ProjectManager 3.2: Neue Funktionen

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1 ProjectManager 3.2: Neue Funktionen CV-Verwaltung mit Kurz-Profilen Die CV's können als Kurzprofile gedruckt werden. Dazu können die einzelnen CV's markiert werden und auch die Profilgruppen, welche gedruckt werden sollen. Die Verfügbarkeit kann neu nach Absprache", per Sofort" oder per ein Datum angegeben werden. Die Nationalität kann im CV angegeben werden. Es kann beim Drucken gewählt werden, ob die Sprachen aufgelistet werden sollen. Als Bewertung der Sprachkenntnisse werden die mündlichen Bewertungen verwendet. Zum Ausdruck stehen eine Anonymisierte und eine nicht Anonymisierte Variante zur Verfügung. CV-Verwaltung mit Kurz-Profilen Die CV's können als Kurzprofile gedruckt werden. Dazu können die einzelnen CV's markiert werden und auch die Profilgruppen, welche gedruckt werden sollen. CV-Verwaltung - Profil-Matrix Neu kann aus der CV-Verwaltung eine Profil-Matrix als Excel-Datei erstellt werden. Damit haben Sie einen optimalen Überblick über Bewertung der Profile der ausgewählten CV's. Mitarbeiterdaten Neu kann die Nationalität erfasst werden. Auswertung: Rapport mit Kosten pro Kommentar Analog dem bestehenden Report "Rapport ohne Kosten pro Kommentar" aber dieses Mal mit Ansatz und Kosten. Auswertung: Spesenabrechnung pro Mitarbeiter nach Spesenart Aufstellung der Spesen pro Mitarbeiter und Spesenart. Die Spesenart kann als Selektionskriterium angegeben werden. Dies neu auch bei allen anderen Spesenauswertungen. Auswertung: Provisorische Rechnungen Neu steht die Auswertung "provisorische Rechnungen" mit dem Selektionskriterium "Mandant" zur Verfügung. Auswertung: Rapporte speichern / laden Neu kann angegeben werden, dass nur noch Berichte von Projekten mit Status 'in Arbeit' angezeigt werden. Auswertung: Zeitraum nächste Woche, nächster Monat und nächstes Jahr kann direkt ausgewählt werden. Auswertung: Projektlisten Zusätzlich zwei neue Selektionskriterien: Projektadresse und Adresstyp. Damit können z.b. die Projektlisten für einen bestimmten Kunden erstellt werden. Auswertung: Projekt Kalkulation Kurz Entspricht der Auswertung Projekt Kalkulation", aber ohne die erste Seite Auswertung: Monatsübersicht Zeigt für einen Mitarbeiter und Monat alle erfassten Zeiten aufgelistet nach Projekt und Tag. Tel: Mobil: Web:

2 Seite 2 von 7 Auswertung: Rekapitulation. Neues Selektionskriterium: nur Auflisten, wenn Leistung vorhanden". Damit werden nur noch Projekte oder Kunden aufgelistet, bei welchen auch eine Leistung erbracht wurde. Auswertung: Stand der Arbeit Neues Selektionskriterium nur Projekte mit negativem "Saldo" auflisten Auswertung: Alle Auswertungen als PDF Im Auswertungsdialog können alle Auswertungen direkt als PDF gespeichert werden. Es muss dazu keine PDF Drucker installiert sein. Auswertung: Kaderinformation Der Abschnitt 3 Umsatzprognose" wird neu nicht mehr pro Quartal berechnet, sondern per Ende Quartal. Auswertung: Stunden pro Kunde und Mitarbeiter Zeigt pro Adresse (Kunde) die Mitarbeiter mit den geleisteten Stunden an. Logo, Kopf- und Fusszeile Es kann neu definiert werden, ob das Logo, die Kopf- und Fusszeile auf der ersten Seite, auf den Folgeseiten gedruckt werden soll. Zudem kann angegeben werden, ob vor dem Drucken gefragt werden soll, ob das Logo, die Kopf oder Fusszeile gedruckt werden soll. Diese Einstellungen nehmen Sie unter dem Menüpunkt Extras", Anpassen" auf der Seite Mandant mit dem Knopf Logo Position" vor. Adressen suchen Neu wird der Suchbegriff auch in den Notizen der Adresse gesucht. Neu wird über alle Adressen (Firmen, Kontaktpersonen und Privatadressen oder Debitor- Adressen) gesucht. Damit müssen Sie nur in einem Dialog nach einer Adresse suchen. Je nach Suchergebnis wird der entsprechende Dialog geöffnet. Aus den Privat-Adressen oder Debitor-Adressen wird immer der Adress-Explorer gestartet, wenn es sich um eine Firma oder Kontaktperson handelt. Geschäftsadressen - Neu können den einzelnen Seiten folgende Zugriffsrechte zugeordnet werden: Adressverwaltung: Geschäftsadressen, Tab Geschäftsadresse Adressverwaltung: Geschäftsadressen, Tab Anlage / Codes Adressverwaltung: Geschäftsadressen, Tab Kontaktperson Hinweis: Diese gilt nicht für den Adress-Explorer Die Geschäftsadresse hat neu auch eine Anrede. Damit können auch für Firmen ohne Kontaktpersonen Briefanreden definiert werden. Dies ist vor allem beim erstellen vorn Word- Vorlagen hilfreich. Für die Kontaktpersonen kann eine weitere Generierte Adresse Privat" definiert werden. Diese Adresse wird aus den Adressfeldern der Kontaktperson gebildet. Unter Extras, Anpassen auf der Seite Adresse können Sie das Format der Adresse definieren. Dieses Adressfeld steht in den Abfragen zur Verfügung. Ebenso in den Feldfunktionen um entsprechende Word-Vorlagen zu erstellen. Projekt-Explorer Es kann direkt aus dem Projekt-Explorer eine Word-Datei erstellt werden. Dabei werden Ihnen die Projekt-Adressen zur Auswahl angezeigt und danach die entsprechenden Word-Vorlagen. In der Übersicht hat es neu Scroll-Bars.

3 Seite 3 von 7 Projekt-Explorer: Übersicht Neu werden in der Grafik die Rechnungen nach Normal-, Regie- und Nebenkosten-Rechnung getrennt angezeigt. Neue Gruppe Dokumente" in der Projektübersicht. Sie können jedem Projekt einen Datei-Pfad angeben, unter welchem die Dokumente zum Projekt abgelegt sind. Unter Extras, Anpassen auf der Seite Ordner für Dokumente" können Sie auch Vorgabe Dateiordner angeben, die beim Eröffnen eines Projektes automatisch angelegt werden. Projekt-Eigenschaften, Kalkulation Neu können in der Übersicht die erledigten Positionen ausgeblendet werden. Projektverwaltung, Standard Kommentar löschen Beim löschen eines Kommentars wird eine Warnung ausgegeben, wenn bereits Leistungen vorhanden sind, welche diesen Kommentar benutzen. Sie können dann das Löschen immer noch abbrechen. Projektexplorer, Leistungserfassung Matrix - Neu kann die erste Zeile der Projektbeschreibung im Projektexplorer und in der Leistungserfassung Matrix angezeigt werden. Damit dies sichtbar wird, müssen Sie unter dem Menü Extras, Optionen die Option Wenn vorhanden, erste Zeile der Beschreibung hinzufügen" anwählen. Rechnung Neu können auch Artikel aus der Artikelverwaltung in eine Rechnung eingefügt werden. Zudem können alle oder einzelne Artikel aus einem Auftrag oder einer Lieferung in die Rechnung eingefügt werden. Provisorische Rechnungen verarbeiten Auf dem Desktop wird hinter dem Link die Anzahl zur Verrechnung bereiten Rechnungen angezeigt. Wird eine Rechnung zur Bearbeitung angezeigt, kann neu auch zu den anderen Rechnungen im Projekt gewechselt werden. Vertragsverwaltung Neu kann pro Vertragsart eine Nummerierung vorgegeben werden. Somit werden neue Verträge automatisch nummeriert. Artikelverwaltung Artikelverwaltung mit Historisierten Preisen. Artikelgruppen mit historisierten Rabatt pro Hersteller und pro Branche Zuordnung von Leistungsgruppen Zusätzliche Rabattvergabe pro Kunde und Artikelgruppe sowie Hersteller. Vielfältige Filtermöglichkeiten. Optimale Unterstützung bei Preisanpassungen der Artikel. Importschnittstelle, um Artikel aus Excel einzulesen. Kopierfunktionen um rationell Artikel zu erfassen. Automatische nummerieren der Artikel. Kann aber auch manuell erfolgen.

4 Seite 4 von 7 Offerten / Auftragsbestätigung Offerten sind Teil der Dokumentenverwaltung. Mit Begleitbrief und AGB's. Die AGB's werden pro Mandant erfasst. Automatisch Gruppierung und Summenbildung Artikel können in der Offerte frei bearbeitet werden. Rabatt pro Position Kostenzusammenstellung pro Gliederungsebene Sonderrabatt pauschal oder in % der Summe Zu jeder Zeit wird die Marge online berechnet. Automatisch Auftragserstellung und Projekteröffnung. Selbstverständlich wird das Projektbudget automatisch erstellt (Zeit, Kosten, Fremdkosten, Adressen usw.) Bei der Projekt-Ordnerauswahl kann neu direkt ein neuer Projekt-Knoten erstellt werden. Dies erspart den Umweg über den Projekt-Explorer, wenn der neue Knoten noch nicht vorhanden ist. Bestellungen Ist ein neuer Bestandteil der Dokumentenverwaltung Bestellungen bei für einen Hersteller zusammenstellen. Lieferungen Ist Bestandteil der Dokumentenverwaltung. Materiallieferungen dokumentieren. Importfunktion aus bestehenden Bestellungen. Kreditoren Zuordnung zu den Projekten und den entsprechenden Fremdkosten. Graphische Fälligkeitsübersicht Zahlungen ausführen und Dokumentieren. Dazu bestehen verschiedene Filtermöglichkeiten. Bei einer Zahlung wird der entsprechende Betrag dem Projekt als Fremdkosten-Leistung belastet. Vorgabe-Daten Die bisherigen Office-Vorgaben" sind nun auf zwei verschiedene Dialog und Menüpunkte verteilt: 1. Allgemein Vorgaben: Anrede, Währung, Einheit, Funktionen, Adresstypen, Sprachen, Rating: Geschäft, Rating: Kontakt, Bewertung, Ereignisse, Marktsegmente, Chancenbewertung, Chancengrund, Vertragsarten, MwSt, Artikel: Leistungsgruppen 2. Vorgaben für Dokumente: Protokoll, Dokumente, CV Der Entsprechende Menüpunkt ist unter Extras", Vorgabedaten" zu finden. Word-Schnittstelle Es können neu beliebige Adressformate definiert werden. Diese werden dann beim Starten von Word aus dem Adressexplorer oder Projektverwaltung abgefragt. Damit das Adressformat abgefragt wird, muss die Feldfunktion {Adr\?} verwendet werden. Anmeldung am ProjectManager Nach 3-maliger Fehleingabe des Passwortes wird der Benutzer gesperrt und kann sich auch mit korrektem Passwort nicht mehr anmelden. Die Entsperrung des Benutzers kann in der Zugriffsverwaltung mit dem Knopf "Reset Anmeldung" gemacht werden.

5 Seite 5 von 7 Sicheres Passwort Unter dem Menüpunkt Extras", Anpassen" auf der Seite Passworte, Telefonzentrale" kann festgelegt werden, dass ein sicheres Passwort verlangt wird. Ein sicheres Passwort muss mindestens 7 Zeichen lang sein und es muss aus Zeichen und Nummern bestehen. Zudem kann mittels Knopf das Standardpasswort ausgetauscht werden. Es wird bei allen Benutzern die das Standardpasswort haben, das neues Standardpasswort gesetzt. Es können alle Benutzer aufgelistet werden, welche noch immer das Standard-Passwort eingestellt haben. Es können alle Benutzer aufgelistet werden, welche ein unsicheres Passwort eingestellt haben. In der Zugriffsverwaltung kann mit einem speziellen Systempasswort das Passwort des Benutzers angezeigt werden. Das Systempasswort kann bei MM Informatik GmbH angefragt werden. Hat der Benutzer kein sicheres Passwort, wird er beim nächsten anmelden aufgefordert das Passwort zu ändern. In der Mitarbeiterdaten Verwaltung kann neu auch der Loginname und das Passwort geändert werden. Das bestehende Passwort kann allerdings NICHT eingesehen werden. Zeiterfassungs-Matrix Neue Scroll-Bar. Damit bleibt die Titelzeile mit dem Datum stehen. Ticket-System Firma als eigenes Eingabefeld. Pro Status kann definiert werden, ob automatisch ein an den Kunde versendet werden soll. Zudem kann der Text ebenfalls pro Status definiert werden. Das wird bei jeder Statusänderung gesendet. Aus der Ticket-Verwaltung kann direkt eine Aufgabe erstellt werden. Beim automatischen verarbeiten wird neu eine Fehlermeldung ausgegeben, wenn der ProjectManager sich nicht im Outlook anmelden kann. Bei der Leistungserfassung ist der Datumsbereich +- 1 Monat ProjectManager Einstellungen Die Einstellungen eines Mandanten können auf einen oder mehrere Mandanten kopiert werden. Das Kopieren ist pro Seite verfügbar. Protokoll als versenden Das Protokoll kann neu direkt als PDF in einem versendet werden. Es muss nicht mehr als PDF gedruckt werden.

6 Seite 6 von 7 Korrekturen Provisorische Rechnungen drucken Die gedruckte Liste enthält nun dieselbe Information wie der Dialog. Rechnung generieren Der Rabatt wird auch generiert, wenn keine Fremdkosten vorhanden sind. Privatadresse zu Geschäftsadresse - Die Anrede wird zurückgesetzt und ist damit im Sesam nicht mehr sichtbar. Sesam - Storno ohne Steuer Der Storno einer Rechnung kann nun auch auf Konten erfolgen, welche keine Steuer haben. Neue Adresscodes erstellen Die Datenbank wir nun auch dann korrekt erstellt, wenn es für die Geschäftsadresse noch keine Adresscodes gibt. Neuer Mitarbeiter erfassen Die Abteilungsauswahl steht auch bei neuer erfassten Mitarbeitern zur Auswahl und es muss nicht zuerst gespeichert werden. Die Liste der provisorischen Rechnungen kann gedruckt werden Es werden die Einstellungen vom Dialog übernommen. Excel auf Rechnung Die Grösse des Excel kann neu durch einen Doppelklick eingestellt werden. Auswertung: Leistungsübersicht Funktioniert nun auch, wenn die Option "inkl. Archivierte" nicht angewählt wird. Auswertung: Repport bearbeiten Wird ein gespeicherter Rapport gelöscht, wird die Auswahlliste aktualisiert. Adressexplorer Korrekte Darstellung auch auf kleiner Bildschirmauflösung Rechnung mit Fremdkosten ohne Rabatt generieren Hat die Rechnung nur Fremdkosten, wird der Projektrabatt nicht mehr berechnet. Sesam-Zahlungseingang verbuchen Unter gewissen Umständen wurde der Zahlungseingang nicht erkannt und nicht verbucht. Auswertung: Mitarbeiter-Adressliste Die Liste ist nun auch in den Auswertungen verfügbar. Projekteigenschaften, Finanzplan Kein Fehler mehr, wenn die Details zu den Fakturierten Leistungen angezeigt werden. Adress- Auswahlliste Die Bonität wird auch angezeigt. Geschäftsadressen: Suchen von Kontaktpersonen Wird eine Kontaktperson gesucht, wird nun direkt diese Person angezeigt.

7 Seite 7 von 7 Adressexplorer Die Codes sind bei der Kontaktperson wieder sichtbar. Rapport generieren und speichern Wird am selben Tag mit demselben Name ein Rapport erstellt, wird gefragt ob der bestehende Eintrag überschrieben werden soll. Funktioniert nun auch, wenn mehrere Benutzer unabhängig voneinander Reports generieren und bearbeiten. Wird ein bereits generierter Rapport mit Abbrechen verlassen, werden die Daten nicht mehr gelöscht. Sesam Zahlungseingang verbuchen es wird neu das Rechnungsdatum und nicht das aktuelle Datum für das Login im Sesam verwendet. Generierte Reports erneut aufrufen Generierte Rapporte können wieder ohne Fehler geöffnet werden. Verbindung zu Telefonzentrale Diverse Fehler bei einem Anruf korrigiert. Auswertung: Stand der Arbeiten Selektionskriterium Zeitraum Projektstatus und Zeitraum Leistung wird korrekt behandelt. Auswertung: Arbeitszeitstatistik Schreibfehler korrigiert. Ticket: Beschreibung eingeben Der Fehler beim Erfassen der Beschreibung ist behoben. Auswertung: Stand der Arbeiten Selektionskriterium Zeitraum Projektstatus und Zeitraum Leistung wird korrekt behandelt. Selektionskriterium Projektstatus wird korrekt behandelt. Auswertung: Arbeitszeitstatistik Schreibfehler korrigiert. Auswertung: Rechnungsbeiblatt Fehler korrigiert. SESAM: Zahlungseingang verbuchen Es werden alle bisherigen Geschäftsjahre nach dem OP abgesucht. Beginnend beim aktuellen Geschäftsjahr. Projektverwaltung Fehlt der Tarif, wird eine Korrekte Fehlermeldung ausgegeben. Rechnung, Protokoll, Offerte, Bestellung, Lieferung Werden alle Positionen gelöscht und danach der Dialog mit Abbrechen" verlassen, so wird die Löschaktion rückgängig gemacht.

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