Herzlich Willkommen Erasmus+ Mobility Tool (MT+) Webinar zum Import und Export von Daten

Transkript

1 Herzlich Willkommen Erasmus+ Mobility Tool (MT+) Webinar zum Import und Export von Daten Referat EU02 Erasmus+ Mobilität 1

2 Technische Vorbemerkungen zum Webinar wir bitten alle Teilnehmer, sich mit ihrem echten Namen und einer Angabe zur Hochschule anzumelden Zielgruppe des Webinars sind Erasmus-Koordinatoren und Mitarbeiter von International Offices, also nicht Studierende, private Personen und Unternehmen wir bitten alle Personen, die nicht Erasmus-Koordinatoren sind, nicht am Webinar teilzunehmen vielen Dank für Ihr Verständnis 2

3 Ablauf des Webinars 1. Einordnung MT+ 2. Import (Präsentation) 3. Import (Live im MT+) 4. Fragen und Antworten (Chat) 3

4 Einordnung MT+ MT+ ist die zentrale Datenbank für Erasmus+ Projekte mit einer Perspektive für alle Bildungsbereiche, Aktionslinien, zentrale und dezentrale Projekte die gesamte Programmlaufzeit bis einschließlich zum Projekt 2020 (kein Neustart wie von LLP zu E+) Monitoring, Berichte und Auswertungen bis einschließlich zum Projekt 2020 MT+ muss ständig gepflegt werden, nicht nur zu Berichtszwecken 4

5 Einordnung MT bis zum 30. April abgeschlossene Mobilitäten in das MT+ eintragen danach mindestens einmal monatlich aktualisieren der ZB für das Projekt 2014 wird nicht systematisch mit dem MT abgeglichen (erst Projekt 2015 Zwischenbericht direkt im MT) Daten der realisierten Mobilitäten müssen im MT jeweils zum Jahresende und zum Abschlussbericht zu 100% stimmen (und jeweils danach weiter bearbeitet werden) 5

6 MT+ Import von Daten Hauptzweck des Datenimports ist es, die Eingabe großer Datenmengen in das MT+ in nur einem Arbeitsschritt zu ermöglichen ein weiterer Zweck des regelmäßigen Datenimports ist die Synchronisation von externen Tools und dem MT 6

7 MT+ Import von Daten: Unterstützende Dokumente Unterstützung finden Sie auf den Seiten und vor allem sollten folgende Kapitel im MT+ Handbuch gelesen werden: 6.6. Import and export of mobility data Data export Data import and update Text and spreadsheet editors Troubleshooting of the most common issues National characters are replaced with question marks during the import process CSV files exported by Mobility Tool+ are not opened correctly by Microsoft Excel 7

8 MT+ Import von Daten: Grundregeln die Importdatei muss eine ordnungsgemäße Struktur aufweisen (Import-Vorlage) und die Importdaten müssen den vorgegebenen Bedingungen entsprechen (Datenkatalog) falls Organisationen oder Mobilitäten im System nicht anhand der Organisations-ID bzw. der Mobilitäts-ID identifiziert werden können, wird ein neuer Datensatz erstellt falls Organisationen oder Mobilitäten im System anhand der Organisations-ID bzw. der Mobilitäts-ID zu finden sind und die importierten Daten Änderungen an den Organisations- oder Mobilitätsdetails enthalten, werden vorhandene Daten aktualisiert ohne Änderungen an Organisations- oder Mobilitätsdetails werden vorhandene Daten nicht aktualisiert 8

9 MT+ Import von Daten: Grundregeln die Importdatei wird Zeile für Zeile verarbeitet. Kommen Mobilitätsund Organisations-ID doppelt in derselben Datei vor, wird nur der letzte Eintrag für diese Mobilität und/oder der Organisation gespeichert die Eingabe von OS und das Löschen von Datensätzen ist via Import nicht möglich 9

10 MT+ Import von Daten: ID wichtig! um eine Datenduplikation zu vermeiden, müssen Sie die Organisations- und Mobilitäts-ID sorgsam verwenden! das bedeutet für die Aktualisierung vorhandener Datensätze: die Organisations-ID in der Importdatei muss (falls vorhanden) mit der Organisations-ID im MT übereinstimmen die Mobilitäts-ID in der Importdatei muss (falls vorhanden) mit der Mobilitäts-ID im MT übereinstimmen!für die selben Organisationen immer dieselbe ID verwenden!!für die selben Mobilitäten immer dieselbe ID verwenden! 10

11 MT+ Import von Daten: Import/Export-Seite im MT+ = Datenkatalog (gültige Eingabewerte) = Möglichkeit, eine Import-Vorlage zu erstellen Import-Protokoll-Bereich (evt. mit Fehlerreport) 11

12 MT+ Import von Daten: Exportdatei als Vorlage für den Import um die Daten (Mobilitätsdaten und die Daten der Partnerorganisationen) per Import in das MT+ übertragen zu können, benötigt man eine Importdatei. Diese kann aus einer externen Datenbank stammen eine Vorlage kann über die Exportfunktionalität erzeugt werden dies funktioniert auch, wenn noch keine Daten für das Projekt per Hand eingegeben wurden es empfiehlt sich, einen Datensatz pro Datei (SM/ST) als Beispiel zu haben 12

