XPhone CTI Standard V3

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1 XPhone CTI Standard V3 CTI-Clientlösung für kundenorientierte Kommunikation

2 XPhone CTI Standard effizient kommunizieren und Prozesse vereinfachen Mit der CTI-Software XPhone CTI Standard vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden, Partnern und Kollegen. Sie erhöhen Ihre Produktivität, automatisieren die täglichen Prozesse und halten Ihre Kontaktdaten auf dem neuesten Stand. Anrufer werden breits beim Telefonklingeln identifiziert, so dass zu Gesprächsbeginn bereits alle relevanten Informationen verfügbar sind. Die Anrufjournale geben Ihnen Überblick über alle Telefonate selbst dann, wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht erreicht wurde. Auch aus Ihrem Microsoft Outlook / Lotus Notes Client ermitteln Sie sekundenschnell Rufnummern aus Ihren persönlichen und unternehmensweiten Adressbüchern. Souverän wählen, trennen und verbinden Sie per Mausklick. Selbst komplexe Telefonfunktionen wie Makeln und Konferenzen lassen sich mit der Software ganz leicht nutzen. Groupware-Server Exchange, Domino Applikations-Server Datenbank-Server ODBC, LDAP, MAPI,... PBX CTI-Arbeitsplätze Direkte Verbindung PC/Telefon Der PC am Arbeitsplatz wird über das Telefon mit der Telefonanlage verbunden. Die offenen Schnittstellen ermöglichen die Anbindung externer Anwendungen. XPhone CTI Standard hat uns überzeugt. Die Lösung ist sehr einfach zu installieren, integriert sich problemlos und bietet alles, was wir als professionelle Beratungsstelle von einer effizienten CTI-Lösung erwarten. Jürgen Hoffmann, Geschäftsführer Braunschweiger AIDS-Hilfe e.v. XPhone CTI Standard für Sekretariat und Assistenz Reibungsloser Kommunikationsfluss Im Sekretariat laufen alle Fäden zusammen: Lieferanten müssen angerufen, Termine koordiniert und Anrufe für alle Mitarbeiter entgegen genommen werden. Da ist es praktisch, wenn der Anrufer schon beim Telefonklingeln identifiziert wird. Auf einen Blick ist zu erkennen, ob und von welchem Kollegen der Anruf umgeleitet wurde. Ein Klick genügt, und der Kollege erhält eine Anrufnotiz, die ihm verrät wer wann und worüber mit ihm sprechen wollte.

3 Wenige Klicks mit grosser Wirkung Leistungsfähige Telefoniefunktionen Flexibilität der Mitarbeiter, kurze Reaktionszeiten und optimale Servicequalität sind wichtige Erfolgsfaktoren. Damit Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge bleibt, müssen Arbeitsabläufe vereinfacht und Prozesse effizient organisiert werden. Gerade häufig anfallende Routinetätigkeiten binden wertvolle Ressourcen und nehmen viel Zeit in Anspruch. Das kostet nicht nur bares Geld, sondern auch die Zeit und Nerven Ihrer Kunden und Mitarbeiter. XPhone CTI Standard protokolliert alle Telefonate, die Sie führen. Aus dem Journal können Sie schnell und einfach weitere Workflows starten, z.b. eine , ein Fax oder einen Brief an den Gesprächspartner erstellen. Perfekter Gesprächseinstieg: Anruferidentifizierung Das Telefon klingelt und Sie wissen sofort, wer am anderen Ende der Leitung ist. XPhone CTI Standard liefert Ihnen alle relevanten Informationen zum Anrufer auf den Bildschirm die beste Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch. Dabei können Sie selbst wählen, ob Ihnen der vollständiger Kontaktdatensatz, ein Popup mit ausgewählten Detail-Informationen oder ein diskreter Tooltipp am Mauszeiger angezeigt wird. Mit einem Blick erkennen Sie, ob der Anruf von einem Kollegen auf Sie umgeleitet wurde. Alles im Blick: Anrufjournale Sie haben den gewünschten Gesprächspartner nicht erreicht? Oder sollen sich später noch einmal melden? Mit XPhone CTI Standard vergessen Sie garantiert keinen Anruf. Die Anrufjournale erfassen kommende und gehende Anrufe und unterscheiden, ob der gewünschte Gesprächspartner erreicht wurde oder der Kontaktversuch erfolglos war. Rückrufe und erneute Anwahlversuche starten Sie per Klick auf den Journaleintrag oder lassen sich automatisch daran erinnern. Sind mehrere Rufnummern zu einem Adressbucheintrag hinterlegt, können Sie den neuen Anruf auch direkt über eine alternative Rufnummer starten. Anruflisten und Terminanrufe helfen bei der effizienten Organisation. Bedienung per Mausklick Schon wieder verwählt? Oder versehentlich den Gesprächspartner