GFI MailArchiver 6.3 für Exchange. Handbuch. GFI Software Ltd.

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1 GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch GFI Software Ltd.

2 Die Informationen in diesem Dokument können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Sofern nicht anders angegeben, sind alle in den Beispielen dieses Dokuments verwendeten Unternehmen, Namen und Daten fiktiv. Ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung von GFI Software Ltd. darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln elektronischer oder mechanischer Art für irgendeinen Zweck vervielfältigt oder übermittelt werden. GFI MailArchiver unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Version MAR-ACM-1-03 Letzte Aktualisierung: 8. April 2010 GFI MailArchiver - Version

3 Inhalt 1. Informationen zu GFI MailArchiver Einführung Funktionsweise von GFI MailArchiver Lizenzierung von GFI MailArchiver GFI MailArchiver - Zusammenfassungsseite Verwenden von GFI MailArchiver Laden von GFI MailArchiver Durchsuchen archivierter s Durchsuchen der s anderer -Benutzer Durchsuchen der s in anderen Benutzerpostfächern Durchsuchen der -Archivspeicher Erstellen und Verwenden von Suchordnern Ändern der Sprache Anmelden unter einem anderen Benutzernamen Abmelden von GFI MailArchiver Importieren und Exportieren von s Importieren von s aus Microsoft Exchange-Postfächern Importieren von s aus lokalen PST-Dateien Importieren von s aus PST-Dateien im Netzwerk Importieren von s aus GFI MailArchiver Importieren von s aus GFI MailEssentials Exportieren von s mithilfe des Stapelexport-Tools Outlook Connector Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook Connector Herunterladen von GFI MailArchiver Outlook Connector Systemanforderungen Installation über Gruppenrichtlinienobjekte Installation ohne GPO - Manuelle Installation Archive und Datenbankinfrastruktur Archivierungsoptionen / Benutzerausnahmen konfigurieren Einrichten der -Server für die Archivierung Neukonfigurieren eines -Servers Entfernen eines -Servers Einrichten der Datenbanken Konfigurieren der Archivspeicher Auswählen des Archivspeichers für die -Archivierung Konfigurieren, welche Archivspeicher durchsucht werden dürfen Archivspeicher-Verwaltung Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank Anzeigen der Archivspeicherstatistik Neukonfigurieren von Archivspeichern Entfernen von Archivspeichern Datensicherung der Archivspeicher Verwalten von Suchindizes GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Informationen zu GFI MailArchiver i

4 5.16 Aktualisieren des Datenbankschemas Verschieben von s aus einer Datenbank in eine andere Zugriffs kontrolle und Überwachung Konfigurieren der Zugriffskontrolle Richtlinienverwaltung Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage Überwachung der Datenbankaktivität Überwachung der Benutzerinteraktion Berichte Fehlerbehebung und Support Einführung Probleme bei der Installation Allgemeine Probleme Probleme beim Importieren/Exportieren Probleme mit Outlook Connector Knowledge Base Webforum Technischen Support anfragen Build-Benachrichtigungen Dokumentation Glossar Inhalt 223 ii Informationen zu GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

5 1. Informationen zu GFI MailArchiver 1.1 Einführung GFI MailArchiver ist eine leistungsstarke, benutzerfreundliche - Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen s in einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Mit dieser Lösung können Sie -Archivspeicher komfortabel über die webbasierte Konfiguration verwalten. Darüber hinaus können Sie anderen Benutzern die Möglichkeit einräumen, archivierte s über die webbasierte Oberfläche zu durchsuchen und abzurufen. GFI MailArchiver stellt außerdem Funktionen zur Integration in Microsoft Outlook bereit. 1.2 Funktionsweise von GFI MailArchiver Die Vorgänge von GFI MailArchiver lässt sich in drei logische Phasen unterteilen: Phase 1: Abrufen von s Phase 2: Archivieren der s Phase 3: Durchsuchen archivierter s Abbildung 1 - Typische Installation von GFI MailArchiver Phase 1: Abrufen von s GFI MailArchiver stellt eine Verbindung zum Journal-Postfach auf dem Microsoft Exchange Server her und sammelt die im Journal-Postfach gespeicherten s ein. Phase 2: Archivieren der s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Informationen zu GFI MailArchiver 1

6 GFI MailArchiver archiviert die s in der aktiven konfigurierten Datenbank, z. B. Microsoft SQL Server. Phase 3: Durchsuchen archivierter s Benutzer können mithilfe von Microsoft Internet Explorer über die Weboberfläche von GFI MailArchiver archivierte s durchsuchen und nach bestimmten s suchen. 1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver Weitere Informationen über die Lizenzierung von GFI MailArchiver, finden Sie unter: 1.4 GFI MailArchiver - Zusammenfassungsseite Auf der Zusammenfassungsseite von GFI MailArchiver können Sie grundlegende Informationen zur Konfiguration und zum Status von GFI MailArchiver abfragen. Screenshot 1 - GFI MailArchiver - Zusammenfassungsseite Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration Zusammenfassung, um die Zusammenfassungsseite anzuzeigen. Auf dieser Seite finden Sie die folgenden Informationen: 1. Lizenzstatus - Lizenzierungsstatus von GFI MailArchiver Anzahl der lizenzierten Benutzer Anzahl der Benutzer mit aktivierter -Komponente Allgemeine Nutzungsstatistik 2. Postfachordnerstruktur-Abfrage - 2 Informationen zu GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

7 Funktionsstatus (aktiviert/deaktiviert) Benutzer, bei dem diese Funktion auf Microsoft Exchange Server- Postfächer zugreift. 3. Mailserver-Archivierung - Details zum Journal-Postfach Funktionsstatus (aktiviert/deaktiviert) 4. Überwachung - Serverdetails Details zum Datenbankschema Datenbank Ablaufverfolgungsstatus (aktiv/nicht aktiv) 5. Archivspeicher und Indizierung - Status des Archivspeichers Speichername Datenbankschema Datenbanktyp Benutzer-Suchstatus (zulässig/nicht zulässig) Weiterer Archivierungsstatus (aktiviert/deaktiviert) 6. Aufbewahrungsrichtlinien - Details zur Aufbewahrungsrichtlinie Gesetzlicher Aufbewahrungsstatus (inaktiv/aktiv) GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Informationen zu GFI MailArchiver 3

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9 2. Verwenden von GFI MailArchiver In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in GFI MailArchiver archivierte s durchsuchen können. Wenn das Konto, über das Sie sich anmelden, über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügt, können Sie auch die s Ihrer Mitarbeiter durchsuchen. 2.1 Laden von GFI MailArchiver 1. Rufen Sie im Microsoft Internet Explorer die folgende URL-Adresse auf: des virtuellen Ordners in GFI MailArchiver> Beispiel:http://win2k3entsvr.hauptdomäne.com/MailArchiver 2. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Domänen-Anmeldeinformationen ein (Benutzername und Kennwort für die Microsoft Windows- Anmeldung). Screenshot 2 - Laden von GFI MailArchiver 3. Nachdem der Ladevorgang abgeschlossen ist, werden der Navigationsbereich und der Inhaltsbereich auf der linken bzw. rechten Seite des Bildschirms angezeigt. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 5

10 Screenshot 3 - GFI MailArchiver-Korrespondenz 2.2 Durchsuchen archivierter s Um Ihre s zu durchsuchen, klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Durchsuchen. Die Seite s durchsuchen zeigt die archivierten s gruppiert nach Korrespondenz an. Die zuletzt aktualisierten Korrespondenzen werden ganz oben angezeigt. Standardmäßig zeigt GFI MailArchiver die s an, die im momentan aktiven Archivspeicher gespeichert sind. Wenn mehrere Archivspeicher erstellt wurden, werden diese auf der Seite s durchsuchen in der Liste s im Archiv auflisten angezeigt. Um die s in einem anderen Archivspeicher zu durchsuchen, wählen Sie den entsprechenden Archivspeicher in der Liste s im Archiv auflisten aus. Die s werden von GFI MailArchiver durch Zugriff auf das Microsoft Exchange-Feld Threadindex in einer Korrespondenz zusammengefasst. Da sowohl Microsoft Outlook als auch Microsoft Exchange OWA das Feld Threadindex generieren, teilt GFI MailArchiver die mit diesen Clients erstellten s der richtigen Korrespondenzgruppe zu. Die s anderer -Clients enthalten kein Threadindex -Feld. Diese s können von GFI MailArchiver nicht in einer gemeinsamen Korrespondenz zusammengefasst werden, selbst wenn sie dieselbe Betreffzeile aufweisen. In diesen Fällen erstellt GFI MailArchiver für jede eine neue Korrespondenzgruppe. Titel jeder Korrespondenzgruppe ist der Inhalt der jeweiligen -Betreffzeile Erweitern eines Korrespondenz-Threads Auf der Seite s durchsuchen werden die Korrespondenzen in den folgenden Spalten aufgeführt: -Betreff - Betreff der Korrespondenz s - Anzahl der s in einer Korrespondenz Letzte - Zeitpunkt der letzten Korrespondenzaktualisierung durch Archivierung einer neuen Um die s einer bestimmten Korrespondenz anzuzeigen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Korrespondenzzeile. 6 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

11 Um eine Korrespondenz und die Liste der s, aus der sich eine Korrespondenz zusammensetzt, auszublenden, klicken Sie erneut auf eine beliebige Stelle in der Korrespondenzzeile. Screenshot 4 - Erweiterte Korrespondenzen Anzeigen der s 1. Klicken Sie auf die Korrespondenzzeile, um die Korrespondenz zu erweitern und die s der Korrespondenz anzuzeigen. Screenshot 5 - Anzeigen einer in GFI MailArchiver 2. Klicken Sie in der -Liste der Korrespondenz auf die , die Sie anzeigen möchten. Die ausgewählte wird angezeigt. HINWEIS: Aus Sicherheitsgründen werden erkannte bösartige Skripte aus dem -Textkörper entfernt, bevor die angezeigt wird. Im Archivspeicher wird aber der Originalinhalt des -Textkörpers gespeichert. Wenn Sie eine auf der Festplatte speichern und sie dann mit einem anderen -Client öffnen, kann es passieren, dass die bösartige Skripte enthält. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 7

12 3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Symbol Funktion -Internet-Kopfzeilen anzeigen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die -Internet-Kopfzeilen anzuzeigen. Die Kopfzeilen werden in einem gesonderten Bereich angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. Gesamte Korrespondenz anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gesamte Korrespondenz im E- Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. Alle s der Korrespondenz werden aufgeführt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. -Kennzeichnungen bearbeiten (schwarz oder rot) Mit dieser Funktion können Sie s anhand von Kennzeichnungen kategorisieren. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten - Typen geeignet, z. B. für die Suche nach s mit der Kennzeichnung Wichtig. So fügen Sie eine Kennzeichnung hinzu: 1. Geben Sie unter Verfügbare Kennzeichnungen eine neue - Kennzeichnung ein, oder wählen Sie eine vorhandene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf kennzeichnen, um die mit der eingegebenen oder ausgewählten Kennzeichnung zu versehen. So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung: 1. Wählen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. HINWEIS: Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt. Kennzeichnungen, die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen wurden, werden mit roter Farbe dargestellt. Kennzeichnungen aufgrund von Kategorisierungsrichtlinien können nicht entfernt werden. wiederherstellen Mit dieser Funktion können Sie s über die OneClick Restore- Funktion wiederherstellen. Eine archivierte kann in einem bestimmten Postfach wiederhergestellt werden, oder Sie leiten eine Kopie der an eine -Adresse weiter. Geben Sie im -Wiederherstellungsbereich die -Adresse ein, an die Sie eine Kopie der aktuellen senden möchten, und klicken Sie auf wiederherstellen. HINWEIS: Diese Funktion verwendet die SMTP-Server-Einstellungen, die im Knoten Konfiguration Allgemeine Einstellungen festgelegt wurden. auf Festplatte speichern (MSG-Format) Lädt die gesamte auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im Microsoft Office Outlook-Format. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. auf Festplatte speichern (EML-Format) Lädt die gesamte auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im Microsoft Outlook Express-, Windows Mail- und Mozilla Thunderbird-Format. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. drucken Zeigt die in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen Browserfenster an. Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers, um 8 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

13 die auszudrucken. Bilder in anzeigen Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eingebettete Bilder in den angezeigten s anzuzeigen. Nicht als SPAM markieren Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine , die von einer anderen Anti-Spam-Lösung als SPAM erkannt wurde, als SPAM-freie zu kennzeichnen. Für diesen Vorgang müssen Sie eine SPAM- Aufbewahrungsrichtlinie erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Spam-Aufbewahrungsrichtlinien in diesem Handbuch Herunterladen von Anhängen Wenn eine Anhänge enthält, werden diese Anhänge neben dem Feld Anhänge angezeigt. So können Sie Anhänge anzeigen/herunterladen: 1. Klicken Sie auf den Dateinamen des Anhangs. 2. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Öffnen, um die Anlage in der zugeordneten Anwendung zu öffnen; die Option Speichern, um die Anlage auf der Festplatte zu speichern. HINWEIS: Anhänge können Viren oder Trojaner enthalten. Vor dem Öffnen sollten Sie den Anhang auf der Festplatte speichern und mit einem Antivirenprogramm überprüfen. Screenshot 6 - Speichern eines -Anhangs Aktualisieren der Korrespondenzlisten Zur Optimierung der Leistungsfähigkeit werden die auf der Seite E- Mails durchsuchen angezeigten Korrespondenzen zwischengespeichert. Deshalb kann es vorkommen, dass neu archivierte s von GFI MailArchiver nicht unmittelbar angezeigt werden. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 9

14 Um die zuletzt archivierten s auf der Seite s durchsuchen anzuzeigen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Durchsuchen der Korrespondenz-Seiten In der Standardeinstellung werden von GFI MailArchiver bis zu 25 Korrespondenzen pro Seite angezeigt. Wenn mehr als 25 Korrespondenzen vorliegen, werden diese auf separaten Seiten angezeigt. Klicken Sie auf die Seiten-Links in der Navigationsleiste, um die verschiedenen Korrespondenz-Seiten aufzurufen. Um eine bestimmte Seite aufzurufen, geben Sie die Nummer der Seite im Feld Seite anzeigen ein, und klicken Sie auf Los. 2.3 Durchsuchen der s anderer -Benutzer GFI MailArchiver bietet Ihnen die Möglichkeit, die s anderer Benutzer zu durchsuchen. Um diese Möglichkeit zu nutzen, müssen Sie über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen, welche über die GFI MailArchiver-Zugriffskontrolle vergeben werden. Informationen zum Konfigurieren der Benutzerzugriffskontrolle finden Sie im Abschnitt Zugriffskontrolle und Überwachung in diesem Handbuch Auswählen des zu durchsuchenden Benutzerkontos 1. Wählen Sie Korrespondenz Durchsuchen. Screenshot 7 - Anmeldung mit einem Gruppenmanager-Konto 2. Klicken Sie auf die Liste s auflisten für, und wählen Sie den Namen des Kontos aus, das Sie nach s durchsuchen möchten. Die s für den ausgewählten Kontonamen werden angezeigt. HINWEIS: Um die s aller Konten in der Gruppe gleichzeitig zu durchsuchen, klicken Sie auf die Liste s auflisten für, und wählen Sie Alle Mitarbeiter aus Anzeigen der gesamten Liste von Konten, auf die Sie Zugriff haben So zeigen Sie eine Liste aller Konten an, die Sie durchsuchen können: 1. Wählen Sie Korrespondenzen Kontenübersicht aus. 10 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

15 Screenshot 8 - Liste aller Konten, auf die Sie Zugriff haben 2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche, um die - Kontenliste zu aktualisieren. 2.4 Durchsuchen der s in anderen Benutzerpostfächern Sie können in GFI MailArchiver für Ihre archivierten s eine Ansicht wählen, die der Postfachanzeige der Benutzer entspricht. HINWEIS: Um s in der entsprechenden Ordnerstruktur anzuzeigen, müssen Sie zunächst die Funktion zur Abfrage der Postfachordnerstruktur konfigurieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Konfigurieren der Postfachordnerstruktur- Abfrage in diesem Handbuch. Ist diese Funktion nicht konfiguriert, werden alle s nur in den Ordnern Posteingang oder Gesendet angezeigt Hinzufügen von Postfächern 1. Wählen Sie Korrespondenz Postfächer. 2. Erweitern Sie im Anzeigebereich das Dropdown-Menü Benutzerkonten. 3. Wählen Sie das Postfach aus, das Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Benutzerpostfach hinzufügen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um den Vorgang zu bestätigen Entfernen von Postfächern 1. Wählen Sie Korrespondenz Postfächer. 2. Klicken Sie in der Liste der Postfächer im rechten Bereich auf das Symbol, um das Postfach zu entfernen. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um den Vorgang zu bestätigen Anzeigen der s 1. Erweiterten Sie Korrespondenz Postfächer. 1. Wählen Sie ein Postfach aus, und erweitern Sie die Postfachordner. 2. Wählen Sie eine aus, die dann von GFI MailArchiver angezeigt wird. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 11

16 2.4.4 Ändern der Postfachnamensanzeige So ändern Sie die Anzeige des Postfachnamens im linken Bereich: 1. Wählen Sie Korrespondenz Postfächer. 2. Deaktivieren Sie unter Ansichtsoptionen die Option Vollständigen Benutzernamen im Navigationsbereich anzeigen (z. B. DOMÄNENNAME\petermeier). 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Änderungen zu übernehmen. 2.5 Durchsuchen der -Archivspeicher Einfache Suche Mit der Funktion -Archivsuche können Sie alle archivierten E- Mails nach bestimmten Korrespondenzen durchsuchen. Bei einer Suche durchsucht GFI MailArchiver s und die zugehörigen verfügbaren Anhänge nach Text und Zeichenfolgen, die der festgelegten Suchkorrespondenz entsprechen. So suchen Sie nach archivierten s: 1. Wählen Sie Korrespondenz Suchen. Screenshot 9 - Einfache Suche 2. Geben Sie in die Suchoberfläche, die standardmäßig angezeigt wird, die Suchkriterien/den gesuchten Text ein. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden: HINWEIS: Platzhalter können folgendermaßen eingesetzt werden:?steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Beispiel: Um nach s zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie Schw??z oder Schw*z im Textfeld Suchen nach eingeben. 3. Wählen Sie in der Liste Zeitabschnitt für -Suche den entsprechenden Datumsbereich aus. 4. <Optional> Wenn der bei GFI MailArchiver angemeldete Benutzer Zugriff auf andere Benutzerkonten hat, deaktivieren Sie die Option Nur meine s durchsuchen, damit GFI MailArchiver alle Benutzerkonten durchsucht. 12 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

17 5. Klicken Sie auf Suchen. Screenshot 10 - Suchergebnisse nach der Ausführung einer einfachen Suche s, die die angegebene Suchabfrage erfüllen, werden unterhalb des Suchbereichs angezeigt. Es werden bis zu 25 s pro Seite angezeigt. Wenn mehr als 25 s den Kriterien der Suchanfrage entsprechen, werden die s auf mehrere Seiten verteilt. Um die Anzahl der pro Seite angezeigten s zu ändern, klicken Sie auf den Knoten GFI MailArchiver Optionen, wählen Sie die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden s aus der Liste Anzahl der pro Seite angezeigten Elemente: aus, und klicken Sie auf Einstellungen speichern. Über die entsprechenden Seiten-Links können Sie durch die Suchergebnisse navigieren Erweiterte Suche 1. Wählen Sie den Knoten Korrespondenz Suchen aus, um die Suchseite anzuzeigen. 2. Klicken Sie auf den Link Erweiterte Suchoptionen anzeigen, um die erweiterte Suche aufzurufen. HINWEIS: Um in den einfachen Suchmodus zurückzuwechseln, klicken Sie auf den Link Einfache Suchoptionen anzeigen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 13

18 Screenshot 11 - Erweiterte Suche Mit der erweiterten Suche können Sie Suchabfragen für bestimmte Felder wie Betreff, Empfänger und Größe vornehmen. Außerdem können Sie die Suche auf s mit einer bestimmten Kennzeichnung beschränken. Schließlich können Sie für die -Suche noch einen Archivspeicher auswählen. Die verfügbaren Archivspeicher werden in der Liste Folgende(s) Archiv(e) durchsuchen aufgeführt. Um mehrere Archivspeicher für die Suche festzulegen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt, und klicken Sie auf die Namen der Archivspeicher, die in die Suche miteinbezogen werden sollen. Standardmäßig werden mit der erweiterten Suche nur Ihre eigenen E- Mail-Postfächer durchsucht. Wenn das Benutzerkonto Zugriff auf andere Benutzerkonten hat, wählen Sie die folgenden Optionen aus der Liste s durchsuchen von aus: Wählen Sie Alle Benutzer aus, um alle Benutzerkonten zu durchsuchen. Wählen Sie ein bestimmtes Benutzerkonto aus, um die Suche nach s auf dieses Benutzerkonto zu beschränken. Die erweiterte Suche von GFI MailArchiver unterstützt Suchabfragen für die folgenden Felder: Größe (KB) Nachrichten-ID Empfänger Absender Absendedatum Empfangsdatum Betreff Gesamte Ordner Ordner/Unterordner 14 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

19 HINWEIS: Platzhalter können für die Felder Nachrichten-ID, Empfänger, Absender, Betreff und Gesamte folgendermaßen eingesetzt werden:? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Beispiel: Um nach s zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie Schw??z oder Schw*z im Textfeld Suchen nach eingeben Suchen nach s mit einer bestimmten Kennzeichnung So suchen Sie nach s mit bestimmten Kategorisierungsrichtlinien oder Kennzeichnungen: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach s suchen mit Kennzeichnung. 2. Wählen Sie aus der Liste unterhalb des Kontrollkästchens die gesuchte Kennzeichnung aus. Screenshot 12 - Suchen nach s mit einer bestimmten Kennzeichnung HINWEIS: GFI MailArchiver zeigt persönliche Kennzeichnungen in schwarz und Kategorisierungsrichtlinien-Kennzeichnungen in rot an. 3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. HINWEIS: Um in s mit einer bestimmten Kennzeichnung nach bestimmten Merkmalen zu suchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen, und geben Sie die erforderlichen GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 15

20 Suchbegriffe gemäß den Beschreibungen der folgenden Abschnitte ein. 4. Klicken Sie auf Suchen Festlegen der -Größe als Suchkriterium So suchen Sie nach s einer bestimmten Größe: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. 2. Wählen Sie aus der Felderliste die Option Größe (KB) aus. 3. Wählen Sie aus der Liste der Bedingungen die entsprechende, auf die Dateigröße bezogene, Suchbedingung aus: (d. h. IST GRÖSSER ALS, IST KLEINER ALS oder IST GENAU. Screenshot 13 - Feld -Größe 4. Geben Sie den Wert für die Dateigröße in das nebenstehende Feld ein, und klicken Sie auf Suchen Festlegen der Nachrichten-ID als Suchkriterium -Kopfzeilen enthalten ein Feld mit der Bezeichnung Nachrichten-ID. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Nachrichtenkennzeichnung, die jeder zugewiesen wird, die durch Microsoft Exchange verarbeitet wird. Beispiel: So führen Sie eine Suche nach s mithilfe des Feldes Nachrichten-ID aus: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. 2. Wählen Sie aus der Felderliste die Option Nachrichten-ID aus. Screenshot 14 - Feld Nachrichten-ID 3. Geben Sie den Wert für die Nachrichten-ID in das nebenstehende Feld ein, und klicken Sie auf Suchen Festlegen von Empfänger oder Absender als Suchkriterium So suchen Sie nach den s eines bestimmten Absenders oder eines bestimmten Empfängers: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. 16 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

21 2. Wählen Sie aus der Felderliste die Option Absender oder Empfänger aus, um nach einem Absender bzw. Empfänger zu suchen. Screenshot 15 - Feld Absender 3. Geben Sie die -Adresse oder den Active Directory (AD)- Anzeigenamen des zu durchsuchenden Kontos ein, und klicken Sie auf Suchen Festlegen des Absende- oder Empfangsdatums als Suchkriterium So suchen Sie nach s, die an einem bestimmten Datum gesendet oder empfangen wurden: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. 2. Wählen Sie aus der Felderliste die Option Versanddatum oder Empfangsdatum aus, um nach s zu suchen, die an einem bestimmten Datum gesendet bzw. empfangen wurden. Screenshot 16 - Feld Absendedatum 3. Wählen Sie aus der Liste der Bedingungen die gewünschte Suchbedingung aus (d. h. LIEGT VOR DEM, LIEGT NACH DEM oder IST GENAU). 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Kalender zu öffnen, wählen Sie das gewünschte Datum aus, und klicken Sie auf Suchen Festlegen des Betreffs als Suchkriterium So suchen Sie nach s mit einer bestimmten Betreffzeile: 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. 2. Wählen Sie aus der Felderliste die Option Betreff aus. 3. Geben Sie im Feld rechts neben der Felderliste die Suchabfrage ein. Screenshot 17 - Feld Betreff GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 17

22 4. Klicken Sie auf Suchen Suchen in der gesamten So suchen Sie nach s mit bestimmten Inhalten in der gesamten 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen -Suche unter Berücksichtigung folgender Bedingungen durchführen. 2. Wählen Sie aus der Felderliste die Option Vollständige aus. 3. Geben Sie im Feld rechts neben der Felderliste die Suchabfrage ein. Screenshot 18 - Suchen in der gesamten 4. Klicken Sie auf Suchen Verwenden mehrerer Suchbegriffe für die Suche So gehen Sie vor, wenn Sie bereits eine Suchbedingung festgelegt haben und weitere Suchbedingungen hinzufügen möchten: 1. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um eine neue Bedingung unterhalb der zuletzt aufgeführten Bedingung hinzuzufügen. HINWEIS: Die Bedingungen werden über den logischen Operator UND miteinander verknüpft. Dies bedeutet, dass eine alle Bedingungen erfüllen muss, damit sie von GFI MailArchiver in die Liste der Suchergebnisse aufgenommen wird. Beispiel: Angenommen, Sie legen die folgenden Bedingungen fest: Absender ist UND Empfänger ist GFI MailArchiver führt nur die s auf, die von an gesendet wurden. Screenshot 19 - Hinzufügen einer Bedingung 2. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte 1 und Nachdem Sie alle erforderlichen Bedingungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Suchen, um die Suche durchzuführen. 18 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

23 Entfernen von Suchbedingungen Um eine bestimmte Suchbedingung zu entfernen, klicken Sie rechts neben der Bedingung, die Sie entfernen möchten, auf die Schaltfläche. Wenn Sie mehrere Suchbedingungen hinzugefügt haben und alle Bedingungen auf einmal entfernen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Bedingungen entfernen Anzeigen der s einer Suche Klicken Sie auf ein Suchergebnis, um die anzuzeigen. Um eine andere anzuzeigen, schließen Sie das -Ansichtsfenster, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. Klicken Sie dann in der Liste der Suchergebnisse auf eine andere Sortieren der Suchergebnisse Standardmäßig sortiert GFI MailArchiver die Suchergebnisse nach Relevanz, wobei die wichtigsten s ganz oben aufgeführt werden. Um die Suchergebnisse auf der Grundlage eines anderen Felds zu sortieren, wählen Sie aus der Liste Ergebnisse sortieren nach ein Sortierfeld aus, und wählen Sie dann in der Liste rechts eine Sortierreihenfolge aus. Sie können die Suchergebnisse nach den Feldern Relevanz, Absendedatum, Betreff, Absender, Empfänger und Größe sortieren. Screenshot 20 - Sortieren der Suchergebnisse GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 19

24 2.6 Erstellen und Verwenden von Suchordnern Was ist ein Suchordner? In GFI MailArchiver ist ein Suchordner ein bestimmter Ordner, dessen Inhalt sich dynamisch ändert, während die Suchabfrage, auf der der Suchordner basiert, neue übereinstimmende Einträge findet. Ein Suchordner in GFI MailArchiver wird basierend auf einer Suchabfrage erstellt, die Sie auf der Seite Suche definieren. Beim Zugriff auf den Suchordner werden alle archivierten s, die mit den Bedingungen der Suchabfrage übereinstimmen, im Suchordner aufgeführt. HINWEIS: Die in einem Suchordner aufgeführten s werden nicht im Suchordner gespeichert. Der Suchordner speichert nur die Suchabfrage. Das bedeutet, dass Sie Suchordner erstellen, ändern und löschen können, ohne dass dabei archivierte s verloren gehen. Standardmäßig erstellt GFI MailArchiver drei Suchordner im Knoten Korrespondenzen Suchordner. Dies sind: Nachrichten letzte 7 Tage: Liste der s, die in den letzten 7 Tagen gesendet oder empfangen wurden Nachrichten letzte 30 Tage: Liste der s, die in den letzten 30 Tagen gesendet oder empfangen wurden Große Nachrichten: Liste alles s, die größer als 1 MB sind Erstellen eines Suchordners 1. Wählen Sie Korrespondenz Suchen. 2. Verwenden Sie die Benutzeroberfläche für die einfache oder erweiterte Suche, um die dem Suchordner zugrunde liegende Suchabfrage zu erstellen. 3. Klicken Sie auf Suchen, um die s anzuzeigen, die mit den Bedingungen der angegebenen Suchabfrage übereinstimmen. Wenn es sich bei den gefundenen s nicht um die s handelt, die Sie gesucht haben, verfeinern Sie die Suchabfrage. 4. Klicken Sie auf Als neuen Suchordner speichern. 5. Geben Sie im Feld Geben Sie den Namen des neuen Suchordners ein einen aussagekräftigen Namen für den neuen Suchordner ein. 20 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

25 Screenshot 21 - Erstellen eines Suchordners 6. Klicken Sie auf Speichern. GFI MailArchiver erstellt den neuen Suchordner und fügt ihn dem Knoten Korrespondenzen Suchordner hinzu Anzeigen des Suchordnerinhalts So zeigen Sie den Inhalt des Suchordners an: 1. Erweitern Sie den Knoten Korrespondenz Suchordner. 2. Klicken Sie auf den Suchordner, den Sie anzeigen möchten. GFI MailArchiver zeigt den Inhalt des ausgewählten Suchordners im Inhaltsbereich auf der rechten Seite an. Screenshot 22 - Anzeigen eines Suchordners GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 21

26 2.6.4 Bearbeiten der Suchordnerabfrage So verfeinern oder ändern Sie die Suchabfrage eines Suchordners: 1. Klicken Sie auf den Knoten Korrespondenzen Suchordner. 2. Klicken Sie auf der Seite Suchordner rechts neben dem Suchordner, den Sie bearbeiten möchten, auf die Schaltfläche. Screenshot 23 - Bearbeiten der Suchordnerabfrage 3. Bearbeiten Sie die Suchabfrage. Klicken Sie auf Suchen, um die E- Mails anzuzeigen, die mit den Bedingungen der angegebenen Suchabfrage übereinstimmen. Wenn die gefundenen s nicht exakt den s entsprechen, die Sie gesucht haben, verfeinern Sie die Suchabfrage. 4. Klicken Sie auf Speichern. HINWEIS: Um einen neuen Suchordner auf der Grundlage der bearbeiteten Suchabfrage zu erstellen, klicken Sie auf Als neuen Suchordner speichern. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den neuen Suchordner ein, und klicken Sie neben dem Namensfeld auf Speichern Löschen eines Suchordners HINWEIS: Die in einem Suchordner aufgeführten s werden nicht im Suchordner gespeichert. Der Suchordner speichert nur die Suchabfrage. Sie können also Suchordner löschen, ohne dass dabei archivierte s verloren gehen. 1. Klicken Sie auf den Knoten Korrespondenzen Suchordner. 22 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

