Webbasierte Termin- und Aufgabenverwaltung Lastenheft

Transkript

1 SEP Sommersemester 2003 Webbasierte Termin- und Aufgabenverwaltung C. Bachmaier, T. Kast, M. Raitner, B. Stegmaier 1 Zielbestimmung Die webbasierte Termin- und Aufgabenverwaltung ist eine Internetanwendung (im folgenden auch als Dienst oder Anwendung bezeichnet) zur Termin- und Aufgabenplanung von Einzelpersonen und Arbeitsgruppen. Die Bedienung erfolgt für alle Benutzer sehr einfach und komfortabel über einen Webbrowser. Jeder Benutzer des Dienstes erhält eine Kennung über die er sich am System anmelden kann. Ein angemeldeter Benutzer kann sich seine Termine und Aufgaben ansehen, neue Termine und Aufgaben anlegen oder bestehende bearbeiten. Da die Benutzer auch die Terminkalender anderer Benutzer einsehen können, gibt es für Termine und Aufgaben verschiedene Abstufungen von Sichtbarkeit. Die restriktivste Stufe ist geheim, ein solcher Termin ist für andere nicht sichtbar. Von Terminen die als privat gekennzeichnet sind sehen andere Benutzer nur Anfangs- und Endzeit, aber keine Beschreibung. Öffentliche Termine schließlich sind für alle lesbar. Als zusätzliches Sicherheitsmerkmal kann einen fremden Kalender nur ansehen wer ein Leserecht auf diesem Kalender hat. Weitere Rechte die man auf fremden Kalendern haben kann sind das schwache und starke Schreibrecht (vgl ). Jeder Benutzer kann diese Rechte für seinen Kalender an andere Benutzer vergeben und so kontrollieren wer welche Aktionen auf seinem Kalender ausführen darf. Es wird eine große Vielfalt von Termin- und Aufgabenarten erwartet, u. a. Termine mit Anfangs- und Endzeiten, ganztägige Termine ohne bestimmte Zeit, sich wiederholende Termine mit Ausnahmen und Aufgaben mit und ohne Endzeit.

2 2 Produkteinsatz Die Anwendung unterstützt Arbeitsgruppen und Einzelpersonen bei der Termin- und Aufgabenplanung. Die wichtigste Benutzergruppe sind also Einzelpersonen, die über den Dienst ihre Termine und Aufgaben verwalten. Zur Verwaltung des Dienstes gibt es zusätzlich die Benutzergruppe der Administratoren, die die Benutzerkennungen anlegen und verwalten. 3 Produktfunktionen Wenn im folgenden von optional die Rede ist, so ist damit gemeint, dass die Entscheidung darüber beim Benutzer des Systems liegt. Es soll explizit nicht so verstanden werden, dass eine solche (optionale) Funktionalität nicht oder nur unter Umständen realisiert werden muss. 3.1 Benutzer Um die folgenden Funktionen nutzen zu können muss sich der Benutzer über seine Kennung beim Dienst anmelden Persönliche Daten Nicht alle Daten eines Benutzers können von diesem selbst geändert werden, z. B. sein Loginname oder sein Titel. Diese Daten müssen bei Bedarf vom Administrator geändert werden (vgl. /LF500/). /LF10/ Anzeige der persönlichen Daten, u. a. Loginname Vorname und Name Adresse Telefon (geschäftlich, privat und mobil) Fax /LF20/ Ändern der folgenden persönlichen Daten Adresse Telefon (geschäftlich, privat und mobil) Fax Passwort (nach Abfrage des alten Passworts) 2

3 3.1.2 Rechteverwaltung Es gibt drei aufeinander aufbauende Rechte die Benutzer auf Kalendern anderer Benutzer haben können. Das schwächste ist das Leserecht. Es bedeutet, dass der fremde Kalender gelesen werden kann (natürlich nur solche Einträge die die nötige Sichtbarkeit haben). Um einem anderen Benutzer einen Gruppentermin vorzuschlagen (vgl. /LF210/) benötigt man das schwache Schreibrecht. Mit dem starken Schreibrecht hingegen kann der Benutzer einen Termin direkt, ohne Vorschlag (vgl. /LF240/), in den fremden Kalender schreiben. /LF30/ Rechte (Leserecht, schwaches und starkes Schreibrecht) für den eigenen Kalender an einen oder mehrer Benutzer oder Gruppen (vgl. /LF440/) vergeben. /LF32/ Rechte für den eigenen Kalender anderen Benutzern entziehen Such- und Anzeigefunktionen /LF50/ Suche nach Benutzern anhand einer beliebigen Kombination mindestens der folgenden Kriterien (es wird jeweils nach einem Teilstring gesucht): Name Adresse Zur Anzeige der Ergebnisse kann eine Sortierung nach mindestens den folgenden Kriterien spezifiziert werden: nach Name nach Adresse /LF60/ Suche nach Terminen und Aufgaben im eigenen Kalender. /LF70/ Suche nach Terminen und Aufgaben im Kalender eines anderen Benutzers, sofern dafür mindestens das Leserecht vorhanden ist. Es können nur Termine und Aufgaben gefunden werden, die sichtbar sind. /LF80/ Suche nach freien möglichen Terminen vorgegebener Länge für eine beliebige Menge von Benutzern innerhalb eines wählbaren Zeitraums. Die Menge der Benutzer kann durch eine beliebige Kombination vom Einzelpersonen und vom Benutzer vordefinierten Gruppen (vgl. /LF440/) angegeben werden. Für die Kalender der beteiligten Benutzer muss jeweils mindestens das Leserecht vorhanden sein Termine und Aufgaben Termine bestehen aus mindestens den Feldern Titel und Beschreibung. Dabei dient der Titel der kurzen Zusammenfassung zur Anzeige im Kalender. Die restlichen Felder werden erst in einer detaillierten Ansicht angezeigt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich Termine überlappen können. 3

