2.5.5 Gesetzliche Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte

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1 2 Der Begriff der Auswärtstätigkeit Gesetzliche Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte Hat der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer festgelegt oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist nach gesetzlicher Definition, 9 Abs.4 Satz 4 EStG erste Tätigkeitsstätte eine betrieblichen Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Prognoseproblem Hat der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte arbeitsrechtlich festgelegt, gestalten sich für ihn die Verhältnisse nicht einfacher, sondern schwieriger, wenn er Reisekosten abrechnen will. Denn die Frage, ob ein Arbeitnehmer nach den angeführten zeitlichen Merkmalen an einer bestimmten Tätigkeitsstätte tätig werden soll, ist anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose zu beurteilen. Wenn der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt hat oder sich missverständlich ausdrückt, wird er mit einer Prognoseentscheidung konfrontiert, ab wann der Arbeitnehmer damit rechnen muss, auf einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft tätig zu werden (Sch/H-B, S. 35). Da können viele unterschiedliche Beurteilungen auftreten. Arbeitgeber sollten in Fällen, in denen die zukunftsbezogene Betrachtung schwierig ist, alle Beurteilungskriterien schriftlich aufzeichnen, um bei einer späteren Betriebsprüfung eine sorgfältige zukunftsbezogene Entscheidung nachweisen zu können. Hierzu gehört auch die Erfahrung aus der Vergangenheit aus vergleichbaren Fällen. Wenn die Anwesenheitszeiten des Arbeitnehmers stark schwanken und letztlich erst am Ende feststeht, ob ein bestimmter Ort als erste Tätigkeitsstätte angesehen werden kann, sind in einer Prognose die voraussehbaren Verhältnisse zugrunde zu legen. Für diese zukunftsbezogene Betrachtung kann auf das Tätigkeitsbild abgestellt werden, das sich aus dem Arbeitsvertrag oder, wo möglich, aus dem bisherigen Tätigkeitsverlauf ergibt. Ändert sich die Tätigkeit eines Arbeitnehmers substanziell, so ist auch eine neue Beurteilung nötig, ob sich seine reisekostenrechtliche Situation ändert. Die reisekostenrechtliche Situation kann sich im Laufe des Jahres auch mehrfach ändern. Die Prognoseentscheidung ist zu Beginn des Einsatzes zu treffen. Die auf Grundlage dieser Prognose getroffene Beurteilung bleibt so lange bestehen, bis die Verhältnisse sich maßgeblich ändern. Davon ist z. B. auszugehen, wenn sich das Berufsbild des Arbeitnehmers (Außendienstmitarbeiter wechselt in den Innendienst) oder die quantitativen Zuordnungskriterien (Arbeitnehmer soll z. B. statt zwei nun drei Filialen betreuen) dauerhaft ändern. Dann ist für die Zukunft eine neue Prognose zu erstellen, was dann auch im Laufe eines Jahres zu Änderungen führen. Ändert sich das Berufsbild eines Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber auch so reagieren, dass er dem Arbeitnehmer für die Zukunft durch arbeitsrechtliche Anordnungen eine erste Tätigkeitsstätte zuordnet. Die auf Grundlage einer Prognose getroffene Beurteilung kann auch jederzeit durch eine erstmalige arbeitsrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers ersetzt werden. 46

2 2.5 Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer A ist von seinem Arbeitgeber unbefristet eingestellt worden, um dauerhaft in der Filiale Y zu arbeiten. In den ersten 36 Monaten seiner Tätigkeit soll er nach dem ihm mitgeteilten Einsatzplan an vier Tagen wöchentlich in Filiale X und einen vollen Tag wöchentlich in Filiale Y tätig werden. Der Arbeitgeber hat keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt. A hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er in der Filiale X nach der Prognose lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft tätig werden soll. Nach den quantitativen Voraussetzungen ist auch Y nicht erste Tätigkeitsstätte Quantitative Zuordnungskriterien Arbeitstäglicher Einsatz Die Bestimmung, dass der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich an einer bestimmten betrieblichen ortsfesten Einrichtung tätig werden soll, ist so zu verstehen, dass er in Ausnahmefällen auch für einen längeren Zeitraum, z. B. bei einem Lehrgang dort nicht an wirklich jedem Arbeitstag arbeitet. Zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder ein Drittel der Arbeitszeit Die Bestimmung, dass der Arbeitnehmer an einer bestimmten betrieblichen Einrichtung je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden muss, ist so zu verstehen, dass auch ein kurzer Arbeitstag (z. B. ein Freitag) als voller Arbeitstag zählt. Was für den Arbeitnehmer ein voller Arbeitstag ist, ergibt sich aus seinem Arbeitsvertrag. Für Teilzeitbeschäftigte kann der Arbeitstag kürzer sein als für Vollzeitbeschäftigte. Die zwei vollen Arbeitstage je Arbeitswoche sind in jeder regulär ablaufenden Arbeitswoche zu erfüllen, nicht nur in manchen. Das Drittel der Arbeitszeit bezieht sich auf den üblichen Lohnzahlungszeitraum (Deck, S.110). Das Drittel muss dann aber dauerhaft in allen regulär ablaufenden Lohnzahlungszeiträumen erreicht werden, nicht nur in manchen. Die Arbeitszeit ist die individuell arbeitsvertraglich festgelegte Sollarbeitszeit. Ein Kundendienstmonteur repariert regelmäßig die Geräte im Betrieb der Kunden. Einige Geräte lassen sich jedoch nur in der Werkstatt im Betrieb des Arbeitgebers instand setzen. Der Monteur nimmt auch diese Reparaturen selbst vor. Er ist deshalb jeden Montag von 8:00 Uhr bis 16:30 Uhr und Freitag von 8:00 Uhr bis 14:00 Uhr ausschließlich in der Werkstatt tätig. Der Monteur hat eine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers, da er in der Werkstatt zwei ganze Arbeitstage in der Woche tätig wird. Es ist unerheblich, dass die Arbeitszeit an diesem Tag nur fünf Stunden beträgt. Bei den Fahrten zu den Kunden handelt es sich um Auswärtstätigkeiten. 47

3 2 Der Begriff der Auswärtstätigkeit Ein Kundendienstmonteur mit Wohnsitz in Duisburg 40 km Entfernung zur Firma repariert regelmäßig die Geräte im Betrieb der Kunden. Der Monteur ist jede Woche ein bis zwei Vormittage im Schnitt sechs Stunden bei einer 40-Stunden-Woche im Betrieb des Arbeitgebers tätig, um in der Werkstatt Arbeiten durchzuführen. Er fährt mit seinem eigenen Pkw. Da der Arbeitnehmer weder arbeitstäglich noch je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage noch mehr als ein Drittel seiner Arbeitszeit im Betrieb arbeitet, hat der Kundendienstmonteur im Betrieb des Arbeitgebers keine erste Tätigkeitsstätte Dauerhafte Erfüllung der quantitativen Kriterien Auch bei der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach quantitativen Kriterien muss der Einsatz auf Dauer angelegt sein (Prognose). Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind die unbefristete Tätigkeit des Arbeitnehmers an einer bestimmten betrieblichen Einrichtung, die prognostizierte Tätigkeit für die gesamte Dauer des befristeten oder unbefristeten Dienstverhältnisses oder eine prognostizierte Tätigkeit über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Tätigkeit vorliegt, ist eine auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung maßgebend. Auch bei einer Lohnsteueraußenprüfung kann der Lohnsteueraußenprüfer nicht schlicht feststellen, dass ein Arbeitnehmer z. B. über 48 Monate hinaus auf einer bestimmten Tätigkeitsstätte eingesetzt worden ist, sondern er muss der Frage nachgehen, ab wann der Arbeitnehmer mit einem dauerhaften Einsatz zu rechnen hatte Unvorhergesehene Ereignisse Treten unvorhergesehene Ereignisse ein, die die Prognose über den dauerhaften Einsatz hinfällig machen, bleibt es bis zu diesem Ereignis bei dem Ergebnis der Prognose (Niermann, Reform, S. 2358). Danach ist gegebenenfalls eine neue Prognose zu erstellen Voraussetzung einer beruflichen Tätigkeit Bei der Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte durch eine Prognose der quantitativen Merkmale muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung zumindest einen Teil seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit ausüben (Hermes, S. 2026). Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. für kurze Rüstzeiten, zur Berichtsfertigung, zur Vorbereitung der Zustellroute, zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, zur Abholung oder Abgabe von Kundendienstfahrzeugen oder Lkws einschließlich deren Be- und Entladung, zur Abgabe von Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen, führt in diesem Fall (anders als bei der Bestimmung einer ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber) nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte (Schwanke, S. 21). Was im Einzelfall als Tätigwerden im Sinne der geschuldeten Arbeit anzusehen ist, ist anhand des Arbeitsvertrages vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. 48