13 MT+ Import von Daten: Importdatei öffnen die Importdatei liegt im CSV-Format vor. Um eine CSV-Datei zu bearbeiten, kann man sie in Excel importieren!bei einem Doppelklick auf die CSV-Datei gehen wichtige Formatierungen verloren! in der Spalte Field of Education gehen vorangestellte Nullen verloren (Import in MT+ wird unmöglich) Umlaute werden nicht richtig dargestellt und übertragen 13

14 MT+ Import von Daten: CSV-Datei öffnen 1. Öffnen Sie eine leere Microsoft Excel-Tabelle. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie auf Aus Text. Daraufhin wird das Fenster Textdatei importieren geöffnet. 3. Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie in Excel bearbeiten möchten. 4. Wählen Sie Getrennt aus. Weitere Einstellungen sind: Import beginnen in Zeile: 1 Dateiursprung: : Unicode (UTF-8). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. 14

15 MT+ Import von Daten: CSV-Datei öffnen 5. Deaktivieren Sie die standardmäßig ausgewählte Option Tabstopp und aktivieren Sie stattdessen Semikolon. 6. Führen Sie im nächsten Fenster einen horizontalen Bildlauf nach rechts bis zum Ende der Datenvorschau durch. 7. Klicken Sie mit gedrückter Umschalttaste in die letzte Spalte der Datenvorschau. Die Datenvorschau wird daraufhin schwarz hervorgehoben. 8. Wählen Sie im Bereich Datenformat der Spalten die Option Text aus (Screenshot). Nun erscheint statt der allgemeinen Überschriften der Spalten Text als Überschrift in der Datenvorschau. Klicken Sie auf Fertigstellen. Der Assistent fragt, wo die importierten Daten eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf OK 15

16 MT+ Import von Daten: Importdatei die Importdatei hat zwei Überschriften 1. Bezeichnung des Feldes 2. Beschreibung des Inhalts Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet Codefelder ( DICT ) -> Datenkatalog optionale Freitextfelder (können leer bleiben) Hinweise zum Format (z.b ) Hinweise zum Inhalt (z.b. YES/NO ) 16

17 MT+ Import von Daten: Importdatei speichern sobald Sie die Datei in Excel bearbeitet haben, klicken Sie im Menü Datei auf speichern unter wählen Sie als Dateityp CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv) geben Sie den Dateinamen ein und klicken Sie auf speichern Excel zeigt eine Kompatibilitätswarnung. Klicken Sie auf Ja, um die Datei zu speichern eine korrekte Speicherung von Umlauten ist nur über erneutes Öffnen und speichern (UTF-8) mit dem Editor möglich. 17

18 MT+ Import von Daten: Importdatei besondere Hinweise Organisationen mit PIC => ERA-Code nicht notwendig Distance Band bei Studierendenmobilität => BAND_10 (für 0 KM) Effective Duration (days) => kein Pflichtfeld Dezimaltrennzeichen ist ein Punkt 18

19 MT+ Import von Daten: Fehleranalyse 19

20 MT+ Import von Daten: Fehleranalyse MT+ speichert nicht, solange nicht alle Daten das richtige Format aufweisen ( Alles oder nichts ) für jedes Problem mit dem Datenimport erstellt das System eine Fehlerprotokolldatei. Die Fehlerprotokolldatei kann heruntergeladen werden, indem Sie auf den Download Error Log klicken die Fehlerprotokolldatei hat dieselbe Struktur wie die importierte Datei: Anstelle der Daten enthält sie eine Fehlerbeschreibung. Mit Zeilennummer und Feldnamen findet man den fraglichen Eintrag in der importierten Datei Spalten in der Fehlerdatei sind nach rechts verschoben, da in der ersten Spalte die Zeilennummer des Fehlers ergänzt wird 20

21 MT+ Import von Daten: Fehleranalyse Fehler Ursache Lösung There was an error during file processing Successfully imported 0 mobilities Mandatory field not provided Invalid EAC dictionary value Invalid value ( Yes"/"No" - in English expected) The request is invalid. The specified grant per participant amount is XXX,XX but it must be between XXX,XX and XXX,XX Importknopf wurde gedrückt, ohne das vorher eine Datei ausgewählt wurde falsche Datei-Vorlage (z.b. Übersicht der Mobilitäten) Pflichtfeld nicht ausgefüllt Eingabewert entspricht nicht dem Datenkatalog ein anderer Wert als Yes oder No wurde eingegeben der eingegebene Betrag entspricht nicht den Erasmus+ Regeln Seite aktualisieren und vor dem Import eine Datei auswählen richtige Importvorlage verwenden alle Pflichtfelder ausfüllen im Datenkatalog den gültigen Wert ermitteln entweder Yes oder No eintragen Leitfaden beachten 21

22 MT+ Import: Warnhinweise Wenn ein Datensatz gelöscht wird, wird die Verknüpfung zum Teilnehmerbericht gelöscht Wenn man alle Mobilitäten löscht und neu eingibt, werden für alle Mobilitäten neue Teilnehmerberichte angefordert deshalb: Ein Teilnehmerbericht ist mit einer Mobilität verknüpft (über die Mobilitäts-ID). Verknüpft man einen Teilnehmer mit einer bereits genutzten Mobilitäts-ID, bleibt er erhalten ID = 1 Daten von A, Bericht von A ID = 1 Änderung zu Daten von B, aber Bericht von A 22

23 Fragen und Antworten Information und Beratung Hotline: