Projektmanagement. Veranstaltung vom 6. Juli Technology Management and Entrepreneurship. Dr. Christian Marxt Dr.

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1 Projektmanagement Technology Management and Entrepreneurship Veranstaltung vom 6. Juli 2006 Dr. Christian Marxt Dr. Adrian Staufer

2 2 Rückblick letzte Veranstaltung

3 Prozess der Kommunikation Der Vorgang der zwischenmenschlichen Kommunikation besteht aus einem Sender, der über einen Kanal eine Nachricht aussendet, auf die ein Empfänger reagiert (Feedback). 3 Prozess des Informationsaustausches non-verbale Kommunikation verbale Kommunikation schriftliche Kommunikation Quelle: Mehrmann; Wirtz: Effizientes Projektmanagement. 2000

4 Gesprächsführung (4) Vier Seiten einer Nachricht 4 Sachinhalt Selbstoffenbarung Nachricht Beziehung Appell Quelle: Mehrmann; Wirtz: Effizientes Projektmanagement. 2000

5 Besondere Mitarbeiter-Gespräche Das Mitarbeiterförderungsgespräch umfasst sowohl Beurteilung, als auch konkrete Punkte zur fachlichen und persönlichen Förderung des Mitarbeiters sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden 5 Das Anerkennungsgespräch wenn ein Mitarbeiter bezogen auf sein persönliches Leistungsniveau eine besondere Leistung erbracht hat Das Kritikgespräch es müssen Vorbereitungen getroffen werden (Tatsachen feststellen, Anhörung der anderen Seite) Feststellung der Schwere des Verschuldens (Einflussfaktoren etc.) verschiedene Techniken stehen zur Verfügung (direkt/indirekt, etc.) Quelle: Mehrmann; Wirtz: Effizientes Projektmanagement. 2000

6 Bedeutung von Anerkennung 6 Das Zwei-Faktoren- System von Herzberg

7 Sitzungsdurchführung (1) Eröffnung der Besprechung Begrüssung Vorstellung der Teilnehmer Ziel / Tagesordnung vereinbaren (inkl. Zeitbudget je Tagesordnungspunkt) Sitzungsregeln bekanntgeben Rollenklärung (Protokollführer, Moderator) Gespräch / Diskussion eröffnen 7 Steuerung des Besprechungsverlaufs Wortmeldungen erfassen Wort erteilen bzw. entziehen Themeneinhaltung beachten Sicherstellen, dass alle zuhören, sich mit dem Thema beschäftigen Zeitbudgets je Tagesordnungspunkt überwachen Vergleich von Standpunkten

8 Sitzungsdurchführung (2) Störungen unterbinden Gesamtdauer der Besprechung kontrollieren 8 Sicherung einer effizienten Sitzungsdurchführung Visualisierung von Ergebnissen Förderung der Effizienz durch den Einsatz von Problemlösungs- und Kreativitätsmethoden Einbeziehung aller Sitzungsteilnehmer Beendigung der Sitzung Zusammenfassen von Zwischenergebnissen Erstellen / Vereinbaren von Aktivitätenplänen Dank aussprechen Beschliessen der Besprechung

9 Konsequenzen von Konflikten (1) Negative Konsequenzen Konflikte erzeugen Instabilität im Projekt Konflikte steigern die Unzufriedenheit des Teams und senken daher die Motivation und Leistungsbereitschaft Konflikte führen zu Wahrnehmungsverzerrung und Stereotypenbildung Konflikte führen zu Funktionsstörungen im Organisationsablauf und zu Störungen der Kommunikation und Kooperation Konflikte binden Ressourcen Quelle: Patzak; Rattay: Projektmanagement

10 Konsequenzen von Konflikten (2) Positive Konsequenzen Konflikte verringern Unterschiede, da durch Konflikte in Form von Sanktionen die Einheit wiederhergestellt wird Konflikte erhöhen die Gruppenkohäsion, wenn Aussenseiter damit wieder auf die Gruppenlinie gebracht werden Konflikte führen in Wettbewerbssituationen zur Entwicklung neuer Energien und stimulieren neue Ideen Konflikte führen zum Abbau von latenten Spannungen und schaffen klare Verhältnisse oder zumindest den Anstoss, klare Regeln zu vereinbaren Konflikte ermöglichen organisatorischen Wandel Quelle: Patzak; Rattay: Projektmanagement