4 2.5 Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte Ein Kundendienstmonteur mit Wohnsitz in Duisburg 40 km Entfernung zur Firma repariert regelmäßig die Geräte im Betrieb der Kunden. Der Monteur ist täglich kurz im Betrieb des Arbeitgebers tätig, um Material zusammenzustellen, Abrechnungen und Berichte abzugeben. Er fährt mit seinem eigenen Pkw zur Firma und übernimmt dort einen Werkstattwagen. Der Arbeitnehmer besucht zwar arbeitstäglich den Betrieb, er hat im Betrieb des Arbeitgebers dennoch keine erste Tätigkeitsstätte, da seine arbeitsvertraglich geschuldete Hauptleistung bei den Kunden erbracht wird. Zu prüfen ist hier allerdings, ob eine sogenannte Sammelstelle vorliegt, vgl. Kapitel 6.3. Ein Bauarbeiter mit Wohnsitz in Duisburg 40 km Entfernung zur Firma ist ausschließlich auf Baustellen eingesetzt. Er fährt nach unbefristet erteilter Anweisung des Arbeitgebers täglich mit seinem eigenen Pkw zur Firma und wird von dort mit Kleinbussen zu den Baustellen gefahren. Der Arbeitnehmer besucht zwar arbeitstäglich den Betrieb, er hat im Betrieb des Arbeitgebers dennoch keine erste Tätigkeitsstätte, da er seine arbeitsvertraglich geschuldete Hauptleistung bei den Kunden erbringt. Es liegt aber eine sogenannte Sammelstelle vor, vgl. Kapitel Mehrere infrage kommende Tätigkeitsstätten Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die quantitativen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, wird zugunsten des Arbeitnehmers die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Die Fahrten zu weiter entfernten Tätigkeitsstätten werden in diesem Fall als Auswärtstätigkeit qualifiziert. Ein in Düsseldorf wohnender Filialleiter ist unbefristet an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in Düsseldorf und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in Köln tätig. Der Arbeitgeber verzichtet auf die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte des Filialleiters ist die seiner Wohnung am nächsten liegende betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers in Düsseldorf. Die Tätigkeit in Köln ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Der in H wohnende Filialleiter A soll typischerweise arbeitstäglich in drei Filialen (X, Y und Z) seines Arbeitgebers tätig werden. Er fährt morgens mit seinem eigenen Pkw regelmäßig zur Filiale X, dann zur Filiale Y, von dort zur Filiale Z und von dieser zur Wohnung. Die Filiale in Y liegt der Wohnung am nächsten. Der Arbeitgeber ordnet A arbeitsrechtlich keine Filiale als erste Tätigkeitsstätte zu. 49

5 2 Der Begriff der Auswärtstätigkeit Erste Tätigkeitsstätte ist die Filiale Y, da diese der Wohnung des A am nächsten liegt. Die Tätigkeit in X und Z sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Da A von seiner Wohnung zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte, von dort zur ersten Tätigkeitsstätte und von dort wieder zu einer anderen auswärtigen Tätigkeitsstätte fährt, liegen keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vor, sondern Fahrten, für die ein steuerfreier Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug nach Reisekostengrundsätzen in Betracht kommt Erste Tätigkeitsstätte bei Bildungsmaßnahmen Studium Bei einem dualen Studium, in dem sich Ausbildung und Studium typischerweise in Blöcken zeitlich abwechseln, stellt die Bildungseinrichtung keine erste Tätigkeitsstätte dar, sondern maßgeblich ist die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung. Diese Arbeitnehmer/Studenten können bei Besuch der Hochschule Fahrt-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit geltend machen, bzw. der Arbeitgeber kann entsprechende Erstattungen vornehmen. Das gilt auch bei einem sonstigen Teilzeitstudium oder einer sonstigen nicht vollzeitigen Bildungsmaßnahme neben der Arbeitnehmertätigkeit. Fortbildung Bei einer Fortbildung im ausgeübten Beruf z. B. einer Meisterausbildung können die Kosten als Fahrt-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit geltend gemacht werden oder erstattet werden. Das gilt auch, wenn das Arbeitsverhältnis während der Fortbildung ruht, nicht aber, wenn es gekündigt wird Erste Tätigkeitsstätte im Streit Es ist denkbar, dass die Interessen des Arbeitnehmers und die des Arbeitgebers bei der Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte nicht einer einvernehmlichen Lösung zugeführt werden können. Es ist auch denkbar, dass mit der Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte bewusst ein Konfliktstoff geschaffen werden soll. Da die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte ein arbeitsrechtlicher Vorgang ist selbst wenn die Folgen das Gebiet des Steuerrechts betreffen, ist bei einer Auseinandersetzung das Arbeitsgericht zuständig. Das wird auf arbeitsrechtlicher Basis entscheiden. Inwieweit es dabei steuerliche Fragen berücksichtigt, wird sich dann zeigen. Ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Düsseldorf ist für den Vertrieb im Ruhrgebiet zuständig. In dieser Funktion muss er ca. zweimal im Monat zur Zentrale in Hannover. Er nutzt für diese Fahrten einen Dienstwagen mit einem Anschaffungspreis von Im Arbeitsvertrag ist sein Homeoffice als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Der Arbeitnehmer erhält folgendes Schreiben von der Personalabteilung: Wir haben erfahren, dass ein Homeoffice nicht als erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden kann (das ist richtig). 50