beim Verbinden aus der Leitung gedrückt? XPhone CTI Standard macht es Ihnen leichter: Alle Telefonfunktionen werden am PC-Bildschirm abgebildet und erschließen sich intuitiv. Sämtliche Aktionen führen Sie bequem über die PC-Maus oder Tastatur aus, so dass auch komplexe Aktionen wie Telefonkonferenzen oder Makeln sicher gelingen. Kontakte auf Knopfdruck: Datenbankanbindung Gut gepflegte Kontaktdaten sind die Basis für erfolgreiche Geschäfte und müssen schnell verfügbar sein. Doch wie lange dauert es tatsächlich, bis Sie den richtigen Kontakt ermittelt haben? XPhone CTI Standard lässt sich über offene Schnittstellen mit bis zu zehn Adressbüchern beliebigen Formats verknüpfen unabhängig davon, ob die Datenquelle lokal oder zentral abgelegt ist. Mit dem integrierten Datenbankassistent binden Sie neue Kontaktdatenbanken oder Telefonbuch-CDs mit wenigen Mausklicks an. Gezielt durchsuchen Sie einzelne oder alle Adressbücher gleichzeitig. Noch während Sie telefonieren, legen Sie bereits neue Kontaktdatensätze an oder bearbeiten die vorhandenen Daten. Da XPhone CTI Standard alle gängigen Rufnummernschreibweisen erkennt, ist keine aufwändige Datenanpassung erforderlich.

4 Flexibel mit CTI: Prozesse effizient organisieren So weiß Ihr Kollege sofort Bescheid: Mit einem Klick erstellen Sie eine Anrufnotiz, die bereits alle wichtigen Daten zum Anrufer enthält. Der Kollege startet den Rückruf direkt aus dem Posteingang. Ob Makeln, Verbinden oder Telefonkonferenz: Bequem bedienen Sie Ihr Telefon mit der PC-Maus oder der Tastatur. Volltreffer: aus Webseiten, Word & Co. telefonieren Sie möchten eine Telefonnummer direkt aus einer Website, einem Office-Dokument oder einer anderen Anwendung wählen? Oder prüfen, ob ein Name bereits als Kontakt in Ihren Adressbüchern hinterlegt ist? Mit Hotkeys, d.h. von Ihnen selbst definierten Tastenkombinationen, können Sie aus jeder Windows-Anwendung wählen, Kontakte suchen und Gespräche annehmen. Konfigurationen exportieren Sie haben einen neuen PC oder sitzen an einem anderen Arbeitsplatz? Trotzdem müssen Sie nicht auf Ihre gewohnte CTI-Umgebung verzichten. Ihre persönlichen Konfigurationen lassen sich exportieren und auch an anderen Arbeitplätzen zur Verfügung stellen. Regelwerk: Prozesse automatisieren Häufig anfallende Routinetätigkeiten sind oft wahre Zeitkiller. Machen Sie es sich leichter und automatisieren Sie häufig anfallende Arbeitsprozesse! XPhone CTI Standard enthält ein Regelwerk, mit dem Sie selbst festlegen, was bei definierten Anrufereignissen geschehen soll. So lässt sich beispielsweise ein Anruf von einer bestimmten Telefonnummer mit dem Ausführen eines Skripts oder dem Starten einer Anwendung kombinieren. Messaging Assistant: s, Faxe & Briefe starten Das Telefonat war erfolgreich jetzt will der Gesprächspartner weitere Informationen. Mit XPhone CTI Standard erstellen Sie ein perfektes Anschreiben in wenigen Sekunden. Bis zu 30 Ihrer vorhandenen lokal oder zentral abgelegte Vorlagen für , Fax und Brief lassen sich anbinden. Alternativ können Sie auch die mitgelieferten Beispielvorlagen mühelos an Ihre Corporate Identity anpassen. Dabei profitieren Sie von der Datenbankanbindung, denn XPhone CTI Standard pflegt Adressinformationen und Ihre Absenderdaten automatisch ein. Anrufnotiz: Kollegen detailliert informieren Schreiben Sie Anrufnotizen noch von Hand? Oder kleben Sie Ihren Kollegen öfters gelbe Zettel mit der Bitte um Rückruf bei einem Kunden an den Bildschirm? Mit XPhone CTI Standard erzeugen Sie Anrufnotizen als direkt aus einem Anruf. Alle relevanten Kontaktdaten inklusive Rufnummer und Anrufzeit werden automatisch übernommen. Und bei von Kollegen umgeleiteten Anrufen trägt XPhone CTI Standard dessen Adresse auch gleich mit ein. Der Kollege startet bestens informiert den Rückruf direkt aus seinem Posteingang. XPhone CTI Standard im Vertrieb Schnelle Auftragsbearbeitung Kaum klingelt das Telefon, öffnet sich der Kontaktdatensatz zum Anrufer automatisch. Auch noch nicht im System erfasste Anrufer werden aus der verknüpften Telefonbuch-CD identifiziert sekundenschnell sind die Kontakte aus dem Anruf in die eigenen Adressbücher übernommen. Noch während der Bestellannahme erzeugen Mitarbeiter bereits Auftragsbestätigungen und verschicken sie per oder Fax.

