Ihre Projekte jederzeit unter Kontrolle! Der ProjectManager

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1 Der ProjectManager Ein umfassendes und leistungsfähiges Projektmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Dienstleistungsunternehmen. Die einzelnen Branchen sind verschieden, doch die Bedürfnisse bleiben die gleichen: Ein effizientes System zur Erfassung von Leistungen für einzelne Projekte/Kunden, zur Kontrolle der Produktivität, für die Budgetkontrolle und die Nachkalkulation sowie für eine einfache Fakturierung und Debitorenkontrolle. Nebenbei löst der ProjectManager die Verwaltung der Arbeitszeiten, Ferienkonten und Überzeitabrechnungen - transparent und für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar! Mit dem ProjectManager wurde ein professionelles Projekt- und Zeitmanagement Werkzeug entwickelt, mit welchem Sie sich schnell zurechtfinden und mit dem Sie innert kürzester Zeit einen messbaren Erfolg haben werden. Ein ideales Werkzeug für alle die projektbezogene Dienstleistungen anbieten: Ingenieur- und Architekturbüros, Werbeagenturen, Anwaltskanzleien, Treuhänder usw. Ihre Projekte jederzeit unter Kontrolle! Der ProjectManager MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

2 Inhalt 1 Funktionsumfang Funktionen Funktionsübersicht Der Desktop Mandantenfähigkeit Projektverwaltung Verwaltung im Projekt- Explorer Maximale Projektübersicht Projektteams Beliebige Kalkulation pro Projekt Budget Finanzplan Funktionen Projekt-Explorer Projektübersicht Finanzplan Umsatzprognose, Auftragschancen Funktionen Rechungen Funktionen Rechungskopf Rechnungspositionen Generieren Debitoren Funktionen Fälligkeitsübersicht Kreditoren Funktionen Ressourcenplanung Funktionen Adressen Funktionen Adress-Explorer Geschäftsadressen Kontaktpersonen Journal Event-Verwaltung Funktionen MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

3 12 Dokumentenverwaltung Funktionen Offerte Auftrag Bestellungen Lieferungen Vertragsverwaltung Mitarbeiter Funktionen Mitarbeiterdaten verwalten Zeit-Budget Kosten-Budget Arbeitszeitstatistik Soll-Arbeitszeit Ferienplaner CV (Curriculum Vitae) Verwaltung Funktionen Benachrichtigungen Aufgaben Funktionen Aufgabe erfassen Tarif Kalkulation Honorarkategorie Kostengruppe Spesen Fremdkosten Leistungen Funktionen Erfassungs- Matrix Einzelne Leistung erfassen Externe Erfassung Umbuchen Ticketsystem Funktionen Auswertungen Auswertungs- Selektion Zugriffsrechte Verkauf Preise MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

4 23.2 Updates Copyright Referenzen Kontakt / Adresse MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

5 1 Funktionsumfang Der ProjectManager deckt Ihre innerbetriebliche Administration im Bereich Arbeitszeit-, Aufgaben-, Adress- und Projekt- Verwaltung ab. Zudem können Sie Ihre Rechnungen automatisch generieren lassen. Die integrierte Debitoren/Kreditoren-Schnittstelle zu Sage Sesam vereinfacht Ihre Buchhaltung zusätzlich. Durch eine Vielzahl von Auswertungen haben Sie alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung und das von jedem Arbeitsplatz aus. Mit der integrierten Schnittstelle zu Microsoft Outlook, TAPI für Ihre Telefonzentrale und weiteren Schnittstellen, fügt sich der ProjectManager nahtlos in Ihre IT- Infrastruktur ein. Durch die frei definierbare Tarifstruktur müssen Sie Ihre heutigen betrieblichen Abläufe nicht dem ProjectManager anpassen, sondern der ProjectManager kann nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden. Der ProjectManager ist netzwerkfähig und kann auch auf einem TerminalServer betrieben werden. Dank der integrierten Zugriffsverwaltung können Sie den einzelnen Mitarbeitern die erforderlichen Funktionen freischalten. 1.1 Funktionen Generell Mandantenfähig, wobei einfach mandantenübergreifend gearbeitet werden kann Übersichtlicher Desktop, welcher pro Mitarbeiter konfiguriert werden kann Integrierte Rechtschreibeprüfung CRM/Adressverwaltung Geschäftsadressen mit Kontaktpersonen Journal und Aufgaben pro Kontaktperson Freie Adressfelder Event-Verwaltung um Kundenevents zu planen Allgemeine Adressverwaltung für private Adressen Komplette CV-Verwaltung. Ideal für temporäre Personaleinsätze Anbindung an Ihre Telefonzentrale. Bei Anrufen wird die Adresse angezeigt. Direktes Anrufen aus dem Projektmanager Beliebige Codes für Geschäftsadressen und Kontaktpersonen für gezielte Abfragen (z.b. für Mailings) Projektverwaltung, Rechnung, Debitoren, Kreditoren Fälligkeitsübersicht bei den Debitoren und Kreditoren Projektverwaltung mit allen relevanten Zahlen auch über mehrere Projekte Finanzplanung mit Cashflow Kontrolle Automatisches generieren der Rechnungen Beliebige Gliederung der Rechnung, Akontorechnungen und Teilrechnungen Automatischer Umsatzausgleich auf Projekten Nebenkostenrechnungen, Teilrechnungen und Akontorechnungen Rechnungsvorlagen Mahnungen, Mahnlauf MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

6 Automatisches bestimmen der Bonität Drucken von ESR Auftragschancen und Umsatzprognosen Auftragschancen erfassen und bewerten Automatische Umsatzprognosen Budgetvergleich Tarifsystem Beliebige Tarifmodelle mit Honorarkategorie, Kostengruppen (Phasen und Tätigkeiten), Spesen und Fremdkosten Kalkulation nach verschiedenen Modellen jederzeit möglich Unterstützt beliebige Währungen Ressourcen Planung mit automatischer Auslastungsberechnung Meilensteine Verschiedene Gliederung und Anzeigeoptionen Mitarbeiter, Arbeitszeitkontrolle Mitarbeiterdaten mit Zeit-, Kosten-, Budget- und Arbeitszeitkontrolle Ferien- / Absenzenplaner Sollarbeitszeit pro Mandant und/oder Mitarbeiter definierbar Komplete CV-Verwaltung. Ideal für temporäre Personaleinsätze Aufgabenverwaltung mit Benachrichtigung über Dokumentenverwaltung Beliebige Dokumenttypen mit Benachrichtigung bei Änderungen Historie und Zugriffsfunktionen Integration mit Microsoft Word und Excel mit automatisch Aktualisierung von Dokumentinformationen Protokolle einfach erstellen, Folgeprotokolle mit automatischer Übername der offenen Punkte Automatische Aufgabenerstellung aus Protokollen heraus Lieferschein, Brief und Fax Dokumente integriert. Ticketverwaltung, Lizenzverwaltung Einfache Support-Ticket-Verwaltung Automatische Ticketeröffung aus s Automatische beantworten von s Telefonerkennung und automatische anzeigen der Tickets Erkennen von Support und Wartungsverträgen Direkte Zeiterfassung mit Unterscheidung zwischen verrechenbarem und nicht verrechenbarem Support. Verwalten von Softwarelizenzen Statistiken über die Lizenzen Lizenzübersicht auch im Adressexplorer MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