6 2.5 Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte Wir ordnen Ihnen daher die Zentrale in Hannover als erste Tätigkeitsstätte zu (steuerlich spricht nichts dagegen). Aus diesem Grund werden wir ab sofort eine geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 0,03 % x x 300 km = versteuern. Eine Abrechnung nach der sogenannten 0,02-%-Methode auf Tagesbasis lehnen wir ab (das ist jedenfalls steuerlich zulässig), da nach der Aussage des Vertriebsvorstandes Ihren Angaben nicht vorbehaltlos gefolgt werden kann (ja, daher weht der Wind). Rein steuerlich gesehen läuft der Arbeitnehmer gegen die Wand. Zuständig ist das Arbeitsgericht. Legt der Arbeitgeber arbeitsrechtlich keine erste Tätigkeitsstätte fest und stellt die erste Tätigkeitsstätte nach quantitativen Merkmalen fest und ist der Arbeitnehmer mit den Entscheidungen des Arbeitgebers nicht einverstanden und will er sich dagegen wehren, ist ebenfalls das Arbeitsgericht zuständig. Beantragt der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuererklärung beim Finanzamt, eine andere erste Tätigkeitsstätte anzunehmen, als der Arbeitgeber festgelegt hat, ist für die Beurteilung einer Ablehnung durch die Finanzverwaltung der Weg zu den Finanzgerichten gegeben. 51

7 Auswärtige Tätigkeiten, die am gleichen Tag beginnen und enden mehr als 8 Stunden 12 Euro Ausland 2/3 Pauschale Welche Verpflegungspauschale ist im Inland und Ausland anzuwenden Welche Verpflegungspauschale ist für den Tag anzuwenden? Auswärtige Tätigkeiten, die an einem Tag beginnen und am folgenden Tag enden ohne Übernachtung Auswärtige Tätigkeiten, die nicht am gleichen Tag beginnen und enden mit Übernachtung entweder Wahlrecht oder die Zeiten beider Tage werden zusammengerechnet Ergebnis mehr als 8 Stunden 12 Euro für den Tag auf den die Stunden überwiegend fallen Ausland 2/3 Pauschale die Stunden eines Kalendertages werden mit Stunden einer Auswärtstätigkeit am gleichen Kalendertag zusammengerechnet mehr als 8 Stunden 12 Euro Ausland 2/3 Pauschale Anreisetag 12 Euro Ausland 2/3 Pauschale Zwischentag 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 24 Euro Ausland volle Pauschale Abreisetag 12 Euro Ausland 2/3 Pauschale Abb. 4: Welche Verpflegungspauschale ist im Inland und Ausland anzuwenden?

8 3 Auswärtstätigkeiten im Inland 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen Verpflegungspauschalen Material: Anhang 1 9 Abs. 4a EStG Die gesetzlichen Verpflegungspauschalen legen den anzuerkennenden Mehraufwand fest, der über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung ohnehin während eines normalen Arbeitstages an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Vergütungen des Arbeitgebers für Verpflegung anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit können bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet werden. Ausschließlich Vergütungen bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen können steuerfrei ersetzt werden, auch dann, wenn der Arbeitnehmer höhere Verpflegungskosten nachweisen kann (H/M/W, Reisekosten Tz 80). Die Verpflegungspauschalen sollten durch Reisekostenordnungen oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen vereinbart werden, der Arbeitnehmer hat sonst keinen Anspruch darauf (Isenhardt, S. 1317). Die Verpflegungspauschalen betragen bei Auswärtstätigkeiten im Inland, die am gleichen Tag beginnen und enden bei mehr als achtstündiger Abwesenheit von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte 12 die an einem Tag beginnen und ohne Übernachtung an einem Folgetag enden für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil einer insgesamt mehr als achtstündigen Abwesenheit von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist 12 die an einem Tag beginnen und mit Übernachtung außerhalb der Wohnung an einem Folgetag enden für den ersten Reisetag (Anreisetag) ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 12 für weitere Reisetage (Zwischentage) 24 für den letzten Reisetag (Abreisetag) ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 12 Bei einem Tag mit 24-stündiger Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt die Pauschale 24, das kommt praktisch nur an den Zwischentagen einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vor. Das Gesetz bezeichnet den ersten Reisetag als Anreisetag und den letzten Reisetag als Abreisetag. 53

