wertes. Auswahl eines Mehrwertsteuersatzes. Das Konto auf welchem der Abzug, der Zuschuss oder die Kaution gebucht wird. Ist das Häkchen gesetzt, wir der Abzug, Zuschuss oder die Kaution mit den Fahrten abgerechnet

11 Feld Einmalig Abgerechnet am Mit Avis Folgeabrechnung sintervall Ab dem Zuletzt am Der eingefahrene Umsatz muss zwischen und liegen, damit diese Pos. berücksichtigt wird Beschreibung Ist dieses Feld angehakt, erfolgt die nur bei dem nächsten Zahlungsavis. Wurde die Position bereits abgerechnet, erscheint hier das entsprechende Datum. Wurde die Position bereits abgerechnet, erscheint hier die Nummer des Zahlungsavis. Ist dieses Feld angehakt, so erscheint die Position auf der Folgeabrechnung. Auswahl mit welchem Intervall diese Position abgerechnet werden soll. Startdatum des sintervalls Letzte aus diesem Intervall Umsatzgrenzen des Fahrers. Die Position wird nur berücksichtigt, wenn der Umsatz zwischen diesen Grenzen liegt. Bleiben die Felder leer, wird die Position immer abgerechnet. Km- Preise Hier können Sie je Fahrzeugtyp einen anderen KM-Satz für den Fahrer hinterlegen. Wird nicht verwendet, wenn dem Fahrer ein Tarif zugeordnet wurde. Feld Hinzufügen Entfernen Fahrzeugtyp Preis je KM Stundensatz Beschreibung Fügt einen neuen Km- Preis ein. Löscht den markierten Km- Preis. Auswahl des Fahrzeugtyps, für den der Preis gelten soll. Der Preis für jeden gefahrenen Kilometer. Der Preis je Stunde

12 8. Anwendung 8.1. en bilden Öffnen Sie über das Menü ABRECHNUNG, den Programmpunkt KUNDENRECHNUNGEN BILDEN bzw. FAHRERABRECHNUNGEN BILDEN Kriterienauswahl für Kundenrechnungen bilden und Ihre Bedeutung Schritt 1 Schritt 3 Schritt 2 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Wählen Sie die Kunden aus für die Sie eine bilden möchten. Kunden können Sie über das Lupensymbol auswählen (bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter). Hier wählen Sie aus nach welchen Kriterien Sie die Kundenrechnungen erstellen möchten. Eine nähere Beschreibung sehen Sie auf der folgenden Seite. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit F12 oder OK. Es öffnet sich der Dialog Rechnungen drucken

13 Feld Von Kunde Bis Kunde Von Kundenkostenstelle Bis Kundenkostenstelle Von Fahrtdatum Bis Fahrtdatum Von Auftragsnummer Bis Auftragsnummer Intervall Sortierung Nur Fahrten mit Tarif Festtouren abrechnen Einzelfahrten abrechnen Rechnungsdatum Buchungsdatum Bezeichnung Je Fahrtauftrag eine Rechnung erzeugen Beschreibung Auswahl des Kunden, mit dem die beginnen soll. Auswahl des Kunden, der als letztes abgerechnet werden soll. Angabe der ersten Kundenkostenstelle. Angabe der letzten Kundenkostenstelle. Auswahl des Fahrtdatums, mit dem die beginnen soll. Auswahl des Fahrtdatums, mit dem die enden soll. Auswahl der Auftragsnummer, mit der die beginnen soll. Auswahl der Auftragsnummer, mit der die enden soll. Auswahl des sintervalls. Es werden nur Rechnungen gebildet, denen unter DATEN / KONTAKTE / ABRECHNUNGSDATEN das hier gewählte Intervall zugewiesen wurde. Auswahl der Sortierung (nach Fahrtdatum oder nach Fahrtauftragsnummer) Es werden nur Fahrten des ausgewählten Tarifs abgerechnet. Auswahl dieses Kriteriums erreicht, dass Festtouren mit abgerechnet werden. Auswahl dieses Kriteriums erreicht, dass alle Einzelfahrten abgerechnet werden. Auswahl des Rechnungsdatums. Auswahl des Buchungsdatums. Angabe einer Bezeichnung, die auch als Rechnungsüberschrift verwendet wird. Markieren dieses Feldes bewirkt, dass für jeden Fahrtauftrag eine separate Rechnung erstellt wird. Je Kundenkostenstelle eine Rechnung erzeugen Markieren dieses Feldes bewirkt, dass für jede Kundenkostenstelle eine separate Rechnung erstellt wird. Fahrten ohne Preis abrechnen Nachträgliche Zusatzleistungen berechnen Zusatzleistungen abweichende Zahler berechnen Mit einem Häkchen in diesem Feld werden auch Fahrten abgerechnet bei denen kein Fahrtpreis eingegeben wurde. Es werden Fahrten abgerechnet bei welchen nach Rechnungsstellung noch Zusatzleistungen eingetragen wurden. Es werden Zusatzleistungen abgerechnet bei welchen der Zahler abweichend zum Kunden ist