4 Anzeige /LF100/ Anzeige des eigenen Kalenders in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Es müssen jeweils Verweise auf die entsprechende nächste und vorherige Periode zur Navigation vorhanden sein. Ausserdem müssen Verweise auf die aktuelle Periode vorhanden sein. /LF110/ Anzeige des Kalenders eines anderen Benutzers (soweit sichtbar und mindestens Leserecht vorhanden) in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Es müssen jeweils Verweise auf die entsprechende nächste und vorherige Periode zur Navigation vorhanden sein. /LF120/ Anzeige der eigenen Aufgaben. /LF130/ Ausgabe von /LF80/ als temporärer Kalender mit den freien Terminen. Anlegen /LF150/ Anlegen eines neuen einfachen Termins (mit Anfangs- und Endzeit). /LF160/ Anlegen eines neuen ganztägigen Termins (wird einem Tag, aber keiner Uhrzeit zugeordnet) /LF170/ Anlegen eines neuen (einfachen oder ganztägigen) Termins mit Wiederholung. Dabei muss es mindestens die Wiederholungsmuster täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich geben. Es kann optional ein Enddatum für die Wiederholung angegeben werden. /LF180/ Anlegen einer neuen Aufgabe optional mit Fälligkeitsdatum. /LF190/ Anlegen einer Erinnerung für Termine und Aufgaben aus /LF150/, /LF160/, /LF170/ und /LF180/. Die Erinnerung muss (falls sinnvoll) in der Form x Tage, Stunden oder Minuten vor dem Termin angegeben werden können. Mittels Löschen einzelner dieser Wiederholungen (vgl. /LF330/) können Ausnahmen der Wiederholung definiert werden. /LF200/ Festlegen der Sichtbarkeit eines Termins oder einer Aufgabe. Zur Auswahl müssen mindestens geheim, privat und öffentlich stehen. /LF210/ Vorschlagen eines Gruppentermins für eine beliebige Menge von Benutzern. Die Menge kann durch eine beliebige Kombination vom Einzelpersonen (durch Suche /LF50/) und vom Benutzer vordefinierten Gruppen (vgl. /LF440/) angegeben werden. Für die Kalender aller beteiligten Benutzer muss jeweils mindestens das schwache Schreibrecht vorhanden sein. Die betroffenen Benutzer erhalten eine und bekommen den Termin zur Bestätigung angeboten. /LF220/ Wie /LF210/, aber die Daten des Termins werden aus der Anzeige /LF130/ übernommen. 4

5 /LF230/ Annahme oder Ablehnen eines Gruppentermins aus /LF210/ oder /LF220/. Diese sind zunächst vorläufig und werden erst durch Annahme durch die Benutzer fest. Falls ein Benutzer einen Gruppentermin ablehnt kann er einen Grund für das Ablehnen eingeben und alle anderen Teilnehmer werden per darüber informiert. Durch die Annahme wird der Gruppentermin zu einem eigenen Termin des jeweiligen Benutzers. /LF240/ Direktes Anlegen eines Gruppentermins für eine beliebige Menge von Benutzern (die Menge wird wie in /LF210/ gewählt). Für die Kalender aller beteiligten Benutzer muss das starke Schreibrecht vorhanden sein. Der Termin wird ohne Vorschlag in die Kalender der beteiligten Benutzer eingetragen und damit sofort zu einem eigenen Termin des jeweiligen Benutzers. Ändern und Löschen Grundsätzlich können nur eigene Termine geändert werden. Gruppentermine aus /LF210/ werden durch Annahme zu eigenen Terminen und Gruppentermine die mittels starkem Schreibrecht eingetragen wurden (vgl. /LF240/ werden sofort nach dem Anlegen zu eigenen Terminen. Wenn ein Teilnehmer einen Gruppentermin ändert, wirkt sich diese Änderung sofort auf alle anderen Teilnehmer aus (sofern sie den Termin schon bestätigt haben und mindestens das schwache Schreibrecht vorhanden ist). Es muss dabei möglich sein alle Betroffenen optional per vom System über diese Änderung benachrichtigen zu lassen. /LF250/ Ändern der Beschreibung eines Termins oder Aufgabe. /LF260/ Ändern der Wiederholung eines Termins (wie /LF170/). /LF270/ Ändern der Erinnerung eines Termins oder einer Aufgabe (wie /LF190/). /LF280/ Ändern der Sichtbarkeit eines Termins oder einer Aufgabe (wie /LF200/). /LF290/ Verschieben eines Termins. /LF300/ Neuen Teilnehmer zu Gruppentermin hinzufügen (auszuführen von bisherigem Teilnehmer, der mindestens schwaches Schreibrecht für den Kalender des neuen Teilnehmers hat). Der neue Teilnehmer erhält eine zur Information. /LF310/ Ändern des Status einer Aufgabe (offen, erledigt) /LF320/ Löschen eines Termins ohne Wiederholung. /LF330/ Löschen eines Termins mit Wiederholung. Der Benutzer kann angeben ob er nur diesen Termin, alle Termine oder alle zukünftigen Termine löschen will. /LF340/ Löschen eines Gruppentermins. Dadurch wird nur der Termin des jeweiligen Benutzers gelöscht, d.h. dieser nimmt nicht mehr an dem Gruppentermin teil. /LF350/ Löschen einer Aufgabe. /LF360/ Ändern des Fälligkeitsdatums einer Aufgabe. 5