5 Vollständig integriert: CTI-Funktionen für Microsoft Outlook Unsere Service-Mitarbeiter können ihren Arbeitsalltag mit XPhone CTI Standard viel leichter organisieren. Die Telefoniefunktionen integrieren sich reibungslos in andere Anwendungen und jeder hat Zugriff auf Kontaktdaten, die er braucht. Ingo Janßen, Administrator bei der Volksbank Kleverland und zuständig für die TK-Infrastruktur. Perfektes Doppel: CTI und Microsoft Outlook Mit einem Klick den Absender einer anrufen oder per Mausklick die Teilnehmer einer Besprechung kontaktieren: Die XPhone CTI Standard Symbolleiste integriert sich nahtlos in die Oberfläche von Microsoft Outlook. Aus s, Kontakten, Terminen und Aufgaben greifen Sie direkt auf CTI-Funktionen zu. Über die - Adresse ermittelt XPhone CTI Standard die zum Kontakt hinterlegten Rufnummern und startet Anrufe direkt aus der Outlook-Oberfläche. Während des Gesprächs legen Sie neue Termine an oder greifen auf die Outlook- Kalender Ihrer Kollegen zu. Genauso einfach erstellen Sie mit einem Klick neue Aufgaben und delegieren diese. Unerledigte Anrufe werden inklusive aller Anrufdetails als im Posteingang angezeigt. Voll integriert: Adressbücher aus Outlook ansteuern Aus Microsoft Outlook können Sie sämtliche verknüpften Adressbücher durchsuchen. Dabei spielt es keine Rolle, wo und in welchem Format diese abgelegt sind. Kontaktdatensätze lassen sich aus Outlook aufrufen, bearbeiten und anschließend wieder in der Originaldatenbank speichern. Und wenn der Anrufer in einem Outlook-Kontaktordner abgelegt ist, öffnet sich auf Wunsch bei einem Anruf automatisch der dazugehörige Outlook-Kontaktdatensatz. Microsoft Outlook Journale einsetzen XPhone CTI Standard kann die privaten und öffentlichen Journale von Microsoft Outlook nutzen. Damit erhalten Sie eine Historie der mit einem Kontakt geführten Gespräche und stellen diese Informationen auch anderen Kollegen zur Verfügung. Anrufe während Ihrer Abwesenheit können zusätzlich in Ihrem Posteingang angezeigt werden. XPhone CTI Standard integriert sich nahtlos in die Microsoft Outlook Oberfläche. Adressbücher lassen sich unabhängig vom Datenbankformat bequem durchsuchen. Anrufe in Abwesenheit können Sie sich als zusenden lassen.

6 Vollständig integriert: CTI-Funktionen für IBM Lotus Notes Optimal organisiert: Routineprozesse automatisieren XPhone CTI Standard macht sich die internen Prozesse von Lotus Notes zu nutze und unterstützt Sie bei der effizienten Abwicklung von Routinetätigkeiten. So kann ein eingehender Anruf individuelle Notes-Aktionen auslösen, beispielsweise das automatische Befüllen einer vorhandenen Notes-Maske mit Anruferdaten. Zur Einbindung von XPhone CTI Standard in Ihre vorhandenen Schablonen sind Adressbuch- und Journalvorlagen bereits im Lieferumfang enthalten. Fertige Notes Skriptbibliotheken ermöglichen die Integration von XPhone CTI Standard Funktionen in jede Notes-Anwendung. Praktisch: Adressbücher aus Lotus Notes ansteuern Sämtliche verknüpften Adressbücher lassen sich auch aus Lotus Notes durchsuchen. Dabei spielt es keine Rolle, wo und in welchem Format diese abgelegt sind. Kontaktdatensätze lassen sich aus Lotus Notes aufrufen, bearbeiten und anschließend wieder in der Originaldatenbank speichern. Und wenn der Anrufer in einem Notes-Kontaktordner gespeichert ist, öffnet sich auf Wunsch bei einem Anruf automatisch der dazugehörige Notes-Kontaktdatensatz. Flexibel: Oberflächenintegration Die XPhone CTI Standard Symbolleiste integriert sich nahtlos in Lotus Notes Anwendungen. Damit sind sämtliche CTI-Funktionen von XPhone CTI Standard in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verfügbar. Sie wählen per Mausklick aus Anrufen und Terminen und bearbeiten bequem Ihre Kontaktdaten. Die Anruferfassung erfolgt auf Wunsch in den wahlweise in privaten oder öffentlichen Journalen von Notes. Über Anrufe in Abwesenheit informiert Sie eine im Posteingang. Während eines Telefonats legen Sie neue Termine und Aufgaben an, oder greifen auf den Notes-Kalender von Kollegen zu. Auf Wunsch lassen sich auch die Anrufjournale in Lotus Notes führen. Noch während eines Anrufs können Sie Termine in Ihren oder einen anderen Notes- Kalender eintragen. Die XPhone CTI-Funktionen integrieren sich vollständig in den Notes- Client. Die mitgelieferten Adressbuch- und Journalvorlagen erlauben eine schnell Integration in Ihre vorhandenen Schablonen. XPhone CTI Standard für Kundenakquise und Kontaktpflege Perfekter Service Ob Handwerksbetrieb oder Dienstleisungsanbieter: guter Service und aktive Kontaktpflege sind entscheidend. Da spart es wertvolle Zeit, wenn die Rufnummern aller Kunden und Lieferanten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Follow-up Gespräche lassen sich bequem mit einem Klick aus dem Anrufjournal starten. Und stehen einmal viele Anrufe an, sorgen Anruflisten und Terminanrufe für den notwendigen Überblick.

7 XPhone CTI Standard V3 Die Funktionen auf einen Blick Telefonie Wählen Annehmen / Auflegen Abweisen Verbinden / Weiterleiten Anruf übernehmen / vor Annahme weiterleiten Makeln / Rückfrage Konferenz (3 TLN) einleiten Konferenzteilnehmerliste als Favorit speichern / verwalten Anklopfer, Zweitanruf Rufnummer unterdrücken Separate Vorwahl für Privatgespräche Anrufumleitung konfigurieren Unterstützt Rückruf bei Besetzt Unterscheidung externes / internes Gespräch Anrufjournal Verbindungen kommend / gehend Filter erledigt / unerledigt / in Abwesenheit Anrufdauer, -uhrzeit Wiedervorlage / Terminanrufe mit Notiz Erweiterte Suchfunktionen Ausdruck / Archivierung in CSV-Datei Anrufer identifizieren Kontaktdatensatz automatisch öffnen Anrufer Popup mit Detailinfos Tooltipp am Mauszeiger Für kommende und gehende Gespräche Anruferdaten beim Verbinden übergeben Bei Weiterleitung: Anzeige des ursprünglich gerufenen Teilnehmers Anruferdaten in Zwischenablage kopieren Anruferdaten in Zwischenablage kopieren Messaging Funktion Je 30 Vorlagen für , Fax, Brief Automatisch befüllte Anrufnotizen Kontaktdaten in Dokument übernehmen Anwendungsintegration Hotkeys für Wählen, Annehmen, Auflegen aus Windows-Anwendungen (Browser, Word, Excel usw.) Kontaktsuche per Hotkey auslösen COM-Programmierschnittstelle DDE-Kommandos ausführen / übergeben Ereignisgesteuertes Regelwerk / Ansteuern externer Applikationen Funktion der Windows-Wählhilfe übernehmen Telefonieren aus jeder Windows-Anwendung Hotkeysteuerung Kontaktsuche Wählen, Annehmen, Auflegen Zugriff auf