Vertretungsplanung. Das Softwarehaus für Schulen. Doppelstunden- und Dauervertretungen in Untis (Stand: 02/2011)

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1 Das Softwarehaus für Schulen Vertretungsplanung Doppelstunden- und Dauervertretungen in Untis 2011 (Stand: 02/2011) PEDAV : Das Softwarehaus für Schulen ort : Essen-Schönebeck str : Schönebecker Straße 1 tel : (0201) http : // mail : info@pedav.de

2 Doppelstunden- und Dauervertretungen stellen alltägliche Herausforderungen für den Vertretungsplaner dar. Mit der Version 2011 bietet Untis diesbezüglich Hilfestellungen an, um direkt Doppelstunden- oder Dauervertretungen zu planen. Doppelstundenvertretung Ist eine Doppelstunde zu vertreten bietet es sich oftmals an, diese Doppelstunde mit einer Lehrkraft zu besetzen, die direkt beide Stunden diese Vertretung übernimmt. Abbildung 1 Fenster Vertretungen mit notweniger Vertretung einer Doppelstunde Am ist Lehrkraft PeLi absent und verursacht den in Abbildung 1 angezeigten Vertretungsbedarf. In der ersten und zweiten Stunden liegt eine Störung einer Doppelstunde in der Klasse 05A vor. Um diese Doppelstundenvertretung nun zu lösen, hilft der Vertretungsvorschlag ab Untis 2011 direkt weiter. Sobald Untis erkennt, dass es sich bei einer Vertretung um eine Doppelstunde handelt, wird im Vertretungsvorschlag die Option Stundenblock sichtbar (siehe Abbildung 2). Wenn Sie diese Option aktivieren, reduziert Untis 2011 die Auswahl der möglichen Vertreter auf diejenigen, die beide Stunden direkt als Vertreter zur Verfügung stehen. Abbildung 2 Fenster Vertretungsvorschlag mit Option Stundenblock Durch die Auswahl eines Vertreters bei gesetzter Option Stundenblock wird dieser direkt in die Vertretungsstunden der Doppelstunde eingesetzt.

3 Hinweis: Die Option Stundenblock ist nur dann sichtbar, wenn eine mögliche Doppelstundenvertretung vorliegt. Liegt keine Doppelstunde vor, ist die Option ausgeblendet! Tipp: Die Option Stundenblock bezieht sich nicht nur auf Doppelstunden. Sollte ein Block zu vertreten sein also mehr als zwei zusammenhängende Stunden kann diese Vertretungssituation über die Option ebenfalls gelöst werden. Dauervertretung Bislang war das Regeln einer Dauervertretung über die tägliche Vertretungsplanung mühsam, musste ein Vertreter in jede einzelne Vertretungsstunde individuell eingesetzt werden. Dabei half Ihnen ggf. die Spalte Vorwoche im Fenster Vertretungsvorschlag, um den Vertreter der Vorwoche wieder einsetzen zu können. Mit der Version 2011 wurde die Möglichkeit geschaffen, einen Vertreter direkt in sämtliche anfallenden Vertretungen einer Unterrichtsstunde einzusetzen. Abbildung 3 Fenster Absenzen mit eingetragener Langzeitabsenz Im vorliegenden Beispiel ist die Lehrkraft DyBo für einen längeren Zeitraum absent gesetzt worden (siehe Abbildung 3). Abbildung 4 Fenster Vertretungen mit dem durch die Absenz erzeugtem Vertretungsbedarf

4 Die in Abbildung 4 vorhandenen Vertretungen sind das Resultat der eingetragenen (Dauer-) Absenz. Um Vertretungen nun dauerhaft von einem Vertreter durchführen lassen zu können, können Sie im Fenster Vertretungsvorschlag die Option Dauervertretung aktivieren (siehe Abbildung 5) Durch die gesetzte Option Dauervertretung wird der Vertretungsvorschlag auf die möglichen Lehrkräfte reduziert, die grundsätzlich sämtliche anfallenden Vertretungen des ausgewählten Unterrichts übernehmen könnten. Durch die Übernahme eines geeigneten Vertreters bei aktivierter Option Dauervertretung wird diese Lehrkraft in sämtliche Vertretungsstunden eingetragen, die durch die Dauerabsenz verursacht wurden. Abbildung 5 Fenster Vertretungen mit Option Dauervertretung In dem vorliegenden Beispiel wurde Lehrkraft BjJo nun über die Option Dauervertretung jeweils montags in die erste Stunde der Klasse 07A eingesetzt, so lange diese Stunde im Rahmen der Dauerabsenz von DyBo (siehe Abbildung 3) gestört ist. Übrigens: Diese Dauervertretungen werden optisch besonders gut im Plan Klasse Wochenübersicht, zu erreichen über Stundenplan Übersichtspläne Klassen Wochenübersicht, sichtbar (siehe Abbildung 6). Abbildung 6 Stundenplanformat Klassen Wochenübersicht

5 In der Spaltenbeschriftung werden die Schulwochen genannt. Die erste Stunde am Montag ist durch Lehrkraft BjJo (in rot) sichtbar in den Schulwochen 25, 26 & 27 übernommen worden. Ab der 28. Schulwoche wird der Unterricht wieder wie geplant von Lehrkraft DyBo gehalten. Hinweis: Die Option Dauervertretung ist nur dann sichtbar, wenn eine mögliche Dauervertretung vorliegt. Liegt keine Vertretung vor, die aus einer langfristigen Absenz resultiert, wird die Option Dauervertretung nicht angezeigt! Hinweis: Verlängert sich die Absenz, können Sie das Enddatum entsprechend verändern. Beachten Sie dabei allerdings bitte, dass die bisher eingesetzte (Dauer-) Vertretung nicht automatisch in die durch die Verlängerung der Absenz entstandenen Vertretungen eingesetzt wird. Die neu entstandenen Vertretungen sind neu zu regeln!