11 11 Projektabschluss

12 Projektphasen 12 Annahmen korrekt? Rücksprache mit Auftraggeber SOLL-IST Vergleich? Lenkungsmassnahmen Projektstart Ziele erreicht? Überarbeitung Projektanstoss Projektabwicklung Projektplanung Projektabschluss

13 Ziele eines geordneten Projektabschlusses Archivierung aller für das Projekt wichtigen Unterlagen (für Rückfragen, Haftung) allgemeine Verfügbarmachung erarbeiteter Daten, Modelle, Unterlagen etc. betriebswirtschaftliche Auswertung des Projektes zur Schaffung von internen Basisdaten (Kosten, Stunden, Zeitbedarf, Personaleinsatz) für die Akquisition/ Kalkulation ähnlicher Projekte Aufbereitung des Projektes bzw. der Ergebnisse für Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit Analyse der Projektabwicklung Ursachen für Kosten- oder Terminabweichungen? geeigneter Projektablauf? Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

14 Projektende für den Auftraggeber Was ist dem Auftraggeber noch zu liefern? Bestehen noch Nachforderungen bzgl. Zusatzleistungen? Ist die Schlussrechnung gestellt? Wurden alle relevanten Unterlagen, Datenträger etc. zurückgegeben? Wurde die Projektdokumentation (falls beauftragt) übergeben? Besteht ein weiterer Bedarf für Ergebnispräsentation? Werden noch Pläne, Fotos etc. für eigene Projektinformation benötigt? Gibt es Bedarf für Folgeaufträge? Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

15 Checkliste für Nachkalkulation (1) Kosten / Projektstunden Anteil der Reisekosten Aufwand für die Projektleitung Anteil der Kosten für Schreibarbeit/ Zeichenarbeiten Aufwand für Bestandsaufnahme, Konzeptentwicklung etc. Aufwand für Abstimmung mit dem Auftraggeber Anteil Sachkosten (Literatur, Software etc.) Gründe für Kostenabweichung Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

16 Checkliste für Nachkalkulation (2) Termine / Zeit Zeitbedarf für Bestandsaufnahme Zeitbedarf für Koordination (vor allem bei einer Kooperation) Zeitbedarf für Messungen, Analysen etc. Vergleich der realen Terminsituation mit der Terminplanung Gründe für Terminverschiebung 16 Allgemeines Einsparpotentiale Ansatzpunkte für effektivere Bearbeitung Zusammenarbeit mit Unterauftragnehmern Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung. 1999

17 17 Berichterstellung

18 Berichterstellung Parallel zur Facharbeit mit der Erstellung des Endberichtes beginnen 18 Nur was schriftlich, in Form des Endberichtes vorliegt, ist belegbar Alles, was im Auftrag gefordert ist, muss schriftlich behandelt werden Ergebnisse mündlicher Abstimmungen müssen schriftlich dokumentiert werden Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung. 1999

19 Wesentliche inhaltliche Punkte Auftraggeber / Titel der Studie Beschreibung der Vorgehensweise Darlegen der Ausgangssituation untersuchte Varianten begründete Variantenwahl Ergebnisdarstellung offene Punkte / weiterer Untersuchungsbedarf durchzuführende Massnahmen Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

20 Organisation der Berichterstellung (1) Organisation / Ablauf / EDV Festlegen von einheitlichen Dateinamen, Projektkürzel, Kapitel etc. Einrichten eines Projektdateiverzeichnisses, auf des alle Bearbeiter Zugriff haben, evtl. mit weiteren Unterverzeichnissen (Texte, Bilder, Zahlen etc.) Erarbeiten von Format- bzw. Beispieldateien ( einheitlicher Stil) für Textverarbeitung für Grafiken Kennzeichnung aller Dokumente (Texte, Bilder, Diagramme, Tabellen etc.) Führen und Aktualisieren von erweiterten Dateiverzeichnissen Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

21 Organisation der Berichterstellung (2) Sehr kritische Durchsicht von Texten, Grafiken und Berechnungsprogrammen, die von abgeschlossenen Projekten übernommen werden, im Hinblick auf Namen, Bezeichnungen und Zahlen Es muss sichergestellt sein, dass immer nur eine Person an einem Textteil arbeitet (um zu vermeiden, dass es verschiedene Versionen gibt). Einsatz von Rechtschreibprüfung und Trennungshilfe bei Textprogrammen Eindeutige Beschriftung aller verwendeten Datenträger Regelmässiges Anfertigen von Sicherheitskopien (mindestens jeden Tag!) Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

22 Berichtsform (1) Inhaltliche Form 22 Bürger: Politiker: Techniker: Vorstand: Leichtverständliche Darstellung (keine Fremdwörter); anschauliche, einfache Grafiken Leichtverständliche technisch-wissenschaftlich verbrämte Darstellung; leichtverständliche, einfache Grafiken; Zusammenfassung in Schlagworten Ausführliche technisch-wissenschaftliche Darstellung mit Diagrammen, technischen Zeichnungen, Berechnungen (mit Zwischenergebnissen, evtl. im Anhang) 1-2 Seiten mit klar strukturierten Stichworten und Aussagen: Randbedingungen, Vorgehensweise, Lösung, Vor-, Nachteile; 1-2 Diagramme / Schemata, die die Vorteile (z.b. den Gewinn) der gewählten Lösung anschaulich widerspiegeln Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung. 1999

23 Berichtsform (2) Gestaltung 23 Lose Blattsammlung / im Ordner / gebunden? Umweltschutzpapier? Ein- oder mehrfarbig? Einseitig oder beidseitig bedruckt? Ein- oder mehrspaltig? Titelblattgestaltung? Getrennter Beilagenband? Bezeichnungen/ Ausdrücke des Auftraggebers übernehmen Logos, Wappen des Auftraggebers integrieren Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung. 1999

24 Berichtsform (3) Zusammenfassung Industrieprojekte: max Seiten Management Summary max. 2 Seiten! muss leicht und flüssig lesbar sein aussagekräftige Grafiken integrieren Ergebnisse kurz kommentieren eindeutige Empfehlung formulieren Hinweise für weitere notwendige Arbeiten (Prioritäten) geben 24 Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung. 1999

25 Inhaltliche Texterstellung (1) Keine Kritik am Auftraggeber durchgehend gleiche Begriffe für gleiche Sachverhalte verwenden keine Umgangssprache verwenden jede Aussage begründen / belegen Informationen sollten zielgerichtet sein (nicht abschweifen) Präzise / eindeutig ausdrücken / darstellen Bezüge / Querverweise deutlich nennen Quellen angeben positive Ausdrucksweise verwenden nicht aufführen, was nicht gemacht wurde Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

26 Inhaltliche Texterstellung (2) den roten Faden nicht verlieren kapitelbezogen ausgewogene Textmengen Eindeutige Empfehlung / nachvollziehbare Ergebnisse Aussagen durch einfache Grafiken verdeutlichen Grafiken / Tabellen sollten selbsterklärend sein prägnante Begriffe für Varianten wählen Text muss ohne Beilagen/ Anlagen lesbar sein Detailberechnungen, -tabellen in den Anhang Zahlen sinnvoll formatieren / runden Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung

27 27 Zusammenfassung der Vorlesung

28 28 Feedback Unterrichtsbeurteilung Projektmanagement

29 29 Vorschau Prüfung Projektmanagement

30 Projektmanagement SS 2006 Technology Management and Entrepreneurship Dr. Christian Marxt Dr. Adrian Staufer Ganz herzlichen Dank für Ihre aktive Teilnahme in der Vorlesung! Adrian Staufer, Beat Gyger