Von den Großen lernen Wissensmanagement in einem kleinen Unternehmen.

Transkript

1 Von den Großen lernen Wissensmanagement in einem kleinen Unternehmen. André Winzer, Geschäftsführer Sorauer Straße 3, Berlin Tel , Fax Always Off Wer nicht zuhört geht baden!

2 Kurzvorstellung Schaltzeit Analyse & Aufbereitung von Trends Steuerung von Scout- und Experten-Netzwerken Publikation von wissenschaftlichen Trendund Marktanalysen Wir hinterfragen etablierte Muster und liefern neue Inspirationen Kernkompetenz in der Innovationsund Technologiefrüherkennung 2

3 Fakten seit 2006 am Markt Ausgründung aus der DTAG 640 Trends im Jahr Trendscouts Trendreports pro Jahr 3

4 Case Study Illustrative example Trend/Produkt How many times has France participated in a world cup? 11 times! Multimodal, multilingual and broadband access to Semantic Web 11 times! Project description and motivation DT Labs Service Intelligence Expected outcome State-of-the-art study Specification of the system architecture Proof-of-concept consortium Demonstration of new DTAG services T-Systems Innovation Radar. Inspiration for innovative ICT offerings. Edition I/2010 T-Systems Innovation Center Labs TALKS eenergy, Berlin, Germany, October 19, 2009 Life is for sharing. Feature Paper Creation of new and advanced services and business models Multimodal and broadband access to mobile services Modality-specified From machine readable web content to machine Development of Concept and demonstration of intelligent eenergy ICT in a Low-Carbon Society Key facts Duration: 04/ /2009 Involved Divisions: External Partners: T-Systems Innovation Radar Edition I/ Erkundung Idee Bewertung Prototyp 4

5 Gliederung 1. Vortragsvorbereitung 2. Wissensmanagement 3. Enterprise KMU 6. Fazit 5

6 Vortragsvorbereitung 1. Vorbereitung auf den Vortrag heute Prokrastination zum dann Erhalt der Gästeliste: Professoren, Geschäftsführer Ausverkauft? Denen musst Du ja auch wirklich was bieten Eigentlich wolltest Du doch nur sagen wie ihr das macht. PANIK!!! 2. Eigene Recherche Wie machen wir eigentlich Wissensmanagement! 3. Externe Recherche Welche Tools nutzen andere? 4. Eigene Recherche Was verstehen die Leute unter Wissensmanagement? Welche Web2.0 Tools gibt es. Was sind die Besonderheiten von KMU? 5. Vorbereitung des Vortrags 6 1. Vortragsvorbereitung

7 Vortragsvorbereitung Slideshare Google Scholar Google reader Themeneingrenzung durch WissensbedarfSermittlung delicious Youtube 7 1. Vortragsvorbereitung

8 Wissensmanagement ist absolutes Muss! Wissen am Ort und zur Zeit der Entscheidung bereitstellen Standardisierte Wissensablage Unterstützung der Wissensschöpfung Wissentransfer in neue Produkte und Dienstleistungen umsetzen Erschließen von Wissen (Erfahrungen, Best Practices) für alle, die dieses im Rahmen ihrer Funktion benötigen Wissensmanagement darf keine Zeit kosten! Es muss Zeit bringen! Quelle: Prof. Holger Nohr, FH Stuttgart 8 2. Wissensmanagement

9 Wozu Wissensmanagement Zur Kommunikation und Sicherung von Arbeitsergebnissen innerhalb von Projekten Zur Verteilung (und Steuerung) von Arbeit Bei Schichtwechsel und Arbeitsübergabe Zur Sicherung von Erfahrungen (z.b. durch Ausscheiden von Mitarbeitern, Demographische Entwicklung) 9 2. Wissensmanagement

10 Wissensmanagement = Enterprise 2.0 Als ich 2006 zusammen mit meinem Partner die Schaltzeit GmbH gründete, machten wir uns keine Gedanken um die Wahl der geeigneten Wissensmanagementstrategie Wissensmanagement

11 Die vielen Gesichter von Enterprise 2.0 Falls ja hätten wir z.b. in einem Vortrag die Antwort gefunden: Enterprise 2.0

12 Managermotivation hinter Enterprise 2.0 Quelle: Enterprise 2.0

13 Portal Architektur im Enterprise 2.0 Ein Vorschlag Passt das für KMU? Quelle: Dirk Röhrborn, Comunardo Software AG; Enterprise 2.0

14 Definition KMU Typ Beschäftigte Umsatzerlös (Mio ) Kleine Unternehmen < 10 < 1 Mittlere Unternehmen < 500 < 5 Schaltzeit GmbH 5 < 1 KMU Unternehmensbestand 3,27 Mio. 99,6 % Umsatz der Unternehmen lt. Unternehmensregister ,27 Mrd. 38,0 % Anteil der SV-Beschäftigte (2009) 20,45 Mio. 79,5 % Quelle: KMU sind elementare Bestandteile des Wirtschaftssystems Deutschlands KMU

15 Herausforderungen für KMU Schnellere Innovationen wenig Produktionskapital Geringes Wachstum Fehlendes Kontaktnetzwerk bzw. professionelles Kontaktemanagement Personalbeschaffung Wenig spezialisierte Ressourcen Aufstiegsstruktur begrenzt Häufiger Wissenstransfer notwendig KMU

16 KMU Kleine und mittlere Unternehmen Oft für Einsteiger interessant Durchschnittliche Verweildauer von Arbeitnehmern 2 3 Jahre Sprungbrett KMU

17 Wie arbeitet die Schaltzeit? Tägliches Morgenmeeting (ca. 30 Min.) Kickerpartien mindestens 2 x täglich Nutzung von diversen Online Tools für Wissensmanagement 17

18 Interne Strukturierung FIRMA Vision/Mission Ziele Aufgabengebiete Verantwortungsbereiche Planung MITARBEITER Wer macht was Verantwortungsbereich Zielvereinbarung PROJEKT Kurzbeschreibung Arbeitsschritte Monitoring Ressourcen Verwaltung BAUSTELLEN Technische Baustellen Marketing/Sales Organisation Personal 18

19 Voraussetzungen für Wissenstransfer WORKSTATION Dropbox Installation Paymo Installation Server-Fernzugriff via VPN Passwort Manager Office Enterprise Teamviewer Xobni, Skype, TweetDeck Peacoq Database Gemeinsame Outlookkalender Vorlagen/Muster ONLINE Peacoq Database Paymo Delicous Bookmarks Social Web Accounts (YouTube, Twitter, Facebook, Xing ) PR-Verteilerservice (z.b. PR Gateway) Online Collaboration Tools (Google Apps, Wiki, Mindmeister) Blog Feed Reader 19

20 Neues Projekt anlegen Kurzdokumentation Zieldefinition sowie Erfolgsmessung Ressourcenplanung & Budgetierung Projektplan Serververzeichnis anlegen (vordefinierte Struktur) Paymo Anlage des Projektes (standardisierte Maske) Billing der Stunden Planung der Arbeitsschritte Dropbox Verzeichnis Einladen der Beteiligten Prozessdarstellung 20

21 Vorlagen Server-Struktur Projekt Kommunikation Materialien Kunde Inhalte... Monitoring Eigene Materialien Projektplan Protokolle 21

22 Vorlagen Paymo Projekt 22

23 Vorlagen Dropbox Struktur Projekt Kommunikation Workflow 01.Neu 02.In Bearbeitung 03.Rückmeldung 04.Erledigt Materialien Projektplan Protokolle 23

24 Vorlagen File Naming Convention PRINZIP <Projektname>_<Dateibeschreibung>_<Version>_<Nutzer>_<Datum> BEISPIEL SZ_Vortrag-Wissensmanagement-IHK_v1_AW_ pdf 24

25 Tools für Wissensmanagement WORKSTATION Dropbox Paymo Server-Fernzugriff via VPN Passwort Manager Office Enterprise Teamviewer Xobni, Skype, TweetDeck Peacoq Database Outlookkalender ONLINE Peacoq Database Paymo Delicous Bookmarks Social Web Accounts (YouTube, Twitter, Facebook, Xing ) PR Gateway Online Collaboration Tools (Google Apps, Wiki, Mindmeister) Blog Feed Reader 25

26 Beispiel Projekt-Management Paymo Time Tracker webbasiertes Projekt-Management-Tool Management Funktionen für Kundenverwaltung Projekt- und Taskmanagement Rechnungserstellung persönliche Arbeitszeiterfassungund Verwaltung Vorteile Sinnvolles Design, sowohl aus visueller als auch in funktionaler Sicht Multilingual, verschiedene Währung Perfektes Dashboard für Zeittracking und Rechnungsstellung Time Tracker Reports können als CSVo. PDF-Dokumente ausgegeben werden Schaltzeit nutzt es um Zeiten zu erfassen Tages und Wochenplanung durchzusetzen Projekt und Prioritäten zu überwachen Herkunftsland: Rumanien, Preis: 3,99 $ pro Monat/User 26

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28 Beispiel Notizbuch Microsoft OneNote Beschrieben als Hightech-Notizbuch Speicherung anhand von Reitern Vorteile Leichte Organisation mittels Copy & Paste Kann auf dem Server/PC abgelegt werden Synchronisiert sich Mehrere Nutzer können gleichzeitig darin arbeiten Passwortgeschützes Freigeben von einzelnen Bereichen Integration mit MS Office, dadurch leichte Terminverwaltung & Aufgabenverteilung Schaltzeit nutzt es um Unternehmensziele zu definieren (kurz, mittel und langfristig) Für Recherchemappen Um Userguides zu erstellen Herkunftsland: USA Preis: Bei MS Enterprise enthalten 28

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30 Beispiel Fernwartung Mikogo Client für WebMeetings, Webkonferenzen und Fernwartung Vorteile Plattformübergreifend Leichtes Desktopsharing mit Regiefunktion Übergabe von Präsentationen Integrierte Telefonkonferenzlösung Keine Installation notwendig, geht durch jede Firewall Schaltzeit nutzt es um Akquise für Produkt und Servicepräsentationen zu betreiben IT-Projekte aus der Ferne zu besprechen SZ interner Usersupport jeder kann jedem helfen Herkunftsland: Deutschland, Preis: kostenlos 30

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32 Beispiel Taskmanager Wunderlist Einfacher, ansehnlicher Taskmanager ähnlich Dropbox nur mit der Angabe einer adresse Tasklisten mit anderen Teilen. Vorteile Cloud Synchronisation Einfache Bedienung und gefälliges Design Plattformübergreifend (auch für Mobile Endgeräte) To Dos können mit Terminen versehen werden Leichte Kategorisierung von Tasks Schaltzeit nutzt es um mit der Füwanet GmbH To-Do s auszutauschen, die den Schaltzeit Verlag betreffen Herkunftsland: Deutschland, Preis: kostenlos 32

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34 Beispiel Social Media Client TweetDeck Social Media Client Vorteile Leichte Aktualisierung von Facebook, Linked-In, Twitter, Google Buzz, Myspace und Foursquare Integration von Youtube client Leichtes Teilen von Nachrichten, Bildern und Videos SM-Monitoring Schaltzeit nutzt es um Twitter und Facebook zu bedienen auf dem Laufenden zu bleiben Updates von Firmen und Experten zu inhalieren Herkunftsland: USA, Preis: kostenlos 34

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36 Beispiel Doodle Terminfindungstool Terminfindung als auch ein einfaches Umfragetool in einem Vorteile Umfragen sind leicht online via Link zugänglich Outlookintegration Keine IDM, -Adressen für die Verteilung reichen Login via Facebook, Google, OpenID Schaltzeit nutzt es um Termine abzustimmen Geburtstagsgeschenke auszuwählen Für Kurzfeedback zu Peacoq Database Herkunftsland: Schweiz, Preis: kostenlos 36

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38 Beispiel VOIP Client Skype ein VOIP Client mit IMS, Dateiübertragung und Videotelephonie Vorteile Schnelles Teilen von Dateien innerhalb eines Netzwerkes MultiChat, Video-Conferencing Anlegen von Gruppen und Telkos SMS Versand Jede Menge Add-ons Auch für Smartphones verfügbar Schaltzeit nutzt es um Telkos mit Scouts Versenden von großen Dateien Herkunftsland: Estland/Schweden/Dänemark, Preis: Basis kostenlos, VAS extra buchbar 38

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40 Beispiel Erweiterung für Outlook Xobni indiziert s, die sich im Postfach befinden und legt für jeden Kontakt ein Profil an zeigt die gesandten Mails und die verschickten/empfangenen Anhänge einer bestimmten Person an Einbindung von Social Media in die Adressverwaltung Vorteile kombinierte Suche & Adressverwaltung Einbindung der sozialen Netze in Adressverwaltung Kann Statistiken über Kommunikationshäufigkeit mit Kontakten erstellen Adressbuchsynchronisation Schaltzeit nutzt es um Outlook bändigen Fehlende Gründlichkeit bei der Dateiablage Herkunftsland: USA, Preis: Basis kostenlos, sionst 29,95 USD, weitere Lizenz 9,95 40

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42 Beispiel Passwort Manager Password Safe datenbankgestütztes Passwortverwaltungsprogramm Vorteile Verschlüsselte Speicherung von Passwörter und Login Leichte Identifizierung mittels Auto Type Ein Master-Passwort Vergabe von Userpasswörtern User kennen die Passwörter nicht mehr Schaltzeit nutzt es um Administration von IT (Server, Software) Einheitliche Verwaltung der Accounts Herkunftsland: UK, www. passwordsafe.sourceforge.net Preis: kostenlos 42

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44 Beispiel Wireframs & Diagramme Gliffy ermöglicht das Zeichnen von verschiedensten Diagrammtypen. z.b. SWOT Diagrammen, Prozessabläufen, technischen Zeichnungen etc. Vorteile Zusammenarbeit an gemeinsamen Diagrammen Große Shape-Bibliothek Graphiken sind exportierbar Versionierung der Graphiken Schaltzeit nutzt es um Leichtes Zeichnen von Wireframes und Orgacharts Einheitliche Verwaltung der Accounts Herkunftsland: USA, Preis: Fremium, 5,00 $ je User 44

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46 Beispiel Mindmapping Bubbl.Us kostenloses Online-Mindmapping-Tool Vorteile Zusammenarbeit an Mindmaps Graphiken sind exportierbar Erstellen von Sheets, Ablage in Foldern Crash Protection Schaltzeit nutzt es um Erstellen von Mindmaps in Meetings Einheitliche Verwaltung der Accounts Herkunftsland: USA, Preis: Fremium, 5,00 $ je User 46

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48 Beispiel Projektpläne Tom s Planner webbasierte Anwendung für das Erstellen und Monitoren von Projektplänen Ablaufpläne können mit anderen geteilt und bearbeitet werden. Vorteile Leichter Zugang zu Gant-Diagrammen Schnelle Handhabung durch viele Drag & Drop Elemente Intranet Seiten oder Blogs könne in die Worksites eingebunden werden Export zu MS Project möglich Alle Inhalte in PDF konvertierbar Es werden verschiedene Projekt Templates angeboten Im Vergleich zu MS Project leichter nutzbar Schaltzeit nutzt es um Einführung in Projektmanagement Erstellen von Mini-Projektplänen Herkunftsland: Niederlande, Preis: 1 Projekt (Schedule) kostenlos, 20 Projekte 9,00 $ pro Monat, unbegrenzt 19,00 $ pro Monat 48

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50 Beispiel Bugtracker Mantis Bugtracker zur Verwaltung und Bearbeitung von Programmfehlern und Feature-Wünschen der User Vorteile Einfache Hierarchie Festgelegter Bearbeitungsworkflow Versionierung und Planung von Roadmaps Upload von Dateien Schaltzeit nutzt es um Weiterentwicklung der Peacoq Database Versionsplanung Wartung und Maintenance Nachweis Herkunftsland: USA, Preis: Kostenlos, Open Source 50

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52 Beispiel MediaWiki MediaWiki frei verfügbare Wikisoftware Vorteile Leicht editierbar Versionierung Volltextsuche, Gute Artikelverlinkbarkeit Rechtemanagement Leicht auf ein Unternehmen anpassbar Schaltzeit nutzt es um Ursprünglich als Intranet gedacht, nutzen wir es für Kerndaten zur Firma als auch zu Betriebsabläufen Herkunftsland: USA, Preis: Kostenlos, Open Source 52

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54 Beispiel Projektmanagement Basecamp webbasiertes Projektmanagementtool Vorteile Leichtes Verteilen von Aufgaben Gemeinsame Kalender mit Meilensteinen Zeiterfassung Nachrichtensystem Dokumentenspeicher Schaltzeit nutzt es um Planung und Aufbau des virtuellen Conferenzzentrums ComMeta Herkunftsland: USA, Preis: ein Projekt kostenlos, ab 24,00 $ je Monat 54

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56 Beispiel Online Office Paket Google Apps Online Office Paket mit dem man gleichzeitig simultan an Dokumenten arbeiten kann Vorteile Powerpoint Excel online Integrierter Messenger & Mailclient Gemeinsame Kalender Gemeinsame Kontakte Google Video Kostenlos Schaltzeit nutzt es um Trends über die Tabellenkalkulation Autoren zuzuweisen In Zukunft evtl. als Ersatz vom eigenen Mailserver Herkunftsland: USA, Preis: Basisversion kostenlos, Premium 40,00 je Nutzer 56

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58 Beispiel Workflow Peacoq Database Universelles Online Workflow-Tool zur Steuerung und Abbildung von Prozessen Vorteile Individueller Einsatz bei modularer Architektur Hohe Konfigurierbarkeit Zeitgleiches Bearbeiten (Real-time) Systematisierung durch standarisierte Eingabestruktur Schaltzeit nutzt es um Trends zu managen Produktionsprozesse zu steuern Skalierbar zu werden, Wissensevaluation Herkunftsland: Deutschland, Preis: /Lizenz 58

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60 Baustellen Akquise (CRM) Umgang mit alterndem Wissen Eine Toolstrategie ISO 9001 konforme Prozesse 60

61 Toolauswahl basiert auf Abwägen zwischen Usability und Functionality Abhänging vom Kunden/Partner Leichter Zugang idealerweise mittels standardisiertem Web 2.0 Konten wie Facebook, Google, Open ID 61

62 Fazit Tools sollten wenig Frustration verursachen, im Zweifel eher weniger Security/IDM. There is no One and Only! Setzen bewusst auf fragmentierte Wissenslösungen Fazit

63 Vielen Dank! André Winzer, Geschäftsführer Sorauer Straße 3, Berlin Tel , Fax André Winzer studierte Internationale Betriebswirtschaftslehre an der Europa Universität Viadrina Frankfurt (Oder) mit dem Schwerpunkt Internationales Management. In seiner beruflichen Vergangenheit sammelte er Erfahrungen beim schwedischen Business Inkubator Creative Center, dem indischen Open Source Start-Up Azri Technologies sowie als Technology Exploration Scout bei den Deutsche Telekom Laboratories in Berlin. Im Jahre 2006 gründete er die Schaltzeit GmbH die sich seit mittlerweile 5 Jahren mit dem Thema Innovation und Strategic Foresight auseinandersetzt. Die Dienstleistungspalette reicht von Inspirational Talks, der Steuerung von Früherkennungsprozessen, über die Themenidentifikation bis hin zur IT Unterstützung von Foresight und Ideationprozessen. Dabei verarbeitet die Schaltzeit durchschnittlich mehr als 670 Trends im Jahr. Kunden der Schaltzeit sind die Scout24, T-Systems, Deutsche Telekom Laboratories, DATEV sowie das Anwendungszentrum Oberpfaffenhofen. André Winzer liebt es, Geschäftsmodelle anderer zu analysieren und zu interpretieren. In Workshops als auch Vorträgen geht es dabei rund um das Thema Preparing for Tomorrow. Dabei zeigt er gern, dass Geschäftsmodelle auch leicht auf andere Branchen übertragbar sind. 63

64 Vorträge 64

65 Eklat bei der Bundespressekonferenz Herr Dr. Steegmans, muss ich mir in Zukunft einen Twitter-Account zulegen, um über relevante Termine der Bundeskanzlerin informiert zu werden? Steegmans Antwort: Im Informationsgeschäft wissen Sie: Viel hilft viel und fuhr fort, man kommuniziere eben über diverse Kanäle, auch direkt mit dem Bürger. 65

66 Eklat bei der Bundespressekonferenz Kritik der Journalisten: Der Nachrichtendienst Twitter ist nicht sicher! Hat der BND oder das BKA diesen Dienst genehmigt? Es ist eine Benachteiligung der Journalisten Nachrichten über Twitter zu senden anstatt über den Journalistenverteiler. Ich sage ganz frei, dass ich Sie nicht nur als Journalistin, sondern auch als Bürger erreichen möchte. Wissensmanagement ist pragmatisch. Ich nutze die Tools um meinen Zweck zu verfolgen. 66