Die IT-Bausteine für egovernment

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1 Mai 2005 Geesthacht: DMS optimiert Bürgerservice 8,00 ISSN Eine Sonderpublikation der A&L Applikationen & Lösungen Magazin für Software in der Öffentlichen Verwaltung Software für den Public Sector Die IT-Bausteine für egovernment Formularserver Auch hier gilt: Ordnung ist das halbe Leben Interoperabilität Fraunhofer FOKUS propagiert offene Standards Workflow Kampfansage an die Zettelwirtschaft und die Suche nach einem einheitlichen egovernment

2 Middleware verbindet alles. Sehen Sie es? Auflösung 1. Bietet virtuelle Führungen zum Urlaubsort. 2. Bucht Flüge mit Partner-Airlines. 3. Findet automatisch einen Ersatzflug. 4. Analysiert Flugplandaten dynamisch. 5. Gewinne erreichen neue Höhen. MIDDLEWARE IST IBM SOFTWARE. Die leistungsfähige DB2 Information Management Software-Familie bietet mit DB2- und Informix- Datenbanken umfassende und branchenführende Lösungen. Basierend auf offenen Standards, führt sie Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammen. So integrieren Sie Ihre Informationen, steigern die Produktivität und bleiben kompatibel. Sie gewinnen außerdem Einblicke, die Ihnen erlauben, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. On demand. MIDDLEWARE FÜR DIE ON DEMAND WELT. Infos unter ibm.com/db2/infomgmt/de IBM, das IBM Logo, DB2, Informix und das ON DEMAND BUSINESS Logo sind Marken oder eingetragene Marken der International Business Machines Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Andere Namen von Firmen, Produkten und Dienstleistungen können Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Inhaber sein IBM Corporation. Alle Rechte vorbehalten. O&M IBM SW 14/05

3 EDITORIAL A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN Inhalt: Trends & Perspektiven Manfred Klein, Redaktionsleiter Sprachlos in die Zukunft? Mit die größten Probleme bei egovernment sind fehlende Standardisierung und mangelnde Interoperabilität. Die Folge ist, dass zwar nahezu jede Behörde im Internet präsent die dringend gebotene Vernetzung der Dienste aber meist nicht möglich ist. Denn die eingesetzten Systeme und Plattformen können nicht miteinander reden und die damit abgebildeten Prozesse sind nicht kompatibel. Das wiederum hat zur Folge, dass die erhofften Effizienzsteigerungen und die Erschließung der angestrebten Einsparpotenziale weiter auf sich warten lassen. Besonders ausgeprägt ist das Problem der Sprachlosigkeit in den Kommunen. Aber auch Bund und Länder haben den Wildwuchs ihrer IT-Systeme noch längst nicht im Griff. Und die Hersteller von Fachanwendungen beklagen mitunter, sie wüßten nicht, Storage & Security 2005 Die Sonderausgabe S & S erscheint am 17. Oktober 2005 als Beilage der Ausgabe 11 / 05 der egovernment Computing worauf sie sich einzustellen hätten. Natürlich ist die Problematik längst bekannt. Davon zeugt eine ganze Reihe von Projekten und Initiativen wie Deutschland-Online und MEDIA@- Komm-Transfer. Doch gerade für Kommunen ist die Situation nach wie vor relativ unübersichtlich. Nicht zuletzt deshalb widmet das Special Applikationen & Lösungen den diesbezüglichen Entwicklungen besonders breiten Raum: So diskutierten Experten auf Einladung von egovernment Computing Probleme der Standardisierung. Besonders am Herzen lag ihnen die bei uns kaum berücksichtigte internationale Entwicklung. Aber auch Best Practice-Beispiele, die erfolgreiche Integrationen von Fachverfahren dokumentieren, geben dem IT-Entscheider im Public Sector einen Überblick über den aktuellen Stand von egovernment. Standardisierung... ist eine der großen Herausforderungen im egovernment. Mit MEDIA@Komm-Transfer soll der Wildwuchs beschnitten werden Interoperabilität... ermöglicht erst übergreifende Geschäftsprozesse. Offene Standards erlauben das Zusammenspiel verschiedener Applikationen Elektronische Akten... sind Voraussetzung für effiziente Bürgerdienste. Die Technologien zur Einführung sind vorhanden. Es fehlt am Mut zur Umsetzung Fachanwendungen... lassen sich interoperabel integrieren, wenn als Basis auf offenen Standards aufsetzende Portalsysteme genutzt werden Roundtable Anwendungsintegration... braucht verbindliche Standards, sagen die Einen. Andere verweisen auf die dadurch entstehende Reglementierung und machen wettbewerbsrechtliche Bedenken gelten. Das Dilemma diskutierte eine Expertenrunde Best Practice Governikus... wird bereits in elf Bundesländern genutzt. Das egovernment-tool aus Bremen taugt aber nicht nur als Virtuelle Poststelle Elektronische Formulare... brauchen ebenso wie Akten aus Papier ein ausgeklügeltes Ablagesystem. Auch hier gilt: Ordnung ist das halbe Leben Kommunale DMS-Systeme... müssen mit einer Vielzahl von Dateiformaten zurechtkommen. Das erschwert die Einführung. Unmöglich ist sie aber nicht Grundlage... für ein wirtschaftliches Verwaltungshandeln ist die Einführung der Doppik. Der Landkreis Ebersberg ging den harten Weg Prozessmanagement... spart Zeit und Geld. Und die Motivation der Mitarbeiter steigt, wenn sie frühzeitig in die Einführung mit einbezogen werden Lösungsanbieter von A - Z Marktübersicht Wer Fachverfahren einführt, muss wissen, was der Markt bietet. Eine Liste wichtiger Anbieter in Deutschland ab Seite Register Das Impressum, das Inserentenverzeichnis und die Liste der redaktionell erwähnten Unternehmen

4 4 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 TRENDS & PERSPEKTIVEN Übertragbare Konzepte Probleme mit der Harmonisierung Die Standardisierung hat sich zu einer der größten Herausforderungen des egovernment entwickelt. Gerade die föderalen, dezentralen Strukturen haben daran einen erheblichen Anteil. Eine Folge sind die so genannten Insellösungen im IT-Bereich. Daran haben auch die jüngsten Reformbemühungen bis auf wenige Ausnahmen nicht viel geändert. Die Reformen haben singuläre und nicht interoperable Modellprojekte hervorgebracht, die nun konkurrierend nebeneinander eingesetzt werden. Dies ist angesichts der knappen finanziellen Mittel und der zukünftigen Anforderungen, Backofficeprozesse miteinander zu verzahnen, ein anhaltendes Problem. Auf allen föderalen Ebenen gibt es daher Harmonisierungs- und Standardisierungsbestrebungen: So werden offene Standards definiert, welche die Interoperabilität der verschiedenen IT-Systeme und Fachverfahren ermöglichen sollen, sodass diese im Verbund eingesetzt werden können. Beim Institut für Informationsmanagement Bremen unterscheidet man dabei zwischen vier Ebenen: der technischen, syntaktischen, semantischen und organisatorischen Interoperabilität. Doch die spezifischen Interessen der Akteure in Verwaltung, Wirtschaft oder Wissenschaft sowie politische Vorgaben und äußere Einflüsse lassen den Prozess der Standardisierung mitunter recht langwierig werden (siehe Abbildung auf Seite 6). Leider gibt es keine zentrale Instanz in Deutschland, die den gesamten Lebenszyklus von Standards, also deren Definition, Abstimmung, Verwaltung, Änderung und schließlich Aufhebung, koordiniert. Eine derartige Einrichtung wäre nötig, um die Interoperabilität der egovernment-lösungen umfassend zu gewährleisten. Darüber hinaus könnte sie als Ansprechpartner für die Erarbeitung von Finanzierungskonzepten zur Standardisierung dienen und die erarbeiteten Vorschläge an die zuständigen Stellen, etwa die Bund-Länder-Kommission, weiterleiten. Standardisierung bei verfolgt das Ziel, mit der Einführung von Standards dem Flickenteppich an egovernment- Einzellösungen entgegenzuwirken. Von den 20 Transferkommunen werden in Zusammenarbeit mit der Transferagentur Best Practices erarbeitet und harmonisiert. Bisher parallel und zum Teil unabhängig voneinander laufende Entwikklungen der Kommunen sollen hier verknüpft werden. Aktuell werden 24 übertragbare Konzepte unter Berücksichtigung etablierter egovernment-standards und bewährter Verfahrensweisen entwickelt und realisiert. Es handelt sich dabei nicht um konkrete Produkte, sondern um allgemeine Spezifikationen für Prozesse, Vorgehensweisen und Datenmodelle, wobei der Schwerpunkt auf der organisatorischen Interoperabilität liegt. Die Unabhängigkeit von Hersteller- und Einzelinteressen bleibt dabei gewahrt. Ziel der einzelnen Standardisierungsvorhaben ist es, in einem abschließenden Bericht die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen zu spezifizieren. Zur Identifikation dieser Anforderungen wenden die Transferkommunen je nach Thema verschiedene Methoden an: Kooperation mit Standardisierungsgremien und -projekten wie der OSCI- Leitstelle (beim Vorhaben Meldewesen Online ) oder übergreifenden Gremien wie dem DIN. MEDIA@Komm-Transfer stimmt sich als Teil von Deutschland-Online in den relevanten Arbeitsgruppen mit Vertretern aus anderen Kommunen, des Bundes und der Länder ab. Vernetzung mit Landesakteuren. So kooperiert der Main-Kinzig-Kreis mit dem Hessischen Kultusministerium zum Vorhaben Schülerbeförderung, um eine Schnittstelle zwischen der Landesdatenbank und dem kommunalen Fachverfahren zu definieren.