27 Screenshot 24 - Liste der Suchordner 2. Klicken Sie auf der Seite Suchordner rechts neben dem Suchordner, den Sie löschen möchten, auf die Schaltfläche. 2.7 Ändern der Sprache Standardmäßig wird die Weboberfläche von GFI MailArchiver in englischer Sprache geladen. So ändern Sie die Anzeigesprache: 1. Klicken Sie auf den Knoten GFI MailArchiver Optionen, und wählen Sie aus der Liste Sprache der Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver eine Sprache aus. Screenshot 25 - Auswählen einer Sprache für die Weboberfläche von GFI MailArchiver 2. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. Die Weboberfläche wird in der ausgewählten Sprache neu geladen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 23

28 HINWEIS: Der Konfigurationsabschnitt der Benutzeroberfläche wird von GFI MailArchiver immer in englischer Sprache geladen, und zwar unabhängig von der Sprache, die der Benutzer ausgewählt hat. Die Sprachpräferenz wird auf dem Computer, von dem aus der Zugriff auf die Weboberfläche von GFI MailArchiver erfolgt ist, in einem Cookie gespeichert. Die Weboberfläche wird in der von Ihnen gewählten Sprachpräferenz geladen, wenn Sie das nächste Mal von demselben Computer aus auf GFI MailArchiver zugreifen. Die ausgewählte Sprachpräferenz wirkt sich nur auf die Textdarstellung der Weboberfläche von GFI MailArchiver aus. Die übrigen Texte (z. B. -Adressen oder -Inhalte) werden in der Originalsprache angezeigt. Andere Einstellungen, z. B. Datumseinstellungen, werden ebenfalls gemäß den Einstellungen in Microsoft Internet Explorer angezeigt. Beispiel: Wenn Sie in den Sprachoptionen von Microsoft Internet Explorer Englisch gewählt haben und in GFI MailArchiver Spanisch, werden die Datumsangaben im englischen Format angezeigt, und die Monatsnamen werden in englischer und nicht in spanischer Sprache ausgegeben. So ändern Sie die Spracheinstellungen von Microsoft Internet Explorer: 1. Wählen Sie in der Microsoft Internet Explorer-Menüleiste die Option Extras Internetoptionen aus. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Sprachen. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die gewünschte Sprache hinzuzufügen. 4. Setzen Sie die bevorzugte Sprache an den Anfang der Liste. Markieren Sie dazu die bevorzugte Sprache in der Liste, und klicken Sie auf Nach oben, um die Sprache um eine Ebene nach oben zu verschieben. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis die bevorzugte Sprache am Anfang der Liste steht. 5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Spracheinstellung und das Dialogfeld Internetoptionen zu schließen. 2.8 Anmelden unter einem anderen Benutzernamen So melden Sie sich mit einem anderen Benutzerkonto an: 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Abmelden. In einer Hinweismeldung werden Sie dazu aufgefordert, den Browser zu schließen, um den Abmeldevorgang abzuschließen. Klicken Sie auf dieser Seite auf Anmelden unter anderem Benutzernamen. 24 Verwenden von GFI MailArchiver GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

29 Screenshot 26 - Anmelden unter einem anderen Benutzernamen 2. Geben Sie im Dialogfeld für die Authentifizierung den Benutzernamen und das Kennwort des Benutzerkontos ein, mit dem Sie sich anmelden möchten, und klicken Sie auf OK. 2.9 Abmelden von GFI MailArchiver Es wird dringend empfohlen, dass Sie sich von GFI MailArchiver abmelden, wenn Sie mit dem Durchsuchen Ihrer s fertig sind. 1. Klicken Sie rechts oben im Navigationsbereich auf Abmelden. 2. Schließen Sie den Browser. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Verwenden von GFI MailArchiver 25

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31 3. Importieren und Exportieren von s Mit GFI MailArchiver können Sie s aus verschiedenen - Datenbanken extrahieren und in die Archivspeicher von GFI MailArchiver importieren. GFI MailArchiver ermöglicht Importe aus den folgenden - Datenbanken: Microsoft Exchange-Postfächer lokale PST-Dateien PST-Dateien im Netzwerk GFI MailArchiver 2 GFI MailEssentials Mithilfe von GFI MailArchiver können Sie s aus dem Archivspeicher exportieren, z. B. um s wiederherzustellen. Mit dem GFI MailArchiver-Stapelexport-Tool können Sie s exportieren. Mögliche Ziele sind: eine bestimmte -Adresse ein Ordner im.eml- oder.msg-format eine PST-Datei Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Exportieren von s mithilfe des Stapelexport-Tools in diesem Handbuch. 3.1 Importieren von s aus Microsoft Exchange- Postfächern Einführung Mit dem GFI PST-Exchange -Export Assistenten können Sie E- Mails aus Microsoft Exchange-Postfächern extrahieren. Diese s können dann in die Archivspeicher von GFI MailArchiver importiert werden. HINWEIS: Stellen Sie beim Importieren von s in Microsoft SQL Express sicher, dass die 4-GB-Grenze von Microsoft SQL Express nicht überschritten wird. Die folgende Tabelle enthält eine Einschätzung, wie oft Archivspeicher (auf Microsoft SQL Express basierend) anhand der Anzahl der -Benutzer/des - Aufkommens gewechselt werden müssen: GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 27

32 - Benutzer Durchschn. s pro Tag pro Benutzer 20 s 50 s 100 s 20 Benutzer jährlich halbjährlich vierteljährlich 50 Benutzer halbjährlich alle zwei Monate monatlich 100 Benutzer 200 Benutzer vierteljährlich monatlich - monatlich - - s aus Microsoft Exchange-Postfächern werden in folgenden Schritten in GFI MailArchiver-Archivspeicher übertragen: 1. Das GFI PST-Exchange - Export-Tool extrahiert s aus Microsoft Exchange-Postfächern. 2. Das GFI PST-Exchange - Export-Tool konvertiert die s in das MIME-Format. 3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet die extrahierten s gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die s im entsprechenden Archivspeicher. 5. s, bei denen ein Fehler auftritt, werden zur Überprüfung in einem separaten Ordner gespeichert Schritt 1: Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service Mit dem GFI MailArchiver-Import Service können Sie die extrahierten s analysieren und im geeigneten GFI MailArchiver- Archivspeicher ablegen. HINWEIS: Bevor Sie im GFI MailArchiver-Import Service Datenspeicher hinzufügen, müssen Sie Archivspeicher gemäß den Anweisungen im Kapitel Einrichten der Datenbanken in diesem Handbuch konfigurieren. 28 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

33 Hinzufügen eines neuen Speichers im GFI MailArchiver-Import Service Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import-Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um den Dialog Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. Screenshot 27 - Auswählen des Archivspeichers und Konfigurieren des Datumsbereichs 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Name einen der Archivspeicher aus. (Es werden nur die zuvor mit GFI MailArchiver erstellten Archivspeicher angezeigt.) 5. Wählen Sie aus den Kalendern Von und Bis einen Datumsbereich für den Archivspeicher aus. HINWEIS: Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 29

34 Screenshot 28 - Zur Konfiguration hinzugefügte Archivspeicher 8. Nach dem Konfigurieren aller erforderlichen Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. Ändern des Datumsbereichs eines Archivspeichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher konfigurieren. 4. Ändern Sie den Datumsbereich in den Kalendern Von: und Bis:, und klicken Sie auf OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle zu ändernden Archivspeicher. 6. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen. Entfernen eines Import Service-Archivspeichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher entfernen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen Importieren von s von einem Remote-Computer Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn s von einem Remote- Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden s 30 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

35 auf demselben Computer wie GFI MailArchiver befinden, fahren Sie mit Schritt 2: Ausführen des GFI PST-Exchange - Exportassistenten im vorliegenden Handbuch fort. Mit GFI MailArchiver können Sie -Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Führen Sie hierfür folgende Schritte durch: 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup frei, um dem Remote-Computer, auf dem der GFI PST-Exchange -Exportassistent ausgeführt wird, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: In Windows Server 2000/2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Sammelordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um den Dialog Berechtigungen zu öffnen. d. Klicken Sie auf Hinzufügen. e. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem der Assistent ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. f. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialog Berechtigungen hinzuzufügen. g. Wählen Sie im Dialog Berechtigungen den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie neben der Option Vollzugriff das Kontrollkästchen Zulassen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog Berechtigungen zu schließen. i. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. In Windows Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Pickup und dann auf Freigeben b. Geben Sie die Authentifizierungsdaten für den Import-/Export- Assistenten an und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer. d. Klicken Sie auf Freigeben und dann auf Fertig. 3. Kehren Sie zum Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner EEWIZ. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Führen Sie die Datei eewiz.exe aus, und fahren Sie mit Schritt 2 im nächsten Kapitel fort Zugriffsberechtigungen für das Microsoft Exchange- Postfach - Berechtigungen einräumen Das GFI PST-Exchange- -Export-Tool verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers, wenn es direkt auf dem GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 31

36 Microsoft Exchange Server-Computer ausgeführt wird. Um das GFI PST-Exchange- -Export-Tool auf einem Server auszuführen, bei dem es sich nicht um den Microsoft Exchange 2003/2007/2010-Computer handelt, geben Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort ein. Dieses Konto benötigt Vollzugriff auf Postfächer, von denen s extrahiert werden sollen, d. h. Berechtigungen der Art SendAs und ReceiveAs. HINWEIS: Es wird empfohlen, diese Berechtigungen nach dem Extrahieren der Postfächer zurückzunehmen. Importieren von Postfächern aus dem Microsoft Exchange Server mithilfe einer Remote-Verbindung 1. Öffnen Sie den Exchange System-Manager. 2. Navigieren Sie zu Server <Servername> <Speichergruppe>, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie Eigenschaften aus. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Vererbbare Berechtigungen zulassen. 5. Wählen Sie im Dialogfeld Sicherheit die Option Kopieren aus. 6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen, und kehren Sie dann zu den Postfachspeichereigenschaften zurück. 7. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit die Option Administrator aus dem Feld Gruppen- oder Benutzernamen aus. 8. Markieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Zulassen, Empfangen als und Senden als. 9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als für die folgenden Benutzergruppen zu aktivieren: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Exchange-Domänenserver 10. Klicken Sie zum Speichern der Einstellungen auf OK. 11. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Navigieren Sie zu Start Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK. b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Service Microsoft Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Importieren von Postfächern aus dem Microsoft Exchange 2007/2010-Server mithilfe einer Remote-Verbindung 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows PowerShell-Commandlet aus: Add-ADPermission -identity "Postfachspeicher" -User "Vertrauter Benutzer" -AccessRights GenericAll HINWEIS: Ersetzen Sie Postfachspeicher durch den Namen des Postfachspeichers, der die Postfächer für den Import enthält, und Vertrauter Benutzer durch den Benutzer, der Vollzugriff auf die Postfächer erhält. 32 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

37 Beispiel: Add-ADPermission -identity "Postfachdatenbank" -User master-domain\johnsmith -AccessRights GenericAll Schritt 2: Ausführen des GFI PST-Exchange - Exportassistenten So exportieren Sie s aus Microsoft Exchange-Postfächern: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI PST-Exchange -Export, um den GFI PST- Exchange -Exportassistenten zu starten. HINWEIS: Der GFI PST-Exchange Mail-Exportassistent kann auch über die Befehlszeile gestartet werden, um verschiedene Bedingungen für den Exportprozess einzustellen. Wechseln Sie daher in der Befehlszeile in das Verzeichnis <GFI MailArchiver Installationspfad>\eewiz\, und geben Sie eines der folgenden Argumente ein: eewiz.exe /iepf - Startet den GFI PST-Exchange - Exportassistent, und exportiert alle s einschließlich zuvor bereits exportierte s. eewiz.exe /dnmpe - Startet den GFI PST-Exchange Mail- Exportassistent, die zu exportierenden s werden nicht als exportiert markiert. eewiz.exe /sowner - Startet dengfi PST-Exchange Mail- Exportassistent, geben Sie einen Besitzer für die exportierten E- Mails im Assistenten ein. eewiz.exe /clear - Startet den Assistenten GFI PST Exchange Mail-Export, und löscht die Export-Flags für die ausgewählten s vor dem Export. eewiz.exe /lang <lang> - Startet GFI PST-Exchange Mail- Export in der gewünschten Sprache. Ersetzen Sie <lang> durch folgenden Code: Anzuzeigende Sprache Englisch Spanisch Italienisch Deutsch Code en-us ES-ES it-it de-de 2. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 33

38 Bild 29 - Klicken Sie auf die Option für den betreffenden Microsoft Exchange Server. 3. Klicken Sie auf die betreffende Option für Microsoft Exchange Server und klicken Sie dann auf Weiter. Bild 30 - Quellpostfach von Microsoft Exchange 4. Geben Sie die Anmeldedaten für Microsoft Exchange ein: Microsoft Exchange 2000/2003/2007: o markieren Sie das Kontrollkästchen Aktueller Benutzer, um sich mit den Benutzerdaten des aktuellen Benutzers anzumelden oder o definieren Sie die Anmeldedaten in den Textfeldern Name des Exchange Server, Benutzername und Passwort. 34 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

39 HINWEIS: Zur Definition einer nicht-standardmäßigen Portnummer oder bei Verwendung mehrerer virtueller Ordner ändern Sie manuell den Verbindungsstring in dem Feld über der Postfachliste. Beispiel: o Wenn der Microsoft Exchange Server, mit dem Sie eine Verbindung aufbauen, eine SSL-Verbindung benötigt, markieren Sie das Kontrollkästchen SSL verwenden. Microsoft Exchange 2007/2010 mit Webservices: o Markieren Sie das Kontrollkästchen Aktueller Benutzer, um sich mit den Benutzerdaten des aktuellen Benutzers anzumelden oder o definieren Sie die Anmeldedaten in den Textfeldern Benutzername und Passwort. 5. Um s aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aus öffentlichen Ordnern extrahieren, und fahren mit Schritt 7 fort. 6. Klicken Sie auf Postfach hinzufügen, um die hinzuzufügenden Postfächer anzugeben. Geben Sie im Active Directory Object Picker- Dialog einen Benutzernamen ein, und klicken Sie auf OK. 7. Fügen Sie alle gewünschten Postfächer hinzu, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Der Exportassistent überprüft, ob der angegebene Benutzername und das Kennwort über Lese- /Schreibzugriff auf die ausgewählten Postfächer verfügen. Screenshot 31 - Auswählen der zu verarbeitenden Ordner 8. Während der Einrichtung wird die -Ordnerstruktur der ausgewählten Postfächer angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Ordner, aus denen s extrahiert werden sollen. Ordner, die keine s enthalten, können nicht ausgewählt werden. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 35

40 HINWEIS: Um alle Unterordner eines Ordners auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und aktivieren das Kontrollkästchen links neben dem übergeordneten Ordner. Wählen Sie alle gewünschten -Ordner aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Screenshot 32 - Festlegen von Schlussdatum und -uhrzeit 9. Unter Umständen werden s extrahiert, die sich bereits in Archivspeichern von GFI MailArchiver befinden. Dadurch kann es zu doppelt archivierten s kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie eine Schlusszeit konfigurieren, so dass nur s mit einem Datum oder einer Uhrzeit vor dieser angegebenen Zeit archiviert werden. Wählen Sie im Kalender Datum ein Jahr, einen Monat und einen Tag als Schlussdatum aus. Geben Sie im Feld Zeit eine Schlusszeit an. Klicken Sie auf Weiter. 10. Beim Extrahieren von s aus öffentlichen Ordnern wird der Dialog Besitzer auswählen angezeigt. Geben Sie im Feld Besitzer den Besitzer der ein. Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse angegeben ist, werden die aus öffentlichen Ordnern importierten E- Mails unter angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. 36 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

41 Screenshot 33 - Auswählen des Zielverzeichnisses 11. Wählen Sie im Dialog Ziel auswählen das Verzeichnis aus, in dem die extrahierten s gespeichert werden sollen. HINWEIS 1:Um die s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, geben Sie den Sammelordner des GFI MailArchiver- Import Service an: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup. HINWEIS 2:Wenn der Assistent auf einem Remote-Computer ausgeführt wird und die s in den GFI MailArchiver- Archivspeicher importiert werden sollen, geben Sie den freigegebenen Sammelordner auf dem Computer an, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Klicken Sie auf Weiter. 12. Der Assistent ist jetzt bereit, den Extraktionsvorgang zu starten. Um die Ordnerstruktur der angegebenen Postfächer beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordnerstrukturdaten exportieren. Klicken Sie auf Weiter, um den Extraktionsvorgang zu starten. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 37

42 Screenshot 34 - Abschlussseite des GFI PST-Exchange -Exportassistenten 13. Nach Fertigstellung des -Extraktionsvorgangs zeigt der GFI PST-Exchange -Exportassistent die folgenden Informationen an: Die Gesamtzahl der für die Extraktion ausgewählten s Die Anzahl der erfolgreich extrahierten s Die Anzahl der übersprungenen s ( s, die bereits extrahiert wurden oder nach dem Schlusszeitpunkt datiert sind) Die Gesamtzahl der s, bei denen ein Fehler aufgetreten ist - Klicken Sie auf die Schaltfläche Protokolldatei fehlgeschlagener s anzeigen, um Details anzuzeigen. 14. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den GFI PST-Exchange - Exportassistenten zu schließen Hinzufügen von importierten s zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver Nachdem der GFI MailArchiver -Exportassistent ausgeführt wurde, werden die exportieren s im TXT-Format im angegebenen Zielordner gespeichert. Um die exportierten s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, müssen die exportierten s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service folgendermaßen abgelegt werden: Wählen Sie beim Ausführen des Assistenten den Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service als Zielordner aus, oder verschieben Sie die s manuell in den Sammelordner, falls bereits s exportiert wurden. s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service werden wie folgt verarbeitet: s werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. 38 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

43 Wenn eine im Sammelordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E- Mail in den Ordner Unclassified. Die Standardpfade dieser Ordner sind: Sammelordner: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue Ordner Unclassified: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte s Der GFI MailArchiver Import Service stuft s als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte erstellt der GFI MailArchiver-Import Service vier Dateien im Ordner Unclassified. Beispiel: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe Der erste Teil des Dateinamens im Ordner Unclassified beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die gesendet wurde. WICHTIGER HINWEIS: Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E- Mails im Ordner Unclassified 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten s, oder importieren Sie die s in einen Archivordner: Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, so dass diese das Datum der zu archivierenden s abdecken. 2. Beenden Sie den GFI MailArchiver-Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver- Import Services, und klicken Sie auf Stopp. 4. Gehen Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der s, die Sie importieren möchten, in den Warteordner. 6. Kehren Sie zur Services-Verwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver-Import Service, und wählen Sie Start aus Zugriffsberechtigungen für das Microsoft Exchange- Postfach - Berechtigungen widerrufen Importieren von Postfächern auf den Microsoft Exchange-Server Wenn Sie das GFI PST-Exchange- -Tool direkt auf dem Microsoft Exchange-Server-Computer ausführen, sind keine zu widerrufenden Berechtigungen vorhanden. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 39

44 Wenn das GFI PST-Exchange- -Export-Tool auf einem Computer ausgeführt wurde, bei dem es sich nicht um den Microsoft Exchange 2003/2007/2010-Server handelt, wurden die Benutzeranmeldedaten zuvor mit den Berechtigungen Senden als und Empfangen als eingeräumt. Es wird empfohlen, diese Berechtigungen nun nach dem Ausführen des GFI PST-Exchange-E- Mail-Export-Tools zu widerrufen. Importieren von Postfächern aus dem Microsoft Exchange Server mithilfe einer Remote-Verbindung 1. Öffnen Sie den Exchange System-Manager. 2. Navigieren Sie zu Server <Servername> <Speichergruppe>, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie Eigenschaften aus. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit. 4. Wählen Sie aus dem Feld Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator aus. 5. Markieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Verweigern, Empfangen als und Senden als. 6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als für die folgenden Benutzergruppen zu widerrufen: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Exchange-Domänenserver 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, markieren Sie die Option Vererbbare Berechtigungen zulassen, und klicken Sie auf OK. 8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Postfachspeichereigenschaften zu schließen. 9. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Navigieren Sie zu Start Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK. b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Service Microsoft Exchange-Informationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Importieren von Postfächern aus dem Microsoft Exchange 2007/2010-Server mithilfe einer Remote-Verbindung 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows PowerShell-Commandlet aus: Remove-ADPermission -identity "Postfachspeicher" - User "Vertrauter Benutzer" -AccessRights GenericAll HINWEIS: Ersetzen Sie Postfachspeicher durch den Namen des Postfachspeichers, der die Postfächer der Benutzer enthält, und Vertrauter Benutzer durch den Benutzer, der zuvor Vollzugriff auf die Postfächer erhalten hat. Beispiel: Remove-ADPermission -identity "Postfachdatenbank" - User "master-domain/johnsmith" -AccessRights GenericAll 40 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

45 3.2 Importieren von s aus lokalen PST-Dateien Einführung Mit dem GFI PST-Exchange -Exportassistenten können Sie E- Mails aus PST-Dateien extrahieren. Diese s können dann in die Archivspeicher von GFI MailArchiver importiert werden. s aus PST-Dateien werden in folgenden Schritten in GFI MailArchiver übertragen: 1. Das GFI PST-Exchange - Export-Tool extrahiert s aus einer oder mehreren PST-Dateien. 2. Das GFI PST-Exchange - Export-Tool konvertiert die s in das MIME-Format. 3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet die extrahierten s gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die s im entsprechenden Archivspeicher. 5. s, bei denen ein Fehler auftritt, werden zur Überprüfung in einem separaten Ordner gespeichert. HINWEIS 1: Microsoft Outlook muss auf dem Computer installiert sein, auf dem der GFI MailArchiver -Exportassistent ausgeführt wird. HINWEIS 2: Bei der Extraktion werden die s in den PST- Dateien nur kopiert; die PST-Datei wird dabei nicht verändert Schritt 1: Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service Mit dem GFI MailArchiver-Import Service können Sie die extrahierten s analysieren und im geeigneten GFI MailArchiver- Archivspeicher ablegen. HINWEIS 1: Stellen Sie beim Importieren von s in Microsoft SQL Express sicher, dass die 4-GB-Grenze von Microsoft SQL Express nicht überschritten wird. Die folgende Tabelle enthält eine Einschätzung, wie oft Archivspeicher (auf Microsoft SQL Express GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 41

46 basierend) anhand der Anzahl der -Benutzer/des - Aufkommens gewechselt werden müssen: - Durchschn. s pro Tag pro Benutzer Benutzer 20 s 50 s 100 s 20 Benutzer jährlich halbjährlich vierteljährlich 50 Benutzer halbjährlich alle zwei Monate monatlich 100 Benutzer 200 Benutzer vierteljährlich monatlich - monatlich - - HINWEIS 2: Bevor Sie im GFI MailArchiver-Import Service Datenspeicher hinzufügen, müssen Sie Archivspeicher gemäß den Anweisungen im Kapitel Einrichten der Datenbanken in diesem Handbuch konfigurieren. Hinzufügen eines neuen Speichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um den Dialog Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. Screenshot 35 - Auswählen des Archivspeichers und Konfigurieren des Datumsbereichs 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Name einen der Archivspeicher aus. (Es werden nur die zuvor mit GFI MailArchiver erstellten Archivspeicher angezeigt.) 42 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

47 5. Wählen Sie aus den Kalendern Von und Bis einen Datumsbereich für den Archivspeicher aus. HINWEIS: Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen. Screenshot 36 - Zur Konfiguration hinzugefügte Archivspeicher 8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. Ändern des Datumsbereichs eines Archivspeichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher konfigurieren. 4. Ändern Sie den Datumsbereich in den Kalendern Von: und Bis:, und klicken Sie auf OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle zu ändernden Archivspeicher. 6. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen. Entfernen eines Import Service-Archivspeichers So entfernen Sie einen Import Service-Archivspeicher: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 43

48 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher entfernen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen Importieren von s von einem Remote-Computer Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn s von einem Remote- Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden s auf demselben Computer wie GFI MailArchiver befinden, fahren Sie mit Schritt 2: Ausführen des GFI PST-Exchange - Exportassistenten im vorliegenden Handbuch fort. 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup frei, um dem Remote-Computer, auf dem der GFI PST-Exchange -Exportassistent ausgeführt wird, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: In Windows Server 2000/2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Sammelordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um den Dialog Berechtigungen zu öffnen. d. Klicken Sie auf Hinzufügen. e. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem der Assistent ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. f. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialog Berechtigungen hinzuzufügen. g. Wählen Sie im Dialog Berechtigungen den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie neben der Option Vollzugriff das Kontrollkästchen Zulassen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog Berechtigungen zu schließen. i. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. In Windows Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Pickup und dann auf Freigeben b. Geben Sie die Authentifizierungsdaten für den Import-/Export- Assistenten an und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer. d. Klicken Sie auf Freigeben und dann auf Fertig. 3. Kehren Sie zum Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner EEWIZ. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 44 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

49 5. Führen Sie die Datei eewiz.exe aus Schritt 2: Ausführen des GFI PST-Exchange - Exportassistenten Führen Sie den GFI PST-Exchange -Exportassistenten aus, um s aus einer PST-Datei zu extrahieren. 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI PST-Exchange -Export. HINWEIS: Der GFI PST-Exchange Mail-Exportassistent kann auch über die Befehlszeile gestartet werden, um verschiedene Bedingungen für den Exportprozess einzustellen. Wechseln Sie daher in der Befehlszeile in das Verzeichnis <GFI MailArchiver Installationspfad>\eewiz\, und geben Sie eines der folgenden Argumente ein: eewiz.exe /iepf - Startet den GFI PST-Exchange - Exportassistent, und exportiert alle s einschließlich zuvor bereits exportierte s. eewiz.exe /dnmpe - Startet den GFI PST-Exchange Mail- Exportassistent, die zu exportierenden s werden nicht als exportiert markiert. eewiz.exe /sowner - Startet dengfi PST-Exchange Mail- Exportassistent, geben Sie einen Besitzer für die exportierten E- Mails im Assistenten ein. eewiz.exe /clear - Startet den Assistenten GFI PST Exchange Mail-Export, und löscht die Export-Flags für die ausgewählten s vor dem Export. eewiz.exe /lang <lang> - Startet GFI PST-Exchange Mail- Export in der gewünschten Sprache. Ersetzen Sie <lang> durch folgenden Code: Anzuzeigende Sprache Englisch Spanisch Italienisch Deutsch Code en-us ES-ES it-it de-de 2. Klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie die Option Microsoft Outlook PST-Dateien aus und klicken Sie dann auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 45

50 Screenshot 37 - Dateien der persönlichen Ordner (PST-Dateien) von Microsoft Outlook 4. Klicken Sie auf PST-Datei hinzufügen, und wählen Sie die zu extrahierende PST-Datei aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede hinzuzufügende PST-Datei. Fügen Sie alle gewünschten PST- Dateien hinzu, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Screenshot 38 - Auswählen der zu verarbeitenden Ordner 5. Während der Einrichtung wird die -Ordnerstruktur der ausgewählten PST-Dateien angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Ordner, aus denen s extrahiert werden sollen. Ordner, die keine s enthalten, können nicht ausgewählt werden. 46 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

51 HINWEIS: Um alle Unterordner eines Ordners auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und aktivieren das Kontrollkästchen links neben dem übergeordneten Ordner. Wählen Sie alle gewünschten -Ordner aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Screenshot 39 - Festlegen von Schlussdatum und -uhrzeit 6. Unter Umständen werden s extrahiert, die sich bereits in Archivspeichern von GFI MailArchiver befinden. Dadurch kann es nach der Extraktion zu doppelt archivierten s kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie eine Schlusszeit konfigurieren, so dass nur s mit einem Datum oder einer Uhrzeit vor dieser angegebenen Zeit archiviert werden. Wählen Sie im Kalender Datum ein Jahr, einen Monat und einen Tag als Schlussdatum aus. Geben Sie im Feld Zeit eine Schlusszeit an. Klicken Sie auf Weiter. 7. Geben Sie im Dialog Besitzer auswählen im Feld Besitzer den Besitzer der s ein. Beispiel:Wenn im Feld Besitzer die Adresse angegeben ist, werden die importierten s unter auf der GFI MailArchiver-Oberfläche angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 47

52 Screenshot 40 - Auswählen des Zielverzeichnisses 8. Wählen Sie im Dialog Ziel auswählen das Verzeichnis aus, in dem die extrahierten s gespeichert werden sollen. HINWEIS 1:Um die s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, geben Sie den Sammelordner des GFI MailArchiver- Import Service an: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup. HINWEIS 2:Wenn der Assistent auf einem Remote-Computer ausgeführt wird und die s in den GFI MailArchiver- Archivspeicher importiert werden sollen, geben Sie den freigegebenen Sammelordner auf dem Computer an, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Klicken Sie nach dem Auswählen des Zielordners auf Weiter. 9. Der Assistent ist jetzt bereit, den Extraktionsvorgang zu starten. Um die Ordnerstruktur der angegebenen Postfächer beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordnerstrukturdaten exportieren. Klicken Sie auf Weiter, um den Extraktionsvorgang zu starten. 48 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

53 Screenshot 41 - Abschlussseite des GFI PST-Exchange -Exportassistenten 10. Nach Fertigstellung des -Extraktionsvorgangs zeigt der GFI PST-Exchange -Exportassistent die folgenden Informationen an: Die Gesamtzahl der zur Extraktion ausgewählten s Die Anzahl der erfolgreich extrahierten s Die Anzahl der übersprungenen s ( s, die bereits extrahiert wurden oder nach dem Schlusszeitpunkt datiert sind) Die Gesamtzahl der s, bei denen ein Fehler aufgetreten ist - Klicken Sie auf die Schaltfläche Protokolldatei fehlgeschlagener s anzeigen, um Details anzuzeigen. 11. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den GFI PST-Exchange - Exportassistenten zu schließen Hinzufügen von importierten s zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver Nachdem der GFI MailArchiver -Exportassistent ausgeführt wurde, werden die exportierten s im TXT-Format im angegebenen Zielordner gespeichert. Um die exportierten s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, müssen die exportierten s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service folgendermaßen abgelegt werden: Wählen Sie beim Ausführen des Assistenten den Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service als Zielordner aus, oder verschieben Sie die s manuell in den Sammelordner, falls bereits s exportiert wurden. s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service werden wie folgt verarbeitet: s werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 49

54 Wenn eine im Sammelordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E- Mail in den Ordner Unclassified. Die Standardpfade dieser Ordner sind: Sammelordner: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue Ordner Unclassified: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte s Der GFI MailArchiver Import Service stuft s als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte erstellt der GFI MailArchiver-Import Service vier Dateien im Ordner Unclassified, z. B.: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe Der erste Teil des Dateinamens im Ordner Unclassified beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die gesendet wurde. WICHTIGER HINWEIS: Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E- Mails im Ordner Unclassified 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten s, oder importieren Sie die s folgendermaßen in einen Archivordner: 1. Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, so dass diese das Datum der zu archivierenden s abdecken. 2. Beenden Sie den GFI MailArchiver-Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver- Import Services, und klicken Sie auf Stopp. 4. Gehen Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der s, die Sie importieren möchten, in den Warteordner. 6. Kehren Sie zur Services-Verwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver-Import Service, und wählen Sie Start aus. 50 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

55 3.3 Importieren von s aus PST-Dateien im Netzwerk Einführung Mit dem in GFI MailArchiver integrierten Assistenten GFI PST Exporter können die Microsoft Outlook-PST- Dateien im Netzwerk, die vor der Installation von GFI MailArchiver erstellt wurden, archiviert werden. GFI PST Exporter ist ein agentenbasiertes Tool, das zusammen mit GFI MailArchiver installiert wird. So funktioniert das Tool: 1. GFI PST Exporter installiert Agenten auf Endbenutzer- Computern. 2. Es extrahiert s aus den PST-Dateien, die auf den Endbenutzer-Computern gespeichert sind. 3. Der GFI MailArchiver- Import Service verarbeitet die extrahierten s gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die s im entsprechenden Archivspeicher. 5. s, bei denen ein Fehler auftritt, werden zur Überprüfung in einem separaten Ordner gespeichert Schritt 1: Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service Mit dem GFI MailArchiver-Import Service können Sie die extrahierten s analysieren und im geeigneten GFI MailArchiver- Archivspeicher ablegen. HINWEIS 1: Stellen Sie beim Importieren von s in Microsoft SQL Express sicher, dass die 4-GB-Grenze von Microsoft SQL Express nicht überschritten wird. Die folgende Tabelle enthält eine Einschätzung, wie oft Archivspeicher (auf Microsoft SQL Express basierend) anhand der Anzahl der -Benutzer/des - Aufkommens gewechselt werden müssen: - Benutzer Durchschn. s pro Tag pro Benutzer 20 s 50 s 100 s 20 Benutzer jährlich halbjährlich vierteljährlich 50 Benutzer halbjährlich alle zwei Monate monatlich GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 51