14 Kriterienauswahl für Fahrerabrechnungen bilden und Ihre Bedeutung Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Wählen Sie die Fahrer aus, für die Sie eine bilden möchten. Fahrer können Sie über das Lupensymbol auswählen (bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter). Hier wählen Sie aus nach welchen Kriterien Sie die Fahrerabrechnungen erstellen möchten. Eine nähere Beschreibung sehen Sie auf der folgenden Seite. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit F12 oder OK. Es öffnet sich der Dialog Zahlungsavise drucken

15 Feld Beschreibung Von Fahrer Auswahl des Fahrers, mit dem die beginnen soll. Bis Fahrer Auswahl des Fahrers, wo die enden soll. Abzurechnende Fahrertypen Auswahl der Fahrertypen, für die ein Zahlungsavis gebildet werden soll. Von Fahrtdatum Festlegung des Datums, ab dem die Fahrten abgerechnet werden sollen. Bis Fahrtdatum Festlegung des Datums, von dem die letzte erfolgen soll. Intervall Es wird nur ein Zahlungsavis gebildet für Fahrer, denen unter DATEN / KONTAKTE / ABRECHNUNGSDATEN das gewählte Intervall zugewiesen wurde. Sortierung Auswahl der Sortierung der Zahlungsavise nach Tournummer oder Datum. Rechnung Markieren dieses Feldes bewirkt, dass eine Rechnung gebildet wird. Gutschrift Markieren dieses Feldes bewirkt, dass ein Zahlungsavis gebildet wird. Folgeabrechnung Markieren dieses Feldes bewirkt, dass Folgeabrechnungen erstellt werden. Es werden nur die sdaten berücksichtigt, die unter DATEN / KONTAKTE / ABRECHNUNGSDATEN festgelegt wurden. Rechnungsdatum Auswahl des Rechnungsdatums. Buchungsdatum Auswahl des Buchungsdatums. Bezeichnung Bezeichnung für die Zahlungsavisüberschrift. Nur dem Kunden berechnete Fahrten abrechnen Markieren dieses Feldes bewirkt, dass nur die Fahrten abgerechnet werden, die dem Kunden bereits berechnet worden sind. Nur vom Kunden bezahlte Fahrten abrechnen Markieren dieses Feldes bewirkt, dass nur die Fahrten abgerechnet werden, die bereits vom dem Kunden bezahlt worden sind. Schon Fahrten im Status ERLEDIGT auf Fahrerabrechnung Nur abrechnen, wenn Beleg vorhanden ist. Bei Fahrten ohne Fahreranteil Kundenpreis gutschreiben Fahrten ohne Fahreranteil gutschreiben Markieren dieses Feldes bewirkt, dass auch Fahrten, welche nicht im Status BERECHNEN sind abgerechnet werden. Markieren dieses Feldes bewirkt, dass nur die Fahrten abgerechnet werden, wenn der Ablieferbeleg vorhanden ist. Markieren dieses Feldes bewirkt, dass der Fahrer den Kundenpreis gutgeschrieben bekommt. Markieren dieses Feldes bewirkt, dass auch Fahrten bei welchen kein Fahreranteil hinterlegt ist auf der aufgeführt werden. WICHTIG: Die oben beschriebenen Kriterien stehen nicht in allen Lavid-F.I.S. Versionen zur Verfügung. (Hier wurde das Beispiel aus Lavid-F.I.S. Logistik verwendet.)

16 8.2. Rechnungen / Zahlungsavise drucken Hier können Sie sich die gebildeten Rechnungen / Zahlungsavise in einer Vorschau ansehen, als Entwurf drucken oder normal drucken (d.h. die en werden auch gebucht). In der Vorschau und beim Entwurfsdruck werden die Rechnungen bzw. Zahlungsavise nicht automatisch gebucht. Wenn Sie die Rechnungen / Zahlungsavise nicht drucken, so werden Sie beim Schließen des Druckdialoges gefragt, ob Sie die gebildeten Aufträge (Rechnungen/Zahlungsavise) wieder löschen möchten: Löschen Sie die Rechnungen / Zahlungsavise, wenn Sie nur eine Vorschau über die abzurechnenden Fahrten haben wollten: Auf diese Weise werden die Fahrten beim nächsten slauf wieder mit abgerechnet. Gebuchte / Gebildete und nicht gelöschte Rechnungen / Zahlungsavise können Sie unter DATEN / BELEGE / RECHNUNGEN / ZAHLUNGSAVISE abrufen und bearbeiten. Bereits gebuchte Rechnungen / Zahlungsavise müssen vor dem bearbeiten storniert werden

17 8.3. Stornierung einer gebuchten Rechnung / eines gebuchten Zahlungsavis Über den Menüpunkt DATEN/BELEGE Wechseln Sie über das Menü DATEN, auf den Programmpunkt BELEGE

18 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 1 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Wählen Sie hier die Belegart RECHNUNGEN bzw. ZAHLUNGSAVIS aus. Geben Sie die Rechnungs- bzw. Zahlungsavisnummer ein die Sie stornieren möchten und bestätigen Ihre Eingabe mit ENTER. Wenn Sie sicher sind die richtige Rechnung oder das richtige Zahlungsavis im Bearbeitungsfenster zu haben klicken Sie auf den Button STORNO

19 8.3.2 Über den Menüpunkt DATEN/OFFENE POSTEN Wechseln Sie über das Menü DATEN, auf den Programmpunkt OFFENE POSTEN

20 Schritt 2 Schritt 1 Schritt 3 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Markieren Sie die Rechnung / das Zahlungsavis die/das Sie stornieren möchten und bestätigen Sie dies mit Enter. Klicken Sie auf die Schaltfläche Storno um die Rechnung / das Zahlungsavis zu stornieren. Wichtig: Wenn Sie den Storno Button betätigen erscheint kein Warnhinweis mehr, der offene Posten wird sofort storniert. Die Maske aktualisiert sich erst nachdem Sie in einem anderen Programmpunkt gewesen sind. Die Rechnung / das Zahlungsavis finden Sie unter dem Status STORNIERTE wieder

21 8.4. Bearbeiten einer stornierten Rechnung / eines stornierten Zahlungsavis Nach dem Storno kann die Rechnung / das Zahlungsavis wieder bearbeitet werden. Rufen Sie sich die zu bearbeitende Rechnung / das Zahlungsavis wie unter Punkt beschrieben auf. Schritt 2 Schritt 1 Schritt 3 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Wechseln Sie in den Reiter Positionen. Stellen Sie sicher das der Button ÄNDERN aktiviert ist. Jetzt können Sie Positionen ändern, hinzufügen oder entfernen

22 Schritt 4 Schritt 4: Wenn Sie mit dem Ändern oder dem Hinzufügen einer Position fertig sind bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf OK oder drücken Sie F

23 Schritt 5 Schritt 5: Klicken Sie auf den Button DRUCKEN. Hier können Sie sich die geänderte Rechnung / das Zahlungsavis in einer Vorschau ansehen, als Entwurf drucken oder normal drucken (d.h. die en werden auch gebucht). Wenn Sie die geänderte Rechnung / das Zahlungsavis nur Buchen wollen, klicken Sie auf Buchen