5 24-Stunden-Service in 26 Sprachen Innovative Auskunftsdienste und Portal-Lösungen verbinden Bürger und Staat via Internet und Voice-Technologie von jedem Ort zu jeder Zeit PSI Aktiengesellschaft Dircksenstraße Berlin (Mitte) Deutschland Telefon: +49/30/ Telefax: +49/30/

6 6 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 TRENDS & PERSPEKTIVEN Standardisierungs-Parcour Interessen Wirtschaftl. Interesse Wissenschaftl. Interesse Einflüsse Technische Innovationen Internationale Einflüsse Forschung Industrie Anwender Experten Verwaltung Standardsetzendes Gremium (z.b. DIN, ISO, OSCI usw.) und Verwaltungsinstitutionen (z.b. BMI, SAGA) Arbeitsgruppe 1 Arbeitsgruppe 2 Arbeitsgruppe n Politische Vorgaben Standards für E-Governmentlösungen Interessen Benutzerfreundlichkeit Einflüsse Best Practices Optim. der Verwaltungsleistung Organisationsmodelle Eine Vielzahl von Akteuren auf allen Ebenen sowie technische und politische Fragestellungen komplizieren den Standardisierungsprozess ist: Von den 24 Vorhaben haben bereit sieben ihren Spezifikationsbericht im Entwurf vorgelegt. Für weitere zehn Vorhaben werden die Ist-Prozesse analysiert und die jeweiligen Schwachstellen erfasst. Bis zum Ende des Jahres ist also mit insgesamt 17 fertigen und veröffentlichten Spezifikationen zu rechnen. Sie werden zuvor qualitätsgesichert und dann Kommunen, aber auch Anbietern von Fachverfahren, für Produktentwicklungen und -anpassungen zur Verfügung gestellt. Mit diesen Berichten gibt MEDIA@- Komm-Transfer den Kommunen ein wichtiges Werkzeug zur Umsetzung eigener egovernment-projekte an die Hand und fördert die breite Durchsetzung und Anwendung von Standards. Einbindung der kommunalen Spitzenverbände, der KGSt und des Difu. Es findet in mehreren Kreisen ein Austausch mit Vertretern dieser Institutionen statt. Austausch mit weiteren Kommunen. MEDIA@Komm-Transfer organisiert Fachveranstaltungen, wie zum Vorhaben eprocurement in Magdeburg. Networking und Zusammenarbeit mit den MEDIA@Komm-Regionen. Vertreter des Vorgängerprojekts MEDIA@- Komm werden bei einigen Themen in die Erarbeitung der Spezifikationen einbezogen. Abstimmung mit den IHK und HWK. Unter anderem an den Arbeitsgruppentreffen des Elektronisches Gewerberegisters nehmen regelmäßig die Vertreter der IHK und HWK teil. Befragung der lokalen Wirtschaft. Es wird sichergestellt, dass die Spezifikation den gewünschten Nutzen für die Anwender bringt. Erste Ergebnisse sind in die Elektronische Gewerbeflächenvermarktung / Elektronische Wirtschaftsförderung geflossen. Diese breite Unterstützung und Zusammenarbeit fördert die Akzeptanz der Standardisierungsergebnisse. Sie werden in den Spezifikationsberichten festgehalten und können von allen Kommunen mit derselben Problemstellung kostenlos übernommen werden. Teure Eigenentwicklungen lassen sich so vermeiden, nicht-kompatiblen Insellösungen und Medienbrüchen wird nachhaltig entgegengewirkt. Die Anwendung der Standards erhöht den Nutzen für alle Beteiligten und spart letztlich der Öffentlichen Hand enorme Kosten. Das Beispiel XPlanung Eine Befragung von Kommunen im Auftrag der KGSt hat ergeben, dass ein vorrangiger Standardisierungsbedarf im Bereich der Bauleitplanung gesehen wird. Heterogene IT-Systeme, fehlende standardisierte Datenformate zum Austausch von Bauleitplänen sowie deren fehlende Visualisierung behindern den Aufbau elektronischer Dienste. Darauf wurde im Rahmen von ME- DIA@Komm-Transfer das Vorhaben XPlanung unter der Federführung von Hamburg und dem Kreis Segeberg ins Leben gerufen, das gleichfalls in Deutschland-Online eingebunden ist. Die Projektgruppe arbeitet eng mit 16 beteiligten Institutionen aus der Kommunal- und Landesverwaltung, Rechenzentren und Universitäten zusammen. Konkret werden semantische Datenmodelle und die Spezifikation einer zugehörigen elektronischen Planzeichenverordnung zu rechnergestützten Visualisierung von Plänen erarbeitet. Weiter werden Standards zur Visualisierung von Bauleitplänen entwickelt. Stand und Ausblick Ein Blick auf den Fortschrittsanzeiger ( zeigt, dass die Initiative auf einem guten Weg Die Autoren Dr. Norbert Niemeyer ist bei Capgemini Projektleiter für MEDIA@Komm-Transfer und hier für die Verbreitung der Ergebnisse von MEDIA@Komm zuständig. Ricarda König ist bei Capgemini im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und ebenfalls überwiegend im Bereich des MEDIA@Komm-Projekts tätig.

7 Die Sprache der Erde: GIS. ESRI ist in mehr als 90 Ländern der Erde vertreten und mit der ArcGIS Produktfamilie die erfolgreichste Firmengruppe auf dem Gebiet der Geoinformationssysteme (GIS). Global und auch in Ihrer Nähe. oder