56 100 Benutzer 200 Benutzer vierteljährlich monatlich - monatlich - - HINWEIS 2: Bevor Sie im GFI MailArchiver-Import Service Datenspeicher hinzufügen, müssen Sie Archivspeicher gemäß den Anweisungen im Kapitel Einrichten der Datenbanken in diesem Handbuch konfigurieren. Hinzufügen eines neuen Speichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um den Dialog Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. Screenshot 42 - Auswählen des Archivspeichers und Konfigurieren des Datumsbereichs 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Name einen der Archivspeicher aus. (Es werden nur die zuvor mit GFI MailArchiver erstellten Archivspeicher angezeigt.) 5. Geben Sie mit den Kalendern Von und Bis einen Datumsbereich für diesen Archivspeicher an. HINWEIS: Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 52 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

57 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen. Screenshot 43 - Zur Konfiguration hinzugefügte Archivspeicher 8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. Ändern des Datumsbereichs eines Archivspeichers So ändern Sie den Datumsbereich eines Archivspeichers: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher konfigurieren. 4. Ändern Sie den Datumsbereich in den Kalendern Von: und Bis:, und klicken Sie auf OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle zu ändernden Archivspeicher. 6. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen. Entfernen eines Import Service-Archivspeichers So entfernen Sie einen Import Service-Archivspeicher: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher entfernen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 53

58 4. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen Schritt 2: Installieren von GFI PST Exporter 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI PST Exporter installieren aus. 2. Geben Sie den Installationspfad für GFI PST Exporter an, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 44 - Anmeldeinformationen für GFI PST Exporter Master Service 3. Nachdem die Dateien durch das Installationsprogramm extrahiert wurden, geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen GFI PST Exporter Master Service ausgeführt werden soll, und klicken auf Installieren, um die Installation abzuschließen Schritt 3: Konfigurieren der allgemeinen Einstellungen des GFI PST Exporter 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole aus. 2. Klicken Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole auf den Knoten Allgemeine Einstellungen. 54 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

59 Screenshot 45 - GFI PST Exporter: allgemeine Einstellungen 3. Geben Sie im Feld Schlussdatum (UTC-Zeit) ein Schlussdatum und eine Schlussuhrzeit an. Es werden nur s extrahiert, die bereits vor diesem Zeitpunk vorhanden waren. HINWEIS: Wenn Sie einen Zeitpunkt einstellen, der vor der Installation des GFI MailArchiver liegt, extrahiert der GFI PST Exporter s, die nicht von GFI MailArchiver bearbeitet wurden. Dabei werden doppelte s im Archivspeicher vermieden. 4. Geben Sie im Feld Max. Größe zu exportierender s die maximale -Größe an. s, deren Größe die angegebene Größe übersteigt, werden nicht exportiert. 5. Geben Sie im Feld Sammelordner für den GFI MailArchiver den Sammelordner an, in dem GFI PST Exporter die extrahierten s speichern soll. Um die extrahierten s in einen GFI MailArchiver- Archivspeicher zu importieren, geben Sie den Sammelordner für den GFI MailArchiver-Import Service an. Der Standardpfad des GFI MailArchiver-Import Service lautet: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup HINWEIS 1: Wenn GFI PST Exporter auf einem Remote-Computer ausgeführt wird, geben Sie keine zugeordneten Laufwerke an, sondern verwenden Sie den vollständigen UNC-Pfad: \\server\share. HINWEIS 2: Der Sammelordner für den Import Service muss über vollen Lese- und Schreibzugriff verfügen. 6. Wählen Sie unter Verzeichnisdienste die Art des Verzeichnisdienstes aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 55

60 Screenshot 46 - GFI PST Exporter: Allgemeine Einstellungen Überprüfen des Abfragestamms 7. Klicken Sie auf Überprüfen, um den Dialog Überprüfung der Verzeichnisdienste zu starten. Geben Sie den Abfragestamm ein, oder klicken Sie auf Automatische Erkennung, um den Abfragestamm automatisch zu erkennen. Geben Sie einen gültigen Benutzernamen für den angegebenen Abfragestamm ein, und klicken Sie zum Überprüfen auf Testsuche. Klicken Sie auf OK, um zu den allgemeinen Einstellungen für den PST Exporter zurückzukehren. 8. Geben Sie den Namen des Microsoft Exchange Servers im Feld Microsoft Exchange Server ein. 9. Geben Sie in den Feldern Domäne, Benutzername und Kennwort die Anmeldeinformationen für ein Domänen-Controller-Konto an. Diese Informationen werden vom GFI PST Exporter-Agent verwendet, um s auf dem Endbenutzer-Computer zu verarbeiten und zu extrahieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überprüfen und speichern, um die angegebenen Informationen bei der Bestätigung der Einstellungen zu überprüfen. 10. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern, oder klicken Sie auf Wiederherstellen, um alle Einstellungsänderungen abzubrechen Schritt 4: Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen von GFI PST Exporter Nach der Konfiguration der allgemeinen Einstellungen kann GFI PST Exporter so konfiguriert werden, dass er -Benachrichtigungen versendet, um den PST-Verarbeitungsstatus auf Endbenutzer- Computern zu überwachen. 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole aus. 2. Wählen Sie den Knoten Benachrichtigungseinstellungen aus. 56 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

61 Screenshot 47 - GFI PST Exporter: Benachrichtigungseinstellungen 3. Wählen Sie SMTP aus der Dropdown-Liste Mail-Server Typ aus. 4. Geben Sie die für Ihren -Server zutreffende Autorisierungsmethode an. 5. Geben Sie im Feld Adresse des -Servers die IP-Adresse des Servers an. 6. Wenn die Autorisierungsmethode eine Authentifizierung verlangt, geben Sie in die Felder Benutzername und Kennwort einen gültigen Benutzernamen und das zugehörige Kennwort ein. 7. Geben Sie im Feld -Adresse des Absenders eine - Adresse an. Diese -Adresse erscheint als Absender der Benachrichtigung. Diese Adresse darf keine vorhandene - Adresse sein und kann für die GFI PST Exporter-Benachrichtigungen dediziert sein. 8. Geben Sie im Feld -Adresse des Empfängers die - Adresse an, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. 9. Klicken Sie auf Test- senden, um die Verbindungseinstellungen zu testen und eine Benachrichtigungs-Test- zu senden. 10. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern Schritt 5: Konfigurieren von Computergruppen Nach der Konfiguration der allgemeinen Einstellungen und der Benachrichtigungseinstellungen können Sie mit GFI PST Exporter Endbenutzer-Computer in Computergruppen organisieren. Verwenden Sie für jede Computergruppe unterschiedliche Einstellungen, und führen Sie PST-Exporte separat aus. Computergruppen können konfiguriert werden, indem Sie über die GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole auf den Knoten Computergruppen zugreifen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 57

62 Screenshot 48 - GFI PST Exporter: Computergruppen Hinzufügen neuer Computergruppen 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Computergruppe erstellen.. Screenshot 49 - GFI PST Exporter: Erstellen einer neuen Computergruppe 3. Geben Sie den Namen der Gruppe an, und klicken Sie auf OK. 58 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

63 Screenshot 50 - GFI PST Exporter: Eigenschaften der Computergruppen 4. Klicken Sie im Dialog Eigenschaften auf die Registerkarte Allgemein. 5. Geben Sie im Bereich Besitzrechte den Besitzer der extrahierten s für diese Computergruppe an: Um einen spezifischen Besitzer allen extrahierten s zuzuweisen, wählen Sie die Option Alle PSTs gehören zur E- Mail aus, und geben Sie die -Adresse des Besitzers ein. Um dem Microsoft Outlook- -Profil, unter dem s extrahiert wurden, Besitzrechte zuzuweisen, wählen Sie die Option Besitzrechte automatisch erkennen aus. HINWEIS: Besitzrechte an s sind wichtig, da nur der festgelegte Besitzer die archivierten s durchsuchen kann. 6. Geben Sie in der Dropdown-Liste Benachrichtigung bei an, wann Benachrichtigungen gesendet werden sollen. 7. Klicken Sie auf den Registerkarte Quellen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 59

64 Screenshot 51 - GFI PST Exporter: Zu durchsuchende Speichergruppen 8. Verwalten Sie im Bereich Auf folgende Ordner beschränken die Pfade, unter denen PST-Dateien bearbeitet werden können. Die angegebenen Bedingungen gelten für alle Ordner und Unterordner des Pfades. Die angegebenen Pfade können sein: Lokal - in Bezug auf die Endbenutzer-Computer, auf denen der Agent bereitgestellt wird. Beispiel: Include, C:\, Local path - um alle Dateien auf der lokalen Festplatte zu durchsuchen. Zugeordnet - Pfade, die mit einem Laufwerkbuchstaben aufgelöst werden. UNC - im Format \\server\share Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Pfad zur Liste hinzuzufügen. 9. Klicken Sie auf OK, um die neue Computergruppe hinzuzufügen. Bearbeiten von Computergruppen So bearbeiten Sie die Konfigurationen der Computergruppen: 1. Wählen Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole unter dem Knoten Computergruppen die zu bearbeitende Gruppe aus. 60 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

65 Screenshot 52 - GFI PST Exporter: Bearbeiten der Konfiguration der Computergruppen 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Dialog Eigenschaften der Computergruppen aufzurufen. 3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, wie in den Schritten 4 bis 8 im Abschnitt Hinzufügen neuer Computergruppen auf dieses Handbuchs erläutert wird. 4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. Aktualisierung der Computergruppe Die GFI PST Exporter-Konsole zeigt den Status jedes Computers in einer Gruppe an. Um den Zeitpunkt der Aktualisierung des Status zu konfigurieren, wählen Sie unter dem Knoten Computergruppen die Computergruppe aus. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktualisierung alle: das Zeitintervall aus, in dem der Status aktualisiert werden soll. Klicken Sie auf Jetzt aktualisieren, um den Status manuell zu aktualisieren Schritt 6: Hinzufügen von Endbenutzer-Computern zu Computergruppen Geben Sie nach der Konfiguration der Computergruppen an, welche Endbenutzer-Computer in die jeweilige Gruppe gehören. So fügen Sie Endbenutzer-Computer hinzu: 1. Klicken Sie in der GFI PST Exporter-Konsole auf den Knoten Computergruppen. 2. Wählen Sie im Anzeigebereich die Computergruppe aus, der Endbenutzer-Computer hinzugefügt werden sollen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 61

66 Screenshot 53 - GFI PST Exporter: Hinzufügen von Computern 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Computer hinzufügen, um der Gruppe einen Computer hinzuzufügen. 4. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Computers an (z. B ), um ihn zur Gruppe hinzuzufügen, und klicken Sie auf OK. Endbenutzer-Computer Konfigurieren Sie Endbenutzer-Computer in Computergruppen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Endbenutzer-Computer klicken und eine der folgenden Optionen auswählen: Entfernen - Löschen des ausgewählten Endbenutzer-Computers aus der Computergruppe In Gruppe verschieben - Verschieben des ausgewählten Endbenutzer-Computers in eine andere Computergruppe Schritt 7: Bereitstellen des GFI PST Exporter-Agents für Endbenutzer-Computer Um PST-Dateien von Endbenutzer-Computern zu extrahieren, muss der GFI PST Exporter-Agent über eine Remote-Verbindung auf dem Endbenutzer-Computer bereitgestellt werden. So stellen Sie den Agent bereit: 1. Wählen Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole den Knoten Computergruppen aus. 2. Wählen Sie im Anzeigebereich die Computergruppe aus. 3. Wählen Sie den Computer aus, auf dem der Agent bereitgestellt werden soll. 62 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

67 Screenshot 54 - GFI PST Exporter: Bereitstellen des Agents 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bereitstellen, um den Bereitstellungsmanager-Assistenten von GFI PST Exporter zu starten. Screenshot 55 - GFI PST Exporter: Bereitstellen des Agents 5. Geben Sie im Feld Besitz von den Besitzer der extrahierten E- Mails für diesen Computer an. Zu den Besitzoptionen gehören: Keine Änderungen durchführen - der aktuelle Besitzer Standardeinstellung für Gruppe - der in der Computergruppe angegebene Besitzer Automatische Erkennung erzwingen - den Agent dazu zwingen, das -Profil von Microsoft Outlook zu erkennen Spezifischen Besitzer erzwingen - geben Sie die -Adresse des Besitzers an, die den extrahierten s zugewiesen wird. Geben Sie im Feld Erzwungene -Adresse des Besitzers die -Adresse des Besitzers ein. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 63

68 Screenshot 56 - GFI PST Exporter: Anforderungen an Remote-Computer 6. Beachten Sie die erforderlichen Voraussetzungen, um den GFI PST Exporter-Agent auf Endbenutzer-Computern bereitstellen und ausführen zu können. Klicken Sie auf Weiter, um die Bereitstellung auf Endbenutzer-Computern zu starten. HINWEIS 1: Klicken Sie während oder nach der Bereitstellung auf den Server, um das Protokoll mit den Bereitstellungsdetails anzuzeigen. HINWEIS 2: Möglicherweise wird ein Fenster auf dem Endbenutzer- Computer geöffnet, das den Benutzer darüber informiert, dass der Agent bereitgestellt wird. Das Fenster wird nach erfolgreicher Bereitstellung automatisch geschlossen. 7. Klicken Sie auf Schließen, sobald die Bereitstellung abgeschlossen ist Schritt 8: Verarbeiten von PST-Dateien auf Endbenutzer-Computern Nach der Bereitstellung des GFI PST Exporter-Agents auf Endbenutzer-Computern können Sie den Agent über eine Remote- Verbindung PST-Dateien auf ausgewählten Computern verarbeiten lassen. So starten Sie den Extrahierungsprozess von PST-Dateien: 1. Klicken Sie in der GFI PST Exporter-Verwaltungskonsole auf den Knoten Computergruppen. 2. Wählen Sie im Anzeigebereich die Computer aus, auf denen mit der Verarbeitung begonnen werden soll. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um die Verarbeitung der PST-Dateien auf den ausgewählten Computern zu starten. 64 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

69 Screenshot 57 - GFI PST Exporter: Verarbeitung auf einem Remote-Computer 4. Neben jedem Computer wird die Anzahl der untersuchten s und der extrahierten s angezeigt. 5. Um den detaillierten Verarbeitungsstatus auf jedem einzelnen Computer anzuzeigen, wählen Sie den Computer im Navigationsbereich aus Berichte und Protokolle Screenshot 58 - GFI PST Exporter: Exportbericht GFI PST Exporter kann Berichte über extrahierte s anzeigen. Über den Knoten Berichte können Sie den Exportbericht anzeigen, der Details zu den verarbeiteten PST-Dateien enthält. Neben den Details zu erfolgreichen Exporten werden sämtliche aufgetretenen Fehler- und Warnmeldungen angezeigt. Zu den angezeigten Informationen gehören Status, Namen der Gruppe und des Computers, Datum und Uhrzeit der Verarbeitungsversuche sowie die Zahl der exportierten s. Klicken Sie auf den Knoten Berichte, um den Bericht anzuzeigen. Sie können den Bericht auch drucken oder im HTML-Format exportieren. Verarbeitungsdetails der Endbenutzer-Computer Außer dem Exportbericht können Sie auch Details zu verarbeiteten PST-Dateien für jeden Endbenutzer-Computer anzeigen. 1. Wählen Sie im GFI PST Exporter-Navigationsbereich den Knoten Computergruppen aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 65

70 2. Erweitern Sie die entsprechende Computergruppe, um alle Endbenutzer-Computer aufzulisten. 3. Wählen Sie den Unterknoten des Endbenutzer-Computers aus, dessen Details Sie anzeigen möchten. Screenshot 59 - GFI PST Exporter: Verarbeitungsprotokolle 4. So können Sie im Anzeigebereich Berichte für den ausgewählten Computer anzeigen: Klicken Sie auf die Registerkarte Protokolle, um eine Liste der Exportaufträge anzuzeigen. Doppelklicken Sie auf einen Auftrag, um weitere Details für diesen Auftrag anzuzeigen. Klicken Sie auf die Registerkarte PST, um eine Liste der verarbeiteten PST-Dateien anzuzeigen. Zu den angezeigten Informationen gehören der Speicherort der PST-Datei, Erfolg/Fehlschlagen der Verarbeitung und die Anzahl der exportierten s. HINWEIS: Wenn Sie s erneut aus einer PST-Datei exportieren möchten, wählen eine PST-Datei aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erneut exportieren. Gehen Sie dabei vorsichtig vor, da s möglicherweise doppelt archiviert werden Hinzufügen von importierten s zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver Die extrahierten s werden in dem Sammelordner gespeichert, der in den allgemeinen Einstellungen für GFI PST Exporter angegeben wurde. Um die exportierten s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, müssen die exportierten s folgendermaßen in dem Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service abgelegt werden: 66 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

71 Wählen Sie in den allgemeinen Einstellungen für GFI PST Exporter den Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service als Zielordner aus, oder verschieben Sie die s manuell in den Sammelordner, falls bereits s exportiert wurden. s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service werden wie folgt verarbeitet: s werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Wenn eine im Sammelordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E- Mail in den Ordner Unclassified. Die Standardpfade dieser Ordner sind: Sammelordner: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue Ordner Unclassified: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte s Der GFI MailArchiver Import Service stuft s als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte erstellt der GFI MailArchiver-Import Service vier Dateien im Ordner Unclassified, z. B.: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe Der erste Teil des Dateinamens im Ordner Unclassified beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die gesendet wurde. WICHTIGER HINWEIS: Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E- Mails im Ordner Unclassified 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten s, oder importieren Sie die s in einen Archivordner: Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, so dass diese das Datum der zu archivierenden s abdecken. 2. Beenden Sie den GFI MailArchiver-Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver- Import Services, und klicken Sie auf Stopp. 4. Gehen Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der s, die Sie importieren möchten, in den Warteordner. 6. Kehren Sie zur Services-Verwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver-Import Service, und wählen Sie Start aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 67

72 3.4 Importieren von s aus GFI MailArchiver Einführung Da GFI MailArchiver und GFI MailArchiver 2 über unterschiedliche Datenbankschemata verfügen, kann GFI MailArchiver Datenbanken von GFI MailArchiver 2 nicht direkt verwenden. Um s aus GFI MailArchiver 2 zu archivieren, wird die Installation des GFI MailArchiver um ein Setup ergänzt, mit dem s aus GFI MailArchiver 2 extrahiert werden können. HINWEIS: Der -Exportassistent für GFI MailArchiver 2 kann nur s aus einer Microsoft SQL Server-Datenbank exportieren. s aus einem GFI MailArchiver 2- Archiv werden in folgenden Schritten in GFI MailArchiver übertragen: 1. Der -Exportassistent für GFI MailArchiver 2 extrahiert s aus einer -Datenbank des GFI MailArchiver Das GFI PST-Exchange - Export-Tool konvertiert die s in das Rohformat. 3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet die extrahierten s gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die E- Mails im entsprechenden Archivspeicher. 5. s, bei denen ein Fehler auftritt, werden zur Überprüfung in einem separaten Ordner gespeichert Schritt 1: Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service Mit dem GFI MailArchiver-Import Service können Sie die extrahierten s analysieren und im entsprechenden GFI MailArchiver- Archivspeicher ablegen. HINWEIS 1: Stellen Sie beim Importieren von s in Microsoft SQL Express sicher, dass die 4-GB-Grenze von Microsoft SQL Express nicht überschritten wird. Die folgende Tabelle enthält eine Einschätzung, wie oft Archivspeicher (auf Microsoft SQL Express basierend) anhand der Anzahl der -Benutzer/des - Aufkommens gewechselt werden müssen: 68 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

73 - Benutzer Durchschn. s pro Tag pro Benutzer 20 s 50 s 100 s 20 Benutzer jährlich halbjährlich vierteljährlich 50 Benutzer halbjährlich alle zwei Monate monatlich 100 Benutzer 200 Benutzer vierteljährlich monatlich - monatlich - - HINWEIS 2: Bevor Sie im GFI MailArchiver-Import Service Datenspeicher hinzufügen, müssen Sie Archivspeicher gemäß den Anweisungen im Kapitel Einrichten der Datenbanken in diesem Handbuch konfigurieren. Hinzufügen eines neuen Speichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um den Dialog Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. Screenshot 60 - Auswählen des Archivspeichers und Konfigurieren des Datumsbereichs 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Name einen der Archivspeicher aus. (Es werden nur die zuvor mit GFI MailArchiver erstellten Archivspeicher angezeigt.) GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 69

74 5. Geben Sie mit den Kalendern Von und Bis einen Datumsbereich für diesen Archivspeicher an. HINWEIS: Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen. Screenshot 61 - Zur Konfiguration hinzugefügte Archivspeicher 8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. Ändern des Datumsbereichs eines Archivspeichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher konfigurieren. 4. Ändern Sie den Datumsbereich in den Kalendern Von: und Bis:, und klicken Sie auf OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle zu ändernden Archivspeicher. 6. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen. Entfernen eines Import Service-Archivspeichers 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration, um die Konfiguration des GFI MailArchiver-Import Service zu laden. 70 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

75 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher entfernen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen Importieren von s von einem Remote-Computer Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn s von einem Remote- Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden s auf demselben Computer wie GFI MailArchiver befinden, fahren Sie mit Schritt 2: Ausführen des -Exportassistenten für GFI Mail Archiver 2 im vorliegenden Handbuch fort. Mit GFI MailArchiver können Sie GFI MailArchiver 2-Datenbanken extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Führen Sie hierfür folgende Schritte durch: 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Sammelordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem der -Exportassistent für GFI MailArchiver 2 ausgeführt wird, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: In Windows Server 2000/2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Sammelordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um den Dialog Berechtigungen zu öffnen. d. Klicken Sie auf Hinzufügen. e. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem der Assistent ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. f. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialog Berechtigungen hinzuzufügen. g. Wählen Sie im Dialog Berechtigungen den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie neben der Option Vollzugriff das Kontrollkästchen Zulassen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog Berechtigungen zu schließen. i. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. In Windows Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Pickup und dann auf Freigeben b. Geben Sie die Authentifizierungsdaten für den Import-/Export- Assistenten an und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer. d. Klicken Sie auf Freigeben und dann auf Fertig. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 71

76 3. Kehren Sie zum Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MA2Export. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Starten Sie MA2Export.exe Schritt 2: Ausführen des -Exportassistenten für GFI MailArchiver 2 HINWEIS: Der -Exportassistent für GFI MailArchiver 2 ändert nicht die alte GFI MailArchiver 2-Datenbank. So extrahieren Sie s aus einer Microsoft SQL Server- Datenbank in GFI MailArchiver 2: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver 2 -Export, um den - Exportassistenten für GFI MailArchiver 2 zu laden. 2. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. Screenshot 62 - Angabe des SQL-Servers und der gewünschten Authentifizierungsmethode 3. Geben Sie unter Servername/IP-Adresse die Serverdetails zum Speicherort der GFI MailArchiver 2-Datenbank an: Wählen Sie den Microsoft SQL Server in der Liste aus, oder geben Sie den Namen des Computers ein, oder geben Sie die IP-Adresse ein. 4. Wählen Sie unter Authentifizierung mit die Authentifizierungsmethode aus, mit der eine Verbindung zum Microsoft SQL Server hergestellt werden soll. Wählen Sie Windows-Authentifizierung für den zurzeit angemeldeten Benutzer, oder wählen Sie Microsoft SQL Serverauthentifizierung aus, und geben Sie Benutzernamen und Kennwort in die jeweiligen Felder ein. 72 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

77 Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 63 - Auswahl der GFI MailArchiver 2-Datenbank, aus der Sie s exportieren möchten 5. Wählen Sie aus der Liste GFI MailArchiver 2-Datenbank die Datenbank aus, aus der s exportiert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wählen Sie den Ort, an dem der -Exportassistent für GFI MailArchiver 2 die exportierten s speichern soll. HINWEIS 1:Um die s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, geben Sie den Sammelordner des GFI MailArchiver- Import Service an: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup HINWEIS 2:Wenn der Assistent auf einem Remote-Computer ausgeführt wird und Sie die s in den GFI MailArchiver- Archivspeicher importieren möchten, geben Sie den freigegebenen Sammelordner auf dem Computer an, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 7. Wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertigstellen, um den -Exportassistenten für GFI MailArchiver 2 zu schließen. HINWEIS: Der Exportvorgang kann einige Stunden in Anspruch nehmen. Dies ist abhängig von der Anzahl der in der GFI MailArchiver 2-Datenbank gespeicherten s Hinzufügen von importierten s zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver Nachdem der -Exportassistent für GFI MailArchiver 2 ausgeführt wurde, werden die exportieren s im Rohformat im Zielordner gespeichert, der beim Ausführen des Assistenten angegeben wurde. Um die exportierten s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, müssen die GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 73

78 exportierten s folgendermaßen in dem Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service abgelegt werden: Wählen Sie beim Ausführen des Assistenten den Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service als Zielordner aus, oder verschieben Sie die s manuell in den Sammelordner, falls bereits s exportiert wurden. s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service werden wie folgt verarbeitet: s werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Wenn eine im Sammelordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E- Mail in den Ordner Unclassified. Die Standardpfade dieser Ordner sind: Sammelordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue Ordner Unclassified: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte s Der GFI MailArchiver Import Service stuft s als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte erstellt der GFI MailArchiver-Import Service vier Dateien im Ordner Unclassified, z. B.: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe Der erste Teil des Dateinamens im Ordner Unclassified beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die gesendet wurde. WICHTIGER HINWEIS: Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E- Mails im Ordner Unclassified 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten s, oder importieren Sie die s folgendermaßen in einen Archivordner: Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, so dass diese das Datum der zu archivierenden s abdecken. 2. Beenden Sie den GFI MailArchiver-Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver- Import Services, und klicken Sie auf Stopp. 4. Gehen Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der s, die Sie importieren möchten, in den Warteordner. 74 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

79 6. Kehren Sie zur Services-Verwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver-Import Service, und wählen Sie Start aus. 3.5 Importieren von s aus GFI MailEssentials Einführung Da GFI MailArchiver und GFI MailEssentials über unterschiedliche Datenbankschemata verfügen, kann GFI MailArchiver Datenbanken von GFI MailEssentials nicht direkt verwenden. Um s aus GFI MailEssentials zu archivieren, wird die Installation des GFI MailArchiver um ein Setup ergänzt, mit dem E- Mails aus GFI MailEssentials extrahiert werden können. HINWEIS: Der Assistent für GFI MailEssentials Archive Export kann nur s aus einer Microsoft SQL Server-Datenbank extrahieren. s von GFI MailEssentials werden in folgenden Schritten in GFI MailArchiver übertragen: 1. Das GFI MailEssentials Archive Export-Tool extrahiert s aus einem GFI MailEssentials-Archiv. 2. Das GFI MailEssentials Archive Export-Tool konvertiert die s in das MIME-Format. 3. Der GFI MailArchiver-Import Service verarbeitet die extrahierten s gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI MailArchiver speichert die E- Mails im entsprechenden Archivspeicher. 5. s, bei denen ein Fehler auftritt, werden zur Überprüfung in einem separaten Ordner gespeichert. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 75

80 3.5.2 Schritt 1: Konfigurieren des GFI MailArchiver-Import Service Mit dem GFI MailArchiver-Import Service können Sie die extrahierten s analysieren und im entsprechenden GFI MailArchiver- Archivspeicher ablegen. HINWEIS 1: Stellen Sie beim Importieren von s in Microsoft SQL Express sicher, dass die 4-GB-Grenze von Microsoft SQL Express nicht überschritten wird. Die folgende Tabelle enthält eine Einschätzung, wie oft Archivspeicher (auf Microsoft SQL Express basierend) anhand der Anzahl der -Benutzer/des - Aufkommens gewechselt werden müssen: - Benutzer Durchschn. s pro Tag pro Benutzer 20 s 50 s 100 s 20 Benutzer jährlich halbjährlich vierteljährlich 50 Benutzer halbjährlich alle zwei Monate monatlich 100 Benutzer 200 Benutzer vierteljährlich monatlich - monatlich - - HINWEIS 2: Bevor Sie im GFI MailArchiver-Import Service Datenspeicher hinzufügen, müssen Sie Archivspeicher gemäß den Anweisungen im Kapitel Einrichten der Datenbanken in diesem Handbuch konfigurieren. Hinzufügen eines neuen Speichers So fügen Sie einen neuen Archivspeicher in GFI MailArchiver-Import Service hinzu: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um den Dialog Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. 76 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

81 Screenshot 64 - Auswählen des Archivspeichers und Konfigurieren des Datumsbereichs 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Name einen der Archivspeicher aus. (Es werden nur die zuvor mit GFI MailArchiver erstellten Archivspeicher angezeigt.) 5. Geben Sie mit den Kalendern Von und Bis einen Datumsbereich für diesen Archivspeicher an. HINWEIS: Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 77

82 Screenshot 65 - Zur Konfiguration hinzugefügte Archivspeicher 8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. Ändern des Datumsbereichs eines Archivspeichers So ändern Sie den Datumsbereich eines Archivspeichers: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher konfigurieren. 4. Ändern Sie den Datumsbereich in den Kalendern Von: und Bis:, und klicken Sie auf OK. 5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle zu ändernden Archivspeicher. 6. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen. Entfernen eines Import Service-Archivspeichers So entfernen Sie einen Import Service-Archivspeicher: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailArchiver-Import Service-Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Wählen Sie den zu konfigurierenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Speicher entfernen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Konfiguration zu speichern und abzuschließen. 78 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

83 3.5.3 Importieren von s von einem Remote-Computer Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn s von einem Remote- Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden s auf demselben Computer wie GFI MailArchiver befinden, fahren Sie mit Schritt 2: Ausführen des Assistenten für GFI MailEssentials Archive Export fort. Mit GFI MailArchiver können Sie -Archive von GFI MailEssentials extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Führen Sie hierfür folgende Schritte durch: 1. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem GFI MailArchiver installiert ist, in das Verzeichnis <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Sammelordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem der Assistent für GFI MailEssentials Archive Export ausgeführt wird, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: In Windows Server 2000/2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Sammelordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um den Dialog Berechtigungen zu öffnen. d. Klicken Sie auf Hinzufügen. e. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem der Assistent ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. f. Klicken Sie auf OK, um den Benutzer im Dialog Berechtigungen hinzuzufügen. g. Wählen Sie im Dialog Berechtigungen den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie neben der Option Vollzugriff das Kontrollkästchen Zulassen. h. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog Berechtigungen zu schließen. i. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und den Dialog für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. In Windows Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Pickup und dann auf Freigeben b. Geben Sie die Authentifizierungsdaten für den Import-/Export- Assistenten an und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer. d. Klicken Sie auf Freigeben und dann auf Fertig. 3. Kehren Sie zum Pfad zurück, unter dem GFI MailArchiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MEExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Führen Sie MEExport.exe aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 79

84 3.5.4 Schritt 2: Ausführen des Assistenten für GFI MailEssentials Archive Export HINWEIS: Der Assistent für GFI MailEssentials Archive Export ändert nicht die alte Datenbank des -Archivs von GFI MailEssentials. So extrahieren Sie s aus einem -Archiv von MailEssentials auf einem SQL-Server: 1. Wählen Sie Start Programme GFI MailArchiver Import- Tools GFI MailEssentials Archive Export, um den Assistenten für GFI MailEssentials Archive Export zu starten. 2. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. Screenshot 66 - Angabe des SQL-Servers und der gewünschten Authentifizierungsmethode 3. Geben Sie unter Servername/IP-Adresse die Serverdetails zum Speicherort der GFI MailArchiver 2-Datenbank an: Wählen Sie den Microsoft SQL Server, oder geben Sie den Namen des Computers ein, oder geben Sie die IP-Adresse ein. 4. Wählen Sie unter Authentifizierung mit die Authentifizierungsmethode aus, mit der eine Verbindung zum Microsoft SQL Server hergestellt werden soll. Wählen Sie Windows-Authentifizierung für den zurzeit angemeldeten Benutzer, oder wählen Sie Microsoft SQL Serverauthentifizierung aus, und geben Sie Benutzernamen und Kennwort in die jeweiligen Felder ein. Klicken Sie auf Weiter. 80 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

85 Screenshot 67 - Auswählen der -Archiv-Datenbank, aus der Sie s exportieren möchten 5. Wählen Sie aus der Liste -Archivdatenbank von GFI MailEssentials die Datenbank aus, aus der s exportiert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 68 - Auswählen des Speicherorts für die exportierten s 6. Wählen Sie den Ort, an dem der -Exportassistent für GFI MailEssentials die exportierten s speichern soll. HINWEIS 1:Um die s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, geben Sie den Sammelordner des GFI MailArchiver- Import Service an: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 81

86 HINWEIS 2:Wenn der Assistent auf einem Remote-Computer ausgeführt wird und die s in den GFI MailArchiver- Archivspeicher importiert werden sollen, geben Sie den freigegebenen Sammelordner auf dem Computer an, auf dem GFI MailArchiver installiert ist. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 7. Wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertigstellen, um den -Exportassistenten für GFI MailEssentials zu schließen. HINWEIS: Der Exportvorgang kann einige Stunden in Anspruch nehmen. Dies ist abhängig von der Anzahl der in der GFI MailEssentials-Datenbank gespeicherten s Hinzufügen von importierten s zu den Archivspeichern von GFI MailArchiver Nachdem der Assistent für GFI MailEssentials Archive Export ausgeführt wurde, werden die exportieren s im Rohformat im Zielordner gespeichert, der beim Ausführen des Assistenten angegeben wurde. Um die exportierten s in einen GFI MailArchiver-Archivspeicher zu importieren, müssen die exportierten s folgendermaßen in den Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service verschoben werden: Wählen Sie beim Ausführen des Assistenten den Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service als Zielordner aus, oder verschieben Sie die s manuell in den Sammelordner, falls bereits s exportiert wurden. s im Sammelordner des GFI MailArchiver-Import Service werden wie folgt verarbeitet: s werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Wenn eine im Sammelordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt oder die beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E- Mail in den Ordner Unclassified. Die Standardpfade dieser Ordner sind: Sammelordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner: <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue Ordner Unclassified: <GFI MailArchiver- Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte s Der GFI MailArchiver Import Service stuft s als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte erstellt der GFI MailArchiver-Import Service vier Dateien im Ordner Unclassified, z. B.: mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml 82 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

87 200903mchnname_ _[ ].envelo pe Der erste Teil des Dateinamens im Ordner Unclassified beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die gesendet wurde. WICHTIGER HINWEIS: Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E- Mails im Ordner Unclassified 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten s, oder importieren Sie die s folgendermaßen in einen Archivordner: 1. Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, so dass diese das Datum der zu archivierenden s abdecken. 2. Beenden Sie den GFI MailArchiver-Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver- Import Services, und klicken Sie auf Stopp. 4. Gehen Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der s, die Sie importieren möchten, in den Warteordner. 6. Kehren Sie zur Services-Verwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver-Import Service, und wählen Sie Start aus. 3.6 Exportieren von s mithilfe des Stapelexport-Tools Mit der OneClick Restore-Funktion von GFI MailArchiver können Sie einzelne s für eine selbst festgelegte -Adresse wiederherstellen. Wenn Sie jedoch mehrere s gleichzeitig exportieren oder wiederherstellen möchten, müssen Sie das GFI MailArchiver Bulk Export Tool verwenden. Mit diesem Tool können Sie eine Verbindung zu einer GFI MailArchiver-Installation herstellen, nach zu exportierenden s suchen und alle s in einem Schritt exportieren. Indem Sie folgendermaßen vorgehen: Wiederherstellen für eine bestimmte -Adresse Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger im.emloder.msg-format Herunterladen in eine PST-Datei Das GFI MailArchiver Bulk Export Tool ist hilfreich, wenn Sie eine Gruppe von s exportieren möchten, die bestimmte Suchkriterien erfüllen (z. B. um s als Hilfsquelle bei einem Rechtsstreit zur Verfügung zu stellen) Verwenden des GFI MailArchiver Bulk Export Tools 1. Wählen Sie GFI MailArchiver Bulk Export in der Programmgruppe GFI MailArchiver im Start menü. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 83

88 Screenshot 69 - Das GFI MailArchiver Bulk Export Tool 2. Führen Sie im Dialog Mit GFI MailArchiver verbinden folgende Schritte aus: Geben Sie die URL für die Verbindung zu GFI MailArchiver im dafür vorgesehenen Feld an. HINWEIS: Es wird eine Liste der GFI MailArchiver-URLs angezeigt, zu denen Sie in früheren Sitzungen erfolgreich eine Verbindung hergestellt haben. Geben Sie das Konto an, über das sich das GFI MailArchiver Bulk Export Tool bei der angegebenen GFI MailArchiver-URL authentifizieren soll. o Soll die Authentifizierung mit dem Benutzerkonto erfolgen, das zum Starten des GFI MailArchiver Bulk Export Tools verwendet wird, klicken Sie auf Aktuelles Benutzerkonto. o Soll ein bestimmtes Benutzerkonto zur Authentifizierung eingesetzt werden, klicken Sie auf Folgendes Benutzerkonto verwenden, und geben Sie dann in den Feldern Benutzername und Kennwort die entsprechenden Zugangsdaten an. Klicken Sie zum Verbinden auf OK. 84 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

89 Screenshot 70 - Ein neues Fenster für die -Suche Suchen nach s 1. Wählen Sie aus der Liste Folgende(s) Archiv(e) durchsuchen die GFI MailArchiver-Archivspeicher aus, die durchsucht werden sollen. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Suche, und wählen Sie ein Suchfeld aus der Feldliste aus (z. B. Betreff), und geben Sie die Suchkriterien an. HINWEIS: Die Suchfunktion des GFI MailArchiver Bulk Export Tools bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Web-basierten, erweiterten Suchoptionen von GFI MailArchiver. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erweiterte Suche in diesem Handbuch. 3. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um weitere Suchbedingungen hinzuzufügen. HINWEIS 1: Die Bedingungen werden über den logischen Operator UND miteinander verknüpft. Dies bedeutet, dass eine alle Bedingungen erfüllen muss, damit sie vom GFI MailArchiver Bulk Export Tool in die Liste der Suchergebnisse aufgenommen wird. Beispiel: Angenommen, Sie legen die folgenden Bedingungen fest: Absender ist UND Empfänger ist Die Suche führt nur die s auf, die von an gesendet wurden. HINWEIS 2:Ist in der Suchabfrage mehr als eine Suchbedingung angegeben, können Sie Suchbedingungen löschen, indem Sie auf Bedingung entfernen klicken. Soll die gesamte Suchabfrage neu gestartet werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Suche, und klicken Sie dann im angezeigten Dialogfeld auf OK. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 85

90 4. Soll die Suche auf s beschränkt werden, die von einer bestimmten Kategorisierungsrichtlinie gekennzeichnet wurden, wählen Sie diese aus der Liste Nach Kennzeichnung filtern aus. Sie können mehrere Kennzeichnungen aus der Liste auswählen, indem Sie während der Auswahl die STRG-Taste gedrückt halten. 5. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf Jetzt suchen. Screenshot 71 - GFI MailArchiver Bulk Export Tool, Anzeige der Treffer Das GFI MailArchiver Bulk Export Tool zeigt die Treffer unter den festgelegten Suchbedingungen an. Für jede , die zu den Suchbedingungen passt, werden folgende Informationen angezeigt: Betreff Absender Empfänger Datum/Uhrzeit Größe Dauert der Suchvorgang zu lang, können Sie die Suche über die Schaltfläche Stopp abbrechen. Liefert die Suche an Hand der Suchkriterien mehr als 100 Treffer, werden die Ergebnisse auf mehreren Seiten mit jeweils maximal 100 s pro Seite angezeigt. Mit den Navigationsschaltflächen unter der Suchergebnistabelle können Sie zwischen den Ergebnisseiten wechseln. In der unteren rechten Ecke des Fensters -Suche wird die Anzahl der s angezeigt, die die Suchabfrage erfüllen. 86 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

91 3.6.3 Anzeigen einer aus den Suchergebnissen Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, müssen Sie möglicherweise einige s aus der Trefferliste überprüfen, um sicherzugehen, dass sie die von Ihnen gewünschten Inhalte aufweisen. Doppelklicken Sie auf die , die Sie anzeigen möchten. Das GFI MailArchiver Bulk Export Tool lädt die in einem separaten Fenster Exportieren von s Wenn Sie überzeugt sind, dass die s in den Suchergebnissen die Suchkriterien erfüllen, exportieren Sie die s mit einer der folgenden Methoden: Wiederherstellen für eine bestimmte -Adresse Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger im.emloder.msg-format Herunterladen in eine PST-Datei Wichtige Hinweise 1. Beim Exportvorgang wird eine Kopie der s exportiert. Die Original- s werden nicht aus den Archivspeichern entfernt. 2. In den Standardeinstellungen können Sie s gleichzeitig aus dem GFI MailArchiver Bulk Export Tool exportieren. Soll diese Einschränkung aufgehoben werden, deaktivieren Sie auf der Registerkarte Suche die Option Suchergebnisse einschränken. WARNUNG: Das Deaktivieren dieser Option wird NICHT empfohlen, da die Serverleistung auf Grund der Systembelastung erheblich beeinträchtigt werden kann Wiederherstellen für eine bestimmte -Adresse So stellen Sie alle s, die als Ergebnis der Suchabfrage ausgegeben wurden, für eine bestimmte -Adresse wieder her: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Exportoptionen. 2. Klicken Sie auf Für folgende -Adresse wiederherstellen, und geben Sie die -Adresse an, an die die exportierten s gesendet werden sollen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 87

92 Screenshot 72 - Wiederherstellen von s für eine bestimmte -Adresse 3. Wählen Sie die Methode für das Versenden von Mitteilungen: Mitteilungen als Original- s senden Mitteilungen als Anhänge senden 4. Klicken Sie auf Wiederherstellen, um s zu exportieren. Das GFI MailArchiver Bulk Export Tool deaktiviert das Fenster - Suche, bis der Exportvorgang abgeschlossen ist. Klicken Sie auf Stopp, um den Exportvorgang anzuhalten Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger 1. Wählen Sie die Registerkarte Exportoptionen aus. 88 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

93 Screenshot 73 - Herunterladen von s in einen Speicherort auf einem Datenträger 2. Klicken Sie auf In folgenden Ordner herunterladen, und geben Sie in dem Feld den Pfad an, unter dem die exportierten s gespeichert werden sollen. Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um den Zielspeicherort direkt im Dialogfeld Nach Ordner suchen auszuwählen. 3. Wählen Sie über die Optionsfelder Mitteilungen im.eml-format herunterladen oder Mitteilungen im.msg-format herunterladen das Format der Exportmitteilung aus. 4. Klicken Sie auf Herunterladen, um die s zu exportieren Herunterladen in eine PST-Datei 1. Wählen Sie die Registerkarte Exportoptionen aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 89

94 Screenshot 74 - Herunterladen von s in eine PST-Datei 2. Klicken Sie auf In PST herunterladen, und geben Sie in dem Feld den Pfad an, unter dem eine PST-Datei erstellt werden soll. Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um den Zielordner direkt im Dialogfeld Nach Ordner suchen auszuwählen. 3. Wenn das Kontrollkästchen Ordnerstruktur erhalten ausgewählt ist, wird die Ordnerstruktur der exportierten s in der PST-Datei gespeichert. Geben Sie in diesem Fall einen Ordnernamen im Feld Ordnername an. 4. Klicken Sie auf Herunterladen, um die s zu exportieren. Das GFI MailArchiver Bulk Export Tool zeigt in der Statusleiste des Fensters -Suche den Verlauf des Exportvorgangs an. Das Stapelexport-Tool deaktiviert das Fenster -Suche, bis der Exportvorgang abgeschlossen ist. Klicken Sie auf Stopp, um den Exportvorgang anzuhalten. Im ausgewählten Zielordner erstellt das GFI MailArchiver Bulk Export Tool einen neuen Unterordner namens GFIMArc_Export_ gefolgt von einem Zeitstempel. Sie können diesen Ordner auf einen anderen Computer oder einen Wechseldatenträger wie eine CD-Rom oder DVD-Rom kopieren. Der Ordner enthält eine XML-Stammdatei mit demselben Namen wie der Ordner und einen oder mehrere Unterordner. Wenn Sie die Datei GFIMArc_Export_ _1519_1.xml im Microsoft Internet Explorer öffnen, wird eine Tabelle mit den s in Ordner_1 (Seite 1) angezeigt. Wenn Sie viele s exportieren, werden in der Fußzeile der Seite Seitenzahlen zum direkten Seitenwechsel angezeigt. So können Sie alle in den anderen Unterordnern gespeicherten s anzeigen, z. B. von Ordner_7 (Seite 7). 90 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

95 Screenshot 75 - Navigieren zwischen exportierten s Sie können auf die in der Tabellenspalte Dateiname angezeigten Links klicken, um die zu öffnen und anzuzeigen Verbinden mit mehreren Installationen von GFI MailArchiver Mit dem GFI MailArchiver Bulk Export Tool können mehrere Suchfenster gleichzeitig aufgerufen werden, die auf eine einzige Installation von GFI MailArchiver zugreifen. Ebenso ist der gleichzeitige Zugriff auf mehrere Installationen von GFI MailArchiver möglich. Wählen Sie im Menü Datei die Option Verbinden aus, um eine Verbindung herzustellen und ein neues -Such-Fenster aufzurufen. Geben Sie im Dialog Mit GFI MailArchiver verbinden die URL von GFI MailArchiver sowie die für die Authentifizierung benötigten Zugangsdaten an. Ist die Verbindung hergestellt, können Sie das neue -Such-Fenster, wie in den vorangehenden Abschnitten dieses Kapitels erläutert, verwenden. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Importieren und Exportieren von s 91

96 Screenshot 76 - Mehrere Suchfenster Trennen der Verbindung zu einer Installation von GFI MailArchiver Um die Verbindung zu einer Installation von GFI MailArchiver zu trennen, können Sie entweder das Fenster -Suche schließen oder aus dem Menü Datei den Befehl Trennen wählen. Haben Sie Verbindungen zu mehreren -Such-Fenstern und wollen diese alle schließen, wählen Sie im Menü Datei die Option Alle trennen. 92 Importieren und Exportieren von s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

97 4. Outlook Connector Mit GFI MailArchiver Outlook Connector können Benutzer ihre Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver archivierten E- Mails synchronisieren. Dieser Connector kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory oder manuell installiert werden. 4.1 Funktionsweise von GFI MailArchiver Outlook Connector Über GFI MailArchiver Outlook Connector können Benutzer ihre archivierten Nachrichten in Microsoft Outlook abrufen. Abbildung 2 - Wie funktioniert GFI MailArchiver Outlook Connector? 1. GFI MailArchiver Outlook Connector (auf einem Client-Computer installiert) stellt die Anforderung, Microsoft Outlook-Ordner mit GFI MailArchiver zu synchronisieren. 2. GFI MailArchiver ruft die Daten der angeforderten s und Ordner aus dem GFI MailArchiver-Archivspeicher ab. 3. GFI MailArchiver sendet die -Daten an die Client- Computer mit Microsoft Office Outlook. 4.2 Herunterladen von GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector kann über die Weboberfläche von GFI MailArchiver heruntergeladen werden. 1. Klicken Sie auf den Knoten Outlook Connector. 2. Klicken Sie auf den Link Herunterladen, um GFI MailArchiver Outlook Connector herunterzuladen. HINWEIS: Durch Auswahl der Optionen Nur Administratoren bzw. Benutzer und Administratoren können Sie den Knoten Outlook Connector nur für Administratoren oder für Benutzer und Administratoren anzeigen lassen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Outlook Connector 93

98 4.3 Systemanforderungen Software Unterstützte Microsoft Outlook-Versionen Microsoft Outlook 2003 (einschließlich ServicePack 1, 2, 3 oder 4) Microsoft Outlook 2007 (einschließlich ServicePack 1 oder 2) Unterstützte Betriebssysteme GFI MailArchiver kann auf folgenden Computern installiert werden: Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Vista Microsoft Windows XP Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2000 HINWEIS 1: Die Computer, auf denen GFI MailArchiver Outlook Connector installiert ist, müssen eine Verbindung mit GFI MailArchiver Server aufbauen können. HINWEIS 2: GFI MailArchiver Outlook Connector darf nicht auf Microsoft Exchange Server installiert werden. HINWEIS 3: Bei Verwendung eines Webfilters muss dieser Filter so konfiguriert werden, dass alle HTTP-Anforderungen zwischen dem GFI MailArchiver Server und dem GFI MailArchiver Outlook Connector zugelassen werden. Achten Sie darauf, dass die IP-Adresse des GFI MailArchiver Server, der NETBIOS-Name und der DNS-Name nicht durch den Webfilter blockiert sind. Weitere Informationen finden Sie unter: Weitere benötigte Komponenten Microsoft Internet Explorer 5.0 oder höher HTTP Port 80 (oder HTTPS Standardport 443 bei sicheren Verbindungen) - wird von GFI MailArchiver Outlook Connector zum Verbindungsaufbau mit GFI MailArchiver verwendet Hardware Prozessor Prozessor mit 1GHz oder höher Speicher Minimum: 512 MB RAM Empfohlen: 2 GB RAM Physischer Speicherplatz 20 MB physischer Speicherplatz für die Installation des GFI MailArchiver Outlook-Connector erforderlich. Zum Speichern der -Header und s für den Offline-Zugriff ist weiterer Speicherplatz erforderlich. 94 Outlook Connector GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

99 4.4 Installation über Gruppenrichtlinienobjekte Windows Server Wechseln Sie zu <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>, und kopieren Sie die Datei MAR6OutlookConnector.msi in ein gemeinsames Verzeichnis, auf das alle Domänen Zugriff haben. 2. Geben Sie in der Befehlszeile mmc.exe ein, und klicken Sie auf OK, um die Microsoft Management Console zu starten. 3. Wählen Sie Datei Snap-In hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen 4. Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die zu bearbeitende Domänenrichtlinie zu lokalisieren. 6. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Dialog Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie dann auf OK, um den Dialog Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 8. Wechseln Sie zu Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen aus 9. Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm, die sich unter <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook> befindet. Klicken Sie dann auf Öffnen. 10. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 11. Erweitern Sie Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Benutzerkonfiguration Administrative Vorlagen GFI- Anwendungen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Outlook Connector 95

100 Bild 77 - Definition der Server-URL des GFI MailArchiver in Gruppenrichtlinien-Objekten 12. Klicken Sie auf das rechte Feld, doppelklicken Sie auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Serverstandort und wählen Sie dann die Option Aktiviert aus. Geben Sie in dem Textfeld Server-URL die URL-Adresse ein, über die Benutzercomputer die GFI MailArchiver erreichen können; das Format lautet: des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver> Beispiel: 13. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wählen Sie für jede Option Nicht konfiguriert aus, um den Standardwert zu verwenden, oder klicken Sie auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. GFI MailArchiver Outlook Connector Datenpfad zum Hauptverzeichnis - Geben Sie ein anderes Hauptverzeichnis an, unter der die Konfigurationen und lokalen s der Clientcomputer gespeichert werden sollen. Beispiel: o Geben Sie %Meine Dokumente% ein, um die Konfigurationsdateien und lokalen s im Ordner Meine Dokumente des angemeldeten Benutzers zu speichern. GFI MailArchiver Outlook Connector Tageszeitraum - Geben Sie die Anzahl der Tage ein, für die s synchronisiert werden 96 Outlook Connector GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

101 sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene s sind über GFI MailArchiver Outlook Connector erreichbar. GFI MailArchiver Outlook Connector - Größe der heruntergeladenen Dateien - Geben Sie an, wie viele s während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen. GFI MailArchiver Outlook Connector - Verbindungszeitüberlauf - Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver Server als Zeitüberlauf gemeldet wird. GFI MailArchiver Outlook Connector - Maximale Anzahl der Offline-Tage - Geben Sie die maximale Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf s einstellen darf. GFI MailArchiver Outlook Connector - Offlinesupport - Aktivieren/deaktivieren Sie den Offlinesupport. Ist die Option aktiviert, geben Sie die Anzahl der Tage ein, für die der Offline Support-Zugriff unterstützt werden soll. Ist diese Einstellung aktiviert: o dürfen die Benutzer den Offline-Zugriff nicht verändern. o wird die GFI MailArchiver Outlook Connector-Einstellung für die maximale Offline-Zeit in Tagen ignoriert. 14. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 15. Erweitern Sie Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Computerkonfiguration Softwareeinstellungen. 16. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu Paket aus. 17. Wählen Sie im Dialog Öffnen das gemeinsame Verzeichnis, in demmaroutlookconnector.msi gespeichert ist. HINWEIS: Die Auswahl des Speicherorts von MAROutlookConnector.msi muss über Netzwerkumgebung erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 18. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 19. GFI MailArchiver Outlook Connector ist nach dem Neustart des Clients installiert. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde. Weitere Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Connector unter Windows Server Wechseln Sie zu <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook>, und kopieren Sie die Datei MAR6OutlookConnector.msi in ein gemeinsames Verzeichnis, auf das alle Domänen Zugriff haben. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Outlook Connector 97

102 2. Geben Sie in der Befehlszeile mmc.exe ein, und klicken Sie auf OK, um die Microsoft Management Console zu starten. 3. Wählen Sie Datei Snap-In hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen 4. Klicken Sie auf das Snap-In Gruppenrichtlinienmanagementeditor und dann auf Hinzufügen. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die zu bearbeitende Domänenrichtlinie zu lokalisieren. 6. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Dialog Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie dann auf OK, um den Dialog Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 8. Wechseln Sie zu Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Benutzerkonfiguration Richtlinien, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen aus 9. Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm, die sich unter <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook> befindet. Klicken Sie dann auf Öffnen. 10. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. 11. Erweitern Sie Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Benutzerkonfiguration Richtlinien Administrative Vorlagen GFI-Anwendungen. 98 Outlook Connector GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

103 Bild 78 - Definition der Server-URL des GFI MailArchiver in Gruppenrichtlinien-Objekten 12. Klicken Sie auf das rechte Feld, doppelklicken Sie auf die Richtlinie GFI MailArchiver-Serverstandort und wählen Sie dann die Option Aktiviert aus. Geben Sie in dem Textfeld Server-URL die URL-Adresse ein, über die Benutzercomputer die GFI MailArchiver erreichen können; das Format lautet: des virtuellen Ordners für GFI MailArchiver> Beispiel: 13. <Optional> Klicken Sie auf Nächste Einstellung und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Wählen Sie für jede Option Nicht konfiguriert aus, um den Standardwert zu verwenden, oder klicken Sie auf Aktivieren, um einen benutzerdefinierten Wert festzulegen. GFI MailArchiver Outlook Connector Datenpfad zum Hauptverzeichnis - Geben Sie ein anderes Hauptverzeichnis an, unter der die Konfigurationen und lokalen s der Clientcomputer gespeichert werden sollen. Beispiel: o Geben Sie %Meine Dokumente% ein, um die Konfigurationsdateien und lokalen s im Ordner Meine Dokumente des angemeldeten Benutzers zu speichern. GFI MailArchiver Outlook Connector Tageszeitraum - Geben Sie die Anzahl der Tage ein, für die s synchronisiert werden GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Outlook Connector 99

104 sollen. Nur in diesem Zeitraum empfangene s sind über GFI MailArchiver Outlook Connector erreichbar. GFI MailArchiver Outlook Connector - Größe der heruntergeladenen Dateien - Geben Sie an, wie viele s während einer Synchronisationssitzung heruntergeladen werden sollen. GFI MailArchiver Outlook Connector - Verbindungszeitüberlauf - Geben Sie an, nach wie vielen Millisekunden ein fehlgeschlagener Datenzugriff vom GFI MailArchiver Server als Zeitüberlauf gemeldet wird. GFI MailArchiver Outlook Connector - Maximale Anzahl der Offline-Tage - Geben Sie die maximale Anzahl der Tage an, die ein Benutzer für den Offline-Zugriff auf s einstellen darf. GFI MailArchiver Outlook Connector - Offlinesupport - Aktivieren/deaktivieren Sie den Offlinesupport. Ist die Option aktiviert, geben Sie die Anzahl der Tage ein, für die der Offline Support-Zugriff unterstützt werden soll. Ist diese Einstellung aktiviert: o dürfen die Benutzer den Offline-Zugriff nicht verändern. o wird die GFI MailArchiver Outlook Connector-Einstellung für die maximale Offline-Zeit in Tagen ignoriert. 14. Klicken Sie auf OK, wenn alle Einstellungen konfiguriert sind. 15. Erweitern Sie Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Computerkonfiguration Richtlinien Softwareeinstellungen. 16. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Softwareinstallation, und wählen Sie Neu Paket aus. 17. Wählen Sie im Dialog Öffnen das gemeinsame Verzeichnis, in demmaroutlookconnector.msi gespeichert ist. HINWEIS: Die Auswahl des Speicherorts von MAROutlookConnector.msi muss über Netzwerkumgebung erfolgen, damit der Name des gemeinsamen Verzeichnisses in GFI MailArchiver nicht den lokalen, sondern den vollständigen Netzwerkpfad enthält. 18. Wählen Sie die Bereitstellungsoption Zugewiesen, und klicken Sie auf OK. 19. GFI MailArchiver Outlook Connector ist nach dem Neustart des Clients installiert. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde. Weitere Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Connector unter 4.5 Installation ohne GPO - Manuelle Installation 1. Kopieren Sie die Datei MAR6OutlookConnector.exe im Verzeichnis: <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook> 100 Outlook Connector GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

105 auf einen oder mehrere Client-Computer, auf denen Sie GFI MailArchiver Outlook Connector installieren möchten. 2. Doppelklicken Sie auf die Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde. 3. <Optional>: Fügen Sie die Administratorvorlage von Outlook Connector hinzu, mit deren Hilfe die Einrichtung von Outlook Connector erfolgt. Geben Sie in der Befehlszeile mmc.exe ein, und klicken Sie auf OK, um die Microsoft Management Console zu starten. Wählen Sie Datei Snap-In hinzufügen/entfernen aus, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen Wählen Sie das Snap-In Gruppenrichtlinienobjekt-Editor aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die zu bearbeitende Domänenrichtlinie zu lokalisieren. Wählen Sie die Domänenrichtlinie aus, und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Dialog Gruppenrichtlinienobjekt auswählen zu schließen. Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog Eigenständiges Snap-In hinzufügen zu schließen. Klicken Sie dann auf OK, um den Dialog Snap-In hinzufügen/entfernen zu schließen und zur Microsoft Management Console zurückzukehren. Wechseln Sie zu Konsolenstamm <Domänenrichtlinie> Benutzerkonfiguration, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Administrative Vorlagen, und wählen Sie Vorlagen hinzufügen/entfernen aus Klicken Sie auf Hinzufügen, und suchen Sie nach der Datei gfiapps.adm, die sich unter <Programme\GFI\MailArchiver\Outlook> befindet. Klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf Schließen, um zur Microsoft Management Console zurückzukehren. Weitere Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Connector unter GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Outlook Connector 101

106

107 5. Archive und Datenbankinfrastruktur 5.1 Archivierungsoptionen / Benutzerausnahmen konfigurieren Standardmäßig archiviert GFI MailArchiver alle s, die von allen -Benutzern gesendet oder empfangen werden. Wenn alle E- Mails archiviert werden müssen, ist keine weitere Konfiguration erforderlich. Wenn Sie konfigurieren wollen, welche s archiviert und welche Postfächer bei der -Archivierung berücksichtigt oder nicht berücksichtigt werden sollen: 1. Wählen Sie in der GFI MailArchiver-Managementkonsole die Optionen Konfiguration Archivierungsoptionen / Benutzerausnahmen aus. 2. Deaktivieren Sie unter Archivierungsoptionen die s, die Sie nicht archivieren wollen (eingehende, ausgehende oder interne E- Mails). 3. Wählen Sie unter Benutzerein- bzw. Benutzerausschlussoptionen die Option Archiveinschränkung aktivieren, um die Benutzer festzulegen, die bei der - Archivierung eingeschlossen bzw. ausgeschlossen werden sollen. 4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Ausschlussliste KEINE s archivieren, wenn einer der Empfänger oder Sender in der folgenden Liste enthalten ist. s immer archivieren, aber für die Benutzer in der folgenden Liste nicht anzeigen. Einschlussliste immer archivieren, wenn EINER der Empfänger oder Sender in der folgenden Liste enthalten ist. Nur s archivieren, wenn alle Empfänger und Sender in der folgenden Liste enthalten sind: HINWEIS: Bei der Lizenzierung wird die Anzahl der Benutzer in der Einschlussliste und der Ausschlussliste benutzt, um die Anzahl der lizenzierten Benutzer für GFI MailArchiver zu ermitteln. Dies ist nur möglich, wenn die Liste Benutzer enthält und keine -Adressen. Bei Verwendung der Ausschlussliste ermittelt GFI MailArchiver die Anzahl der Benutzer mit -Adressen in der Active Directory und zieht davon für die Ermittlung der erforderlichen Lizenzen die Zahl der Benutzer in der Ausschlussliste ab. Bei Verwendung einer Einschlussliste lizenziert GFI MailArchiver die Anzahl der Benutzer in der Active Directory, die - Adressen in der Einschlussliste haben. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 103

108 Wenn eine oder mehrere -Adressen in der Liste hinzugefügt werden, ermittelt GFI MailArchiver für die Lizenzierung die Anzahl der Benutzer in der Active Directory mit -Adressen. 5. Ergänzen Sie die Benutzer, für die die ausgewählten Einschränkungen der Liste gelten sollen. 6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Archivierungsoptionen/Benutzerausnahmen zu speichern. 5.2 Einrichten der -Server für die Archivierung In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Microsoft Exchange Server hinzufügen, von denen GFI MailArchiver s sammeln und archivieren soll. GFI MailArchiver kann s von mehr als einem Microsoft Exchange-Server sammeln und archivieren. Um s von mehreren -Servern gleichzeitig zu sammeln und zu archivieren, können Sie die -Server aus dem Knoten -Server- Archivierung hinzufügen. Screenshot Server-Archivierung Hinzufügen eines Microsoft Exchange- -Server Wichtige Hinweise 1. Für den Exchange-Server, dessen s archiviert werden sollen, muss die Journal-Funktion aktiviert und ein Postfach als Journal- Postfach konfiguriert sein. Weitere Informationen zur Aktivierung der Journal-Funktion finden Sie in der Anleitung Erste Schritte : Hinzufügen eines Microsoft Exchange Mailservers - Anweisungen 1. Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration Server für Archiv. 2. Klicken Sie auf Server hinzufügen. 104 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

109 Bild 80 - Mail-Server-Assistent 3. Wählen Sie aus, ob ein lokaler oder entfernter Microsoft Exchange Server archiviert werden soll, und klicken Sie auf Weiter. Bild 81 - Liste der Journalpostfächer 4. GFI MailArchiver zeigt automatisch alle Journalpostfächer an, wenn die Anwendung auf dem gleichen Computer installiert ist wie Microsoft GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 105

110 Exchange Server. Wählen Sie das Journalpostfach aus, von dem E- Mails erfasst und archiviert werden sollen,und klicken Sie auf Weiter. Bild 82 - Auswahl eines Microsoft Exchange Providers 5. Wählen Sie den Provider für den Verbindungsaufbau zum Journalpostfach: ExOLEDB - Diese Option wird empfohlen, wenn GFI MailArchiver auf dem gleichen Computer installiert ist wie Microsoft Exchange Server 2000, 2003 oder IMAP - Diese Option wird empfohlen, wenn GFI MailArchiver nicht auf dem gleichen Computer installiert ist wie Microsoft Exchange 2000, 2003 oder Geben Sie Folgendes ein: o Server - IP-Adresse oder Servername des entfernten Microsoft Exchange Server o <Optional> IMAP-Port - Automatisch wird der Standardwert für den IMAP-Port (143) eingetragen. Wenn Sie Ihre Verbindung mit IMAP über einen anderen Port aufbauen wollen, geben Sie diesen in dem Feld IMAP Port ein. o <Optional> SSL - Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie IMAP über SSL verwenden. o Journalanmeldung und Passwort - Geben Sie den Anmeldenamen und das Passwort für den Zugriff auf das Journalpostfach ein. o Postfach\Ordner - Geben Sie den Namen des Hauptordners in dem Postfach ein (in der Regel INBOX) oder den vollständigen Pfad bis zu dem öffentlichen Ordner (beispielsweise Public Folders/JournalFolder), der für das 106 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

111 Journalpostfach auf dem Microsoft Exchange Server verwendet wird. HINWEIS: Die Verwendung öffentlicher Ordner wird nicht empfohlen, da diese nicht alle Berichtarten archivieren. Exchange WebServices - empfohlen für Mailserver, Microsoft Exchange 2007 SP1 oder Geben Sie Folgendes ein: o Journalanmeldung und Passwort - Geben Sie den Anmeldenamen und das Passwort für den Zugriff auf das Journalpostfach ein. o Postfach\Ordner - Geben Sie den Namen des Hauptordners für das Postfach ein (in der Regel INBOX) oder den vollständigen Pfad bis zu dem öffentlichen Ordner (beispielsweise Public Folders/JournalFolder), der als Journalpostfach auf dem Microsoft Exchange Server verwendet wird. 6. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 7. Der Mailserver-Assistent versucht, eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver über den konfigurierten Provider und die konfigurierten Einstellungen herzustellen. Ist der Verbindungsaufbau mit dem Mailserver erfolgreich, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. HINWEIS: Schlägt der Verbindungsaufbau fehl, überprüfen Sie die Werte und die eingegebenen Anmeldedaten und versuchen Sie es erneut. 8. Der Assistent zeigt eine Übersicht der konfigurierten Einstellungen an. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen. Bild 83 - Mail-Server in der Liste der Mail-Server hinzugefügt. 9. Der Mailserver wurde in der Liste der Mailserver ergänzt. Kicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Konfiguration abzuschließen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 107

112 5.3 Neukonfigurieren eines -Servers Wenn Sie einen Microsoft Exchange- -Server neu konfigurieren, können Sie nicht alle Einstellungen bearbeiten. Sie können z. B. nicht das Journal-Postfach ändern, von dem die s gesammelt und archiviert werden sollen. 1. Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration -Server- Archivierung. 2. Klicken Sie rechts neben dem -Server, den Sie neu konfigurieren möchten, auf die Schaltfläche, um den Mailserver- Assistenten anzuzeigen. 3. Bearbeiten Sie die erforderlichen Einstellungen, schließen Sie anschließend den Assistenten, und klicken Sie dann auf Einstellungen speichern. 5.4 Entfernen eines -Servers 1. Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration -Server- Archivierung. 2. Klicken Sie rechts neben dem zu entfernenden -Server auf die Schaltfläche. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Deaktivieren/Aktivieren der Funktion zum Sammeln von s von einem -Server So deaktivieren/aktivieren Sie die Funktion zum Sammeln und Archivieren von s von einem -Server: (z. B. im Rahmen einer Wartung): 1. Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration -Server- Archivierung. 2. Klicken Sie rechts neben dem -Server auf die Schaltfläche 3. Deaktivieren/aktivieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option s von diesem Server archivieren, um die Funktion zum Sammeln und Archivieren von s vom -Server zu deaktivieren/aktivieren. 4. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu schließen. 5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. 5.5 Einrichten der Datenbanken Als Archivierungslösung ist GFI MailArchiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig. GFI MailArchiver unterstützt zwei verschiedene Datenbanktypen: GFI MailArchiver (Firebird)-Format Microsoft SQL Server Wählen des Datenbank-Backends GFI MailArchiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und Kombinationen ausgeführt werden. Die 108 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

113 folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten und täglichem -Verkehr variieren. Lizenzen Outlook Connector + Folder Sync MS Exchange Firebird MS SQL Lokal Remote Lokal Remote < Beispiele Beispiel 1: Ein Netzwerk mit Lizenzen und GFI Outlook Connector und Benutzerpostfach-Synchronisation: Das Installationsverzeichnis von GFI MailArchiver muss sich auf einem anderen Server als Microsoft Exchange Server befinden. Firebird-Datenbank wird als Datenbank verwendet. Beispiel 2: Ein Netzwerk mit Lizenzen und ohne GFI Outlook Connector und Benutzerpostfach-Synchronisation: Installieren Sie GFI MailArchiver auf demselben Server wie Microsoft Exchange- und Firebird-Datenbank. Beispiel 3: Netzwerk mit mehr als 200 Lizenzen: Installieren Sie GFI auf einem anderen Server als Microsoft Exchange und Microsoft SQL Server. Verwenden Sie keine Firebird-Datenbank. HINWEIS 1: Mehr als 200 Lizenzen bedeutet nicht, dass Sie dieselbe Konfiguration auch für 1000 Lizenzen verwenden können. In diesem Kontext bedeuten 200+-Lizenzen zwischen 200 und 500 Lizenzen. Berücksichtigen Sie jedoch die Möglichkeit der verteilten Bereitstellung bei einem hohen -Verkehr Konfigurieren einer Firebird-Datenbank GFI MailArchiver umfasst eine Firebird-Datenbank. Diese Datenbank genügt in der Regel den Anforderungen von Unternehmen mit einer geringen Anzahl an -Benutzern und einem durchschnittlichen E- Mail-Aufkommen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 109

114 HINWEIS 1: Sie sollten die Option Postfachordnerstruktur laden bzw. GFI MailArchiver Outlook Connector bei einer Firebird-Datenbank nicht verwenden, wenn mehr als zehn Benutzer mit GFI MailArchiver arbeiten. HINWEIS 2: Achten Sie darauf, dass die Größe einer Firebird- Datenbank niemals 2 GB überschreitet. Um mögliche Leistungsprobleme zu minimieren, empfehlen wir bei Verwendung der Firebird-Datenbank folgende Konfiguration: Physische Festplatte 1: Installation von GFI MailArchiver und Betriebssystem Physische Festplatte 2: Speicherort der Firebird- Datenbankdaten Physische Festplatte 3: Indizes der -Datenbank Die oben erwähnte Konfiguration reduziert die Zahl der Lese- und Schreiboperationen auf der gleichen physischen Festplatte und optimiert damit die Leistung. Wichtiger Hinweis: Wenn die oben erwähnten Empfehlungen nicht beachtet werden, kann es zu deutlichen Leistungsverschlechterungen kommen Konfigurieren von Microsoft SQL Server Bei größeren Organisationen oder einem deutlich höheren - Aufkommen empfehlen wir die Konfiguration eines Microsoft SQL Server. Für GFI MailArchiver mit Microsoft SQL Server 2000/2005/2008- Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1:Installation von Betriebssystem und GFI MailArchiver Physische Festplatte 2:Microsoft SQL Server-Datendatei (.mdf) Physische Festplatte 3:Microsoft SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4:Indizes der -Datenbank Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. Verwenden von Microsoft SQL Express GFI MailArchiver kann zusammen mit Microsoft SQL Express als kostengünstige Alternative zur Vollversion Microsoft SQL Server verwendet werden. Beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen von Microsoft SQL Server: Datenbankgröße bis zu 4 GB, Verwendung von nur einer CPU, maximale RAM-Nutzung von 1 GB RAM. Daher werden die folgenden Möglichkeiten empfohlen: 1. Verwenden Sie MS SQL-Datenbank und -Dateisystem als Backend-Datenbank. Für diese Methode wird Microsoft SQL Express als Backend-Datenbank verwendet, und die binären Quelldateien 110 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

115 werden an einem separaten Speicherort (nicht in der Datenbank) gespeichert. So wird der für Archivierungszwecke benötigte Speicherplatz auf Microsoft SQL Express gespart. Weitere Informationen zu Archivspeicher finden Sie im Benutzerhandbuch von GFI MailArchiver (mit GFI MailArchiver installiert). 2. Aktivieren Sie in der Archivspeicher-Verwaltung die Option Neuen Archivspeicher verwenden, wenn voll. Daraufhin wechselt GFI MailArchiver automatisch zu einer neuen Datenbank, sobald die 4- GB-Grenze von Microsoft SQL Express erreicht wurde. Für diese Option müssen die Archivspeicher auf SQL-Datenbank und - Dateisystem basieren. Weitere Informationen zur Option Neuen Archivspeicher verwenden, wenn voll in der Archivspeicher-Verwaltung finden Sie im Benutzerhandbuch von GFI MailArchiver. 3. Überwachen Sie regelmäßig das Wachstum der Datenbank, um den Zeitraum abschätzen zu können, bis die 4-GB-Grenze der SQL Express-Datenbank erreicht ist. Erstellen Sie anhand dieser Einschätzung und entsprechend Ihren Anforderungen genügend Datenbanken und Archivspeicher. Wichtige Hinweise für alle Microsoft SQL-Installationen 1. Konfigurieren Sie einen Microsoft SQL-Server für GFI MailArchiver so, dass dieser den gemischten Authentifizierungsmodus verwendet. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Klicken Sie im Enterprise Manager mit der rechten Maustaste auf den Knoten SQL Server Eigenschaften. Öffnen Sie die Registerkarte Sicherheit, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option SQL Server und Windows aus. Speichern Sie die Einstellungen. 2. Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der Datenbank. Schätzen Sie anhand dieses Wertes die Größe der Archiv-Datenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Konfiguration der Archivspeicher-Verwaltungsfunktion von GFI MailArchiver in Betracht ziehen. 5.6 Konfigurieren der Archivspeicher Beim Archivieren einer speichert GFI MailArchiver die folgenden Informationen: -Quelle in einem komprimierten Format. Diese Informationen werden entweder auf der Festplatte oder in der Datenbank gespeichert. Metadaten der . Diese werden immer in einer Datenbank gespeichert. Suchindexeinträge mit den aktualisierten -Daten. Der Suchindex wird immer auf der Festplatte gespeichert. In GFI MailArchiver werden diese Daten zu einem sogenannten Archivspeicher zusammengefasst. GFI MailArchiver unterstützt drei Arten von Archivspeichern: GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 111

116 Microsoft SQL-Server-Archivspeicher - Die -Quelle und die Metadaten werden in der Datenbank gespeichert. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. Microsoft SQL Server und (NTFS-) Dateisystem- Archivspeicher - Die -Metadaten werden in der Datenbank gespeichert. Die -Quelle und der Suchindex werden auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. GFI MailArchiver-Datenbank und (NTFS-) Dateisystem - Die E- Mail-Metadaten werden in einer Firebird-Datenbank gespeichert. Die -Quelle und der Suchindex werden auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. Standardmäßig erstellt GFI MailArchiver einen Archivspeicher auf der Basis von Firebird und einem (NTFS) Dateisystem und nimmt die entsprechenden Konfigurationseinstellungen für die Archivierung der s in diesem Archivspeicher vor Welcher Archivspeichertyp ist für mich geeignet? Halten Sie sich bei der Wahl eines geeigneten Archivspeichers an die folgenden Richtlinien: Für kleinere und mittlere Unternehmen mit geringem bis mittlerem -Aufkommen wird die Option GFI MailArchiver-Datenbank und Dateisystem empfohlen. Größere Unternehmen sollten eine Microsoft SQL-basierte Lösung verwenden. Die Option Microsoft SQL Server und Dateisystem wird empfohlen, wenn Sie im Hinblick auf die Festplattenverwaltung und die Speicherplatzverfügbarkeit auf mehr Flexibilität angewiesen sind. Bei dieser Lösung kann sich die -Quelle auf einem anderen NAS- oder SAN-System als dem Installationsort des Microsoft SQL Servers befinden. Die Archivspeicheroption Microsoft SQL Server wird Unternehmen empfohlen, die auf die Überwachung ihrer Archivspeicher hinsichtlich der Datenbank- und Benutzeraktivität angewiesen sind. Nur mit dieser Option ist eine solche Art der Überwachung möglich. HINWEIS: Weitere Informationen zur Überwachung finden Sie im Kapitel Überwachung der Datenbankaktivität in diesem Handbuch Konfigurieren eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server Bei diesem Archivspeichertyp werden die archivierten - Metadaten und die komprimierte -Binärquelle in der Microsoft SQL Server-Datenbank gespeichert. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. So konfigurieren Sie einen Archivspeicher, der auf Microsoft SQL Server basiert: 1. Wählen Sie Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf Archivspeicher hinzufügen. 2. Geben Sie im Feld Archivspeichername einen Namen für den neuen Archivspeicher ein. 112 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

117 HINWEIS: Zur besseren Übersicht sollten Sie für den neuen Archivspeicher einen beschreibenden Namen wählen (z. B. Jan- Mrz 2009 ). Dies vereinfacht die Verwaltung der Archivspeicher und erleichtert Benutzern bei der Suche die Auswahl des richtigen Archivspeichers. 3. Aktivieren/deaktivieren Sie die folgenden Optionen: Benutzer dürfen diesen Archivspeicher durchsuchen - Erlaubt Netzwerkbenutzern, die archivierten s im Speicher zu durchsuchen Weitere Archivierung in diesem Archivspeicher verhindern - Hindert GFI MailArchiver daran, weitere s in diesem Speicher zu archivieren HINWEIS: Diese Option eignet sich, wenn Sie eine Microsoft SQL Server-Datenbank mit archivierten s zum Durchsuchen anhängen möchten, aber keine weiteren Daten in der Datenbank archiviert werden sollen. Aktivieren Sie diese Option NICHT für neue Archivspeicher. Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 84 - Archivspeicher-Assistent 4. Klicken Sie auf Microsoft SQL Server-Datenbank und dann auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 113

118 Screenshot 85 - Auswählen des Microsoft SQL Servers und der Authentifizierungsmethode 5. Führen Sie im Feld Microsoft SQL Server einen der folgenden Schritte durch: ODER Wählen Sie den Microsoft SQL Server zum Speichern der - Daten aus. Geben Sie die IP-Adresse oder den Servernamen des Servers ein, auf dem der Microsoft SQL Server gehostet wird, wenn der entsprechende Microsoft SQL Server nicht automatisch vom Assistenten erkannt und aufgeführt wird. Um die Verbindung mit dem Microsoft SQL Server über einen anderen Port herzustellen, geben Sie die gewünschte Portnummer im Feld Microsoft SQL Server in folgendem Format ein: SQLServerComputername, Portnummer 6. Wählen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode aus: Windows-Authentifizierung - Verwendet die Anmeldeinformationen des Kontos, das neben der Option in Klammern angezeigt wird. Authentifizierung für Microsoft SQL Server - Geben Sie den Anmeldenamen und das Kennwort ein. HINWEIS 1:Das Konto, über das Sie sich anmelden, muss über Administratorberechtigungen verfügen oder als Datenbankbesitzer (dbo) eingetragen sein. HINWEIS 2:Die Anmeldeinformationen werden von GFI MailArchiver nicht gespeichert, sondern nur zum Herstellen einer Verbindung und zum Erstellen des notwendigen Schemas in der Backend-Datenbank verwendet. Klicken Sie auf Weiter. 114 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

119 Screenshot 86 - Auswählen der Microsoft SQL Server-Datenbank 7. Klicken Sie auf die gewünschte Datenbank und dann auf Weiter. Der Assistent stellt eine Verbindung zu der ausgewählten Datenbank her, um das für GFI MailArchiver erforderliche Datenbankschema zu erstellen und zu überprüfen. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Meldung Datenbanküberprüfung erfolgreich angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS: Falls der Vorgang fehlschlägt, überprüfen Sie die Angaben und Anmeldeinformationen, und versuchen Sie es dann erneut. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 115

120 Screenshot 87 - Festlegen der Konten zum Archivieren und Durchsuchen 8. Aus Sicherheitsgründen erstellt GFI MailArchiver automatisch zwei Archivierungsrollen: db_marc_archive - wird ausschließlich zur Archivierung verwendet (erfordert Schreibrechte) db_marc_browse - wird ausschließlich zum Durchsuchen verwendet (erfordert nur Leserechte) Geben Sie sowohl für die Archivierungsrolle als auch für die Durchsuchen-Rolle einen Anmeldenamen und ein Kennwort ein. Überprüfen Sie außerdem die folgenden Optionen: Benutzen Sie die gleichen Benutzerdaten wie für die Archivierungsrolle - Für eine größere Sicherheit wird empfohlen, zum Archivieren und Durchsuchen verschiedene Rollen zu verwenden. Aktivieren Sie diese Option NICHT bei Verwendung verschiedener Konten. Definierte Anmeldekonten automatisch erstellen, wenn sie nicht existieren - Zur Erhöhung der Sicherheit wird empfohlen, nicht existierende Konten (sowohl für die Rolle zum Archivieren als auch zum Durchsuchen) anzugeben, damit diesen bei der Erstellung automatisch die richtigen Datenbankrollen zugewiesen werden. Aktivieren Sie diese Option NICHT für die automatische Erstellung von Konten. Klicken Sie auf Weiter. 9. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der Datenbank her, um die angegebenen Konten zu erstellen und die entsprechenden Rollen zuzuweisen. Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Meldung Benutzer erfolgreich erstellt angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. 116 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

121 Screenshot 88 - Festlegen des Speicherorts für den Suchindex 10. Um Suchanfragen zu beschleunigen, erstellt GFI MailArchiver einen Suchindex basierend auf dem Inhalt der archivierten s. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. Geben Sie den vollständigen Pfad zum Speicherort des Suchindex für den Archivspeicher ein. Der Suchindex kann viel Speicherplatz beanspruchen und muss sich auf einem Datenträger mit ausreichend Speicherplatz befinden. Der Speicherbedarf des Suchindex wächst mit zunehmender Anzahl der im Archivspeicher abgelegten s. HINWEIS: Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft Exchange Server Installationsort von GFI MailArchiver Installationsort der Microsoft SQL Server-Datenbank Klicken Sie auf Weiter. 11. Eine Zusammenfassung der Einstellungen wird angezeigt. Überprüfen Sie die Einstellungen, und klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu beenden. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 117

122 Screenshot 89 - Neuer Archivspeicher in Konfiguration gespeichert 12. Auf der Seite Archivspeicher wird der neu erstellte Archivspeicher aufgeführt. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um den Archivspeicher in der Konfiguration zu speichern Konfigurieren eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem Bei diesem Archivspeichertyp werden die archivierten - Metadaten in der Microsoft SQL Server-Datenbank und die archivierte -Binärquelle in einem komprimierten Format auf der Festplatte (NTFS) gespeichert wird. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. So konfigurieren Sie einen Archivspeicher basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem: 1. Wählen Sie Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf Archivspeicher hinzufügen. 2. Geben Sie im Feld Archivspeichername einen Namen für den neuen Archivspeicher ein. HINWEIS: Zur besseren Übersicht sollten Sie einen beschreibenden Namen für den neuen Archivspeicher wählen (z. B. Jan-Mrz 2009 ). Dies vereinfacht die Verwaltung der Archivspeicher und erleichtert Benutzern bei der Suche die Auswahl des richtigen Archivspeichers. 3. Aktivieren/deaktivieren Sie die folgenden Optionen: Benutzer dürfen diesen Archivspeicher durchsuchen - Erlaubt Netzwerkbenutzern, die archivierten s im Speicher zu durchsuchen Weitere Archivierung in diesem Archivspeicher verhindern - Hindert GFI MailArchiver daran, weitere s in diesem Speicher zu archivieren HINWEIS: Diese Option eignet sich, wenn Sie eine Microsoft SQL Server-Datenbank mit archivierten s zum Durchsuchen anhängen möchten, aber keine weiteren Daten in der Datenbank archiviert werden sollen. Aktivieren Sie diese Option NICHT für neue Archivspeicher. Klicken Sie auf Weiter. 118 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

123 Screenshot 90 - Auswählen von Microsoft SQL Server-Datenbank und Dateisystem 4. Klicken Sie auf Microsoft SQL Server-Datenbank und Dateisystem und dann auf Weiter. Screenshot 91 - Auswählen des Microsoft SQL Servers und der Authentifizierungsmethode 5. Führen Sie im Feld Microsoft SQL Server einen der folgenden Schritte durch: GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 119

124 ODER Wählen Sie den Microsoft SQL Server zum Speichern der - Daten aus. Geben Sie die IP-Adresse oder den Servernamen des Servers ein, auf dem der Microsoft SQL Server gehostet wird, wenn der entsprechende Microsoft SQL Server nicht automatisch vom Assistenten erkannt und aufgeführt wird. Um die Verbindung mit dem Microsoft SQL Server über einen anderen Port herzustellen, geben Sie die gewünschte Portnummer im Feld Microsoft SQL Server in folgendem Format ein: SQLServerComputername, Portnummer 6. Wählen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode aus: Windows-Authentifizierung - Verwendet die Anmeldeinformationen des Kontos, das neben der Option in Klammern angezeigt wird. Authentifizierung für Microsoft SQL Server - Geben Sie den Anmeldenamen und das Kennwort ein. HINWEIS 1:Das Konto, über das Sie sich anmelden, muss über Administratorberechtigungen verfügen oder als Datenbankbesitzer (dbo) eingetragen sein. HINWEIS 2:Die Anmeldeinformationen werden von GFI MailArchiver nicht gespeichert, sondern nur zum Herstellen einer Verbindung und zum Erstellen des notwendigen Schemas in der Backend-Datenbank verwendet. Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 92 - Auswählen der Microsoft SQL Server-Datenbank 7. Klicken Sie auf die gewünschte Datenbank und dann auf Weiter. Der Assistent stellt eine Verbindung zu der ausgewählten Datenbank 120 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

125 her, um das für GFI MailArchiver erforderliche Datenbankschema zu erstellen und zu überprüfen. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Meldung Datenbanküberprüfung erfolgreich angezeigt.klicken Sie auf Weiter. HINWEIS: Falls der Vorgang fehlschlägt, überprüfen Sie die Angaben und Anmeldeinformationen, und versuchen Sie es dann erneut. Screenshot 93 - Angeben des Pfads für den Speicherort der Binärquelle der archivierten s 8. Geben Sie im Feld Vollständiger Pfad zum Originalspeicherort der s den vollständigen Pfad zum Speicherort ein, an dem die komprimierte Binärquelle der archivierten s gespeichert werden soll. Sie können auch einen UNC-Pfad zu dem Speicherort angeben, an dem die komprimierte Binärquelle der archivierten s gespeichert werden soll. Für die Authentifizierung verwendet GFI MailArchiver das lokale Systemkonto. Wenn das lokale Systemkonto nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Greifen Sie mit der folgenden Anmeldung und dem folgenden Kennwort auf den oben angegebenen UNC-Pfad zu, und geben Sie einen Anmeldenamen und ein Kennwort ein. HINWEIS: Speichern Sie die komprimierte Binärquelle der archivierten s auf einer Festplatte mit ausreichend freiem Speicherplatz. Der erforderliche Speicherbedarf hängt von verschiedenen Faktoren ab: Gesamtzahl der archivierten s pro Jahr Durchschnittliche Anzahl von Anhängen pro Art der Anhänge GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 121

126 Beispiel: Komprimierte Bilder, z. B. im JPEG-Format, lassen sich nur geringfügig komprimieren, Text- und Microsoft Word- Dokumente hingegen wesentlich stärker. Klicken Sie auf Weiter. 9. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der ausgewählten Datenbank her und erstellt/überprüft das Datenbankschema. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Meldung Datenbanküberprüfung erfolgreich angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS: Falls der Vorgang fehlschlägt, überprüfen Sie die Angaben und Anmeldeinformationen, und versuchen Sie es dann erneut. Screenshot 94 - Festlegen der Konten zum Archivieren und Durchsuchen 10. Aus Sicherheitsgründen erstellt GFI MailArchiver automatisch zwei Archivierungsrollen: db_marc_archive - wird ausschließlich zur Archivierung verwendet (erfordert Schreibrechte) db_marc_browse - wird ausschließlich zum Durchsuchen verwendet (erfordert nur Leserechte) Geben Sie sowohl für die Archivierungsrolle als auch für die Durchsuchen-Rolle einen Anmeldenamen und ein Kennwort ein. Überprüfen Sie außerdem die folgenden Optionen: Benutzen Sie die gleichen Benutzerdaten wie für die Archivierungsrolle - Für eine größere Sicherheit wird empfohlen, zum Archivieren und Durchsuchen verschiedene Rollen zu verwenden. Aktivieren Sie diese Option NICHT bei Verwendung verschiedener Konten. Definierte Anmeldekonten automatisch erstellen, wenn sie nicht existieren - Zur Erhöhung der Sicherheit wird empfohlen, nicht existierende Konten (sowohl für die Rolle zum Archivieren 122 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

127 als auch zum Durchsuchen) anzugeben, damit diesen bei der Erstellung automatisch die richtigen Datenbankrollen zugewiesen werden. Aktivieren Sie diese Option NICHT für die automatische Erstellung von Konten. Klicken Sie auf Weiter. 11. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der Datenbank her, um die angegebenen Konten zu erstellen und die entsprechenden Rollen zuzuweisen. Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Meldung Benutzer erfolgreich erstellt angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 95 - Festlegen des Speicherorts für den Suchindex 12. Um Suchanfragen zu beschleunigen, erstellt GFI MailArchiver einen Suchindex basierend auf dem Inhalt der archivierten s. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. Geben Sie den vollständigen Pfad zum Speicherort des Suchindex für den Archivspeicher ein. Der Suchindex kann viel Speicherplatz beanspruchen und muss sich auf einem Datenträger mit ausreichend Speicherplatz befinden. Der Speicherbedarf des Suchindex wächst mit zunehmender Anzahl der im Archivspeicher abgelegten s. HINWEIS: Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft Exchange Server Installationsort von GFI MailArchiver Installationsort der Microsoft SQL Server-Datenbank Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 123

128 13. Eine Zusammenfassung der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen wird angezeigt. Überprüfen Sie die Einstellungen, und klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu beenden. Screenshot 96 - Neuer Archivspeicher in Konfiguration gespeichert 14. Auf der Seite Archivspeicher wird der neu erstellte Archivspeicher aufgeführt. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um den Archivspeicher in der Konfiguration zu speichern Konfigurieren eines Archivspeichers basierend auf GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem Um eine Firebird-Datenbank als Archivspeicher zu verwenden, ist es nicht erforderlich, dass Sie Firebird auf dem entsprechenden Computer installieren. Bei der Installation von GFI MailArchiver werden die erforderlichen Firebird-Support-Bibliotheken installiert. Bei diesem Archivspeichertyp werden die archivierten - Metadaten in der GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und die Binärquelle der archivierten s in einem komprimierten Format auf der Festplatte ((NTFS)) gespeichert. Der Suchindex wird ebenfalls auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. 1. Wählen Sie Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf Archivspeicher hinzufügen. 2. Geben Sie im Feld Archivspeichername einen Namen für den neuen Archivspeicher ein. HINWEIS: Zur besseren Übersicht sollten Sie einen beschreibenden Namen für den neuen Archivspeicher wählen (z. B. Jan-Mrz 2009 ). Dies vereinfacht die Verwaltung der Archivspeicher und erleichtert Benutzern bei der Suche die Auswahl des richtigen Archivspeichers. 3. Aktivieren/deaktivieren Sie die folgenden Optionen: Benutzer dürfen diesen Archivspeicher durchsuchen - Erlaubt Netzwerkbenutzern, die archivierten s im Speicher zu durchsuchen Weitere Archivierung in diesem Archivspeicher verhindern - Hindert GFI MailArchiver daran, weitere s in diesem Speicher zu archivieren 124 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

129 HINWEIS: Diese Option eignet sich, wenn Sie eine Microsoft SQL Server-Datenbank mit archivierten s zum Durchsuchen anhängen möchten, aber keine weiteren Daten in der Datenbank archiviert werden sollen. Aktivieren Sie diese Option NICHT für neue Archivspeicher. Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 97 - Archivspeicher-Assistent 4. Klicken Sie auf GFI MailArchiver-Datenbank und Dateisystem und dann auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 125

130 Screenshot 98 - Angeben des Speicherorts für die Firebird-Datenbank 5. Geben Sie den vollständigen Pfad zum Speicherort der Firebird- Datenbank ein (einschließlich Datenbank-Dateiname mit Erweiterung [.fdb]), oder wählen Sie den entsprechenden Pfad aus. Der Speicherort sollte eine Festplatte mit ausreichend verfügbarem Speicherplatz sein, da der Speicherplatzbedarf mit zunehmender Anzahl gespeicherter s zunimmt. HINWEIS: Wenn Sie einen nicht vorhandenen Ordner- oder Dateinamen angeben, wird der entsprechende Ordner bzw. die entsprechende Datei erstellt. Klicken Sie auf Weiter. 126 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

131 Screenshot 99 - Angeben des Pfads für den Speicherort der Binärquelle der archivierten s 6. Geben Sie im Feld Vollständiger Pfad zum Originalspeicherort der s den vollständigen Pfad zum Speicherort ein, an dem die komprimierte Binärquelle der archivierten s gespeichert werden soll. Sie können auch einen UNC-Pfad zu dem Speicherort angeben, an dem die komprimierte Binärquelle der archivierten s gespeichert werden soll. Für die Authentifizierung verwendet GFI MailArchiver das lokale Systemkonto. Wenn das lokale Systemkonto nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Greifen Sie mit der folgenden Anmeldung und dem folgenden Kennwort auf den oben angegebenen UNC-Pfad zu, und geben Sie einen Anmeldenamen und ein Kennwort ein. HINWEIS: Speichern Sie die komprimierte Binärquelle der archivierten s auf einer Festplatte mit ausreichend freiem Speicherplatz. Der erforderliche Speicherbedarf hängt von verschiedenen Faktoren ab: Gesamtzahl der archivierten s pro Jahr Durchschnittliche Anzahl von Anhängen pro Art der Anhänge Beispiel: Komprimierte Bilder, z. B. im JPEG-Format, lassen sich nur geringfügig komprimieren, Text- und Microsoft Word- Dokumente hingegen wesentlich stärker. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 127

132 Screenshot Datenbankschema wurde erstellt und geprüft 7. Der Assistent erstellt die angegebene Datenbank mit dem Schema, das für GFI MailArchiver erforderlich ist. Nachdem das Schema erstellt und überprüft wurde, wird die Meldung Datenbanküberprüfung erfolgreich angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. Screenshot Festlegen des Speicherorts für den Suchindex 128 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

133 8. Um Suchanfragen zu beschleunigen, erstellt GFI MailArchiver einen Suchindex basierend auf dem Inhalt der archivierten s. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. Geben Sie den vollständigen Pfad zum Speicherort des Suchindex für den Archivspeicher ein. Der Suchindex kann viel Speicherplatz beanspruchen und muss sich auf einem Datenträger mit ausreichend Speicherplatz befinden. Der Speicherbedarf des Suchindex wächst mit zunehmender Anzahl der im Archivspeicher abgelegten s. HINWEIS: Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft Exchange Server Installationsort von GFI MailArchiver Installationsort der GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank Klicken Sie auf Weiter. 9. Eine Zusammenfassung der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen wird angezeigt. Überprüfen Sie die Einstellungen, und klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu beenden. Screenshot Neuer Archivspeicher in Konfiguration gespeichert 10. Auf der Seite Archivspeicher wird der neu erstellte Archivspeicher aufgeführt. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um den Archivspeicher in der Konfiguration zu speichern. 5.7 Auswählen des Archivspeichers für die -Archivierung In GFI MailArchiver können Sie mehrere Archivspeicher konfigurieren, aber GFI MailArchiver kann neue s jeweils nur einem Archivspeicher speichern. Sie können z. B. separate Archivspeicher für verschiedene Zeiträume erstellen. So legen Sie fest, in welchem Archivspeicher Sie neue s archivieren möchten: 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 129

134 Screenshot Auswählen des aktiven Archivspeichers 2. Wählen Sie aus der Liste In folgendem Speicher archivieren den Archivspeicher für die Archivierung neuer s. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. 5.8 Konfigurieren, welche Archivspeicher durchsucht werden dürfen GFI MailArchiver bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Archive vor Benutzern zu verbergen. Sie können beispielsweise einen Archivspeicher verbergen, der sehr alte s enthält und den Benutzern nicht durchsuchen sollen. 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie rechts neben dem Archivspeicher, den Sie bearbeiten möchten, auf die Schaltfläche. 2. Aktivieren/deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer dürfen diesen Archivspeicher durchsuchen, um Benutzern das Durchsuchen des Archivspeichers zu gewähren/zu verweigern. 3. Wählen Sie Fertigstellen, um den Assistenten zu schließen, und klicken Sie auf Einstellungen speichern, um das Setup abzuschließen. GFI MailArchiver aktualisiert die Archivspeicherlisten auf den Seiten Durchsuchen und Suchen entsprechend. 5.9 Archivspeicher-Verwaltung Mit der Archivspeicher-Verwaltung von GFI MailArchiver können Sie eine Warteschlange von neuen Archivspeichern einrichten, in denen s nach einem benutzerdefinierten Zeitplan archiviert werden oder wenn das Limit der Datenbank erreicht wurde. Mit dieser Funktion haben Sie folgende Möglichkeiten: Die Größe des aktiven Archivspeichers überwachen, indem Sie GFI MailArchiver so konfigurieren, dass s regelmäßig (z. B. jedes Quartal) in einem neuen Archivspeicher abgelegt werden. 130 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

135 Erstellen Sie einen Archivspeicher beispielsweise für jedes Quartal oder Jahr, um das Durchsuchen von Archivspeichern durch Netzwerkbenutzer besser verwalten zu können. Weisen Sie GFI MailArchiver an, einen vollen Archivspeicher mit einem anderen Archivspeicher auszutauschen. Auf diese Weise können Sie Microsoft SQL Express als Archiv-Backend verwenden. Wichtige Informationen 1. Benutzer können die auf der Seite Archivspeicher-Verwaltung aufgeführten Archivspeicher nicht durchsuchen, auch wenn die entsprechende Zeile in der Spalte Durchsuchen durch Benutzer zulässig aktiviert ist. In der Spalte Durchsuchen durch Benutzer zulässig auf der Seite Archivspeicher-Verwaltung wird lediglich angezeigt, ob Benutzer den jeweiligen Archivspeicher durchsuchen dürfen, sobald GFI MailArchiver mit der Archivierung in diesem Speicher begonnen hat. 2. Fünf Tage vor Beginn der Archivierung im nächsten Archivspeicher der Warteschlange testet GFI MailArchiver die Archivspeichereinstellungen. GFI MailArchiver sendet eine Benachrichtigungs- über Erfolg oder Fehlschlag des Tests an die -Adresse des Administrators, die Sie unter dem Knoten Allgemeine Einstellungen konfiguriert haben. Falls der Test der Archivspeichereinstellungen fehlschlägt, wird der Zeitplan deaktiviert. In diesem Fall müssen Sie die Ursache für den fehlgeschlagenen Test des ersten Archivspeichers in der Warteschlange ermitteln und beheben. Anschließend können Sie den Zeitplan wieder aktivieren. 3. Wenn GFI MailArchiver gemäß dem konfigurierten Zeitplan die Archivierung in einem neuen Archivspeicher beginnt, werden folgende Schritte durchgeführt: GFI MailArchiver verschiebt den Archivspeicher aus der Liste Archivspeicher-Verwaltung in die Liste Archivspeicher. GFI MailArchiver sendet eine Benachrichtigungs- an die E- Mail-Adresse des Administrators, die Sie unter dem Knoten Allgemeine Einstellungen konfiguriert haben. GFI MailArchiver überprüft, ob sich in der Warteschlange weitere Archivspeicher befinden, die als neue Archivspeicher zur Verfügung stehen. Falls in der Warteschlange keine weiteren Archivspeicher konfiguriert sind, informiert GFI MailArchiver Sie in einer Benachrichtigungs- und deaktiviert den Zeitplan. 4. Wenn die Option Neuen Archivspeicher verwenden, wenn voll aktiviert ist, sind nur Datenbanken zugelassen, die auf Microsoft SQL Express-Datenbank und -Dateisystem basieren. Wenn andere Datenbanken konfiguriert wurden, ist diese Option deaktiviert. Voraussetzungen 1. Erstellen Sie mehrere Archivspeicher gemäß den Anweisungen im Abschnitt Konfigurieren der Archivspeicher im vorliegenden Handbuch. Diese Archivspeicher werden entsprechend einem festzulegenden Zeitplan von der Archivspeicher-Verwaltung in die Warteschlange eingeordnet. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 131

136 2. Stellen vor Aktivierung der Option Neuen Archivspeicher verwenden, wenn voll sicher, dass der aktuelle Archivspeicher auf Microsoft SQL Express-Datenbank und -Dateisystem basiert. Folgen Sie vor Aktivierung der Option den folgenden Anweisungen: Erstellen Sie einen neuen Archivspeicher, der auf SQL Express- Datenbank und -Dateisystem basiert. Weitere Informationen zum Erstellen eines neuen Archivspeichers finden Sie im Abschnitt Konfigurieren eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem in diesem Handbuch. Wählen Sie für den Archivspeicher, in dem derzeit Ihre - Daten archiviert werden, den neuen Archivspeicher. Erweitern Sie den Knoten GFI MailArchiver Konfiguration Archivspeicher, und wählen Sie aus der Option In folgendem Speicher archivieren den neuen Archivspeicher aus. Konfigurieren der Archivspeicher-Verwaltung So konfigurieren Sie die Archivspeicher-Verwaltung: 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher- Verwaltung. HINWEIS: Beim Hinzufügen eines Archivspeichers zur Warteschlange müssen Sie stets eine neue Datenbank auswählen. Bei Auswahl derselben Datenbank für verschiedene Archivspeicher in der Warteschlange würden s aus unterschiedlichen Zeiträumen gemeinsam in einem Archivspeicher gespeichert werden. Dies würde die -Suche durch Benutzer und das Ausführen administrativer Aufgaben im Archivspeicher erschweren. Screenshot Der Warteschlange hinzugefügte Archivspeiche 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: 132 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

137 Wenn Archivspeicher voll ist, neuen Archivspeicher verwenden. Wählen Sie diese Option, so dass GFI MailArchiver einen neuen Archivspeicher verwendet, wenn der alte Speicher voll ist. HINWEIS: Diese Option wird in Umgebungen empfohlen, in denen Microsoft SQL Server Express als Datenbank-Backend verwendet wird. Neuen Archivspeicher an einem festegelegten Datum verwenden Wählen Sie diese Option, so dass GFI MailArchiver anhand eines festgelegten Zeitplans einen neuen Archivspeicher verwendet. Zeitplan beginnen am - Legen Sie fest, wann der erste Archivspeicher aktiviert werden soll. Beispiel: Um s ab dem Jahr 2009 im ersten Archivspeicher in der Tabelle zu archivieren, wählen Sie aus den Dropdown-Listen Januar und 2009 aus. Archivspeicher auslagern alle - Legen Sie fest, in welchem Zeitintervall der Wechsel zu einem neuen Archivspeicher aus der Tabelle erfolgen soll. Beispiel: Geben Sie im Feld Archivspeicher auslagern alle den Wert 3 ein, um s alle 3 Monate in einem neuen Archivspeicher abzulegen. 3. Um die Priorität eines bestimmten Archivspeichers in der Warteschlange der Archivspeicher-Verwaltung zu erhöhen bzw. zu verringern, klicken Sie auf das Symbol bzw. links neben dem betreffenden Archivspeicher. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Neukonfigurieren der Zeitplaneinstellungen 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher- Verwaltung. 2. Ändern Sie die Einstellungen für Zeitplan beginnen am und Archivspeicher auslagern alle, und klicken Sie auf Einstellungen speichern Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank Wichtige Hinweise 1. Sie können nur GFI MailArchiver 3-Datenbanken anhängen, die auf Microsoft SQL Server basieren. Microsoft Access-Datenbanken werden seit GFI MailArchiver 5 nicht mehr unterstützt. 2. GFI MailArchiver 3-Datenbanken können nur zum Durchsuchen angehängt werden. Angehängte GFI MailArchiver 3-Datenbanken sind schreibgeschützt und lassen sich daher nicht zur weiteren Archivierung einsetzen. 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf GFI MailArchiver 3 Datenbank anhängen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 133

138 Screenshot Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 3. Geben Sie im Feld Archivspeichername einen Namen für den Archivspeicher ein. HINWEIS: Zur besseren Übersicht sollten Sie einen beschreibenden Namen für den neuen Archivspeicher wählen (z. B. Jan-Mrz 2009 ). Dies vereinfacht die Verwaltung der Archivspeicher und erleichtert Benutzern bei der Suche die Auswahl des richtigen Archivspeichers. 4. Aktivieren/Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer dürfen diesen Archivspeicher durchsuchen, um Netzwerkbenutzern die Suche nach archivierten s zu erlauben. HINWEIS: Das Kontrollkästchen Weitere Archivierung in diesem Archivspeicher verhindern ist standardmäßig aktiviert. Es kann nicht deaktiviert werden, da GFI MailArchiver 3-Datenbanken schreibgeschützt sind. Klicken Sie auf Weiter. 134 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

139 Screenshot Auswählen des Microsoft SQL Servers und der Authentifizierungsmethode 5. Führen Sie im Feld Microsoft SQL Server einen der folgenden Schritte durch: ODER Wählen Sie die gespeicherte GFI MailArchiver 3-Datenbank. Geben Sie die IP-Adresse oder den Servernamen des Microsoft SQL Servers ein, auf dem die GFI MailArchiver 3-Datenbank gespeichert ist. Um die Verbindung mit dem Microsoft SQL Server über einen anderen Port herzustellen, geben Sie die entsprechende Portnummer im Feld Microsoft SQL Server gemäß folgendem Format ein: SQLServerComputername, Portnummer 6. Wählen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode aus: Windows-Authentifizierung - Verwendet die Anmeldeinformationen des Kontos, das neben der Option in Klammern angezeigt wird. Authentifizierung für Microsoft SQL Server - Geben Sie den Anmeldenamen und das Kennwort ein. HINWEIS 1:Das Konto, über das Sie sich anmelden, muss über Administratorberechtigungen verfügen oder als Datenbankbesitzer (dbo) eingetragen sein. HINWEIS 2:Die Anmeldeinformationen werden von GFI MailArchiver nicht gespeichert, sondern nur zum Herstellen der Verbindung und zum Überprüfen des GFI MailArchiver 3-Datenbankschemas verwendet. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 135

140 Screenshot Auswählen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 7. Klicken Sie auf die anzuhängende Datenbank und anschließend auf Weiter. 8. Der Assistent stellt die Verbindung mit der ausgewählten Datenbank her und überprüft das GFI MailArchiver 3- Datenbankschema. Nach Abschluss des Vorgangs wird die Meldung Datenbanküberprüfung erfolgreich angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS: Falls dieser Vorgang fehlschlägt, überprüfen Sie die Anmeldeinformationen, und versuchen Sie es dann erneut. 136 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

141 Screenshot Festlegen der Konten zum Archivieren und Durchsuchen 9. Aus Sicherheitsgründen erstellt GFI MailArchiver automatisch zwei Archivierungsrollen: db_marc_archive - wird ausschließlich zur Archivierung verwendet (erfordert Schreibrechte) db_marc_browse - wird ausschließlich zum Durchsuchen verwendet (erfordert nur Leserechte) Geben Sie sowohl für die Archivierungsrolle als auch für die Durchsuchen-Rolle einen Anmeldenamen und ein Kennwort ein. Überprüfen Sie außerdem die folgenden Optionen: Benutzen Sie die gleichen Benutzerdaten wie für die Archivierungsrolle - Für eine größere Sicherheit wird empfohlen, zum Archivieren und Durchsuchen verschiedene Rollen zu verwenden. Aktivieren Sie diese Option NICHT bei Verwendung verschiedener Konten. Definierte Anmeldekonten automatisch erstellen, wenn sie nicht existieren - Zur Erhöhung der Sicherheit wird empfohlen, nicht existierende Konten (sowohl für die Rolle zum Archivieren als auch zum Durchsuchen) anzugeben, damit diesen bei der Erstellung automatisch die richtigen Datenbankrollen zugewiesen werden. Aktivieren Sie diese Option NICHT für die automatische Erstellung von Konten. Klicken Sie auf Weiter. 10. Der Assistent stellt eine Verbindung mit der Datenbank her, um die angegebenen Konten zu erstellen und die entsprechenden Rollen zuzuweisen. Nach Abschluss des Assistenten wird die Meldung Benutzter erfolgreich erstellt angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 137

142 Screenshot Festlegen des Speicherorts für den Suchindex 11. Um Suchanfragen zu beschleunigen, erstellt GFI MailArchiver einen Suchindex basierend auf dem Inhalt der GFI MailArchiver 3- Datenbank. Der Suchindex wird auf der Festplatte (NTFS) gespeichert. Geben Sie den vollständigen Pfad zum Speicherort des Suchindex für den Archivspeicher ein. Der Suchindex kann viel Speicherplatz beanspruchen und muss sich auf einem Datenträger mit ausreichend Speicherplatz befinden. Der Speicherbedarf des Suchindex wächst mit zunehmender Anzahl der im Archivspeicher abgelegten s. HINWEIS: Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft Exchange Server Installationsort von GFI MailArchiver Installationsort der GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank Klicken Sie auf Weiter. 9. Eine Zusammenfassung der vorgenommenen Einstellungen wird angezeigt. Überprüfen Sie die Einstellungen, und klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu beenden. 10. Auf der Seite Archivspeicher wird die angehängte GFI MailArchiver 3-Datenbank als neuer Archivspeicher angezeigt. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um den Archivspeicher in der Konfiguration zu speichern. 138 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

143 Screenshot In der Konfiguration gespeicherte GFI MailArchiver 3-Datenbank 5.11 Anzeigen der Archivspeicherstatistik Über die Archivspeicherstatistik können Sie Statistiken zum Archivspeicher anzeigen. Dies sind beispielsweise folgende: Erstellungsdatum der Datenbank Datenbankgröße Anzahl der archivierten s So zeigen Sie die Archivspeicherstatistik an: 1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich den Knoten Konfiguration Archivspeicher oder den Knoten Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung. 2. Klicken Sie in der Tabelle auf das Symbol rechts neben dem gewünschten Archivspeicher. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 139

144 Screenshot Archivspeicherstatistik 3. Überprüfen Sie die im Fenster Archivspeicherstatistik angezeigten Informationen, und klicken Sie dann auf Schließen Neukonfigurieren von Archivspeichern Beim Neukonfigurieren eines Archivspeichers kann die Archivspeicherart nicht geändert werden. Wenn ein Archivspeicher beispielsweise auf Microsoft SQL Server basiert, kann diese Einstellung nicht in Firebird geändert werden. Alle anderen Einstellungen können neu konfiguriert werden. So ändern Sie die Einstellungen für Archivspeicher: 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher oder Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung. 2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem neu zu konfigurierenden Archivspeicher, und folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Archivierungsoptionen / Benutzerausnahmen konfigurieren im vorliegenden Handbuch, um die Einstellungen der Archivspeicher zu ändern. 3. Schließen Sie nach Abschluss der Konfiguration den Assistenten, und klicken Sie auf Einstellungen speichern Entfernen von Archivspeichern Archivspeicher können über die Seite Archivspeicher oder Archivspeicher-Verwaltung entfernt werden. Wenn ein Archivspeicher entfernt wird, werden die folgenden verknüpften Daten beibehalten: Metadaten der archivierten s 140 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

145 Komprimierte binäre Quelldateien der archivierten s Suchindexdaten 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Archivspeicher oder Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung. 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem zu entfernenden Archivspeicher. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Datensicherung der Archivspeicher Wir empfehlen unbedingt, die Archivspeicher von GFI MailArchiver in die routinemäßigen Serverdatensicherungsprozeduren aufzunehmen Online-Datensicherung Die Online-Datensicherung erfolgt mit einer Datensicherungsanwendung, die die Archivspeicher sichert, ohne dass die Dienste von GFI MailArchiver gestoppt werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Offline-Datensicherung Die Offline-Datensicherung kann in Umgebungen erfolgen, in denen eine Online-Datensicherung nicht möglich ist. Die Dienste von GFI MailArchiver müssen vorübergehend gestoppt werden, wenn eine Datensicherung der Archivspeicher durchgeführt wird. Datensicherung eines Archivspeichers für Microsoft SQL Server Bei dieser Art Archivspeicher werden folgende Informationen gespeichert: Archivierte -Metadaten - diese sind in der Microsoft SQL Server Datenbank gespeichert. Komprimierte binäre -Quellendaten - diese sind in der Microsoft SQL Server Datenbank gespeichert. Suchindexeinträge - diese sind auf der Festplatte gespeichert. So führen Sie eine Datensicherung eines Archivspeichers durch: 1. Suchen Sie in GFI MailArchiver die Optionen Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf rechts neben den Archivspeicher, der gesichert werden soll. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 141

146 Bild Archivspeicher mit Microsoft SQL Server Statistik 2. Nutzen Sie die folgenden Informationen als kurze Referenz: Server Datenbank Pfad zum Suchindex HINWEIS: Verschieben Sie den Zeiger auf den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Dienstmanagementkonsole mit Start Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 4. Stoppen Sie alle Dienste von GFI MailArchiver. 5. Führen Sie nach Ermittlung des Suchindexpfades entsprechend Schritt 2 eine Datensicherung der Suchindizes der Archivspeicher durch, indem Sie den Suchindexordner entweder manuell kopieren und einfügen oder ein Datensicherungsprogramm verwenden. 6. Starten Sie bei Microsoft SQL Server den Microsoft SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 2 ermittelte Archivdatenbank. Klicken Sie zur Datensicherung einer Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank und dann auf Aufgaben Datensicherung. HINWEIS: In Microsoft SQL Server kann zur Planung regelmäßiger Datensicherungen der Archivdatenbank ein Wartungsplan erstellt werden. 7. Kehren Sie zu GFI MailArchiver Server zurück, und starten Sie über die Dienstmanagementkonsole alle Dienste von GFI MailArchiver neu. 142 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

147 Datensicherung eines Archivspeichers mit Microsoft SQL Server und Dateisystem Bei dieser Art Archivspeicher werden folgende Informationen gespeichert: Archivierte -Metadaten - diese sind in der Microsoft SQL Server Datenbank gespeichert. Komprimierte -Binärquelldaten - diese sind auf der Festplatte gespeichert. Suchindexeinträge - diese sind auf der Festplatte gespeichert. So führen Sie eine Datensicherung eines Archivspeichers durch: 1. Suchen Sie in GFI MailArchiver die Optionen Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf rechts neben den Archivspeicher, der gesichert werden soll. Bild Archivspeicher mit Microsoft SQL Server und Dateisystemstatistik 2. Nutzen Sie die folgenden Informationen als kurze Referenz: Server Datenbank Pfad zur -Binärquelle Pfad zum Suchindex HINWEIS: Verschieben Sie den Zeiger auf den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Dienstmanagementkonsole mit Start Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 4. Stoppen Sie alle Dienste von GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 143

148 5. Sichern Sie die -Binärdaten der Archivspeicher über die in Schritt 2 ermittelten Pfade, ebenso den Suchindex, indem Sie entweder manuell die Ordner kopieren und einfügen oder ein Datensicherungsprogramm verwenden. 6. Starten Sie bei Microsoft SQL Server den Microsoft SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 2 ermittelte Archivdatenbank. Klicken Sie zur Datensicherung einer Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank und dann auf Aufgaben Datensicherung. HINWEIS: In Microsoft SQL Server kann zur Planung regelmäßiger Datensicherungen der Archivdatenbank ein Wartungsplan erstellt werden. 7. Kehren Sie zu GFI MailArchiver Server zurück, und starten Sie über die Dienstmanagementkonsole alle Dienste von GFI MailArchiver neu. Datensicherung eines Archivspeichers mit der Firebird-Datenbank von GFI MailArchiver und dem Dateisystem Bei dieser Art Archivspeicher werden folgende Informationen gespeichert: Archivierte -Metadaten - auf Festplatte gespeichert Komprimierte -Binärquelldaten - diese sind auf der Festplatte gespeichert. Suchindexeinträge - diese sind auf der Festplatte gespeichert. So führen Sie eine Datensicherung eines Archivspeichers durch: 1. Suchen Sie in GFI MailArchiver die Optionen Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf rechts neben den Archivspeicher, der gesichert werden soll. Bild Archivspeicherstatistik 144 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

149 2. Speichern Sie die folgenden Pfade als Kurzreferenz: Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur -Binärquelle Pfad zum Suchindex HINWEIS: Verschieben Sie den Zeiger auf den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Dienstmanagementkonsole mit Start Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 4. Stoppen Sie alle Dienste von GFI MailArchiver. 5. Sichern Sie die Datenbankdatei der Archivspeicher, die Binärdaten und Suchindices über die in Schritt 2 ermittelten Pfade, indem Sie entweder manuell die Ordner kopieren und einfügen oder ein Datensicherungsprogramm verwenden. 6. Starten Sie über die Dienstmanagementkonsole alle Dienste von GFI MailArchiver neu Wiederherstellung eines gesicherten Archivspeichers Die Wiederherstellung eines Archivspeichers, der in GFI MailArchiver ergänzt wurde. 1. Suchen Sie in GFI MailArchiver die Optionen Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf rechts neben den Archivspeicher, um ihn zu ersetzen. Bild Archivspeicherstatistik 2. Verwenden Sie in dem Dialog Archivspeicherstatistik die folgenden Eigenschaften als Kurzreferenz: GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 145

150 Art des Archivspeichers Archivspeichereigenschaften Microsoft SQL Server Server Microsoft SQL-Server und Dateisystem Datenbank Pfad zum Suchindex Server Datenbank Pfad zur -Binärquelle Pfad zum Suchindex Firebird-Datenbank Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur -Binärquelle Pfad zum Suchindex 3. Starten Sie die Dienstmanagementkonsole mit Start Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 4. Stoppen Sie alle Dienste von GFI MailArchiver. 5. Nutzen Sie den Speicher der in Schritt 2 ermittelten Dateien, um die Archivspeicherdateien mit den wiederhergestellten Datensicherungsdateien wie folgt zu ersetzen: Firebird-Datenbank - Ersetzen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte durch die Datensicherung der Firebird-Datenbank. SQL-Datenbank - Klicken Sie im Microsoft SQL Manager mit der rechten Maustaste auf die Datensicherungskopie der Datenbank und dann auf Aufgaben Wiederherstellen. -Binärdaten - Ersetzen Sie den Ordner mit den Binärdaten auf der Festplatte durch den gesicherten Binärdatenordner. Suchindexordner - Ersetzen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte durch den gesicherten Suchindexordner. 6. Starten Sie über die Dienstmanagementkonsole alle Dienste von GFI MailArchiver neu. Wiederherstellung eines Archivspeichers, der nicht in GFI MailArchiver hinzugefügt ist. 1. Je nach Art des Archivspeichers, der wiederhergestellt werden soll, stellen Sie die betreffenden gesicherten Daten wie folgt wieder her: Firebird-Datenbank - Stellen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte wieder her. SQL-Datenbank - Klicken Sie im Microsoft SQL Manager mit der rechten Maustaste auf die Datensicherungskopie der Datenbank und dann auf Aufgaben Wiederherstellen. -Binärdaten - Stellen Sie den Ordner für die Binärdaten auf der Festplatte wieder her. Suchindexordner - Stellen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte wieder her. Achten Sie auf die Pfade, unter denen alle Daten wiederhergestellt werden. 2. Fügen Sie den wiederhergestellten Archivspeicher in GFI MailArchiver hinzu, und achten Sie darauf, dass alle mit dem Assistenten kontrollierten Pfade, beispielsweise der Suchindexpfad 146 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

151 oder der Pfad zur SQL-Datenbank, mit den Pfaden der wiederhergestellten Pfaden identisch sind. Unter Konfigurieren von Archivspeicher finden Sie weitere Informationen zum Hinzufügen des wiederhergestellten Archivspeichers in GFI MailArchiver Verwalten von Suchindizes Die Suchindex-Funktion von GFI MailArchiver indiziert automatisch neu archivierte s im entsprechenden Archivspeicher. Diese kontinuierliche Aktualisierung der Suchinhalte ermöglicht Benutzern eine präzise und schnelle Suche. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Häufigkeit festlegen, mit der GFI MailArchiver neu archivierte s in die Suchindizes aufnimmt. Darüber hinaus wird erläutert, wie Sie einen möglicherweise nicht mehr aktuellen Suchindex vollständig neu aufbauen. Wichtige Hinweise 1. Suchindizes müssen sich stets auf einer lokalen Festplatte befinden. Die Indizierung ist nicht verfügbar, wenn der Speicherort des Index als UNC-Pfad angegeben ist. 2. Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft Exchange Server Installationsort von GFI MailArchiver Installationsort der Microsoft SQL Server-/Firebird-Datenbank 3. Die aktuell mit dem Archivspeicher verknüpften Suchindizes sind auf folgenden Seiten aufgeführt: Konfiguration Archivspeicher - Suchindizes auf dieser Seite besitzen den Status Online, da sie aktiv sind. Konfiguration Archivspeicher-Verwaltung - Suchindizes auf dieser Seite besitzen den Status Standby, da sie mit aktuell noch inaktiven Archivspeichern verknüpft sind, die daher noch keine E- Mails enthalten. 4. Indizes werden ausschließlich für Suchvorgänge verwendet. Die neu archivierten s können immer über die Funktion Durchsuchen lokalisiert werden, unabhängig davon, ob die s indiziert sind oder nicht. Konfigurieren der Indizierungshäufigkeit 1. Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration Suchindex- Verwaltung. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 147

152 Screenshot Suchindex-Verwaltung 2. Wählen Sie im Bereich Indizierzeitplan eine der folgenden Optionen aus: Neu archivierte s sofort indizieren - Die neue wird indiziert, sobald sie in einem Archivspeicher gespeichert wurde. Bei dieser Einstellung bleibt der Suchindex stets aktuell, so dass auch die zuletzt archivierten s lokalisiert werden können. Aufgrund der häufigen Aktualisierungsvorgänge kann dieser Indizierzeitplan abhängig von der Anzahl der archivierten s jedoch die Serverleistung beeinträchtigen. Archivierte s indizieren alle: - Der Suchindex wird in festen Zeitabständen mit den zuletzt archivierten s aktualisiert, z. B. jede halbe Stunde, jede Stunde, alle zwei Stunden. Dieser Indizierzeitplan wird empfohlen, da er das richtige Verhältnis zwischen Aktualisierungshäufigkeit und Serverleistung liefert. Neu archivierte s täglich indizieren um - Die s werden täglich zu einem voreingestellten Zeitpunkt aktualisiert. Bei Auswahl dieser Option können Sie die Indizierung so planen, dass sie außerhalb der Spitzenzeiten durchgeführt wird. Eine Suche nach s, die während der letzten 24 Stunden archiviert wurden, ist jedoch aufgrund der noch nicht erfolgten Indizierung nicht möglich. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. 148 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

153 Konfigurieren des Sprachanalyseprogramms Einführung Wörtertrennung bezeichnet das Zerlegen von Text in einzelne Text- Token oder Wörter. In vielen Sprachen, insbesondere in Sprachen mit römischem Alphabet, gibt es verschiedene Trennzeichen (z. B. Leerstellen) und Satzzeichen, die für die Unterteilung von Wörtern, Ausdrücken und Sätzen verwendet werden. Für die Wörtertrennung ist eine exakte Sprachheuristik erforderlich, um zuverlässige und genaue Ergebnisse zu erreichen. Die Wörtertrennung bei zeichenbasierten Schriftsystemen oder skriptbasierten Alphabeten, bei denen die Bedeutung einzelner Zeichen kontextabhängig ist, ist komplexer. Im Japanischen beispielsweise gibt eine Abfrage mit dem Ausdruck?? ( Kyoto ) keine Dokumente zurück, die??? ( Tokyo ) enthalten. Die Wörtertrennung trennt die Zeichen in??? ( Tokyo ) nicht, so dass der abweichende Ausdruck?? ( Kyoto ) nicht indexiert wird. Eine geeignete Wörtertrennung ist unverzichtbar für das korrekte Indexieren der meisten asiatischen Sprachen (z. B. Arabisch, Chinesisch, Japanisch) und einiger Dialekte anderer Sprachen. Wichtige Hinweise Das GFI MailArchiver Sprachanalyseprogramm ist standardmäßig archiviert. Für eine optimale Indexierleistung wird dringend empfohlen, dieses nicht zu deaktivieren. Einrichten des Sprachanalyseprogramms Im Bereich Sprachanalyseprogramm: Aktivieren/deaktivieren Sie Automatische Sprachanalyse aktivieren, um das Sprachanalyseprogramm zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Standardsprache die standardmäßig zu verwendende Sprache. HINWEIS: Ist die gewünschte Sprache nicht in der Dropdown- Liste Standardsprache aufgeführt, fügen Sie diese mithilfe der Option Regions- und Sprachoptionen in der Systemsteuerung von Windows hinzu Neuaufbau eines Suchindex Mit dem Neuaufbau eines Suchindex können Sie Indizes, die nicht mehr die erwarteten Suchergebnisse liefern oder beschädigt sind, neu aufbauen. Wichtige Hinweise Der Neuaufbau eines Suchindex kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, abhängig von der im entsprechenden Archivspeicher vorhandenen Anzahl von s. Während des Neuaufbaus eines Index können s im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 149

154 Der Neuaufbau eines Suchindex ist ein prozessor- und festplattenintensiver Vorgang und beeinträchtigt daher die Leistungsfähigkeit des Servers. Es wird empfohlen, den Neuaufbau außerhalb der Spitzenzeiten (z. B. nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Neuaufbau eines Suchindex 1. Klicken Sie auf den Knoten Konfiguration Suchindex- Verwaltung. 2. Klicken Sie auf den Link Index neu aufbauen rechts neben dem neu aufzubauenden Suchindex. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Anhalten der Indizierung Die Indizierung kann über die Starten-/Anhalten-Symbole angehalten und fortgesetzt werden. Auf diese Weise können Sie langwierige Indizierungsvorgänge während der Spitzenzeiten anhalten und in Zeiten geringerer Aktivität (z. B. nach Geschäftsschluss) wieder aufnehmen. HINWEIS: Wenn der Indizierungsvorgang während einer Zusammenführung angehalten wird, können s im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Bei angehaltenem Neuaufbau ist das Durchsuchen des Archivspeichers möglich Suchindexzustände Die verschiedenen Zustände eines GFI MailArchiver-Suchindizes: Initialisierung - in diesem Status wird der Suchindex erstellt. Dieser Zustand für einen Index sollte maximal 10 Minuten andauern. Ungültig - verweist darauf, dass der Suchindex beschädigt ist. Wir empfehlen, den Index über den Knoten GFI MailArchiver - Konfiguration Suchindex-Verwaltung neu aufzubauen. Klicken Sie auf Index neu aufbauen, um diesen neu zu erstellen. Zusammenführen - GFI MailArchiver pflegt Subindizes, d. h. kleinere Versionen des Hauptindex. Mit diesem wird die Leistung des Suchindex erhöht. Subindizes für einen Archivspeicher werden mit dem Hauptsuchindex zusammengeführt, wenn eine bestimmte Anzahl von Subindizes erstellt ist oder automatisch um 2.00 Uhr. Zusammenführen angehalten - der Zusammenführungsprozess wird manuell über die GFI MailArchiver-Konfiguration gestoppt. Der Index bleibt in diesem Zustand, bis Sie auf die Schaltfläche Indizieren wieder aufnehmen klicken. Online - der Suchindex ist online. Aufgeschoben - dieser Status zeigt an, dass der Suchindex in Kürze neu aufgebaut wird. Neuaufbau - dieser Zustand zeigt an, dass das Indexmodul eine Datenbank indiziert. Wie lange es dauert, bis ein Index neu aufgebaut ist, hängt von der Größe der indizierten Datenbank ab. 150 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