9 3 Auswärtstätigkeiten im Inland Arbeitnehmer F beginnt an seiner ersten Tätigkeitsstätte in Köln seine Auswärtstätigkeit nach Frankfurt am 4.5. und übernachtet dort. Am 5.5. ist er gegen Mittag an der ersten Tätigkeitsstätte in Düsseldorf und beginnt kurz darauf ohne zuhause gewesen zu sein eine Auswärtstätigkeit nach Essen, wo er ebenfalls übernachtet. Am 6.5. kehrt er zur Wohnung zurück. Für den 4.5. und 6.5. bekommt Arbeitnehmer F ohne Prüfung von Abwesenheitszeiten eine Verpflegungspauschale von 12. Da er am Zwischentag 5.5. zwar 24 Stunden von seiner Wohnung, nicht aber von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, bekommt er nicht die Pauschale von 24, sondern nur 12. Zeit der Abwesenheit Sofern Verpflegungspauschalen in Abhängigkeit von Abwesenheitszeiten gewährt werden, wird die Zeit zugrunde gelegt, die der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist (zur Frage, welche Wohnung gemeint ist, vgl. Kapitel 2.3). Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte oder einem anderen Ort aus antritt und ob er sie mit Rückkehr in die Wohnung oder an die erste Tätigkeitsstätte beendet. Fährt der Arbeitnehmer von der Wohnung zuerst an den Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte, dann beginnt die Auswärtstätigkeit erst bei Verlassen der ersten Tätigkeitsstätte. Die jeweiligen Abwesenheitszeiten werden durch das Aufsuchen eines Sammelpunktes (Kapitel 6.3) nicht beeinflusst (Hermes, S. 2027). Zusammenrechnung Ob Zeiten unterschiedlicher Auswärtstätigkeiten eines Kalendertages zusammengerechnet werden, ist unterschiedlich zu beantworten (siehe dazu unten , , ) Auswärtstätigkeiten, die am gleichen Tag beginnen und enden Für auswärtige Tätigkeiten, die am gleichen Tag beginnen und enden, kann bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 berücksichtigt werden. Für den theoretischen Fall einer auswärtigen Tätigkeit, die am gleichen Tag beginnt und exakt 24 Stunden dauert, beträgt die Pauschale 24. Ein Arbeitnehmer, der in Düsseldorf wohnt und der eine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf hat, besucht einen Kunden in Köln. Abfahrt von der ersten Tätigkeitsstätte 8:00 Uhr, Rückkehr zur Wohnung 18:00 Uhr. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand beträgt