7 Artikelverwaltung mit Rabattsystem pro Kunde, pro Kundengruppe und Hersteller Herstellerrabatte Offerten, automatische Auftragsbestätigung und Projekteröffnung Bestellungen und Lieferungen. Auswertungen Über 70 verschiedene, vorgefertigte Auswertungen vorhanden Einfache Kontrolle über verrechnete und nicht verrechnete Leistungen Angefangene und offene Debitoren Kontrolle - Quartals-, Halbjahres- und Jahres- Abschluss auf Knopfdruck Beliebige Abfragen welche in gängige Dateiformate exportiert werden können Zu jeder Auswertung können individuelle Selektionskriterien angegeben werden Arbeitsrapporte können vor dem Druck bearbeitet und gespeichert werden Eigene Abfragen mit Export z.b. nach Excel für individuelle Auswertungen Unterstützt beliebige Währungen Schnittstellen Synchronisation mit Outlook für Adressen, Aufgaben und Journaleinträge Zu Microsoft Word und Excel Debitoren- und Kreditorenschnittstelle zu Sage Sesam TAPI zu allen gängigen Telefonzentralen Systemanforderungen Läuft unter Windows 2000, Windows XP und Vista Voll netzwerkfähig auch mit Microsoft Terminalserver oder Citrix MetaFrame MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

8 1.2 Funktionsübersicht Der ProjectManager ist ein Programm zur dezentralen, projektorientierten Leistungserfassung und Kostenkontrolle. Die dazu benötigten Stammdaten sind so aufgebaut, dass sie auf fast jeden Betrieb optimal angepasst werden können. Die folgende Grafik zeigt die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Komponenten vom ProjectManager. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

9 2 Der Desktop Der Desktop dient der schnellen Übersicht über die verfügbaren Programme, Ihre offenen Aufgaben und Hilfefunktionen. Mit einem einfachen Mausklick können Sie so häufig verwendete Programme starten und Sie sehen Ihre offenen Aufgaben auf einen Blick. Auch die Aufgaben können Sie mit einem Klick öffnen und bearbeiten. Die zuletzt verwendeten Adressen werden ebenfalls aufgelistet um diese mit einem Mausklick wieder zu bearbeiten oder direkt ein zu versenden. Die zur Verfügung stehenden Programme können Sie unter dem Menüpunkt Extras, Optionen einstellen, sofern Sie die erforderlichen Zugriffsrechte auf die Funktionen besitzen. Der Desktop kann vollständig ausgeblendet werden oder aber nur einzelne Teile davon. Mit Notiz anzeigen wird ein Fenster angezeigt, in welchem Sie persönliche Notizen erfassen können. Diese Fenster sind auf dem Desktop frei plazierbar. Die Notizen werden als freien Text erfasst. Die Notizen werden automatisch gespeichert und müssen deshalb nicht explizit gespeichert werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

10 3 Mandantenfähigkeit Der ProjectManager ist mandantenfähig, wobei die einzelnen Mandanten nicht voll voneinander getrennt werden. Dies bedeutet dass z.b. die Adressverwaltung für alle Mandanten gemeinsam zur Verfügung steht. Vielmehr sind die Mandanten für die Auswertung der Projekt- oder der Mitarbeiter-Daten von Bedeutung. Ebenso bei der Rechnungsstellung und Debitorenverwaltung wird konsequent nach Mandanten getrennt. Die Mandanten spielen bei folgenden Anwendungen eine Rolle: Mitarbeiterdaten Jeder Mitarbeiter ist genau einem Mandant zugeordnet. Ein Mandant muss vorgängig erfasst worden sein. Sollzeiten Pro Mandant kann eine eigene Sollarbeitszeit definiert werden, welche für alle Mitarbeiter, die keine eigene Sollzeit haben, gilt. Ferienplaner Die verschiedenen Auswertungen im Ferienplaner werden pro Mandant gedruckt. Projektverwaltung Jedes Projekt ist genau einem Mandant zugeordnet. Es könne aber auch Mitarbeiter eines anderen Mandanten auf das Projekt Leistungen erfassen, sofern diese im Projektteam aufgeführt sind. Rechnungsstellung Die Rechnung wird für den Mandant erstellt, welcher im zugehörigen Projekt definiert worden ist. Die Rechnungsvorgaben können pro Mandant abgelegt werden. Zudem können Sie die Laufnummer der Rechnungen pro Mandant vergeben. Debitoren und Debitorenschnittstelle Die Debitoren und, wenn vorhanden die Debitorenschnittstelle, werden wie die Rechnungen pro Mandant geführt. Auswertungen können aber wieder mandantenübergreifend gemacht werden. Auswertungen Bei den meisten Auswertungen können Sie den Projektmandant und oder den Mitarbeitermandant als Selektionskriterium angeben. So können Sie sehr einfach Auswertungen pro Mandant, aber auch mandantenübergreifend erstellen. Der Auswertungsfuss mit Logo und Adresse ist abhängig vom Mandant, kann aber auch fix für einen Mandant gedruckt werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

11 4 Projektverwaltung 4.1 Verwaltung im Projekt- Explorer Ein zentraler Teil des ProjectManagers ist die Projektverwaltung. Durch die Darstellung der Projekte in einem Explorer wird eine maximale Übersicht erreicht. Die Projekte können hierarchisch abgelegt werden und zur besseren Übersicht können beliebige Knoten (Analog Verzeichnisse auf der Festplatte) erstellt werden. 4.2 Maximale Projektübersicht Bereits im Projekt- Explorer haben Sie eine Übersicht mit allen relevanten Daten für ein Projekt. So haben Sie auf Tastendruck Ihr Projektcontrolling mit Budget und den Ist-Zahlen. Die Details der Zahlen können direkt aus der Projektübersicht bearbeitet und gedruckt werden. 4.3 Projektteams Jedem Projekt können Sie diejenigen Mitarbeiter zuordnen, welche darauf Leistungen erfassen dürfen. Dadurch werden keine Leistungen auf Projekte gebucht, auf welche der Mitarbeiter keinen Zugriff hat. Nur der Projektleiter, sein Stellvertreter und der Kontroller können die Eigenschaften eines Projektes bearbeiten. Ein Projekt muss einem Mandanten und nach belieben einer Abteilung zugeordnet werden. 4.4 Beliebige Kalkulation pro Projekt Die Kalkulationsgrundlage (Tarif) kann pro Projekt definiert werden. Damit sind Sie in der Lage verschiedenste Projekte mit verschiedenen Tarifen einfach und transparent zu verwalten. Es werden folgende Kalkulationsmodelle unterstützt: Allgemein nach Zeit SIA 103 Kostentarif SIA 108 Kostentarif SIA Kostentarif SIA 108 Zeittarif SIA 112 Leistungsmodul 95 Pro Tätigkeit können das Budget, die aufgelaufenen Kosten und der Stand der Arbeit eingegeben bzw. verfolgt werden. 4.5 Budget Das Budget kann sich währen der Projektdauer verändern. Im ProjectManager können Sie alle Änderungen erfassen und dokumentieren wodurch diese auch später nachvollziehbar bleiben. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