8 8 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 TRENDS & PERSPEKTIVEN Fraunhofer FOKUS egovernment-labor Übergreifende Geschäftsprozesse egovernment wird nur dann zum Erfolg werden, wenn es gelingt, die Grenzen des überholten Ressortdenkens zu überwinden. Voraussetzung dafür sind offene Standards, die eine uneingeschränkte Interoperabilität bei Dokumenten und Verfahren garantieren. Um effizient übergreifende Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung, aber auch zwischen der Wirtschaft und der Verwaltung, medienbruchfrei umsetzen zu können, ist ein nahtloses Zusammenwirken der oft heterogenen IuK-Systeme auf der Basis von anerkannten offenen Standards erforderlich. Der Begriff kooperatives egovernment definiert dabei die Einführung medienbruchfreier Geschäftsprozesse über Organisationsgrenzen hinweg. Voraussetzungen für kooperatives egovernment sind die Interoperabilität, also das Zusammenwirken verteilter Prozesse und die dafür erforderliche Vereinheitlichung auch gesetzlicher Rahmenbedingungen, ein gemeinsames Verständnis über auszutauschende Informationen und ein sicheres sowie reibungsloses Zusammenwirken aller IT- Systeme. Vor allem für die Integration heterogener, bisher geschlossener Fachanwendungen bieten die auf offenen Standards basierenden Service-orientierten Architekturen und die damit verbundenen Technologien eine effizientere und kostengünstigere Möglichkeit, durchgängige Geschäftsprozesse zu realisieren, als bisherige Integrationstechnologie. Die aktuellen Entwicklungen von offenen Standards, die Verfügbarkeit konformer Lösungen der IT-Industrie und die Definition fachspezifischer XÖV egovernment-standards bieten eine gute Basis, auf der zukünftige Entwicklungen auch im europäischen Kontext aufgesetzt werden können. Interoperabilitätsprüfung Schematische Darstellung der Operabilitätsprüfung bei FOKUS Status In den letzten Jahren wurden unter Beteiligung vieler Hersteller in Organisationen wie dem World Wide Web Consortium (W3C) und OASIS Internetstandards entwickelt, die auf Basis von Service-orientierten Architekturen (SOA), wie XML-, Webservice- und BPEL-Technologie (Business Process Execution Language), ein flexibles Zusammenwirken einzelner heterogener IT-Systeme ermöglichen. Unter dem Begriff Service-orientierte Architekturen werden eine Reihe von relevanten Technologien zusammengefasst, die zur Umsetzung medienbruchfreier Geschäftsprozesse zwischen autonomen Organisationen unter Einsatz heterogener Informationstechnologien (IT) beitragen. Webservices basieren auf technologischen Standards wie SOAP, WSDL, UDDI sowie XML, XSD und XSLT. Sie stellen eine moderne und innovative Möglichkeit dar, verteilte Anwendungen auf der Basis von Service-Schnittstellen zu realisieren. Service-orientierte Architekturen stellen eine Kombination von bereits etablierten Technologien mit neuen Entwicklungen dar, die das Zusammenspiel plattform- und programmiersprachenunabhängig verteilter Anwendungen regeln und vereinfachen und somit die Interoperabilität zwischen Anwendungen in heterogenen Netzwerken. Zu Sicherstellung der Interoperabilität wurde die WS-I (Web Service Interoperability Organization, von führenden Web Service-Herstellern und -Anwendern gegründet, deren Aufgabe

9 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN Ausblick Durch den Einsatz von XML-, WebService und BPEL-Technologie auf Basis Serviceorientierter Architekturen (SOA) sind medienbruchfreie Geschäftsprozesse in Verwaltung und Wirtschaft über Technologie- und Verwaltungsgrenzen hinweg effizient und kostengünstig realisierbar. Die für eine effiziente Integration von egovernment-komponenten erforderliche Technologie zur Realisierung von übergreifenden Geschäftsprozessen ist vorhanden und wird von den untersuchten sowie weiteren Herstellern von egovernment-plattformen unterstützt. Bei der Konzeption und Realisierung von egovernment-vorhaben auf allen Ebenen der Verwaltung sollten die Prinzipien Service-orientierter Architekturen betrachtet werden, da auf der Basis dieser offenen Standards Geschäftsprozesse von Verwaltung und Wirtschaft zukunftssicher, schnell und kostengünstig modernisiert werden können. Fraunhofer FOKUS führt in Kooperation mit den Laborpartnern eine Reihe von Workshops mit dem Ziel durch, die Ergebnisse der Interoperabilitäts- und Integrationstests mit egovernment-verantwortlichen aus den Verwaltungen und mit Herstellern von bisher geschlossenen Fachanwendungen zu diskutieren. Ende Mai werden erste White Papers aus dem Labor zu den Themen Dokumenten- und Anwendungs-Interoperabilität veröffentlicht. Darüber hinaus werden im Fraunhofer FOKUS egovernment-labor Szenarien mit weiteren Partnern realisiert, deren Ergebnisse in der zweiten Jahreshälfte veröffentlicht werden. es ist, die Web Service Interoperability durch die Erarbeitung von Richtlinien, Durchführung von Workshops und die Bereitstellung von Werkzeugen und Beispielen sicherzustellen. Ein neuer wichtiger SOA-Standard zur Beschreibung und effizienten Umsetzung verteilter Geschäftsprozesse ist die Business Process Execution Language. BPEL ist eine standardisierte, ablauffähige Beschreibungssprache für Prozesse, die von weiten Teilen der Software- Industrie unterstützt wird. Mit BPEL werden SOA-basierende Anwendungen entwickelt, indem die Teile eines verteilten Geschäftsprozesses durch synchrone und asynchrone Nutzung von Diensten orchestriert werden. Damit können auch Dienste von Fachverfahren mit BPEL als Webservice in anderen Prozessen genutzt werden, neue Prozesse können von Anfang an effizient als BPEL- Prozess definiert werden. Für einige Aspekte, wie WS-Security, WS- Transaction und WS-Reliability ist die Standardisierung noch nicht abgeschlossen. Weiterführende Informationen zu diesen Themen können im Bitkom Leitfaden Web Services (Februar 2005) nachgelesen werden. Parallel zu diesen Entwicklungen für den ebusiness-bereich sind in Deutschland und anderen Ländern Standards und Architekturen für egovernment entstanden, die auf den oben genannten Internet- und ebusiness-technologien aufsetzen und entsprechend der Anforderungen aus den Verwaltungen konkretisiert und ergänzt wurden. An erster Stelle ist hier die Standardisierungsinitiative des Bundes zu nennen (siehe SAGA Version 2.0, In Bezug auf sichere Transaktionen sind aus dem Projekt MEDIA@Komm das OSCI-Protokoll ( entstanden und darauf basierende XÖV-Standardisierungsaktivitäten auf Seiten der Länder und Kommunen initiiert worden (z.b. XMeld, XBau) die im Rahmen von Deutschland Online-Vorhaben zurzeit weiterentwickelt werden. Durch die EU-Kommission ist im Rahmen von IDA / IDABC das European Interoperability Framework (EIF, europa.eu.int/idabc/) entstanden, das grundlegende Prinzipien für den Austausch von Daten zwischen den einzelstaatlichen Verwaltungen und deren Kunden in der EU beschreibt. Evaluierungsszenarien Im Fraunhofer FOKUS egovernment- Labor evaluiert FOKUS seit Herbst 2004 anhand eines übertragbaren Anwendungsszenarios die Interoperabilität zwischen Technologien und Produkten verschiedener Hersteller und dem Open Source-Bereich in Hinblick auf ihr nahtloses Zusammenwirken. Hier werden Komponenten unterschiedlicher Hersteller und Open Source-Komponenten hinsichtlich der Dokumenten-, Anwendungs- und Plattform-Interoperabilität sowie ihrer Integrationsfähigkeit evaluiert (so genannte Proof-of-Concepts). Darüber hinaus wird eine kompetente Beratung in Sachen Architekturkonzeption, Technologieintegration, IT-Sicherheitsstrategien und Betriebskonzepte für übergreifende egovernment-lösungen angeboten. So ließen sich auf Basis des einfachen, aber übertragbaren Anwendungsszenarios Antrag auf Geburtsurkunde bereits wichtige Erfahrungen in Bezug auf die Interoperabilität und Integrationsfähigkeit heterogener egovernment-systeme sammeln. In Bezug auf die Dokumenten-Interoperabilität wurde mit diesem Szenario untersucht, wie die verschiedenen Zugangstechnologien mit unterschiedlichen egovernment-plattformen und Basisdiensten zusammenwirken. Dabei wurde zum einen die XML-Fähigkeit der Office-Programme (OpenOffice und Microsoft Office 2003 Professional), zum anderen die Kommunikationsfähigkeit der Office-Systeme mit technologisch unterschiedlichen egovernment-plattformen untersucht. Ergebnis 1: Der Aufwand zur Nutzbarmachung der in Office-Dokumenten enthaltenen Information ist gering bei einem einfachen Formular innerhalb weniger Stunden. Ergebnis 2: Die in XML-fähigen Office- Dokumenten enthaltenen Informationen sind übertragbar an Fachverfahren, an Datenbanken, an Workflow- / Prozess Management-Systeme sowie an andere Microsoft- und Open-Office Dokumente und können dort weiter verarbeitet werden. Der Autor Dr. Michael Tschichholz, Leiter des Geschäftsfelds egovernment bei FOKUS- Fraunhofer, plädiert für offene Standards

10 10 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 TRENDS & PERSPEKTIVEN Flächendeckende Einführung der elektronischen Akte Eine Vision mit realem Hintergrund Behörden sehen sich aus Kosten- und Effizienzgründen gezwungen, die elektronische Akte einzuführen. Bis zu einer flächendeckenden Einführung ist es jedoch noch ein weiter Weg. Technologie und Standards sind vorhanden. Politischer Wille und Mut zur Umsetzung sind aber notwendig. Es berichtet Norbert Obier, Open Text. Verwaltungsvorgänge werden getrieben durch Papierakten, die im Rahmen von Prozessen innerhalb einer Behörde von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern. In den Aktendeckeln sind alle Informationen enthalten, die zum Verwaltungsvorgang gehören. Die Dokumente innerhalb einer Akte können ursprünglich elektronisch entstanden sein, werden heute dennoch ausgedruckt und zur Akte dazugelegt. Dieselbe Akte könnte sich aber auch vollständig elektronisch abbilden und durch den Verwaltungsweg bringen lassen. Das würde Liegezeiten und Transportzeiten enorm verringern. Die technischen Voraussetzungen dafür sind heute schon gegeben: So können papiergebundene Dokumente gescannt und zusammen mit s, Office-Dokumenten und Webformularen direkt in die elektronische Akte abgelegt werden. Nach dem Ende des Verwaltungsprozesses lassen sich die Dokumente revisionssicher archivieren. Vereinzelte Insellösungen Allerdings ist die deutsche Behördenlandschaft noch ein gutes Stück von der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte entfernt. Momentan existieren vereinzelte Insellösungen. Das ist der Fall, weil sich einzelne Ministerien oder Behörden einen kleinen Schritt vorwagen und eine Lösung für sich realisieren. Übergreifende Projekte und Architekturen kommen in den meisten Fällen nicht zustande, weil das Projekt bei den verantwortlichen politischen Entscheidungsträgern keine Priorität genießt oder weil die zuständigen Personen nicht miteinander kooperieren wollen. Doch auch wenn der politische Wille vorhanden ist, müssen die untergeordneten Instanzen, den Mut haben, das Vorhaben in die Tat umzusetzen. Beispiele, wie das des Landes Hessen, bleiben noch die Ausnahme. Dort wurde kürzlich beschlossen, ein landesweit einheitliches und behördenübergreifendes IT-System für die Dokumenten- und Aktenverwaltung sowie elektronische Vorgangsbearbeitung auf alle Arbeitsplätze zu bringen. Ein weiteres Beispiel einer Behörde, die die elektronische Akte eingeführt hat, ist das Bundessozialgericht (BSG). In Verfahren vor dem BSG können zukünftig elektronische Dokumente über das Internet eingereicht werden. Auch die Gerichtsakten werden dann elektronisch vorgehalten. Alle Vorgänge von der Beweisführung bis zur Akteneinsicht durch die Anwälte der verschiedenen Parteien erfolgen ebenfalls elektronisch. Früher wurden aufwendig Kopien der Akten erstellt und an die Anwälte verschickt. Durch die Umstellung auf die elektronische Akte lassen sich die Dokumente viel schneller verschicken und vervielfältigen. Dadurch kann viel Zeit und Aufwand gespart werden. Die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente lässt sich über digitale Signaturen nachvollziehen. Dadurch lässt sich jederzeit feststellen, ob, von wem und wann ein

11 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN Ein Bild das, geht es nach Norbert Obier von Open Text, bald der Vergangenheit angehören soll Dokument verändert wurde. Mithilfe dieser Lösung kann das BSG alle Vorgänge von der Beweisaufnahme bis hin zur Veröffentlichung der Urteile in der JURIS-Datenbank elektronisch abbilden. Für diese Lösung hat das BSG auf der CeBIT 2005 den egovernment-preis erhalten, der unter der Schirmherrschaft von Bundesinnenminister Otto Schily an Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen für die Einführung innovativer IT-Technologien verliehen wird. Das Bundessozialgericht ist oberste Instanz der Sozialgerichtsbarkeit in Deutschland. Die untergeordneten Instanzen sind die Landessozialgerichte und die Sozialgerichte. Bei einer behördenübergreifenden Einführung der elektronische Akte könnten die verschiedenen Instanzen Akten elektronisch voneinander anfordern. Geht beispielsweise ein Verfahren in Revision, könnten die nächsthöheren Instanzen die Akten auf elektronischem Wege sofort erhalten. Auch die elektronische Anbindung von Gutachtern wäre durch so eine Lösung denkbar. Dadurch käme es zu einer enormen Beschleunigung der Verfahren. Das ist auch deswegen interessant, weil dadurch die Verjährungsfristen für bestimmte Fälle eingehalten werden können. Sowohl beim Land Hessen als auch beim BSG wurde die elektronische Akte mithilfe einer Government Content Management-Lösung realisiert. Für die Implementierung einer solchen Lösung müssen jedoch bestimmte Standards erfüllt sein. Fazit Noch ist die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte in den Anfängen. Die technologischen Voraussetzungen sind aber vorhanden. Damit aus der Vision Wirklichkeit werden kann, sind zwei wesentliche Faktoren wichtig: Zum einen der politische Wille, zum anderen der Mut, den Willen umzusetzen. Standards egovernment-projekte bestehen heute nicht nur aus der Auswahl eines Web Content Management-Systems, um einen Internetauftritt für die Bürger zu gestalten. Ein egovernment-projekt muss heute den Internetauftritt an die internen Verwaltungsprozesse anbinden, die dann mit DOMEA-kompatiblen Softwaresystemen realisiert werden. So sollte ein Government Content Management-System heute ein Portal ebenso wie ein Dokumentenmanagementsystem abdecken. Auch eine Archivlösung für s und alle anderen Dokumente sollte es beinhalten. Der Anforderungskatalog der Koordinierungsund Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) für den DOMEA-Standard beinhaltet in der Version 2.0 die Voraussetzungen für die Integration verschiedener Module. Dort wird geregelt, wie die Schnittstellen für die Integration der einzelnen Module wie beispielsweise Archivierung, Dokumentenmanagement und -management beschaffen sein müssen. Ebenfalls wird festgelegt, welche Voraussetzungen die virtuelle Poststelle sowie die digitalen Signaturen erfüllen müssen oder wie das Thema Archivierung zu behandeln ist. Bei der technologischen Verflechtung der Komponenten im Rahmen von egovernment-projekten muss aber auch darauf geachtet werden, dass die einzelnen Komponenten zueinander kompatibel sind. Wenn verschiedene Komponenten miteinander interagieren sollen, muss festgelegt sein, auf welcher Technologieplattform dies erfolgen soll. So ist etwa die Java-Technologie im SAGA- Standard (Standard Architekturen für egovernment Anwendungen) festgeschrieben. Und als Format für den Datenaustausch wurde XML (extended Markup Language) festgelegt. Sehr begrüßenswert ist die Initiative BundOnline 2005 als Fortsetzung von Deutschland-Online. Die dortige Mischung von Ein-Hersteller-Entscheidungen neben Zertifizierungsverfahren, die den Wettbewerb und die Weiterentwicklung der Komponenten fördern, lässt allerdings die notwendige Entschlossenheit vermissen. Verschlankung der Prozesse Technologie allein reicht aber nicht aus, um Verwaltungsprozesse elektronisch abzubilden. Es ist wichtig zu erkennen, ob das Gewünschte auch durchführbar ist. In vielen Fällen empfiehlt sich eine Veränderung oder Verschlankung einiger Prozesse, da sich elektronisch Vieles einfacher bewältigen lässt, als wenn man es papiergebunden durchführt. Die Finanzwirtschaft hat diese Strukturanpassung schon vor Jahren durchgeführt. Ein Versicherungsunternehmen, das schon die elektronische Schadensakte eingeführt hat, hat auch die Prozesse, die damit zusammenhängen, angepasst. Das muss auch bei der Öffentlichen Verwaltung Hand in Hand gehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Anbieter von Government Content Management- Systemen auch über organisatorische Kompetenz verfügen. no

12 12 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 TRENDS & PERSPEKTIVEN Interoperabilität Fachanwendungen sinnvoll integrieren Moderne Arbeitsabläufe verlangen moderne Arbeitsplätze. Das von IBM entwickelte Konzept eines Behördenarbeitsplatzes soll vorhandene Fachverfahren integrieren, die Produktivität steigern und Kosten senken, bei gleichzeitiger Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Behörden arbeiten zunehmend digital vernetzt. Eine wichtige Rolle spielt die Integration unterschiedlicher Prozesse und Fachverfahren. Mit dem Behördenarbeitsplatz ist genau das sichergestellt: Er integriert Fachverfahren, wie DOMEAkonforme Geschäftsprozesse, die Virtuellen Poststelle (VPS) und bereits existierende Arbeitsplatzfunktionen wie , Chat oder Dokumentenbearbeitung. In der einheitlichen Benutzeroberfläche lassen sich Office-Dokumente bearbeiten, ablegen und versenden. Sicherheit herstellen und Kosten senken Durch die Integration der BundOnline- Basiskomponenten, wie zum Beispiel der Virtuellen Poststelle, wird eine sichere Kommunikation gewährleistet, denn VPS ist die zentrale egovernment- Komponente für eine sichere, vertrauliche und nachvollziehbare elektronische Kommunikation zwischen Behörden und externen Kommunikationspartnern. Schon heute unterstützt der Behördenarbeitsplatz das OSCI-basierende XMeld-Verfahren und erfüllt damit die ab dem 1. Januar 2007 bindende Verpflichtung zur automatisierten Rückmeldung nach dem 4. Gesetz zur Änderung des Melderechtsrahmengesetzes MMRG. Die freie Wahl des Client-Betriebssystems sowie die offene und standardbasierende Architektur der Software auf dem Client bieten in jedem Fall die in der Öffentlichen Verwaltung geforderte Sicherheit. Die Administration komplexer Benutzerumgebungen wird für die Verwaltungsmitarbeiter durch eine serververwaltete Steuerung vereinfacht. Die automatische Verteilung und Verwaltung von Client-Software tragen zu einer deutlichen Senkung der Kosten bei. Auch die auf Standards basierende Interoperabilität mit vorhandenen IT- Komponenten und ein weitgehender Austausch bisheriger Office-Komponenten und -Pakete bringen Kosteneinsparungen mit sich. Anstelle von allgemein gültigen Funktionen tragen bedarfsgerechte und rollenorientierte Fachverfahren weiter zur Senkung der Kosten bei. Produktivität steigern und Fachverfahren integrieren Zeit und Ort spielen keine Rolle mehr: Mit dem Behördenarbeitsplatz kann je- Bis zu 50% Einsparpotential erzielen durch Optimierung bzw. Outsourcing von Geschäftsprozessen, Nutzung der Möglichkeiten des E-Governments sowie von Kooperationen zwischen Verwaltungseinheiten. ACCURAT Ihr Spezialist für Geschäftsprozeßoptimierung, Systemintegration und Business Process Outsourcing im Public Sector. Neue finanzielle Freiräume für den Public Sector Freecall 0800ACCURAT oder Ein Unternehmen der AC-Gruppe

13 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN Fazit der Verwaltungsmitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf die Ressourcen für seine tägliche Arbeit zugreifen. Er muss nicht mehr auf Akten oder Korrespondenz warten, sondern hat per Mausklick die benötigten Informationen auf dem Bildschirm. Das Leistungsspektrum verschiedener Basiskomponenten, der schnellere und einfachere Zugriff auf Anwendungen, Fachverfahren und Dokumente erhöhen damit maßgeblich die Produktivität der gesamten Verwaltung. Hinzu kommt: An einem solchen Arbeitsplatz verfügen Fachanwendungen und Basiskomponenten auch über Offline-Funktionalitäten. Dadurch kann dieser Arbeitsplatz auch als Erweiterung eines Portals verstanden werden. Die damit verbundenen Synchronisationsmöglichkeiten von serverbasierenden Anwendungen, die sowohl im Netzwerk als auch ohne Netzwerkverbindung betrieben werden können, bieten neue, bisher nicht gekannte Einsatzmöglichkeiten. Aus diesen resultiert eine erhöhte Produktivität, Reaktionsfähigkeit und damit mehr Bürgernähe für die gesamte Behörde. Dies gilt zum Beispiel für Fachanwendungen, in denen bestimmte Funktionen, wie Datenerfassung oder Dokumentenerstellung, offline sinnvoll sind und durch den Behördenarbeitsplatz integriert werden können. Die Oberflächen von bereits vorhandenen Fachanwendungen und Fachverfahren, wie zum Beispiel eine DOMEAkonforme Vorgangsbearbeitung, die Virtuelle Poststelle des Bundes, Formularserver, Einwohnermeldewesen oder kommunale Sitzungsdienste werden in diesem modernen Verwaltungsarbeitsplatz integriert. Darüber hinaus werden auch Fachanwendungen, die über ein Web-Frontend, über ein Portlet oder einen Java Client verfügen, in einen einheitlichen Rahmen eingefügt. IBM Business Partner bieten die Möglichkeit, proprietäre Client-Anwendungen, die heute noch nicht über einen Java Client verfügen, in den Behördenarbeitsplatz zu integrieren. Auch können Dokumentvorlagen, wie etwa Vorlagen für Office-Dokumente, die zurzeit noch in proprietären Client-Anwendungen verwendet werden, durch Analyse-Tools auf ihre Verwendbarkeit in plattformunabhängigen Anwendungen überprüft und dann entsprechend hinzugefügt oder abgeändert werden. Ergänzt werden diese Fachanwendungen durch Basiskomponenten wie zum Beispiel , Dokumentenbearbeitung, Zusammenarbeit in Teams, ein Webcontent-Management-System oder elearning-applikationen. Durch die Integration von Offline-Funktionalitäten in eine einheitliche, plattformunabhängige Arbeitsoberfläche werden die Vorteile aus der Thin Client- und der Fat Client-Welt verbunden und in einem Server-managed Rich Client zusammengeführt. Dieser Rich Client basiert auf dem Open Source Framework Eclipse ( Durch die Benutzung dieses Open Source Frameworks wird allen Herstellern, die sich für offene Standards und offene Schnittstellen ausgesprochen haben, die Möglichkeit gegeben, ihre Client-Anwendungen in einen modernen und kostengünstigen Arbeitsplatz zu integrieren. Hersteller proprietärer Clients werden unterstützt, ihre Client- Anwendungen in einen plattformunabhängigen Client zu überführen. Das Client-Betriebssystem: Linux und / oder Windows Der Behördenarbeitsplatz unterstützt Linux, Microsoft Windows sowie Systemumgebungen, in denen beide Client-Betriebssysteme vorhanden sind. Der Behördenarbeitsplatz sieht dabei unter beiden Betriebssysteme gleich aus. Besondere IT-Kenntnisse sind nicht notwendig. Der Mitarbeiter administriert seinen Rechner nicht mehr auf der Betriebssystemebene, sondern bleibt in seinem Arbeitsplatz. Dort hat er einen direkten Zugriff auf genau diejenigen Fachanwendungen und Basiskomponenten, mit denen er tatsächlich täglich arbeitet. Von den Vorteilen der Lösung Behördenarbeitsplatz können sich Kunden aus dem Öffentlichen Dienst im IBMeigenen egovernment Center Berlin live überzeugen. Dort demonstriert IBM Lösungen und Best Practices, die die reibungslose Integration von Fachanwendungen in den Geschäftsprozess einer Behörde dokumentieren. Der Autor Daniel Bösel, ist Government Software IT Architect bei IBM

14 14 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 ROUNDTABLE Anwendungsintegration bei der Öffentlichen Hand Zwischen Effizienz und Regulierungswut Die Integration von Fachverfahren in ressortübergreifende egovernment-lösungen braucht Standards. Wie diese jedoch aussehen sollen, darüber herrscht nicht immer Einigkeit. Eine Expertenrunde diskutierte die zu lösenden Probleme. Das Generalthema des Roundtable zu Fragen der Standardisierung und Interoperabilität im egovernment nannte der Gastgeber, Michael Woydich von IBM, bereits in seiner Begrüßung: Die Anwendungsintegration im Bereich der Öffentlichen Hand ist, wie ich meine, ein brennendes Thema. Denn wir sprechen hier davon, dass durch das Zusammenführen von Prozessen und Geschäftsvorgängen gerade im Öffentlichen Bereich enorme Ersparungen ermöglicht werden können. Bislang führten aber alle einschlägigen Bemühungen, dies über die Einführung entsprechender IT-Systeme zu ermöglichen, immer nur zu punktuellen Erfolgen also zur bloßen Vernetzung von Einzelanwendungen. Die Überlegung, ob man hier mit den heutigen Technologien wirklich zu,crossfunktionalen Systemen kommen kann, welche die Prozesse und Dienstleistungen des Öffentlichen Sektors auf eine völlig neue Basis stellen, halte ich in der Tat für sehr spannend. Ich bin davon überzeugt, dass es nur so gelingen kann, sowohl die erhofften Einsparpotenziale als auch die angestrebte Effizienzsteigerung der Öffentlichen Verwaltungen zu realisieren. Digitaler Flickenteppich ohne Konzept? Norbert Niemeyer, bei Capgemini für das Projekt verantwortlich, präzisierte die Ausgangslage der Öffentlichen Verwaltungen: Es ist in der Tat so, dass wir einen kommunalen Flickenteppich an Lösungen haben. Und es ist in der Tat so, dass sehr viele IT-Entwicklungen immer wieder neu aufgesetzt werden und man das Rad immer wieder neu erfindet. Natürlich kann das nicht so bleiben. Wir haben deshalb im Rahmen von Komm-Transfer 25 Standardisierungsund Harmonisierungsprojekte nach dem Motto,Von den Kommunen, für die Kommunen ausgewählt. In diesen Projekten geht es darum, Standardisierungen aufzusetzen und zu entwickeln. Dabei geht es vor allem darum, Spezifikationen zu einzelnen Themen wie egovernment-komponenten oder Fachverfahren zu erarbeiten. Einer unserer Schwerpunkte im Rahmen dieser Tätigkeit ist die Interoperabilität von Plattformen und Anwendungen. Funktionieren kann das aber nur, wenn wir wissen, was in anderen Kommunen an Systemen bereits vorhanden ist. Insgesamt ist das natürlich ein schwieriger Prozess, der umfangreicher Abstimmungen bedarf. Und funktionieren wird es nur dann, wenn wir auch zu einem Qualitätssiegel kommen, das die Interoperabilität zweifelsfrei bestätigt. Marcus Hüttmann von der Hans Held GmbH erklärte dazu: Prinzipiell ist gegen Standardisierung natürlich nichts einzuwenden. Er finde aber, dass in der

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16 16 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 ROUNDTABLE Vergangenheit die Rechnung mitunter ohne den Wirt gemacht wurde. Hüttmann verwies zum Beleg auf den DO- MEA-Standard: Die erste DOMEA-Version war für Kommunalverwaltungen überhaupt nicht einsetzbar. Ursprünglich war sie auch gar nicht dafür gedacht. Aber nun versuche man, sie von oben nach unten durchzudrücken. Ein solches Vorgehen sei mit Sicherheit zum Scheitern verurteilt, da der Standard für eine normale Kommunalverwaltung völlig überdimensioniert sei. Aus meiner Sicht wird ein Standard immer dann scheitern, wenn er zu unspezifisch ist. Mit der Weiterentwicklung von DOMEA habe sich dieser Zustand zum Glück verbessert, so Hüttmann weiter, da sich Anbieter nun auch für Teilbereiche zertifizieren lassen könnten. Ob dies aber auch für eine kleinere Gemeinde interessant sei, müsse sich erst noch erweisen. Das Beispiel zeige aber, dass Standards auch negative Auswirkungen haben könnten, weil immer die Gefahr bestehe, dass die Anforderungen von Herstellern und Kunden nicht ausreichend berücksichtigt würden. Wettbewerbsrechtliche Bedenken Rainer Pilz von Adobe meinte dazu: Aus meiner Sicht sollte man zunächst einmal klären, was ein Standard überhaupt ist. Ist eine Vorgabe seitens der Bundesregierung schon ein Standard? Aus meiner Sicht sind Standards etwas, worauf sich letztlich jeder so verlassen kann, dass er seine Produkt interoperabel konzipieren kann. Wichtig ist auch die Offenheit. Ich mache das immer gerne am Beispiel der Einwohnermeldeämter fest. Wenn wir hier einen vernünftigen Standard hätten, dann könnten wir ruhig zehn verschiedene Anwendungen haben. Denn diese könnten dann vernünftig miteinander kommunizieren und interoperabel eingesetzt werden. Günther Steger von der PDV Systeme GmbH ergänzte dazu und kam dabei nochmals auf die Problematik von DO- MEA zu sprechen: Wir haben es in der Vergangenheit nie geschafft, die punktuellen Anwendungen zu überwinden und zu einer wirklichen Optimierung der Geschäftsprozesse in den Verwaltungen zu kommen. DOMEA hatte doch nie den Anspruch, einen Standard in der Form festzulegen, dass jede beschriebene Funktion auch genau in dieser Form realisiert werden muss. DOMEA hatte doch vielmehr die Aufgabe, für die Verwaltungen eine Orientierungshilfe zu bieten. Dadurch sollte ermöglicht werden, eine Aussage darüber zu treffen, ob ein Produkt, das bestimmte Funktionalitäten bietet, für die Verwaltungen überhaupt geeignet ist. Natürlich haben die Verwaltungen das dann als Handlungsleitfaden aufgenommen, aber gewollt war das eigentlich nicht. Wenn ich dann den Kostenfaktor betrachte, egal ob wir als mittelständische Unternehmen dabei mittun oder nicht, so bleibt doch eines Tatsache: Es kann einfach nicht sein, dass die Verwaltungen 150 Im Gespräch verschiedene Produkte einführen und eigentlich nicht über die grundlegenden Voraussetzungen, nämlich das Schaffen einer Infrastruktur, nachdenken, die eine Effektivierung der Prozesse zulässt. Bei dieser Entwicklung stehen wir in Deutschland noch ganz am Anfang. Tom Gensicke, Leiter des Public Sector- Bereiches bei Capgemini stimmte dieser Aussage zu: Ich möchte die Aussage von Herrn Steger unterstreichen. Dem Standard kann eigentlich kein Vorwurf gemacht werden, sondern nur der Nutzung eines solchen. Ich glaube, dass es sich die Verwaltungen zum Teil ein wenig einfach gemacht haben, indem sie eine DOMEA-Konformität forderten, auch wenn von der dort beschriebenen Funktionalität nur ein Drittel oder auch ein Viertel benötigt wurde. Es bestand auch nie der Anspruch, die Kommunen müssten DOMEA einsetzen. Letztlich geht das Problem auf die Anforderung der Kommunen zurück, die sagten, ihr müsst aber auch uns berücksichtigen. Einheitliches Datenaustauschformat Klaus Eisele, egovernment-beauftragter der Nürnberg Verwaltungen sind an Gesetze gebunden. Es diskutieren unter anderem (von links): Christoph Sahner, Adobe; Bernd Simon, SAP; Dr. Norbert Niemeier, CapGemini und Projektleiter von Tom Gensicke, ebenfalls CapGemini meinte dazu: Was bislang unter DO- MEA publiziert wurde, hat den Kommunen durchaus geholfen, Funktionen zu definieren und nicht immer wieder mit einem leeren Blatt Papier in der Hand darüber nachdenken zu müssen, welche Funktionen brauchen wir denn eigentlich. Andererseits ist es richtig, dass es aus dem kommunalen Bereich auch teilweise sehr widersprüchliche Anmerkungen gibt. Dass ist meiner Meinung auch darauf zurückzuführen, dass den Kom-