155 Neuaufbau angehalten - der Prozess des Neuaufbaus wird manuell über die GFI MailArchiver-Konfiguration gestoppt. Der Index bleibt in diesem Zustand, bis Sie auf die Schaltfläche Indizieren wieder aufnehmen klicken Aktualisieren des Datenbankschemas Alle Schemata von GFI MailArchiver-Datenbanken können mit dem Bulk Schema Upgrader auf das letzte Schema aktualisiert werden. So aktualisieren Sie das Schema der GFI MailArchiver-Datenbanken oder überprüfen, ob Sie das aktuelle Datenbankschema verwenden: 1. Suchen Sie über den Computer mit <GFI MailArchiver installation path>\bulkschemaupgrader und starten Sie die Datei BulkSchemaUpgrader.exe. Screenshot der Bulk Schema Upgrader 2. Wählen Sie die Datenbanken aus, die Sie aktualisieren wollen, und klicken Sie dann auf Aktualisierung. HINWEIS: Geben Sie bei der Aktualisierung des Datenbankschemas einer SQL-Datenbank auf Aufforderung die Anmeldedaten für den Systemadministrator, SA-Benutzer oder Datenbankbesitzer dbo- Rolle ein Verschieben von s aus einer Datenbank in eine andere Wie in den früheren Abschnitten beschrieben, unterstützt GFI MailArchiver verschiedene Datenbankarten, in denen s archiviert werden können. Mit dieser Software können Sie s aus einer Datenbank in eine andere oder in mehrere andere Datenbanken verschieben. Diese Funktion gilt nur, wenn die binäre Original- , die auf der Festplatte einer Firebird-Datenbank oder im Dateisystem eines SQL Servers gespeichert ist, verschoben wird. Aus einer Microsoft SQL Server Datenbank können keine s verschoben werden, wenn die Quelle in einer SQL-Datenbank gespeichert ist. Beispiele: Eine Firebird-Datenbank wird sehr groß und lädt Daten daher langsam, sodass der Administrator entscheidet, auf eine Microsoft SQL Server Datenbank zu wechseln. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 151

156 Ein SQL-Dateisystem auf der Festplatte speichert die s eines kompletten Jahres. Wir empfehlen, die s auf mehrere Datenbanken aufzuteilen, beispielsweise mit je einer Datenbank pro Monat. Wichtige Hinweise 1. Wir empfehlen die Archive zu sichern, bevor Sie s verschieben. Beschrieben ist dieser Vorgang im Abschnitt Datensicherung der Archivspeicher auf dieses Handbuchs. 2. Zum Verschieben von s zwischen Archivspeichern wird eine hohe Rechenleistung benötigt, dadurch kann die Leistung des GFI MailArchiver Server deutlich verschlechtert werden. 3. Beim Verschieben von s geht die Ordnerstruktur verloren, Sie können die Ordnerstruktur kann jedoch wieder herstellen, wenn die E- Mails neu synchronisiert werden. Die Ordnerstruktur von s, die aus dem Postfach gelöscht wurden, ist dauerhaft verloren. 4. Achten Sie darauf, dass die neue Datenbank, in die die s verschoben werden sollen, in den Archivspeichern für GFI MailArchiver ergänzt wird. Dieser Prozess wird im Kapitel Konfigurieren der Archivspeicher auf dieser Anleitung beschrieben. 5. Es können mehrere Datenbanken erstellt werden, um verschiedene Datumsbereiche der s abzudecken Schritt 1: GFI MailArchiver Import Service konfigurieren Der GFI MailArchiver Import Service dient zur Analyse der Binärdateien der Quelldatenbank und verschiebt diese Dateien in den entsprechenden Archivspeicher. Hinzufügen eines neuen Speichers 1. Klicken Sie auf die Option Starten Programm GFI MailArchiver Import-Tools GFI MailArchiver Import Service Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um das Dialogfeld Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. 152 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

157 Screenshot Auswahl des Archivspeichers und Konfiguration des Datumbereichs 4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Name den Archivspeicher, in den die s verschoben werden sollen. 5. Geben Sie den Datumsbereich für diesen Archivspeicher über die Optionen Von und Bis der Kalender ein. HINWEIS: Das angegebene Datum sollte sich nicht mit den Datumsangaben in anderen Archivspeichern überlappen. 6. Klicken Sie auf OK, um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Um weitere Archivspeicher mit verschiedenen Datumsbereichen hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 153

158 Screenshot in der Konfiguration hinzugefügte Archivspeicher 8. Wenn alle Archivspeicher konfiguriert sind, klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern Schritt 2: Quellenarchivspeicher aus GFI MailArchiver entfernen Entfernen Sie die Quellenarchivspeicher aus GFI MailArchiver vor der Migration, um eine Beschädigung der Daten zu verhindern. Suchen Sie dazu in GFI MailArchiver den Knoten Konfiguration Archivspeicher, und klicken Sie auf Schaltfläche Löschen neben der Quelldatenbank. HINWEIS: Sie sollten den Binärpfad der Quelldatenbank als Referenz im nächsten Schritt speichern, bevor Sie den Archivspeicher entfernen. Screenshot Binärpfad eines Archivspeichers Schritt 3: Binärdateien in den GFI MailArchiver Import Service verschieben GFI MailArchiver enthält ein Befehlszeilen-Tool, das alle Binärdateien einer Datenbank in den Sammelordner für den GFI MailArchiver Import Service verschiebt. So verschieben Sie die Binärdateien : 154 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

159 1. Öffnen Sie eine Befehlszeile unter Microsoft Windows, und wechseln Sie in das Verzeichnis <GFI MailArchiver installation path>\mais\bin. 2. Starten Sie die Datei Movebix.exe wie folgt: movebix.exe <source binary path> <GFI MailArchiver pickup folder> Wo: Quellbinärpfad - der Binärdateiordner der GFI MailArchiver Firebird-Datenbank. GFI MailArchiver Sammelordner - der Ordner, aus dem der GFI MailArchiver Import Service die s holt und in dem entsprechenden Archivspeicher sichert. Der Standardsammelordnerpfad lautet: <GFI MailArchiver installation path>\mais\pickup. Beispiel: movebix.exe c:\program Files\GFI\MailArchiver\Databases\Default\Bina ry c:\program Files\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup Screenshot Start von movebix.exe auf der Befehlszeile HINWEIS: Mit der Datei copybix.exe statt movebix.exe können Binärdateien auch kopiert und nicht nur verschoben werden. 3. Wiederholen Sie diesen Befehl für jede zu verschiebende Datenbank. -Binärdateien aus dem Quellpfad werden jetzt in dem Sammelordner für GFI MailArchiver verschoben und durch den GFI MailArchiver Import Service verarbeitet s in die Archivspeicher von GFI MailArchiver verschieben Nach dem Verschieben der Binärdateien in den Sammelordner des GFI MailArchiver Import Service werden die s wie folgt verarbeitet: Die s werden in den Warteschlangenordner gestellt, sodass sie in dem entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Besitzt eine im Sammelordner ein Datum, das nicht in den Datumsbereich der konfigurierten Archivspeicher passt, oder ist GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 155

160 die beschädigt, verschiebt der Importdienst die in den Ordner nicht klassifiziert. Die Standardpfade für diese Ordner sind: Sammelordner (Pickup): <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Pickup Warteschlangenordner (Queue): <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Queue Ordner nicht klassifiziert (Unclassified): <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS \Unclassified. Nicht klassifizierte s Der GFI MailArchiver Import Service klassifiziert s als nicht klassifiziert, wenn das Datum nicht im Datumsbereich eines Archivordners liegt. Für jede nicht klassifizierte erstellt der GFI MailArchiver Import Service vier Dateien im Ordner nicht klassifiziert : mchnname_ _[ ].body mchnname_ _[ ].emc mchnname_ _[ ].eml mchnname_ _[ ].envelo pe Der erste Teil des Dateinamens in dem Ordner nicht klassifiziert beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in dem die versendet wurde. WICHTIGER HINWEIS: Befinden sich 500 oder mehr s in dem Ordner nicht klassifiziert, wird der Import angehalten. Löschen Sie in diesem Fall unerwünschte s oder importieren Sie die s wie folgt in einen Archivordner: 1. Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner für die Zeiträume, in denen s archiviert werden müssen. 2. Stoppen Sie die GFI MailArchiver Import Service über Start Systemsteuerung Verwaltungswerkzeuge Dienste. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver Import Service und dann auf Stop. 4. Wechseln Sie zum Ordner Unclassified. 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der s zum Import in den Queue. 6. Kehren Sie zurück zur Dienstmanagementkonsole, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver Import Service, und wählen Sie Start Schritt 4: Wiederherstellung der Postfachordnerstruktur verschobener s Wenn s aus einer Datenbank in eine andere verschoben oder kopiert werden, geht die Postfachordnerstruktur verloren. Die Postfachordnersynchronisation muss erneut gestartet werden, um die Ordnerstruktur der verschobenen s zu importieren. 156 Archive und Datenbankinfrastruktur GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

161 HINWEIS 1: Die Neusynchronisation der Postfachordnerstruktur erfordert eine hohe Rechenleistung und kann die Leistung des GFI MailArchiver Server deutlich reduzieren. HINWEIS 2: Die Ordnerstruktur von verschobenen s, die aus dem Postfach von Microsoft Exchange gelöscht wurden, geht permanent verloren. So synchronisieren Sie die Ordnerstruktur neu: 1. Suchen Sie vom GFI MailArchiver Server aus den <GFI MailArchiver-Installationsordner>\Core\UMPolling\. 2. Löschen Sie alle Dateien mit der Dateierweiterung.dat. 3. Wechseln Sie zu Start Ausführen und geben Sie services.msc ein. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI MailArchiver Call- Service und wählen Sie dann Neustart aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Archive und Datenbankinfrastruktur 157

162

163 6. Zugriffs kontrolle und Überwachung 6.1 Konfigurieren der Zugriffskontrolle Standardmäßig ist Active Directory-Benutzern nur der Zugriff auf die eigenen s erlaubt. In GFI MailArchiver können Sie jedoch auch folgende Zugriffsberechtigungen konfigurieren: Vollzugriff auf Gruppe - Benutzer in Active Directory-Gruppen können nach allen s in sämtlichen Archivspeichern suchen. HINWEIS: Da s möglicherweise vertrauliche Daten enthalten, sollten die Mitglieder dieser Gruppen mit äußerster Sorgfalt ausgewählt werden. Gruppenmanager - Benutzer in Führungspositionen des Unternehmens können s aller Benutzer der Active Directory- Gruppe durchsuchen. Benutzerzugriffskontrolle - Bestimmte Benutzer können die E- Mails anderer Benutzer durchsuchen. Über diese Funktion können Sie beispielsweise einem Benutzer die Berechtigung erteilen, auf s eines aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Benutzers zuzugreifen, dessen Active Directory-Konto gelöscht wurde Konfigurieren des Vollzugriffs auf Gruppe 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Zugriffskontrolle. 2. Wählen Sie im Bereich Vollzugriff auf Gruppe aus der Liste Vollzugriff auf Gruppe eine Active Directory-Gruppe aus. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 159

164 Screenshot Seite Zugriffskontrolle 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Konfigurieren der Gruppenmanager 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Zugriffskontrolle. Screenshot Auswahl eines Active Directory-Benutzers aus der Managerliste 2. Wählen Sie im Bereich Gruppenmanager aus der Liste Manager einen Active Directory-Benutzer aus. 160 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

165 3. Wählen Sie aus der Liste Hat Zugriff auf Gruppe die Active Directory-Gruppe, die der Active Directory-Benutzer verwaltet. Der ausgewählte Active Directory-Benutzer erhält die Berechtigung, die s aller Active Directory-Benutzer der ausgewählten Active Directory-Gruppe zu durchsuchen. 4. Klicken Sie auf Manager hinzufügen. 5. Wiederholen Sie diese Schritte, um der Liste weitere Gruppenmanager hinzuzufügen. 6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Konfigurieren der Benutzerzugriffskontrolle 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Zugriffskontrolle. Screenshot Auswählen eines Active Directory-Benutzers aus der Benutzerliste 2. Wählen Sie im Bereich Benutzerzugriffskontrolle aus der Liste Benutzer einen Active Directory-Benutzer aus. 3. Wählen Sie aus der Liste Hat Zugriff auf Benutzer den Active Directory-Benutzer aus, auf den Zugriff gewährt werden soll. HINWEIS: Neben dem Kontonamen von Benutzern, deren Active Directory-Konto gelöscht wurde, wird in der Liste Hat Zugriff auf Benutzer (Gelöscht) angezeigt. 4. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. 5. Wiederholen Sie diese Schritte, um der Liste weitere Einträge für die Benutzerzugriffskontrolle hinzuzufügen. 6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern Entfernen von Managern oder Benutzern aus den Listen So entfernen Sie Active Directory-Benutzer aus dem Bereich Gruppenmanager oder Benutzerzugriffskontrolle: GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 161

166 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem aus der Liste zu entfernenden Active Directory-Benutzer. 3. Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Active DirectoryBenutzer zu entfernen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. 6.2 Richtlinienverwaltung Aufbewahrungsrichtlinien Über die Aufbewahrungsrichtlinien können Sie festlegen, wie lange bestimmte Typen von s in den Archivspeichern aufbewahrt werden sollen. Diese Richtlinien sind besonders dann nützlich, wenn Sie die Größe des Archivspeichers durch Löschen nicht mehr benötigter s beschränken möchten und bestimmte gesetzliche Anforderungen einhalten müssen. Beispiel: Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren, nach der alle s nach 90 Tagen gelöscht werden, deren Textkörper oder Betreff bestimmte Wörter oder Sätze enthält oder die von einer bestimmten -Adresse oder Domäne gesendet oder empfangen wurden. Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet? GFI MailArchiver überprüft den Inhalt der s anhand aller Aufbewahrungsrichtlinien, die zum Zeitpunkt der Archivierung konfiguriert sind. GFI MailArchiver überprüft die zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls die die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird sie mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn die die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, wird sie anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität überprüft. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis die eine der konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien erfüllt oder keine weiteren Aufbewahrungsrichtlinien mehr vorhanden sind. In diesem Fall wird die mit keiner der Aufbewahrungsrichtlinien verknüpft und daher von GFI MailArchiver für einen unbegrenzten Zeitraum im Archivspeicher gespeichert. Wichtige Hinweise 1. Aufbewahrungsrichtlinien, die nach dem Ablegen einer im Archivspeicher erstellt oder geändert wurden, haben keinen Einfluss auf die , da die Überprüfung nur anhand der zum Archivierungszeitpunkt konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien stattfindet. 2. Jede kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Die Prioritäten der Aufbewahrungsrichtlinien sind daher von großer Bedeutung. 162 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

167 3. Jede , die eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion sofort löschen erfüllt, wird nicht im Archivspeicher gespeichert, sondern sofort verworfen. 4. Jede , die eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion erfüllt, nach der sie nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden soll, wird im Archivspeicher abgelegt. Nach Ablauf des angegebenen Zeitraums löscht GFI MailArchiver diese aus dem Archivspeicher. Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen. Screenshot Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent 3. Geben Sie im Feld Name der Aufbewahrungsrichtlinie einen aussagekräftigen Namen für die Richtlinie ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufbewahrungsrichtlinie aktiv. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 163

168 Screenshot Schlüsselwörter im Feld Betreff 4. Konfigurieren Sie eine Liste mit Schlüsselwörtern im -Betreff. Die neue Aufbewahrungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls der -Betreff eines der angegebenen Schlüsselwörter enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Geben Sie im Feld links neben der Schaltfläche Hinzufügen ein Schlüsselwort oder einen Satz ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Schlüsselwörter hinzuzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganze Wörter suchen, um nur vollständig übereinstimmende Wörter zu berücksichtigen. Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. 164 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

169 Screenshot Schlüsselwörter im Textkörper 5. Konfigurieren Sie eine Liste mit Schlüsselwörtern, die im Textkörper überprüft werden sollen. Die neue Aufbewahrungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls der -Textkörper eines der angegebenen Schlüsselwörter enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Geben Sie im Feld links neben der Schaltfläche Hinzufügen ein Schlüsselwort oder einen Satz ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Schlüsselwörter hinzuzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganze Wörter suchen, um nur vollständig übereinstimmende Wörter zu berücksichtigen. Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 165

170 Screenshot Absender 6. Konfigurieren Sie eine Liste mit Active Directory-Benutzern oder Absender-Adressen, die überprüft werden sollen. Die neue Aufbewahrungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls das Absender-Feld einen der angegebenen Active DirectoryBenutzer oder eine der Absender-Adressen enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um -Absender hinzuzufügen: Active Directory-Benutzer - Wählen Sie aus der Liste neben der Schaltfläche Hinzufügen einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Absender - Geben Sie im Textfeld neben der Schaltfläche Hinzufügen die -Adresse des Absenders (lokale der externe Adresse) ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. HINWEIS: Die angegebene -Adresse des Absenders muss immer enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:? - steht für einen beliebigen Buchstaben kann sowohl für als auch für stehen. * - steht für ein ganzes Wort Beispiel: Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. 166 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

171 Screenshot Empfänger 7. Konfigurieren Sie eine Liste von Active Directory-Benutzern oder Empfänger-Adressen, die überprüft werden sollen. Die neue Aufbewahrungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls das Empfänger-Feld einen der angegebenen Active DirectoryBenutzer oder eine der Empfänger-Adressen enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um -Empfänger hinzuzufügen: Active Directory-Benutzer - Wählen Sie aus der Liste neben der Schaltfläche Hinzufügen einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Empfänger - Geben Sie im Textfeld neben der Schaltfläche Hinzufügen die -Adresse des Empfängers ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. HINWEIS: Die angegebene -Adresse des Empfängers muss immer enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:? - steht für einen beliebigen Buchstaben kann sowohl für als auch für stehen. * - steht für ein ganzes Wort Beispiel: Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 167

172 Screenshot Aufbewahrungsrichtlinien-Aktion 8. Legen Sie die fest, wie GFI MailArchiver mit s verfahren soll, die diese Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Folgende Aktionen sind verfügbar: Sofort gelöscht - wird bei Empfang gelöscht. s, die diese Richtlinie erfüllen, werden von GFI MailArchiver nicht archiviert. Aus dem Archivspeicher gelöscht nach - s werden nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gelöscht. Aktivieren Sie diese Option, und geben Sie darunter im Feld Tage die gewünschte Anzahl von Tagen ein. HINWEIS: Mit der Option Aus dem Archivspeicher gelöscht nach werden s nicht zur Uhrzeit der Konfiguration, sondern um Uhr gelöscht. Beispiel:Wenn am 1. November 2009 um 9.00 Uhr eine Richtlinie eingerichtet wurde, nach der s nach 30 Tagen aus dem Archivspeicher gelöscht werden sollen, findet der Löschvorgang nicht am 1. Dezember 2009 um 9.00 Uhr statt, sondern am 1. Dezember 2009 um Uhr. Klicken Sie auf Weiter. 9. Überprüfen Sie die konfigurierten Einstellungen und Bedingungen, und klicken Sie auf Fertigstellen. 168 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

173 Screenshot Gespeicherte Aufbewahrungsrichtlinie 10. GFI MailArchiver führt neue Aufbewahrungsrichtlinien in der Tabelle auf. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. Ändern von Aufbewahrungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Aufbewahrungsrichtlinien. Knoten Konfiguration 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben der zu ändernden Aufbewahrungsrichtlinie. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien im vorliegenden Handbuch. 3. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem Eintrag (Schlüsselwort, Active Directory-Benutzer oder -Adresse), der aus einer Liste entfernt werden soll. 4. Klicken Sie nach Abschluss der Konfiguration auf Fertigstellen, und wählen Sie Einstellungen speichern aus. HINWEIS: Geänderte Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie wirken sich nicht auf die s aus, die bereits im Archivspeicher gespeichert sind. Dies trifft jedoch nicht auf Löschaktionen zu. Beispiel: Wenn in einer Richtlinie die Anzahl von Tagen, nach der s gelöscht werden sollen, von 60 auf 90 erhöht wurde, werden die s, auf die die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird, nicht nach 60 Tagen, sondern nach 90 Tagen aus dem Archivspeicher gelöscht. Entfernen von Aufbewahrungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Aufbewahrungsrichtlinien. Knoten Konfiguration 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben der zu entfernenden Aufbewahrungsrichtlinie. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. HINWEIS: Die s, die eine gelöschte Aufbewahrungsrichtlinie erfüllten, werden nicht aus dem Archivspeicher gelöscht, da GFI MailArchiver vor dem Löschen von s aus dem Archivspeicher überprüft, ob die anzuwendende Richtlinie noch existiert. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 169

174 Ändern der Priorität einer Aufbewahrungsrichtlinie Jede kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Die den Aufbewahrungsrichtlinien zugeordneten Prioritäten sind daher von großer Bedeutung für eine korrekte Funktionsweise von GFI MailArchiver. 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Erhöhen oder verringern Sie die Priorität einer Aufbewahrungsrichtlinie, indem Sie auf das Symbol oder links neben der entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinie klicken. Wiederholen Sie diesen Schritt solange, bis Sie allen Aufbewahrungsrichtlinien die gewünschte Priorität zugewiesen haben. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. Erstellen einer auf alle s zutreffenden Aufbewahrungsrichtlinie Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die auf alle s zutrifft, ist besonders dann nützlich, wenn Sie beispielsweise alle s mit Bezug auf Finanzen für 5 Jahre, alle Verwaltungs- s für 2 Jahre und alle s mit Bezug auf den Vertrieb für 1 Jahr speichern müssen, jedoch alle anderen s löschen möchten, um die Größe des Archivspeichers zu beschränken. Wichtige Hinweise Wenn Sie eine auf alle s zutreffende Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und ihr die falsche Priorität zuweisen, werden von GFI MailArchiver unter Umständen sämtliche s aus den konfigurierten Archivspeichern gelöscht. Diese Funktion ist daher mit äußerster Vorsicht zu verwenden. Erstellen einer auf alle s zutreffenden Aufbewahrungsrichtlinie 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien im vorliegenden Handbuch, um die gewünschte Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. Beispiel: Finanz- s - 5 Jahre, Verwaltungs- s - 2 Jahre, Vertriebs- s - 1 Jahr 3. Erstellen Sie dann eine Aufbewahrungsrichtlinie, die auf alle s zutrifft: * in der Liste der Betreff- oder Textkörper-Schlüsselwörter oder in der Liste der Absender oder Empfänger. 170 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

175 Screenshot Warnhinweis im Fall einer Richtlinie, die auf alle s zutrifft 4. Auf der Abschlussseite zeigt der AufbewahrungsrichtlinienAssistent einen Warnhinweis in roter Schrift an. 5. Ändern Sie erforderlichenfalls die Prioritäten der Aufbewahrungsrichtlinien. Weisen Sie dabei der Aufbewahrungsrichtlinie, die auf alle s zutrifft, stets die niedrigste Priorität zu (d. h. platzieren Sie sie in der Liste an letzter Stelle). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ändern der Priorität einer Aufbewahrungsrichtlinie im vorliegenden Handbuch. Screenshot Szenario mit einer Richtlinie, die auf alle s zutrifft 6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 171

176 Aktivieren/Deaktivieren von Aufbewahrungsrichtlinien 1. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien. den Knoten 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben der zu ändernden Aufbewahrungsrichtlinie. 3. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, um die entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. 4. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu schließen. 5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. Gesetzliche Aufbewahrung Mit der Funktion Gesetzliche Aufbewahrung in GFI MailArchiver können Sie alle aktiven Aufbewahrungsrichtlinien unterbrechen. Bei Verwendung dieser Funktion löscht GFI MailArchiver keine s, beispielsweise während eines Rechtsstreits. So verwenden Sie diese Funktion: 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinie unterbrechen/aufbewahrungsrichtlinie fortsetzen, um alle Aufbewahrungsrichtlinien zu unterbrechen bzw. fortzusetzen. HINWEIS: Beim Fortsetzen der Aufbewahrungsrichtlinien werden alle s gelöscht, die während der Unterbrechung nicht gelöscht wurden. Spam-Aufbewahrungsrichtlinien Standardmäßig werden als Spam gekennzeichnete s zusammen mit allen anderen s archiviert, und GFI MailArchiver unterscheidet nicht zwischen erwünschten s und s, die von GFI MailEssentials als Spam gekennzeichnet sind. Sie können in GIF MailArchiver Spam-Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, mit deren Hilfe Spam sofort bei Eintreffen oder nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden kann. Das Erstellen von Spam-Aufbewahrungsrichtlinien ermöglicht Benutzern zudem das Durchsuchen als Spam gekennzeichneter s und das Kennzeichen als Nicht-Spam. Dadurch löscht die Spam-Aufbewahrungsrichtlinien diese s nicht. So erstellen Sie eine Spam-Aufbewahrungsrichtlinie: 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf SPAM-Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen. 3. Klicken Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten auf Weiter, um fortzufahren. 4. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien-Aktion: Sofort löschen - Als Spam gekennzeichnete s werden sofort bei Eintreffen gelöscht HINWEIS: Setzen Sie diese Option mit Vorsicht ein, da fehlerhaft als Spam gekennzeichnete Nachrichten ebenfalls gelöscht werden. 172 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

177 Aus Archivspeicher löschen nach: - Löscht als Spam gekennzeichnete s nach der eingegebenen Zeit in Tagen. Klicken Sie auf Weiter. 5. Überprüfen Sie die Informationen auf dem letzten Bildschirm des Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten, und klicken Sie zum Abschließen der Einrichtung auf Fertig stellen Kategorisierungsrichtlinien Mit Kategorisierungsrichtlinien können Sie s auf Unternehmensebene kategorisieren, indem Sie die s je nach Inhalt mit einer Kennzeichnung versehen, bevor sie in den Archivspeichern abgelegt werden. Beispiel: Konfigurieren Sie eine Kategorisierungsrichtlinie, die s, die im Textkörper oder Betreff das Schlüsselwort Werbung und die Absender- oder Empfängeradresse enthalten, mit der Kennzeichnung Vertrieb versieht. Kategorisierungsrichtlinien sind besonders dann nützlich, wenn Sie die Suche auf s mit einer bestimmten Kennzeichnung beschränken möchten. Da GFI MailArchiver die Kennzeichnung der auf Unternehmensebene vor der Archivierung vornimmt, werden alle s, die die Bedingungen in der Kategorisierungsrichtlinie erfüllen, richtig gekennzeichnet. In GFI MailArchiver kann die Kennzeichnung von s auch auf Benutzerebene vorgenommen werden. Dies ist jedoch nicht zu empfehlen, da Endbenutzer möglicherweise das Kennzeichnen von s vergessen. Zudem ist eine Kennzeichnung, mit der eine aufgrund einer Kategorisierungsrichtlinie versehen wurde, für alle Benutzer mit Zugriffsrechten auf diese sichtbar. Diese Benutzer könnten daher nach allen s mit der betreffenden Kennzeichnung suchen. Wie werden Kategorisierungsrichtlinien auf s angewendet? GFI MailArchiver überprüft den -Inhalt anhand aller Kategorisierungsrichtlinien, die zum Zeitpunkt der Archivierung konfiguriert sind. Falls eine oder mehrere Kategorisierungsrichtlinien auf den Inhalt der zutreffen, versieht GFI MailArchiver die mit den Kennzeichnungen, die in diesen Kategorisierungsrichtlinien konfiguriert sind. Wichtige Hinweise 1. Kategorisierungsrichtlinien, die nach dem Ablegen einer im Archivspeicher erstellt oder geändert werden, haben keinen Einfluss auf die , da die Überprüfung nur anhand der zum Archivierungszeitpunkt konfigurierten Kategorisierungsrichtlinien stattfindet. Erstellen von Kategorisierungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Knoten Konfiguration Kategorisierungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf Kategorisierungsrichtlinie hinzufügen. 3. Geben Sie im Feld Name der Kategorisierungsrichtlinie einen aussagekräftigen Namen für die Kategorisierungsrichtlinie ein. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 173

178 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kategorisierungsrichtlinie aktiv, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot Schlüsselwörter im Feld Betreff 4. Konfigurieren Sie eine Liste mit Schlüsselwörtern, die im Betreff überprüft werden sollen. Die neue Kategorisierungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls der -Betreff eines der angegebenen Schlüsselwörter enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Geben Sie im Feld links neben der Schaltfläche Hinzufügen ein Betreff-Schlüsselwort ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle zu überprüfenden Schlüsselwörter. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganze Wörter suchen, um nur vollständig übereinstimmende Wörter zu berücksichtigen. Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Kategorisierungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Kategorisierungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. 174 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

179 Screenshot Schlüsselwörter im Textkörper 5. Konfigurieren Sie eine Liste mit Schlüsselwörtern, die im Textkörper überprüft werden sollen. Die neue Kategorisierungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls der -Textkörper eines der angegebenen Schlüsselwörter enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Geben Sie im Feld links neben der Schaltfläche Hinzufügen ein Textkörper-Schlüsselwort ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle zu überprüfenden Schlüsselwörter. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganze Wörter suchen, um nur vollständig übereinstimmende Wörter zu berücksichtigen. Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Kategorisierungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Kategorisierungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 175

180 Screenshot Absender 6. Konfigurieren Sie eine Liste von Active Directory-Benutzern oder Absender-Adressen, die überprüft werden sollen. Die neue Kategorisierungsrichtlinie wird auf s angewendet, falls das Absender-Feld einen der angegebenen Active DirectoryBenutzer oder eine der Absender-Adressen enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um -Absender hinzuzufügen: Active Directory-Benutzer - Wählen Sie aus der Liste neben der Schaltfläche Hinzufügen einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Absender - Geben Sie im Textfeld neben der Schaltfläche Hinzufügen die -Adresse des Absenders (lokale der externe Adresse) ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. HINWEIS: Die angegebene -Adresse des Absenders muss immer enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:? - steht für einen beliebigen Buchstaben kann sowohl für als auch für stehen. * - steht für ein ganzes Wort Beispiel: Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Kategorisierungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Kategorisierungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. 176 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

181 Screenshot Empfänger 6. Konfigurieren Sie eine Liste von Active Directory-Benutzern oder Empfänger-Adressen, die überprüft werden sollen. Die neue Kategorisierungsrichtlinie wird auf s angewendet, fall: das Empfänger-Feld einen der angegebenen Active DirectoryBenutzer oder eine der Empfänger-Adressen enthält und alle anderen konfigurierten Bedingungen erfüllt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um -Empfänger hinzuzufügen: Active Directory-Benutzer - Wählen Sie aus der Liste neben der Schaltfläche Hinzufügen einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Absender- Geben Sie im Textfeld neben der Schaltfläche Hinzufügen die -Adresse des Absenders ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. HINWEIS: Die angegebene -Adresse des Absenders muss immer enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:? - steht für einen beliebigen Buchstaben kann sowohl für als auch für stehen. * - steht für ein ganzes Wort Beispiel: Bedingungen, die die erfüllen muss, damit die Kategorisierungsrichtlinie angewendet wird, werden im Feld Kategorisierungsrichtlinie verwenden, wenn angezeigt. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 177

182 Screenshot Kategorisierungsrichtlinien-Aktion 7. Legen Sie die fest, mit welcher Kennzeichnung GFI MailArchiver die s versehen soll, die diese Kategorisierungsrichtlinie erfüllen. Wählen Sie aus der Liste eine vorhandene Kategorisierungskennzeichnung, oder geben Sie eine neue Kennzeichnung ein. Klicken Sie auf Weiter. 8. Überprüfen Sie die konfigurierten Einstellungen und Bedingungen, und klicken Sie auf Fertigstellen. Screenshot Gespeicherte Kategorisierungsrichtlinie 178 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

183 9. GFI MailArchiver führt neue Kategorisierungsrichtlinien in der Tabelle auf. Klicken Sie auf Fertigstellen, um das Setup abzuschließen. Ändern von Kategorisierungsrichtlinien Wichtige Hinweise Geänderte Bedingungen einer Kategorisierungsrichtlinie wirken sich nicht auf die s aus, die bereits im Archivspeicher gespeichert sind. Ändern von Kategorisierungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Kategorisierungsrichtlinien. Knoten Konfiguration 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben der zu ändernden Kategorisierungsrichtlinie. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Erstellen von Kategorisierungsrichtlinien im vorliegenden Handbuch. 3. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem Eintrag (Schlüsselwort, Active Directory-Benutzer oder -Adresse), der aus einer Liste entfernt werden soll. 4. Klicken Sie nach Abschluss der Konfiguration auf Fertigstellen, und wählen Sie Einstellungen speichern aus. Entfernen von Kategorisierungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Kategorisierungsrichtlinien. Knoten Konfiguration 2. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben der zu entfernenden Kategorisierungsrichtlinie. 3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. HINWEIS: Bereits im Archivspeicher abgelegte s werden nach dem Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie nicht geändert. Beispiel: Eine , die durch eine Kategorisierungsrichtlinie mit Vertrieb gekennzeichnet wurde, behält diese Kennzeichnung auch dann, wenn die entsprechende Kategorisierungsrichtlinie entfernt wurde. Aktivieren/Deaktivieren von Kategorisierungsrichtlinien 1. Wählen Sie den Kategorisierungsrichtlinien. Knoten Konfiguration 2. Klicken Sie in der Tabelle auf das Symbol rechts neben der zu ändernden Kategorisierungsrichtlinie. 3. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kategorisierungsrichtlinie aktiv, um die entsprechende Kategorisierungsrichtlinie zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. 4. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten zu schließen. 5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 179

184 6.3 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage Mithilfe der Postfachordnerstruktur-Abfrage kann die Ordnerstruktur des Postfachs in Microsoft Exchange mit GFI MailArchiver synchronisiert werden. Die Benutzerpostfach-Synchronisation muss eingerichtet werden, um die Postfachstruktur standardmäßig oder vom Benutzer festgelegt in Microsoft Exchange über die GFI MailArchiverBenutzeroberfläche anzuzeigen GFI MailArchiver Outlook Connector zur Synchronisierung von s in Microsoft Outlook und GFI MailArchiver zu verwenden HINWEIS: Weitere Informationen zu GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im Abschnitt Outlook Connector im vorliegenden Handbuch. HINWEIS: Wenn Sie s manuell aus dem Ordner Gesendete Objekte in einen anderen Ordner verschieben, wird diese Änderung in den Archivspeichern von GFI MailArchiver nicht repliziert, wenn der Modus Cached Exchange-Modus bei den Microsoft OutlookKontoeinstellungen des Benutzers aktiviert ist. Weitere Informationen über den Modus Cached Exchange-Modus finden Sie unter Allgemeine Probleme im Abschnitt Fehlerbehebung. Wie funktioniert die Postfachordnerstruktur-Abfrage? Abbildung 3 - Abfrage der Benutzerpostfachstruktur 180 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

185 Durch Abfrage der Benutzerpostfachstruktur können Benutzer die Ordnerstruktur jedes einzelnen Benutzers in Microsoft Exchange anzeigen. Die wichtigsten Funktionen sind die folgenden: Abrufen der Postfachordnerstruktur Speichern der abgerufenen Postfachordnerstruktur GFI MailArchiver-Archivspeicher Auf Anforderung ruft GFI MailArchiver die Postfachordnerstruktur aus dem Archivspeicher ab und zeigt Benutzern die Korrespondenz in den abgerufenen Archivspeichern an. für alle Benutzer im Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage Microsoft Exchange 2000/ Melden Sie sich als Administrator oder über ein Konto mit Administratorberechtigungen an. Screenshot Microsoft Exchange-System-Manager 2. Erstellen Sie einen neuen Active Directory-Benutzer. HINWEIS: Für den neuen Benutzer muss kein Postfach erstellt werden. Microsoft Windows Server 2000/2003 o Klicken Sie auf Start Einstellungen Systemsteuerung Active Directory-Benutzer und -Computer. o Erweitern Sie den Knoten <Domänenname> Benutzer, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer Neu Benutzer. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 181

186 o o o o Geben Sie in den Feldern Vorname, Nachname, vollständiger Name und Benutzeranmeldename die erforderlichen Daten ein, und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie in den Feldern Kennwort und Kennwort bestätigen die erforderlichen Daten ein, deaktivieren Sie die Option Benutzer muss Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern, und aktivieren Sie die Optionen Benutzer kann Kennwort nicht ändern und Kennwort läuft nie ab. Klicken Sie auf Weiter. Deaktivieren sie die Option Exchange-Postfach erstellen, und klicken Sie auf Weiter. Überprüfen Sie die Benutzerdetails, und klicken Sie auf Fertigstellen, um den neuen Benutzer zu erstellen. Microsoft Windows Server 2008 o Wählen Sie Start Ausführen, geben Sie cmd ein und klicken Sie auf OK. o Machen Sie folgende Angaben: dsadd user <UserDN> pwd <Password> -disabled no Bedeutung der Parameter: Parameter Beschreibung < UserDN > Gibt den definierten Namen des hinzuzufügenden Benutzerobjekts an. -pwd Legt den Wert für <Kennwort> fest. < Password > Gibt das Kennwort für das Benutzerkonto an. Wenn für diesen Parameter * angegeben wird, werden Sie zur Eingabe eines Benutzerkennworts aufgefordert. Beispiel: dsadd user CN=masynch,CN=Users,DC=masterdomain,DC=Com -pwd Password1 -disabled no 3. Erweitern Sie im Microsoft Exchange-System-Manager den Knoten Server in der gewünschten administrativen Gruppe. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Server, und wählen Sie Eigenschaften aus. 182 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

187 Screenshot Registerkarte Sicherheit 4. Wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheit. Screenshot Registerkarte Sicherheit 5. Wählen Sie aus der Liste Gruppen- oder Benutzernamen einen Benutzer aus, oder klicken Sie auf Hinzufügen, um den Benutzer hinzuzufügen, der über Zugriffsrechte auf alle Benutzerpostfächer verfügt. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 183

188 Screenshot Vollzugriff für einen Benutzer einrichten 6. Klicken Sie in der Berechtigungsliste neben der Option Vollzugriff auf Zulassen, um dem soeben erstellten Benutzer uneingeschränkten Zugriff zu erteilen. 7. Wechseln Sie zur Systemsteuerung Verwaltung und wählen Sie: Sicherheitsrichtlinie des Domänen-Controllers, wenn GFI MailArchiver auf dem Domänen-Controller installiert ist. Lokale Sicherheitsrichtlinie, wenn GFI MailArchiver nicht auf dem Domänen-Controller installiert ist. 8. Klicken Sie auf Lokale Richtlinien und anschließend auf Zuweisen von Benutzerrechten. 9. Doppelklicken Sie auf der rechten Seite auf Lokale Anmeldung erlauben. 10. Klicken Sie auf Benutzer oder Gruppe hinzufügen und geben Sie den in der Konfiguration der GFI MailArchiver PostfachSynchronisation definierten Benutzer ein. 11. Sobald GFI MailArchiver auf dem Domänen-Controller installiert ist, laden Sie die Befehlszeile von Microsoft Windows und geben gpupdate /force ein, um die lokalen und die Active Directorybasierten Gruppenrichtlinieneinstellungen zu aktualisieren. 184 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

189 12. Erweitern Sie in der Verwaltungskonsole von GFI MailArchiver den Knoten Konfiguration, und klicken Sie auf PostfachordnerstrukturReplikation. 13. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PostfachordnerstrukturReplikation aktivieren. 14. Geben Sie die Anmeldeinformationen des Benutzers mit Zugriff auf alle Postfächer ein. HINWEIS: Geben Sie den Anmeldenamen im Format Domäne\Benutzername ein. 15. Klicken Sie auf Zugriff auf Postfächer testen. Falls der Test fehlschlägt, überprüfen Sie die Anmeldeinformationen und führen den Test erneut durch. 16. <Optional> Klicken Sie auf Neue Richtlinie hinzufügen, um eine Richtlinie zu erstellen, die bestimmte Ordner von der Replikation ausschließt. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Fügen Sie die auszuschließenden Ordner hinzu, und klicken Sie auf Weiter. Um die neue Richtlinie nur auf ausgewählte Benutzer anzuwenden, aktivieren Sie die Option Nur für ausgewählte Benutzer übernehmen und geben die Benutzer dieses Ordners ein. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die Konfiguration der neuen Richtlinie abzuschließen. 17. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Konfiguration abzuschließen. Microsoft Exchange 2007 (nicht SP1) 1. Wählen Sie Start Ausführen, geben Sie cmd ein und klicken Sie auf OK. 2. Machen Sie folgende Angaben: dsadd user <UserDN> <Password> -disabled no -pwd Bedeutung der Parameter: Parameter Beschreibung < UserDN > Gibt den definierten Namen des hinzuzufügenden Benutzerobjekts an. -pwd Legt den Wert für <Kennwort> fest. < Password > Gibt das Kennwort für das Benutzerkonto an. Wenn für diesen Parameter * angegeben wird, werden Sie zur Eingabe eines Benutzerkennworts aufgefordert. HINWEIS: dsadd user CN=masynch,CN=Users,DC=masterdomain,DC=Com -pwd Password1 -disabled no 3. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungsshell. 4. Führen Sie das folgende Windows PowerShell-Commandlet aus. Add-ADPermission -identity Mailbox Store -User Trusted User -AccessRights GenericAll Beispiel: Add-ADPermission -Identity Mailbox Database -User master-domain\masynch -AccessRights GenericAll GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 185

190 Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede benötigte PostfachspeicherDatenbank. 5. Wechseln Sie zu Start Ausführen und geben Sie gpme.msc ein. 6. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Domänen/OUs auf Domänencontrollers und öffnen Sie die StandardDomänencontrollerrichtlinie. 7. Wechseln Sie zu Standard-Domänencontrollerrichtlinie Computerkonfiguration Richtlinien Windows-Einstellungen... Sicherheits-Einstellungen... Lokale Richtlinien Zuordnung von Benutzerrechten. 8. Klicken Sie auf die rechte Seite und doppelklicken Sie auf Lokal anmelden. 9. Klicken Sie auf Benutzer oder Gruppe hinzufügen und geben Sie den in der Konfiguration der GFI MailArchiver PostfachSynchronisation definierten Benutzer ein. 10. Sobald GFI MailArchiver auf dem Domänen-Controller installiert ist, laden Sie die Befehlszeile von Microsoft Windows und geben gpupdate /force ein, um die lokalen und die Active Directorybasierten Gruppenrichtlinieneinstellungen zu aktualisieren. 11. Erweitern Sie in der Verwaltungskonsole von GFI MailArchiver den Knoten Konfiguration, und klicken Sie auf PostfachordnerstrukturReplikation. 12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PostfachordnerstrukturReplikation aktivieren. 13. Geben Sie die Anmeldeinformationen des Benutzers mit Zugriff auf alle Postfächer ein. HINWEIS: Geben Sie den Anmeldenamen im Format Domäne\Benutzername ein. 14. Klicken Sie auf Zugriff auf Postfächer testen. Falls der Test fehlschlägt, überprüfen Sie die Anmeldeinformationen und führen den Test erneut durch. 15. <Optional> Klicken Sie auf Neue Richtlinie hinzufügen, um eine Richtlinie zu erstellen, die bestimmte Ordner von der Replikation ausschließt. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Fügen Sie die auszuschließenden Ordner hinzu, und klicken Sie auf Weiter. Um die neue Richtlinie nur auf ausgewählte Benutzer anzuwenden, aktivieren Sie die Option Nur für ausgewählte Benutzer übernehmen und geben die Benutzer dieses Ordners ein. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die Konfiguration der neuen Richtlinie abzuschließen. 16. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 186 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

191 Microsoft Exchange 2007 SP1 1. Wählen Sie Start Ausführen, geben Sie cmd ein und klicken Sie auf OK. 2. Machen Sie folgende Angaben: dsadd user <UserDN> <Password> -disabled no -pwd Bedeutung der Parameter: Parameter Beschreibung < UserDN > Gibt den definierten Namen des hinzuzufügenden Benutzerobjekts an. -pwd Legt den Wert für <Kennwort> fest. < Password > Gibt das Kennwort für das Benutzerkonto an. Wenn für diesen Parameter * angegeben wird, werden Sie zur Eingabe eines Benutzerkennworts aufgefordert. HINWEIS: dsadd user CN=masynch,CN=Users,DC=masterdomain,DC=Com -pwd Password1 -disabled no 3. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungsshell. 4. Führen Sie das folgende Windows PowerShell-Commandlet aus: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission $exchangeserver.distinguishedname 'domain\user' -ExtendedRights Impersonation -Identity -User ms-exch-epi- } } Beispiel: foreach ($exchangeserver in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeserver.serverrole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeserver.distinguishedname -User 'masterdomain\masynch' -ExtendedRights ms-exch-epiimpersonation } } Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede benötigte PostfachspeicherDatenbank. 5. Wechseln Sie zu Start Ausführen und geben Sie gpme.msc ein. 6. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Domänen/OUs auf Domänencontrollers und öffnen Sie die StandardDomänencontrollerrichtlinie. 7. Wechseln Sie zu Standard-Domänencontrollerrichtlinie Computerkonfiguration Richtlinien Windows-Einstellungen... Sicherheits-Einstellungen... Lokale Richtlinien Zuordnung von Benutzerrechten. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 187

192 8. Klicken Sie auf die rechte Seite und doppelklicken Sie auf Lokal anmelden. 9. Klicken Sie auf Benutzer oder Gruppe hinzufügen und geben Sie den in der Konfiguration der GFI MailArchiver PostfachSynchronisation definierten Benutzer ein. 10. Sobald GFI MailArchiver auf dem Domänen-Controller installiert ist, laden Sie die Befehlszeile von Microsoft Windows und geben gpupdate /force ein, um die lokalen und die Active Directorybasierten Gruppenrichtlinieneinstellungen zu aktualisieren. 11. Erweitern Sie in der Verwaltungskonsole von GFI MailArchiver den Knoten Konfiguration, und klicken Sie auf PostfachordnerstrukturReplikation. 12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PostfachordnerstrukturReplikation aktivieren. 13. Geben Sie die Anmeldeinformationen des Benutzers mit Zugriff auf alle Postfächer ein. HINWEIS: Geben Sie den Anmeldenamen im Format Domäne\Benutzername ein. 14. Klicken Sie auf Zugriff auf Postfächer testen. Falls der Test fehlschlägt, überprüfen Sie die Anmeldeinformationen und führen den Test erneut durch. 15. <Optional> Klicken Sie auf Neue Richtlinie hinzufügen, um eine Richtlinie zu erstellen, die bestimmte Ordner von der Replikation ausschließt. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Fügen Sie die auszuschließenden Ordner hinzu, und klicken Sie auf Weiter. Um die neue Richtlinie nur auf ausgewählte Benutzer anzuwenden, aktivieren Sie die Option Nur für ausgewählte Benutzer übernehmen und geben die Benutzer dieses Ordners ein. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die Konfiguration der neuen Richtlinie abzuschließen. 16. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Konfiguration abzuschließen. Microsoft Exchange Starten Sie die Exchange Management Shell. 2. Geben Sie Folgendes ein: New-mailbox -name name -userprincipalname -organizationalunit users Beispiel: New-mailbox -name masynch userprincipalname organizationalunit users - 3. Geben Sie ein Passwort ein und drücken Sie die Eingabetaste, um einen neuen Benutzer anzulegen. 4. Starten Sie das folgende PowerShell Commandlet: 188 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

193 New-ManagementScope -name recipientrestrictionfilter UserMailbox } MAUMPolling {recipienttype -eq 5. Starten Sie das folgende PowerShell Commandlet New-ManagementRoleAssignment -name MAUMPollingRA role:applicationimpersonation -user -customrecipientwritescope MAUMpolling Beispiel: New-ManagementRoleAssignment -name MAUMPollingRA role:applicationimpersonation -user -customrecipientwritescope MAUMpolling Wiederholen Sie diese oben beschriebenen Schritte für jede Postfachdatenspeicherbank, die Sie benötigen. 6. Wechseln Sie zu Start Ausführen und geben Sie gpme.msc ein. 7. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Domänen/OUs auf Domänencontrollers und öffnen Sie die StandardDomänencontrollerrichtlinie. 8. Wechseln Sie zu Standard-Domänencontrollerrichtlinie Computerkonfiguration Richtlinien Windows-Einstellungen... Sicherheits-Einstellungen... Lokale Richtlinien Zuordnung von Benutzerrechten. 9. Klicken Sie auf die rechte Seite und doppelklicken Sie auf Lokal anmelden. 10. Klicken Sie auf Benutzer oder Gruppe hinzufügen und geben Sie den in der Konfiguration der GFI MailArchiver PostfachSynchronisation definierten Benutzer ein. 11. Sobald GFI MailArchiver auf dem Domänen-Controller installiert ist, laden Sie die Befehlszeile von Microsoft Windows und geben gpupdate /force ein, um die lokalen und die Active Directorybasierten Gruppenrichtlinieneinstellungen zu aktualisieren. 12. Erweitern Sie in der Verwaltungskonsole von GFI MailArchiver den Knoten Konfiguration, und klicken Sie auf PostfachordnerstrukturReplikation. 13. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PostfachordnerstrukturReplikation aktivieren. 14. Geben Sie die Anmeldeinformationen des Benutzers mit Zugriff auf alle Postfächer ein. HINWEIS: Geben Sie den Anmeldenamen im Format Domäne\Benutzername ein. 15. Klicken Sie auf Zugriff auf Postfächer testen. Falls der Test fehlschlägt, überprüfen Sie die Anmeldeinformationen und führen den Test erneut durch. 16. <Optional> Klicken Sie auf Neue Richtlinie hinzufügen, um eine Richtlinie zu erstellen, die bestimmte Ordner von der Replikation ausschließt. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Fügen Sie die auszuschließenden Ordner hinzu, und klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 189

194 Um die neue Richtlinie nur auf ausgewählte Benutzer anzuwenden, aktivieren Sie die Option Nur für ausgewählte Benutzer übernehmen und geben die Benutzer dieses Ordners ein. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die Konfiguration der neuen Richtlinie abzuschließen. 17. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Konfiguration abzuschließen Alte Archivspeicher zum Laden der PostfachOrdnerstruktur aktualisieren Archivspeicher aus den Versionen 4 oder 5 von GFI MailArchiver können aktualisiert werden, damit der Ladevorgang der PostfachOrdnerstruktur mit dem Hash Generator-Assistenten unterstützt wird, der Teil von GFI MailArchiver ist. HINWEIS 1: Prüfen Sie, ob für das Datenbankschema des Archivspeichers ein Upgrade mit dem Bulk Schema Upgrader, wie im Kapitel Aktualisieren des Datenbankschemas dieser Anleitung, durchgeführt wurde. HINWEIS 2: Die s müssen im Postfach von Microsoft Exchange gespeichert sein, damit der Hash Generator diese erkennt. So aktualisieren Sie alte Archivspeicher mit dem Assistenten für den Hash Generator: 1. Wechseln Sie den Computer mit GFI MailArchiver in <GFI MailArchiver installation path>\ hashgenerator, und starten Sie die Datei HashGenerator.exe. 2. Klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie die Art der verwendeten Datenbank aus, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot Assistent des Hash Generators - SQL Server 190 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

195 4. Geben Sie die Details der in dem letzten Schritt ausgewählten Datenbank ein: Microsoft SQL Server-Datenbank - Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Servers ein, auf dem Microsoft SQL ServerDatenbank läuft, und definieren Sie die Anmeldedaten. GFI MailArchiver und Dateisystem - klicken Sie auf Durchsuchen, um den Pfad der GFI MailArchiver FirebirdDatenbank auszuwählen. 4. Klicken Sie auf Weiter, um die Aktualisierung der Datenbank zu starten. 6.4 Überwachung der Datenbankaktivität Zur Überwachung der Datenbankaktivität nutzt GFI MailArchiver die Ablaufverfolgungsfunktionen von Microsoft SQL Server, um alle Aktivitäten zu speichern, die sich auf GFI MailArchiverArchivdatenbanken auswirken. Die Ablaufverfolgungsdaten werden in einer Textdatei in einem benutzerdefinierten Verzeichnis auf dem Microsoft SQL ServerComputer gespeichert. Pro Server wird eine Ablaufverfolgungsdatei mit den Daten sämtlicher darauf gespeicherter Archivspeicher geführt. Der Microsoft SQL Server-Dienst sorgt mit einer exklusiven Sperre der Ablaufverfolgungsdatei dafür, dass diese Datei nicht manipuliert werden kann. Über eine Verknüpfung im Überwachungsbereich der GFI MailArchiver-Verwaltungskonsole können Sie die Übertragung von Ablaufverfolgungsdateien in die Überwachungsdatenbank auslösen. Über die Seite Überwachungsberichte lassen sich nach der Übertragung die Überwachungsberichte anzeigen. Wichtige Hinweise 1. Mit GFI MailArchiver können nur vollständig auf Microsoft SQL Server basierende Archivspeicher überwacht werden. Archivspeicher, die auf einem der folgenden Systeme abgelegt sind, können nicht überwacht werden: Microsoft SQL Server-Datenbank und Dateisystem GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten 1. Wählen Sie den Knoten Überwachung Einstellungen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 191

196 Screenshot Überwachung der Datenbankaktivität 2. Klicken Sie neben dem Microsoft SQL-Server, für den Sie die Datenbanküberwachung aktivieren möchten, auf die Schaltfläche zum Bearbeiten von Einstellungen. Screenshot Assistent für die Datenbanküberwachung: Liste der Archivspeicher 3. Im Begrüßungsbildschirm werden alle Archivspeicher angezeigt, die sich auf dem angegebenen Microsoft SQL-Server befinden. Klicken Sie auf Weiter. 192 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

197 Screenshot Assistent für die Datenbanküberwachung: Authentifizierungsmethode 4. Wählen Sie die Authentifizierungsmethode, die Sie für die Verbindung mit dem Microsoft SQL Server verwenden möchten. Bei Auswahl der Option Microsoft SQL Serverauthentifizierung müssen Sie die Anmeldeinformationen des Administrators angeben. Klicken Sie auf Weiter. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 193

198 Screenshot Assistent für die Datenbanküberwachung: Festlegen der Überwachungsdatenbank 5. Legen Sie fest, in welcher Datenbank (Überwachungsdatenbank) sämtliche Überwachungsdaten zur Datenbankaktivität gespeichert werden sollen. Sie können entweder eine neue Überwachungsdatenbank anlegen oder eine bereits vorhandene aus der angezeigten Liste auswählen. Klicken Sie auf Weiter. 194 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

199 Screenshot Assistent für die Datenbanküberwachung: Festlegen der SQL ServerAnmeldeinformationen 6. Geben Sie die SQL Server-Anmeldeinformationen an, die der Überwachungsrolle zugeordnet werden sollen. Falls das von Ihnen angegebene Konto noch nicht vorhanden ist, kann es automatisch erstellt werden. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS: Die von Ihnen angegebenen Anmeldeinformationen werden von GFI MailArchiver zum Lesen/Schreiben in der Überwachungsdatenbank verwendet. Mit diesen Anmeldeinformationen dürfen keine Systemadministrator- oder Datenbankbesitzerrechte verbunden sein. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 195

200 Screenshot Assistent für die Datenbanküberwachung: Aktivieren/Deaktivieren der Ablaufverfolgung 7. Legen Sie fest, ob die Ablaufverfolgung für Archivspeicher von GFI MailArchiver aktiviert werden soll. Wenn Sie die Ablaufverfolgung aktivieren, müssen Sie den Pfad zum Microsoft SQL Server-Computer angeben, auf dem die Ablaufverfolgungsdateien gespeichert werden sollen. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS: Der Speicherort einer Microsoft SQL ServerAblaufverfolgungsdatei sollte über NTFS-Berechtigungen gesperrt werden, damit nur der Microsoft SQL Server-Dienst darauf zugreifen kann. Gemeinsam mit der exklusiven Sperre durch den Microsoft SQL Server-Dienst ist dadurch sichergestellt, dass keine Manipulation der Ablaufverfolgungsdateien möglich ist. 196 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

201 Screenshot Assistent für die Datenbanküberwachung: Abschluss der Konfiguration 8. Im letzten Fenster des Assistenten werden alle von Ihnen festgelegten Einstellungen zusammenfassend angezeigt. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Einstellungen zu bestätigen und den Assistenten zu beenden. 9. Klicken Sie auf der Seite Überwachungseinstellungen auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die Konfiguration zu speichern Übertragen von Ablaufverfolgungsdateien in die Überwachungsdatenbank So übertragen Sie Ablaufverfolgungsdateien in die Überwachungsdatenbank: 1. Wählen Sie den Knoten Überwachung Einstellungen. 2. Wählen Sie auf der Seite Überwachungseinstellungen im Bereich Überwachung von Datenbankaktivität die Microsoft SQL Server, für die Ablaufverfolgungsdateien übertragen werden sollen. Wählen Sie die Microsoft SQL Server, die mit einem Häkchen ( ) markiert sind und somit überwacht werden. Klicken Sie zum Übertragen der Ablaufverfolgungsdatei auf das Übertragungssymbol. 6.5 Überwachung der Benutzerinteraktion Die Funktion zur Überwachung der Benutzerinteraktion protokolliert die Verwendung der Weboberfläche von GFI MailArchiver durch Benutzer, die -Archivspeicher durchsuchen. Bei aktivierter Benutzerüberwachung können Sie über die Seite Überwachungsberichte die gewünschten Überwachungsberichte anzeigen. GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 197

202 Voraussetzungen 1. Um die Überwachung der Benutzeraktivität aktivieren zu können, müssen Sie zuvor eine Überwachungsdatenbank auf einem Microsoft SQL Server einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten ab Seite 191 im vorliegenden Handbuch Konfigurieren der Überwachung der Benutzerinteraktion So konfigurieren Sie die Überwachung der Benutzerinteraktion: 1. Wählen Sie den Knoten Überwachung Einstellungen. Screenshot Überwachung der Benutzerinteraktion 2. Aktivieren Sie im Bereich Benutzerinteraktionsüberwachung die Option Benutzerinteraktionsüberwachung aktivieren. 3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Microsoft SQL Server aus, auf dem die Überwachungsdaten zur Benutzerinteraktion gespeichert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Konfiguration zu speichern und zu übernehmen. 6.6 Berichte Überwachungsberichte werden auf der Grundlage von Daten aus der Überwachung der Datenbankaktivität und Benutzerinteraktion erstellt. Die Überwachungsberichte können über die Verwaltungskonsole von GFI MailArchiver abgerufen werden. 198 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

203 Screenshot Überwachungsberichte Berichte zur Überwachung der Datenbankaktivität: o Konfigurationsänderungen o Zugriffskontrolle o Datenintegrität o Massenimport o Aufbewahrungsrichtlinie o Datenschutzverletzung Bericht zur Überwachung der Benutzerinteraktion: o Benutzerüberwachung Zugriff auf Berichte 1. Wählen Sie den Knoten Überwachung Berichte aus. Wählen Sie dann auf der Seite Überwachungsberichte den gewünschten Bericht aus. 2. Führen Sie folgende Schritte durch: GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 199

204 Sortieren und Filtern:Klicken Sie oben auf der Seite des jeweiligen Berichts auf das Symbol zum Sortieren und Filtern. Druckansicht des Berichts anzeigen:klicken Sie oben auf der Seite des jeweiligen Berichts auf das Symbol zum Ausdrucken. HINWEIS: Die Überwachungsberichte Massenimport und Aufbewahrungsrichtlinie befinden sich unter der Kategorie der Überwachungsberichte zur Datenspeicherung. Wählen Sie Überwachung Berichte Berichte zur Datenspeicherung, um auf diese Berichte zuzugreifen Konfigurieren des Überwachungsberichts zu Konfigurationsänderungen Screenshot Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an Konfigurationen in GFI MailArchiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Vorgenommene Änderungen Wenn Sie auf eine der Konfigurationsänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster anzuzeigen weitere Details angezeigt. 200 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

205 6.6.2 Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle Screenshot Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an der Konfiguration der Zugriffskontrolle in GFI MailArchiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Benutzer, die von den Änderungen betroffen sind Geänderte Berechtigungen GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 201

206 6.6.3 Überwachungsbericht zur Datenintegrität Screenshot Überwachungsbericht zur Datenintegrität In diesem Bericht werden alle Änderungen an den Archivspeichern und Überwachungsdatenbanken von GFI MailArchiver aufgeführt, die nicht von GFI MailArchiver-Diensten vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Ereignisart Betroffene(r) Microsoft SQL Server und Datenbank Betroffener Datenbankbenutzer Durchgeführte Aktion Quellcomputer der Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Um die Ablaufverfolgungsdaten für einen bestimmten Microsoft SQL Server anzuzeigen, klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf das Symbol (Microsoft SQL Server auswählen). Wählen Sie in der Dropdown-Liste den gewünschten Server aus. Um die angezeigte Liste nach der Ereignisart zu gruppieren, klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf das Symbol (Nach Ereignisart gruppieren). 202 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

207 Um die angezeigte Liste nach dem Datum zu gruppieren, klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf das Symbol nach Datum). (Gruppe Wenn Sie auf eine der Datenbankänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster anzuzeigen weitere Details zu dieser Änderung angezeigt Überwachungsbericht für archivierte s Bild Überwachungsbericht für archivierte s Mit diesem Bericht listen Sie die Anzahl der s auf, die in den Archivspeichern von GFI MailArchiver pro Tag archiviert werden. Folgende Informationen werden angezeigt: Datum Name des Archivspeichers Anzahl der archivierten s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 203

208 6.6.5 Überwachungsbericht zum Massenimport Screenshot Überwachungsbericht zum Massenimport Mit diesem Bericht können Sie die Anzahl der s anzeigen, die beim jeweiligen Importvorgang über den Massenimportdienst in einen Archivspeicher übertragen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Datum des Importvorgangs Name des Archivspeichers Anzahl der importierten s Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien Screenshot Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien In diesem Bericht werden die ausgeführten Aufbewahrungsrichtlinien und die Anzahl der gelöschten s aufgeführt. Folgende Daten werden angezeigt: 204 Zugriffs kontrolle und Überwachung GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch

209 Datum der Anwendung der Richtlinie Name des Archivspeichers Name der Aufbewahrungsrichtlinie Anzahl der gelöschten s Wenn Sie auf eine der angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur angewendeten Richtlinie angezeigt Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen Screenshot Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen In diesem Bericht werden alle Benutzer aufgeführt, deren Aktionen zu einer Datenschutzverletzung führen könnten, wie z. B. das Weiterleiten von s aus einem Archivspeicher. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die die Aktion durchgeführt haben Durchgeführte Aktion Anzahl der betroffenen s GFI MailArchiver 6.3 für Exchange Handbuch Zugriffs kontrolle und Überwachung 205

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