12 4.6 Finanzplan Mit dem Finanzplan haben Sie die Möglichkeit die budgetierten sowie die aufgelaufenen Zahlen auf der Zeitachse, also pro Monat, anzeigen zu lassen bzw. das Budget zuzuweisen. Der Finanzplan wird immer für ein ganzes Kalenderjahr erstellt. Der gesamte Plan kann über mehrere Jahre laufen. Drucken Sie den Finanzplan über mehrere Projekte aus und Sie haben den Cashflow über all Ihre Projekte! 4.7 Funktionen Projektstatus (In Vorbereitung, In Arbeit, Unterhalt, Projektstopp, Abgeschlossen und Archiviert) Zuordnung eines Mandanten und einer Abteilung Zuordnung von Marktsegmenten um Auswertungen nach Marktsegmenten zu machen Automatische Generierung der nächsten Projektnummer Standard Projektwerte können als Vorgabe abgelegt werden, um beim Eröffnen eines neuen Projektes diese zu übernehmen Garantieverwaltung und Kontrolle Beliebige Adressen mit Kontaktpersonen zuordnen (Kunde, Rechnungsadresse usw.) mit Bewertung und Auftragsvolumen Beliebige Dokumente dem Projekt zuordnen Zugriffsschutz über Zuordnung von Mitarbeitern Kalkulation nach Kostengruppe, Honorarkategorie und Mitarbeiter Abrechnung nach Honorar oder pauschal Projektbudget intern und extern Cashflow Kontrolle pro Projekt Nachkalkulation und Prognose Standardkommentare pro Projekt Ereignisprotokoll mit zentraler Auswertung pro Projekt Beliebige zusätzliche Felder definierbar. Mit diesen Feldern kann auch kalkuliert werden Projekte können kopiert und verschoben werden. So kann die Projektorganisation jederzeit umgestellt werden MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

13 4.8 Projekt-Explorer Maximale Übersicht dank der Darstellung im Explorer! Die angezeigten Projekte können über den Status, Zugriff und einer beliebigen Eingabe gefiltert werden. Damit werden Ihnen nur Projekte angezeigt, die Sie aktuell bearbeiten. Projekte können beliebig verschoben oder kopiert werden. So können Sie die Projektstruktur jederzeit anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder umstrukturiert wird. Mit dem Kopieren können Sie, basierend auf einem bestehenden Projekt, sehr schnell ein neues eröffnen. Die Leistungen werden dabei selbstverständlich nicht kopiert. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

14 4.9 Projektübersicht Die Projektübersicht zeigt alle relevanten Daten für die Kostenkontrolle auf einen Blick. Der Tarif kann direkt aus dieser Übersicht bearbeitet werden. Auch hier haben Sie die Kalkulation nach Kostengruppe, Honorarkategorie und Mitarbeiter zur Verfügung. In der Statistik werden das Budget, die verrechneten und nicht verrechneten Leistungen, sowie die bereits in Rechnung gestellten Leistungen grafisch dargestellt. Damit haben Sie einen optimalen Überblick. Zudem sind auf allen Zahlen Links hinterlegt, mit denen Sie die Details auf einen Mausklick ansehen und bearbeiten können! Die Übersicht kann auch auf den Knoten angezeigt werden, so haben Sie den Überblick über mehrere Projekte. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

15 4.10 Finanzplan Übertragen Sie Ihr Projektbudget auf die Zeitachse oder lassen Sie dies automatisch machen. Sie haben mit dieser Sicht den gesamten Cashflow Ihres Projektes auf einen Blick! MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

16 5 Umsatzprognose, Auftragschancen Für ein Unternehmen ist es wichtig, eine Vorhersage über die zu erwartenden Umsätze zu haben. Dabei hilft Ihnen die Umsatzprognose und Auftragschancenverwaltung. Hier wird jede Auftragschance erfasst und der mögliche Auftragswert hinterlegt. Mit der frei definierbaren Chancenbewertung gruppieren Sie Ihre Auftragschancen. Die Auftragschancen werden jeweils dem eingegebenen Budget gegenübergestellt. Zudem können Sie Ihre Zwischenabschlusszahlen eintragen und so im Verlaufe des Geschäftsjahres die Zahlen immer genauer abbilden. 5.1 Funktionen Umsatzbudget pro Mandant, Abteilung und Monat Auftragschancen pro Mandant, Abteilung Beliebige Bewertung der Auftragschancen Status der Auftragschancen verfolgbar Verschiedene Ansichten und Auswertungen Langzeitprognosen über drei Jahre möglich Zwischenabschlüsse können erfasst werden MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

17 6 Rechungen Mit dieser Anwendung können Sie automatisch Rechnungen erstellen und diese anschliessend bearbeiten. Die Rechnungen werden pro Projekt abgelegt und verwaltet. 6.1 Funktionen Verwaltung der Rechnungsperioden Automatische Generierung der Rechnung nach Projekt, Abrechnung (Vertrag, Regie, Garantie), Phase, Honorarkategorie, Mitarbeiter, Tätigkeit. Die Reihenfolge und Gliederung kann frei gewählt werden. Verwalten und abrechnen von Nebenkontenrechnungen, Teilzahlungen und Akontozahlungen Regierechnungen Automatischer Umsatzausgleich, wenn eine Rechnung über mehrere Projekte erstellt wird Generierung nach Stand der Arbeiten Kalkulation nach Stunden oder Tagesansätzen Aufwand kann beliebig gerundet werden. Dezimalstellen pro Rechnung einstellbar Spesen und Fremdkosten können in der Rechnung ausgewiesen werden Rechnungspositionen mit Aufwand, Ansatz und Einheit Betragspositionen mit Pauschalbetrag Rabattberechnung (automatisch, wenn im Projekte definiert) % Zuschlagspositionen Kommentarzeilen Zwischensummen bis zu 5 mal verschachteln Zwischentotal Auf jeder Rechnungszeile kann eingestellt werden, welche Spalte angezeigt wird und ob diese fett gedruckt werden soll Mehrwertssteuerabrechnung Garantieleistungen werden als solche ausgewiesen Rechnung frei editierbar, wobei laufend alle Positionen und das Rechnungstotal kalkuliert werden Vorgaben für Rechnungskopf, allgemeine Texte und MWST mit Variablen definierbar Verrechnung der Leistungen und Eintrag in Debitorenverwaltung Automatische, eindeutige Rechnungsnummer oder manuelle Vergabe Rechnungen können in beliebiger Währung gestellt werden Schutz, damit verrechnete Rechnungen nicht mehr bearbeitet werden können Rechnungskopie, Unterstützung für Begleitbrief Rechnungsadresse links- oder rechts- bündig Es können beliebige Dokumente der Rechnung angefügt werden Unterstützung für verschiedene, kundenspezifische Rechnungsformulare Die Rechnungen können als Vorlage gespeichert und abgerufen werden MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

18 Druckerdefinition pro Mitarbeiter einstellbar Rechnung kann auch in eine Word-Dokument generiert werden Voll integrierte Debitoren-Schnittstelle zu Sage Sesam Detaillierte MwSt- Abrechnung mit mehreren MwSt- Sätzen Mehrstufiges Verrechnen der Rechnung 6.2 Rechungskopf Die Kopf- und Fuss- Daten für die Rechnung werden weitgehend automatisch aus dem Projekt und den Definitionen im System generiert. Diese können für jede Rechnung beliebig geändert werden. Debitorennummer und Rechnungsperiode werden vom System automatisch generiert bzw. vorgeschlagen. Bei einer weiteren Rechnung des selben Projektes, werden die Daten der vorherigen Rechnung übernommen, so dass die Rechnungen immer nach denselben Kriterien erstellt werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

19 6.3 Rechnungspositionen Die Rechnungspositionen können beliebig bearbeitet werden. Dabei stehen folgende Positionsarten zur Verfügung: Mit Bezeichnung, Aufwand und Ansatz - der Betrag wird automatisch berechnet. Mit Bezeichnung und Betrag Separate Spalte für die Einheit Zwischensummen mit Bezeichnung, bis zu 5 mal verschachteln Zwischentotal mit Bezeichnung Akontozahlungen verrechnen Teilrechnungen verrechnen Rabatt mit Bezeichnung und % Angabe - der Betrag wird automatisch berechnet. Zuschlag mit Bezeichnung und % Angabe - der Betrag wird automatisch berechnet. MWST Abrechnung mit Zwischensumme exkl. MWST und MWST Abrechnung. Der MWST Satz kann eingegeben werden. Manueller Seitenwechsel Die Spaltenüberschriften können pro Rechnung definiert werden. Pro Zeile kann eingestellt werden, was gedruckt und was Fett dargestellt werden soll. Anzahl Kommastellen einstellbar. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

20 6.4 Generieren Die Rechnungspositionen können automatisch generiert werden. Dabei werden alle Leistungen in der angegebenen Periode zusammengezogen. Bei der Generierung haben Sie mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Rechnung gliedern möchten. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

21 7 Debitoren Die Debitorenverwaltung ist sehr einfach und soll nicht eine Debitorenverwaltung eines Buchhaltungssystems ersetzen. 7.1 Funktionen Zahlungseingänge erfassen Mahnungen erstellen Mahnstopps verwalten Mahnlauf über alle fälligen Debitoren auslösen. Fälligkeitsübersicht MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

22 7.2 Fälligkeitsübersicht Mit der Fälligkeitsübersicht haben Sie jederzeit eine schnelle Übersicht über Ihre offnen Debitoren. Dank der beliebig Gruppierung nach welcher die Fälligkeiten Summiert werden, können Sie die Auswertung individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Fälligkeiten werden zur besseren Übersicht zusätzlich im Balkendiagram grafisch dargestellt. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

23 8 Kreditoren Der ProjectManager verfügt über eine eigene Kreditorenverwaltung oder eine Schnittstelle zu Sage- Sesam. Erfassen Sie Ihre Kreditoren im ProjectManager so können Sie die Kosten direkt den entsprechenden Projekten als Fremdkosten belasten. 8.1 Funktionen Zahlungen erfassen Zuordnung zu mehreren Projekte auf die entsprechenden Fremdkosten Fällige Zahlungen filtern und auszahlen. Automatische Belastung der Projekte Fälligkeitsübersicht Analog den Debitoren. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

24 9 Ressourcenplanung Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Planung der vorhandenen Ressourcen und das frühzeitige Erkennen von nicht ausgelasteten oder fehlenden Ressourcen. Der Ressourcenplaner unterstützt Sie in idealer Weise bei dieser Tätigkeit. Durch die verschiedenen Ansichten, welche je nach Bedürfnis einen detaillierteren Grad an Informationen darstellen, hat jede Stufe im Unternehmen den notwendigen Informationsgehalt. Dank der vollautomatischen Berechnung der Auslastung bzw. der geplanten- oder freien Ressourcen, haben Sie einen optimalen Überblick und Ausblick in die Zukunft. Es können einerseits vorhandene Projekte und Kostengruppen zugeordnet werden, anderseits haben Sie die Möglichkeit, frei definierbare Projekte zuzuordnen. Dies erleichtert das Planen in die Zukunft. Zu jeder Tätigkeit können Sie die Auslastung in % angeben, sowie eine Farbe zuordnen. Die Absenzen aus dem Ferienplaner und die Einträge aus dem Arbeitszeitkalender werden pro Mitarbeiter farblich hinterlegt, so dass Sie die Abwesenheiten bei der Planung mit berücksichtigen können. 9.1 Funktionen Anzeige nach Alle Mitarbeiter, Abteilung, Mitarbeiter, Gruppen, Mandant Gliederung nach Mandant, Abteilung, Mitarbeiter, Projekt und Kostengruppe Automatisches Eintragen der Absenzen (Ferien, Militär usw.) Beschriftung der Balken einstellbar Berechnung der Auslastung oder der freien Ressourcen Freier Projekttext Beliebige Farbzuteilung Serien pro Woche, Monat, Jahr Meilensteine Definition von Balken, welche nicht in die Berechnung der Auslastung fallen Berechnung der Auslastung in % oder in Personen Report pro Mitarbeiter mit Start, Ende, Dauer und Auslastung Drucken auf A4 bis A0 Direkt in eine JPG Datei drucken MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

25 10 Adressen Der ProjectManager enthält eine vollständige Adressverwaltung mit welcher Sie Ihre Geschäftsadressen und Kontaktpersonen verwalten und pflegen können. Die Geschäftsadressen werden übersichtlich im Adress-Explorer dargestellt. In diesem Explorer können die Adressdaten auch bearbeitet werden Funktionen Beliebige Kategorien (Kunden, Lieferanten, Interessenten, Branchen usw.) definierbar Beliebige Ratings pro Geschäftsadresse und Kontaktperson Adresscodes für Geschäftsadressen und Kontaktpersonen. Damit wird das Abfragen für Mailings wesentlich vereinfacht Adresscode mit separater Auswahlliste Kontaktpersonen mit eigener Anschrift möglich Automatisches Generieren der Adresse für die Kontaktpersonen pro Geschäftsadresse Adressform generell oder pro Geschäftsadresse frei definierbar Übernahme der Adressen direkt aus dem TwixTel Synchronisation der Adressen mit Microsoft Outlook mit diversen Optionen (Synchronisation, von ProjectManager zu Outlook oder von Outlook zu ProjectManager) Automatisches Wählen der -Adresse oder der Homepage Journal- Einträge pro Kontaktperson mit Synchronisierung mit Outlook Der Geschäftsadresse und der Kontaktperson können beliebige Dateien angefügt werden Einfaches Suchen einer Adresse bzw. Kontaktperson Beliebige Abfragen der Daten und Exportmöglichkeiten in die gängigen Dateiformate Rating, Anreden, Funktion und Abteilungen sowie Postleitzahlen übergeordnet definierbar Anreden mit Briefanrede für Serienbriefe Beliebige Word- Dokumentvorlagen mit automatischer Adressübernahme Verantwortliche Person definierbar (Key Account Manager) Datum des letzten Journaleintrages und der letzten Aufgabe Automatisches Formatieren der Telefonnummern Direktes wählen der Telefonnummer Umsatz direkt auf der Geschäftsadresse ersichtlich Bonität pro Adresse MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

26 10.2 Adress-Explorer Optimale Übersicht und Gliederung der Geschäftsadressen und Kontaktpersonen dank der Darstellung im Explorer. Die Geschäftsadressen werden jeweils unter ihrem Anfangsbuchstaben eingeordnet. Alle anderen finden Sie unter "*..." Die Daten der selektierten Geschäftsadresse bzw. der selektierten Kontaktperson können direkt auf den entsprechenden Seiten bearbeitet werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

27 10.3 Geschäftsadressen In den Geschäftsadressen verwalten Sie alle Adressen Ihrer Geschäftspartner. Eine Geschäftsadresse ist in verschiedene Teilbereiche aufgeteilt. So können Sie für ein Geschäft beliebige Kontaktpersonen erfassen. Zudem kann man sowohl zum Geschäft, als auch zur Kontaktperson beliebige zusätzliche Codes, Adresstypen, Branchen, Marktsegmente und ein Rating zuordnen. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

28 10.4 Kontaktpersonen Umfangreiche Daten zu jeder Kontaktperson ist die Voraussetzung für eine optimale Pflege Ihrer Kunden. Dazu gehören: Beliebige Notiz Beliebige Codes für das Abfragen von Kontaktpersonen Anfügen von beliebigen Dokumenten Aufgaben pro Kontaktperson Journaleinträge pro Kontaktperson Synchronisation mit Outlook Beliebige Definition der Adresse pro Geschäftsadresse Automatisches Generieren der Adressen Eigene Anschrift MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

29 10.5 Journal Sie haben die Möglichkeit pro Kontaktperson ein Journal zu führen. Es werden die gleichen Journaltypen unterstützt wie im Outlook. Im weiteren wird der Bearbeiter gespeichert. Aus der Journalerfassung können auch direkt Aufgaben erfasst werden. Mit einer übergeordneten Auswertung haben Sie alle Journaleinträge übersichtlich zur Hand. Eine unabdingbare Voraussetzung für die Kundenpflege. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

30 11 Event-Verwaltung Mit der Event-Verwaltung wird der administrative Aufwand für einen Event vereinfacht. Sie können sehr einfach die An- und Abmeldungen erfassen, sowie die Anzahl Personen. Ebenso können Sie nach dem Event die anwesenden Personen eintragen. Um weiter Informationen pro Person festzuhalten stehen Ihnen drei frei definierbare Ja/Nein Felder sowie drei Bemerkungsfelder zur Verfügung. Umfangreiche Filter und die Exportfunktion ermöglichen ein gezieltes Anschreiben der Event Personen. Elektronische Anmeldungen z.b. über das Internet können direkt eingelesen und verarbeitet werden Funktionen Eventdaten aus Adressabfrage generieren lassen Drei frei definierbare Felder für Ja/Nein Werte und drei Felder für Bemerkungen Automatisch zählen der an- / abgemeldeten Kontaktpersonen, der anwesenden Personen sowie der Ja/Nein Felder Filterfunktionen Reports in A4 hoch und quer Format Hinzufügen und entfernen einzelner Kontaktpersonen Direktes öffnen der Adressverwaltung und von Journaleinträgen Export der Daten in beliebiges Format für die Weiterverarbeitung Einlesen von Anmeldedateien wie sie z.b. bei Internetanmeldungen geniert werde können Events können als abgeschlossen markiert werden, damit diese nicht mehr bearbeit werden MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

31 12 Dokumentenverwaltung Die integrierte Dokumentenverwaltung deckt alle Ansprüche an eine Dokumentenverwaltung ab. Es können Dokumente von beliebigem Typen verwaltet werden. Es ist zu jederzeit ersichtlich, wer am Dokument arbeitet und wer zuletzt Änderungen am Dokument gemacht hat. Die Integration von Microsoft Word und Excel mit entsprechenden Feldfunktionen machen es zusätzlich sehr einfach. Dokumentvorlagen für Word und Excel können auf Ordnerebene zugeordnet werden Funktionen Dokumentenexplorer mit Knoten und Zugriffsrechten um beliebige Dokumente zu verwalten Integrierte Protokollassistenten um Protokolle zu erstellen. Je nach Aktion können Aufgaben generiert werden Folgeprotokolle mit automatischer Übernahme der offenen Positionen Automatische Zusammenfassungsprotokolle aufgrund verschiedener Selektionskriterien Automatisches Pendenzenprotokoll aufgrund verschiedener Selektionskriterien Pro Position kann ein Projekt zugeordnet werden Zusätzliche Spalte für Team und Bemerkungen Automatisches Führen der Historie mit Wer hat wann welche Änderung vorgenommen Jederzeit können Sie alte Dokumente aus der Historie wieder abrufen Beliebige Dokumentarten und Dokumentstatus Benachrichtigungsliste pro Dokument. Sie werden automatisch per benachrichtigt, wenn z.b. der Status oder die Version des Dokumentes ändert Sie sehen jederzeit, wer welche Dokumente zur Bearbeitung reserviert hat Schnelle Volltextsuche in allen Dokumenten Zugriffsschutz pro Ordner analog der Projektverwaltung Word- oder Excel- Vorlagen pro Ordner definierbar Ordner und Unterordner können ohne Dokumente kopiert werden Ordern können per Mausklick verschoben werden MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

32 12.2 Offerte Wird in der Adressverwaltung für eine Kontaktperson ein Dokument erstellt, wird dieses in der Dokumentenverwaltung abgelegt und gleichzeitig ein Journaleintrag für diese Kontaktperson generiert Direkte Unterstützung von Word-Dokumenten und Excel-Tabellen mit benutzerdefinierten Attributen Integrierter Lieferschein, Brief und Fax Offerten erstellen Aus Offerten automatisch Auftragsbestätigung generieren und daraus das Projekt eröffnen Bestellungen und Lieferungen erstellen Der ProjectManager unterstützt Sie wesentlich in der Offertenstellung und Auftragserstellung (Auftragsbestätigung). Die Offerten werden nicht in Dokumenten sonder in der ProjectManager- Datenbank gespeichert. Funktionen Mehrerer Adresse pro Offerte Automatische Gliederung der Offerte aufgrund der Titel Freie Positionen Artikelauswahl. Eingefügte Artikel können frei bearbeitet werden Online Berechnung der Marge Sonderrabatt pauschal oder in % AGB in Offerte integriert MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

33 12.3 Auftrag Aus einer Offerte kann ein Auftrag generiert werden. Dabei wird automatisch das Projekt mit den zugehörigen Projektbudget angelegt Bestellungen Erstellen Sie hier Ihre Bestellungen bei Ihren Lieferanten / Herstellern. Die Bestellungen werden nicht als Datei, sondern in der ProjectManager-Datenbank gespeichert. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

34 12.5 Lieferungen Erstellen Sie hier Ihre Lieferungen an einen Kunden. Die Lieferungen werden nicht als Datei, sondern in der ProjectManager-Datenbank gespeichert. Funktionen Kunden- / Lieferadresse Positionsübernahem auf Bestellungen Freie Positionen MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

35 13 Vertragsverwaltung Mit der integrierten Vertragsverwaltung haben Sie stets den Überblick über die laufenden Verträge. Was aber noch wichtiger ist, Sie werden rechtzeitig informiert, wenn ein bestehender Vertrag ausläuft. So haben Sie genügend Zeit um einen Folgevertrag abzuschliessen. Dank den integrierten Auswertungen (Verträge ohne Projekte, Projekte ohne Verträge, Projekte mit abgelaufenen Verträgen und Projekte mit auslaufenden Verträgen) sind Sie stets über den Zustand ihrer Verträge informiert. Diese Information können Sie auch auf Ihrem ProjectManager-Desktop anzeigen lassen. Verknüpfung des Vertrags zu Adressen, Dokumenten und Projekten MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

36 14 Mitarbeiter Hier verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten. Sie definieren für jeden Mitarbeiter das Zeit-Budget pro Kalenderjahr damit das System die Arbeitszeitstatistik pro Mitarbeiter führen kann. Im Weiteren definieren Sie im Kosten-Budget den jeweiligen Break-Even pro Mitarbeiter und Jahr. Ein Soll-Arbeitszeit-Kalender, in welchem Sie Ihre Feiertage, Arbeitszeit und Gleitzeit festlegen, rundet das System ab. Diskussionen über Ferienguthaben, Arbeitszeit, Überzeit und dergleichen gehören damit der Vergangenheit an Funktionen Pro Mitarbeiter kann ein eigenes Arbeitzeitmodell definiert werden Unterstützung von Mitarbeitern im Stundenlohn Verwalten der Honorarkategorien Zeit-Budget pro Mitarbeiter und Monat und Kalenderjahr Kosten-Budget pro Mitarbeiter und Monat und Kalenderjahr Zeitkontrolle mit Soll-Ist Vergleich, Gleitzeit, Überzeit und Ferienkontrolle Mitarbeiterbezogene Pendenzen-, Journal- und Aufgaben Verwaltung Detaillierte Zugriffsverwaltung auf sämtliche Funktionen im ProjectManager Ferien- und Absenzenplaner mit automatischer Nachtragung des Ist-Zustandes aus der Leistungserfassung mit Monatsübersicht für alle Mitarbeiter Trennung zwischen aktiven und ehemaligen Mitarbeitern Volle Unterstützung von Teilzeitmodellen Zeitkonten für Ferien, bezahlte Absenzen, Ausfallstunden, Militär, interne Aufwendungen und weitere Zeitkonten Firmenarbeitszeitkalender pro Mandant definierbar Verwalten von externen Mitarbeitern MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

37 14.2 Mitarbeiterdaten verwalten Hier verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten. Auch bei den Mitarbeitern kann ein Journal geführt werden, welches zusätzlich geschützt ist, um nicht sensible Daten Unbefugten freizugeben. Durch die Zuordnung des Mitarbeiters in eine Abteilung, können bei den Auswertungen Abfragen über die Abteilung gemacht werden. Aktive und ehemalige Mitarbeiter werden getrennt behandelt. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

38 14.3 Zeit-Budget Aufgrund des Soll-Arbeitszeitkalenders, des Eintrittdatums und dem Teilzeitfaktor wird die Sollarbeitszeit für den entsprechenden Mitarbeiter berechnet. Durch Eingabe der Absenzen wie Ferien, Militär usw. berechnet das System die produktiven Stunden und die zu erwartende Produktivität. Diese Zahlen werden für das Kosten-Budget und die Arbeitszeitstatistik verwendet. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

39 14.4 Kosten-Budget Im Kostenbudget müssen die effektiven Werte eines jeden Mitarbeiters eingegeben werden. Daraus werden die Ansätze pro Stunde intern und extern berechnet. Wenn Sie keine Lohndaten im ProjectManager erfassen möchten, können Sie die Stundensätze auch direkt eingeben. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

40 14.5 Arbeitszeitstatistik Die Arbeitszeitstatistik liefert einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit des entsprechenden Mitarbeiters, das Gleitzeitkonto, die Überzeit und das Ferienkonto. Die Arbeitszeitstatistik kann per Datum "eingefroren" werden. Damit kann der Mitarbeiter keine Leistungen mehr vor diesem Datum erfassen. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

41 14.6 Soll-Arbeitszeit Die Sollarbeitszeiten dienen als Grundlage für das Zeitbudget jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Sollarbeitszeiten werden für ein Kalenderjahr für die Firma definiert. Für Mitarbeiter mit Teilzeit oder anderen Feiertagen, kann ein eigener Sollarbeitszeitkalender, basierend auf dem Firmenkalender, definiert werden. Definition der Feiertage inkl. ewiger Kalender für die Standard Feiertage. Definition der Wochen-Arbeitzeit und an welchen Tagen gearbeitet wird Ferienplaner MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

42 Der Ferien- und Absenzenplaner dient der Planung von Abwesenheiten der Mitarbeiter. Dabei können folgende Absenzen eingetragen werden: Ferien Bezahlte Absenzen Militär / Zivilschutz Ausbildung Sonstige (kann konfiguriert werden) Generelle Abwesenheit. Direktes Verbuchen in die Leistungserfassung Druck pro Mitarbeiter, Monat, 3 Monate A3 Quer oder ganzes Jahr auf A0 quer Selektionskriterien für Mandant und Abteilung beim Drucken Das System zeigt die geplanten und die bezogenen Absenzen an. So kann ein Soll-Ist Vergleich gemacht werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

43 15 CV (Curriculum Vitae) Verwaltung Die im ProjectManager integrierte CV-Verwaltung ist ideal für Firmen mit temporären Personaleinsätzen. Sie können aber auch die CV s Ihrer Mitarbeiter führen und verwalten. Mit den umfassenden Suchfunktionen finden Sie jeweils das optimale CV Funktionen Erfassung der Personalien mit Verfügbarkeit, Stundensatz und Einsatzort Erfassung von Schul-, Aus- und Weiterbildung, Diplomen und Kursen, Publikationen, Sprachen, Führungserfahrung, berufliche Tätigkeiten, Projekterfahrung. Profil von Technologien Anonymisiertes Drucken der CV s Umfangreiche Suchfunktionen inkl. Volltextsuche Gefunden CV s können direkt per angeschrieben werden Mehrere CV s pro Person möglich Journaleinträge und Aufgaben direkt aus CV-Verwaltung MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

44 16 Benachrichtigungen Sie können sich automatisch ein senden lassen, wenn jemand im ProjectManager eine Änderung macht. So werden Sie benachrichtigt, wenn jemand aus Ihrer Abteilung Ferien im Ferien- und Absenzenplaner einträgt oder Sie erhalten ein , wenn jemand einen Adresseintrag ändert, beim dem Sie als Key Account Manager eingetragen sind. Verschiedene Selektionsmöglichkeiten auf Stufe Mandant, Abteilung und Gruppe ermöglicht es Ihnen die optimalen Regeln für die Benachrichtigungen zu definieren. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

45 17 Aufgaben In der Aufgabenliste haben Sie die Übersicht über alle Aufgaben. Die einzelnen Spalten können Sie jeweils aufsteigend sortieren. Je nach der Ansichtsoption, die Sie eingestellt haben, sind mehr oder weniger Aufgaben sichtbar Funktionen Erinnerungsfunktion analog Microsoft Outlook Automatisches Versenden einer mit dem Inhalt der Aufgabe, wenn eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter erfasst wird Zuordnung von Projekten oder Kontaktpersonen Wenn eine Kontaktperson zugeordnet ist, wird beim Erledigen der Aufgabe automatisch ein Journaleintrag erstellt Diverse Optionen für die Darstellung in der Liste Status der Aufgabe mit % erledigt Erledigte Aufgabe können automatisch gelöscht werden Synchronisation mit Microsoft Outlook Drucken der Aufgabenliste mit denselben Selektionskriterien wie in der Ansicht MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

46 17.2 Aufgabe erfassen In diesem Dialog können die Aufgaben erfasst und bearbeitet werden. Dabei können Sie nur Aufgaben bearbeiten, die für Sie sind oder die Sie erfasst haben. Sie haben die Möglichkeit ein Bezug auf eine Kontaktperson oder ein Projekt zu machen. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

47 18 Tarif Der Tarif bildet die Grundlage für die Kalkulation der Projekte. Im Tarif werden die im entsprechenden Zusammenhang möglichen Fremdkosten, Spesen, Kostengruppen und Honorarkategorien erfasst und mit den notwendigen Kalkulationsdaten (Preisen) versehen. Für die Erfolgsrechnungen können Sie immer die Preise für intern und extern angeben. Damit haben Sie Ihren Gewinn laufen unter Kontrolle. Damit können die SIA Tarifmodelle voll abgebildet und kalkuliert werden Kalkulation Ein Projekt können Sie zu jeder Zeit nach Honorarkategorie, Kostengruppe oder nach den Mitarbeiterkosten berechnen und auswerten! Die Daten müssen Sie dazu nur einmal erfassen. Folgende Kalkulationsmodelle werden unterstützt: Allgemein nach Zeit SIA 103 Kostentarif SIA 108 Kostentarif SIA Kostentarif SIA 108 Zeittarif SIA 112 Leistungsmodul 95 Sie können auch Tarife mit einer beliebigen Fremdwährung erstellen! MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

48 18.2 Honorarkategorie Gleiche Mitarbeiterkategorien werden in Honorarkategorien zusammengefasst (z.b. Monteur, Chefmonteur, Handlanger, Lehrling usw.) Die Kosten können einheitlich für die ganze Honorarkategorie sowohl mit einem internen als auch mit einem externen Satz angegeben werden. Zudem kann auch hier der Tagesansatz und die Stunden pro Tag eingegeben werden Kostengruppe Definieren Sie die Tätigkeiten und die Phasen für Ihr Projekt oder auch für mehrere Projekte. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

49 18.4 Spesen Spesen sind Zusatzkosten, die durch den Mitarbeiter bezahlt und anschliessend rückerstattet werden. Spesen werden in derjenigen Einheit erfasst, in der sie anfallen (z.b. Autokilometer in km). Mit den entsprechenden Faktoren wird in den Frankenbetrag umgerechnet. Auch diese Angaben sind lediglich Vorgaben für die Tarifbildung Fremdkosten Fremdkosten sind externe Kosten wie Material, Kopien, externe Mitarbeiter usw. Fremdkosten werden in derjenigen Einheit erfasst, in der sie anfallen. Mit dem Faktor wird die Umrechnung in die Systemwährung angegeben. Diese Faktoren dienen lediglich als Vorgabe bei der Tarifdefinition. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

50 19 Leistungen Der ProjectManager bietet mehrere Möglichkeiten an, Leistungen zu erfassen. Leistungen sind Arbeitszeit, Spesen und Fremdkosten. Grundsätzlich erfasst jeder Mitarbeiter seine Leistungen selbst. Für externe Mitarbeiter oder Mitarbeiter die vorwiegend extern arbeiten steht eine externe Zeiterfassung über Excel-Tabellen zur Verfügung Funktionen Schnelle, einfache Erfassung der Leistungen mit Plausibilitätskontrolle um Fehlerfassungen zu vermeiden Zeit, Spesen und Fremdkosten können im selben Dialog erfasst werden Übersichtliche Erfassung der Arbeitszeit, Spesen und Fremdkosten in einer Matrix mit Tages-, Wochen, 2 Wochen- und Monats- Ansicht Timer-Funktion, auch wenn der PC ausgeschaltet ist Sicherstellung, dass verrechnete Leistungen nicht mehr bearbeitet werden Externe Zeiterfassung über spezielle Formulare welche im Excel bearbeitet werden können Leistungsaustausch zwischen verschiedenen ProjectManager Diverse Rapportierungsmöglichkeiten (siehe Auswertung) 19.2 Erfassungs- Matrix Der besseren Übersicht halber können die Leistungen auch in einer Matrix erfasst werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Leistungen in einer Tages-, Wochen-, 2 Wochen- oder Monats- Ansicht zu erfassen. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

51 19.3 Einzelne Leistung erfassen Alle Leistungen (Zeit, Spesen, Fremdkosten) werden mit demselben Dialog erfasst. Durch diverse Vorgaben auf Projektebene kann die Eingabe der Daten wesentlich vereinfacht werden. In der Statistik werden die einzelnen Positionen pro Tag aufgelistet. Sie haben Sie den Überblick, was Sie bereits erfasst haben Externe Erfassung Mitarbeiter welche ihre Leistungen nicht direkt im Projektmanager erfassen, sei dies, weil sie eine eigene Abrechnung führen (externe Mitarbeiter) oder Mitarbeiter welche vorwiegend beim Kunden arbeiten, haben die Möglichkeit zum Beispiel ihre Leistungen mit Excel zu erfassen und diese Datei im Projektmanager einzulesen. Der ProjectManager stellt entsprechende Funktionen für das Erzeugen eines Formulars und eine Wizzard für das Einlesen der Daten zur Verfügung. Die erstellten Formulare werden direkt via an die entsprechenden Personen verschickt. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

52 19.5 Umbuchen Leistungen die nicht korrekt erfasst worden sind, sei dies auf das falsch Projekt, Tarif, Honorarkategorie oder Kostengruppe, können mit diesem Dialog umgebucht werden. Dabei ist es möglich den Datumsbereich und oder den Mitarbeiter als Selektionskriterium anzugeben. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

53 20 Artikelverwaltung Die Artikel-Verwaltung im ProjectManager umfasst folgen Teile: 1. Leistungsgruppe: Damit können Sie einen Artikel einer Leistung (Zeit, Spesen, Fremdkosten) zuordnen. 2. Artikel-Gruppen: Eine Artikelgruppe soll dazu dienen Artikel gleiche Artikel zusammenzufassen. Alle Rabatt-Funktionen im ProjectManager basieren auf Artikelgruppen. 3. Rabatt für Branche: Pro Artikelgruppe und Branche können Sie einen Rabatt festlegen. So können sie Ihren verschiedenen Kundengruppen (Branchen) auf die verschiedenen Artikelgruppen Rabatte gewähren. 4. Rabatt vom Hersteller: Pro Artikelgruppe und Hersteller können Sie Ihren Rabatt erfassen. Damit können sie die Rabatte Ihrer Lieferanten pro Artikelgruppe definieren. 5. Rabatt für Firma: Sie können auf jeder Geschäftsadresse einen zusätzlichen Rabatt für Ihren speziellen Kunden geben. Der Rabatt wird dort pro Artikelgruppe und Hersteller vergeben. Alle Rabatt- und Preis- Definitionen werden historisiert verwaltet Funktionen Artikelübersicht mit Such und Filterfunktion Einfache Preisanpassung Historisierte Preise, Rabatt auf allen Stufen Artikel-Import aus Excel Automatische oder Manuelle Artikelnummer Vergabe. Verschiedene Listen zum Drucken MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

54 20.2 Artikelgruppen Die Liste Rabatt für Branche und Rabatt vom Hersteller wird jeweils für die aktuell ausgewählte Artikelgruppe angezeigt. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

55 21 Ticketsystem Mit der im ProjectManager integrierten Ticket-Verwaltung können Sie Ihre Supportanfragen professionell verwalten. Einige Automatismen helfen Ihnen dabei die eingehenden Tickets rasch zu bearbeiten. So werden eingehende s automatisch erkannt, als Ticket eröffnet und dem Kunde umgehend eine Antwort zugestellt. Ebenso ist die Zeiterfassung aus der Ticket-Verwaltung voll integriert. So kann das System automatisch zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Supportleistungen unterscheiden, je nach Supportvertrag der beim Kunde hinterlegt ist Funktionen Automatische -Erkennung. Eintreffende s werden automatisch als Ticket abgelegt Automatische Beantwortung der Telefonerkennung und automatisches anzeigen der Tickets des Anrufers Telefonanrufe an den Kunden werden automatisch in der Historie festgehalten s an den Kunden inkl. den Attachments werden ebenfalls in der Historie registriert Erkennung von Support und Wartungsverträgen Integrierte Zeiterfassung Alle Zustandänderungen werden automatisch aufgezeichnet und sind in der Historie des Tickets sichtbar. Drucken von einzelnen Tickets, Übersichtsliste und Detaillierter Liste. Alle s werden über eine einheitliche -Adresse versendet. Dazu kann eine eigene Signatur erstellt werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

56 22 Auswertungen Ein zentrales Element vom ProjectManager sind die Auswertungen. Es ist eine Vielzahl an Auswertungen vorhanden, welche für die meisten Anwendungen ausreichen. Für zusätzliche, spezielle Auswertungen, steht eine freie Abfrage zur Verfügung. Einige Auswertungen können exportiert werden und damit direkt in Microsoft Excel zur weiteren Verarbeitung eingelesen werden. Folgende Berichte sind vorhanden: Allgemein Projektlisten Projektliste nach Name (einzeilig) Projektliste nach Nummer (einzeilig) Projektliste Projektliste (Detail) Projekt-Budget Liste Detail Projektliste mit Budget nach Name Projektliste mit Budget nach Nummer Ereignisprotokoll Projekt Kalkulation. Dieser Report kann für archivierte Projekt nicht benutzt werden. Auftragsvolumen pro Adresstyp und Geschäftsadresse. Adressen / Mitarbeiter Adressliste (einzeilig) Geschäftsadressen kurz mit Kontaktpersonen Geschäftsadressen Detail mit Kontaktpersonen Journalliste pro Kontaktperson Mitarbeiter Interne Telefonliste Mitarbeiter Geburtstags-Liste Mitarbeiter Jubiläums-Liste Mitarbeiter Eintritts-Liste Mitarbeiter Austritts-Liste Adress-Statistik Statistik über die erfassen, geänderten Adressen, Journaleinträge und Aufgaben Mitarbeiter Leistungsjournale Leistungsjournal pro MA (nach Tag) Leistungsjournal pro MA (nach Tag) einzeilig Leistungsjournal pro MA (nach Projekt) Leistungsübersicht Auslastung pro MA Performance Übersicht Performance pro Monat Projekt Leistungsjournale Leistungsjournal pro Projekt (nach Tag) MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

57 Leistungsjournal pro Projekt (nach Tag) einzeilig Leistungsjournal pro Projekt (nach Mitarbeiter) Leistungsjournal pro Projekt (nach Mitarbeiter) einzeilig Leistungsjournal pro Projekt (nach Mitarbeiter) mit Kostengruppe / Honorarkategorie Leistungsjournal pro Projekt und Mitarbeiter Leistungsjournal pro Projekt und Kostengruppe Leistungsjournal pro Projekt und Kostengruppe mit Soll Leistungsjournal pro Projekt und Kostengruppe mit Mitarbeiter Leistungsjournal pro Projekt und Honorarkategorie Mitarbeiterressourcen pro Projekt MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

58 Projekt Abrechnung / Verrechnung Rapporte Projektliste Abrechnung Stand der Arbeiten Projektliste (nicht verrechenbar) Leistung- und Abrechnungskontrolle Die Daten der Rapporte können nach Bedarf bearbeitet und zur späteren Wiederverwendung gespeichert werden. Rechnungsbeiblatt Rapport * Rapport ohne Kosten * Rapport ohne Kosten mit Kostengruppen * Rapport ohne Kosten pro Kostengruppen * Rapport ohne Kosten pro Kostengruppe und Mitarbeiter * Rapport ohne Kosten pro Kommentar und Kostengruppe * Rapport ohne Kosten pro Kommentar * Spesen / Fremdkosten Spesenabrechnung pro Mitarbeiter Spesenabrechnung pro Mitarbeiter nach Einheit Spesenabrechnung pro Monat Fremdkosten pro Projekt Fremdkosten pro Projekt ohne interne Kosten Fremdkosten pro Projekt ohne Kosten Nachkalkulation Phasenkalkulation Rekapitulation der Leistung pro Projekt Rekapitulation der Leistungen pro Projekt/Kunde Rekapitulation der Leistungen pro Kunde Nachkalkulation eines Projektes Garantieübersicht Arbeitszeitstatistik Gleitzeit- und Ferienabrechnung Arbeitszeitstatistik (Gleitzeit- und Ferienabrechnung) Arbeitszeitstatistik Gesamtübersicht pro Monat Arbeitszeitstatistik Gesamtübersicht pro Mitarbeiter Rechnungen / Umsatz Rechnung Umsatz Das Selektionsdatum bezieht sich auf das Rechnungsdatum. Die Leistungen (Stunden, Fremdkosten) werden aufgrund der Rechnungsperiode (Datum von/bis) summiert. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

59 Mandanten-Ausgleich Mandanten-Ausgleich pro Mitarbeiter Finanzplan Auftragschancen Rechnungen nach Laufnummer Rechnungen pro Projekt Rechnungen pro Projekt summiert Rechnungen pro Kunde Rechnungen pro Kunde summiert Rechnungen pro Marktsegment Rechnungen pro Marktsegment summiert Mahnlauf Mahnliste Mahnstoppliste Offene Arbeiten / Debitoren pro Kunde und Projekt Offene Arbeiten / Debitoren pro Marktsegment und Projekt Offene Leistungen nach Stand der Arbeiten pro Projekt Kaderinformation Kaderinformation nach Fachbereich MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

60 22.1 Auswertungs- Selektion Im Bereich Selektion können für die verschiedenen Auswertungen Selektionskriterien definiert werden. Dieser Bereich ändert je nach Bericht den Sie gerade selektiert haben. Die Angaben werden pro Mitarbeiter gespeichert und müssen nicht jedes Mal eingegeben werden. Einzelne Auswertungen können in eine CSV-Datei exportiert werden, so dass diese direkt in Microsoft Excel für weitere Auswertungen bearbeitet werden können. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

61 23 Zugriffsrechte Mit einer äusserst umfangreichen Zugriffsverwaltung können Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Den verschiedenen Funktionen können Benutzergruppen oder Mitarbeiter mit "kein Zugriff", "nur lesen" oder "lesen und schreiben" zugeordnet werden. Dabei können Sie bei sämtlichen Menüs, Dialogen, Auswertungen und Kalkulationen intern wie extern die Zugriffsberechtigung vergeben. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

62 24 Verkauf 24.1 Preise Die Preise des ProjectManagers sind nach Anzahl Mitarbeiter gestaffelt. Dabei ist immer der volle Funktionsumfang enthalten. Anzahl Mitarbeiter > 50 Preise in CHF 2' ' ' ' ' Auf Anfrage Richtpreise in 1' ' ' ' ' Auf Anfrage Bei einer Erweiterung der Anzahl Mitarbeiter, wird die entsprechende Differenz in Rechnung gestellt. Eine Erweiterung der Lizenz ist jederzeit, ohne neue Installation möglich! Preis- und Funktionsänderungen vorbehalten Updates Updates werden jeweils für 10%-30% des Basispreises verkauft, je nach Umfang der neuen Funktionalität. Werden Updates übersprungen, beträgt der Preis generell 30% des Basispreises. Es besteht kein Anspruch auf ein Update. Handelt es sich um reine Fehlerkorrekturen wird ein solcher Release gratis abgegeben Copyright Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben, Daten und Preise können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Kein Teil dieser Unterlagen darf in irgend einer Form (Druck, Fotokopie oder einem andern Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung von MM Informatik GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

63 24.4 Referenzen In alphabetischer Reihenfolge. Forstbüro Achterberg Sachverständige für Baum und Wald Werther Deutschland bbv Software Services AG Luzern, Zug und Bern emazy Corporation Internet Service Provider Zug Geoterra-Gruppe Ingenieure - Geometer - Planer Richterswil, Siebnen, Einsiedeln, Horgen, Pfäffikon SZ Ingenieurbüro Bösch AG Beratende Ingenieure für Haustechnik Unterengstringen, Aarau Jermann Geometer + Ingenieure AG Ingenieure - Geometer - Planer Arlesheim, Binningen, Sissach, Zwingen LaCom Gebäudeautomation GmbH Hinwil, St. Gallen Mosimann & Partner AG Beratende Elektroingenieure Dübendorf und Affoltern a.a. MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65

64 PlanQuadrat AG Bauingenieure + Planer Willisau, Ruswil, Hochdorf Psp-engineering GmbH Ingenieurbüro für Informationstechnologie Oberbuchsitten Service Management Partners Zug Siemens Schweiz AG Berufsbildung Zürich TinLine GmbH CAD/CAE, Netzwerk Sins TOPHINKE Automation & Gebäudetechnik AG Hochdorf Tri Air Consulting AG Jona MM Informatik GmbH, März 2010, Version / 65