17 ANZEIGE A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN Oracle E-Business Suite für den Public Sector Kostensenkungen bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung können in der Verwaltung mittels durchgängiger Prozesse und Strukturen erreicht werden. Dies gilt sowohl gegenüber den Mitarbeitern und Bürgern als auch gegenüber Unternehmen und Verwaltungen als externe Kunden. Um diesen Herausforderungen zu begegnen hat Oracle basierend auf der bewährten und offenen Technologie die Oracle E-Business Suite für den Public Sector entwickelt. Sie ist modular aufgebaut und somit kostengünstig einsetzbar. Auszugsweise werden folgende Prozesse abgebildet: Einkauf und Beschaffung Beschaffung, Vergabe und Bestandsverwaltung werden in einem integrierten elektronischen System auf Basis von Standardsoftware abgebildet: die gesamte Prozesskette von der Bedarfserfassung über die Beschaffung mit rechtlicher Absicherung der Wahl der Vergabeart bis hin zur Bestandsverwaltung. Der Mitarbeiter erstellt die Anforderung eines Bedarfes direkt von seinem Arbeitsplatz über einen Webbrowser. Er hat die Möglichkeit aus dem hinterlegten Katalog zu bestellen oder eine freie Anforderung einzugeben. Bevor die Anforderung automatisch an die Genehmiger weitergeleitet wird, wird geprüft ob genügend Budget vorhanden ist. Nach Genehmigung der Anforderung wird diese automatisch dem Beschaffungsbereich zur Verfügung gestellt. Hier erfolgt die weitere Verarbeitung in dem die Bedarfe gebündelt und Sammelbestellungen getätigt werden, auf Rahmenverträge zugegriffen oder ausgeschrieben wird. Die Lieferung erfolgt an das Lager oder direkt an den Besteller (Kostenstellenbelieferung) der den Wareneingang im System bestätigt. Die integrierte Nachweisführung von beweglichen Sachwerten wird abgebildet. Neues Finanzwesen Die Planung der Produkte und Budgets erfolgt auf Organisations- und Kontenebene. Konfigurierbare Workflows bilden den Rahmen für einen prozessorientierten Verlauf des Planungszyklus. Änderungen können über globale prozentbasierende oder absolute Werte für einzelne Konten oder Kontenbereiche erfolgen. Die Freigabe zur Bewirtschaftung kann komplett oder in frei definierbaren Teilen erfolgen. Die Bewirtschaftung erfolgt im Hauptbuch. Buchungsschablonen vereinfachen Vorgänge und Freigabeprozesse. Parallel werden die Informationen für die Kostenund Leistungsrechung bereitgestellt; die Kreditorenbuchhaltung liefert ihre Werte für den investiven Bereich direkt an die Anlagenbuchhaltung. Die Debitoren- und Kreditorenrechnung weist die Buchungen auf Personenebene nach und bildet die Basis für die Personenkontenführung. Der Zahlungsverkehr findet weitestgehend automatisiert (elektronischer Kontoauszug) statt. Säumige Zahler werden pro Personenkonto gemahnt, die entsprechenden Nebenforderungen berechnet und auf dem Konto zum Soll gestellt. Der Ausgleich erfolgt in der Reihenfolge Nebenforderungen und dann Hauptforderungen. Die Vorgehensweise pro Abgabeart wird in den Stammdaten hinterlegt und steuert den gesamten folgenden Ablauf. Die neuen Instrumente des Jahresabschlusses, Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung, können auch unterjährig zu beliebigen Zeitpunkten erstellt werden. Frei definierbare Konsolidierungsstrukturen ermöglichen die Abbildung des "Konzern Stadt". Bürgerservicecenter Falls Bürger oder Unternehmen Informationen von der Verwaltung benötigen, Anträge abgeben oder sonstige Auskünfte benötigen wenden sie sich persönlich, per Telefon oder Mail an die Verwaltung. Das Bürgerservicezentrum von Oracle versetzt die Mitarbeiter an zentraler Stelle in die Lage sämtliche Auskünfte zu erteilen und Anfragen aufzunehmen und diese systemunterstützt an die Sachbearbeiter in den Fachbereichen weiterzuleiten. Der Sachbearbeiter erhält die Anfrage direkt an seinen Arbeitsplatz und bearbeitet diese. Dies wird ermöglicht durch eine integrierte Lösung, die auf definierten Prozessen und Workflows beruht sowie einer Wissensdatenbank. Die Vorteile liegen auf der Hand: bessere Servicequalität schnellere Durchlaufs- und Bearbeitungszeiten konzentrierte Bearbeitung durch den Sachbearbeiter (keine Störungen) rechtssichere Abwicklung der Prozesse Informationen Alle genannten Komponenten der Oracle E-Business Suite für Public Sector verfügen über ein ausgeprägtes Standardreporting inklusive vordefinierter Berichte und ermöglichen ad-hoc Abfragen und Business Intelligence Funktionalitäten (z.b. drill-down). Implementierung und Schulung Die Einführung erfolgt effizient und kostengünstig und wird durch moderne ilearning-werkzeuge unterstützt.

18 18 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 ROUNDTABLE munen von oben herab etwas vor die Nase gesetzt wurde. Ich denke, mit diesem Problem hat zum Teil auch SAGA zu kämpfen. SAGA ist eben zunächst einmal eine Vorgabe des Bundes, die von oben nach unten durchsickern oder greifen soll. Was wir unter dem Stichwort Standardisierung wirklich brauchen, ist ein ich nenne es mal XDokument um dann tatsächlich Dokumente von einem Dokumentenmanagementsystem auf das andere transportieren zu können. Vorhin war auch immer von dem kommunalen Flickenteppich die Rede. Den gibt es, das ist unbestritten. Leider trifft das aber auch auf den Bund und die Länder zu. Das BundOnline- Projekt XSozial aber, dessen Federführung bei der Stadt Nürnberg liegt, ist ein gutes Beispiel dafür, wie dieser Zustand überwunden werden kann. Mit XSozial arbeiten wir daran, den elektronischen Datenaustausch bundesweit zu vereinheitlichen. DOMEA ist zunächst einmal nur eine wichtige Sammlung von Funktionen. Was wir aber tatsächlich brauchen, ist eine Standardisierung für den Datenaustausch. Wir können alle mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, aber die Daten müssen wir austauschen können. Dr. Norbert Niemeier, Es ist in der Tat so, dass wir einen kommunalen Flickenteppich an Lösungen haben. Und es ist in der Tat so, dass in den Öffentlichen Verwaltungen viele IT-Entwicklungen immer wieder neu aufgesetzt werden und man das Rad immer wieder neu erfindet. Natürlich ist das unbefriedigend und kann auf Dauer nicht so bleiben. Internationale Ausrichtung Bernd Simon von der SAP meinte dazu: Der Punkt der Internationalisierung ist mir bislang noch zu kurz gekommen. Wenn wir etwa über DOMEA sprechen, dann muss man auch sagen, dass es sich hier um einen Standard handelt, der nur in Deutschland gefordert wird. In Großbritannien zum Beispiel, haben wir ganz andere Vorgaben. Wir neigen dazu, diese Problematik immer nur aus der Sicht der Verwaltung in Deutschland zu betrachten. Wir sollten aber nicht vergessen gerade im Hinblick auf die Europäische Union dass es auch internationale Standards gibt. Ich bin der Meinung, dass wir uns alle, auch die Öffentliche Hand, zu sehr auf den deutschen Markt konzentrieren. Für OSCI gilt das Gleiche. In Deutschland zweifellos ein wichtiges Thema. Aber schon im deutschsprachigen Ausland hat OSCI bereits einen viel geringeren Stellenwert. Hinzu kommt die Frage, welche Standards sich auf europäischer Ebene durchsetzen werden. Reinhard Bläser, IBM, stimmte dem völlig zu: Die Frage der Internationalität ist sicher enorm wichtig. Die übrigen Teilnehmer waren sich an diesem Punkt darin einig, dass in Deutschland auch so etwas wie eine Besitzstandswahrung über den Versuch, eigene Standards zu definieren, erfolge. Zur Problematik der Internationalisierung meinte Bernd Simon noch: SAGA hat wirklich gute Ansätze. Aber mit einigen der darin enthaltenen Basiskomponenten schließen wir uns auch vom Rest der Welt ab. Mit diesen Komponenten ist man zum Teil schon in Europa nicht mehr interoperabel. Das halte ich für eine Seite von SAGA, die ich nicht gut heißen kann. Natürlich fordere ich letztlich Standards, damit jeder darauf aufsetzen kann. Ich habe aber die Befürchtung, dass wir uns durch eine gewisse Überregulierung das Leben schwerer als nötig machen. Dazu müsse man sich nur einmal vor Augen halten, mit welchem Elan die neuen Mitgliedsstaaten der EU tätig sind. In diesen Ländern würden in den Öffentlichen Verwaltungen Menschen sitzen, deren Papiere nun eins zu eins in die Dokumente der EU-Komission eingingen: Während wir hier wie ich fürchte Standards diskutieren, die vielleicht weltweit oder auch nur in der EU keinen Bestand haben werden. Der politische Wille entscheidet Norbert Obier von Opentext meinte dazu: Veränderung setzen den politischen Willen voraus, auch etwas ändern zu wollen, egal, ob das nun Standards oder Prozesse sind. Welcher Druck dabei entstehen könne, wenn ein entsprechender politischer Wille vorhanden sei, sehe man zum Beispiel am CIO von Hessen, Harald Lemke. Klaus Eisele relativierte diese Äußerung, in dem er erklärte: Hier sitzen zwei ME- nebeneinander, die mit der Bremer OSCI-Entwicklung und unseren Produkten beim Datenaustausch sehr viel voran gebracht haben. Eine Einschätzung, der Stephan Klein von der bremen online services gmbh, nachdrücklich zustimmte. Rainer Pilz meinte dazu: Ich würde auch nicht wollen, dass alle Kommunen ihre Prozesse standardisieren und dann dieselben Prozesse fahren. Mit der ausgesprochenen Forderung nach einer Standardisierung seien vielmehr die Schnittstellen zwischen Verwaltung und Wirtschaft sowie zwischen Bürgern und Verwaltung gemeint. Norbert Niemeier schloss diese Überlegungen mit den Worten ab: Leider sind die diskutierten Probleme nicht ganz einfach. Die Verwaltungen sind an eine Fülle von Gesetzen und Regelungen gebunden. Das muss man einfach erst einmal so zur Kenntnis nehmen. Da spielen zum Beispiel vergaberechtliche Probleme eine Rolle. Hinzu kommen wettbewerbsrechtliche Fragestellungen, die ebenfalls sehr wichtig sind. Und dann natürlich wieder die Standardisierung. Alle Akteure wollen den Zustand in diesem Bereich verbessern. Aber es ist eben auch sehr schwierig. Denn auf der einen Seite haben wir Dienstleistungsanbieter, die wirklich eine unglaubliche Vielfalt von Systemen anbieten, und auf der anderen Seite haben wir eine Verwaltung, die gerne möchte, der es aus genannten Gründen aber schwer fällt, sich sofort in das digitale Zeitalter zu stürzen. Moderation und Bericht: Manfred Klein

19 Es sprachen zum Thema: Michael Woydich... ist Director Public Services bei der IBM Deutschland GmbH und in dieser Funktion zuständig für Deutschland, Österreich und die Schweiz Klaus Eisele... ist egovernment-beauftragter der Stadt Nürnberg und auch an den der Stadt beteiligt Dr. Reinhard Bläser... ist Vertriebsleiter Software für den Public Sector in Deutschland, Österreich und der Schweiz bei der IBM Deutschland GmbH Marcus Hüttmann... ist geschäftsführender Gesellschafter der Hans Held GmbH und für das Marketing des Unternehmens und die Kundenkontakte verantwortlich Dr. Stephan Klein... ist Geschäftsführer der bremen online services gmbh, die den OSCI- Standard entwickelte und mit dem Produkt Govello aktiv ist Bernd Simon... vertrat auf dem Roundtable den Geschäftsbereich Public Services der SAP Deutschland AG & Co. KG, Walldorf Norbert Obier... ist Vertriebsleiter für den Bereich Public Sector in Deutschland bei dem Dokumentenmangement- Spezialisten Opentext Rainer Pilz... ist Vertriebsleiter Öffentliche Verwaltung bei der Adobe GmbH und zuständig für den Produktbereich Intelligente Dokumente in Deutschland, Österreich und der Schweiz Günther Steger... verantwortet bei der PDV Systeme GmbH den gesamten Lösungsvertrieb im Bereich Öffentliche Verwaltungen und Versorgungsunternehmen

20 20 A&L APPLIKATIONEN & LÖSUNGEN 2005 BEST PRACTICE Kommunikation in der Behörde egovernment mit Governikus Governikus, die Sicherheitslösung für egovernment, steht schon in elf Bundesländern zur lizenzkostenfreien Nutzung zur Verfügung. Der Bund nutzt ebenfalls Governikus-Technologie im Rahmen seiner Virtuellen Poststelle. Dabei zeigt sich das erstaunlich breite Einsatzspektrum von Governikus auch jenseits von OSCI und Signaturen. Oft zwingt der Gesetzgeber Kommunen, neue egovernment-lösungen zu suchen, etwa bei den Novellierungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Im Folgenden werden einige Beispiele dargestellt, die zeigen, wie Governikus unterschiedlichen Anforderungen gerecht wird. Sicherer Nachrichtenverkehr Das neu gestaltete Verwaltungsverfahrensgesetz legt fest, dass Behörden, die elektronische Kommunikation nicht ausschließen, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente auch unter Einbindung elektronischer Signaturen öffnen müssen. Um diese Kommunikation sicher und gesetzeskonform gestalten zu können, bietet sich der Einsatz von Govello an. Govello ist eine Clientanwendung, die auf Governikus basiert. Mitarbeiter der Verwaltung und deren Kunden können sich die Software aus dem Internet herunterladen. Anschließend können wie beim verkehr Nachrichten ausgetauscht werden. Dabei werden alle Schritte protokolliert und dokumentiert. Unter anderem haben sich die Städte Düsseldorf und Bremen für diese Lösung entschieden. Elektronischer Rechtsverkehr Für Gerichte steht eine justizspezifische Variante von Govello zur Verfügung: das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Es bietet die gleichen Funktionen wie Govello, ist aber stärker auf die Bedürfnisse der Justiz zugeschnitten. Mehrere Bundes- und Landesgerichte in Nordrhein-Westfalen nutzen bereits das EGVP im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV). Meldewesen Durch die Novelle des Melderechtsrahmengesetzes entfällt bei einem Wohnortwechsel im Inland die Abmeldung bei der bisher zuständigen Meldebehörde. Die am neuen Wohnort zuständige Meldebehörde hat die Wegzugsbehörde zu informieren. Dieser Kommunikationsprozess zwischen Meldebehörden wird Rückmeldung genannt. Er darf ab dem 1. Januar 2007 nur noch elektronisch erfolgen. Da in den Meldebehörden keine einheitliche Software zur Verwaltung der Meldedaten verwendet wird, setzt der Bund bei der länderübergreifenden Datenübermittlung auf hersteller- und produktunabhängige Übertragungsstandards, wie OSCI-Transport und OSCI- XMeld. Diese werden in einschlägigen Rechtsnormen festgeschrieben. Kommunen werden spätestens ab 2007 mit OSCI-Transport und OSCI-XMeld arbeiten müssen. Govello4EWO ist eine Transportsoftware, die auf diesen Standards aufsetzt. Govello für das Einwohnermeldewesen sorgt für den sicheren Datentransfer zwischen Meldebehörden. Die Software bietet eine komfortable Anwendungsoberfläche für die Sachbearbeitung. Übermittlungsprotokolle und Quittungsmechanismen erleichtern die Verwaltung und die Verarbeitung der gesendeten und empfangenen Daten. Die Transportsoftware adressiert automatisch die zu versendenden Daten. Dazu werden aktuelle Webtechnologien genutzt. Govello4EWO arbeitet reibungslos mit vorhandener Software zur Verwaltung von Meldedaten zusammen. Govello4EWO wird bereits im Rahmen des Großprojektes Moin! Meldewesen online eingesetzt. Registerführung und -einsicht Mit dem neu entwickelten Fachverfahren AUREG können elektronische Handels-, Partnerschafts-, Vereins- sowie Genossenschaftsregister geführt und für Dritte zur Einsichtnahme geöffnet werden. Einträge in das Register werden mit elektronischen Signaturen versehen. Der Einsatz einer internen PKI (Public Key Infrastructure) und die Verwendung von elektronischen Signaturen gewährleisten authentische und integre Daten. Ein entsprechendes Rollen- und Rechtekonzept garantiert, dass ausschließlich autorisierte Nutzer die Daten sehen oder bearbeiten können. Für dieses Projekt wurde die Signaturkomponente von Governikus genutzt. Dieses Projekt ist ein Beispiel dafür, dass Governikus auch in Projekten eingesetzt werden kann, in denen die Frage des (OSCI-) Transports keine wesentliche Rolle spielt. ks