Messaging Funktion Datenbanken Bis zu zehn Adressbücher mit Direktzugriff Microsoft Outlook / Exchange IBM Lotus Notes / Domino Microsoft Access ODBC (z.b. SQL, MySQL, Oracle, Informix, DB2) LDAP / Corporate Directories MAPI Novell Groupwise Windows Adressbuch / Outlook Express Integriertes XPhone Adressbuch Telefonbuch CDs Deutschland / Österreich / Schweiz Easy Connect Datenbank-Assistent Kontakte in Originaldatenquelle anlegen / bearbeiten Neue Rufnummer vorhandenem Kontakt zuordnen Einträge in anderes Adressbuch kopieren Suchkriterien frei konfigurierbar Volltextsuche Suche über alle Adressbücher Integration in Microsoft Outlook / Lotus Notes Oberflächenintegration Direktzugriff auf Datenbanken (auch andere Formate) Journalführung in MS Outlook / Lotus Notes Direktzugriff Outlook- / Notes Kontakt Zugriff auf eigenen Kalender Zugriff Kalender von Kollegen Rückruf aus dem Posteingang Kontakt / Termin / Aufgabe aus Anruf erzeugen Editierbare Lotus Notes-Skriptbibliotheken / -Schablonen Automatisches Öffnen / Befüllen von Lotus Notes-Masken SPRACHEN Deutsch Englisch Französisch Spanisch Italienisch Portugiesisch Systemvoraussetzungen Microsoft Windows 2000 Workstation / XP Professional / Vista* / Version 7* Microsoft Word (2000 / 2002 / 2003 / 2007) für Messaging Funktionen Microsoft Outlook (2000 / 2002 / 2003 / 2007) für Microsoft Outlook- Integration oder Lotus Notes 6 / 6.5 / 7 / 8 für Lotus Notes-Integration Telefonschnittstelle TAPI Kompatible Telefonanlage** Client PC ab CPU >500 MHz, 256 MB RAM, 100 MB HD *Bitte prüfen Sie, ob der von Ihnen verwendete TAPI-Treiber für dieses Betriebssystem freigegeben ist **Die Verfügbarkeit der Leistungsmerkmale ist von Ihrem eingesetzten TK-System abhängig. Unter finden Sie eine Auflistung aller kompatiblen TK-Systeme

8 Weitere XPhone Kommunikationslösungen von C4B Com For Business XPhone Fax - ergänzen Sie Ihren CTI-Client um leistungsfähige Faxfunktionen Mit der Faxserverlösung XPhone Fax gestalten Sie Ihre Faxkommunikation deutlich effizienter: Sie empfangen Faxe direkt über den PC, und senden selbst Mitteilungen aus allen Windows-Anwendungen. Faxjournale sichern eine lückenlose Protokollierung, der Spamfilter schützt Sie vor unerwünschten Sendungen. XPhone Fax greift auf Ihre vorhandenen Kontaktdaten zu. Bei kombiniertem Einsatz der XPhone Desk Lösungen steuern Sie CTI und Fax aus derselben Oberfläche. Komplettlösung für Unternehmen: XPhone Unified Communications Die modulare Komplettlösung XPhone Unified Communications integriert sich nahtlos in Ihre ITK-Infrastruktur. Die Dienste CTI, Presence Management, Instant Messaging-, und Unified Messaging verbessern nachhaltig den Kommunikationsfluss zwischen Unternehmen und ihren Kunden und sorgen auch unternehmensintern für effiziente Prozesse. XPhone Unified Communications ist herstellerunabhängig mit verschiedenen PBX einsetzbar und für den Einsatz in Terminal Server / Citrix Umgebungen optimiert. Die Lösung lässt sich sehr leicht installieren und verwalten und unterstützt den standortübergreifenden Einsatz mit vernetzten PBX. Das Herzstück ist die XPhone Server Plattform mit ihrem integrierten Sicherheitskonzept, die alle Dienste, Leitungen und Benutzer zentral über eine webbasierte Oberfläche verwaltet. Die Dienste lassen sich einzeln oder individuell kombiniert einsetzen: Professionelle CTI mit Chef-Sekretariatsfunktionen, Anruferfassung bei ausgeschaltetem PC, ERP-/ CRM-Integration und Multiline-Unterstützung Verbesserte Erreichbarkeit und schnelle Entscheidungen mit Presence-Funktionen inklusive Instant Messaging, und präsenzgesteuerter Rufumleitung Webzugriff per Notebook oder Smartphone auf CTI- und Presence-Funktionen für mobile Mitarbeiter Besonders einfache Integration von Fax-, Voic - und SMS-Diensten in Microsoft Outlook, Lotus Notes und weitere Clients C4B Com For Business AG Gabriele-Münter-Straße 3-5 D Germering Telefon: +49 (89) Fax: +49 (89) info@c4b.de Internet: C4B Com For Business AG. All rights reserved. Technische Änderungen vorbe halten. XPhone ist ein eingetragenes Warenzeichen der C4B Com For Business AG. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und / oder Marken der jeweiligen Hersteller. Stand 02/2009, Prospekt