24 8.5. Löschen einer Kundenrechnung / eines Zahlungsavis Nachdem Sie eine Kundenrechnung bzw. ein Zahlungsavis gebucht oder als Normaldruck ausgedruckt haben, kann es vorkommen dass Sie noch Änderungen an einem Fahrtauftrag vornehmen möchten. Um diese Möglichkeit zu haben, müssen Sie die zugehörige Rechnung und das zugehörige Zahlungsavis löschen. Wichtig: Sie können nur vorher stornierte Rechnungen und Zahlungsavise löschen. Die Vorgehensweise des Stornierens ist ab Punkt 5.4 beschrieben. Schritt 1 Schritt 1: Klicken Sie auf den Button LÖSCHEN. Es erscheint folgende Abfrage die Sie mit JA bestätigen

25 Eine weitere Dialogbox wird geöffnet. Hier wählen Sie bitte NEIN aus. Die letzte Dialogbox bestätigen Sie mit JA. Durch die oben ausgeführten Maßnahmen sind Sie nun in der Lage eine bereits komplett abgerechnete Fahrt wieder zu bearbeiten

26 8.6. Erstellen einer Gutschrift Manuell Öffnen Sie das Menü DATEN/BELEGE und wählen die Belegart GUTSCHRIFTEN. Schritt 1 Schritt 4 Schritt 2 Schritt 5 Schritt 3 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um eine neue Gutschrift zu erstellen. Die Gutschriftennummer wird automatisch vergeben wenn dies in den Filialeinstellungen so eingestellt wurde. Tragen Sie einen Bezeichnungstext für die Gutschrift ein. Tragen Sie einen Teil des Namens von Ihrem Kunden oder der Kundennummer in das Feld Kunde ein und bestätigen mit der Enter-Taste; dabei wird entweder die Nummer automatisch ergänzt, oder es öffnet sich der Suchdialog Kontakte suchen, wenn mehrere Kunden mit ähnlicher Bezeichnung vorhanden sind. Tragen Sie die Rechnungsnummer, der die Gutschrift zugeordnet wird, in das Feld Zu Rechnung ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Wechseln Sie nun auf das Register Positionen, wo Sie die Positionen erfassen, die gut geschrieben werden sollen

27 Unter dem Register POSITION können Sie nun mit der Positionserfassung der Gutschrift beginnen. Schritt 5 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Hinweis: Klicken Sie auf die Schaltfläche POSITION, um eine neue Position anzulegen. Tragen Sie im Feld BEZEICHNUNG eine aussagekräftige Bezeichnung für die Position ein. Im Feld ZU POSITION können Sie den Fahrtauftrag, zu der die Position angelegt werden soll auswählen. Damit wird dies auch in der Zahlungsverfolgung berücksichtigt. Tragen Sie im Feld EINZEL-VK den Betrag der gutgeschrieben werden soll ein. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche DRUCKEN. Das Markierungsfeld ZUR NEUBERECHNUNG FREIGEBEN bezieht sich auf die Position in der ursprünglichen Rechnung. Wenn Sie eine Position z.b. einen Fahrtauftrag neu berechnen oder verändern wollen muss hier ein Häkchen gesetzt werden

28 Schritt 6 Schritt 6 Im Dialog GUTSCHRIFTEN DRUCKEN können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche BUCHEN die Gutschrift buchen

29 8.6.2 Automatisch Öffnen Sie das Menü DATEN/BELEGE. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Wählen Sie hier die Belegart RECHNUNGEN bzw. ZAHLUNGSAVIS aus. Geben Sie die Rechnungs- bzw. Zahlungsavisnummer ein zu der Sie eine Gutschrift erzeugen wollen und bestätigen Ihre Eingabe mit ENTER. Klicken Sie auf den Button ASSISTENTEN

30 Nehmen Sie hier bitte GUTSCHRIFT AUS RECHNUNG ERZEUGEN und bestätigen die Auswahl mit OK

31 Schritt 2 Schritt 1 Schritt 1 Schritt 1 Setzen Sie hier bitte ein Häkchen in die Positionen welche Sie Gutschreiben möchten. Möchten Sie alle Positionen gutschreiben, klicken Sie bitte auf ALLE Schritt 2 Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK oder drücken Sie F12. Im Dialog GUTSCHRIFTEN DRUCKEN können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche BUCHEN die Gutschrift buchen. Beim Verbuchen der Gutschrift werden die offenen Posten automatisch korrigiert