6 3.1.5 Sonstiges /LF400/ Die Erinnerung an einen Termin (vgl. /LF190/) erfolgt durch rechtzeitiges Zusenden einer an den bzw. die Benutzer. /LF410/ Der Benutzer der einen Gruppentermin anlegt muss die Möglichkeit haben die an die Teilnehmer (vgl. /LF210/) um einen persönlichen Kommentar zu erweitern. /LF420/ Ein Benutzer der einen Gruppentermin ablehnt muss die Möglichkeit haben einen Kommentar bzw. Begründung in die (vgl. /LF230/) an alle Teilnehmer einzufügen. /LF440/ Anlegen und Löschen von vordefinierten Personengruppen. Diese werden für jeden Benutzer persistent gespeichert und können zur vereinfachten Angabe einer Menge von Benutzern verwendet werden, z.b. für Gruppentermine (vgl. /LF210/ und /LF240/). 3.2 Administratoren /LF500/ Anlegen, Löschen und Bearbeiten von Benutzeraccounts. 4 Produktdaten Es sollen (mindestens) folgende Daten persistent gespeichert werden. /LD100/ Benutzerdaten: Alle Informationen zu einem Benutzer. Dazu gehören Loginname Passwort (verschlüsselt) Vorname und Name Adresse Telefon (geschäftlich, privat und mobil) Fax /LD110/ Gruppendaten: Jeder Benutzer kann sich eine beliebige Menge von Benutzergruppen vordefinieren. Für jede Gruppe muss mindestens gespeichert werden Kurzbeschreibung Teilnehmer /LD115/ Rechte: Jeder Benutzer kann verschiedene Rechte (Lese-, schwaches und starkes Schreibrecht) für Kalender anderer Benutzer haben. 6

7 /LD120/ Termindaten: Tag und Uhrzeit Beschreibung Sichtbarkeit (geheim, privat, öffentlich) Wiederholungsmuster (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) Ausnahmen der Wiederholung Enddatum der Wiederholung Teilnehmer (nur bei Gruppenterminen) Erinnerungsmodus /LD130/ Aufgabendaten: Beschreibung Fälligkeitsdatum Status (offen, erledigt) 5 Produktleistungen und Qualitätsanforderungen Für die persistente Speicherung der Daten soll eine Datenbank verwendet werden. Besondere Beachtung soll der Einfachheit der Bedienung des Systems geschenkt werden. Dabei sollen nicht nur Daten leicht auffindbar und gut lesbar sein, sondern auch leicht einzugeben. Bei Fehleingaben in ein HTML-Formular und der darauffolgenden Korrektur sollen die zuvor eingetragenen Felder nicht erneut einzugeben sein, sondern schon vorbesetzt sein. Außerdem sollte die Überprüfung der Eingaben nicht nach der ersten fehlerhaften Eingabe abbrechen, sondern alle Eingaben überprüfen und eine akkumulierte Fehlermeldung an den Benutzer zurückgeben. 6 Ergänzungen Die Benutzung des Dienstes sollte mit allen gängigen WWW-Browsern möglich sein. Wir raten allerdings davon ab, für jeden Browsertyp unterschiedlichen HTML-Code zu generieren. Der HTML-Code soll logisches Markup darstellen und nicht dazu missbraucht werden, eine bestimmte graphische Darstellung zu erzwingen. Deswegen dürfen Features wie Frames oder Javascript nicht eingesetzt werden. Der HTML-Code muss HTML-konform sein und z.b. durch validierbar sein. Die Sessionverwaltung darf die Verwendung von Cookies nicht erzwingen. 7

8 Die Servlets müssen ein Log über alle Fehler führen, um das Debugging der Anwendung zu vereinfachen. Achten Sie darauf, dass die Fehlerbeschreibungen detailliert genug sind, um auf einen Fehler bzw. dessen Ursache schließen zu können. Die Verwendung von Cascading Stylesheets (CSS) wird dringend angeraten. 8