Integration von Kanban

Transkript

1 Inhalt Was ist Kanban... 1 Der Kanban-Prozess ) Visualisierung ) Messen ) Optimieren... 3 Kernpraktiken & Regeln... 3 Einsatz in Ihrem Unternehmen Flight Level Plan 4 1) Flight Level 1 - Teams mit unkoordiniertem Input ) Flight Level 2 - Teams mit koordiniertem Input ) Flight Level 3 - Gesamte Wertschöpfungskette ) Flight Level 4 - Gesamtes Produktportfolio 4 Vergleich von Scrum und Kanban... 5 Integration von Kanban Was bieten wir!... 5

2 Was ist Kanban Kanban ist eine Methode, mit der Agilität in Unternehmen verbessert werden kann. Dieses Tool dient insbesondere der Prozesskontrolle innerhalb der Softwareentwicklung. Der Fokus bei Kanban liegt auf der transparenten Aufteilung eines bestehenden, in der Gesamtheit betrachteten, Prozesses in kleine Schritte. Diese Aufgliederung komplexer Projekte und Prozesse ist Grundlage für die Optimierung des Workflows, der Planung von Aufgaben sowie Kollaborationsprozessen. Im Gegensatz zu herkömmlichen, traditionellen Methoden fördert Kanban somit die Verringerung des Steuerungsaufwandes und ermöglicht eine einfachere und flexiblere Umsetzung agiler Projekte. Durch diese Kanban-Logik entsteht ein vollkommen selbstregulierendes System, welches nicht durch einen Master überwacht werden muss, sondern durch die Selbstorganisation des Teams entsteht. Der Kanban-Prozess Das Zentrum eines Kanban-Prozesses bildet das sog. Kanban-Board. Dieses verhilft der Visualisierung der aktuellen Projektsituation und wird tabellarisch dargestellt. Mittels Kärtchen wird jede Aufgabe oder Work-Item festgehalten, wobei mehrere Spalten der Darstellung des Workflows dienen. Üblicherweise ist die Lesart von links nach rechts. Dabei richtet sich das Design des Boards nach den Projektgegebenheiten, die sehr unterschiedlich sein können. Die Tabelle gibt eine Übersicht des aktuellen Projektes bzw. Prozesses. Zu Beginn werden alle Aufgaben gesammelt und gleichbehandelt. Hierbei durchlaufen die Tickets verschiedene Prozessschritte vom Backlog über das Testen bis zum Finish. Hierbei bestimmt das Eintreffen des Tickets die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben. Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, kann diese von einem Mitarbeiter abgeholt werden (Pull Prinzip). Das Kanban-Board stellt dabei den aktuellen Status des aktiven Prozesses und die Begrenzung der Work-Items dar. So dürfen nur 1

3 eine bestimmte Anzahl von Aufgaben einem bestimmten Status zugewiesen sein. Wenn sich die Karten in einer Spalte anhäufen, zeigt das, dass der Workflow weiter optimiert werden muss. Demzufolge werden über Kanban Praktiken, die sog. "Bottlenecks", identifiziert. Außerdem wird deutlich, ob ein Kollege bei der Bewältigung seiner Arbeit Hilfe braucht oder gerade unterfordert ist. Im Laufe der Projektentwicklung können die Tickets einen unterschiedlichen Grad an Wichtigkeit aufweisen, weshalb zwischen verschiedenen Service Level Agreements (SLA) unterschieden wird: Visualisierung Messen Optimieren 1) Visualisierung Innerhalb der Visualisierung auf dem Board können Tickets mit höherer Priorität vergeben werden, wofür Teams ihre aktuelle Arbeit unterbrechen, um dieses zu erledigen. Gemäß dieses beschleunigten (expedite) Ablaufs können Tickets somit andere Tickets überholen. Tickets können in ein Kanban System eingeschleust werden, um eine bestimmte Funktionalität zu einem festen Termin (fixed date) zu erreichen. Nach dem Prinzip First In First Out (FIFO) werden Tickets standardgemäß abgearbeitet. Funktionen, deren Werte vage (intangible) sind, können nachrangig bearbeitet werden, um bspw. "Bottlenecks" aufzulösen. 2) Messen Bereiche des Entwicklungsprozesses lassen sich Messen, um die Produktqualität einschätzen zu können. Das Aufzeichnen von Metriken ermöglicht eine Optimierung empirischer Daten. Hierfür gibt es verschiedene Arten der Nachvollziehbarkeit: Das Cumulative Flow Diagram (CFD) gibt Auskunft über die bereits erledigten Tickets bzw. aktiven Tickets. Somit fasst es die Abbildungen des Kanban Board zusammen und zeigt, wo potenzielle Bottlenecks entstehen. Durch Bottlenecks kann gemessen werden, wo die Tickets im Kanban System stauen und die Bearbeitungszeiten zwischen den Stationen variieren. Die Anzahl der Work in Progress Tickets zeigt, wie optimal ein System läuft bzw. Hindernisse auftauchen könnten. Eine geringe Fehlerquote kann nur erfüllt werden, wenn kurze Durchlaufzeiten eingehalten werden. Damit lässt sich eine hohe Produktqualität erreichen und die Arbeitsqualität überprüfen. Ein Durchsatz zeigt am Ende jeder Woche die bearbeiteten Tickets an. 2

4 3) Optimieren Gemäß des Kaizan erfolgte eine fortlaufende Verbesserung des Kanban-Systems. Dabei finden die Optimierungen auf unterschiedlichen Ebenen statt: Durch kurze, tägliche Statusmeetings (Standup Meetings) am Kanban Board wird der Projektfortschritt analysiert, um Fehler zu identifizieren und zu diskutieren. Operations Reviews stellen unregelmäßige Treffen der gesamten Organisation dar, deren Fokus auf der ständigen Optimierung liegt. Hierbei werden Messdaten analysiert und Probleme lokalisiert, um anschließend die Root Cause Analysis anzuwenden. Durch die Root Cause Analysis werden Probleme auf dem Kanban Board ersichtlich, welche zielgerichtet durch die Zusammenarbeit des gesamten Teams behoben werden können. Kernpraktiken & Regeln Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung sind verschiedene Grundpraktiken und Regeln. 1) Visualisierung des Workflows Visualisieren Sie ihre Aufgaben (Tickets) auf Karteikarten, deren Prozessentwicklung auf einem Board dargestellt wird. Für den Einstieg empfehlen wir die Verwendung von ausschließlich analogen Materialien, wie Karteikarten und einem Poster bzw. einer Tafel an der die Karteikarten angebracht werden können. Dies erleichtert den Einstieg in Kanban und erhöht Prozess- und Aufgabenverständnis. 2) Begrenze die Anzahl offener Tickets Setzen Sie eine Begrenzung für die Anzahl an offenen Work-in-progress-Tickets. Nach dem Pull-Prinzip wird erst dann eine neue Aufgabe geholt, wenn eine andere abgeschlossen wurde. 3) Messen, Steuern und Optimieren Durch ständiges Messen von Warteschlangen oder Zykluszeiten wird aufgezeigt, wie gut ein Prozess organisiert ist und wie produktiv die Prozessmitglieder arbeiten können. Basierend auf dieser iterativen Selbstreflexion der Mitarbeiter können Prozesse vielseitig optimiert werden. 4) Verdeutlichen der Regeln Definieren Sie klare Annahmen und Gesetzmäßigkeiten, die für alle Beteiligten gelten. Zum Beispiel wann ein Ticket auf "Done" gesetzt und wann ein Neues genommen werden darf. 5) Leadership fördern Um Prozessoptimierung langfristig zu gewährleisten, ist es wichtig das sich alle Ebenen der Organisation beteiligen. Führungskräfte sollen die Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärken und konkrete Verbesserungsvorschläge zulassen. 6) Modelle nutzen Machen Sie sich bestehende Modelle zu nutzen, um Methoden zu finden, die den Prozess verbessern können. Diese Modelle basieren entweder auf der Logik des Flusses, auf systematischem Denken oder beispielsweise auf der Engpasstheorie. 3

5 Einsatz in Ihrem Unternehmen Flight Level Plan Sind Sie daran interessiert, wie Sie Kanban in Ihrem Unternehmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette integrieren können? Dann hilft Ihnen das Flight Level Modell, mit dem aktuelle Probleme reflektiert und der sinnvolle Einsatz von Kanban organisiert werden kann. Dabei stellen die Flight Level weder ein Beurteilungskriterium dar, ob "gutes" oder "schlechtes" Kanban umgesetzt wird, noch einen Entwicklungspfad, den ein Unternehmen gehen muss. Sie dienen lediglich als Kommunikationsinstrument bzw. Diskussionsebene, um einen möglichen Startpunkt für eine evolutionäre Optimierung zu identifizieren. Unterschieden wird Flight Level Plan zwischen den folgenden vier Ebenen: 1) Flight Level 1 - Teams mit unkoordiniertem Input Diese Ebene legt den Fokus auf die Optimierung von Teamarbeit. Oftmals arbeiten mehrere Spezialisten ohne regulierten Input am gleichen Projekt. Dieser Input wird meistens nur einer bestimmten Person, nämlich der mit dem größten Wissen oder der meisten Erfahrung, zugeordnet. Dies führt zur Überlastung einzelner Personen, der Unterforderung des restlichen Teams sowie zu Fehlbesetzung durch zu wenig Input. In jedem Fall führen herkömmliche Methoden dazu, dass Teams mit zunehmend komplexen Prozessen und ungleichmäßiger Informationshoheit mit der Arbeit überfordert sind. Kanban bietet für dieses Problem eine Lösung. Durch einen übersichtlichen und koordinierten Start werden Aufgaben in Absprache mit den Prozessmitgliedern zugeordnet. Informationen werden unter allen Kanban-Mitgliedern geteilt, so dass alle auf dem gleichen Stand sind. Somit fördert Kanban die Effizienzsteigerung durch die differenzierte Verteilung von Aufgaben und öffnet Räume für eine transparente und gleichberechtigte Kommunikationskultur. 2) Flight Level 2 - Teams mit koordiniertem Input Ähnlich, wie bei der ersten Ebene zielt das Flight Level 2 ebenfalls auf die Verbesserung Ihres Teams oder Ihrer Abteilung ab. Hierbei erhält die Organisationseinheit einen regulierten Input an Arbeit, über den die Mitglieder diskutieren, welche Aufgaben von wem erledigt werden sollen. Dies hat den Vorteil, dass jedes Team nur so viel Arbeit erhält, wie es bewerkstelligen kann. Daraus ableitend ist ein effizientes Arbeiten und damit eine Performance Steigerung auf lokaler Ebene feststellbar. 3) Flight Level 3 - Gesamte Wertschöpfungskette Die dritte Ebene steuert die Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette an. Hierbei rückt der Wunsch Ihres Kunden in den Vordergrund, wobei eine globale Optimierung des Arbeitsflusses abteilungs- bzw. unternehmensübergreifend umgesetzt wird. Damit können der Bedarf und die Möglichkeiten der gesamten Kette analysiert, sowie Engpässe identifiziert werden. 4) Flight Level 4 - Gesamtes Produktportfolio Auf Ebene 4 wird Kanban über das gesamte Produktportfolio betrieben, um mehrere Wertströme zu optimieren. Da das gesamte Produktportfolio fokussiert wird, kann die Koordination zwischen Kunden 4

6 und den Projekten optimiert werden. Anstatt der Projektziele geraten die Unternehmensziele in den Vordergrund, wodurch eine effizientere Umsetzung der Projekte erreicht wird. Vergleich von Scrum und Kanban Gemeinsamkeiten Unterschiede Scrum Kanban agiles Framework für die effiziente Produktentwicklung begrenzen den WIP Transparenz für die Verbesserung von Prozessen Fokus auf schnellem Ausliefern von Inkrementen werde von selbstorganisierten Teams verwaltet Anforderungen müssen in kleine Einheiten aufgeteilt werden fortwährende Optimierung der Releaseplanung Visualisierung des Projektfortschrittes für Projekten hoher Komplexität für kleine Projekte, mit wenigen mit mehr als 4 Entwicklern Entwicklern, die sich über Kanban- strukturierte Aktivitäten durch Board synchronisieren Regeln, Artefakte etc. flexible Umsetzung, da bspw. feste eignet sich für verteilte Besprechungsfolge nicht immer Produktentwicklung, in der sich notwendig ist mehrere Teams untereinander Geschwindigkeit spielt keine Rolle synchronisieren es gibt kein Master der alles fortwährende Anpassung von überwacht Projektzielen und Arbeitsweisen keine Zeitfenster, in denen die Arbeit Timeboxing durchgeführt wird Begrenzung der Arbeit in einem Einschränkung der aktiven Aufgaben Sprint jeder Phase umfasst Produkt, User-Stories und der Task (Aufgabe) ist das einzige Aufgaben als Objekte Objekt Was bieten wir! Die Agile Coaches von Ancud IT sind Experten in Scrum und Kanban und verhelfen Ihnen zu einer erfolgreichen Integration von Kanban in Ihre gesamte Wertschöpfungskette. Wir begleiten Sie und Ihr Team bei der theoretischen und praktischen Einführung von Kanban. Diesen Einführungsprozess gestalten wir modular, angepasst an Ihre individuellen Bedürfnisse. Wir unterstützen Ihr Team, Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen stufenartig bei der Einführung, Nutzung und Optimierung der neuen Kanban Managementstruktur. Erfahren Sie hier mehr zu unseren agilen Beratungsleistungen: Tel.: info@ancud.de Ancud IT-Beratung GmbH