10 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen Ein Arbeitnehmer, der in Düsseldorf wohnt und der eine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf hat, besucht einen Kunden in Köln. Abfahrt von der ersten Tätigkeitsstätte 8:00 Uhr, Rückkehr zur ersten Tätigkeitsstätte 16:00 Uhr. Da der Arbeitnehmer nicht mehr als acht Stunden auf der Auswärtstätigkeit tätig ist, gibt es keine Verpflegungspauschale. Zusammenrechnung Führt der Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen (H-B/Sch, S. 176). Einzelne Auswärtstätigkeiten sind auch dann zu einer Gesamtabwesenheitszeit zusammenzurechnen, wenn der Arbeitnehmer an einem Kalendertag eine Auswärtstätigkeit im Inland und noch am gleichen Tag eine Auswärtstätigkeit in das Ausland, die am gleichen Tag endet, durchführt (H/M/W, Reisekosten Tz 89) und umgekehrt. Es kann dann eine Auslandspauschale gezahlt werden. Ein Mitarbeiter der A GmbH mit erster Tätigkeitsstätte in der Firma hat am 4.5. folgenden Arbeitsverlauf: Um 6:30 Uhr verlässt er mit seinem Pkw seine Wohnung, um direkt zu einem Kunden zu fahren, wo er eine Reparatur ausführt. Um 12:00 Uhr ist er wieder in der Firma. Er verlässt die Firma um 13:30 Uhr wieder mit seinem Pkw, um bei einem Kunden eine Wartung durchzuführen. Von dort fährt er unmittelbar zu seiner Wohnung, wo er um 18:45 Uhr eintrifft. Dem Auswärtstätigen steht eine Verpflegungspauschale zu, wenn er bestimmte Zeiten auswärts tätig ist. Dabei sind bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag die Zeiten zusammenzurechnen. Zeiten 6:30 Uhr bis 12:00 Uhr = 5 1/2 Stunden zuzüglich 13:30 Uhr bis 18:45 Uhr = 5 1/4 Stunden, zusammen 10 3/4 Stunden, mehr als acht Stunden = Pauschale Auswärtstätigkeiten, die an einem Tag beginnen und ohne Übernachtung an einem Folgetag enden Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die an einem Tag beginnt und ohne Übernachtung an einem Folgetag endet, können die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammengerechnet werden. Ergibt sich nach der Zusammenrechnung eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, kann eine Pauschale von 12 berücksichtigt werden. Die Verpflegungspauschale von 12 ist in diesen Fällen für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden abwesend ist. Für den Fall, dass die Abwesenheit an beiden Tagen gleich ist, kann über die Zuordnung frei entschieden werden. 55

11 3 Auswärtstätigkeiten im Inland Ohne Übernachtung bedeutet, dass der Arbeitnehmer nachts nicht geschlafen, sondern gearbeitet hat. Ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer vorsorglich eine Unterkunft gebucht hat, die bezahlt werden muss, ist nicht von Belang. Eine Lenkpause bei Kraftfahrern ist keine Übernachtung (Schwanke, S. 44) Ein Arbeitnehmer, der in Düsseldorf wohnt und der eine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf hat, besucht einen Kunden in Köln. Abfahrt von der Wohnung am 1.3. um 16:30 Uhr, Rückkehr zur Wohnung am 2.3. um 1:00 Uhr. Der Arbeitnehmer ist an keinem der Tage mehr als acht Stunden auf einer Auswärtstätigkeit, zusammengerechnet ist er aber mehr als acht Stunden auf der Auswärtstätigkeit. Die Stunden werden dem 1.3. zugerechnet. Die Verpflegungspauschale für den 1.3. beträgt 12. Ein Arbeitnehmer, der in Düsseldorf wohnt und der eine erste Tätigkeitsstätte in Düsseldorf hat, nimmt eine Reparatur bei einem Kunden in Köln vor, Abfahrt von der Wohnung am 1.3. um 18:00 Uhr, Rückkehr zur Wohnung am 2.3. um 5:00 Uhr. Da für den 1.3. und den 2.3. keine Verpflegungspauschalen anfallen würden, werden die Zeiten zusammengerechnet. Das ergibt elf Stunden und daher eine Pauschale von 12. Diese Pauschale und die Stunden werden dem 1.3. zugerechnet. Zusammenrechnung mit anderen Reisen Liegt eine auswärtige Tätigkeit, die an einem Tag beginnt und am nächsten Tag ohne Übernachtung endet, vor und werden am ersten oder zweiten Tag noch andere Auswärtstätigkeiten ausgeübt, die am gleichen Tag enden oder ohne Übernachtung am Folgetag enden, ergibt sich das Problem, welche Stunden zusammenzurechnen sind. Es gilt die Regel, dass alle Stunden eintägiger Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag zusammengerechnet werden. Es gilt aber auch die Regel, dass bei einer auswärtigen Tätigkeit, die an einem Tag beginnt und ohne Übernachtung an einem Folgetag endet, die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammengerechnet werden können. Das kann zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Die Finanzverwaltung räumt dem Arbeitgeber ein Wahlrecht ein (H/M/W, Reisekosten Tz 89), welche Stunden er zusammenrechnet. Eine bestimmte Stunde kann aber nur einmal verrechnet werden. Das Wahlrecht kann der Arbeitgeber für jede Auswärtstätigkeit unterschiedlich ausüben und damit die Erstattungsmöglichkeiten optimieren. 56 des Titels Handbuch Reisekostenrecht 2017 ISBN ( ) 2017 by DATAKONTEXT GmbH, Frechen Nähere Info unter: