Alfresco-Schulung Dokumentenmanagement im wdv Evelyn Böhm IT-Management

Transkript

1 Alfresco-Schulung Dokumentenmanagement im wdv Evelyn Böhm IT-Management

2 Agenda 1. Warum ein neues System? - Momentaner IST-Zustand 2. Anforderungen an die neue Lösung 3. Die Lösung 4. Wie kann ich Alfresco nutzen? - Web-Frontend - Shares - Laufwerk U: 5. Richtlinien zur Nutzung 6. User-Story 7. Los geht s Arbeiten mit dem Webinterface 8. Unterlagen zur Nutzung von Alfresco 9. Fragen und Anregungen 2

3 1. Warum ein neues System? - Momentaner IST-Zustand Dokumente werden momentan in verschiedenen Systemen abgelegt Mehrfach-Redundanz - Laufwerk M:\ (POOL) und O:\ (Abteilungslaufwerk) - -Anhänge - Wiki - Fileserver Datenserver (Zeus) erfüllt nicht mehr höhere Anforderungen - Zugriffsrechte sind nicht team- oder prozessbezogen - keine Transparenz der Zugriffsrechte für Benutzer - nur zentral administrierbar - abteilungsübergreifendes Arbeiten ist schwierig und zeitaufwendig - nicht datenschutzkonform (z.b. Projekte auf dem Pool-Laufwerk) - keine automatische Dokumenten- Versionierung - begrenzte Suchmöglichkeiten 3

4 2. Anforderungen an die neue Lösung Zentrale Dokumentenablage ermöglichen Auflösen von Mehrfach-Redundanzen verschiedene Zugriffsmöglichkeiten - Windows - Mac OS X - Browser (Webfrontend) - Mobile Endgeräte automatische Dokumenten- Versionierung einfaches Bearbeiten und Teilen von Dokumenten schnelles Auffinden von Informationen Erstellung von Dokumenten mit Hilfe von Vorlagen einfache Wiederherstellung von gelöschten Dateien und Ordnern Transparente Benutzer- Zugriffsrechte Intuitive Nutzung datenschutzkonform 4

5 3. Die Lösung Alfresco Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement-System (DMS) 5

6 4. Wie kann ich Alfresco nutzen? Web-Frontend Arbeiten über das Web-Frontend 6

7 4. Wie kann ich Alfresco nutzen? Shares Arbeiten über Windows-Explorer / Mac-Share - Laufwerk N:\ (persönliches Laufwerk) bleibt bestehen - Migration der Daten erfolgt durch ITM - Meine Dateien unter Alfresco entspricht dem Laufwerk N:\ - Laufwerk O:\ (Abteilungslaufwerk) bleibt bestehen - Abteilungssite wird von ITM angelegt [Abt-Abteilungsname] - Migration der Daten erfolgt abteilungsweise durch ITM - Absprache mit Abteilungsleitung - Laufwerk M:\ (POOL-Laufwerk) wird abgelöst - nicht datenschutzkonform - Migration der Daten erfolgt durch Benutzer selbst Team-Sites - Laufwerk L:\ wird durch Laufwerk U:\ abgelöst - Arbeiten möglich über Share- Ebene (ohne Alfresco Web-Frontend) - alle Sites werden hier angezeigt - Verknüpfung mit Alfresco Server über den Mac - APFEL+K und cifs://alfresco.wdv.de/alfresco/sites eintragen (momentan) 7

8 4. Wie kann ich Alfresco nutzen? Laufwerk U: Erläuterung Begriff Site Eine Site ist ein Bereich in dem man sich innerhalb einer Abteilung oder eines Teams organisieren kann. In diesem Bereich können Dokumente und Informationen abgelegt werden und mit anderen Benutzer ausgetauscht und bearbeitet werden (Vergleichbar Laufwerke/Ordner). Die Site ist hierarchisch gesehen die oberste Ebene einer Ordnerstruktur. Laufwerk U:\ \\alfresco.wdv.de\alfresco\sites Alle verfügbaren Sites werden hier angezeigt Abteilungs-Site O:\ abteilungsintern Team-Sites abteilungsintern abteilungsübergreifend firmenübergreifend 8

9 5. Richtlinien zur Nutzung Unterstützen die Arbeit mit Alfresco Richtlinien sind verpflichtend werden an jeden Schulungsteilnehmer ausgeteilt 9

10 6. User Story I Beispielsituation Wir haben eine Ausschreibung und müssen abteilungsübergreifend Dokumente mit anderen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen organisieren, wie mache ich das mit Hilfe von Alfresco? 10

11 6. User Story II 1. Site erstellen 2. Name und Beschreibung der Site festlegen 3. Öffentlich oder privat auswählen 4. Mitglieder der einzelnen Abteilungen festlegen 5. Mitglieder zur der Site einladen und Rollen definieren 6. Ordnerstruktur festlegen und falls nötig Zugriffsrechte festlegen 7. Bereits existierende Dokumente in die Site kopieren 11

12 7. Los geht s Arbeiten mit dem Webinterface Anmeldung über (Gosa-Login) 12

13 8. Unterlagen zur Nutzung von Alfresco Hilfreiche Unterlagen finden Sie im Menü (Hilfe-Button) oder unter: - Short- Manual (Handout) - Richtlinien zur Nutzung von Alfresco 13

14 9. Fragen und Anregungen? Für weitere Fragen und Anregungen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung 14