Erste Schritte mit InLoox Web App

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1 Erste Schritte mit InLoox Web App InLoox 9 Web App Ein InLoox Whitepaper Veröffentlicht: Februar 2016 Copyright: 2016 InLoox GmbH. Aktuelle Informationen finden Sie unter

2 2 Inhalt Erste Schritte mit InLoox Web App... 3 Anmeldung auf 3 Anmeldung für InLoox PM Enterprise Benutzer... 4 Einstellungen... 4 Einfacher vs. Fortgeschrittener Modus... 5 Top Bar... 6 Weitere Benutzer einladen... 6 Eine Aufgabe anlegen Die schnellste Möglichkeit Die visuelle Möglichkeit Die universelle Möglichkeit... 8 Mehrere Aufgaben zu einem Projekt bündeln... 8 Ein Projekt anlegen... 8 Aufgaben im Projekt anlegen... 9 Bestehende Aufgaben einem Projekt zuordnen... 9 Kontakte anlegen Zusammenarbeiten Über den Chat kommunizieren Projektnotizen teilen Dokumente außerhalb eines Projekts Dokumente innerhalb eines Projekts... 12

3 3 Erste Schritte mit InLoox Web App Mit InLoox Web App können Sie sofort in das Aufgaben- und Projektmanagement einsteigen, Sie müssen nach der Anmeldung mit Ihrer -Adresse und dem Festlegen eines Passworts nichts weiter einstellen. Die Anwendung läuft in Ihrem Browser, ohne dass Sie eine Software herunterladen oder installieren müssen. Anmeldung auf Mit InLoox Web App sind Sie komplett unabhängig und nicht mehr auf eine IT Abteilung angewiesen, denn Sie können Ihr Konto selbst anlegen und andere Nutzer einladen. Geben Sie in Ihrem gewünschten Browser ein. InLoox Web App unterstützt folgende Browser bzw. Browserversionen: Internet Explorer 10, 11 und höher Mozilla Firefox 16 und höher Safari 12.1 und höher (Mac, iphone, ipad) Google Chrome 38 und höher TIPP Falls Ihre Browserversion älter ist, empfehlen wir dringend, die neueste Version zu installieren, da InLoox Web App sonst nicht einwandfrei dargestellt werden kann. Sie legen Ihr Konto an, indem Sie auf Neues Konto erstellen klicken. Nun füllen Sie die Eingabefelder mit Ihrem vollständigen Namen, Ihrer -Adresse und einem von Ihnen selbst gewählten Kennwort aus und klicken auf. Sie bekommen sofort eine Bestätigungs- mit Ihren Anmeldedaten. Geben Sie diese niemals an Dritte weiter!

4 4 HINWEIS Derjenige, der als erster ein Konto anlegt, hat automatisch alle Administrator-Rechte, die man in den Optionen unter Berechtigungen Benutzerbezogen einsehen und ggf. noch ändern kann. Klicken Sie einfach in der Top Bar auf Ihren Namen rechts oben, öffnen Sie die Einstellungen und klicken dann auf Optionen. Anmeldung für InLoox PM Enterprise Benutzer Falls Sie InLoox Web App als InLoox PM Web App Enterprise User in Verbindung mit InLoox für Outlook verwenden, verwenden Sie bitte auf der Login-Seite von InLoox Web App die Anmeldedaten die Sie für InLoox PM für Outlook verwenden. Ihre Daten werden automatisch zwischen InLoox für Outlook und InLoox Web App synchronisiert. Einstellungen Klicken Sie in der Top Bar auf Ihren Namen, bzw. auf den Pfeil neben Ihrem Namen, um Ihr Profil zu bearbeiten, Ihr Kennwort zu ändern, auf den Fortgeschrittenen Modus zu wechseln, auf die Optionen zuzugreifen (sofern Sie über Administrator-Rechte verfügen), Ihr InLoox Web App Konto anzusehen, auf das Hilfe-Dokument zuzugreifen, die Demo-Tour zu starten, oder sich abzumelden.

5 5 Einfacher vs. Fortgeschrittener Modus Als Voreinstellung startet jeder Benutzer im Einfachen Modus. Um in den Fortgeschrittenen Modus zu wechseln, klicken Sie in der Top Bar auf Ihren Namen bzw. auf den Pfeil neben Ihrem Namen, und klicken Sie auf Fortgeschrittener Modus. Wenn Sie in den Fortgeschrittenen Modus wechseln, werden alle Bereiche von InLoox Web App um zusätzliche Funktionen erweitert. Bereich Reiter Einfacher Modus Fortgeschrittener Modus Arbeitsplatz Budgetierung einer Aufgabe x Dokument einer Aufgabe beifügen x Eigene Felder x Dokumente Ordnerstruktur Ansicht x Personen Neuen Kontakt anlegen Außerhalb der Projekte Personen einladen Adressbücher x anlegen/verwalten Tabellenansicht x Projekte Tabellenansicht x Filtern, Spalten auswählen, Ansichten speichern/ verwalten x Zeit Tabellenansicht x Filtern, Spalten auswählen, Ansichten speichern/ verwalten x Auswertung x

6 6 Betreuung Kategorien x Abteilung x Aufgaben Innerhalb der Projekte Dokumente Ordnerstruktur Ansicht x Listen Verknüpfen x Zuweisen x Zeit Planung Budgets x Top Bar Nutzen Sie die Top Bar, um schnell eine Neue Aufgabe anzulegen, von jedem Bereich aus, per Klick auf das InLoox Logo, wieder zurück auf den Arbeitsplatz zu gelangen, oder um per Klick auf den Pfeil neben Ihrem Namen auf die Einstellungen zuzugreifen. Sie können von hier aus auf aktuelle Projekte zugreifen, indem sie auf (Letzte Projekte) klicken. Neue Nachrichten (Nachrichten) aus dem Chat, aus den Projektnotizen, oder zu Ihnen neu zugewiesenen Aufgaben werden hier ebenso angezeigt wie Erinnerungen Aufgaben. (Erinnerungen) zu anstehenden Weitere Benutzer einladen Wenn Sie über mehrere Benutzerlizenzen verfügen, können Sie nun als Administrator im Bereich Personen weitere Benutzer einladen. Hierfür müssen Sie zunächst in den Fortgeschrittenen Modus wechseln. Klicken Sie dazu in der Top Bar auf Ihren Namen und dann auf Fortgeschrittener Modus.

7 7 Nun klicken Sie im Ribbon auf Personen und sehen rechts unter Ihrem Namen mehrere Icons. Klicken Sie auf, geben die -Adresse des neuen Nutzers ein und legen fest, in welcher Sprache, Deutsch oder Englisch, die Einladungs- vom System versendet werden soll. HINWEIS Die Benutzerlizenzen werden automatisch an die neuen Benutzer vergeben. Sie können nur so viele Personen zu Ihrem InLoox Web App Konto einladen, wie Sie Nutzerlizenzen erworben haben. Wenn Sie nachsehen wollen, über wie viele Benutzerlizenzen Sie verfügen, gehen Sie in den Optionen auf den Reiter Lizenzierung Benutzerlizenzen. Hier können sie als Administrator Benutzerlizenzen ggf. auch wieder löschen oder umverteilen. Falls Sie zu wenige Lizenzen haben, um eine weitere Person zu InLoox Web App einzuladen, weist Sie das System beim Einladungsversuch darauf hin. Wenn Sie eine bereits vergebene Nutzerlizenz einem neuen InLoox Nutzer geben möchten, müssen Sie zuerst in den Optionen-Lizenzierung-Benutzerlizenzen die bestehende Benutzerlizenzierung löschen. TIPP Damit die eingeladene Person sofort mit InLoox Web App arbeiten kann, müssen Sie ihr die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Gehen Sie dafür zu Optionen-Berechtigungen-Benutzerbasiert. Klicken Sie auf Benutzer zu setzen. um im Drop-down-Menü benutzerbasierte Berechtigungen für den jeweiligen Für die eingeladene Person wird auch gleich eine Kontaktkarte angelegt, sodass Sie dieser Person sofort Aufgaben bzw. Projekt-Rollen zuweisen können. Eine Aufgabe anlegen Nach dem Login gelangen Sie zum Arbeitsplatz, wo Sie einen Überblick über alle Ihre Aufgaben für das Aufgaben Management inklusive Kalenderansicht und Neuigkeiten haben.

8 8 Es gibt nun drei Möglichkeiten, wie Sie eine neue Aufgabe anlegen können. 1. Die schnellste Möglichkeit Klicken Sie auf, geben Sie der Aufgabe einen Namen und drücken Sie ENTER. Die Aufgabe wird ohne Datum und Zeitaufwand erstellt. Wenn Sie dies ändern möchten, ziehen Sie die Aufgabe entweder direkt in den Kalender auf das gewünschte Fälligkeitsdatum, oder klicken Sie auf neben der Aufgabe in der Aufgabenliste, um das Dialogfenster zur Bearbeitung der Aufgabe aufzurufen. 2. Die visuelle Möglichkeit Wenn Sie schon wissen, wann die Aufgabe erledigt werden soll, bzw. fällig ist, klicken Sie im Kalender z.b. auf Dienstag 10 Uhr. Es erscheint ein Dialogfenster, wo Sie alle weiteren Details, wie z.b. den Zeitaufwand zur Erledigung der Aufgabe, festlegen können. 3. Die universelle Möglichkeit Rechts oben in der Top Bar finden Sie die Taste Neue Aufgabe. Es öffnet sich auf Klick ein Dialogfenster, in dem Sie alle Details zur neuen Aufgabe eingeben können. Diese Taste ermöglicht es Ihnen, in allen Bereichen von InLoox Web App aus eine neue Aufgabe anzulegen. HINWEIS Die im Arbeitsplatz und in der Top Bar erstellten Aufgaben sind per se persönliche Aufgaben, die noch keine Projektzuweisung haben und Ihnen, als Ersteller der Aufgabe, zugeteilt werden. Wie Sie projektspezifische Aufgaben erstellen, erfahren Sie hier. Wie Sie bestehende Aufgaben einem Projekt zuordnen, erfahren Sie hier. Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren möchten, klicken Sie in das Kästchen links neben der Aufgabe und setzen so ein Häkchen Abgeschlossen geführt.. Die Aufgabe wird nun als erledigt gekennzeichnet und unter Mehrere Aufgaben zu einem Projekt bündeln Einzelne Aufgaben legen Sie zum einfachen Aufgabenmanagement in der Aufgabenliste an. Zusammenhängende Aufgaben, die zeitlich voneinander abhängig sind, bündeln Sie am besten in einem Projekt. Ein Projekt anlegen Zuerst legen Sie ein Projekt an. Klicken Sie im Ribbon auf Projekte und dort auf. Sie werden zur Betreuung weitergeleitet, wo Sie dem Projekt einen Namen geben können. Sie werden automatisch als Projektleiter angelegt und können somit alle Details bearbeiten. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, dem Projekt Aufgaben zuzuordnen. Entweder Sie legen im Projekt neue Aufgaben an, oder Sie weisen ihm bereits bestehende Aufgaben zu.

9 9 Aufgaben im Projekt anlegen Klicken Sie im Reiter Aufgaben in das Eingabefeld Neue Aufgabe, geben einen Namen ein und drücken ENTER oder klicken auf. Sofort erscheint diese neue Aufgabe in der Kanban-Ansicht in der linken Statusspalte als Karte. Wenn Sie der Aufgabe einen anderen Status geben möchten, ziehen Sie sie z.b. in die Spalte In Bearbeitung. Bestehende Aufgaben einem Projekt zuordnen Gehen Sie dafür wieder zurück auf den Arbeitsplatz, indem Sie entweder auf das InLoox Logo klicken, oder über den Reiter Projekte zurück auf den Arbeitsplatz gehen. Hier können Sie nach Klick auf eine bestehende Aufgabe einem Projekt zuordnen. Dafür klicken Sie im Dialogfenster Aufgabe bearbeiten im Reiter Details unter Zuweisen auf Einem Projekt zuordnen, wählen ein Projekt aus und klicken auf OK. Neben dem Datum der Aufgabe erscheint nun das Bild des Projektes. Damit können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben in welchem Projekt gebündelt sind.

10 10 Kontakte anlegen Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie im Ribbon auf Personen und dort auf. Es öffnet sich das Dialogfenster Neuer Kontakt, wo Sie alle relevanten Details wie Daten zur Person, Kontakt-Daten wie die Adresse oder weitere Daten wie die Webseite hinterlegen können. Außerdem sehen Sie im Reiter Auslastung die Arbeitskapazitäten der Person, falls diese schon zugewiesene Aufgaben hat. Diese von Ihnen erstellten Kontakte haben keine Nutzungs- oder Leserechte für Ihr InLoox Web App Konto. Dafür müssen Sie mehrere Nutzungslizenzen für Ihr InLoox Web App Konto erwerben und die gewünschten Personen zu Ihrem Konto einladen. Wie Sie das machen, erfahren Sie hier. Per Klick auf können Sie Ihre Kontakte z.b. nach Anzeigenname oder Firma sortieren. Zusammenarbeiten InLoox Web App ermöglicht es Ihnen schnell und unkompliziert mit anderen zusammenzuarbeiten, unabhängig davon wo Sie sich befinden. Die Kommunikation wird durch den Chat und die Projektnotizen erheblich erleichtert und erlaubt den schnellen Austausch von Informationen. Mit InLoox Web App vereinfachen Sie auch Ihr Dokumentenmanagement, da Sie wichtige Unterlagen, an einem zentralen Ort verwalten können. Dabei können Dokumente sowohl individuell abgelegt, als auch einzelnen Aufgaben oder ganzen Projekten zugewiesen werden und stehen dann auch anderen Personen zum Lesen und Bearbeiten zur Verfügung. Über den Chat kommunizieren Rechts unten finden Sie die Chat-Funktion, die von jedem Reiter aus erreichbar ist. Sie können hier schnell mit jedem kommunizieren, der als Kontakt unter Personen hinterlegt ist und InLoox Web App nutzt. Um einer Person eine Chat-Nachricht zukommen zu lassen, öffnen Sie den Chat und klicken dann auf. Wählen Sie nun entweder eine Person aus, oder suchen Sie nach der Person. Tippen Sie Ihre Chat-Nachricht ein und klicken Sie entweder auf oder drücken Sie STRG + ENTER (CMD + ENTER). Sie können mit Klick auf ein Bild versenden. Es eignen sich alle browserunterstützen Grafikformate wie z.b..jpg,.png, oder.gif. Wählen Sie die gewünschte Grafikdatei aus, klicken Sie auf Öffnen und senden Sie die Datei sofort an die ausgewählte Person im Chat. Wenn Sie eine Grafikdatei zugesendet bekommen, sehen Sie im Chat eine Vorschau und können die Datei mit Klick auf herunter laden. Wenn Sie Personen aus dem Chat wieder entfernen möchten, klicken Sie neben der Person auf.

11 11 Projektnotizen teilen Wenn Sie in einem Projekt eine Notiz hinterlegen möchten, klicken Sie in Projekte auf ein Projekt. Nun sind Sie auf der Betreuungseite dieses Projekts und können auf der rechten Seite Ihre Nachricht eintippen und posten. Diese Nachricht ist für alle Benutzer, die mindestens Leserechte auf dem Projekt haben, sichtbar. Wenn Sie eine Nachricht an eine bestimmte Person im Projekt richten möchten, verwenden Nur wenn Sie eine Notiz an eine Person richten, wird diese Person per benachrichtigt. Die Nachricht ist aber dennoch auch für alle anderen sichtbar. Sie können Notizen mit Klick auf schnell und einfach löschen. Dokumente außerhalb eines Projekts Der Bereich Dokumente dient Ihnen als persönliche Dokumenten-Ablage, wo Sie sowohl einzelne Dokumente ablegen und verwalten können, als auch Ordner anlegen können. Wenn Sie im Einfachen Modus sind, sehen Sie oben neben dem Suchen-Eingabefeld den Dokumentenpfad, der klickbar ist. Im Einfachen Modus sehen Sie nur Ihrer eigenen, persönlichen Ordner und Dokumenten, die Sie projekt-unabhängig angelegt bzw. hochgeladen haben. BEISPIEL Hier werden alle Dokumente des Unterordners Vorlagen-DE angezeigt:

12 12 Ordner anlegen Um einen neuen Ordner anzulegen klicken Sie rechts oben auf, geben im Drop-down-Textfeld den Namen des Ordners ein und klicken auf Dokumente hochladen.. Der neue Ordner wird sofort erstellt und Sie können dort HINWEIS Ordner, und darin enthaltenen Dokumente, die Sie außerhalb eines Projektes anlegen, sind nur für Sie zugänglich und dienen Ihrem persönlichen Dokumentenmanagement. Dokumente hochladen Um ein neues Dokument hoch zu laden, klicken Sie rechts oben auf. Wählen Sie das Dokument aus, das Sie hochladen möchten und klicken Sie auf Öffnen. Das Dokument ist nun als Kärtchen mit einem Vorschaubild in InLoox Web App hinterlegt. Dokumente in Ordner verschieben Wenn Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben möchten, klicken Sie im Dokumenten-Kärtchen auf und wählen Sie im Dialogfenster Verschieben den Ordner aus, in den Sie das Dokument verschieben möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. HINWEIS Das verschobene Dokument wird nicht dupliziert oder kopiert. Es ist im Ausgangsprojektordner nicht mehr enthalten. Dokumente innerhalb eines Projekts Wählen Sie zuerst in Projekte ein Projekt aus und klicken Sie dann im Ribbon auf Dokumente. Projekt-Dokumente hochladen Alle Dokumente die Sie hier hochladen, werden automatisch diesem Projekt zugeordnet und es wird dafür unter Projektordner ein projektspezifischer Ordner mit dem Namen des Projekts erstellt. Laden Sie auch hier wieder mit Klick auf Projektunterordner. Dokumente hoch und erstellen Sie mit Klick auf HINWEIS Alle Projektmitarbeiter, die zumindest Leserechte für Dokumente haben, können auf diese Projekt-Dokumente zugreifen, Sie herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen. Im Fortgeschrittenen Modus sehen Sie auf der linken Seite die Ordnerstruktur, die alle projektspezifischen Ordner anzeigt.

13 13 BEISPIEL Hier werden alle Dokumente des Unterordners Messestand-Bestellungen im Fortgeschrittenen Modus angezeigt: Dokumente in anderes Projekt verschieben Wenn Sie ein Dokument von einem Projekt in ein anderes Projekt verschieben möchten, klicken Sie auf und im Dialogfenster Verschieben auf den Namen des aktuellen Projektes. Dann wählen Sie im Drop-down-Menü das Projekt aus, in das Sie das Dokument verschieben möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.